SURABAYA
SKRIPSI
D
D
i
i
s
s
u
u
s
s
u
u
n
n
O
O
l
l
e
e
h
h
:
:
NIZAR KRISTANTO
0732010041
J URUSAN TEKNIK INDUSTRI
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”
DAFTAR ISI……….. iv
DAFTAR TABEL………...……….… ix
DAFTAR GAMBAR……….……….… x
ABSTRAKSI... xii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang ... 1
1.2. Perumusan Masalah ... 3
1.3. Batasan Masalah ... 3
1.4. Asumsi-asumsi ... 3
1.5. Tujuan Penelitian ... 4
1.6. Manfaat Penelitian ... 4
1.7. Sistematika Penulisan ... 5
BAB II TINJ AUAN PUSTAKA ... 7
2.1. Konsep Dasar Sistem ... 7
2.1.1 Elemen Sistem ... 8
2.1.2. karakteristik Sistem ... 10
2.2. Konsep Dasar Informasi ... 12
2.2.1. Siklus Informasi ... 13
2.4. Organisasi dan Informasi ... 17
2.5. Pengembangan Sistem Informasi Manajemen ... 18
2.5.1. Pendekatan Pengembangan Sistem ... 21
2.6. Siklus Hidup Sistem (system life cycle) ... 24
2.6.1. Tahap-tahap Siklus Hidup ... 25
2.7. Analisis dan Pengembangan Sistem ... 28
2.7.1. Langkah-langkah di Analisis Sistem ... 28
2.7.2. Alat-alat Pengembangan Sistem ... 30
2.7.2.1. Bagan Alir ... ... 30
2.8. Pemodelan Data ... ... ... 35
2.8.1. Entity Relationship Diagram ... 35
2.8.2. Entitas ... 35
2.8.3. Atribut ... 36
2.8.4. Relasi ... ... 36
2.8.5. Data Flow Diagram ... ... 37
2.8.6. Diagram Arus Data ... 39
2.8.7. Power Disaigner 9 ... .. ... 41
2.8.8. SQL Server ... 41
2.8.9. Visual Studio. Net 2005 ... ... 43
2.9. Penelitian Terdahulu ... 44
2.9.1. Brian Sandi Ngongoloy ... 44
3.1. Lokasi Penelitian dan Waktu Penelitian ... 46
3.2. Identifikasi dan Definisi Operasional Variabel ... 46
3.3. Metode Pengumpulan Data ... 46
3.3.1. Metode Pengolahan Data ... ... 47
3.4. Tahap Analisis Sistem ... 47
3.5. Perancangan Sistem ... 49
3.6. Uji Validitas Program (Uji Coba Program) ... 50
3.7. Langkah-langkah Pemecahan Masalah ... 51
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN...56
4.1. Pengumpulan Data...56
4.1.1. Sistem Dan Prosedur Serta Fungsi Masing masing...56
4.2. Analisa Sistem...56
4.2.1. Perancangan Sistem...57
4.2.2. Deskripsi Umum...57
4.2.3. Identifikasi Variabel Input...58
4.2.4. Identivikasi Variabel Output...59
4.3. Perancangan Proses...59
4.3.1. Diagram Berjenjang...59
4.4. DFD Level Konteks...62
4.5.1. Entity Relation Diagram. ...67
4.6. Perancangan Tabel...68
4.7. Perancangan Desain Sistem Informasi...70
4.7.1. Tampilan Menu Utama...71
4.7.2. Tampilan Form Pelamar...72
4.7.3. Tampilan Upload Ijazah...73
4.7.4. Tampilan Form Hasil Penerimaan Pelamar...74
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN...75
5.1. Kesimpulan...75
5.2. Saran...76
DAFTAR PUSTAKA...
PT. Mulia Diva adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa percetakan dan outsorching. Pada perusahaan ini pada sistem kepegawaian masih
dilakukan secara manual pada departemen masing-masing, sehingga
menyebabkan terlambatnya informasi penerimaan karyawan baru.
Untuk memenuhi kebutuhan akan informasi ini, maka perlu dikembangkan suatu Sistem kepegawaian yang memadai sehingga dapat memberikan informasi yang lebih baik. Perancangan Sistem kepegawaian berbasis komputer ini diharapkan mampu menjawab permasalahan yang ada mengenai sistem kepegawaian yang terkomputerisasi.
