Dalam latar belakang dijelaskan apa (What) dan mengapa (Why) suatu kegiatan diselenggarakan. b. Tujuan
Tujuan berisi poin-poin apa (What) yang hendak dicapai dalam suatu kegiatan, dapat disebut juga sebagai target awal atau tolak ukur keberhasilan suatu kegiatan. c. Target Peserta
Memuat target peserta atau siapa (Who) yang akan diikutkan dalam acara. d. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Bagian ini berisi kapan suatu acara dilaksanakan (When) dan dimana kegiatan (Where) tersebut akan dilaksanakan. e. Deskripsi Acara
Suatu kegiatan akan memiliki rencana awal acara apa (What) yang akan diselenggarakan. Poin tersebut dijelaskan dalam bagian ini. Rancangan acara dijelaskan dengan selengkap-lengkapnya.
f. Susunan Acara
Proposal dilengkapi dengan jadwal acara harian secara lengkap yang berisi urutan acara beserta waktu pelaksanaannya. g. Kepanitiaan
Siapa saja yang akan menjadi panitia pelaksana ditulis (Who), dan dijabarkan ke dalam posisi masing-masing. Perlu diperhatikan jumlah panitia pelaksana dan jumlah target peserta, sehingga rasio panitia dan jumlah peserta sesuai dengan besarnya kegiatan yang berlangsung.
h. Anggaran Dana
Semua anggaran yang berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan disampaikan pada bagian ini. Meliputi pemasukan dan pengeluaran dana. Pada pemasukan dituliskan dengan lengkap, sumber-sumber keuangan apa saja yang akan menambah dana kegiatan, sedangkan pada bagian pengeluaran dituliskan lengkap, pengeluaran terjadi
pada pos apa saja beserta harga satuan dari setiap barang yang dibutuhkan untuk keberlangsungan acara. Setelah detail pemasukan dan pengeluaran dibuat, dituliskan total pemasukan, total pengeluaran, serta selisih dari keduanya.
2. LAPORAN
Sejak sebuah kegiatan mulai dilaksanaan, maka sejak itulah sebuah laporan mulai disusun. Laporan digunakan sebagai alat ukur keberhasilan sebuah kegiatan serta sebagai masukkan dalam pelaksanaan kegiatan selanjutnya di masa mendatang. Sekalipun sebuah kegiatan batal dilaksanakan, sebuah laporan tetap wajib dibuat. Hal ini digu-nakan sebagai bahan evaluasi sebab-sebab sebuah kegiatan gagal dilaksadigu-nakan.
Prinsip dasar dalam penyusunan laporan adalah menceritakan dengan lengkap jalannya kegiatan mulai dari tahap persiapan, pelaksanaan, hingga penutupan. Format penulisan sebuah laporan sama dengan format penulisan proposal. Sebuah laporan wajib ditulis dengan menggunakan font standar dan formal (seperti Times New Roman, Ver
-dana, Tahoma, Calibri, Segoe Ui, atau Cambria) dengan ukuran minimal 12pt dan ditulis dalam single line space (1 spasi) dan justify (rata kiri dan kanan). Berikut ini adalah
poin-poin yang perlu ada dalam sebuah laporan kegiatan:
1. Nama Kegiatan 2. Badan Pelaksana 3. Pendahuluan
Pendahuluan menjelaskan apa yang melatarbelakangi kegiatan dan tujuan diselenggarakan suatu acara.
Penutup
Memuat kata-kata penutup dan ucapan terima kasih, diikuti dengan tanda tangan dengan format:
Nama Kegiatan Badan Pelaksana Isi
Biro Administrasi
Kemahasiswaan (BAK)
32
4. Kepanitiaan
Berisi panita pelaksana kegiatan yang bersangkutan. Kepanitiaan disusun menurut pembagian tugas atau jabatannya kemudian diikuti oleh suatu pola yang berurut, misalnya urut berdasarkan NRP. Pada bagian kepanitiaan dilampirkan daftar penerima poin dalam rupa prosentase. Besarnya poin dari kemahasiswaan
akan dihitung secara langsung oleh sistem sesuai dengan batas maksimum kepanitiaan atau organisasi tersebut.
5. Persiapan
Pada bagian persiapan dijelaskan tahap persiapan kegiatan dimulai sejak proposal kegiatan tersebut disetujui. Semua aktivitas yang dilakukan sejak saat itu di catat dengan lengkap.
6. Pelaksanaan
Yang dimaksud dengan tahap pelaksanaan adalah pada saat hari H pelaksanaan. Jika hari H pelaksanaan memiliki detail pelaksanaan. Detail kejadian untuk setiap
poin acara juga dilaporkan. Bilamana ada, maka dokumentasi foto juga harus disertakan. 7. Penggunaan Dana
Bagian penggunaan dana terdiri dari dua bagian, bagian pertama adalah dana yang diajukan. Bagian ini merupakan salinan dari pengajuan yang tercantum dalam
proposal kegiatan. Pada bagian kedua merupakan penggunaan dana sesuai dengan kenyataan kegiatan,mulai dari persiapan sampai dengan pelaksanaan berakhir.
Bagian ini disusun sebagai perbandingan antara dana yang diajukan dengan pemakaian dana yang sebenarnya di lapangan.
Penyusunan penggunaan dana dimulai dari sektor pemasukan yang dituliskan secara rinci, kemudian diikuti sektor pengeluaran. Untuk setiap pengeluaran yang
terjadi diurutkan tanggal pengeluaran dan dilampirkan pula bon-bonnya pada bagian akhir laporan.
