SPU2 REPOSITORI INSTITUSI: KE ARAH PENCAPAIAN WEBOMETRICS

(1)

Seminar PRAGMATIS USIM 2.0 SPU2

REPOSITORI INSTITUSI: KE ARAH PENCAPAIAN WEBOMETRICS¹

Mohd Helmi Masor @ Mansor Pustakawan Kanan

Jabatan Perpustakaan Universiti Sains Islam Malaysia,

Bandar Baru Nilai, 71800 Nilai, Negeri Sembilan.

Emel: [email protected] Tel: 06-798 6205

ABSTRAK

Repositori institusi (IR) adalah merupakan platform komunikasi ilmiah yang baharu di dalam menyediakan dan menyebarkan sumber-sumber maklumat digital sesebuah universiti dan institusi akademik. Peranan ini diambil oleh perpustakaan akademik di dalam membangunkan platform dan menguruskan hal-hal berkaitan perolehan bahan-bahan dan penyebaran maklumat berasaskan konsep akses terbuka. Bagi kebanyakkan perpustakaan akademik di Malaysia telah mengaplikasikan perisian sumber terbuka sebagai medium perkongsian maklumat institusi dan pengetahuan di kalangan warga komuniti dan dunia luar. Pada masa kini, repositori institusi telah bertindak sebagai platform bagi akses terbuka kepada output penyelidikan sesebuah institusi pengajian tinggi.

Malangnya, berdasarkan kajian literatur terdapat beberapa faktor yang telah merencatkannya berfungsi seperti mana konsep akses terbuka. Kertas kajian ini adalah bertujuan untuk membincangkan faktor-faktor kejayaan di dalam pengurusan repositori institusi. Berdasarkan pemahaman kepada faktor-faktor kejayaan ini, ia membantu pengurusan perpustakaan di dalam merencanakan strategi pengurusan repositori institusi ke arah ranking of web repositories universiti di Malaysia..

Kata kunci: Repositori Institusi, Akses Terbuka, Sumber Terbuka, Faktor Kejayaan

1Kertas kerja ini dibentangkan dalam Seminar PRAGMATIS USIM 2.0, anjuran PRAGMATIS USIM, Bandar Baru Nilai, MALAYSIA:14 & 15 Mac 2017.

(2)

PENGENALAN

Perkembangan teknologi maklumat yang pesat membangun telah membuat perubahan yang besar terutamanya di dalam perkembangan perpustakaan. Perpustakaan yang selama ini disifatkan sebagai tempat menyimpan dan menyediakan koleksi bahan-bahan rujukan dalam bentuk bercetak telah beralih kepada perpustakaan hibrid di mana koleksinya terdiri daripada gabungan bahan bercetak dan digital. Dengan kemajuan Internet, pengurusan dan perkhidmatan maklumat perpustakaan semakin berkembang terutamanya di dalam pengurusan sumber rujukan maklumat dengan mengaplikasikan teknologi penyimpanan secara atas talian atau lebih dikenali dengan Repositori Institusi.

Repositori institusi atau lebih dikenali dengan IR merupakan platform yang berperanan untuk mengumpul dan menguruskan bahan-bahan berbentuk digital yang dihasilkan oleh sesebuah universiti ataupun institusi pendidikan. Di dalam era teknologi yang serba moden ini, definasi repositori institusi mungkin berbeza-beza di antara seseorang dengan yang lain (Allard et al. 2005).

Secara asasnya, repositori institusi merupakan satu sistem yang berfungsi untuk memperolehi, menyebarkan dan menjaga harta intelek bagi sesebuah universiti untuk menyokong keperluan pengajaran, pembelajaran dan penyelidikan. Ia selari dengan pandangan Lynch (2003), repositori institusi universiti didefinasikan sebagai satu koleksi perkhidmatan yang disediakan bagi keperluan pengurusan institusi dan ia menjadi medium bagi penyebaran bahan maklumat digital yang dihasilkan. Antara koleksi-kolesi yang terdapat di dalam sistem repositori institusi ialah tesis, disertasi, laporan penyelidikan, kertas konferan , artikel jurnal dan majalah, video, ucapan, kertas peperiksaan, buku penerbitan universiti, laporan tahunan, keratan akhbar dan sebagainya.

Dengan adanya capaian kepada perisian sumber terbuka seperti ePrint, Dspace, Fedora, WEKO, Greenstone dan sebagainya, idea untuk membangunkan repositori institusi yang berkonsepkan akses terbuka telah tercetus di kalangan perpustakaan akademik universiti-universiti awam Malaysia.

