MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MKSP)
BIL .1/2018
Unit Pengurusan Maklumat Bahagian Pengurusan Sumber Air dan Hidrologi
LAPORAN AUDIT KUALITI DALAMAN
JANUARI – JUN 2018
LAPORAN AUDIT KUALITI DALAMAN
JANUARI – JUN 2018
Menjalankan Audit Kualiti Dalaman ke atas Perkhidmatan Pengurusan Data Hidrologi untuk Rangkaian Hidrologi Nasional di JPS Malaysia supaya ianya dilaksanakan secara berkesan dan
mematuhi Sistem Kualiti MS ISO 9001 : 2015.
STATUS
PELAKSANAAN AUDIT KUALITI
DALAMAN
JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
PERATUSAN STATUS PELAKSANAAN AUDIT KUALITI DALAMAN BAGI TAHUN 2018
Bil. Negeri Status
1 Ibu Pejabat BPSAH SELESAI
2 Perlis -
3 Kedah SELESAI
4 P. Pinang SELESAI
5 Perak SELESAI
6 Selangor SELESAI
7 W. P. Kuala Lumpur -
8 N. Sembilan SELESAI
9 Melaka -
10 Johor -
11 Kelantan Hujung
Ogos
12 Terengganu Hujung
Ogos
13 Pahang Hujung
Ogos
JADUAL PENEMUAN AUDIT KUALITI DALAMAN BAGI TAHUN 2018
Bil. Negeri Keputusan Audit Penghantaran Laporan 1 Ibu Pejabat BPSAH 0 NCR, 13 OFI 13 Julai 2018
2 Perlis - -
3 Kedah 1 NCR, 8 OFI -
4 Pulau Pinang 2 NCR, 1 OFI -
5 Perak 0 NCR, 6 OFI 26 Julai 2018
6 Selangor 0 NCR, 3 OFI -
7 W. P. Kuala Lumpur - -
8 Negeri Sembilan 2 NCR, 4 OFI -
9 Melaka - -
10 Johor - -
11 Kelantan - -
12 Terengganu - -
13 Pahang - -
JUMLAH NCR + OFI 40 KES
PERATUSAN PENEMUAN AUDIT KUALITI DALAMAN (NCR&OFI) MENGIKUT KATEGORI BAGI TAHUN 2018
JUMLAH BILANGAN NCR + OFI SEHINGGA JUN 2018 = 40 Kes
LAPORAN TERPERINCI
PENEMUAN
AUDIT KUALITI DALAMAN
JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA
BIL. NEGERI JURUAUDIT KETAKAKURAN &
KLAUSA PEMERHATIAN & KLAUSA 1 Ibu Pejabat 1. Mohamed@Hizam
Bin Mohamed Hashim 2. Pn. Nor Hashifa Binti (K)
Ahmad
3. Pn. Nur wahidah Bt Hj. Abdul Rahman
- Tiada - PK(P)- 01 9.1.2 9.1.3
6.2
7.5.2
7.5.2
Peratusan pembekalan data dalam tempoh masa 7 hari bekerja tidak mencapai 100% kerana terdapat permohonan data yang terlalu banyak.
Kurang promosi MS ISO 9001:2015 di perkarangan Ibu Pejabat
Laporan analisis dan kenalpasti maklumbalas pelanggan perlu di masukkan di dalam fail yang berkaitan.
Laporan minit mesyuarat perlu menyatakan rujukan lampiran
BIL. NEGERI JURUAUDIT KETAKAKURAN &
KLAUSA PEMERHATIAN & KLAUSA
1 Ibu Pejabat
Sambungan PK(0)-08
7.5.3.2
PK(0)-08 7.5.2
PK(0)-08 9.1.3
PK(0)-09 7.5.3.1
PK(0)-05 7.5.3 PK(0)-06
7.5.3
Perlu wujudkan “Disclaimer” kepada pelanggan dengan menyatakan
“Data ini dicetak oleh komputer dan tandatangan tidak diperlukan”
Auditor mencadangkan wujudkan buku penerimaan data dari
pelanggan.
Tiada resit sementara dikeluarkan bagi pelanggan setelah pelanggan membuat pembayaran pembelian data.
Wujudkan fail yang mengumpulkan semua borang-borang rekod kualiti bagi memudahkan pencarian.
Kawalan terhadap rekod kualiti perlu penambahbaikan.
Sistem pengurusan fail perlu penambahbaikan dan perlu kajian semula
BIL. NEGERI JURUAUDIT KETAKAKURAN &
KLAUSA PEMERHATIAN & KLAUSA
1 Ibu Pejabat
Sambungan PK(0)-06
7.4 PK(P)-09
7.2
PK(P)-09 7.2
Aspek sokongan dalam komunikasi perlu diperkasakan lagi.
Skop prosedur latihan perlu di semak semula selaras dengan objektif kualiti.