Metode SIM adalah suatu metode untuk memperbaiki sistem yang ada agar informasi yang diterima antar department atau lebih baik dari informasi yang diberikan sistem selama ini. Tujuan dari penelitian ini adalah merancang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di PT. Mulia Diva, Surabaya dengan menggunakan software microsoft My SQL dan Php (personal home page). Dengan demikian Perancangan Sistem Informasi berbasis komputer ini diharapkan mampu menjawab permasalahan yang ada mengenai Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian selama ini.
Prosedur pengoperasian SIM adalah, membuka program masukan user name dan password muncul tampilan input, data karyawan, pada tampilan form calon pegawai, jabatan, data karyawan, perusahaan dapat di edit sehingga dapat menghasilkan data yang di inginkan oleh manajemen HRD. Operator yang mengoperasikan program SIM kepegawaian adalah staff pada bagian administrasi PT. Mulia Diva, sehingga akan mempermudah tugas operator dalam menghasilkan informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan sehingga dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
PT. Mulia Diva is a company outsorching . At this company on the staffing system is still done manually in theirrespective departments, causing delays in recruitment of new information.
To meet the need for this information, it is necessary to develop a system of adequate staffing so as to provide better information. The design of computer-based staffing system is expected to answer the problems that exist on the computerized personnel,system.
SIM method is a method to improve the existing system for inter-department information received to or better than the information provided for this system. The purpose of this study is to design a Management Information System Officer at PT. Mulia Diva, Surabaya using microsoft software My SQL and PHP (personal home page). Thus the design of computer based information system is expected to answer the problems that exist regarding the Personnel Management Information System so far. SIM operating procedure is, open the program input user name and password input display appears, employee data, on the view form the prospective employee, office, employee data, companies can be edited so as to produce the desired data by HRD management. Operator who operates the SIM program staffing is part of the administrative staff at the PT. Mulia Diva, which will simplify the task of the operator to produce accurate, timely, and relevant so that it can be used in decision-making,process.
1.1 Latar Belakang
Pada saat era globalisasi sekarang ini, perusahaan harus mampu
menghadapi persaingan bebas yang terjadi. Untuk itu semua sumber daya
perusahaan harus dapat dikerahkan secara maksimal dan professional untuk
mendukung keberhasilan perusahaan. Keberhasilan perusahaan sangat tergantung
pada keberhasilan manajemen dalam melaksanakan pekerjaannya. Keberhasilan
manajemen perusahaan juga tergantung pada tersedianya informasi yang relevan
dari pengolahan data yang tepat. Agar pekerjaan informasi dapat ditangani secara
sistematis dan praktis perlu adanya manajemen system informasi.
Dalam kenyataannya PT. Mulia Diva berusaha untuk penanganan
manajemen tenaga kerjanya, berusaha secara sistematik semuanya menggunakan
sistim komputerisasi, tetapi pada sub sistem penerimaan pegawai masih manual
dan belum menggunakan data base.
Melihat kondisi tersebut diatas maka peneliti melakukan penelitian
perancangan system informasi Reqruitmen karyawan di PT. Mulia Diva Surabaya.
Perancangan system informasi merupakan solusi yang tepat dalam memudahkan
perusahaan dalam Reqruitmen karyawan.
Oleh karena itu PT. Mulia Diva sangat perlu membutuhkan adanya
perancangan system informasi manajemen Reqruitmen karyawan yang diharapkan
proses pengambilan keputusan secara tepat, dengan tersedianya
informasi-informasi yang tepat waktu, akurat dan relevan.
1.2 Per umusan Masalah
Berdasarkan uraian diatas maka dapat dirumuskan suatu permasalahan
yaitu :
“Bagaimana merancang system Informasi manajemen Reqruitment Pegawai
di PT. Mulia Diva?”
1.3 Batasan Masalah
Agar penelitian ini lebih tepat sasarannya maka diperlukan
batasan-batasan sebagai berikut :
1. Perancangan sistem hanya dibatasi pada ruang lingkup Reqruitment pegawai
2. Sistem hanya mengelola informasi tentang calon yang menyangkut Curiculum
Vitae,ijazah terakhir dan waktu calon karyawan mulai melamar.
