melakukan pendaftaran siswa baru ke sekolah yang difavoritkan, sehingga informasi yang disampaikan ke panitia pendaftaran pusat menjadi terhambat, hal ini menyebabkan calon siswa dan orang tua calon siswa direpotkan oleh pengumuman yang lambat.
2.10.3 AGUNG SANDY WIJ AYA, (2001) (
(KOMPUTERISASI DAN PENYEMPURNAAN PADA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSONALIA PT. PERKEBUNAN NUSANTARA XI (PERSERO) PG.GENDING PROBOLINGGO )
Ketergantungan dunia usaha terhadap komputer sudah berlangsung sejak dua atau tiga dasawarsa yang lalu. Komputer sebagai alat bantu utama dalam menyelesaikan masalah baik untuk keperluan administrasi, perhitungan yang rumit, arsip, pembuatan laporan-laporan, sistem informasi, pengambilan keputusan dan lain sebagainya. PT. Perkebunan Nusantara XI (PERSERO) PG. Gending merupakan salah satu perusahaan BUMN yang memiliki jumlah karyawan yang sangat banyak dan memiliki kegiatan administrasi personalia yang cukup rumit, maka pendokumentasian secara manual yang selama ini diterapkan akan dirasakan sangat lambat. Sistem terkomputerisasi serta penyempurnaan pada penyajian laporan yang akurat dan tepat waktu serta sesuai dengan kebutuhan sangat diperlukan untuk membantu dalam hal pengambilan keputusan.
3.1. Lokasi Penelitian dan Waktu Penelitian
Penelitian dilakukan di PT. MULIA DIVA, Surabaya, Rungkut Lor gg VII Adapun waktu pelaksanaan penelitian dilakukan pada tanggal 17 Desember 2011 sampai dengan data penelitian terpenuhi.
3.2. Identifikasi dan Definisi Oper asional Var iabel
Data yang digunakan adalah data yang berkaitan dengan judul penelitian dimana data tersebut digunakan untuk mempermudah didalam analisa sistem informasi manajemen penerimaan karyawan, data tersebut antara lain adalah : a. Variabel Terikat
Sistem Informasi Manajemen Reqruitmen pegawai. b. Variabel Bebas :
1. Variabel data seleksi calon karyawan 2. Variabel data Perusahaan
3.3. Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini dilakukan dengan cara :
1. Metode Wawancara yaitu Teknik pengumpulan data yang dilaksanakan
2. Metode Observasi, yaitu Metode dengan melakukan pengamatan dan pencatatan secara sistematik terhadap obyek yang diamati.
3. Metode Kepustakaan, yaitu Metode pengumpulan data berdasarkan studi kepustakaan dengan membaca buku yang berhubungan dengan obyek yang diamati.
Sumber data yang dipergunakan dalam penelitian terdiri dari dua jenis data yaitu :
a. Data Primer : Data yang langsung diperoleh dari hasil observasi langsung dan wawancara.
b. Data Sekunder : Data diperoleh dari literatur baik perpustakaan maupun perusahaan. Dimana sumber data ini mendukung data primer.
3.3.1. Metode Pengolahan Data
Untuk melakukan perancangan sistem informasi manajemen pada perusahaan, akan menggunakan php dan Database SQL 2005
3.4. Tahap Analisis Sistem
Setelah semua data yang diperlukan terkumpul dan data kita sudah mengetahui sistem yang ada, maka tahap selanjutnya adalah melakukan analisa data tersebut, sehingga diperoleh gambaran untuk perubahan sistem yang ada menjadi terkomputerisasi. Analisa ini meliputi beberapa langkah, antara lain : a. Identifikasi Sistem, Prosedur dan Permasalahan Sistem.
Bagian ini diidentifikasikan kegiatan-kegiatan yang berlangsung pada masing-masing departemen, juga diidentifikasikan personil-personil yang terlibat secara langsung dalam tugas maupun wewenang.
2. Identifikasi Prosedur
Bagian ini diidentifikasikan prosedur yang berlaku pada sistem yang akan dikembangkan yaitu prosedur bagian personalia. Disini dapat dilihat aktivitas yang terjadi dan hubungan antar departemen dalam perusahaan. 3. Identifikasi Permasalahan Sistem
Diidentifikasikan mengenai permasalahan sistem yang ada dan penyebabnya.
b. Memahami Cara Kerja Sistem
Pada bagian ini mempelajari jalannya sistem beserta permasalahan yang muncul dan menghambat kelancaran sistem informasi yang ada. Pada bagian ini juga dipelajari dokumen dan laporan yang digunakan pada sistem yang ada saat ini, jaringan data dan distribusi laporan.
c. Analisa Sistem dan Pembuatan Laporan Hasil Analisa
Setelah melakukan identifikasi komponen sistem dan memahami cara kerja sistem, maka dapat dilakukan analisa terhadap permasalahan yang ada. Pada analisa ini meliputi analisa dokumen dan laporan yang digunakan pada sistem yang ada saat ini, jaringan data dan distribusi laporan. Disamping itu juga dilakukan analisa terhadap kebutuhan informasi untuk menjawab permasalahan yang ada. Setelah semua analisis dilakukan dibuat laporan hasil dari analisis yang dapat dikonsultasikan dengan pengguna sistem, yaitu pihak manajemen
perusahaan. Laporan ini berisi mengenai keadaan sistem saat ini beserta permasalahan yang dihadapi. Apabila hasil dari analisa sistem ini disetujui pihak pengguna, maka dapat dilakukan perancangan sistem. Tetapi jika hasil analisa ini tidak disetujui, maka akan dilakukan analisa ulang.
3.5. Per ancangan Sistem
Pada perancangan sistem informasi manajemen usulan ini, diharapkan dapat menyelesaikan semua permasalahan sistem yang ada saat ini meliputi beberapa perancangan, antara lain :
a. Perancangan Input dan Output
Pada perancangan input dilakukan perancangan sistem yang mampu mengumpulkan dan mencatat data secara lengkap dan tepat, sehingga memudahkan mandor operator dalam memasukkan data ke komputer. Sedangkan pada perancangan output dilakukan perancangan tampilan laporan-laporan yang dihasilkan dari pengolahan data.
b. Pengembangan Sistem dan Prosedur
Pada bagian ini dilakukan pengembangan sistem dan prosedur kerja yang ada, menjadi suatu sistem yang berbasis komputer sesuai dengan kebutuhan pihak manajemen perusahaan.
c. Perancangan DataBase dan program komputer.
Pada bagian ini dilakukan pengembangan sistem dan prosedur kerja yang ada, menjadi suatu sistem yang berbasis komputer sesuai dengan kebutuhan pihak manajemen perusahaan.
3.6. Uji Validitas Pr ogram (Uji Coba Pr ogr am)
Pada tahap ini dilakukan uji terhadap program yang telah dibuat dengan tujuan menghindari berbagai kesalahan yang mungkin terjadi, meliputi :
1. Pengetesan form, dilakukan pada tiap form.
2. Pengetesan program. Apabila semua modul sudah dibuat diuji secara terangkai sebagai satu program.
3.7. Langkah-langka h Pemeca han Masalah
Agar lebih sistematis maka langkah-langkah yang haus dilakukan dalam mengadakan penelitian ini adalah sebagai berikut :
Studi Pustaka Sur vey Awal
Per umusan Masalah
Penentua n Tujuan
Identitas Var iabel
Pengumpulan Data 1.Sistem yang ada saat ini 2.Pr osedur Sist em sa at ini
Analisa Sistem 1. Mempelaja ri cara ker ja sistem 2. Identifika si per masalahan pada sistem 3. Menganalisa kebutuhan Infor masi
Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Karyawan 1.Pembuatan kerangka sistem
2.Perancangan sub sistem 3.Perancangan database 4.Perancangan input dan output
Pembuat an Pr ogr a m
Uji Validasi Pr ogr am
Valid
Uji Ver ifikasi Desain Sistem
Ver ified
Implementasi
Pembahasan
Kesimpulan dan Saran
Selesai Ya
Evaluasi Sistem Ya
Keterangan Gambar : Studi Pustaka
Pada tahap ini dilakukan tinjauan kepustakaan untuk melandasi cara berfikir, bertindak, dan memberikan arah penelitian serta membantu menyelesaikan masalah.
Survey Awal
Pada tahap ini diteliti bagaimana sistem dan prosedur yang sudah diterapkan sehingga dapat diperoleh gambaran permasalahan yang ada.
Perumusan Masalah
Perumusan masalah ini disusun dengan memperlihatkan faktor-faktor yang menjadi penyebab terjadinya masalah tersebut, kemudian menentukan suatu metode untuk memecahkan masalah tersebut kemudian mencari pemecahan masalahnya.
Penetapan Tujuan Penelitian.
Pada tahap penelitian tujuan ini dilakukan penetapan tujuan penelitian dengan maksud agar langkah-langkah dalam pemecahan masalah menjadi terarah dan mencapai sasaran yang diinginkan. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk membangun suatu sistem informasi baru.
Analisa Sistem
Dalam tahap ini dilakukan analisa terhadap sistem yang meliputi : 1. Memahami cara kerja sistem
a. Menganalisa tugas, tanggung jawab dan wewenang dari tiap-tiap bagian yang terkait dalam sistem.
b. Identifikasi prosedur
Pada bagian ini didefinisikan prosedur yang berlaku pada sistem yang akan dikembangkan.
