Procurement Code of Ethics Handbook
MCMC Employees and Suppliers Guide
Buku Panduan Kod Etika Perolehan
Panduan Pekerja dan Pembekal MCMC
CONTENTS
Chairman’s Foreword 02
Preamble 03
Introduction 04
Procurement Code of Ethics 05 MCMC Initiatives In Enhancing
Integrity 08
Procurement Fraud 10 Common Offences in
Procurement 11 Responsibilities of Employees 12 Responsibilities of Suppliers 13 Potential Action on Offences 14 Communication Channels 15 Frequently Asked Questions 16 MCMC Vendor Registration 19
Procurement has been widely acknowledged as a high risk area in the operations of any organization due to its vulnerability to fraud and corruption. It is no surprise that apart from promoting integrity in their daily operations, organizations worldwide are also scrutinizing and strengthening their procurement policies and processes.
At MCMC, we are continuously striving to guard against the negative elements mentioned by ensuring all procurement processes are conducted with integrity, transparency and good governance. However, safeguarding procurement activities is not only up to the Procurement Division in MCMC. All MCMC staff as well as its suppliers will have to do their part. Hence, it is my great pleasure to introduce this handbook which shall serve as a guide to all parties involved in our procurement processes.
Our relentless pursuit in ensuring good procurement practices in MCMC will not end here. More initiatives will be introduced, including the implementation of an online procurement portal. The portal will function as a tool to improve accountability and transparency of the entire procurement process as well as become one of the communication gateways to foster closer relations and collaboration with our suppliers.
My humble hope is that, as you digest this handbook, you will be reminded of the high standards and conduct that are expected of you and apply them in your daily life too.
Tan Sri Dr Halim Shafie MCMC Chairman
FOREWORD
2 MCMC Procurement Handbook
MCMC requires all internal and external parties to consistently place emphasis on the principles of good corporate governance, integrity and ethics when carrying out their responsibilities and dealings with MCMC.
It is of paramount importance that all parties comply with existing laws and regulations and avoid negative and unlawful activities that are in conflict with moral practices and the way of life of Malaysian citizens.
By adopting these good principles, a positive work culture is created, which consequently ensures the best outcome from procurement activities for both MCMC and their suppliers. Therefore, while integrity is being upheld, good business relationships can also be fostered.
This Procurement Code of Ethics Handbook is formulated in accordance with the good governance practices and sociocultural requirements of the Malaysian society. The code of ethics in this handbook shall be applicable to all employees and suppliers and serves as a basic guide for all parties involved in procurement activities. It must be read together with all relevant Acts, employee’s terms and conditions and directives, MCMC’s No Gift Policy as well as MCMC’s internal procurement policies.
In the event of any unintended contradiction between this handbook and the law or MCMC internal policies, the stricter provisions shall be used.
This handbook will be updated from time to time, when necessary. The version made available in MCMC’s website shall always be deemed as being the latest edition.
PREAMBLE
INTRODUCTION
Ethical and Sustainable Procurement
Ethical procurement refers to procurement that encompass processes which promote fairness, integrity, and transparency:
• Procurement processes that abide with and are in line with fundamental international standards against criminal conduct (e.g. bribery, corruption and fraud) and human rights abuse (e.g. modern slavery) and with operating procedures in place to respond immediately when such matters arise.
• Ethical procurement results in continuous improvements to the lives of people who are part of the supply chains or impacted by the supply chains’ decisions.
Sustainable Procurement looks into issues related to the
environmental, social and economic consequences of the entire procurement process from the design, materials used, manufacturing methods to logistics and disposal:
• Organisations will provide suppliers with guidance, information and incentives to improve. The organisations will also work with suppliers on economic, social and environmental aspects to raise the organisation’s reputation and improve efficiency, quality and security of supply.
• Organisations are aware of their legal obligations to have in place measures that deter illegal actions such as fraud, corruption, bribery, and human rights abuses from being present in their supply chains.
• Personnel involved in procurement activities should always keep in mind the impact of their decisions and ensure that they do not cause harm to suppliers and employees.
4 MCMC Procurement Handbook
PROCUREMENT CODE OF ETHICS
MCMC requires all procurement dealings to be handled with the highest professionalism and ethical standards. All parties involved must strictly comply with all laws and regulations on corruption and prohibited practices. All procurement and business relationships must be conducted with honesty, integrity and fairness.
1
Professionalism
Accountability and Transparency
Accountability and transparency are applicable in all processes involving procurement and award of contracts.
All parties are expected to declare in writing any conflict of interest arising from a procurement activity in connection with any family member or personal relationship.
Employees are required to declare in writing any conflict of interest and to abstain from being involved at any stage of the procurement process.
This shall also include any act of obtaining internal information and any effort to influence the procurement decision.
Conflict of Interest
2
3
PROCUREMENT CODE OF ETHICS
Confidentiality
Employees involved in procurement must protect the confidentiality of information during the course of their work at all times, and must not disclose information to third parties – be it vendors, other external parties or other MCMC staff who are not involved in the procurement activities.
Suppliers, upon receiving MCMC’s confidential information including but not limited to the Tender or Quotation process, shall protect the confidentiality of the information at all times.
To maintain a healthy competitive environment in all procurement dealings and to abide to relevant anti-competition laws and practices.
Competitive Practices
All parties are responsible for ensuring the Integrity of Information before it is presented to the Commission, Tender Board or MCMC Management.
