DI UIN SUMATERA UTARA
A. Peningkatan Kualitas Pendidikan
14. a Persamaan Quality Assurance dan Total Quality Management
Quality Assurance (QA) adalah kumpulan aktivitas yang bertujuan untuk memastikan proses pengembangan suatu produk berjalan dengan baik, apakah itu sebuah produk perangkat lunak maupun produk lainnya.
Pemastian Mutu (Quality Assurance) adalah seluruh tindakan sistematis dan terencana yang diperlukan agar terjadi kepastian dan kepercayaan terhadap mutu produk/jasa yang diberikan. Aktivitasnya mencakup kegiatan proses, baik internal maupun eksternal termasuk merumuskan kebutuhan pelanggan. Maksud dari
Quality assurance ini adalah mengidentifikasi kemajuan dari kualitas. Quality assurance mengevaluasi cost dari proyek secara keseluruhan secara teratur untuk menetapkan anggaran yang keluar relevan dan sesuai dengan standar kualitas.
QA berfokus pada upaya pencegahan terjadinya kesalahan pada proses pengembangan produk. QA bertujuan untuk meningkatkan proses pengembangan dan testing agar tidak terjadi kesalahan selama produk dikembangkan.
Total Quality Management (TQM) merupakan suatu cara meningkatkan performansi secara terus menerus pada setiap level operasi atau proses, dalam setiap area fungsional dari suatu organisasi, dengan menggunakan semua sumber daya manusia dan modal yang tersedia.43 Dapat dilihat persamaan QA dengan
TQM terletak pada visi dan misi terhadap kualitas.
Menurut Bill Creech, Produk adalah titik pusat untuk tujuan dan pencapaian organisasi. Mutu dalam produk tidak mungkin ada tanpa mutu di dalam proses. Mutu di dalam proses tidak mungkin ada tanpa organisasi yang tepat. Organisasi yang tepat tidak ada artinya tanpa pemimpin yang memadai. Komitmen yang kuat dari bawah ke atas merupakan pilar pendukung bagi semua yang lain. setiap pilar tergantung pada pilar yang lainnya , dan kalau salah satu lemah sendirinya yang lain akan lemah.
Satu kata kunci persamaan anatara QA an TQM adalah sama-sama berkomitmen dan bekerja untuk menjamin dan meningkatkan kualitas.
b. Perbedaan Quality Assurance dan Total Quality Management
Manajemen mutu terpadu merupakan salah satu strategi manajemen untuk menjawab tantangan eksternal suatu organisasi guna memenuhi kepuasan atau harapan pelanggan. Dengan demikian, mutu adalah mencapai keinginan pelanggan, atau cocok dengan tujuan, dan menyenangkan keinginan pelanggan Dengan begitu, suatu mutu dicirikan, dengan konsep bahwa mutu adalah pemenuhan harapan pelanggan, mutu diaplikasikan atas produk, pelayanan, orang, proses, dan lingkungan, kualitas merupakan satu pernyataan perubahan yang terjadi.
Manajemen mutu (Quality Management) atau manajemen kualitas terpadu (Total Quality management = TQM) didefinisikan sebagai satu cara meningkatkan kinerja secara terus menerus (continuously performance improvement) pada setiap level operasi atau proses, dalam setiap area fungsional dari suatu organisasi, dengan menggunakan semua sumberdaya manusia dan modal yang tersedia.
Manajemen mutu terpadu merupakan proses peningkatan mutu secara utuh. Lebih lanjut dijelaskan Gasperz bila prosesnya dilakukan secara mandiri maka manajemen mutu terpadu, mencakup tiga tahap peningkatan mutu secara berkelanjutan, yaitu: (1) perhatian penuh kepada pelanggan, baik pelanggan internal maupun eksternal, (2) pembinaan proses, dan (3) keterlibatan total. Dengan begitu dipahami bahwa peningkatan mutu (quality improvement) adalah tindakan-tindakan yang diambil guna meningkatkan nilai produk untuk pelanggan melalui peningkatan efektivitas dan efisiensi dari proses dan aktivitas melalui struktur organisasi.
