SKOP PENDAFTARAN
“ “ PERKHIDMATAN PENGURUSAN PERKHIDMATAN PENGURUSAN DATA HIDROLOGI
DATA HIDROLOGI
JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA”
1. Memungut semua jenis data hidrologi daripada Rangkaian Stesen Hidrologi Nasional.
a) Tahap prestasi data bagi setiap stesen tidak kurang daripada 95%.
b) Mengemukakannya ke Bahagian Pengurusan Sumber Air dan Hidrologi dalam tempoh 30 hari dari tarikh pemungutan data bagi stesen bukan pedalaman dan 90 hari bagi stesen pedalaman.
2. Membekal data hidrologi menurut spesifikasi dan jadual seperti yang telah ditetapkan dalam masa 7 hari bekerja daripada tarikh penerimaan permohonan yang lengkap.
OBJEKTIF KUALITI
3. Mengurangkan aduan pelanggan ke tahap tidak lebih 10%
setahun dari jumlah keseluruhan permohonan.
4. Menyediakan Laporan banjir Semasa dalam tempoh 24 jam pada tahap melebihi 85% daripada jumlah kejadian banjir tahunan.
5. Menyediakan Laporan Pemantauan Kemarau setiap 2 minggu pada musim kemarau atau setiap 1 bulan pada musim biasa.
6. Memastikan Kumpulan Sokongan menghadiri kursus yang berkaitan Hidrologi sekurang kurangnya sekali setahun.
OBJEKTIF KUALITI samb…
RINGKASAN PENEMUAN AUDIT DALAMAN
BIL NEGERI PENEMUAN AUDIT TARIKH AUDIT
1 Perlis 8 NCR, 15 Pemerhatian 8 - 9 Jun 2015 2 Kedah 0 NCR, 3 Pemerhatian 20 - 21 April 2015 3 Pulau Pinang 2 NCR, 4 Pemerhatian 19 - 20 Mei 2015 4 Perak 5 NCR, 5 Pemerhatian 15 - 16 Jun 2015 5 W. P. Kuala Lumpur 1 NCR, 3 Pemerhatian 11 - 12 Jun 2015 6 Selangor 0 NCR, 2 Pemerhatian 30 – 31 Mac 2015 7 N. Sembilan 0 NCR, 6 Pemerhatian 22 - 23 April 2015 8 Melaka ? NCR, ? Pemerhatian 15 - 16 Jun 2015 9 Johor ? NCR, ? Pemerhatian 14 & 16 Jun 2015
10 Pahang 2 - 4 Julai 2015
11 Terengganu 1 NCR, 1 Pemerhatian 13 – 14 Mei 2015
12 Kelantan 0 NCR, 4 Pemerhatian 10 - 11 Jun 2015
13 BPSAH JPS 2 NCR, 2 Pemerhatian 27 - 28 Mei 2015
GRAF NCR & OBS
KETAKAKURAN & PELUANG PENAMBAHBAIKAN AUDIT
DALAMAN 2015.
RINGKASAN KETAKAKURAN
BIL
. NEGERI TARIKH AUDIT JURUAUDIT KETAKURAN & KLAUSA PEMERHATIAN & KLAUSA 1 Perlis 8 - 9 Jun 2015 Hjh. Nur Aziah bt
Yahaya (K)
En. Mohamad Hafizul bin Hamid
En. Lee Keat Hock
4.1 Manual
Kualiti
4.2.3 PK(P) -
02
Didapati teguran pemerhatian pada Audit Dalaman 8 & 9 Sept 2014, iaitu Carta Organisasi BSAH JPS Perlis tidak diambil tindakan dengan menyelaraskan jawatan terkini di Bahagian Hidrologi JPS Perlis.
Didapati salinan dokumen terkawal bil. 11/22 tidak diselenggara dengan baik. Salinan
terkawal Prosedur (Operasi) terdapat 2 salinan yang bercop merah. Salinan terkawal Manual Kualiti di simpanan
PK(O)- 02
PK(O)- 03
Salinan Laporan Kewangan Bulanan dimasukkan dalam fail Program Kerja Tahunan Bahagian
Hidrologi –JPS.Ps 06/021 Jld8
Dalam inventori stesen ISO 18 stesen
(14RF,3WL,1Sj) dan dalam rekod Buku
Penyerahan Data ada 29 stesen iaitu 11 stesen bawah kelolaan JPS Negeri Perlis ada pengasingan
RINGKASAN KETAKAKURAN
BIL
. NEGERI TARIKH AUDIT JURUAUDIT KETAKURAN & KLAUSA PEMERHATIAN & KLAUSA 1 Perlis 8 - 9 Jun 2015 Hjh. Nur Aziah bt
Yahaya (K)
En. Mohamad Hafizul bin Hamid
En. Lee Keat Hock
7.6 PK(P)-
05
7.6 (a) PK(P)-
04
Stesen: Sg. Jarum Jenis Alat: Siren 2 Nada
Didapati di dalam TKUP8 telah
dilaporkan kerosakan dari bulan Jan-Mei 2015 tetapi perincian kerosakan tidak dijelaskan di dalam borang TKUP8. Juga tiada laporan di dalam BTPP untuk tindakan seterusnya Didapati pembilang siri 00-54 dan 09-63 tidak diambil
tindakan seperti proses kerja para 1 dan para 2. Borang permohonan telah diisi pada 3/6/2014.
