1 | P a g e Selain menjadi sebuah Sistem Akuntansi Perusahaan untuk melakukan pencatatan seluruh transaksi dalam sebuah perusahaan dan menghasilkan laporan keuangan, Accurate dapat disulap menjadi aplikasi khusus untuk bagian Inventory (warehouse) hanya untuk mencatat hanya “Keluar” dan “Masuk” barang ke dan dari gudang.
Sehingga praktis untuk itu maka accurate hanya akan menghasilkan laporan Masuk dan Keluar barang, historynya dan Stok Sisa yang sangat berguna informasinya bagi bagian Inventory (warehouse)..tanpa harus menghasilkan laporan keuangan secara menyeluruh. Seperti Balance Sheet dan Income Statement Untuk itu maka pada PC Warehouse, anda dapat melakukan setup sebuah database khusus bagian warehouse atau inventory untuk melakukan pencatatan “Keluar” dan “Masuk barang” dari dan ke gudang.
Tentunya pada saat penginstalan maka PC warehouse harus dicentang (v) baik pilihan “Server” maupun
“client” (lihat gambar kiri bawah), setelah itu anda dapat melakukan setup database yang terbilang cukup sederhana. Intinya adalah yang paling penting pada List-Item, terdapat seluruh item inventory yang akan dicatat pada gudang tersebut, tentunya typenya adalah “Inventory Part” dan Unit-unitnya yang haruslah “tepat”
Untuk simulasi contoh ini, kita dapat menggunakan “Sample Company” yang akan secara otomatis tercipta pada saat anda melakukan install Accurate. atau bisa dengan cara anda melakukan Create New Branch dari Sample Company tersebut dan rename New Branc tersebut dengan nama “Stok Gudang.GDB” lihat gambar di kanan bawah
Dengan memanfaatkan Database Accurate bagi pencatatan Perubahan Stok barang di Gudang, maka anda tidak perlu lagi untuk membeli aplikasi khusus untuk stok atau membuat pencatatan stok dengan cara manual, atau yang sering orang gunakan adalah pencatatan perhitungan dengan aplikasi Microsoft Excel yang sangat Ribet dan memakan waktu yang lama, belum lagi terjadi kesalahan dalam melakukan pembuatan fungsi-fungsi excel
2 | P a g e Pada saat anda membuka List-Item dari database stok gudang, maka anda akan mendapati bahwa Kondisi barang dalam Keadaan qty 0 (nol) – gambar di bawah
Selanjutnya pada template Delivery Order rubah menjadi “BARANG KELUAR” (gambar di bawah
3 | P a g e Selanjutnya pada Template Received Item rubah namanya menjadi “BARANG MASUK”
NOTE: untuk selanjutnya hanya kedua modul ini saja yang akan digunakan bagian Warehouse atau inventory untuk mencatat(Barang Masuk atau Received Item) dan pengeluaran barang melalui (Delivery Order). Sedangkan modul-modul selain kedua modul diatas sama sekali “Tidak digunakan”
Untuk Lebih jelasnya ikuti langkah-langkah selanjutnya.
Buat Customer Baru dengan Nama “BARANG KELUAR” (List-Customer)
Selanjutnya buat Vendor baru dari List-Vendor dengan Nama “BARANG MASUK”
4 | P a g e Untuk Mencatat Penerimaan barang yang masuk ke gudang, maka buka modul Purchase – Received Item (perhatikan gambar di bawah)
Misalnya pada tanggal 01 Mei 2014 Gudang menerima barang seperti gambar dengan nama barang dan qtynya seperti gambar di bawah ini. Lakukan penginputan penerimaan barang dari Received Item. Dan hasil inputnya adalah seperti gambar di bawah ini. Anda juga dapat menginput keterangan pengeluaran barang tersebut
5 | P a g e Setelah anda selesai melakukan input penerimaan barang ke gudang, maka sekarang logikanya akan terjadi penambahan stok sejumlah yang diinput. Buka dari List-Item, maka anda dapat melihat bahwa barang-barang seperti di gambar di bawah ini telah bertambah qty jumlah stoknya
Untuk melakukan pencatatan pengeluaran stok barang lakukan dari Modul Sales-Delivery Order (perhatikan gambar di bawah ini)
Pada tanggal 02 Mei 2014 gudang mengeluarkan barang untuk dijual. Adapun nama barang dan jumlah qty yang dikeluarkan seperti gambar di bawah ini, silahkan input sesuai gambar di bawah
6 | P a g e Setelah anda melakukan Input Pengeluaran barang dari gudang seperti gambar sebelumnya, maka sudah tentu secara logika pasti akan terjadi perubahan Jumlah qty stok barang yang telah dikeluarkan tersebut, dimana Ac Changhong CS-C09P3 yang sebelumnya 10 pcs sekarang sudah menjadi 9 pcs, (keluar 1 pcs). AC General LCT 12 dari sebelumnya 20 pcs sekarang sudah menjadi 18 pcs (keluar 2 pcs).