Integrity of Information
4
5
6
6 MCMC Procurement Handbook
PROCUREMENT CODE OF ETHICS
MCMC prohibits any act of lobbying to influence the decision of the Commission, Tender Board, MCMC Management or any person involved in a procurement selection process. Upon any evidence of such act, MCMC reserves the right to invalidate any offer made by the supplier and to take further actions.
Lobbying
No Gifts Policy
Full adherence to MCMC’s No Gifts Policy.
Note
Non-observance of this Procurement Code of Ethics shall be construed as misconduct that could warrant disciplinary action in accordance to the misconduct committed. The Management of MCMC shall make a decision in such cases.
Honouring Commitment
Parties shall always honour the commitment made in procurement activities. Commitment must only be made with the intention and capacity to fulfil the purpose of the tender, quotation or contract.
7
8
9
MCMC INITIATIVES IN ENHANCING INTEGRITY
No Gifts Policy
Implemented on 18 February 2015.
An initiative to develop a culture of integrity among its employees and stakeholders.
Any form of giving gifts or benefits such as vouchers, general gifts, entertainment or travel expenses is prohibited and these gifts cannot be accepted by MCMC employees.
8 MCMC Procurement Handbook
MCMC INITIATIVES IN ENHANCING INTEGRITY
Implementation of Integrity Pact
Implemented on 30 March 2011.
All suppliers as well as internal parties involved in procurement activities are required to take and honor the Integrity Pact pledge.
The Integrity Pact strengthens MCMC’s efforts towards improving integrity and transparency in procurement operations and at the same time reducing wastage and curbing abuse of power.
Any parties dealing with MCMC shall not give any bribes or gratification to any individual(s) in MCMC before and after the tender/quotation process.
PROCUREMENT FRAUD
Procurement Fraud is commonly precipitated by the following acts:
• an intentional misrepresentation of the truth, involving deception, which is designed to gain an unfair advantage over the competition;
and
• a scheme attacking / influencing the purchasing and decision making function.
The consequences of procurement fraud involve not only the loss of money or value, but may imperil personal safety, image and organisational capabilities.
Pressure Opportunity
THE FRAUD TRIANGLE
Rationalisation
The perpetrators of fraud are drawn to committing it due to mainly the following factors:
• Financial – inability to meet financial demands due to lavish lifestyle, major bills, high levels of debt, or simple greed.
• Personal – addictions such as gambling, alcoholism, drugs abuse or other forms of addiction can drive one to commit fraud. Unrealistic life expectations may also be a contributing factor.
• Work – the temptation to commit fraud may also arise due to employees feeling overworked, underpaid and not appreciated. Unrealistic work targets may also compel individuals to cheat and commit fraud.
Incidences of fraud have been found to be more prevalent when either one of these conditions exist:
• Trust – when an individual(s) are given a very high level of trust.
• Weak or non-existent internal controls – suitable monitoring as well as check and balance controls need to be in place as a safeguard against fraud.
Fraud can also happen when justifications are made to allow circumvention of rules and procedures, for example:
• “I’m only borrowing the money. I’ll give it back when my financial situation improves.”
• “Everyone’s doing it – why should I be the exception?”
10 MCMC Procurement Handbook
COMMON OFFENCES IN PROCUREMENT
1
Conflict of interest Participating in actions or decisions arising from procurement activity that will bring benefit to self or relations /associates.2
Fictitious invoicing / billingInvoices / bills created without actual goods or services being delivered.
3
Supplying or receiving defective / sub-standard productsProducts supplied or received are defective, of lesser quality and /or do not meet the order specifications.
4
Splitting ordersOrders or requests are split to avoid governance detection or going to a higher authority for approval.
2
Fictitious invoicing / billingInvoices / bills created without actual goods or services being delivered.
5
Submitting false or inaccurate information False or inaccurate information submitted to influence decision making.6
Soliciting or giving rewardsAsking for or giving any kind of gifts or rewards.
7
Bid riggingSuppliers collude and submit mostly destined-to-fail bids so that the targeted bid can win or product / services specifications are tailored for a certain supplier.
RESPONSIBILITIES OF EMPLOYEES
Responsibilities of Employees
Full adherence to the Procurement Code of Ethics.
Understand the set limits of authorities in MCMC and to ensure all dealings are being approved by the right authority level.
Employees are prohibited from making commitments and/or entering into agreements on behalf of MCMC without the appropriate written approval from the management.
Report potential issues relevant to the Procurement Code of Ethics either to a superior officer or directly to the Integrity Department.
Full cooperation in the event of an investigation by Integrity Department and other related enforcement agencies.
Refrain from discussing privately or publicly any information pertaining to the investigation be it with internal or third parties.
12 MCMC Procurement Handbook
RESPONSIBILITIES OF SUPPLIERS
Responsibilities of Suppliers
Understand the Procurement Code of Ethics and conduct internal compliance self-checking and monitoring.
Report possible violations of the Procurement Code of Ethics such as any request for a gift by any MCMC employee through the available MCMC communication channels.
In the event of an enquiry or investigation, the supplier is required to fully cooperate by providing MCMC all necessary documentation and allowing MCMC’s representative to visit and audit relevant documents and facilities.
Maintain the integrity of information provided to MCMC at all times.
