CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG
2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH thương mại và
2.2.2. Trình tự, thủ tục nhập, xuất kho hàng hóa của Công ty
2.2.2.1. Trình tự, thủ tục nhập kho hàng hóa.
a) Chứng từ sử dụng:
- Hóa đơn GTGT
- Biên bản kiểm nghiệm hàng hóa (Mẫu số 03 – VT) - Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 – VT)
b) Thủ tục nhập kho:
Đơn giá xuất đá
Kim Sa bắp ngày 12/01=
1.770.000x 100 + 200*1.800.000 100+200
= 1.790.000 đ/m2
Đơn giá xuất đá đen Ánh Kim ngày 28/01
= 700.000đ/m2
Căn cứ theo nhu cầu mua bán hàng hóa do Phòng Kinh doanh đề ra, Phòng Kinh doanh lên kế hoạch mua hàng hóa sau đó trình lên cho Giám đốc ký duyệt.
Khi Giám đốc đã ký duyệt kế hoạch mua hàng hóa, Phòng Kinh doanh lập hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng chuyển cho Kế toán TSCĐ và tổng hợp kiểm tra sau đó chuyển cho Giám đốc ký duyệt.
Khi hàng hóa về đến Công ty, Phòng kinh doanh cùng với Thủ kho và Kế toán TSCĐ và tổng hợp sẽ tiến hành kiểm tra căn cứ vào hóa đơn GTGT, đối chiếu với hợp đồng ký kết về số lượng, chủng loại, chất lượng từng loại hàng hóa sau đó lập biên bản giao nhận hàng hóa. Thủ kho tiến hành nhập kho hàng hóa.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa, Kế toán TSCĐ và tổng hợp sẽ lập ba liên Phiếu nhập kho.
Một liên lưu lại quyển.
Một liên Thủ kho để ghi thẻ kho
Một liên sau đó chuyển lên Phòng Kế toán cùng với hóa đơn GTGT để làm căn cứ cho Kế toán TSCĐ và tổng hợp ghi sổ.
Tiếp ví dụ 1:
Thủ tục nhập kho của ví dụ 1 như sau:
- Căn cứ theo nhu cầu mua bán hàng hóa do Phòng Kinh doanh đề ra, Phòng Kinh doanh lên kế hoạch mua hàng hóa sau đó trình lên cho Giám đốc ký duyệt.
- Khi Giám đốc đã ký duyệt kế hoạch mua hàng hóa, Phòng Kinh doanh lập đơn đặt hàng chuyển cho Kế toán TSCĐ và tổng hợp kiểm tra sau đó trình lên cho Giám đốc ký duyệt.
- Sau đó nhân viên Phòng Kinh doanh sẽ làm việc với TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT ĐOÀN GIA để mua Đá Kim Sa bắp. (Hóa đơn GTGT số 0000023)
- Khi hàng về đến công ty, nhân viên Phòng Kinh doanh cùng với Thủ kho và Kế toán TSCĐ và tổng hợp tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa và
nhập hàng sau đó lập biên bản giao nhận hàng hóa. Đồng thời thủ kho sẽ nhập kho hàng hóa.
- Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000023 (biểu 2.1) và biên bản kiểm nghiệm hàng hóa (biểu 2.2) thủ kho lập phiếu nhập kho (biểu 2.3).
- Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, + Liên 1: lưu tại quyển
+ Liên 2: chuyển cho Thủ kho để ghi thẻ kho
+ Liên 3:.chuyển lên Phòng Kế toán cùng với hóa đơn GTGT để làm căn cứ cho Kế toán TSCĐ và tổng hợp ghi sổ.