Tiada tindakan lanjut
4.1 PK(O)-
03
4.1 PK(O)-
03
PK(P)- 03
Pengemukaan data sukatan luah perlu
disemak dengan raw data yang dikutip adalah betul dan lengkap.
Maklumat atas kad JPT11A dan 11B perlu
dilengkapkan Pengemukaan data sejatan dari Januari-April 2015 meragukan.
Didapati borang TKUP6 yang digunapakai berbeza dengan dokumen salinan terkawal
RINGKASAN KETAKAKURAN
BIL
. NEGERI TARIKH AUDIT JURUAUDIT KETAKURAN & KLAUSA PEMERHATIAN & KLAUSA 1 Perlis 8 - 9 Jun 2015 Hjh. Nur Aziah bt
Yahaya (K)
En. Mohamad Hafizul bin Hamid
En. Lee Keat Hock
7.5 PK(P)-
03
4.2.4 PK(P)-
07
Lawatan Tapak Stesen Hujan Kaki Bukit
Didapati
penyelenggaraan stesen tidak
menepati 2H. Tiada laporan di BTPP seperti yang dikehendaki
Penggunaan borang Dokumen Kualiti tidak digunakan sepenuhnya ataupun pengisian borang Dokumen Kualiti yang tidak lengkap.
PK(P)- 07
PK(P)- 07
PK(P)- 07
Kawalan rekod Kualiti
Daftar induk rekod kualiti tidak
diselenggara dengan baik Senarai DIRK perlu sama dengan fail yang dibuka
Laporan Bulanan Penyelenggaraan
& Prestasi Telemetri tidak dikemukakan kepada
ibupejabat dalam bentuk
“hardcopy” sejak September 2014
RINGKASAN KETAKAKURAN
BIL
. NEGERI TARIKH AUDIT JURUAUDIT KETAKURAN & KLAUSA PEMERHATIAN & KLAUSA 1 Perlis 8 - 9 Jun 2015 Hjh. Nur Aziah bt
Yahaya (K)
En. Mohamad Hafizul bin Hamid
En. Lee Keat Hock
4.2.4 PK(P)-
04
7.5.1a
Tiada senarai
inventori peralatan yang digunapakai dan simpanan stor.
Penempatan lokasi peralatan ditapak tiada maklumat.
Tiada maklumat rekod servis akan datang untuk peralatan yang ditempatkan di JPS Perlis
Tiada bukti salinan Arahan Kerja BSAH- AK (O)-01
Pemungutan Data Hidrologi diedarkan kepada kaitangan hidrologi JPS Negeri dalam menjalankan kerja pemungutan data hidrologi
PK(P)- 07
PK(OP)- 07
Tiada rekod untuk fail-fail yang telah dilupus
disimpan. Rekod- rekod fail yang perlu dilupus perlu
diwujudkan mengikut
Prosedur Kualiti Pengurusan Fail-fail Rekod Kualiti disyorkan untuk diletakkan di dalam 1 rak almari dan diselenggara dengan baik
RINGKASAN KETAKAKURAN
BIL
. NEGERI TARIKH AUDIT JURUAUDIT KETAKURAN & KLAUSA PEMERHATIAN & KLAUSA 1 Perlis 8 - 9 Jun 2015 Hjh. Nur Aziah bt
Yahaya (K)
En. Mohamad Hafizul bin Hamid
En. Lee Keat Hock
PK(OP)- 07
PK(P)- 08
PK(P)- 08
Menfail dan mengindex tidak diselenggara dengan baik.