Supplier have the continuing obligation to report any change in circumstances which may have an impact on MCMC, including but not limited to disclosure of conflicts of interest.
POTENTIAL ACTION FOR OFFENCES
On Employees On Suppliers
• Formal warnings –
multiple offences will lead to disciplinary actions.
• Demotion or suspension.
• Termination of employment.
• Other actions based on the employee’s terms and conditions.
• Formal warnings.
• Suspension.
• Termination of contract.
• Liability for damages resulting from the termination of the contract.
• Forfeiture of the bid or performance bond.
• Blacklisting for future contracts and tenders.
• Prosecution under criminal laws.
14 MCMC Procurement Handbook
COMMUNICATION CHANNELS
Report concerns and misconduct to:
Head of Integrity and Risk Management Department, MCMC Tower 1,
Jalan Impact, Cyber 6, 63000 Cyberjaya, Selangor.
[email protected] Head of Procurement Division, MCMC Tower 1,
Jalan Impact, Cyber 6, 63000 Cyberjaya, Selangor.
All queries and feedback on procurement processes can be made through:
FREQUENTLY ASKED QUESTIONS
1. Q: I am an employee of MCMC while my spouse is working for a supplier for MCMC. I am involved in the procurement process for this supplier. Is there any conflict of interest here?
A: There is a conflict of interest whenever you and any of your family members are directly or indirectly involved in the related procurement activity. In the event of such involvement, the relevant parties must declare the conflict of interest to their respective superiors and abstain from involvement in that procurement process.
2. Q: A supplier sent its corporate gifts such as a desk calendar, mug, optical mouse and stationary items as a normal appreciation gesture to all of the customers. As an MCMC employee, am I violating MCMC’s No Gifts Policy if I accept these gifts?
A: MCMC staff are not allowed to receive any gifts or prizes. MCMC does not encourage the acceptance of corporate gifts that are given by any companies and especially from suppliers that have official dealings with MCMC.
3. Q: I won an iPad in a Lucky-Draw during an event organised by an MCMC supplier. Can I accept the prize?
A: The prize may be accepted at the event as a mark of respect but it has to be later declared in line with MCMC’s No Gifts Policy. In such situations, the staff is to receive directions from the supervisor or head of department on whether to accept or return the prize.
Alternatively, given that it is a lucky draw, you may choose to politely decline the prize during the event and ask the organiser to redraw.
16 MCMC Procurement Handbook
FREQUENTLY ASKED QUESTIONS
4. Q: A supplier has offered to pay for my accommodation while I am on official duty. This would benefit MCMC in terms of cost savings. Is this acceptable?
A: This is not acceptable as the accommodation that is offered is a gift and could be categorised as a bribe by the supplier, whether or not it has any existing dealings with MCMC.
5. Q: I have become aware of a breach of a code of ethics listed in this procurement handbook. What should I do?
A: The employee / supplier is encouraged to refer the matter to the MCMC Integrity and Risk Management Department through the designated reporting channels for further action.
6. Q: As a supplier, can I offer to buy lunch for MCMC employees during a procurement process?
A: This is not allowed as such an action can be categorised as a bribe to influence the result of the procurement process.
7. Q: I am currently supplying a product to MCMC but my supplies are running low. Because of this, I have substituted a different item that meets MCMC’s requirements. Did I do the right thing?
A: No. The delivery shall be in accordance to the purchase documents. Any request for changes in agreed specifications must be made formally to MCMC, with acceptance at the sole discretion of MCMC.
FREQUENTLY ASKED QUESTIONS
8. Q: I have recently completed a job that I was contracted for and I would like to thank the MCMC staff by sending them gifts. Is this allowed?
A: Gifts to MCMC staff are not allowed so as to avoid any form of wrongdoing that could affect the processes and results of future procurement exercises.
9. Q: I hired a consultant to assist me in getting a contract. Do the ethical considerations in this handbook apply to my consultant?
A: Yes. Lawyers, consultants, agents and other representatives are also bound by the ethical considerations embodied in this handbook. In addition, they may be bound by other laws, rules, or industry standards.
10. Q: If I want to do business with MCMC, is my firm required to develop its own internal code of ethics?
A: All companies that wish to do business with MCMC must obey all terms and conditions of the code of ethics and integrity pact that has been set by MCMC. In addition, we encourage our suppliers to formulate their own corresponding code of ethics to improve their operations.
18 MCMC Procurement Handbook
MCMC vendor registration portal: https://msmart.mcmc.gov.my
MCMC VENDOR REGISTRATION
Full details of registration processes and requirements for vendor registration can be found in the MCMC SUPPLIER REGISTRATION MANUAL that is available for download at the MSMART website at
https://msmart.mcmc.gov.my
Buku Panduan Kod Etika Perolehan
Panduan Pekerja dan Pembekal MCMC
KANDUNGAN
Kata Alu-Aluan 22
Pendahuluan 23
Pengenalan 24
Kod Etika Perolehan 25 Inisiatif MCMC Dalam
Mempertingkatkan Integriti 28 Penipuan Dalam Perolehan 30 Kesalahan Biasa Dalam
Perolehan 31
Tanggungjawab Warga Kerja 32 Tanggungjawab Pembekal 33 Tindakan Yang Mungkin
Dikenakan Atas Kesalahan Yang
Dilakukan 34
Saluran Komunikasi 35
Soalan Lazim 36
Maklumat Pendaftaran
Pembekal MCMC 39
Perolehan merupakan salah satu aktiviti yang paling mudah mendedahkan kita kepada amalan rasuah. Impak akibat perolehan yang tidak ditadbir urus dengan baik bagi sesebuah organisasi adalah amat besar. Oleh itu, selain mempromosi nilai-nilai integriti di dalam urusan seharian, organisasi-organisasi seantero dunia sedang meneliti dan memperkuatkan polisi-polisi dan proses perolehan masing- masing.