Biểu số 2.1. Hóa đơn GTGT
Ngày 05 tháng 01 năm 2020
Đơn vị bán hàng: TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT ĐOÀN GIA
Địa chỉ: K87/92/07/20 Hoàng Văn Thái - P.Hòa Khánh Nam - Q.Liên Chiểu - TP. Đà Nẵng
Mã số thuế: 0401700554 Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ xuất nhập khẩu Liên Minh Địa chỉ: Thửa 15, Khu B3, Lô 6B Khu đô thị mới Ngã 5 - Sân bay Cát Bi, Phường Đông Khê, Quận Ngô Quyền, Thành phố Hải Phòng, Việt Nam
Mã số thuế: 0201199339
Hình thức thanh toán: CK STT Tên hàng hóa , dịch vụ
Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Đá Kim Sa bắp M2 200 1.800.000 360.000.000
Cộng tiền hàng 360.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 36.000.000
Tổng cộng tiền thanh toán:
396.000.000
Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm chín mươi sáu triệu đồng chẵn/
Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên)
Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ
tên)
(Nguồn số liệu: Phòng kế toán công ty) HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng
Mẫu số: 01GTKT3/001 Ký hiệu: AA/20P
Số: 0000023
Biểu số 2.2. Biên bản giao nhận hàng hóa
BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA Ngày 05 tháng 01 năm 2020
Số : 012 Chúng tôi gồm:
Bên A (Bên nhận hàng): Công ty TNHH thương mại và dịch vụ xuất nhập khẩu Liên Minh
- Địa chỉ: Thửa 15, Khu B3, Lô 6B Khu đô thị mới Ngã 5 - Sân bay Cát Bi, Phường Đông Khê, Quận Ngô Quyền, Thành phố Hải Phòng, Việt Nam
- Đại diện: Ông: Phạm Duy Khánh Chức vụ: Nhân viên phòng kinh doanh Bên B (Bên giao hàng): TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT ĐOÀN GIA - Địa chỉ: K87/92/07/20 Hoàng Văn Thái - P.Hòa Khánh Nam - Q.Liên Chiểu - TP. Đà Nẵng
- Đại diện: Chức vụ:
- Hai bên cùng nhau thống nhất số lượng hàng hóa bàn giao như sau:
STT Tên quy cách vật liệu Mã
số ĐVT Số
lượng
Đúng quy cách
Không đúng quy
cách
1 Đá Kim Sa bắp M2 200 x
- Kèm theo chứng từ : Hóa đơn giá trị gia tăng số 0000023 - Biên bản kết thúc vào hồi 15h cùng ngày.
- Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản để làm chứng từ thanh toán
Đại diện bên A Đại diện bên B
(Nguồn số liệu: Phòng kế toán công ty) Biểu số 2.3. Phiếu nhập kho
Đơn vị: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ xuất nhập khẩu Liên Minh
Mẫu số 01-VT
(Ban hành theo TT133/2016/TT- BTC ngày 26/08/2016 của BTC) PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 05 tháng 01 năm 2020 Số 012
Nợ TK 156:360.000.000 Có TK 331: 360.000.000 Họ tên người giao hàng:
Theo: HĐGTGT số 0000023 của TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT ĐOÀN GIA
Nhập kho tại: Kho công ty
STT
Tên nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật
tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo
chứng từ
Thực nhập
A B C 1 2 3 4
1 Đá Kim Sa bắp M2 200 200 1.800.000 360.000.000
Cộng 360.000.000
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ba trăm sáu mươi triệu đồng chẵn/
Ngày 05 tháng 01 năm 2020
(Nguồn số liệu: Phòng kế toán công ty) Người lập phiếu
(ký, họ tên)
Người giao hàng (ký, họ tên)
Thủ kho (ký, họ tên)
Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên)
Tiếp ví dụ 2:
Thủ tục nhập kho của ví dụ 2 như sau:
- Căn cứ theo nhu cầu mua bán hàng hóa của công ty, Phòng Kinh doanh lên kế hoạch mua hàng hóa sau đó trình lên cho Giám đốc ký duyệt.
- Khi Giám đốc đã ký duyệt kế hoạch mua hàng hóa, Phòng Kinh doanh lập đơn đặt hàng chuyển cho kế toán TSCĐ và tổng hợp kiểm tra sau đó trình lên cho giám đốc ký duyệt.
- Sau đó nhân viên Phòng Kinh doanh sẽ làm việc với Công Ty TNHH Đá Granite Tuấn Phương để mua Đá đen Ánh kim. (Hóa đơn GTGT số 0000463)
- Khi hàng về đến công ty, nhân viên Phòng Kinh doanh cùng với Thủ kho và Kế toán TSCĐ và tổng hợp tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa và nhập hàng sau đó lập biên bản giao nhận hàng hóa. Đồng thời thủ kho sẽ nhập kho hàng hóa.
- Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000463 (biểu 2.4) và biên bản kiểm nghiệm hàng hóa (biểu 2.5) thủ kho lập phiếu nhập kho (biểu 2.6).
- Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, + Liên 1: lưu tại quyển
+ Liên 2: chuyển cho Thủ kho để ghi thẻ kho
+ Liên 3:chuyển lên Phòng Kế toán cùng với hóa đơn GTGT để làm căn cứ cho Kế toán TSCĐ và tổng hợp ghi sổ.
Biểu số 2.4. Hóa đơn GTGT
Ngày 15 tháng 01 năm 2020
Đơn vị bán hàng: Công Ty TNHH Đá Granite Tuấn Phương
Địa chỉ: Số 857 Nguyễn Văn Linh, Phường Vĩnh Niệm, Quận Lê Chân, Thành phố Hải Phòng
Mã số thuế: 0201785904 Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ xuất nhập khẩu Liên Minh Địa chỉ: Thửa 15, Khu B3, Lô 6B Khu đô thị mới Ngã 5 - Sân bay Cát Bi, Phường Đông Khê, Quận Ngô Quyền, Thành phố Hải Phòng, Việt Nam
Mã số thuế: 0201199339
Hình thức thanh toán: CK
(Nguồn số liệu: Phòng kế toán công ty) HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG (Liên 2: Giao cho khách hàng)
Mẫu số: 01GTKT3/001 Ký hiệu: AA/19P
Số: 0000463
TT Tên hàng hóa, dịch vụ
Đơn vị tính
Số
lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Đá Đen Ánh Kim M2 200 700.000 140.000.000
Cộng tiền hàng 140.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 14.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán 154.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm năm mươi bốn triệu đồng chẵn/
Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên)
Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Biểu số 2.5. Biên bản giao nhận hàng hóa
BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA Ngày 15tháng 01 năm 2020
Số : 015 Chúng tôi gồm:
Bên A (Bên nhận hàng): Công ty TNHH thương mại và dịch vụ xuất nhập khẩu Liên Minh
- Địa chỉ: Thửa 15, Khu B3, Lô 6B Khu đô thị mới Ngã 5 - Sân bay Cát Bi, Phường Đông Khê, Quận Ngô Quyền, Thành phố Hải Phòng, Việt Nam
- Đại diện: Ông: Phạm Duy Khánh Chức vụ: Nhân viên phòng kinh doanh Bên B (Bên giao hàng): Công Ty TNHH Đá Granite Tuấn Phương
- Địa chỉ: Số 857 Nguyễn Văn Linh, Phường Vĩnh Niệm, Quận Lê Chân, Thành phố Hải Phòng.
- Đại diện: Ông: Đỗ Hải Tùng Chức vụ: Nhân viên phòng kinh doanh - Hai bên cùng nhau thống nhất số lượng hàng hóa bàn giao như sau:
STT Tên quy cách hàng hóa
Mã
số ĐVT Số
lượng
Đúng quy cách
Không đúng quy
cách
1 Đá đen Ánh Kim M2 200 x
- Kèm theo chứng từ: Hóa đơn giá trị gia tăng số 0000463 - Biên bản kết thúc vào hồi 17h cùng ngày.
- Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản để làm chứng từ thanh toán
Đại diện bên A Đại diện bên B (Nguồn số liệu: Phòng kế toán công ty)
Biểu số 2.6. Phiếu nhập kho
Đơn vị: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ xuất nhập khẩu Liên Minh
Mẫu số 01-VT
(Ban hành theo TT133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính) PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 15 tháng 01 năm 2020 Số 015
Nợ TK 156:140.000.000 Có TK 331: 140.000.000 Họ tên người giao hàng: Đỗ Hải Tùng
Theo: HĐGTGT số 0000063 của Công ty TNHH Trường Phước Nhập kho tại: Kho công ty
ST T
Tên nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật
tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo
chứng từ
Thực nhập
A B C 1 2 3 4
1 Đá đen Ánh Kim M2 200 200 700.000 140.000.000
Cộng 140.000.000
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một trăm bốn mươi triệu đồng chẵn/
Số chứng từ gốc kèm theo: 02
Ngày 15 tháng 01 năm 2020
(Nguồn số liệu: Phòng kế toán công ty) Người lập phiếu
(ký, họ tên)
Người giao hàng (ký, họ tên)
Thủ kho (ký, họ tên)
Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên)
