CHUYEN DE VAN BAN DIEN Tl/, C H C KY SO Sd 6/2011
Chuyen d§:
Van ban di$n tO, chip ky so trong I9 trinh xay dyng "Chinh phu di$n tCp"
v6i cong t^c van thtp, lu-u trO
VAN BAN DIEN TI/HAY S6 HOA Vai
"Hd SO CdNG VIEC" TREN MANG DIEN RONG
• I I I
NGUYEN P H l / a N G NAM
H
i sa cong viec la loai h i so duac hinh thanh va t i n tai trong qua thnh giai quyit mot cong viec hay thyc hien mot nhiem vu cu t h i nao do trong cac ca quan, t i chuc. Lap ho sa cong viec la mot nghiep vu quan trpng, khong t h i thiiu trong boat dong cua mot ca quan, nhIt la cua cong tac t i chuc va d i i u hanh cua cac nha quan ly. Ho sa cong viec la mot loai h i sa ghi nhan tiin thnh thyc hien nhiem vu cua mot can bo, vien chuc, trong mot bo phan, mot dan vi cua mot ca quan, t i chuc. Do vay ho sa cong viec phan anh mot each khach quan, trung thyc qua thnh giai quyit mot cong viec hay thyc hien mot nhiem vp khong chi cua ca nhan tryc tiip lap h i so ma con phan anh mot phIn boat dong cua co quan t i chuc co h i so. Vi vay, lap h i sa cong viec nhu mot nhiem vu c6 tinh b i t bupe d i i vdi can bo, vien chuc khi thi hanh cong vu. D i i u nay duac quy djnh trong t i t ea cac van ban quy pham phap luat v i cong tac van thu t u trudc d i n nay Tuy nhien, k i tu khi cong nghe thong tin xult hien va bit d i u co nhung ung dung trong cong tac van phong noi chung, cong tac van thu, luu tru noi rieng, viec su dung cac phIn m i m may tinh 6k soan thao van ban, t i chuc quan ly van ban di, van ban din. lap - quan ly - s u dung - khai thae h i so duac thuc hien tu rIt sdm. Dac biet, k i khi cac ung dung cong nghe mang dien rpng phat tnin, viec lap, quan ly va s u dung ho so congviec tren mang vdi nhiiu dang thuc t i n tai mdi cua van ban: van ban dien tw {Thong diep dw lieu - "thong tin dwoc tao ra, gi/i di va dwoc nhan va dwoc Iwu trw bang phwong tien dien tu'' ^), van ban so hoa {dwoc bien doi tw van ban giay sang thong tin sd ^) T u do hinh thanh mot hinh thuc ton tai mdi cua h i sa: ho sa dien tw - ho so cong viec lap va luu tru tren mang dien rong. Viec tim hiiu d i lap va su dung loai h i so nay dat ra nhu mot yeu c l u mdi, CO tinh c l p thiit cua cong tac van thu, luu tru hien nay
1. I d chuc lap, quan ly va s u dung ho sc cong viec tren mang dien rong
Trudc hit, eIn xem xet v i thanh phIn tai lieu trong h i so.
Khi noi d i n phuang phap lap ho sa noi chung va ho sa cong viec noi rieng la noi d i n viec thu thap va s l p x i p van ban trong h i so. C l u thanh nen mot ho so la cac loai van ban, tai lieu... CO lien quan d i n v i n de, su viec lap h i so. Thong thudng, cac tai lieu van ban duac in ra gily (con goi la ban cung), da duac ban hanh, co du gia tri phap ly va hieu luc thi hanh hay CO tinh chung cu phap ly, duac luu giu ngay trong bia h i so. Cac loai tai lieu khac cua h i sa (phim, anh, bang t u giay ghi am, ..) cung duac dang ky trong td "Muc luc van ban"
cua ho so nhung co t h i duac luu giu rieng (nhIt la cac loai tai lieu phim, anh, bang tu,
T h o n g t i n chi t i e t SohieuHSVB
Njaymo
reude
quan
Tomtatnpiduig
f r t i c t w l
HenxOly OS^Oi200<
_Jc)
t ^ n NguDiiif) 1
L
d
3
Hucdbquantrgng 1
Tfanglhaixi/ly 1
(")
!
