Pemegang Hak Cipta yang melanggar hak ekonomi Ciptaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat 1 huruf c, huruf d huruf f dan/atau huruf h untuk Penggunaan Secara Komersial dipidana dengan pidana penjara paling lama 3 (tiga) tahun dan/atau denda paling lama Rp. Setiap orang yang melanggar hak ekonomi Pencipta sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf a, huruf b, huruf e dan/atau huruf g untuk kepentingan komersial, tanpa hak dan/atau tanpa persetujuan Pencipta atau Pemegang Hak Cipta dipidana dengan pidana penjara paling lama 4 (empat) tahun dan/atau denda paling banyak Rp.
PENGANTAR
Kami berharap dengan hadirnya buku ini dapat menginspirasi dosen-dosen lainnya untuk terus berkarya, menuangkan pemikiran atau gagasannya melalui tulisan baik dalam bentuk buku maupun bentuk tulisan lainnya. Kami melihat bahwa kehadiran buku ini juga sangat penting secara akademis, terutama dalam rangka penyediaan 'Buku Bahan Ajar' untuk mata kuliah (buku Daras) yang dapat dibaca dan dimiliki oleh mahasiswa, sehingga mereka yang belajar di Pendidikan Agama Islam, dapat membantu . Program Studi Manajemen (MPI). ) STAIN Teungku Dirundeng Meulaboh untuk lebih mengembangkan disiplin ilmu yang digelutinya saat ini.
PENGANTAR PENULIS
Kehadiran buku ini juga diharapkan dapat memberikan kontribusi yang signifikan dalam upaya peningkatan kualitas pembelajaran di Jurusan Pendidikan Tarbiyah dan Keguruan, khususnya Program Studi Manajemen Pendidikan Islam (MPI) STAIN Teungku Dirundeng Meulaboh. Syamsuar, M.Ag selaku ketua Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Teungku Dirundeng Meulaboh yang mempercayakan kami sebagai project management dalam penyusunan buku ini.
DAFTAR ISI
OFFICE MANAGEMENT
DEFINISI MANAJEMEN PERKANTORAN
Manajemen kantor sebagai fungsi adalah cabang seni dan ilmu manajemen yang berhubungan dengan para praktisi. Manajemen kantor juga dapat dikatakan sebagai kekuatan tak terlihat yang merencanakan, mengatur, dan...
CIRI KHAS DARI PEKERJAAN KANTOR Adapun ciri khas dari pekerjaan kantor, yaitu
The Liang Gie berpendapat bahwa “kantor adalah keseluruhan bangunan dengan ruang kerjanya yang merupakan tempat untuk melakukan kegiatan administrasi dan manajemen serta berbagai tugas kedinasan lainnya dari pimpinan organisasi”. Komaruddin (1993: 9) mengemukakan “kantor dalam ilmu manajemen berarti seluruh ruang yang menjadi tempat berlangsungnya kegiatan administrasi dan kegiatan manajerial atau tugas kepemimpinan lainnya dalam suatu organisasi”.
TUJUAN MANAJEMEN PERKANTORAN Adapun tujuan manajemen perkantoran antara lain
Dari pengertian tersebut jelaslah apa yang dimaksud dengan jabatan yaitu ruangan sebagai tempat untuk melakukan kegiatan administrasi atau tugas kepemimpinan lainnya dalam suatu organisasi.
OFFICE WORK
DEFINISI SINGKAT PEKERJAAN PERKANTORAN
Karena kegiatan administrasi adalah pengelolaan data dan informasi yang keluar masuk organisasi, maka keseluruhan rangkaian kegiatan tersebut terdiri dari penerimaan, pencatatan, pengklasifikasian, pengolahan, penyimpanan, pencetakan, penggandaan, pengiriman informasi dan penulisan data. . organisasi. Semua kegiatan tersebut di atas merupakan kegiatan administrasi (administrasi dalam arti sempit) dan dipandang sebagai pekerjaan internal yang meliputi orang (personalia) serta sarana dan prasarana administrasi dalam rangka kerjasama yang bertujuan untuk mencapai ketertiban administrasi di bidang informasi. sehingga akan mempercepat arus informasi (informasi). arus) khususnya.
CIRI UTAMA TATA USAHA DALAM PEKERJAAN PERKANTORAN
Office Management 27 baik dalam proses komunikasi maupun dalam proses pengambilan keputusan. Semua pekerjaan kantor harus direncanakan, diatur, disusun, diarahkan, dikendalikan, dan disempurnakan oleh pejabat senior yang diberi tugas manajemen. Berkaitan dengan kegiatan administrasi disini diperlukan kerjasama dari orang-orang atau sekelompok orang guna mencapai tujuan yang diinginkan.
Manajemen Perkantoran 29 Wajar jika kehidupan masyarakat saling membutuhkan untuk memenuhi kebutuhan hidupnya, baik materi (kebutuhan fisiologis) maupun non materi (kebutuhan biologis dan psikologis).