2.2.2.1. Trình tự, thủ tục xuất kho hàng hóa.
a) Chứng từ sử dụng:
- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT) b) Thủ tục xuất kho:
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng hóa, Phòng Kinh doanh phối hợp cùng với thủ kho và kế toán TSCĐ và tổng hợp lập hóa đơn GTGT cùng với Phiếu xuất kho thành 3 liên.
+ Liên 1: lưu tại quyển
+ Liên 2: chuyển cho Thủ kho để tiến hành xuất hàng hóa và ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ chi tiết hàng hóa.
+ Liên 3: chuyển cho người nhận hàng hóa.
Tiếp ví dụ 2.3, 2.4:
Thủ tục xuất kho của ví dụ 2.3, 2.4 như sau:
- Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng hóa, Phòng Kinh doanh phối hợp cùng với thủ kho và kế toán TSCĐ và tổng hợp lập Phiếu xuất kho số 017
- Căn cứ vào hóa đơn GTGT, Kế toán TSCĐ- tổng hợp lập Phiếu xuất kho đá Kim sa bắp (biểu 2.7) và đá đen Ánh Kim (biểu 2.8 ) thành 3 liên.
+ Liên 1: lưu tại quyển
+ Liên 2: chuyển cho Thủ kho để tiến hành xuất hàng hóa và ghi thẻ kho., sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ chi tiết hàng hóa.
+ Liên 3: chuyển cho người nhận hàng hóa.
Biểu số 2.7. Phiếu xuất kho
Đơn vị: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ xuất nhập khẩu Liên Minh
Mẫu số 02-VT
(Ban hành theo TT133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính) PHIẾU XUẤT KHO
Số 017
Ngày 12 tháng 01 năm 2020
Nợ TK 632: 89.500.000 Có TK 156: 89.500.000
Họ và tên người nhận hàng: Trần Thị Thu Địa chỉ : Phòng kinh doanh Lý do xuất: Xuất bán cho Nhà hàng Phương Đông
Xuất tại kho: Kho công ty
TT
Tên nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ,
sản phẩm, hàng hóa
Mã số
Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá
Thành tiền Theo
CT
Thực xuất
1 Đá Kim Sa bắp M2 50 50 1.790.000 89.500.000
Cộng 89.500.000
Tổng số tiền: Tám mươi chín triệu năm trăm nghìn đồng chẵn / Số chứng từ gốc kèm theo: 01
Ngày 12 tháng 01 năm 2020
(Nguồn số liệu: Phòng kế toán công ty) Người lập phiếu
(ký, họ tên)
Người nhận hàng (ký, họ tên)
Thủ kho (ký, họ tên)
Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên)
Biểu số 2.8. Phiếu xuất kho
Đơn vị: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ xuất nhập khẩu Liên Minh
Mẫu số 02-VT
(Ban hành theo TT133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính) PHIẾU XUẤT KHO
Số 52
Ngày 25 tháng 01 năm 2020
Nợ TK 632:70.000.000 Có TK 156: 70.000.000
Họ và tên người nhận hàng: Trần Thị Thu Địa chỉ: Phòng kinh doanh Lý do xuất: Xuất bán cho Công ty cổ phần xây dựng Xuân Nam
Xuất tại kho: Kho công ty
T T
Tên nhãn hiệu quy cách, phẩm chất
vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng
hóa
Mã số
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo
CT
Thực xuất
1 Đá đen Ánh Kim M2 100 100 700.000 70.000.000
Cộng 70.000.000
Tổng số tiền: Bảy mươi triệu đồng chẵn/
Số chứng từ gốc kèm theo: 01
Ngày 25 tháng 01 năm 2020
(Nguồn số liệu: Phòng kế toán công ty) Người lập phiếu
(ký, họ tên)
Người nhận hàng (ký, họ tên)
Thủ kho (ký, họ tên)
Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên)
2.2.3. Thực trạng tổ chức công tác kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH