MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN 2016
PENEMUAN AUDIT
Disediakan oleh :
Unit Pengurusan Maklumat
Bahagian Pengurusan Sumber Air dan Hidrologi Jabatan Pengairan dan Saliran
Malaysia.
KANDUNGAN
Menjalankan Verifikasi ke atas Perkhidmatan Pembekalan Data Hidrologi supaya ianya dilaksanakan secara berkesan dan mematuhi Sistem Kualiti MS ISO 9001 : 2008.
OBJEKTIF
Pengauditan ini dijalankan ke atas Bahagian Pengurusan Sumber Air dan Hidrologi Ibu Pejabat dan Unit Hidrologi jabatan Pengairan dan Saliran Negeri untuk memeriksa sistem kualiti yang dilaksanakan mengikut jadual yang ditetapkan.
SKOP
PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN 2016
Bil. Negeri Tarikh Audit Keputusan Audit Laporan
Dihantar
1 Perlis Belum dilaksanakan Belum diterima -
2 Kedah 24 - 25 Mei 2016 2 NCR, 7 OFI 16 Jun 2016
3 P. Pinang 17 - 18 Mei 2016 2 NCR, 5 OFI 8 Jun 2016
4 Perak 13 - 14 Oktober 2016 3 NCR, 9 OFI 25 Oktober 2016
5 Selangor 18 - 19 April 2016 0 NCR, 1 OFI 25 April 2016
6 W. P. Kuala Lumpur Belum dilaksanakan Belum diterima -
7 N. Sembilan 4- 5 Ogos 2016 0 NCR, 6 OFI 8 Ogos 2016
8 Melaka 2 - 3 Jun 2016 0 NCR, 0 OFI -
9 Johor 14 - 15 September 2016 1 NCR, 4 OFI 25 Oktober 2016
10 Kelantan 24 - 25 Julai 2016 3 NCR, 7 OFI 17 Ogos 2016
11 Terengganu 15 - 16 Mei 2016 0 NCR, 1 OFI 24 Mei 2016
12 Pahang 31 Mei - 1 Jun 2016 0 NCR, 3 OFI 9 Jun 2016
13 Ibu Pejabat BPSAH 31 Mei - 1 Jun 2016 2 NCR, 1 OFI 15 Jun 2016
LAPORAN KETAKAKURAN (NCR) DAN PELUANG PENAMBAHBAIKAN (OFI)
BIL. NEGERI JURUAUDIT KETAKAKURAN & KLAUSA PEMERHATIAN & KLAUSA 1 Kedah 1. Hjh. Nur Aziah bt.
Yahaya (K)
2. Muhammad Yuzairee b. Mohd. Yusof
3. Mohd. Shafeez b.
Shahrir PK (P)
- 05
1. Peralatan lama yang tamat tempoh kalibrasi masih digunapakai.
2. Tiada bukti
penghantaran Borang BTPP (2) dan
penggunaan borang lama (Keluaran 5).
PK (P) - 03
PK (P) - 05
PK (P) - 04 PK (P)
- 07
1. Stesen 6106034 Naka - Mini logger rosak.
2. Stesen 6105037 Gajah Mati - Papan tanda stesen uzur.
3. Tiada bukti laporan berkomputer (Sukat Luah) disimpan secara
“hard copy”.
4. Terdapat borang BNPD yang tidak
ditandatangani.
5. Tiada bukti laporan berkomputer (Kemarau) disimpan secara “hard copy”.
6. Tiada borang pembaikan (BrP) disediakan.
7. Susunan borang pembaikan alat tidak mengikut turutan tarikh.
LAPORAN KETAKAKURAN (NCR) DAN PELUANG PENAMBAHBAIKAN (OFI)
BIL. NEGERI JURUAUDIT KETAKAKURAN & KLAUSA PEMERHATIAN & KLAUSA 2 P. Pinang 1. Hjh. Nur Aziah bt.
Yahaya (K)
2. Muhammad Yuzairee b. Mohd. Yusof
3. Mariani bt. Abdullah
4.2.4
8.2.3
Tiada bukti borang BTPP (2) direkodkan untuk stesen 5505412 Sg. Muda
@ Ldg. Victoria.
i.Terdapat objek (Panel Board) di stesen yang menghalang dedahan 2H.
ii.Borang LSCH tidak diisi dengan sempurna.