Dan AC Panasonic 000022 yang sebelumnya 30 pcs sekarang stoknya menjadi 27 pcs (keluar 3 pcs).
Seperti gambar di bawah yang dapat anda buka dari List - Item
NOTE: Perubahan untuk setiap transaksi Penambahan (Masuk) dan Pengeluaran (Keluar) barang ke dalam dan keluar gudang pencatatannya adalah persis sama seperti di atas, dimana barang masuk ke gudang diinput dengan Received Item dan barang keluar dari gudang diinput dengan Delivery Order Hal yang paling penting untuk diketahui setelah melakukan input transaksi baik itu penambahan dan pengurangan stok barang di gudang adalah “Report” atau “Laporan”.
Adapun laporan – laporan yang penting untuk diketahui oleh bagian warehouse atau inventory sehubungan dengan pencatatan perubahan stok antara lain:
R E P O R T
REPORT – MUTATION BY ITEM BY WAREHOUSE
Dalam laporan Mutation By Item By Warehouse ini anda dapat melihat Mutasi setiap item dalam masing-masing gudang, seperti gambar di bawah ini, terdapat Keterangan, Qty In, Qty Out dan Balance atau Saldo perubahannya (perhatikan dan analisa baik-baik gambar di bawah ini)
7 | P a g e REPORT - MUTATION BY WAREHOUSE BY ITEM
Pada dasarnya report ini sama seperti report sebelumnya hanya yang membedakannya adalah pada report ini berdasarkan gudang, sedangkan report sebelumnya (– MUTATION BY ITEM BY WAREHOUSE) adalah berdasarkan Item barang (Perhatikan dan analisa baik-baik gambar di bawah)
REPORT – PHYSICAL INVENTORY COUNT SHEET : Report ini berfungsi pada saat melakukan stok opname (perhitungan kembali) qty yang berada di dalam gudang, maka accurate akan memunculkan jumlah stok terakhir pada kolom quantity dan pada kolom 1st count dan 2nd Count anda dapat menuliskan hasil stok
“real” qty barang yang terdapat di gudang untuk mengetahui apakah qty catatan sama dengan qty yang berada di gudang atau tidak. (perhatikan dan analisa baik-baik gambar di bawah ini)
8 | P a g e REPORT – INVENTORY STOCK CARD : Sesuai dengan namanya maka Report Inventory Stok Cart akan menampilkan Saldo Terakhir yang terjadi dari tanggal yang sudah anda tentukan baik itu detail dan Total Perubahan Qty In, detail dan total qty Out dan juga Keterangan, Nomor Bukti, Per Item
REPORT: LIST – RECEIVED ITEM (LAPORAN BARANG MASUK): Sudah tentuk pada laporan barang masuk maka anda dapat melihat “hanya laporan barang masuk” saja dari range tanggal yang sudah anda tentukan
REPORT: LIST – DELIVERY ORDER (LAPORAN BARANG KELUAR): Sudah tentuk pada laporan barang keluar maka anda dapat melihat “hanya laporan barang keluar” saja dari range tanggal yang sudah anda tentukan
9 | P a g e Selain dari Report-report di atas, Apabila anda ingin melihat langsung perubahan (History) dari suatu item, maka anda juga dapat langsung dengan klik kanan pada List- Item dan Sorot item yang ingin anda lihat history nya, setelah itu klik pada item history (perhatikan gambar di bawah) misalnya item yang dimaksud adalah “AC Changhong CS-C09P3”
Selanjutnya akan tampil pada range tanggal perubahan In dan Out barang AC-Changhong CS-C09P3 dan Jumlah Stok Akhirnya
SEMOGA BERMANFAAT
