STRUKTUR ORGANISASI UNIVERSITAS PENDIDIKAN GANESHA
2.5 Administrasi Perkuliahan dan Pemantauan Perkembangan Studi Mahasiswa .1 Administrasi Perkuliahan .1 Administrasi Perkuliahan
32 a. Alternatif pertama adalah diprogramkan sebagai mata kuliah perbaikan dengan tidak wajib
mengikuti kuliah. Kreditnya tidak dihitung dalam total kredit yang bisa diambil. Nilai maksimum yang bisa diperoleh C. Pada kolom keterangan dari KRS diberi tanda (-n), yang mana (n) menyatakan berapa kali perbaikan sudah dilakukan.
b. Alternatif kedua adalah diprogramkan sebagai mata kuliah perbaikan dengan wajib mengikuti kuliah. Kreditnya dihitung dalam total kredit yang bisa diambil. Nilai yang diperoleh bisa lebih dari C. Pada kolom keterangan dari KRS diberi tanda (+n), yang mana (n) menyatakan berapa kali perbaikan sudah dilakukan.
3. Mata kuliah yang sudah pernah ditempuh namun mendapat nilai E, diprogramkan dengan cara yang sama dengan pemrograman mata kuliah yang belum pernah ditempuh.
4. Apabila memperoleh persetujuan PA, maka mahasiswa diberi toleransi memprogramkan mata kuliah +1 sks melebihi batas maksimum total sks yang diizinkan.
2.4.3.2 Program studi yang Menerapkan Sistem Paket
1. Mahasiswa dari juruasan yang menerapkan sistem paket wajib memprogramkan semua mata kuliah yang ditawarkan pada semester tersebut.
2. Mata kuliah yang sudah ditempuh namun masih memperoleh nilai D atau E (belum lulus) wajib diprogramkan pada semester-semester berikutnya, dengan catatan keseluruhan mata kuliah yang diprogramkan tidak melampaui 24 sks.
3. Mata kuliah pada semester sebelumnya yang belum ditempuh wajib diprogramkan, dengan catatan keseluruhan mata kuliah yang diprogramkan tidak melampaui 24 sks.
2.4.4 Perubahan Registrasi Akademik
Perubahan pemrograman mata kuliah, baik berupa pembatalan mata kuliah, penambahan mata kuliah, atau penggantian mata kuliah bisa dilakukan sesuai batas waktu yang diatur pada kalender akademik. Prosedur perubahan pemrograman mata kuliah diatur dalam Buku Pedoman Layanan Akademik Mahasiswa Undiksha.
2.5 Administrasi Perkuliahan dan Pemantauan Perkembangan Studi Mahasiswa 2.5.1 Administrasi Perkuliahan
Setelah mahasiswa melakukan registrasi akademik, mahasiswa bersangkutan terdaftar sebagai peserta kuliah sesuai dengan mata kuliah yang telah diprogramkan. Proses administrasi perkuliahan sampai mahasiswa memperoleh Kartu Hasil Studi (KHS) adalah sebagai berikut.
1. Pada awal semester Koordinator Tingkat (Korti) mendowload dan mencetak Daftar Peserta Kuliah (DPK) dari SIAK Undiksha dan diserahkan kepada dosen pemegang mata kuliah. Dengan DPK dosen memantau kehadiran mahasiswa dalam perkuliahan.
2. Dosen mengisi nilai secara online melalui SIAK Undiksha dan mencetak sebanyak rangkap 3 lembar. Lembar pertama diserahkan kepada Kepala Subbagian Akademik Fakultas, lembar
Pedoman Studi Universitas Pendidikan Ganesha Tahun 201 Pedoman Studi Universitas Pendidikan Ganesha Tahun 201Pedoman Studi Universitas Pendidikan Ganesha Tahun 201 Pedoman Studi Universitas Pendidikan Ganesha Tahun 2016666
33 kedua diserahkan kepada Ketua prodi untuk arsip prodi, dan lembar ketiga arsip dosen bersangkutan.
3. Kepala Subbagian Akademik fakultas menyimpan lembar kedua DPNA untuk arsip fakultas. 4. Mahasiswa mencetak Kartu Hasil studi (KHS) dari SIAK Undiksha sebanyak 3 rangkap dan
diserahkan kepada Kepala Subbagian Akademik Fakultas untuk dimintakan pengesahan oleh Wakil Dekan I.
5. Kepala Subbagian Akademik Fakultas menyimpan lembar ketiga KHS setiap mahasiswa dengan menempelkan pada buku kumpulan KHS, sedangkan lembar pertama dan kedua diserahkan kepada mahasiswa.
6. Mahasiswa menyimpan lembar pertama KHS pada amplop pribadi dan menyerahkan lembar kedua KHS kepada PA sebagai arsip.
7. Selain untuk memantau perkembangan studi, arsip KHS pada PA dan Subbagian Akademik Fakultas juga digunakan untuk mengecek keabsahan kutipan daftar nilai (KDN), baik untuk keperluan ujian akhir program, KKN, atau PPL.