LINGKUP BIDANG TUGAS MANAJER PERKANTORAN
Secara garis besar ruang lingkup tugas seorang manajer kantor dapat diklasifikasikan ke dalam bidang-bidang di bawah ini yang juga menguraikan tugas-tugas seorang manajer administrasi. George Terry (1966), seorang ahli manajemen dari Amerika Serikat, menjelaskan sebagai berikut bahwa paling tidak ada 12 kualifikasi dasar bagi seorang manajer kantor: bertanggung jawab atas manajemen kantor, dan mereka perlu mendapatkan pelatihan yang lebih luas, terutama dalam teknik manajemen kantor." akan membutuhkan pendidikan yang lebih luas, terutama dalam teknik manajemen kantor.
Jadi, hari ini dan di masa depan setiap manajer kantor tidak hanya kepala kantor tetapi manajer administrasi dengan kemampuan kepemimpinan yang sangat baik.
OFFICE ORGANITATION
Menurut Wildan dan Raden, hakikat organisasi adalah pembagian kerja, sehingga yang menjadi perhatian utama desain organisasi adalah struktur organisasi yang memperlihatkan unit-unit organisasi, hubungan serta saluran wewenang dan tanggung jawab yang ada dalam organisasi. Bentuk organisasi dilihat dari segi hubungan, wewenang dan tanggung jawab yang ada dalam suatu organisasi. Dalam organisasi staf hanya ada pimpinan puncak dan staf yang memberikan bantuan pemikiran berupa saran atau nasehat kepada pimpinan puncak.
Bentuk organisasi garis adalah bentuk organisasi di mana manajemen puncak dipandang sebagai satu-satunya sumber kekuasaan.
PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI KANTOR Prinsip Organisasi Kantor menurut Neuner dan
Manajemen Perkantoran 47 Organisasi Perkantoran merupakan suatu sistem yang terdiri dari banyak fungsi yang saling berkaitan yang saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan. Organisasi perkantoran merupakan suatu sistem yang terdiri dari banyak fungsi yang saling berhubungan sedemikian rupa sehingga saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan. Pengelolaan dan pengendalian yang efektif harus didukung agar tujuan organisasi kantor dapat tercapai.
Sementara itu, supervisi yang efektif juga merupakan proses pembelajaran bagi organisasi masa depan.
OFFICE COMMUNICATION
PENGERTIAN KOMUNIKASI
Manajemen Perkantoran 51 Komunikasi yang baik pasti menimbulkan efek atau membuahkan hasil sesuai dengan tujuannya yaitu perubahan perilaku komunikator atau paling tidak masyarakat dapat memahami, memahami informasi yang disampaikan baik secara langsung tanpa menggunakan media maupun tidak langsung menggunakan media. Mengenai konsep komunikasi kantor, The Liang Gie berpendapat bahwa komunikasi kantor pada dasarnya memiliki arti yang sama dengan komunikasi administratif. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa komunikasi kantor adalah proses pemberian informasi, petunjuk atau perintah mengenai pekerjaan atau tugas.
Penyampaiannya dapat dari satu manajer atau karyawan ke manajer atau karyawan lain dari satu unit ke unit lain dalam suatu kantor baik secara langsung tanpa menggunakan media maupun secara tidak langsung dengan menggunakan media untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif.
PROSES KOMUNIKASI KANTOR
Proses komunikasi sering juga dilihat sebagai kerangka model yang menunjukkan rangkaian langkah-langkah. Seperti yang dikemukakan oleh Arni Muhammad (1995:5), yang dimaksud dengan model komunikasi adalah gambaran sederhana dari proses komunikasi yang menunjukkan hubungan antara satu komponen dengan komponen lainnya. Penyajian model komunikasi bertujuan untuk memudahkan dalam memahami proses komunikasi dan melihat komponen dasar yang harus ada dalam sebuah komunikasi.
Manajemen Perkantoran 57 Dari gambar di atas tampak bahwa sistem hubungan meliputi (1) sumber informasi, (2) pesan itu sendiri, (3) sarana pengiriman informasi, (4) sinyal yang dipancarkan pengirim unit, (5) sumber interferensi, (6) sinyal yang diterima, (7) unit penerima yang beroperasi, (8) pesan, (9) pihak yang dituju.
BENTUK KOMUNIKASI KANTOR
Komunikasi ke atas berarti komunikasi dari bawahan kepada atasan, komunikasi ini berlangsung dari hierarki otoritas yang lebih rendah ke hierarki otoritas yang lebih tinggi. Berkaitan dengan hal tersebut, Arni Muhammad berpendapat bahwa: Komunikasi ke bawah menunjukkan aliran pesan yang mengalir dari atasan atau pimpinan kepada bawahannya. Komunikasi ke atas memungkinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan menangkap makna yang dia maksudkan dengan arus informasi ke bawah.
Berbeda dengan pernyataan Komaruddin Sastradipoera (2001: 84) bahwa “komunikasi eksternal adalah komunikasi sebagai akibat langsung dari konsep bahwa unit manajemen merupakan sistem terbuka.