MCMC juga tidak terkecuali di dalam memastikan semua proses perolehannya dijalankan dengan telus, penuh integriti dan dengan tadbir urus yang baik. Demi mencapai matlamat ini, setiap individu di MCMC dan juga para pembekal MCMC mesti memainkan peranan mereka. Justeru itu, saya berbesar hati untuk memperkenalkan buku panduan ini yang akan dapat menjadi panduan untuk semua pihak yang terlibat dalam proses perolehan di MCMC.
Usaha berterusan ke arah memastikan tadbir urus perolehan yang baik di MCMC perlu dipertingkatkan. Banyak lagi inisiatif bakal diperkenalkan seperti pelaksanaan portal perolehan dalam talian. Portal ini akan berfungsi sebagai pemangkin untuk meningkatkan kebertanggungjawaban dan ketelusan di dalam keseluruhan proses perolehan di samping menjadi salah satu medium komunikasi bagi menggalakkan koloborasi dan kerjasama yang lebih erat di antara MCMC dan para pembekal.
Saya amat berharap buku panduan ini juga akan dapat mengingatkan kita semua untuk menerapkan dan mengamalkan standard perlakuan yang tertinggi di dalam menjalankan aktiviti dan kehidupan seharian kita.
Tan Sri Dr Halim Shafie, Pengerusi MCMC
KATA ALU-ALUAN
Buku Panduan Perolehan MCMC 22
PENDAHULUAN
Semasa menjalankan tanggungjawab dan berurusan dengan MCMC, semua warga kerja MCMC dan pembekal perlu sama-sama memaklumi dan memberikan penekanan kepada prinsip tadbir urus korporat, integriti dan etika yang baik.
Adalah sangat penting bagi semua pihak untuk mematuhi undang-undang dan peraturan bagi mengelakkan aktiviti tidak wajar yang bercanggah dengan nilai moral dan cara hidup rakyat Malaysia.
Apabila prinsip-prinsip ini diterapkan, budaya kerja yang positif dapat dilahirkan, maka aktiviti perolehan yang dijalankan antara MCMC dan pembekal akan mencapai hasil yang terbaik. Selain memelihara integriti, ia juga dapat memupuk hubungan perniagaan yang baik.
Buku panduan kod etika ini akan menjadi panduan asas kepada semua pihak yang terlibat. Buku Panduan Kod Etika Perolehan Pekerja dan Pembekal MCMC ini dirumus menurut amalan tadbir urus yang baik dan keperluan sosio budaya masyarakat Malaysia. Ia perlu dirujuk bersama dengan semua Akta berkaitan, terma dan syarat serta pekeliling perkhidmatan dan polisi perolehan dalaman MCMC.
Sekiranya terdapat sebarang percanggahan yang tidak disengajakan antara buku panduan ini dengan undang-undang atau polisi dalaman MCMC, peruntukan yang lebih ketat atau digunakan.
Buku panduan ini dikuatkuasakan ke atas setiap warga MCMC dan pembekal. Ia akan dikemas kini dari semasa ke semasa, jika perlu. Versi yang tersedia dalam laman web MCMC akan sentiasa menjadi rujukan terkini kepada buku panduan ini.
PENGENALAN
Perolehan Beretika dan Mampan
Perolehan beretika merangkumi proses-proses perolehan yang adil, telus dan berintegriti:
• mematuhi standard antarabangsa asas terhadap tingkah laku yang melibatkan jenayah (contoh: sogokan, rasuah dan penipuan) dan pencabulan hak asasi manusia (contoh: perhambaan moden) dan bertindak balas terhadap situasi tersebut dengan segera; dan
• memberi kehidupan yang lebih baik kepada individu yang terlibat dalam proses rantaian bekalan dan dipengaruhi oleh aturan dan keputusan rantaian bekalan tersebut.
Perolehan mampan memberikan pertimbangan menyeluruh terhadap kesan kepada alam sekitar, sosial dan ekonomi akibat daripada reka bentuk, bahan yang digunakan, kaedah pengilangan, logistik dan pelupusan:
• Organisasi akan memberi bimbingan, pengetahuan dan insentif kepada pembekal untuk menggalakkan mereka untuk meningkatkan prestasi mereka. Organisasi juga akan bekerjasama dengan pembekal dalam aspek ekonomi, sosial dan alam sekitar untuk meningkatkan reputasi organisasi dan menaik taraf kecekapan, kualiti dan jaminan bekalan.
• Organisasi juga sedar tentang kewajiban mereka dari segi undang-undang untuk mengambil langkah bagi mencegah tatalaku yang menyalahi undang-undang seperti penipuan, rasuah, sogokan dan pencabulan hak asasi manusia.
• Keputusan pembelian yang dibuat mestilah dipertimbangkan kesannya dan memastikan ia tidak membahayakan diri pembekal dan pekerja.