PK (P) - 03
PK (P) - 10
PK (O) - 03 PK (P)
- 05
Surat dan salinan yang dialamatkan ke BPSAH JPS tidak diselaras nama Unit penerima.
Tiada bukti penerimaan laporan analisis
penerimaan dan prestasi data.
Laporan dihantar lewat ke BPSAH JPS.
Borang BTPP tidak diisi sempurna.
Terdapat pelekat kalibrasi yang telah pudar
tulisannya.
LAPORAN KETAKAKURAN (NCR) DAN PELUANG PENAMBAHBAIKAN (OFI)
BIL. NEGERI JURUAUDIT KETAKAKURAN & KLAUSA PEMERHATIAN & KLAUSA 3 Perak 1. Zamzamzurina bt.
Zainun
2. Saifulazwan b.
Mohamad Isa
3. Ahmad Asri b. Ahmad Suhaimi
PK (P) - 03
PK (P) - 03
Penggunaan borang pemeriksaan yang kurang tepat.
Tiada salinan Arahan Kerja untuk
penyelenggaraan alat.
PK (O) - 03
PK (O) - 03 PK (O) PK (O) - 03
- 03 PK (O)
- 03 PK (O)
- 03
PK (O) - 03 PK (O)
- 03
Tempoh masa
penghantaran data secara manual melebihi objektif ditetapkan.
Borang penghantaran data tidak diisi tarikh
penghantaran (on-line).
Kertas minit di dalam fail- fail perlu dikemaskini.
Pintu pagar stesen tidak berkunci.
Salinan inden kerja tiada tarikh.
Pemahaman berkenaan Sistem Kualiti perlu
ditingkatkan kepada semua peringkat kakitangan.
Terdapat kesilapan ejaan berulang dalam laporan bulanan data hujan Terdapat salinan laporan bulanan tidak direkod.
LAPORAN KETAKAKURAN (NCR) DAN PELUANG PENAMBAHBAIKAN (OFI)
BIL. NEGERI JURUAUDIT KETAKAKURAN & KLAUSA PEMERHATIAN & KLAUSA 4 Selangor 1. Hasim b. Harun (K)
2. Fitrawati bt. Zakaria - Tiada - PK (P)
(8.4)- 10
Tiada analisa dijalankan terhadap peratusan data setiap stesen dan tempoh masa penghantaran ke BPSAH JPS.
LAPORAN KETAKAKURAN (NCR) DAN PELUANG PENAMBAHBAIKAN (OFI)
BIL. NEGERI JURUAUDIT KETAKAKURAN & KLAUSA PEMERHATIAN & KLAUSA 5 N. Sembilan 1. Buslima b. Che We (K)
2. Abdul Halim. Zahari 3. Sapuar bt. Abdul
Rahman.
- Tiada - 4.2.3
4.2.4 4.2.4 4.2.4
4.2.4
7.5.2
Keperluan penyediaan Laporan Analisa Data tidak selaras dengan Objektif Kualiti (92.0% berbanding 95.0%).
Fail KSP tidak dikemaskini.
Borang Laporan Kewangan Bulanan Mengurus tidak disemak dan ditandatangani.
i.Tiada bukti data hidrologi yang telah dipungut disemak.
ii.Tiada bukti Buku
Penyerahan Data Hidrologi disediakan.
i. Perbincangan untuk JK Lantikan JPSNS tidak direkod.
ii.Borang Penolakan Kursus tidak diisi sempurna.
Tiada papan tanda dan lampu jalan di stesen (Sg. Linggi @ Sua Betong).
Borang ISO Keluaran 6 tidak digunapakai.
LAPORAN KETAKAKURAN (NCR) DAN PELUANG PENAMBAHBAIKAN (OFI)
BIL. NEGERI JURUAUDIT KETAKAKURAN & KLAUSA PEMERHATIAN & KLAUSA
6 Melaka - Tiada - - Tiada -
LAPORAN KETAKAKURAN (NCR) DAN PELUANG PENAMBAHBAIKAN (OFI)
BIL. NEGERI JURUAUDIT KETAKAKURAN & KLAUSA PEMERHATIAN & KLAUSA 7 Johor 1. Zuriyati bt. Yusof
2. Sapuar bt. Abd.
Rahman
3. Nor Jama’atunisyah bt. Noh
4.2.4 Kesilapan merekod dan melapor dalam Laporan Kewangan Bulanan (Nov
& Dis 2015)
PK (P) - 03 4.2.4
4.2.4
4.2.3
Tiada bukti borang BrP diisi untuk melapor kerosakan alat.