I j j u 1 Trove i
Form nhap thong tin khi "mo ho so ...). Xin tam goi dang t i n tai nay cua h i sa la dang thwc hd so bSng giiy co tinh "truyen thong" {ho so "truySn thong'). Ngoai dang thuc t i n tai noi tren, co mot dang h i sa thu 2 thudng goi la ho sa dien tw, duac lap, luu giu tren mang dien rpng. Van ban duac thu thap va quan ly cua h i sa nay la van ban dien t u (CO hoac khong co chu ky s i ) hay van ban da ban hanh nhu each thong thudng, duac s i boa (scan).
Ngoai ra, viec scan thao va ban hanh van ban hien nay cung co nhung tac dong nhIt d|nh d i tao lap va su dung cac dang t i n tai cua h i so cong viec ( h i so bIng gily va h i so dien tu) Co 02 each ban hanh van ban.
Cach thu nhIt: ban hanh van ban gily, co du chu ky cua ngudi c6 t h I m quyin (chd ky tay) va eon d i u , sau khi ban hanh, scan thanh file dang PDF (van ban s i hoa) d i chuyin giao va luu tru tren mang may tinh Cach thu hai: van ban dung chu ky s i thay t h i chu ky tay va eon d i u , t i n tai dudi dang file (DOC hay PDF), co t h i duac in ra gily. Nhu vay, van ban dup'c thu thap dua vao h i sa cung se c6 02 dang:
van ban gily va van ban dien t u (hay s i boa).
N i u la hd sa "truykn thong", viec thu thap van ban (ban cung) vao h i sa thyc hien binh thudng. N i u la ho so dien tw, van ban duac thu thap phai la van ban dien t u hay s i boa.
Dk loai h i sa nay co gia tri nhu ho so "truySn thong", v i n d i dat ra la phai xac dinh gia tri phap ly va hieu lye thi hanh cua cac van ban nay trong h i so
v i hinh thuc chuyin giao van ban.
Van ban di, d i n la nguon cung c l p d u lieu "chinh thing"
d i lap ho sa cong viec thong qua cac hinh thuc chuyin giao.
Hoat dong nay cua cong tac van thu co anh hudng it nhiiu d i n viec lap h i sa. Hien nay viec chuyin giao van ban co 02 each:
- Chuyin giao qua dudng buu dien (vdi van ban cung)
- Chuyin giao qua mang dien rpng file van ban dang PDF (scan) hay dang DOC (co hoac khong co chu ky s i ) vdi mot trong hai each:
+ Dang tai file van ban tren Cong thong tin dien tw cua ca quan ban hanh va cd quy djnh vdi cac dan vj true thupc Ijch truy cap d i download v i s u dung ^ Thyc hien theo each nay chi l l y duac toan van cua van ban ma khong co phIn npi dung dang ky nhung thong tin chinh cua van ban ( s i ky hieu, ngay ban hanh, tac gia va trich y i u noi dung). Khi dua van ban vao h i sa, ngudi lap h i so phai nhap nhung thong tin chinh cua van ban vao "Muc luc van ban" trong h i sa.
+ Gui van ban qua mang dien rpng cua ca quan (nganh) bIng file toan van kem npi dung dang ky (nhu npi dung trong s i dang ky van ban di, din). Cach nay ngudi lap h i so chi c i n xac lap 02 npi dung: si/ky hieu cua h i so (muc h i sa s i ) va s i thu t y s l p x i p van ban trong "Muc luc van ban" la co t h i dua duac van ban vao quan ly theo h i so da lap (hay mdi lap).
Tuy nhien, khong giing nhu viec lap ho so
"truyen thdng", van ban dup'c kep vao bia ho so, vdi ho so dien tw, v i mat vat ly, files van ban v i n luu trong mot thu muc cua bp phan van thu ea quan. Khi t i i p nhan, ngudi lap ho sa chi thyc hien dong tac: gan so va ky hieu cua ho sa cho van ban duac thu thap. Khi chuyin giao van ban tren mang dien rpng, viec s u dung "luing chuyin giao" va "phan quyin" cung la cong cu gop phIn giup xac djnh d i i tuang t i i p nhan van ban va quyin su
Chuyen de Van ban dien tu, Chu ky sd Sd 6/2011
dung (xem, xu l y . ) van ban duac chuyin giao dua vao h i so.