Perpustakaan akademik telah mengambil inisiatif bagi meningkatkan kebolehlihatan (visibility) dan sitasi kepada hasil-hasil penyelidikan universiti dengan memberi capaian akses penuh kepada bahan- bahan yang dimuatkan seperti mana yang digariskan di dalam polisi repositori institusi.

Di Malaysia, keseluruhan perpustakaan akademik universiti awam telah membangunkan sistem repositori institusi. Dengan adanya repositori institusi, ia mampu untuk meningkatkan lagi tahap kebolehlihatan bahan yang dimuat naik serta menarik minat warga akademik di dalam penghasilan produk penyelidikan (Abrizah, 2010). Pembangunan perkhidmatan repositori institusi adalah selari dengan perkembangan akses terbuka di Malaysia, dimana ia membantu meningkatkan lagi nilai hasil penyelidikan untuk diakses secara terbuka. Dengan perkembangan ini, ia mampu menggalakkan ahli akademik yang lain untuk mendeposit bahan peyelidikan yang dihasilkan ke dalam sistem repositori ini terutamanya bagi meningkatkan tahap kesediaan bahan diakses tanpa had di peringkat global serta membantu meningkatkan kadar kebolehlihatan kepada bahan penerbitan yang dihasilkan (Abrizah et al., 2007). Selain itu juga ia mampu meningkatkan peluang untuk bahan disitasi dan juga membuka ruang penerbitan penyelidikan secara berkolaborasi (Zainab, 2010).

(3)

Dengan konsep repositori institusi yang berasaskan akses terbuka ini telah membuatkan penjimatan dari segi kos perolehan sumber maklumat oleh pengurusan perpustakaan terutamanya langganan pangkalan data. Selain pada itu, ia juga berpotensi memberi manfaat yang besar kepada para penulis dengan membantu mempromosi secara meluas kerja-kerja penyelidikan yang telah dihasilkan.

Walaupun bentuk masa depan komunikasi ilmiah dalam repositori institusi ini masih tidak jelas berikutan kekurangan sumbangan bahan ilmiah oleh pihak berkepentingan (Abrizah 2010), apa yang jelas ialah perpustakaan dan pengurus maklumat telah mengambil peranan yang besar untuk dimainkan (Revell dan Dorner 2009) di dalam pembangunan kandungan bahan repositori dan penyimpanan bahan secara tas talian. Pembangunan repositori institusi ini telah membawa kepada peranan pustakawan dan perpustakaan yang signifikan di dalam komunikasi ilmiah pada masa kini.

KEDUDUKAN WEBOMETRICS

Webometrics Ranking of World Universities adalah merupakan satu inisiatif daripada Lab Cybermetrics, iaitu satu kumpulan penyelidik di bawah Consejo Superior de Investigaciones Científicas (CSIC) yang merupakan badan penyelidikan awam yang terbesar di Sepanyol.

Matlamat utama penilaian laman repositori ini adalah bertujuan untuk menyokong inisiatif akses terbuka dan akses secara percuma kepada bahan penerbitan saintifik yang dihasilkan di dalam bentuk elektronik. Platform ini dijadikan sebagai petunjuk prestasi pengukuran kebolehlihatan sesuatu bahan penyelidikan dan implikasinya di peringkat global. Penilaian repositori ini terbahagi kepada dua jenis kategori penilaian iaitu berkaitan dengan laman web universiti (web of universities) dan juga laman web repositori institusi (web of repositories). Kajian ini hanya menfokuskan kepada penilaian prestasi web of repositories yang berasaskan platform repositori institusi atau pun lebih dikenali dengan IR.

Kriteria untuk penilaian laman web repositori ini adalah sangat mudah. Sesebuah repositori itu harus mempunyai alamat web atau sub alamat web yang melambangkan institusi pendidikan dan mempunyai koleksi bahan sekurang-kurangnya mempunyai kertas peer-review dipertimbangkan bagi penilaian ini. Koleksi bagi bahan-bahan seperti bahan arkib, databank, bahan pengajaran dan pembelajaran dikecualikan di dalam penilaian ini. Indikator dan kriteria yang digunapakai bagi tujuan penilaian adalah seperti berikut:

Bil. Perkara Keterangan Kriteria Peratusan

1 Saiz  Menyediakan teks penuh

 Tidak menyediakan rekod bibliografik dan abstrak yang panjang

 Menggunakan Google untuk mengira jumlah muka surat yang diberikan

10%

2 Kebolehlihatan (visibility)

 Menggunakan jumlah hit akses dari pangkalan data Majestic dan ahrefs

50%

(4)