2. Identifikasi permasalahan pada sistem
Memahami jalannya sistem dan masalah yang ditemukan pada proses identifikasi.
3. Analisa kebutuhan informasi a. Analisa dokumen dan laporan
Menganalisa macam-macam dokumen yang digunakan pada sistem yang lama sebagai pedoman penyusun kebutuhan sistem informasi yang baru. b. Analisa kebutuhan informasi
Pada tahap ini akan dianalisa kebutuhan informasi sesuai dengan tujuan sistem dan untuk menyelesaikan permasalahan yang ada.
Perancangan Sistem Informasi
Pada tahap ini dilakukan perancangan sistem informasi manajemen dan perancangan perangkat lunak. Tujuan perancangan sistem informasi ini adalah untuk membentuk informasi yang terpadu sesuai dengan kebutuhan.
a. Pembuatan kerangka sistem
Pembuatan kerangka perancangan sistem yang memuat desain sistem secara garis besar kerangka ini nantinya akan dikembangkan secara lebih detail pada perancangan basis data, model dan sistem output .
b. Perancangan sub sistem
Untuk mempermudah dalam perancangan sistem maka informasi perlu dijabarkan menjadi sub sistem-sub sistem yang lebih ringkas.
c. Perancangan data base
Dilakukan perancangan suatu sistem file yang saling berhubungan dan berfungsi untuk mengolah sumber informasi yang saling berkaitan dan memberikan informasi yang akurat dan konsisten. Berisi jenis-jenis dan susunan file secara keseluruhan serta bagaimana masing-masing file berelasi satu dengan lainnya juga dijelaskan fungsi dan masing-masing file dalam sistem.
d. Perancangan input dan output
Yaitu merancang suatu sistem dialog yang mudah dimengerti sehingga memudahkan pemakaian dalam memasukkan data ke dalam komputer serta merancang tampilan laporan- laporan yang akan dihasilkan dari pengolahan data.
Perancangan Program
Perancangan perangkat lunak ini merupakan transformasi sistem informasi dirancang sebelumnya yang kemudian dirubah kedalam bahasa pemrograman sehingga mudah untuk dioperasikan. Kriteria yang nantinya dimiliki oleh
perangkat lunak tersebut, adalah mudah dalam penggunaan dan aplikasinya serta memberikan informasi sejelas-jelasnya. Pada penelitian ini penulis menerapkan
Software PHP dan Database MYSQL. Validasi Program
Pembuatan perangkat lunak yang telah dilakukan kemudian diuji cobakan untuk melihat dan mengevaluasi kinerja perangkat lunak tersebut dan mengetahui seberapa jauh sistem informasi dapat berjalan. Pada bagian ini dijelaskan cara penggunaan dan petunjuk penggunaannya.
Verifikasi Desain Sistem
Berdasarkan hasil verifikasi desain sistem maka bisa terlihat apakah sistem dan perangkat lunak yang telah dibuat berfungsi dengan baik dan semua fungsi yang terlibat dalam sistem informasi manajemen telah masuk kedalam program dan dapat menjawab apakah sistem informasi manajemen penerimaan pegawai yang dibuat dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi pada perusahaan secara signifikan.
Kesimpulan dan Saran
Berdasarkan tahap-tahap yang telah dilakukan sebelumnya kemudian didapatkan suatu kesimpulan sebagai intisari dan penyelesaian dari permasalahan yang ada dan diberikan saran-saran sebagai bahan masukan yang berkaitan dengan penelitian yang telah dilakukan.
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Pengumpulan Data
Pada proses pengumpulan data yang diperlukan untuk menganalisa sistem penerimaan karyawan serta untuk mengidentifikasi prosedur adalah sebagai berikut :
4.1.1 Sistem dan Pr osedur Ser ta Fungsi Masing-Masing Bagian/Depar temen Sistem yang ada saat ini kegiatannya masih dilakukan secara manual, mulai pencatatan hingga pembuatan laporannya.
Identifikasi ini merupakan identifikasi terhadap fungsi-fungsi dari bagian organisasi yang ada di PT. Mulia Diva Surabaya dan yang terlibat atau berkaitan dengan kegiatan penerimaan karyawan outsourching.
Struktur organisasi yang diterapkan dalam perusahaan ini cukup sederhana, adapun struktur organisasi PT. Mulia Diva terlampir pada lampiran.