v i quan ly va su dung tai lieu trong h i sa Dk phan anh chinh xac qua trinh giai quyit cong viec hay thuc hien nhiem vu, thanh phIn tai lieu trong h i sa co t h i bao gom nhiiu loai khac nhau: van ban, phim, anh, bang t u giay ghi am... Vdi ho so "truySn thong", ngoai loai tai lieu la van ban bIng gily duac dua vao c i t gii> ngay trong bia h i so, cac loai tai lieu khac, nhIt la bang tu, phim dien anh... cung se co trong h i sa nhung phai luu d phuang tien khac va tham chi d nhung nai co diiu kien bao quan khac. Con h i sa dugc lap va quan ly tren mang dien rpng thi khac b i n . Bang phuang phap lien k i t (link) hay dinh kem files (attachments), t i t ca cac loai tai lieu k i ca phim, anh, bang t u ghi am d i u co t h i dang ky quan ly ngay trong "Muc luc van ban" cua h i sa va Juu trong mot thu muc tren may tinh. Khi su dung, chi eIn click vao dudng link hay vao file (attachments) trong "Muc luc van ban" cua h i sa, t i t ca cac loai tai lieu d i u co t h i duac md ra phuc vu cho viec nghien cuu h i sa mot each nhanh chong va d i dang. Day la t h i manh ma ho sa "truyen thong" khong t h i co dugc. T u nhung diiu kien thuan lai nay, viec thiit lap mdi trudng lam viec dien tw vdi ho sa dien tw, chua dung van ban dien tw hay so
**Vinbandfn < Vin ban di ' Vin ban khic SIT Chon So vin
bin Ngiy 1 r l/TW (Mfl(WC04
t r
n/iw 0MCW004) r \mi wtm*
Trich yeu
Ifich yiu Trch yiu TfC»i yk I'lC^ yiu Tticti y*i Inch yiu trch yiu Tfch yiu Tri-h yiu Ttch yiu .
liydjngnhai
9*0 thong ill; t^
lAMI M nhlM * I
Form chon vSn ban dua vao ho so
hoa va cac loai hinh khac cua tai lieu ... trong h i so la diiu khong kho, it t i n kem, tien lai va gop phIn rIt Idn trong viec tiit kiem thdi gian, van phong phim. Day cung la mot bien phap quan trpng nang cao hieu qua lam viec trong cong tac van phong
2. Gia trj va tinh chu'ng cu' phap ly cua hd s a d u a c lap, quan ly, su' dung, luu t r u tren mang dien rong
Gia tri va tinh phap ly cua h i sa du t i n tai d dang thuc "truyin thing" hay "dien tu" cung d i u phu thupc vao gia tn phap ly va tinh chung cu phap ly cua tai lieu trong h i sa. Tai lieu trong mot h i sa quan trpng nhIt v i n la tai lieu van ban, dac biet la van ban hanh chinh.
Trong ho sa "truySn thong", van ban duac thu thap dua vao ho sa phai la ban gic, ban chinh (hay ban sao y) mdi dam bao gia tri phap ly va hieu lye thi hanh. Nhung van ban nay da duac ban hanh (ban cung) c6 d l y du chu ky cua ngudi c6 tham quyin va eon d i u cua ca quan, t i chuc. Do vay, ho sa "truyen thdng"
duang nhien co gia tn phap ly va mang tinh chung cu phap ly cao n i u thu thap duac nhung van ban co du diiu kien nhu tren. Vdi ho sa dien tCf, do duac lap, quan ly, s u dung va luu giu tren mang dien rpng, van ban duac thu thap vao h i sa phai t i n tai dudi dang
thong diep du lieu (file cua cac phIn m i m tin hoc - ban mim) hoac duac s i boa t u van ban t Up gily da ban hanh. Vi
\ Oovi t h i , d i CO dugc gia trj X)(o» va tinh chung cu phap Tfiuttiaj ly nhu ho sa "truyen
thong", ho sa dien tw phai giai quyit v i n d i gia tri phap ly va hieu lye thi hanh cua cac van ban dugc thu thap vao h i so. Day cung chinh
^^ la khac biet Idn nhIt giua 02 loai ho sa.