Menurut Caffee dan Sherr bahwa manajemen mutu terpadu adalah suatu filosofi komprehensif tentang kehidupan dan kegiatan organisasi yang menekankan perbaikan berkelanjutan sebagai tujuan fundamental untuk meningkatkan mutu, produktivitas, dan mengurangi pembiayaan. Adapun istilah yang bersamaan makna-nya dengan TQM adalah continous quality improvement
(CQI) atau perbaikan mutu berkelanjutan”.
TQM memfokuskan proses atau sistem pencapaian tujuan organisasi. Dengan dimulai dari proses perbaikan mutu, TQM diharapkan dapat mengurangi kesalahan dalam menghasilkan produk, karena produk yang baik adalah harapan para pelanggan. Rancangan produk diproses sesuai dengan prosedur dan teknik untuk mencapai harapan pelanggan. Penggunaan metode ilmiah dalam menganalisis data diperlukan sekali untuk menyelesaikan masalah dalam peningkatan mutu. Partisipasi semua pegawai digerakkan agar mereka memiliki motivasi dan kinerja tinggi dalam mencapai tujuan kepuasan pelanggan.
Berkenaan dengan makna mutu terpadu ini, Lewis dan Smith dalam buku
Total Quality in Higher Education, mengemukakan bahwa mutu terpadu (total quality) dimaknai dalam cakupan tiga pengertian, yaitu: mencakup semua proses (every process), mencakup setiap pekerjaan (every job), dan setiap orang (every person). Terpadu dalam setiap proses berarti tidak sekadar produksi. Proses juga tercakup dalam keterpaduan, dimulai dari rancangan, konstruksi, penelitian dan pengembangan, keuangan, pemasaran, perbaikan, dan fungsi lain harus terlibat di dalamnya”. Demikian pula halnya bahwa makna “terpadu” dalam setiap bidang pekerjaan mencakup pembuatan produk.
Berdasarkan teori yang dikemukakan di atas maka dapat dilihat bahwa letak perbedaan QA dan TQM ada pada cara bekerja untuk kualitas. QA lebih pada bentuk departemen yang bekerja untuk memeriksa kualitas. Sedangkan TQM lebih kepada penekanan terhadap internalisasi budaya kualitas yang diterapkan di organisasi.
c. Contoh Implementasi TQM di Lembaga Pendidikan Islam Tabel 5
Paradigma Baru dan Paradigma Lama dalam Implementasi Total Quality Management di Perguruan Tinggi Keislaman
Paradigma Baru Paradigma Lama
Mahasiswa menerima hasil ujian, pembimbingan, dan nasehat agara membuat pilihan- pilihan yang sesuai
Hasil ujian tidak digunakan sebagai informasi untuk memberikan bimbingan dan nasehat kepada mahasiswa
Mahasiswa diperlakukan sebagai pelanggan
Mahasiswa tidak diperlakukan sebagai pelanggan
Keluhan mahasiswa ditangani secara cepat dan efisien
Keluhan mahasiswa ditangani dalam bentuk defensif dan dengan cara negatif
Terdapat sistem saran aktif dari mahasiswa
Mahasiswa tidak didorong untuk memberikan saran atau keluhan
Setiap departemen pelayanan menetapkan kepuasan pelanggan sesuai kebutuhan
Staf departemen pelayanan tidak memperlakukan karyawan lain dan atau mahasiswa sebagai pelanggan
Terdapat rencana tindak lanjut untuk penempatan lulusan dan peningkatan pekerjaan
Tidak ada sistem tindak lanjut yang cukup atau tepat untuk mahasiswa dan alumni
Mahasiswa diperlakukan dengan sopan, rasa hormat, akrab dan penuh pertimbangan
Mahasiswa dipandang sebagai inferior, tidak diperlakukan dengan rasa hormat, cara yang akrab dan penuh pertimbangan
Fokus manajemen pada keterampilan kepemimpinan kualitas
Fokus manajemen pada pengawasan karyawan, sistem, dan operasional
Manajemen secara aktif mempromosikan kerjasama dan solusi masalah dalam unit kerja
Banyak keputusan manajemen yang dibuat tanpa masukkan informasi dari karyawan dan mahasiswa
Sistem informasi memberikan laporan yang berguna untuk membantu manajemen dan dosen
Sistem informasi usang dan tidak membantu manajemen sistem kualitas
Staf administrasi
bertanggungjawab dan siap
Staf administrasi kurang memiliki tanggungjawab dan
memberikan pelayanan dengan cara yang mudah dan cepat guna
memenuhi kebutuhan
mahasiswa
kesiapan untuk memberikan pelayanan yang sesuai dengan kebutuhan mahasiswa
Berdasarkan tabel di atas, maka lembaga pendidikan tinggi Islam yang telah menjalankan poin-poin Paradigma Baru, maka lembaga tersebut sedang menuju kepada TQM.
