TUTORIAL APLIKASI ETOS EQS, GUDANG, ASSET MANAGEMENT

TUTORIAL APLIKASI ETOS EQS, GUDANG, ASSET MANAGEMENT Alamat web ETOS EQS, Gudang, Asset Management

https://app.etos.app/auth/login

Konfigurasi Kantor (Kewenangan ada pada User GA) 1. Pilih company untuk melakukan configurasi kantor

2. Pilih Tab Kantor, lalu pilih tombol has Config untuk masuk ke menu konfigurasi kantor

3. Pilih kantor mana yang memiliki kewenangan atas has Anggaran, has Internal, has PR,

has PR Gudang, has Produksi, has Request dan has Transfer, tinggal klik saja pada tombol nya, jika ya maka ceklist biru, jika tidak maka silang abu abu.

Berikut keterangan nya:

Has_produksi = bisa melakukan produksi

Has_internal = bisa melakukan pengeluaran untuk barang internal Has_request = bisa melakukan request permintaan barang ke gudang

has _pr = bisa permintaan barang ke purchasing (bisa dipake untuk gudang regional dan cabang)

Has_pr_gudang = bisa permintaan barang ke purchasing khusus gudang (khusus gudang saja) Has_transfer = mempunyai kemampuan untuk memindahkan barang dari request yang sudah masuk

Has_anggaran = dapat menampilkan anggaran atau tidak

Konfigurasi barang/item (Kewenangan ada pada User Gudang Pusat dan GA) 1. Pilih assets untuk melakukan configurasi barang/item

2. Pilih barang/item yang ingin di config, atau bisa search terlebih dahulu nama barang/item nya pada kolom search, lalu klik filter

3. Jika sudah tertera barang/item yang mau di config, klik tanda plus (+) pada kolom status, lalu klik tombol Model Kantor.

4. Pilih kantor mana yang memiliki kewenangan atas has Produksi, has Request, has Purchase, has Transfer dan has Internal, tinggal klik saja pada tombol nya, jika ya maka ya biru, jika tidak maka tidak abu abu.

Berikut keterangan nya:

Has_produksi = barang yang bisa / hasil produksi sendiri Has_request = barang yang bisa di request ke gudang

Has_purchase = barang yang bisa diminta ke purchasing

Has_transfer = brang bisa dilakukan transfer ke cabang berdasarkan permintaan barang yang masuk di gudang

Has_internal = barang bisa request internal dari purchasing

My Request (Request item dari Kantor ke Gudang untuk semua user)

Add new Request barang/item

Masukkan Section sesuai dengan jabatan user request, lalu untuk Kantor tujuan dipilih berdasarkan Kantor atau Gudang yang dituju untuk request barang/item nya (Misal: Gudang Cikupa atau Gudang Wilayah I), lalu isi tanggal request dan urgensi dari Barang/item yang diminta. Selanjutnya klik Add New untuk memilih barang/item yang ingin di Request.

Add new item Request

Klik Select untuk barang/item yang di request (Catatan: untuk barang - barang yang muncul di list ini, merupakan barang yang sudah di config has_request dan has_transfer pada menu Asset)

Item sudah dipilih

Cek anggaran

Lakukan pengecekan anggaran yang tersisa pada cabang

List anggaran yang ada pada cabang Klik Select untuk memilih anggaran

Jika anggaran telah diselect, isi keterangan sesuai dengan kebutuhan nya lalu klik Submit

Catatan: Apapbila ada kendala dalam nominal anggaran, mohon dapat menghubungi atasan agar dapat koordinasi dengan pihak GA

Jika semua data barang/item yang di request telah di isi semua, klik submit

List barang/item yang telah di request oleh user yang digunakan

Cek detail Request

Add document dan file pengantar request barang/item

Tambahkan hasil scan dari dokumen surat pengantar request barang/item.

Catatan: Delete dokumen hanya bisa dilakukan saat status masih draft di halaman detail, Dokumen yang di upload bisa lebih dari 1 dokumen

Confirm permintaan/draft

Jika semua dokumen dan data request barang sudah terpenuhi semua dan lengkap, maka user yang melakukan request barang/item klik confirm lalu klik OK untuk menyelesaikan request barang/item.

Cek log atau history konfirmasi barang/item

Selanjutnya Bagian Kantor Tujuan

Login dengan user kantor tujuan (atau yang diminta barang/item nya, misal: Gudang Cikupa)

Masuk ke menu Request In

Masuk ke Detail permintaan barang/item nya

Detail request barang/item

Klik Add New pada bagian Realisasi barang

Mohon untuk memastikan alamat pengiriman tujuan cabang atau kantornya harus sudah

sesuai. Selanjutnya klik edit (tombol gambar pencil) pada Barang/item yang di Request.

Masukkan jumlah barang yang di Trasfer sesuai dengan yang di Request. (Catatan: mohon perhatikan stok barang pada persidiaan di Gudang). Jika Sudah diisi klik Save.

Klik tombol Asset untuk melihat list barang sesuai serial number nya

Klik select untuk memilih barang yang sesuai kebutuhan.

Mohon dipastikan kembali dengan detail data - data pengiriman barangnya, jangan ada yang salah. Jika sudah sesuai semua data pengiriman nya, Klik tombol Submit.

Klik kembali tombol Detail untuk konfirmasi transfer barang keluar nya.

Klik Add pada Document and Files untuk menambahkan scan file dokumen barang keluar dari Gudang ke kantor Cabang. Jika sudah ditambahkan dokumen and files nya, klik tombol Confirm untuk konfirmasi barang yang dikirim oleh Gudang.

Catatan: Delete dokumen hanya bisa dilakukan saat status masih draft di halaman detail, Dokumen yang di upload bisa lebih dari 1 dokumen

Transfer Out

Permintaan Barang/item yang keluar dari gudang Cikupa atau Gudang Wilayah atau Cabang sesuai dengan user

Document Purchase

Document Purchase Request

Add new Purchase Request Gudang

Add new item purchase

Select item yang akan dipesan

Cek anggaran yang ada pada cabang atau kantor

List anggaran yang ada pada cabang Klik Select untuk memilih anggaran

Jika anggaran telah diselect, isi keterangan sesuai dengan kebutuhan nya lalu klik Submit

Catatan:

- jumlah harga total item tidak boleh melebihi anggaran

- Apapbila ada kendala dalam nominal anggaran, mohon dapat menghubungi atasan agar dapat koordinasi dengan pihak GA

Jika semua data purchase request gudang telah diisi dengan baik dan benar sesuai permintaan, selanjutnya klik submit

Catatan:

- Pembatalan Item hanya bisa dilakukan pada status item open - Item hanya bisa dibatalkan oleh user sesuai akses