2.5.2 Pemantauan Perkembangan Studi Mahasiswa 2.5.2.1 Pemantauan Per-Semester
Setiap akhir semester, PA wajib mengadakan pemantauan perkembangan studi mahasiswa bimbingannya, sehingga PA dapat lebih cermat mengikuti perkembangan mahasiswa bimbingannya. Alur pelaksanaan bimbingan adalah sebagai beikut.
1. PA mencatat mata kuliah yang ditempuh beserta kredit dan nilainya yang ada pada KHS mahasiswa bimbingannya ke dalam Kartu Perkembangan Akademik (KPA). Apabila dipandang perlu, PA menuliskan peringatan pada KPA mahasiswa bimbingannya.
2. Jika mahasiswa bimbingannya memiliki IP semester kurang dari 1,50, maka mahasiswa tersebut diberikan surat peringatan atas sepengetahuan Ketua Program Studi.
3. Jika mahasiswa bimbingannya memperoleh IP semester di antara 1,50 sampai 1,99, maka diberikan peringatan secara lisan langsung oleh PA.
2.5.2.2 Pemantauan Per-Kegiatan
Pemantauan perkembangan studi mahasiswa juga dilakukan per-kegiatan. KKN, PPL, permohonan beasiswa, pindah program, dan ujian akhir program mempersyaratkan mahasiswa sudah memiliki jumlah sks yang sudah ditentukan dengan sebaran mata kuliah yang diatur oleh program studi masing-masing. Pemantauan perkembangan studi untuk kepentingan KKN, PPL, mengajukan permohonan beasiswa, pindah program atau ujian akhir dilakukan melalui Kutipan Daftar Nilai (KDN). KDN memuat daftar mata kuliah yang sudah ditempuh oleh mahasiswa dan sudah lulus, lengkap dengan sks dan nilainya. Mekanisme penerbitan KDN adalah sebagai berikut.
Pedoman Studi Universitas Pendidikan Ganesha Tahun 201 Pedoman Studi Universitas Pendidikan Ganesha Tahun 201Pedoman Studi Universitas Pendidikan Ganesha Tahun 201 Pedoman Studi Universitas Pendidikan Ganesha Tahun 2016666
34 2.5.2.2.1 KDN untuk Ujian Akhir Program
1. Mahasiswa meminta KDN kepada kepala subbagian akademik fakultas dengan menyerahkan semua KHS dari semester awal hingga terakhir yang diikuti.
2. Kepala Subbagian Akademik Fakultas menerbitkan KDN mahasiswa bersangkutan melalui SIAK Undiksha.
3. Kepala Subbagian Akademik Fakultas memeriksa KDN mahasiswa, dan memberikan legalisasi bila telah sesuai dengan KHS.
4. KDN yang telah mendapat legalisasi dari Subbagain Akademik Fakultas diserahkan kepada mahasiswa untuk dikonsultasikan kepada PA. Apabila KDN sudah sesuai dengan arsip KHS yang ada pada PA dan PA sudah memandang tidak ada masalah, maka PA memberikan legalisasi pada KDN tersebut.
5. KDN yang telah dilegalisasi oleh Kepala subbagian Pendidikan Fakultas dan oleh PA dinyatakan layak digunakan untuk persyaratan mendaftar ujian akhir.
6. Apabila terjadi ketidaksesuaian antara KDN yang diterbitkan melalui SIAK dengan KHS yang ada di fakultas maupun yang ada di PA, maka akan dilakukan penelusuran bersama oleh PA, Kepala Subbagian Akademik Fakultas dan UPT-TIK. Bila terjadi kekeliruan, maka akan dilakukan revisi, sedangkan bila terjadi pelanggaran, maka dilakukan proses sesuai aturan yang berlaku.
2.5.2.2.2 KDN untuk KKN, PPL, Beasiswa atau Pindah Program
KDN untuk keperluan permohonan beasiswa, pendaftaran PPL, pendaftaran KKN atau permohonan pindah program dapat diperoleh secara on-line di SIAK Undiksha melalui mekanisme sebagai berikut.
a. Mahasiswa melakukan login dengan menggunakan username dan password masing-masing.. b. Mahasiswa mencetak KDN dan minta legalisasi pada pada PA dan Kepala Sub Bagian
akademik fakultas.
c. KDN sudah dapat digunakan untuk keperluan permohonan beasiswa, pendaftaran PPL, pendaftaran KKN atau permohonan pindah program.
Pedoman Studi Universitas Pendidikan Ganesha Tahun 201 Pedoman Studi Universitas Pendidikan Ganesha Tahun 201Pedoman Studi Universitas Pendidikan Ganesha Tahun 201 Pedoman Studi Universitas Pendidikan Ganesha Tahun 2016666