RUANG LINGKUP MEDIA KOMUNIKASI KANTOR
Salah satu faktor efektifitas komunikasi adalah media yang digunakan, kualitas media sangat mempengaruhi proses komunikasi, sehingga pemilihan media komunikasi menjadi sangat penting. Komunikator harus dapat memutuskan media komunikasi yang akan digunakan dari media komunikasi yang ada di kantor. Berbagai jenis media komunikasi yang digunakan oleh kantor dirancang sebagai sistem komunikasi kantor, kata J.C.
Karena komunikasi berlangsung di dalam kantor dan di luar kantor, media komunikasi juga dapat dibedakan menjadi media komunikasi internal dan media komunikasi eksternal, pembagian media tersebut dikemukakan oleh I.G.
MEDIA KOMUNIKASI EKSTERNAL
Prosedur pengaduan, bertujuan untuk mengetahui keluhan, keinginan, tuntutan karyawan, serta masalah lain yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan, dengan cara memberikan. Saluran media komunikasi horizontal tertulis - Memo atau catatan internal antar unit/departemen - Mekanisme penyusunan anggaran. Saluran media komunikasi internal lisan dapat mencakup tetapi tidak terbatas pada: rapat kerja, laporan, panggilan telepon, rapat, wawancara, kunjungan dan konferensi.
EFEKTIVITAS KOMUNIKASI KANTOR
Komunikasi harus terus menerus dan informasi yang disampaikan tidak boleh bertentangan dengan informasi sebelumnya. Agar komunikasi berhasil, saluran komunikasi yang umum digunakan dan diketahui publik harus digunakan. Selain pendapat di atas, ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan dengan seksama dalam berkomunikasi, yaitu:
Pendistribusian berbagai jenis media komunikasi merupakan salah satu cara untuk mempelajari media komunikasi perkantoran dalam merencanakan penggunaan media komunikasi, agar komunikasi dapat terlaksana dengan lebih efektif dan efisien.
CORRESPONDENCE
KORESPONDENSI
PENGERTIAN KORESPONDENSI
Apabila suatu surat dari satu pihak kepada pihak lain memuat keterangan yang berkenaan dengan kepentingan fungsi dan kegiatan instansi yang bersangkutan, surat demikian disebut surat dinas atau surat dinas. Kita dapat menemukan rumusan lain mengenai pengertian surat, misalnya surat diartikan sebagai secarik kertas yang berisi bahan komunikasi tertulis dari seseorang yang ditujukan kepada orang atau pihak lain. Rumusan lain, misalnya surat, adalah kertas tertulis dalam suatu bentuk yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari satu pihak ke pihak lain.
Tentunya masih banyak rumusan lain mengenai pengertian surat, dan dalam hal ini tentunya bermanfaat bagi setiap orang yang mempelajari korespondensi, karena pengertian yang satu akan saling melengkapi.
BAGIAN-BAGIAN SURAT
Kesepakatan dan ketentuan mengenai penggunaan bagian kertas, serta teknik pencetakan biasanya ditetapkan dalam surat keputusan pimpinan organisasi yang bersangkutan dan digunakan sebagai pedoman. Untuk instansi pemerintah, petunjuk umum mengenai penggunaan dan teknik pencetakan bagian surat ini tertuang dalam Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No. 71 Tahun 1993, tentang Pedoman Persuratan Dinas. Telah dikemukakan di atas bahwa penggunaan dan teknik mencetak bagian-bagian surat ditentukan oleh masing-masing organisasi.
Penempatan bagian-bagian surat yang dimuat dalam format tertentu menimbulkan perbedaan bentuk surat yang juga biasa disebut dengan ungkapan.
ARCHIEVE MANAGEMENT
DEFINISI MANAJEMEN KEARSIPAN
Arsip yang tidak memiliki nilai guna bagi pimpinan, organisasi di kemudian hari (surat dengan pengumuman, pengumuman, undangan, dll) dapat segera dimusnahkan. b) Arsip yang berguna. Arsip berguna untuk sementara memfasilitasi kegiatan organisasi (surat pemberitahuan dari bank, korespondensi rutin dengan relasi, dll). c) Arsip penting. Arsip yang berguna untuk kelangsungan usaha atau menggambarkan kinerja masa lalu (data laporan keuangan, dll).
Dokumen yang menentukan keberadaan organisasi, perusahaan dan tidak dapat dimusnahkan atau diganti (keputusan, dll).
PENYUSUTAN ARSIP
Perlindungan arsip berarti: a) Suatu tempat atau alat yang digunakan untuk menempatkan dan menyimpan arsip sedemikian rupa sehingga arsip tetap aman. Upaya perlindungan arsip dapat dilakukan dengan cara: menyimpan, merawat, mengamankan dan melestarikan arsip. Manajemen Perkantoran 111 H. FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB KERUSAKAN ARSIP.. faktor yang merusak arsip adalah faktor internal dan faktor eksternal.
DAFTAR PUSTAKA
Rahmadi Muhammad, Office Management, Papers, (https://www.scribd.com/doc/845923 35/Apa-Pengertian-Manajemen-Perkantoran), dostopno 27. aprila 2018.