3. Tidak dilakukan analisa perangkat lunaknya/software,operator dalam
menggunakan sistem ini,adalah admin
1.4 Asumsi - asumsi
Dalam menyelesaikan penelitian dan untuk mencapai hasil yang
maksimal, maka digunakan asumsi-asumsi sebagai berikut :
1. Tidak ada kebijakan perusahaan yang mengalami perubahan secara signifikan
2. Selama penelitian ini lingkungan perusahaan dalam kondisi yang kondusif
(tidak terjadi unjuk rasa).
1.5 Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah merancang system
informasi manajemen penerimaan karyawan menjadi terintegrasi dan secara
terstruktur, sehingga bisa menjadi efektif, efisien, cepat serta akurat dengan
menyederhanakan system yang ada. Dan Agar dapat di akses seluruh lapisan
masyarakat untuk membantu proses penerimaan pegawai dengan mudah
1.6 Manfaat Penelitian
Dengan mengangkat permasalahan yang terjadi di PT. Mulia Diva maka
manfaat yang didapat dari penelitian ini adalah :
1. Manfaat penelitian ini menghasilkan sebuah sistem yang dapat
memberikan informasi tentang kepegawaian secara lengkap sehingga
dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan bagi perusahaan
dalam hal perencanaan penambahan pegawai/karyawan
2. Dapat menapat mengembangkan pengetahuan yang selama ini hanya
didapat secara teoritis untuk diterapkan dalam praktek nyata.
3. Sebagai bahan perbendaharaan dan studi banding bagi mahasiswa dimasa
1.7. Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan memahami pembahasannya, maka laporan ini secara
sitematika adalah sebagai berikut :
BAB 1 PENDAHULUAN
Bab ini berisi tentang latar belakang permasalahan, perumusan
masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, batasan, dan asumsi
yang digunakan dalam penyelesaian masalah, serta sistematika
penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini berisi tentang konsep dasar sistem dan metode – metode
yang dijadikan sebagai acuan dalam menentukan tahapan – tahapan
untuk menyusun langkah – langkah penyelesaian permasalahan
sehingga dapat menjadi pegangan dalam melakukan pengolahan
data.
Bab ini berisi tentang lokasi penelitian dan waktu penelitian,
identifikasi dan definisi data yang diperoleh, analisa sistem,
langkah – langkah penyelesaian masalah, bagaimana cara
mengolah data tersebut serta hasil apa saja yang akan didapat
setelah data tersebut di olah.
BAB IV ANALISA DAN PEMBAHASAN
Bab ini berisi tentang pengumpulan data yang diperlukan untuk
pembuatan program, pengolahan data, serta analisis sistem yang
digunakan sebagai penyusunan program.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi tentang kesimpulan dari pembahasan dan saran untuk
perbaikan sistem informasi manajemen perekrutan yang digunakan
perusahaan saat ini.
2.1. Konsep Dasar Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan system, yaitu
menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponennya atau
elemennya. Pendekatan system yang lebih menekankan pada prosedur dalam buku
(Jogiyanto, 2005 ) menurut (FitzgGerald) mendefinisikan system sebagai berikut : “Suatu system adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang
saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.
Pendekatan system yang merupakan jaringan kerja prosedur lebih
menekankan urut-urutan operasi dalam system. Dalam buku (Jogiyanto, 2005)
menurut (Neuschel), prosedur didefinisikan berikut :
“Suatu prosedur adalah suatu urutan-urutan operasi klerikal
(tulis-menulis), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu atau lebih departemen,
yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari
transaksi-transaksi bisnis yang terjadi”.
Lebih lanjut dalam buku (Jogiyanto, 2005) menurut (J. F Kelly) dkk, mendefinisikan prosedur sebagai berikut :
Suatu prosedur adalah urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi
yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang
Pendekatan system yang lebih menekankan pada elemen atau
komponennya mendefinisikan system sebagai berikut :
“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai
suatu tujuan tertentu”.
Semua defenisi tentang sistem mencakup lima unsur utama yang
terdapat dalam system yaitu :
1. Komponen – komponen dan bagian-bagian.
2. Adanya interaksi atau hubungan – hubungan antar komponen – komponen
atau bagian-bagian.