Seminar PRAGMATIS USIM 2.0 SPU2 3 Rich Files

ditukarkan kepada Sosial

 Pauntan di media sosial 2.0 seperti Academia, Bibsonomy, CiteUlike, CrossRef, Datadryad, Facebook, Figshare, Google+, GitHub, Instagram, LinkedIn, Pinterest, Reddit, renren, ResearchGate, Scribd, SlideShare, Tumblr, Twitter, YouTube, VKontakte, Weibo, Wikipedia (semua bahasa), Wikipedia Bahasa Inggeris, Wikia, Wikimedia, YouTube, Zenodo.

10%

4 Bahan Ilmiah (Scholar)

 Dikira berdasarkan jumlah fail yang diindeks oleh Google Scholar

30%

Sumber: http://repositories.webometrics.info/

FAKTOR KEJAYAAN REPOSITORI INSTITUSI

Antara sebab utama pembangunan repositori institusi adalah untuk meningkatkan kadar kebolehlihatan (visibility) dan sitasi kepada hasil penyelidikan sesebuah institusi selari dengan status bahan sebagai akses penuh (full-text). Perpustakaan akademik telah mengambil peranan ini bagi menguruskan produk ilmiah institusi yang dihasilkan terutamanya di dalam bentuk digital. Selain pada itu, perpustakaan juga telah menjadikan repositori institusi ini sebagai platform bagi komunikasi ilmiah dan perkongsian maklumat di kalangan pengguna dalaman dan luaran.

Berdasarkan hasil kajian, hasrat untuk menjadikan repositori institusi sebagai platform mudah akses kepada hasil-hasil penyelidikan universiti, tidak dapat dijayakan dengan sepenuhnya di beberapa universiti dan institusi akademik (Abrizah, Noorhidawati, & Kiran, 2010). Bagi memastikan pengurusan dan perkhidmatan yang releven, bermakna serta digunapakai secara maksimum di kalangan pengguna maya perpustakaan, kajian ini membincangkan faktor-faktor kejayaan yang telah dikenalpasti berdasarkan kajian literatur yang lepas. Kertas kajian ini membincangkan 3 faktor kejayaan sesebuah repositori institusi iaitu perkongsian ilmu, bahan repositori dan akta hak cipta ke arah pencapaian webometrik.

Perkongsian ilmu (Knowledge sharing)

Sikap seseorang untuk berkongsi ilmu merupakan salah satu indikator penentu faktor kejayaan sesebuah repositori institusi. Antara halangan utama bagi perkongsian hasil penyelidikan yang sering kali diutarakan oleh ahli akademik adalah disebabkan keperluan untuk mendeposit bahan secara layan diri di dalam repositori institusi selain permasalahan teknikal prasarana seperti rangkaian jalur lebar yang perlahan, paparan muka yang tidak mesra pengguna, prosedur pendepositan bahan yang mengelirukan dan sebagainya (Abrizah, Hilmi, & Kassim, 2015).

Berdasarkan hasil kajian yang dijalankan, repositori institusi di negara-negara Asia masih dianggap tidak berjaya seperti mana yang disasarkan jika dibandingkan dengan kebaikan dan manfaat yang boleh diperolehi oleh pengguna perpustakaan berdasarkan prinsip-prinsip perkongsian seperti knowledge storing, knowledge distribution, knowledge exposure, knowledge transfer, knowledge exchange dan knowledge collectivism (Abrizah et al., 2015).

(5)

Abrizah, Hilmi dan Kassim (2015) menyatakan antara motivasi utama kepada para penyelidik untuk berkongsi hasil penyelidikan ke dalam repositori adalah berkaitan rapat dengan ganjaran yang bakal diperolehi setanding dengan hasil penyelidikan yang telah dijalankan (Venkatesh et al., 2013) selain daripada meningkatkan pencapaian peribadi seperti H-indeks dan sasaran kerja tahunan.

Bahan repositori

Perolehan bahan repositori, bukan teknologi adalah merupakan faktor halangan terbesar yang dihadapai oleh pustakawan untuk merealisasikan sesebuah repositori institusi (Gibbons, 2004;

Lagzian, Abrizah, & Wee, 2015). Kandungan bahan repositori institusi merupakan elemen yang penting terutamanya di dalam konteks perpustakaan akademik yang menyokong kepada aktiviti pembelajaran dan pengajaran. Hubungan kerjasama yang erat dikalangan para pensyarah, pustakawan dan penyelidik dapat mengurangkan halangan bagi perlaksanaan dan pengurusan repositori institusi ini.