Buku Panduan Perolehan MCMC 24
KOD ETIKA PEROLEHAN
MCMC menetapkan semua urusan perolehan hendaklah dikendalikan dengan standard profesionalisme dan etika yang tinggi pada setiap masa. Semua pihak yang terlibat mesti mematuhi semua undang- undang dan peraturan berkenaan rasuah dan amalan yang dilarang. Semua hubungan perolehan dan perniagaan mesti dijalankan dengan jujur dan adil.
1
Profesionalisme
Kebertanggungjawaban dan Ketelusan
Sifat kebertanggungjawaban dan ketelusan digunakan dalam semua proses yang melibatkan perolehan dan pemberian kontrak.
Semua pihak dikehendaki memaklumkan secara bertulis sebarang konflik kepentingan berkaitan dengan ahli keluarga atau hubungan peribadi yang timbul daripada aktiviti perolehan.
Warga kerja mesti memaklumkan sebarang konflik kepentingan secara bertulis dan menahan diri daripada terlibat dalam mana-mana peringkat proses perolehan.
Tindakan ini termasuk sebarang tindakan untuk mendapatkan maklumat dalaman dan sebarang usaha untuk mempengaruhi keputusan perolehan.
Konflik Kepentingan
2
3
KOD ETIKA PEROLEHAN
Kerahsiaan
Warga kerja yang terlibat dalam aktiviti perolehan mesti melindungi kerahsiaan maklumat yang didedahkan kepada mereka semasa menjalankan tugas. Mereka tidak boleh mendedahkan maklumat kepada pihak ketiga – sama ada pembekal, pihak ketiga lain atau warga kerja MCMC lain yang tidak terlibat dalam aktiviti berkenaan.
Pembekal yang menerima maklumat dalaman MCMC termasuk tetapi tidak terhad kepada proses Tender atau Sebut Harga hendaklah melindungi kerahsiaan maklumat tersebut.
Memelihara amalan persaingan yang sihat dalam semua urusan perolehan dan mematuhi undang-undang dan amalan anti persaingan yang berkaitan.
Amalan Persaingan
Semua pihak bertanggungjawab bagi memastikan Integriti Maklumat sebelum menyampaikannya kepada Suruhanjaya, Lembaga Tender atau pihak Pengurusan MCMC.
Integriti Maklumat
4
5
6
Buku Panduan Perolehan MCMC 26
KOD ETIKA PEROLEHAN
MCMC melarang sebarang tindakan melobi untuk mempengaruhi keputusan Suruhanjaya, Lembaga Tender, pihak Pengurusan MCMC atau mana-mana individu yang terlibat dalam proses perolehan. Jika terdapat sebarang bukti, MCMC berhak untuk menolak sebarang tawaran yang dibuat oleh pembekal dan seterusnya mengambil tindakan tatatertib.
Melobi
Polisi Tiada Hadiah
Kepatuhan kepada Polisi Tiada Hadiah MCMC.
Nota
Pelanggaran kod etika ini adalah disifatkan sebagai salah laku yang boleh dikenakan tindakan tatatertib mengikut jenis salah laku yang dilakukan.
Dalam situasi tersebut, pihak Pengurusan MCMC akan membuat pertimbangan dan keputusan.
Menepati Komitmen
Pihak yang terlibat dalam aktiviti perolehan hendaklah sentiasa menepati komitmen yang dibuat. Komitmen hanya boleh diberikan dengan niat dan kemampuan pembekal untuk memenuhi tujuan tender, sebut harga atau kontrak.
7
8
9
INISIATIF MCMC DALAM MEMPERTINGKATKAN INTEGRITI
Polisi Tiada Hadiah
Dilaksanakan pada 18 Februari 2015.
Satu inisiatif untuk membentuk budaya integriti dalam kalangan pekerja dan pihak berkepentingan.
Sebarang bentuk pemberian hadiah atau manfaat seperti baucar, hadiah umum, hiburan atau belanja perjalanan dilarang dan tidak boleh diterima oleh warga kerja MCMC.
Buku Panduan Perolehan MCMC 28
INISIATIF MCMC DALAM MEMPERTINGKATKAN INTEGRITI
Perjanjian Integriti
Dilaksanakan pada 30 Mac 2011.
Semua pembekal serta warga kerja MCMC yang terlibat dalam aktiviti perolehan perlu berikrar di bawah Perjanjian Integriti.
Perjanjian Integriti ini memperkukuhkan usaha ke arah mempertingkatkan integriti dan ketelusan dalam aktiviti perolehan dan pada masa yang sama mengurangkan pembaziran dan mengekang penyalahgunaan kuasa.
Mana-mana pihak yang berurusan dengan MCMC tidak boleh menawarkan atau memberi apa-apa sogokan kepada mana-mana individu di MCMC sebelum dan selepas proses tender/sebut harga.
PENIPUAN DALAM PEROLEHAN
Penipuan (fraud) biasanya dicetuskan oleh tindakan berikut:
• Memberi gambaran yang salah dengan sengaja dan melibatkan penipuan yang diolah untuk mendapat kelebihan yang tidak adil untuk mengatasi pesaing;
• Perbuatan yang cuba mengugat ketelusan fungsi pembelian dan membuat keputusan.
Kehilangan wang atau nilai, bahkan boleh menjejaskan keselamatan diri, imej dan keupayaan sesebuah organisasi.