Toin fin
l l M W ' l
Khi noi d i n gia tri phap ly va hieu lye thi hanh van ban thudng noi d i n 02 thanh phIn chinh: chu ky cua ngudi co t h I m q u y i n va con d i u "the hien vi th phap ly va khing dinh gia th phap ly doi vol cac van ban, giay to cua cac ca quan. to chwc va cac chwc danh nha nwdc" " Nhu vay, cac loai van ban
dien t u hay s i hoa thu thap vao hd so dien tw phai giai quyit dugc yeu c l u nay.
Vdi van ban dien tu, cac van ban luat quy dinh v i cong nghe thong tin, giao dich dien t u va chu ky s i ^ d i u quy dinh kha ro, du d i dang van ban nay co gia tri phap ly va hieu lye thi hanh:
- Van ban dien t u (thong diep d u lieu) CO gia tn nhu ban gic, co gia tri lam chung cu:
- Chu ky s i cua ngudi co t h I m quyin khi ky tren van ban dugc xem la dap ung n i u van ban eIn dong dau cua ca quan theo quy d|nh cua phap luat v i quan ly con d i u .
Khac vdi van ban dien t u , van ban s i hoa la loai van ban da dugc ban hanh (ban cung), da co chi> ky cua ngudi co t h I m quyin va con d i u , hoan toan co gia tri phap ly va hieu lye thi hanh Khi van ban do dugc s i hoa, con d i u va chCp ky khong eon gia tri nhu trong ban g i c , ban chinh hay ban sao y. Vi vay,
m u i n van ban s i hoa co dugc gia tri phap ly va hieu luc thi hanh phai tim ra each khIc phuc d i i m y i u do. Trong nhung diiu kien hien nay, chu ky s i la mot giai phap mang tinh kha thi cao, CO du diiu kien v i ca sd ky thuat, phap ly va thyc t i d i t i chuc thyc hien. N i u tim each d i van ban s i hoa co dugc gia tn nhu ban g i c hay ban chinh la d i i u khong t h i Nhu vay chi co t h i tim d i n dang ban sao y vi ban s i boa co nhiiu d i i u kien 6k co t h i trd thanh ban sao y. Cac d i i u kien do g i m :
- Ban s i hoa sao lai nguyen van ban chinh hay ban g i c nhu phIn npi dung cua ban sao y (sao lai nguyen van ban g i c hay ban chinh).
- Ban s i boa chi t h i i u cac y i u t i ma ban sao y tren gily co dugc: thu tuc sao co chu ky cua ngudi co t h I m q u y i n va con dau.
N i u b i sung thu tuc sao y nhu vdi van ban g i l y (ban cung), van ban s i boa se du dieu kien v i gia tri phap ly n h u ban sao y dudi
C«u«n*n( riM net bavmodTwd
• SqMtvtDfUl)
Thong tin chi tiet v6 chCr ky so
.'r:::'j::zz^^%iT^T::SA\i kv so
* K ^^M'^p^^i «<
f M * •• *M% : 1^-
:>^A
KV S0, b t o m«t tAI II0U PDF
H/sr|-cr,'ecPC'F TipPWnfluOn:
C ADoctfWtt vtd SMtn9(\Na/rEWM1TU QLrrrwv>M*<apVuO | . . . j TtePCf 4chi
C;\IKK^/tl<rtl•rrtS«Wfl«\MaflfENA^#^TuqU(T^W^PwttopVCu^ f 7 ~ ]
u/a O w cfung thtf LUa chon etwnq I t v to ky
**9-trwi Art) Tu<twMVu.gaw.M
s&mth6»... ~|
j ' V
KiflHti»tntiUttturV
Giao dien xac thi/c va bao mat tai li$u PDF
dang "ban m i m " . D i i u nay hoan toan co the thuc hien dugc n i u co quy dinh phap ly v i thu tuc sao y vdi van ban so hoa. Viec t i chuc, triin khai cong viec nay co t h i giao cho van phong hay bp phan van t h u (cua phong hanh chinh) trong cac ea quan, t i chuc thyc hien.
Trong thyc t i , v^/ebsite cua Bp Giao thong van tai va C i n g thong tin dien t u cua UBND Tp.
Ha Noi, Tp. HCM da ap dung vdi van ban quy pham phap luat, van ban chi dao d i i u hanh dang tai tren mang dien rong t u nua cuii nam 2010.