3. Adanya sesuatu yang mengikat komponen-komponen atau bagian-bagian
tersebut menjadi suatu kesatuan.
4. Terdapat tujuan bersama sebagai hasil akhir.
5. Berada dalam suatu lingkungan yang kompleks.
2.1.1 Elemen Sistem
Elemen-elemen yang terdapat dalam system meliputi : tujuan system,
batasan system, control, input, proses, output dan umpan balik.
Hubungan antara elemen-elemen dalam system dapat dilihat pada gambar
Gambar 2.1 Elemen-elemen Sistem
(Sumber : Jogiyanto, 2000)
Gambar bisa dijelaskan bahwa tujuan, batasan dan control system akan
berpengaruh pada input, proses dan output. Input yang masuk dalam system akan
diproses dan diolah sehingga menghasilkan output. Output tersebut akan dianalisa
dan akan jadi umpan balik bagi penerima. Dari umpan balik akan muncul
pertimbangan selanjutnya. Kemudian siklus ini akan berlanjut dan berkembang
sesuai dengan permasalahan yang ada.
TUJUAN
BATASAN
KONTROL
PROSES
UM PAN BALIK
2.1.2 Kar akter istik Sistem
Suatu system mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu
komponen-komponen (components), batas system (boundary), lingkungan luar
system (environtments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran
(output), pengolah (proses), dan sasaran (objectives), atau tujuan (goal).
(Sumber : Jogiyanto, 2005: 3)
1. Komponen Sistem (components)
Suatu system terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi.
Komponen-komponen system dapat berupa subsistem bagian-bagian dari
system. Setiap system berapapun kecilnya, selalu mengandung
komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai
sifat-sifat dari system untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan keseluruhan.
2. Batas Sisitem (boundary)
Batas system merupakan daerah yang membatasi antara suatu system
dengan system yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas
system ini memungkinkan suatu system dipandang sebagai suatu kesatuan.
Batas suatu system menunjukkan ruang lingkup dari system tersebut.
3. Lingkungan luar system (environtments)
Lingkungan luar dari suatu system adalah apapun diluar batas dari system
yang mempengaruhi operasi system. Lingkungan luar system dapat
4. Penghubung system (interface)
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan
subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan
sumber-sumber daya yang mengalir dari suatu subsistem ke subsistem yang
lainnya. Keluaran dari subsistem akan menjadi masukan input untuk
subsistem yang lain melalui penghubung. Dengan penghubung satu
subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk
satu kesatuan.
5. Masukan system (input)
Masukan adalah energy yang dimasukan kedalam system, dapat berupa
masukan perawatan dan masukan sinyal. Maintenance input adalah energy
yang dimasukan supaya system dapat beroperasi. Signal input adalah
energy yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh dalam
computer, program adalah merupakan maintenance input yang digunakan
untuk mengoperasikan komputernya, dan data adalah signal input untuk
diolah menjadi informasi.
6. Keluaran system (output)
Keluaran adalah hasil dari energy yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan, dapat berupa
masukan untuk subsistem yang lain. Misalnya untuk system computer,
panas yang dikeluarkan adalah keluaran yang tidak berguna dan
merupakan hasil pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang
7. Pengolah system (proses)
Suatu system dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran. Suatu system produksi akan akan mengolah
masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi barang
jadi.
Suatu system pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu system
tidak mempunyai sasaran, maka operasi system tidak akan ada gunanya. Sasaran
dari system sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan system dan
keluaran yang akan dihasilkan system. Suatu system dikatakan berhasil bila
mengenai sasaran atau tujuan.
2.2 Konsep Dasar Infor masi
Informasi sangat penting dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang
kurang mendapat system informasi akan menjadi luruh tidak berkembang dan
berakhir.
Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut :
“Informasi adalah data-data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan
yang lebih berarti bagi yang menerima”. (Sumber : Jogiyanto, 2005: 5)
Sumber informasi adalah data, yang merupakan bentuk jamak dari bentuk
tunggal data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu
kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada
saat tertentu. Dalam dunia bisnis, kejadian nyata yang sering terjadi adalah
berupa suatu objek nyata seperti tempat, benda dan orang-orang yang benar-benar
nyata ada dan terjadi. (Gordon B Davis, 1998)
2.2.1 Sik lus Infor masi
Merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak,
sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model, untuk
menghasilkan informasi.
Diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian
menerima informasi tersebut, membuat keputusan dan melakukan tindakan, yang
berarti menghasilkan suatu tindakan lain yang akan membuat sejumlah data
kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat
model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh Jhon Burch disebut
dengan siklus pengolahan data.
Gambar 2.2 Siklus Infor masi
(Sumber : Jogiyanto, 2005, hal 9) Proses ( model )
Out put ( Inform at ion )
Keput usan t indakan Input ( dat a )
Penerim a
2.2.2 Kualitas Infor masi
Kualiatas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi
akurat, tepat dan relavan. John Burch dan Gary Grudnitski menggambarkan
kualitas dari informasi dengan bentuk bangunan yang ditunjang oleh 3 buah pilar.
Gambar 2.3 Pilar Kualitas Informasi
(Sumber : Jogiyanto, 2005, hal 10)
1. Akurat berarti informasi itu harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan
tidak menyesatkan.
2. Tepat berarti informasi yang datang dari penerima tidak boleh terlambat.
Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi
tersebut didapat,disisi operator bisa mempercepat waktu operasi program
3. Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk
pemakaiannya.
2.2.3 Nilai Infor masi
Kualit as Informasi
Nilai informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya. Suatu
informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan
biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi
digunakan dalam berbagai kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit
untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah tertentu dengan
biaya yang diperolehnya, karena sebagaian informasi tidak dinikmati oleh satu
pihak dalam perusahaan. Lebih lanjut sebagian besar informasi tidak dapat persis
diperkirakan keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai
efektivitasnya. (Sumber : Jogiyanto, 2005: 11)
2.3. Sistem Infor masi Manajemen
Defenisi Sistem Informasi adalah penerapan system informasi dalam
organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua
tingkatan manajemen. Lebih lanjut pendefinisian SIM adalah sebagai berikut:
(HM. Jogiyanto, 2005: 14)
menurut (George M. Scott,1986)
“ SIM adalah kumpulan dari interaksi antar system-sistem informasi yang
menyediakan informasi baik untuk kebutuhan, manajerial maupun kebutuhan
operasional”.
Sedangkan menurut (Barry E. Chusing 1980)
“SIM adalah kumpulan dari manusia dan sumber daya modal didalam suatu
menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen didalam
kegiatan perencanaan dan pengendalian”.
Dari beberapa defenisi tersebut dapat dirangkum bahwa SIM adalah
kumpulan dari interaksi system-sistem informasi yang menghasilkan informasi
yang berguna untuk semua tingkatan manajemen dalam suatu organisasi.
Secara teori, computer tidak harus digunakan dalam SIM, tapi
kenyataannya tidaklah mungkin SIM yang kompleks dan berfungsi tanpa
melibatkan element non computer dan element computer. Element non computer
adalah system manusia dan element computer adalah system mesin. Lebih lanjut
SIM selalu berhubungan dengan pengolah informasi yang berbasis pada
computer.
Semua system informasi yang ada pada perusahaan dimaksudkan untuk
memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen
tingkat bawah, manajemen tingkat menengah, manajemen tingkat atas dengan
executive elemet non computer dan element computer. Element non computer
adalah system manusia dan element computer adalah system mesin. Lebih lanjut
SIM selalu berhubungan dengan pengelola informasi yang berbasis pada
computer.
Semua system informasi pada perusahaan dimaksudkan untuk
memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen
tingkat bawah, manajemen tingkat menengah, manajemen tingkat atas dengan
executive manajemen yang terdiri dari direktur utama, direktur dan executive
akuntansi sedang manajemen tingkat menengah terdiri dari manajer-manajer
divisi dan manajer-manajer cabang. Manajer tingkat bawah disebut dengan
operating manajemen meliputi supervisor dan pengawas.
2.4. Or ganisasi dan Infor masi
Organisasi adalah system yang saling mempengaruhi antara orang dalam
kelompok kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan organisasi secara
keseluruhan tidak mungkin dijalankan oleh satu orang saja. Organisasi dapat
diibaratkan sebagai satu kesatuan tubuh manusia yang bekerja sama sehingga
fungsi tubuh manusia dapat berjalan sesuai dengan rencana yang diharapkan.