Tekanan Peluang
Memberi alasan secara rasional Segi Tiga Penipuan (Fraud Triangle)
Penjenayah fraud biasanya melakukan penipuan kerana faktor-faktor berikut:
• Kewangan - ketidakupayaan untuk memenuhi tuntutan kewangan yang berpunca dari gaya hidup mewah, bil yang berjumlah besar, hutang yang banyak atau sifat tamak.
• Diri sendiri – ketagihan judi, arak, dadah atau ketagihan lain.
Sasaran kehidupan yang tidak realistik munkin juga jadi faktor penyumbang.
• Berkaitan kerja – godaan untuk melakukan penipuan mungkin juga timbul kerana pekerja merasa terbeban dengan kerja berlebihan, gaji yang kurang atau merasa tidak dihargai. Sasaran kerja yang tidak realistik boleh juga menggalakkan individu melakukan penipuan.
Kes penipuan didapati lebih umum apabila salah satu daripada keadaan ini wujud:
• Kepercayaan – apabila individu telah mencapai tahap kepercayaan yang amat tinggi.
• Kawalan dalaman yang lemah atau tiada langsung – Pemantauan yang sesuai serta kawalan rapi perlu disediakan sebagai perlindungan terhadap penipuan.
Penipuan juga boleh berlaku apabila alasan dibuat untuk mengabaikan peraturan dan prosedur, contohnya:
• “Saya hanya meminjam duit ini. Saya akan memulangkannya semula apabila keadaan kewangan saya lebih baik.”
• “Semua orang melakukannya - kenapa saya harus terkecuali?
Buku Panduan Perolehan MCMC 30
KESALAHAN BIASA DALAM PEROLEHAN
1
Konflik kepentingan Mengambil bahagian dalam aktiviti perolehan yang memberi manfaat kepada diri sendiri, saudara mara atau rakan.2
Invois rekaanInvois direka tanpa barangan atau perkhidmatan sebenar.
3
Membekalkan atau menerima produk rosak atausubstandard
Produk yang dibekalkan tidak berfungsi, lebih rendah kualiti atau tidak memenuhi spesifikasi pesanan.
5
Memberi gambaran yang salahMemberi kenyataan palsu yang boleh mempengaruhi proses membuat keputusan.
4
Pengasingan Pesanan Pesanan atau permintaan diasingkan supaya tidak perlu kelulusan pihak tertinggi.6
Mengambil atau memberi ganjaranMeminta atau menerima sebarang jenis hadiah atau ganjaran.
7
Penipuan/bersubahat dalam bidaan atau tawaranPembida bersetuju untuk memberikan bidaan yang sememangnya dirancang tidak berjaya supaya bida yang disasar berjaya atau spesifikasi perkhidmatan atau product dalam sebut harga disesuaikan untuk pembekal tertentu.
TANGGUNGJAWAB WARGA KERJA
Tanggungjawab Warga Kerja
Kepatuhan sepenuhnya kepada Kod Etika Perolehan.
Faham had tetapan bidang kuasa autoriti MCMC dan sentiasa memastikan semua urusan diluluskan oleh peringkat autoriti yang betul.
Warga kerja dilarang daripada membuat komitmen dan/atau perjanjian bagi pihak MCMC tanpa kelulusan bertulis daripada pihak pengurusan.
Laporkan sebarang isu berkaitan dengan Kod Etika Perolehan kepada pegawai penyelia atau terus kepada Jabatan Integriti.
Beri kerjasama sepenuhnya jika penyiasatan dijalankan oleh Jabatan Integriti dan agensi penguatkuasaan yang berkaitan.
Tidak membincangkan sebarang maklumat penyiasatan secara peribadi atau secara terbuka dengan pihak dalaman atau pihak ketiga.
Buku Panduan Perolehan MCMC 32
TANGGUNGJAWAB PEMBEKAL
Tanggungjawab Pembekal
Fahami Kod Etika Perolehan dan menjalankan pemeriksaan pematuhan serta menjalankan pemantauan dalaman.
Laporkan pelanggaran Kod Etika Perolehan seperti permintaan hadiah oleh warga kerja MCMC melalui saluran komunikasi MCMC.
Sekiranya terdapat penyiasatan dijalankan, pembekal hendaklah bekerjasama sepenuhnya dengan memberikan semua dokumentasi yang perlu kepada MCMC dan membenarkan wakil MCMC untuk melawat dan mengaudit dokumen dan kemudahan yang berkaitan.
Sentiasa mengekalkan integriti maklumat yang diberikan kepada MCMC.
Pembekal mempunyai kewajiban berterusan untuk melaporkan sebarang perubahan dalam keadaan yang mungkin memberi kesan kepada MCMC, termasuk tetapi tidak terhad kepada pendedahan konflik kepentingan.
TINDAKAN YANG MUNGKIN DIKENAKAN ATAS KESALAHAN YANG DILAKUKAN
Terhadap Warga Kerja MCMC Terhadap Pembekal
• Amaran rasmi – melakukan beberapa kesalahan akan dikenakan tindakan tatatertib atau tindakan disiplin.
• Penurunan pangkat atau penggantungan kerja.
• Pemberhentian kerja.
• Tindakan lain berdasarkan pada terma dan syarat pekerjaan.
• Amaran rasmi.
• Penggantungan.
• Penamatan kontrak.