Inisiatif perpustakaan yang dijalankan melalui siri-siri promosi terutamanya untuk meningkatkan dan memantapkan kandungan bahan repositori institusi dilihat tidak mendapat reaksi yang positif daripada pihak fakulti dan kumpulan penyelidik (Foster & Gibbons, 2005). Program-program kesedaran kepada kepentingan kandungan repositori institusi perlu diambil perhatian yang serius (Jenkins, Breakstone, & Hixson, 2005) oleh para pustakawan kepada ahli-ahli fakulti. Pustakawan yang berkepakaran dalam bidang perlu bekerjasama di dalam kempen kesedaran pembagunan koleksi bahan bagi memastikan kandungan bahan yang diperolehi bersesuaian dengan keperluan dan standard repositori institusi (Dorner & Revell, 2012).

Kebiasaanya kadar deposit yang rendah adalah disebabkan oleh kekurangan yang terdapat pada prosedur kerja dan juga dasar sesebuah polisi institusi repositori selain daripada kekurangan motivasi dan keutamaan yang rendah untuk pensyarah dan penyelidik (Chan, 2009). Sesetengah universiti dan institusi telah melaksanakan sistem depositori penyelidikan secara wajib, seperti mana yang telah dilakukan oleh Hong Kong dan Harvard universiti (Gardner, 2008). Pengemaskinian dasar perolehan bahan repositori institusi adalah penyelesaian yang baik, tetapi pelaksanaan ke seluruh dasar itu adalah merupakan satu lagi cabaran (Xia, 2009; Pickton dan Barwick, 2006).

Akta Hak Cipta

Kekeliruan berkaitan akta hak cipta telah mengundang permasalahan dikalangan penyelidik dan ahli akademik untuk mendeposit hasil penyelidikan kepada repositori institusi (Lagzian, Abrizah, & Wee, 2015). Talam (2015) mengesahkan akta hak cipta merupakan antara cabaran yang perlu dihadapi oleh pustakawan repositori institusi di dalam usaha untuk memantapkan kandungan bahan repositori.

Kebanyakan para penyelidik dan ahli akademik tidak memahami dengan jelas dan keliru dengan limitasi pada akta hak cipta bagi menyumbangkan bahan yang diterbitkan di dalam jurnal berimpak tinggi kepada pihak perpustakaan. Selain pada itu, kebimbangan terhadap isu-isu penciplakan turut mendorong kepada tidak membenarkan perpustakaan memuat naik bahan yang dihasilkan ke dalam sistem repositori institusi (Abrizah et al., 2015). Vassilakaki dan Moniarou-Papaconstantinou (2015) mengesyorkan agar para pustakawan untuk mempelajari dan memahami secara terperinci kandungan

(6)

Seminar PRAGMATIS USIM 2.0 SPU2 akta hak cipta serta mengambil peranan sebagai penasihat akta hak cipta kepada pengguna

perpustakaan terutamanya kepada para penyelidik dan pensyarah yang baharu. Simons dan Richardson (2012) menyatakan bahawa pengurusan hak cipta adalah merupakan satu kemahiran yang asing terutamanya bagi kakitangan repositori dan faktor ini akan melambatkan proses perolehan bahan dan aktiviti menginput di dalam repositori institusi (Crow, 2002).

KELEBIHAN REPOSITORI INSTITUSI

Berdasarkan kajian literatur dan juga pandangan peribadi penyelidik, terdapat 2 kategori kelebihan yang boleh dicapai dengan adanya repositori institusi ini:

A. Kelebihan kepada penulis/penyelidik;

i. Penyebaran hasil penyelidikan dengan lebih meluas

ii. Meningkatan lagi bahan penerbitan yang dihasilkan dirujuk dan disitasi

iii. Membantu mempromosi kepakaran penyelidik dan kredibiliti di dalam bidang serta membuka ruang kerjasama di dalam penulisan atau penyelidikan

iv. Keselamatan bahan terpelihara untuk jangka masa panjang berbanding dengan memuatnaik di laman web persendirian

v. Mempunyai nilai tambah kepada penyelidik seperti kiraan hit akses, hit muat turun senarai penerbitan peribadi, menganalisis sitasi mengikut bahan dan dikaitkan biodata.