Perlu meningkatkan pendedahan pelaksanaan MS ISO 9001:2015 kepada semua kakitangan BPSAH.
BIL. NEGERI JURUAUDIT KETAKAKURAN & KLAUSA PEMERHATIAN & KLAUSA
2 Perak 1. Mohamed@Hizam
Bin Mohamed Hashim (K)
2. Khairul Anuar Bin Ahmad Rosli
3. Mohd Fadhli Bin Alias
- Tiada - 4.1 & 4.2
6.1
7.5.3
8.7
9.3.2
9.3.2
Kurang kesedaran terhadap pelaksanaan MS ISO
9001:2015
JPS Perak belum lagi membuat kawalan terhadap risiko.
Kawalan rekod dan dokumen perlu ditambahbaik
Tidak menggunakan borang sukatan kadar alir sungai seperti di dalam prosedur Kesilapan menggunakan borang rekod kualiti keluaran lama
Tiada tarikh direkodkan bagi penghantaran data ke ibu pejabat
BIL. NEGERI JURUAUDIT KETAKAKURAN & KLAUSA PEMERHATIAN & KLAUSA 3 Selangor 1. Mohamed@Hizam
Bin Mohamed Hashim (K)
2. Pn. Nor Hashifa Binti Ahmad
3. Pn. Faridatul Azna Bt Abdul Halim
- Tiada - PK(P) – 7.1.303
10.2
7.5
PK(O)- 04 PK(O)-
03 PK(O)-
03
Auditor mengesyorkan pihak Ibu Pejabat mengemukakan jadual penyelenggaraan server secara berkala
Borang Tindakan Pembetulan tidak direkodkan bagi kerosakan alat.
Auditor mencadangkan kolum tanggungjawab di dalam prosedur diletakkan sekali tanggunjawab “Ibu Pejabat” atau “ JPS Negeri”
Borang DRGRF tidak digunakan.
Tiada sticker tarikh kalibrasi pada peralatan.
Tiada pelaporan terhadap masalah data di stesen 3415001
BIL. NEGERI JURUAUDIT KETAKAKURAN & KLAUSA PEMERHATIAN & KLAUSA 4 Kedah 1. Pn. Zuriyati Yusof (K)
2. Muhammad Yuzairee Yusof
3. Noor Surayah Bt Yaakop
8.4 Minor
-Kawalan terhadap proses, prosedur dan perkhidmatan seliaan luar
-Semakan Audit mendapati surat daripada BPSAH bertarikh 11/1/2018 menyatakan supaya operasi kerja-kerja sukat luah ditanguhkan dan pejabat negeri perlu membantu perunding yang dilantik dalam urusan berkenaan.
Namun tiada bukti
prosedur memungut data mentah hidrologi oleh perkhidmatan sediaan luar diwujudkan seperti kehendak standard.
6.2.1
PK(P) -03 7.1.3 PK(P) -07 7.5.2 PK(P) -09 7.1.6 PK(P) -09 7.5.2
Staf kurang kesedaran terhadap objektif kualiti seperti dinyatakan di dalam manual kualiti.
Terdapat kerosakan pagar bagi Stesen
5704055.Dikhuatiri berlaku pencerobohan.
Terdapat percanggahan arahan kerja di dalam prosedur
Terdapat pegawai yang masih belum menghadiri kursus ISO 9001:2015.
Borang penilaian kursus
tidak diisi dengan format
yang betul
BIL. NEGERI JURUAUDIT KETAKAKURAN & KLAUSA PEMERHATIAN & KLAUSA
4 Kedah
Sambungan
PK(O)
-04 8.5.1 PK(O)
-04 8.5.1 PK(P) -02
Data hujan bagi bulan Mei 2018 tidak
dimasukkan tarikh penghantaran on-line.
Rekod borang penyata sejatan bulan tidak diisi dengan sempurna.
Dokumen prosedur keluaran 6 tidak
dilupuskan sepertimana
arahan pihak Ibu Pejabat
BIL. NEGERI JURUAUDIT KETAKAKURAN & KLAUSA PEMERHATIAN & KLAUSA 5 Penang 1. Buslima Bin Che We
(K)
2. Muhammad Yuzairee Yusof
3. Noor Surayah Bt Yaakop
7.5.2
8.3.5
Minor NCR
Penggunaan borang rekod kualiti lama (keluaran 6) dan bukan seperti keluaran terkini yang berkuatkuasa (keluaran 7)
Minor NCR
Tiada laporan kewangan bagi bulan Mac hingga April 2018
Borang Kewangan
LKBMJPSN (2) bagi bulan Mei dan Jun 2018 tidak diisi dengan lengkap
PK(O) -03 8.7.1
Tiada rekod dalam buku catatan bagi
penghantaran data ke Ibu
Pejabat.