• Liabiliti yang tertanggung atas kerugian akibat daripada penamatan kontrak.
• Penolakan bidaan atau pelucutan bon prestasi.
• Disenaraihitam untuk kontrak dan tender akan datang.
• Pendakwaan di bawah undang-undang jenayah.
Buku Panduan Perolehan MCMC 34
SALURAN KOMUNIKASI
Laporkan keraguan dan salah laku melalui:
Head of Integrity and Risk Management Department (Ketua Jabatan Integriti dan Pengurusan Risiko), MCMC Tower 1,
Jalan Impact, Cyber 6, 63000 Cyberjaya.
Selangor.
Head of Procurement Division (Ketua Bahagian Perolehan), MCMC Tower 1,
Jalan Impact, Cyber 6, 63000 Cyberjaya, Selangor.
Semua pertanyaan dan maklum balas tentang proses perolehan boleh dibuat melalui:
SOALAN LAZIM
1. S: Pasangan saya bekerja dengan syarikat pembekal kepada MCMC.
Saya terlibat dalam urusan perolehan dengan pembekal tersebut.
Adakah wujud sebarang konflik kepentingan dalam perkara ini?
J: Wujud konflik kepentingan jika pasangan tersebut terlibat secara langsung dan tidak langsung dalam perolehan tersebut. Jika pasangan tersebut terlibat, pegawai tersebut hendaklah memaklumkan kepentingan tersebut kepada ketua jabatan dan menarik diri dari terlibat dalam proses perolehan tersebut.
2. S: Seorang pembekal memberikan hadiah korporat seperti kalendar meja, koleh, tetikus optik dan alat tulis sebagai tanda penghargaan yang diberikan juga kepada semua pelanggannya. Adakah saya melanggar Polisi Tiada Hadiah MCMC jika saya menerima hadiah- hadiah seperti ini?
J: Warga kerja MCMC adalah tidak dibenarkan untuk menerima sebarang hadiah/pemberian. MCMC tidak menggalakkan penerimaan hadiah- hadiah korporat yang diberikan oleh mana-mana syarikat terutamanya syarikat pembekal yang mempunyai hubungan rasmi dengan MCMC.
3. S: Saya memenangi iPad dalam Cabutan Bertuah pada satu majlis yang dianjurkan oleh pembekal MCMC. Bolehkah saya menerima hadiah ini?
J: Hadiah ini boleh diterima dalam majlis tersebut sebagai tanda hormat tetapi ia perlu diistiharkan selaras dengan Polisi Tiada Hadiah MCMC. Dalam situasi ini, kakitangan hendaklah mendapat arahan daripada penyelia atau ketua bahagian sama ada untuk menerima atau memulangkan hadiah tersebut. Anda juga boleh menolak hadiah itu semasa acara berlangsung dengan meminta penganjur majlis untuk melakukan cabutan semula.
Buku Panduan Perolehan MCMC 36
SOALAN LAZIM
4. S: Saya ditawarkan pakej penginapan yang dibiayai syarikat pembekal semasa menjalankan tugas rasmi. Situasi ini akan dapat menjimatkan kos MCMC. Adakah ia boleh diterima?
J: Tidak boleh kerana pakej yang ditawarkan adalah merupakan hadiah dan boleh diketegorikan sebagai menerima sogokan daripada syarikat pembekal, sama ada pada masa itu pembekal ada atau tidak ada urusan perolehan dengan MCMC.
5. S: Saya mendapat tahu berlakunya pelanggaran salah satu kod etika yang ditakrifkan dalam buku panduan ini. Apakah yang perlu saya lakukan?
J: Warga kerja atau pembekal digalakkan untuk merujuk perkara tersebut melalui saluran komunikasi MCMC kepada Jabatan Integriti dan Pengurusan Risiko untuk tindakan selanjutnya.
6. S: Sebagai seorang pembekal, bolehkah saya meraikan warga kerja MCMC untuk jamuan makan semasa proses perolehan sedang berjalan?
J: Tidak boleh kerana perbuatan sedemikian boleh disifatkan sebagai perbuatan memberi sogokan yang boleh mempengaruhi keputusan di dalam proses perolehan tersebut.
7. S: Pada masa ini, saya membekalkan produk kepada MCMC tetapi bekalan saya semakin berkurangan. Oleh itu, saya menggantikannya dengan produk lain yang memenuhi keperluan MCMC. Adakah saya melakukan perkara yang betul?
J: Tidak boleh. Pembekalan hendaklah dibuat mengikut spesifikasi di dalam dokumen pembelian. Sebarang permintaan untuk perubahan produk hendaklah dipohon secara rasmi kepada MCMC, dan kelulusan
SOALAN LAZIM
8. S: Baru-baru ini, saya telah menyiapkan kerja di bawah kontrak yang diberi kepada saya dan saya ingin berterima kasih kepada warga kerja MCMC dengan menghantar hadiah kepada mereka. Adakah ia dibenarkan?
J: Hadiah kepada warga kerja MCMC tidak dibenarkan demi mengelakkan berlakunya unsur-unsur salah laku yang boleh mempengaruhi proses perolehan dan keputusannya di masa akan datang.
9. S: Saya melantik seorang perunding untuk membantu saya mendapatkan kontrak. Adakah perunding saya terikat dengan pertimbangan tatakelakuan beretika dalam buku panduan ini?