Salah satun aspek pengorganisasian adalah menetapkan
departemen-departemen. Istilah departemen sebenarnya dimaksudkan untuk suatu area
terpisah atau bercabang dari suatu perusahaan sedang departemen didalam suatu
perusahaan menunjukkan hubungan dari suatu jenjang.
Untuk mencapai tujuan tiap organisasi memerlukan manajemen yang tepat
dan dapat dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan. Kegiatan mamajemen yang
tepat dan dapat dilaksanakan sesuai kebutuhan. Kegiatan manajemen
membutuhkan dukungan informasi. Dengan berkembangpesatnya alat pengolah
data computer dan teknologi telekomunikasi, maka pekerjaan manajemen dan
pelayanan masyarakat yang memerlukan dukungan data dan informasi juga
mengalami perkembangan pesat. Pekerjaan manajemen juga berkembang jauh
menjadi sangat rumit seiring dengan kemajuan era globalisasi dari berbagai
Tanpa dukungan informasi, manajemen suatu suatu organisasi tidak akan
mencapai tujuan yang direncanakan, terutama untuk mencapai secara efektif dan
efisien.
Ga mbar 2.4 Hubungan data dan tujuan or ganisasi
(Sumber : Jogiyanto, 1999)
2.5. Pengembangan sistem infor masi manajemen
Pengembangan sistem (system development) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005: 35)
1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa:
a. Ketidak beresan
Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan, misalnya kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin, serta tidak effisiennya operasi.
b. Pertumbuhan organisasi
Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru, dikarenakan kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities)
Untuk meraih kesempatan sehingga membutuhkan informasi yang lebih baik supaya dapat bersaing dengan perusahaan lain dan kesempatan-kesempatan ini dapat berupa peluang-peluang pasar, pelayanan yang meningkat kepada langganan.
3. Adanya instruksi-instuksi (directives)
Penyusunan sistem yang baru karena adanya instruksi-intruksi dari pimpinan ataupun dari luar (peraturan pemerintah).
Berikut ini dapat digunakan sebagai indikator adanya permasalahan dan kesempatan yang dapat diraih, sehingga sistem yang lama harus diperbaiki, ditingkatkan bahkan diganti seluruhnya, yaitu :
- Laporan yang tidak tepat waktunya - Isi laporan yang sering salah
- Pengiriman barang yang sering tertunda - Kegiatan yang tumpah tindih
- Kesalahan-kesalahan manual yang tinggi - File-file yang kurang teratur
- Pemesanan kembali barang yang tidak effisien
Karena adanya permasalahan tersebut maka sistem yang lama memerlukan perbaikan sehingga pengembangan sistem sangat diperlukan untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang timbul, meraih kesempatan-kesempatan yang ada memenuhi kesempatan yang diberikan.
Gambar 2.5 Pengembangan sistem (Sumber: Jogiyanto, 2005: hal 37)
Pengembangan sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan di sistem yang baru. Peningkatan-peningkatan-peningkatan ini berhubungan dengan PIECES yaitu sebagai berikut: (HM. Jogiyanto, 2005: 38)
1. Performance (kinerja)
Peformance adalah peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan response time. Throughput adalah jumah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi
Sist em
yang ada
Permasalahan kesempat an
inst ruksi
Pengembangan
sist em
M emecahkan masalah
meraih kesempat an
mem enuhi inst ruksi
atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut.
2. Information (informasi)
Information adalah peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.
3. Economy (ekonomis)
Economy adalah peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.
4. Control (pengendalian)
Control adalah peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan terjadi.
5. Efficiency (efisiensi)
Efficiency adalah peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang digunakan, sedangkan efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya.
6. Services (pelayanan)
Services adalah peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh system.
2.5.1. Pendekatan Pengembangan Sistem
Terdapat beberapa pendekatan untuk pengembangan sistem, yaitu sebagai
1. Pendekatan klasik lawan pendekatan terstruktur ( dipandang dari metode
yang digunakan )
Metodologi pendekatan klasik mengembangkan sistem dengan mengikuti
tahapan-tahapan di system life cycle. Pendekatan ini menekankan bahwa
pendekatan sistem akan berhasil dalam mengikuti tahapan di system life
cycle. Akan tetapi sayangnya didalam praktek, hal ini tidaklah cukup.