Tiada bukti tindakan diambil supaya JPS Daerah- daerah menghantar laporan yang perlu diambil
tindakan.
i.Susunan rekod bercampur antara tahun 2014 dan 2015 di dalam fail BrP.
ii.Penggunaan borang Keluaran lama.
Penggunaan borang LPSCH dan LPSAAS Keluaran lama.
LAPORAN KETAKAKURAN (NCR) DAN PELUANG PENAMBAHBAIKAN (OFI)
BIL. NEGERI JURUAUDIT KETAKAKURAN & KLAUSA PEMERHATIAN & KLAUSA 8 Pahang 1. Ahmad Zaki b. Ali (K)
2. Fitrawati bt. Zakaria 3. Mohd. Shahidan b.
Abdullah
- Tiada -
4.2.3
4.2.3
Kawasan stesen yang terletak dalam kawasan sekolah tidak dapat dimasuki kerana pagar berkunci.
Keperluan penyediaan Laporan Analisa Data tidak selaras dengan Objektif Kualiti (92.0% berbanding 95.0%).
Direktori fail ditutup tidak disusun kemas.
LAPORAN KETAKAKURAN (NCR) DAN PELUANG PENAMBAHBAIKAN (OFI)
BIL. NEGERI JURUAUDIT KETAKAKURAN & KLAUSA PEMERHATIAN & KLAUSA 9 Terengganu 1. Wan Mokhtar b. Wan
Abdullah (K) 2. Hanapi b. Ibrahim 3. Mohamad Zaki b.
Wahab
- Tiada - 7.5.2 i. Tiada pemantauan dijalankan terhadap prestasi data setiap stesen.
LAPORAN KETAKAKURAN (NCR) DAN PELUANG PENAMBAHBAIKAN (OFI)
BIL. NEGERI JURUAUDIT KETAKAKURAN & KLAUSA PEMERHATIAN & KLAUSA 10 Kelantan 1. Kamarudin b. Salleh
2. Mohd. Idrus b. Amir(K) 3. Mohd. Hafizul b.
Hamid
5.4.1
5.5.2
8.2.2
Borang BTPP bagi tidak diisi lengkap bagi stesen dengan prestasi data kurang 95.0%
Tiada bukti Wakil Pengurusan (WP) telah dilantik oleh BPSAH JPS.
Objektif Kualiti tidak dipamerkan (Teguran dalam Audit Kualiti Dalaman 2015).
5.3 5.5.3
8.2.3
6.2 6.3
7.6
Penyampaian Objektif Kualiti perlu ditambahbaik.
Mesyuarat-mesyuarat di peringkat JPS Negeri tidak dilaksanakan.
Keadaan stesen Sg. Golok
@ Pasir Mas tidak diurus dengan sempurna.
Mesyuarat Latihan dan rekodnya tidak dibuat.
Keadaan stesen Sg. Golok
@ Rantau Panjangtidak diurus dengan sempurna.
Proses verifikasi alat yang tamat tempoh kalibrasi tidak dijalankan.
LAPORAN KETAKAKURAN (NCR) DAN PELUANG PENAMBAHBAIKAN (OFI)
BIL. NEGERI JURUAUDIT KETAKAKURAN & KLAUSA PEMERHATIAN & KLAUSA 11 UPM BPSAH 1. Hasim b. Harun (K)
2. Mohamed @ Hizam b.
Mohd. Hashim 3. Siti Salwa bt. Ramli
5.4.1
5.4.1
Objektif penyediaan Laporan Banjir Semasa tidak dicapai (dalam tempoh 24 jam selepas kejadian banjir).
Terdapat beberapa negeri tidak mencapai prestasi data yang disasarkan pada tahun 2015.
MK Tiada bukti surat lantikan Ketua Wakil Pengurusan (KWP) yang baru
dikeluarkan.