4.2 Analisis Sistem
Dalam sub-bab ini akan dibahas mengenai analisa dari sistem
pengolahan data karyawan, sistem ini nantinya akan memberikan layanan kepada admin yang belum memiliki sistem dalam hal untuk mengolah data karyawan,
tentunya terlebih dahulu admin harus mengetahui sistem kerja pengelolahan data karyawan, proses pengelolahan data karyawan dilakukan dengan komputerisasi
dengan tujuan untuk meningkatkan efektivitas data karyawan pada saat dilakukan pengelolahan data karyawan, yang mendaftar pada suatu lowongan dalam yang tersedia, dalam aplikasi ini dapat melakukan insert maupun update karyawan sesuai dengan bidang kealihan yang dibutuhkan oleh perusahaan, selanjutnya proses pemanggilan karyawan untuk proses penempatan dan masa kontrak kerja karyawan.
4.2.1 Per ancangan Sistem
Pada bagian bab ini akan dijelaskan mengenai spesifikasi kebutuhan sistem, perancangan basis data yang meliputi model data konseptual dan model data fisik yang menjelaskan tentang desain data base penggajian untuk menggetahui relation data pada tabel-tabel yang berhubungan dan bersangkutan satu dengan tabel yang lain, Rancangan PDM (Physical Data Model) di implementasikan ke dalam basis data MYSQL .
4.2.2 Deskr ipsi Umum Sistem
Deskripsi umum dalam sistem ini dapat dilihat dalam bentuk gambar diagram dapat dilihat pada Gambar 3.1 berikut ini:
Gambar 4.1 Arsitektur Sistem
Admin PT. Mulia Diva Pencar i ker ja mendaftar
Admin akan memasukkan data masyarakat yang sudah mendaftar pada lowongan kerja yang telah diberikan pada PT. Mulia Diva apabila admin belum memiliki account login dalam aplikasi ini account login admin akan login ulang. Dalam aplikasi ini Pengguna sistem ini atau user yang berhak mengakses sistem adalah Admin. dimana Hak admin disini melakukan hak akses setting karyawan, antara lain pemasukan data curiculum vitae, data massa kerja karyawan. Dan juga hak akses untuk HRD untuk mengecek karyawan yang telah terdaftar dan bekerja di perusahaan.
Dalam pembuatan aplikasi sistem ini, terdapat beberapa elemen dasar, antara lain:
1. Basis Data
Elemen ini merupakan tempat menyimpan kumpulan data yang nantinya dibutuhkan sistem untuk melakukan proses dan seleksi pegawai sehingga setiap aktifitas yang dilakukan oleh pelamar dan HRD bisa terekam dalam satu basis data.
2. Program Aplikasi
Elemen ini merupakan program yang digunakan untuk mengolah sejumlah masukan data berupa data curiculum vitae pelamar, lowongan, aplikasi testulis sehingga sesuai dengan output yang diinginkan oleh HRD sebelumnya.
4.2.3 Identifikasi Var iabel Input
Identifikasi variabel-variabel input dari sistem diperlukan untuk mengetahui input apa saja yang berpengaruh pada sistem ini nantinya. Dalam
sistem aplikasi ini, variable input meliputi data profil atau curiculum vitae
pelamar meliputi nama, alamat, pendidikan, jenis kelamin, pengalaman kerja dan data lain yang dibutuhkan, , serta data master yang dimasukkan oleh ADMIN
untuk tujuan proses jalannya aplikasi tersebut.
4.2.4 Identifikasi Var iabel Output
Variabel output pada sistem ini berupa crstal reprot data karayawan yang ditujukan kepada Admin atau HRD yang menginformasikan tentang data karyawan yang sudah masuk dalam sistem dan bekerja diperusahaan.
4.3 Per ancangan Pr oses
Dalam sub ini dijelaskan mengenai perancangan Sistem Informasi Manajemen Penerimaan Karyawan PT. MULIA DIVA
yang akan dibuat nantinya. Dalam perancangan proses ini akan dijelaskan dalam bentuk perancangan proses menggunakan Data Flow Diagram (DFD) yang dibuat menggunakan software Power Designer versi 6 nantinya sistem yang akan kita buat mengacu pada desain dari DFD sehingga dalam pembuatan aplikasi kita tidak keluar dari jalur perencanaan yang telah kita buat sebelumnya.
4.3.1 Diagr am Berjenjang
Dalam sub bab ini menjelaskan tentang bentuk hierarki dari proses yang ada dalam aplikasi recruitment awal karyawan PT. Mulia Diva bentuk dari
proses – proses yang ada dalam sistem recruitment awal tenaga kerja pada PT. Mulia Divaproses ini memiliki beberapa level antara lain level konteks, level satu, dan level dua . pada level konteks mengambarkan proses sistem keseluruhan atau gambaran umum dari sistem proses yang akan kita buat, level nol merupakan proses yang ada dalam level konteks yang diperjelas, sedangkan level satu merupakan gambaran proses yang lebih jelas dari pada level dua. Pengambaran diagram berjenjang digunakan sebagai acuan sebelum membuat DFD.