Karena pendekatan ini tidak memberikan pedoman lebih lanjut tentang
bagaimana melakukan tahapan-tahapan tersebut dengan terinci. Orang
yang mengembangkan sistem masih memerlukan alat-alat dan
teknik-teknik untuk mengembangkan sistem tersebut. Mulai awal tahun 1970
muncul pendekatan baru yang disebut pendekatan terstruktur. Pendeketan
ini pada dasarnya mencoba menyediakan kepada analisis tambahan
alat-alat dan teknik-teknik untuk mengembangkan sistem disamping tetap
mengikuti ide dari sistem life cycle.
2. Pendekatan sepotong lawan pendekatan sistem ( dipandang dari sasaran
yang dicapai ).
Pendapatan sepotong merupakan pendekatan pengembangan sistem yang
menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi tertentu saja. Pada
kegiatannya aplikasi yang dipilih dikembangkan tanpa memperhatikan
posisinya di sistem informasi atau tanpa memperhatikan sasaran
keseluruhan dari organisasi. Pendekatan ini hanya memperhatikan sasaran
aplikasi itu saja. Lain halnya dengan pendekatan sistem yang
masing-masing kegiatan atau aplikasinya. Pendekatan sistem ini
menekankan pada pencapaian sasaran dari organisasi, tidak hanya sasaran
dari sistem informasi itu saja.
3. Pendekatan bawah – naik lawan pendekatan atas – turun.
Pendekatan bawah-naik dimulai dari level bawah organisasi, yaitu level
operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini dimulai dari
perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke
level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi
tersebut. Pendekatan ini juga merupakan cirri-ciri dari pendekatan klasik.
Pendekatan bawah-naik bila digunakan pada tahap analisis sitem disebut
juga dengan istilah data analisis, karena yang menjadi tekanan adalah data
yang akan diolah terlebih dahulu, informasi yang dihasilkan mengikuti
datanya. Pendekatan atas-turun sebaiknya dimulai dari level atas
organisasi yaitu level perencanaan strategi. Pendekatan ini dimulai dengan
mendefiniskan sasaran dan kebijakan organisasi. Langkah selanjutnya dari
pendekatan ini adalah dilakukan analisa kebutuhan informasi. Setelah
kebutuhan informasi ditentukan, maka turun ke pemrosesan transaksi,
yaitu penentuan output, basis data, prosedur-prosedur dan kontrol.
Pendekatan ini juga merupakan cirri-ciri dari pendekatan terstruktur.
Pendekatan atas-turun bila digunakan pada analisis sistem disebut juga
dengan decision analysis, karena yang menjadi tekanan adalah informasi
dahulu, kemudian data yang diperlukan diolah dan didefinisikan secara
menyusul mengikuti informasi yang dibutuhkan.
4. Pendekatan sistem menyeluruh lawan pendekatan moduler.
Pendekatan sistem menyeluruh merupakan pendekatan yang
mengembangkan sistem serentak secara menyeluruh. Pendekatan ini
kurang mengena untuk sistem uang komplek, karena akan menjadi sulit
untuk dikembangkan. Pendekatan moduler berusaha memecah sistem yang
rumit menjadi beberapa bagian atau modal yang sederhana, sehingga
sistem akan lebih mudah dipahami dan sederhana, sehingga sistem akan
lebih mudah dipahami dan dikembangkan. Akibat lebih lanjut sistem akan
lebih mudah dikembangkan sesuai dengan waktu yang direncanakan,
mudah dipahami oleh pemakai sistem dan mudah untuk dipelihara.
5. Pendekatan lompatan jauh lawan pendekatan berkembang.
Pendekatan lompatan jauh menerapkan perubahan menyeluruh secara
serentak menggunakan teknologi canggih. Perubahan ini banyak
mengandung, karena teknologi computer begitu cepat berkembang dan
untuk tahun-tahun mendatang sudah jadi usang. Pendekatan ini juga terlalu
mahal, karena memerlukan investasi untuk semua teknologi yang
digunakan, dan pendekatan ini sulit untuk dikembangkan karena terlalu
komplek. Pendekatan berkembang menerapkan teknologi canggih hanya
untuk menerapkan aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja pada saat itu
dan akan terus dikembangkan pada periode-periode berikutnya mengikuti
berkembang menyebabkan investasi tidak terlalu mahal dan dapat
mengikuti perkembangan teknologi yang cepat, sehingga teknologi yang
digunakan tidak menjadi cepat usang.