B. Kelebihan kepada perpustakaan:

i. Meningkatkan kebolehlihatan hasil dan produk penyelidikan institusi diakses dan dirujuk ii. Menyediakan sumber rujukan kepada aktiviti pembelajaran dan pengajaran serta menarik

pengunjung luar mengakses dan merujuk

iii. Tempat pemusatan bahan bagi penyimpanan dan penjagaan harta intelak institusi bagi jangka masa panjang

iv. Platform bagi menyeragamkan rekod-rekod institusi untuk mengesan dan menganalisis prestasi penyelidikan

v. Mengurangkan kos bagi langanan pangkalan data luar bagi tujuan penyediaan bahan rujukan maklumat

(7)

KESIMPULAN

Di dalam era kecanggihan teknologi ICT, repositori institusi dilihat bersesuaian dan signifikan kepada persekitaran perpustakaan akademik. Dengan adanya repositori institusi, ia telah membantu di dalam mempromosikan artikel dan produk penyelidikan untuk dilihat dan dirujuk oleh kumpulan penyelidikan luar dan dalaman universiti. Selain itu, ia juga mempelbagaikan lagi perkhidmatan perpustakaan terutamanya di dalam penyediaan dan penyebaran bahan maklumat yang berimpak.

Inisiatif sebegini telah menjadikan perpustakaan berperanan di dalam mengumpul, menjaga, mengawal dan memelihara harta intelek sesebuah universiti dan pada masa yang sama ia telah menjadikan sebagai satu tempat rujukan utama berkaitan harta intelek universiti.

RUJUKAN

Abrizah, A., Hilmi, M., & Kassim, N. A. (2015). Resource-sharing through an inter-institutional repository. The American Archivist, 33(4), 730–748.

Abrizah, A., Noorhidawati, A., & Kiran, K. (2010). Global visibility of Asian universities’

open access institutional repositories. Malaysian Journal of Library and Information Science, 15(3), 53–73.

Abrizah, A. (2010). Piloting an institutional repository at a research-intensive university:

Strategies for content recruitment and the role of the library. World Digital Libraries, Vol. 3, no. 1:23-29

Abrizah, A, K Kiran, NN Edzan, and AN Zainab. (2007). Making Malaysian research Available through publishing in Open Access E-journals and E-prints. Persidangan Kebangsaan Ilmiah MAPIM:9-11.

Allard, S, TR Mack, and M Feltner-Reichert. (2005). The librarian’s role in institutional repositories. Reference Services Review, Vol. 33, no. 3:325-336.

Chan, D.L.H. (2009), “An integrative view of the institutional repositories in Hong Kong:

strategies and challenges”, Serial Review, Vol. 35, pp. 119-24.

Foster, N. F. and Gibbons, S. 2005. Understanding faculty to improve content recruitment for institutional repositories. D-Lib Magazine, Vol. 11, no. 1.

Gardner, J. (2008), “Open access and institutional repositories: issues in today’s digital libraries”, available at: www.archive.org/details/OpenAccessAndInstitutionalRepositoriesIssues

(8)

InTodaysDigitalLibraries (accessed 31 January 2017)

Jain, P. (2011). New trends and future applications/directions of institutional repositories in academic institutions. Library Review, 60(2), 125–141.

http://doi.org/10.1108/00242531111113078

Jenkins, B., Breakstone, E. and Hixson, C. (2005), “Content in, content out: the dual role of the reference librarian in institutional repositories”, Reference Services Review, Vol. 33 No. 3, pp.

312-24.

Lynch, C.a. (2003), “Institutional repositories: essential infrastructure for scholarship in the digital age”, Portal: Libraries and the Academy, Vol. 3 No. 2, pp. 327-336.

Pickton, M. and Barwick, J. (2006), “A librarian’s guide to institutional repositories”,

Loughborough University, Loughborough, available at: http://magpie.lboro.ac.uk/dspace/

handle/2134/1122 (accessed 16 January 2017).

Xia, J. (2009), “Library publishing as a new model of scholarly communication”, Journal of Scholarly Publishing, Vol. 40 No. 4, pp. 370-83.

Revell, J. and Dorner, D. (2009), “Subject librarians’ perceptions of the institutional repository as an information source”, paper presented at the World Library and Information Congress: 75th IFLA General Meeting and Council, Milan, August 23-27, available at:

http://conference.ifla.org/past/ifla75/105-revell-en.p.

Simons, N., & Richardson, J. (2012). New Roles, New Responsibilities: Examining Training Needs of Repository Staff. Journal of Librarianship and Scholarly Communication.