WP/PHN perlu menyemak semula dokumen-
dokumen kualiti dan membuat index/rujukan Fail Audit Kualiti Dalaman perlu diasingkan daripada surat- surat yang tidak berkaitan
Fail dokumen Audit Kualiti Dalaman tidak dikemaskini dalam senarai induk
RINGKASAN KETAKAKURAN
BIL
. NEGERI TARIKH AUDIT JURUAUDIT KETAKURAN & KLAUSA PEMERHATIAN & KLAUSA 1 Perlis 8 - 9 Jun 2015 Hjh. Nur Aziah bt
Yahaya (K)
En. Mohamad Hafizul bin Hamid
En. Lee Keat Hock
PK(P)- 09
PK(P)- 09
Rekod Program Latihan Tahunan disediakan lewat untuk tahun 2014 & 2015.
WP/PHN perlu memastikan perancangan mengikut Manual Kualiti Fail Rekod
Latihan / Kursus tidak
diselenggara di dalam senarai DIRK.
BIL. NEGERI TARIKH AUDIT JURUAUDIT KETAKAKURAN & KLAUSA PEMERHATIAN & KLAUSA 2 Kedah 20 – 21 April
2015 Zamzamzurina binti Zainun (K)
Muhammad Yuzairee b. Mohd.
Yusuf
Azmi b. Hashim
4.2.3
4.2.3
Daftar pemegang Salinan Terkawal BSAH MK m/s v:vi perlu
ditandatangani dan diletak cop tarikh terima dan tarikh edaran oleh Wakil Pengurusan negeri Kedah
Ruj. Surat (33) Dlm jps.K(Hd)3 Jld 3 bertarikh 31 Dec 2014. Borang
Perancangan Stesen Hidrologi BSAH DK BPSH
-perlu guna borang baru berkuatkuasa 15/3/2013
-Merujuk fail En.
Mohd Nasrun b.
Mat Akhir. Dokumen ISO 9001:2008
Arahan Kerja &
Prosedur Kualiti
BIL. NEGERI TARIKH AUDIT JURUAUDIT KETAKAKURAN & KLAUSA PEMERHATIAN & KLAUSA 2 Kedah 20 – 21 April
2015 Zamzamzurina binti Zainun (K)
Muhammad Yuzairee b. Mohd.
Yusuf
Azmi b. Hashim
Lawatan tapak stesen hujan Kg Jelutong (6005044) -Papan tanda stesen sudah uzur, tulisan kurang jelas
-Perlu diperbaiki atau diganti baru
BIL. NEGERI TARIKH AUDIT JURUAUDIT KETAKAKURAN & KLAUSA PEMERHATIAN & KLAUSA 3 Pulau
Pinang
19 - 20 Mei 2015
Nur Aziah bt.
Yahaya (K)
Muhammad Yuzairee b. Mohd.
Yusuf
Saifulazwan bin Mohamad Isa
4.2.3 (a) PK(P)-
02
8.2.4 PK(P)-
03
Didapati dokumen salinan terkawal bil.13/22 tidak ditandatangani oleh Ketua Wakil
Pengurusan dan Pengurusan Atasan Tiada bukti alat telelogger ibu bekalan Sg Kulim ditentukan. Stiker sah sehingga 11.12.2011
4.2.2
4.2.4 PK(O)-
02
8.5.2 PK(P)-
05
4.2.3 4.2.4 PK(P)-
07
Carta organisasi Unit Hidrologi JPS Pulau pinang masih tidak bertukar mengikut jawatan semasa Penggunaan borang LKBMT PSN(2) dan borang Sukatan Kadar Alir Sungai No. Keluaran 4 sedangkan yang terkini keluaran 5 bertarikh 15.3.2013
Borang BTPP yang dikemukakan oleh PHN ke BSAH tiada
maklumbalas dari pihak BSAH ke PHN
Pengesanan faik agak sukar didapati. Kerap berlakunya kandungan di bil. Tidak sewajarnya
BIL. NEGERI TARIKH AUDIT JURUAUDIT KETAKAKURAN & KLAUSA PEMERHATIAN & KLAUSA 4 W. P.
Kuala Lumpur
11 - 12 Jun 2015
Khairunisah binti Husain (K)
Tajol Ariffin bin Baharom
4.2.3 PK(O)-
03
Didapati borang yang digunakan bagi
pengambilan data kualiti air secara “insitu”
tidak sama seperti yang terdapat didalam prosedur ini, iaitu borang BSAH-PK-1KA
PK(O) -03
MK 4.2.3
MK 7.6 PK(P)-04
Tarikh tentukuran tidak dimasukkan di dalam borang Penyelenggaraan Jangkarus (TKUP1) bertarikh 30.4.2015 Manual Kualiti tidak dikemaskini. Rekod pindaan tidak ditandatangani
Peralatan yang sediada tiada rekod Daftar Harta Modal untuk rujukan
BIL. NEGERI TARIKH AUDIT JURUAUDIT KETAKAKURAN & KLAUSA PEMERHATIAN & KLAUSA 5 Negeri
Sembilan
22 - 23 April 2015
Buslima b. Che We
Mohamad @ Hizam b. Mohd. Hashim
Sapuar bt. Abd.