J: Ya, peraturan kod etika perolehan ini adalah terpakai juga kepada peguam, perunding, ejen dan wakil lain pihak pembekal. Selain itu, mereka juga terikat dengan peruntukan undang-undang, peraturan atau standard industri yang lain.
10. S: Jika saya ingin menjalankan perniagaan dengan MCMC, adakah syarikat saya perlu membentuk kod etika dalamannya sendiri?
J: Semua syarikat yang ingin menjalankan perniagaan dengan MCMC hendaklah mematuhi segala syarat dan terma pematuhan kod etika dan integriti yang telah ditetapkan oleh MCMC. Walaubagaimanapun syarikat-syarikat adalah digalakkan untuk membentuk kod etika dalaman masing-masing bagi tujuan memantapkan tadbir urus korporat mereka sendiri.
Buku Panduan Perolehan MCMC 38
MAKLUMAT PENDAFTARAN PEMBEKAL MCMC
Laman web pendaftaran pembekal: https://msmart.mcmc.gov.my
Butiran lengkap mengenai proses pendaftaran dan keperluan untuk pendaftaran pembekal boleh didapati dalam MANUAL PENDAFTARAN PEMBEKAL MCMC yang boleh di muat turun di laman web MSMART di
https://msmart.mcmc.gov.my
Head Office Address:
Suruhanjaya Komunikasi dan Multimedia Malaysia Malaysian Communications and Multimedia Commission MCMC Tower 1
Jalan Impact Cyber 6 63000 Cyberjaya Selangor Darul Ehsan Malaysia
Tel: +60 3 8688 8000 Fax: +60 3 8688 1000 Email : [email protected] Website : www.mcmc.gov.my
Regional Offices:
Northern Regional Office
Tingkat 1, Bangunan Tabung Haji, Jalan Bagan Luar 12000 Butterworth Pulau Pinang
Phone No. +60 4 320 1000 Fax No. +60 4 320 1100
Kedah Branch of the Northern Regional Office Aras 6, Wisma PKNK, Jalan Sultan Badlishah, 05000 Alor Setar Kedah Darul Aman Phone No. +604 739 0500 Fax No. +604 739 0600
Perak Branch of the Northern Regional Office Level 12, Perak Techno-Trade Centre (PTTC) Bandar Meru Raya,
Jalan Jelapang
30020 Ipoh Perak Darul Ridzuan Phone No. +60 5 501 4000 Fax No. +60 5 501 4100 Central Regional Office
Malaysian Communications and Multimedia Commission (MCMC) (Old Building)
Off Persiaran Multimedia
63000 Cyberjaya Selangor Darul Ehsan Phone No. +603 8688 7800 Fax No. +603 8688 1001 Eastern Regional Office
B8004 Tingkat 1, Sri Kuantan Square, Jalan Telok Sisek
25200 Kuantan Pahang Darul Makmur Phone No. +60 9 515 4800 Fax No. +60 9 515 4900
Kelantan Branch of the Eastern Regional Office PT400, Bandar Baru Tunjong,
Jalan Kuala Krai
15100 Kota Bharu Kelantan Darul Naim Phone No. +60 9 745 4800
Fax No. +60 9 745 4900
GPS Coordinate 6.0696899, 102.2367152
Southern Regional Office
Suite 7A, Level 7, Menara Ansar, Jalan Trus 80000 Johor Bahru Johor Darul Takzim Phone No. +60 7 2087 600 Fax No. +60 7 2087 700
Melaka Branch of the Southern Regional Office No 26-3, Tingkat 3, Bangunan Kota Cemerlang, Hang Tuah Jaya, 75450 Lebuh Ayer Keroh Melaka
Phone No. +60 6 235 9200 Fax No. +60 6 235 9300 Sabah Regional Office
6-10-10, 10th Floor No. 6 Menara MAA Lorong Api-Api 1, Api Api Centre
88000 Kota Kinabalu Sabah Phone No. +60 88 355 000 Fax No. +60 88 355 100
Keningau Branch of the Sabah Regional Office Lot 42, GF, 1st and 2nd Floor, Datun Commercial Centre 89008 Keningau Sabah
Phone No. +6087 340 000 Fax No. +6087 340 100
Sandakan Branch of the Sabah Regional Office Tingkat 3, Menara Rickoh Indah Commercial Complex, Bandar Indah, Batu 4, Jalan Utara
90000 Sandakan Sabah Phone No. +60 89-241 400 Fax No. +60 89-241 500 Tawau Branch Office
Aras 2, Wisma Great Eastern, No. 163 & 164, Jalan Belian,
91000 Tawau Sabah Phone No. +6089-984000 Fax No. +6089-984100 Sarawak Regional Office Block D, i-Com Square Jalan Pending 93450 Kuching Sarawak
Phone No. +60 82 388 000 Fax No. +60 82 388 100
Miri Branch of the Sarawak Regional Office Lot 1385 (1st Floor),
Block 10 Centre Point Commercial Centre, Phase II 98000 Miri Sarawak
Phone No. +60 85 461 800 Fax No. +60 85 461 900
Sibu Branch of the Sarawak Regional Office
GF 1st & 2nd Floor, No 2 Lorong Kwong Ann 8, Brooke Drive 96000 Sibu Sarawak
Phone No. +60 84 365 600 Fax No. +60 84 365 700