Perguruan tinggi merupakan sub sistem pendidikan nasional. Fakultas beserta komponen pendidikan di dalamnya adalah subsistem perguruan tinggi. Menurut Barnett perguruan tinggi dalam pendekatan kontemporer memiliki peran : (1) menghasilkan tenaga kerja berkualitas, (2) memberikan latihan bagi karir tenaga pelatihan level tinggi, (3) sebagai pelaksana manajemen yang efisien dalam pembelajaran, (4) sebagai perluasan kesempatan hidup”. Dengan memperoleh pendidikan tinggi maka seseorang mampu mengembangkan otonomi individu, membentuk integritas dan kapasitas intelektual tingkat tinggi. Dalam kesempatan yang sama pembentukan kemampuan intelektualitas individu diperoleh dari kebudayaan generasi terdahulu untuk dikembangkan sesuai tuntutan zaman secara antisipatif. Melalui pendidikan tinggi, maka mahasiswa mengalami peningkatan karakter individu, pengembangan kompetensi untuk berpartisipasi dalam pembangunan bangsa.
Seluruh komponen PT perlu diberdayakan untuk mengoptimalkan fungsi perguruan tinggi sebagai wahana strategis pengembangan sumber daya manusia (SDM). Berbagai tuntutan kebutuhan tenaga ahli, ilmuan dan profesional di masyarakat menjadi tanggung jawab perguruan tinggi. Perhatian dan dukungan terhadap pelaksanaan berbagai kegiatan akademik di fakultas/jurusan /program studi seyogiyanya tidak boleh asal jadi, terbelit rutinitas saja, rasa tanggung jawab rendah yang secara kumulatif menyebabkan kelambanan dalam penyelesaian tugas dan kinerja institusi.
Menurut Goetsh Ada beberapa langkah aplikasi manajemen peningkatan mutu pada perguruan tinggi, yaitu: (1) Membentuk tim pengembang institusi, (2) Menyiapkan rencana strategis atau rencana pengembangan peningkatan mutu jangka panjang, (3) melaksanakan pelatihan manajemen mutu untuk mengubah cara pandang dan budaya mut, (4) menyiapkan instrumen/perangkat/teknik pencapaian mutu”. Dengan meminjam langkah Deming, ada lima hal yang diperhatikan, yaitu: (1) membuat rencana, (2) melaksanakan rencana dengan konsisten, (3) Memeriksa pelaksanaan rencana, (4) Melaksanakan kembali rencana yang dibenahi, (5) melakukan analisis atas pelaksanaan program dan hasil yang dicapai.
Sedangkan Lewis dan Smith mengemuakan bahwa paling tidak ada dua pendekatan tradisional terhadap jaminan mutu perguruan tinggi, yaitu : akreditasi, dan jaminan kualitas keluaran. Akreditasi fokus terhadap input lembaga seperti prestasi mahasiswa, tingkatan fakultas, fasilitas, dan sumberdaya fisik (seperti perpustakaan). Asumsi dasar pendekatan ini adalah jika kualitas masukan tinggi, maka hasil kualitas keluaran juga akan tinggi. Pendekatan ini menuntut penyediaan data terhadap sistem institusi, jika sedikit maka sukar meramalkan apa yang terjadi. Ketidakpuasan atas fokus masukan mengarah kepada munculnya gerakan penilaian hasil yang menekankan pentingnya evaluasi, hasil pendidikan tinggi, seperti prestasi mahasiswa, pendidikan lanjutan dan peluang pekerjaan.