Rahman
4.2.3 PK(P)-
02
4.2.4 PK(P)-
09 4.2.4 PK(O)-
04
7.5.3
Terdapat perubahan pegawai atasan dan pihak pengurusan BSAH, JPS Ampang. Pada prosedur Kawalan Dokumen tiada kemaskini dibuat
Surat yang diterima daripada BSAH JPS Ampang tiada bil surat, tarikh dan tandatangan Laporan Banjir perlu dihantar melalui email..
Dari penerangan dan dapatan audit, laporan dihantar melalui
‘whatsapp’
Semasa lawatan tapak di stesen rentangan kabel Sg Linggi@ Kg Mantau, terdapat peralatan tidak dilabel di dalam bilik kawalan stesen
BIL. NEGERI TARIKH AUDIT JURUAUDIT KETAKAKURAN & KLAUSA PEMERHATIAN & KLAUSA 5 Negeri
Sembilan
22 - 23 April 2015
Buslima b. Che We
Mohamad @ Hizam b. Mohd. Hashim
Sapuar bt. Abd.
Rahman
8.1 (a) PK(O)-
03
7.5.3 PK(O)-
03
Bacaan tolok aras air telah diisi penuh. Pemeriksaan mendapati aras minima &
maksima tidak ditulis dan tidak ditandatangani oleh penyemak
Pada fail data 201/3/6 tertulis Data Hujan &
stesen hujan tetapi didapati penyata aras air juga dimasukkan ke dalam fail tersebut
BIL. NEGERI TARIKH AUDIT JURUAUDIT KETAKAKURAN & KLAUSA PEMERHATIAN & KLAUSA 6 Terenggan
u
13 – 14 Mei 2015
Maizatul Aqma binti Abd. Rani (K)
Widyawati binti Mohd Robi
4.2.4 MK
Didapati bahawa tiada bukti Daftar Pemegang Salinan
Terkawal diedar kepada Wakil Pengurusan Negeri Terengganu
BIL. NEGERI TARIKH
AUDIT JURUAUDIT KETAKAKURAN & KLAUSA PEMERHATIAN & KLAUSA 7 Kelantan 10 – 11 Jun
2015
Mohamed@Hizam bin Mohd Hashim (K)
Abdul Halim bin Zahari
Widyawati binti Mohd Robi
6.3
5.4.1
PK(O)- 03
AK(O) -01
Dicadangkan agar pihak pengurusan BSAH JPS Kelantan mempamerkan Objektif Kualiti BSAH dan juga pencapaian BSAH JPS Kelantan
Dicadangkan agar pencapaian objektif kualiti dibuat dalam bentuk jadual agar mudah disemak Pengemukaan Data Hidrologi ke BSAH secara online. Tiada bukti email penghantaran dibuat Didapati banyak
peralatan yang digunakan adalah peralatan baharu dan tiada dalam Arahan Kerja
BIL. NEGERI TARIKH AUDIT JURUAUDIT KETAKURAN & KLAUSA PEMERHATIAN & KLAUSA 8 IP BSAH 10–11 Sept
2014
Hashim b. Harun
(K)Normala binti Hashim
7.1 (b) PK(P)-
03
Lawatan tapak BSAH ibu pejabat ke stesen hidrologi JPS Pahang, laporan yang disediakan tidak mengikut
prosedur dan tiada borang standart digunakan.
Laporan
dihantar ke JPS Pahang melebihi 14 hari
4.2.3(c) AK
4.0
Dokumen Arahan Kerja perlu ada muka surat yang
bertandatangan.
Muka surat Rekod Pindaan juga perlu diadakan
kemungkinan ada perubahan dalam Arahan Kerja
Sistem pengurusan fail tidak kemas.
Perlu ada sistem yang khusus dan teratur terutamanya
melibatkan Unit Pentadbiran dan Unit Teknikal
BIL. NEGERI TARIKH AUDIT JURUAUDIT KETAKURAN & KLAUSA PEMERHATIAN & KLAUSA 8 IP BSAH 10–11 Sept
2014
Hashim b. Harun
(K)Normala binti Hashim
5.3(d) MK
Penyediaan Laporan Pemantauan Kemarau setiap 2 minggu pada musim
kemarau. Tidak dijelaskan
tempoh “musim kemarau”
terbabit secara tepat. Arahan di dalam Manual Kualiti perlu dikemaskini.