3. Mot vai suy nghT v i to c h u c lap, quan ly hd SO" tren mang dien rong.
Chuyen de Van ban dien tu, Chu ky sd Sd 6/2011
T u thyc t i khai thae cac ung dung cua mang dien rong nhu hien nay, nhi>ng uu diim cua ho sa dien tCr noi chung va ho sa cong viec tren mang dien rong noi rieng la rIt ro rang. Dk loai h i sa nay thuc su co gia tri va tinh chung cu phap ly, trd nen thong dung trong boat dong cua m i i can bo, vien chuc trong cong tac van thu, trong boat dong van phong c i n co nhung quy dinh thay d i i c6 tinh dot pha d i van ban dugc thu thap vao ho sa dien tu' c6 d l y du gia tri nhu van ban trong ho sa "truyen thong" 6a c6 Cu t h i :
1. Vdi van ban dien tCp
v i ca ban, n i u van ban dien tu co chd ky s i da thuc sy c6 gia tn phap ly va hieu lye thi hanh. Vi vay, nen co nhu'ng quy dinh hay bien phap d i viec ban hanh dang van ban nay trd
U»NH«MI«I>
• tt^4HniAHi Mil s. / ; .,
(I;V.II(>\«HVI>IM W.lli>V4l \A^~
l ^ t l l K I M I
I<M,I\|) IIHfM, \ 4 \ Ml
Website ::-.,- BoGTVr>\
IVX-l«>\V\IIOI<HI V.lll>\IM^I<<
lU V. -x-.^r-^r^o.;.'
OCtlmiMi
11 >!<< k n i ( <>• An W> U«< •>«• ki C ^ 0*ic w II.HAMI :«IJB<.IUI>HUik<,ua,MtMtinakc.ji. ,^M
Van ban co ciiu ky so cua van thu co quan
nen thong dung trong boat dgng cua cac co quan, t i chuc. D i i u nay se gop phIn triin khai lap va su dung h i sa tren mang dien rpng se CO nhiiu thuan Igi.
2. Vdi van ban sd hoa
Bing viec scan van ban, file s i hoa co gia tri nhu mot ban photocopy Viec c i n lam d i ban s i hoa co gia tn la g i n nhdng noi dung nhu thu tuc sao y V i mat ky thuat, thong tin cua Trung tam chwng thuc dien tw chuyen dung (thuoc Cue Quan ly ky thuat nghiep vp mat ma - Ban Co y i u Chinh phu), viec ap dung chu ky s i hien nay chu y i u la chu ky s i
ap dung cho van ban s i boa dang files PDF vdi 02 chuc nang chinh cua xac thuc va bao mat tai lieu:
-Ky sotai lieu PDF:
- Ky s i va bao mat tai lieu PDF.
Khi chu ky so nay ap len van ban so hoa se giup xac thyc v i chu t h i (ban hanh hay sao y) cua tai lieu, dam bao do tin cay, tinh toan ven cua noi dung van ban Nhu vay, van ban s i hoa CO chu ky s i se c6 do tin cay, gia tri phap ly nhu van ban (ban cung) sao y. Day la ca sd va cung la diiu kien d i cac ca quan chuc nang co t h i ban hanh cac quy dinh phap luat v i van thu, luu tru, cong chung d i cong nhan gia tri phap ly cua van ban s i boa co chu ky so nhu gia tri cua ban sao y. N i u co dugc quy djnh ro rang nhu vay, chle c h i n se co tac dung Idn trong viec thuc d l y viec lap va su dung ho sa dien tw trong cong tac van thu luu tru noi neng va cong tac van phong noi chung Co le, day se la cu hich rIt c i n CO d i cac ung dung tren mang dien rong, nhIt la cac khau cong viec xu ly van ban, lap va su dung ho sa cong viec tren mang dien rpng trd nen thong dung, gop phIn nang cao hieu qua lam viec cua can bp, vien chuc, tao nen moi trudng lam viec dien tu, budc quan trong trong 16 trinh xay dung thanh cong chinh phu dien tu d Viet Nam./.
Tai lieu tham khao
' Di4u 4. Luatsd 51/2005/QH11
^ Di4u 4. Luat s6 67/2006/QH11 ' Sp NN va PTNT BoGDvaDT ...
•* Dieu 1. ND 58/2001/ND-CP
^ DiSu 12. 13. 14. 24 Luat s6 51/2005/QH11. dieu 8.
ND 26/2007/ND-CP.