Penulisan penggunaan dana ditulis secara landscape yang dibagi menjadi dua kolom utama dan satu kolom tambahan. Pada kolom pertama berisi pengajuan dana, kolom kedua merupakan pelaksanaan dan kolom ketiga merupakan selisih dari dana yang diajukan dengan dana pelaksanaan baik lebih maupun kurang.
8. Evaluasi, Kritik, dan Saran
Evaluasi berisi sisi positif yaitu manfaat dari kegiatan. Jika pada tahap pelaksanaan dan persiapan mengalami kendala atau hambatan, maka dituliskan dengan lengkap sebagai perbaikan untuk kegiatan selanjutnya.
9. Penutup
Memuat kata-kata penutup dan ucapan terima kasih, diikuti dengan tanda tangan dengan format: o Kanan Atas : Hormat Kami : Ketua Pelaksana / Panitia
o Kiri Atas : Mengetahui : Ketua Pengawas Kegiatan
o Kanan Bawah : Mengetahui : Pelindung Organisasi o Kiri Bawah : Menyetujui : Pembantu Ketua III
Biro Administrasi
Kemahasiswaan (BAK)
33
D. KTM (KARTU TANDA MAHASISWA)
KTM atau Kartu Tanda Mahasiswa merupakan suatu tanda yang menunjukkan bahwa mahasiswa yang bersangkutan merupakan mahasiswa aktif STTS. KTM digunakan oleh mahasiswa untuk dapat menggunakan berbagai fasilitas yanng ada di lingkungan STTS, seperti peminjaman buku di perpustakaan, peminjaman
perangkat komputer di e-library dan lain sebagainya. Berikut ini merupakan beberapa aturan yang berkaitan dengan kepemilikan KTM:
1. Setiap mahasiswa aktif STTS wajib memiliki KTM yang masih berlaku
2. Pembuatan dan pembaharuan KTM dilakukan secara periodik dan TIDAK dipungut biaya
3. Mahasiswa yang terlambat mengajukan pembaharuan KTM pada waktu yang telah ditentukan akan dikenakan denda sebesar Rp 25.000,00/ mahasiswa 4. Masa berlaku KTM adalah 5 (Lima) tahun bagi mahasiswa S1, 4 (empat) tahun bagi mahasiswa D3, 3 (tiga) tahun bagi mahasiswa S2. Mahasiswa wajib
memperbaharui KTM nya apabila mahasiswa yang bersangkutan masih tercatat sebagai mahasiswa aktif
5. Mahasiswa yang kehilangan KTM dapat mengurus pembuatan KTM baru dengan mengganti biaya cetak KTM sebesar Rp 25.000,00/ mahasiswa
E. PENGAJUAN IJIN PENGGUNAAN SARANA-PRASARANA
Penyediaan fasilitas – fasilitas bertujuan untuk menunjang setiap pekerjaan maupun kegiatan perkuliahan. Penambahan setiap fasilitas ataupun peningkatan fasilitas
terus ditingkatkan dan dilakukan untuk memberikan kenyamanan dan memenuhi kebutuhan mahasiswa dalam menyelesaikan setiap tugas ataupun pekerjaan yang dilakukan oleh setiap mahasiswa.
1. Mahasiswa yang ingin menggunakan sarana/prasarana wajib terlebih dahulu mempunyai proposal kegiatan yang harus mendapatkan persetujuan dari Pembantu
Ketua III melalui bagian Kemahasiswaan.
2. Dari Prosposal Kegiatan diatas maka panitia wajib membuat surat ijin peminjaman sarana/prasarana yang harus mendapatkan persetujuan dari Pembantu Ketua
III melalui Biro Administasi Umum (BAU)
F. PENGAJUAN BEASISWA
Beasiswa merupakan bantuan finansial yang diberikan kepada mahasiswa yang mengalami kesulitan ekonomi dan/atau memiliki prestasi yang baik. Beasiswa ada yang berasal dari Yayasan Perguruan Tinggi Teknik Nusantara sebagai pendiri STTS atau beasiswa dari pemerintah RI melalui Departemen Pendidikan sub Pendidikan Tinggi.
Tujuan dalam pemberian beasiswa adalah untuk membantu biaya studi, mendorong prestasi studi mahasiswa, dan menumbuhkan kepedulian terhadap proses pendidikan bangsa dan negara.
Beberapa kewajiban yang harus dilakukan oleh mahasiswa yang menerima beasiswa adalah:
1. Menunjukkan perilaku yang baik dan menjadi teladan di manapun berada.
2. Belajar dan berusaha meningkatkan prestasi.
3. Menyampaikan laporan kemajuan studi pada setiap akhir semester (KHS) kepada Pembantu Ketua III bidang kemahasiswaan. Beasiswa dapat dihentikan apabila:
1. Penerima beasiswa terbukti melanggar ketentuan dan atau peraturan yang berlaku di STTS.
2. Bukan lagi mahasiswa aktif STTS
3. Terbukti melakukan pemalsuan data ketika mengajukan permohonan beasiswa. 4. Tidak dapat menunjukkan prestasi maupun perilaku yang baik.
Biro Administrasi
Kemahasiswaan (BAK)
Prosedur pengajuan beasiswa:
1. Pengumuman pengajuan beasiswa diumumkan secara periodik biasanya saat masa perwalian berlangsung.
2. Mahasiswa aktif dapat mengajukan beasiswa dengan melengkapi persyaratan yang diminta sebelum tanggal batas waktu pengumpulan persyaratan beasiswa yang telah diumumkan.
3. Permohonan beasiswa tersebut akan diseleksi oleh kepala unit kemahasiswaan untuk medapatkan kelayakan mendapat beasiswa.
4. Hasil penerimaan beasiswa akan diumumkan dan mahasiswa yang mendapatkan beasiswa dapat mengambil SK (Surat Keputusan) pada bagian