Adapun jargon utama yang mendasari falsafah manajemen mutu terpadu terfokus pada pernyataan "Do the right things, first time, every time" (kerjakan sesuatu yang benar sejak pertama kali, setiap waktu). Namun secara terinci, Dr. W. Edward Demings,44 meletakkan kerangka pemikiran dalam perbaikan mutu secara
berkelanjutan yang terdiri dari hal-hal berikut.
1. Reaksi berantai untuk perbaikan kualitas. Reaksi berantai tersebut menyatakan bahwa perbaikan kualitas akan meningkatkan kepuasan 44 Seorang ahli statistik Amerika dan Doktor dalam bidang ilmu flsika. Demings lahir tahun 1900
dan meninggal tahun 1993. Sebagai seorang teoritisi, manajemen pengaruhnya baru terasa belakangan di Barat, meskipun di Jepang telah dimulai sejak tahun 1950-an. Lihat lebih lanjut Soewarso Handjosoedarmo, Total Quality Management, Yogyakarta: Andi, 1996, hlm. 7.
pelanggan dalam hal produk dan jasa yang sekaligus akan mengurangi biaya produksi.
2. Transformasi organisasi. Di sini kemampuan untuk mencapai perbaikan yang penting dan berkelanjutan menuntut perubahan dalam nilai-nilai yang dianut.
3. Peran esensial pimpinan. Setiap upaya perbaikan yang tidak didukung secara aktif oleh pimpinan, komitmen, kreativitas, maka lama- kelamaan akan hilang.
4. Hindari praktik-praktik manajemen yang merugikan Setiap keputusan yang didasarkan pada pandangan jangka pendek, sempit dan terkotak- kotak, akhirnya akan merugikan organisasi. Beberapa contoh pandangan tersebut adalah:
a) tidak terdapat tujuan yang tetap (constancy of purpose), yaitu tujuan menuju perbaikan kualitas demi kelangsung-an hidup dan perkembangan organisasi,
b) hanya memikirkan keuntungan jangka pendek, dan c) sering berganti-ganti kegiatan.
5. Penerapan system of profound knowledge
Penerapan sistem tersebut meliputi penerapan empat disiplin berikut. a) Orientasi pada sistem (system oriented)
Orientasi ini meliputi fokus pada kinerja (performance) total organisasi. Bukan hanya memusatkan perhatian pada usaha memaksimalkan hasil komponen organisasi tertentu secara parsial, akan tetapi harus keseluruhan organisasi.
b) Teori variasi
Pengertian atas variasi data akan dapat membantu pengambil keputusan untuk mengetahui kapan harus melakukan perubahan- perubahan dalam suatu sistem guna memperbaiki kinerja, dan
mengetahui kapan perubahan-perubahan yang dibuat dapat memperburuk kinerja.
c) Teori pengetahuan
Penguasaan teori pengetahuan akan membantu kita untuk mengembangkan dan menguji hipotesis (praduga) guna memperbaiki kinerja organisasi. Jadi, teori pengetahuan akan membantu kita untuk mengetahui:
1. apa yang dikehendaki oleh pelanggan (customer),
2. seberapa jauh organisasi dapat memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan,
3. faktor-faktor penting apa yang mempengaruhi kualitas, 4. apa yang perlu dilakukan untuk memperbaiki kualitas,
5. apakah pelanggan mengetahui perubahan yang terjadi mengenai kinerja organisasi, dan
6. apa kebutuhan dan harapan baru para pelanggan. d) Psikologi
Perlu dikembangkan kecakapan untuk mengerti dan menerapkan konsep-konsep yang berkaitan dengan perbedaan individu dalam organisasi, dinamika kelompok, proses belajar dan proses perubahan guna mencapai perbaikan kualitas.