2.6. Sik lus hidup system ( system life cycle )
Siklus hidup sistem ( system life cycle ) adalah proses evolusioner yang
diikuti dalam menerapkan sistem atau sub sistem informasi berbasis computer.
SLC terdiri dari serangkaian tugas yang erat yang mengikuti langkah-langkah
pendekatan sistem down. SCL disebut sebagai pendekatan air terjun bagi pengem
bangan dan penggunaan sistem. (Raymond McLeod Jr, 1997: 228)
2.6.1. Tahap-tahap sik lus hidup
Empat tahap pertama adalah perenacanaan, analisis, rancangan, dan
penerapan, tahap-tahap ini secara bersama-sama dinamakan siklus hidup
pengembangan sistem, tahap kelima adalah tahap penggunaannya, yang
berlangsung sampai tiba waktunya untuk merancang sistem itu kembali. Proses
merancang kembali mengakibatkan siklus tersebut berulang.
1. Tahap Perancanaan
Selama tahap-tahap pengembangan awal, analisis sistem bertindak sebagai
spesialis informasi yang bertanggung jawab untuk bekerja dengan
pemakai. Dalam tahap ini dilakukan proses pengidentifikasian masalah
dan penyebabnya yang dibantu oleh seorang analis sistem. Pembuat
yang harus dipenuhi oleh sistem untuk memuaskan pemakai. Pada tahap
ini, tujuan hanya dinyatakan secara umum. Nantinya tujuan-tujuan ini akan
dibuat lebih spesifik. Beberapa kendala timbul oleh karena lingkungan,
kendala-kendala tersebut penting untuk diidentifikasi sebelum sistem
benar-benar mulai dikerjakan. Dengan cara ini, baik rancangan maupun
kegiatan proyek akan berada diantara kendala-kendala ini. Ada enam
dimensi yang harus diperhatikan yaitu teknis, pengambilan ekonomis,
pengambilan non ekonomis, hokum dan etika, operasional, jadwal.
Analisis sitem mengumpulkan informasi sesuai dengan dimensi tersebut
didalam sistem.
2. Tahap Analisis
Ketika perancanaan selesai dan mekanisme pengendalian telah berjalan,
tim proyek beralih pada analisi sistem yang ada, analisis sistem adalah
penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang
sistem baru atau diperbaharui. Pada tahap ini analis mengumpulkan
dokumentasi dari sistem yang ada, dapat berupa flowchart, DAD, dan
grafik, kemudian mendefinisikan kebutuhan informasi secara spesifik.
3. Tahap Rancangan
Rancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh
sistem baru. Jika sistem itu berbasis computer, rancangan dapat
menyertakan spesifikasi jenis perawatan yang akan digunakan. Hasil dari
tahap rancangan ini adalah konfigurasi peralatan yang terbaik bagi sistem
4. Tahap Penerapan
Penerapan merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber
daya fisik dan konseptual yang mengahasilkan suatu sistem yang bekerja,
langkah pertama yang harus dikerjakan pada tahap ini adalah
merancanakan penerapan, kemudian mengumumkan penerapan tujuannya
yaitu untuk menginformasikan kepada para pegawai mengenai keputusan
untuk menerapkan sistem yang baru dan meminta kerja sama mereka. Pada
tahap ini database yang akan diperlukan untuk memasukkan data yang
baru sehingga sesuai dengan rancangan sistem baru. Jika perangkat keras
dari sistem yang baru tidak sesuai dengan fasilitas yang ada maka perlu
ada konstruksi baru atau perombakan. Sistem yang baru kemungkinan
akan mempengaruhi banyak orang maka orang-orang tersebut sebelumnya
harus dididik tentang peran meraka dalam sistem.
5. Tahap Penggunaan
Pada tahap ini pemakai menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang
diidentifikasikan pada tahap perencanaan. Sistem yang digunakan akan
dimodifikasi terus menerus, sehingga sistem dapat terus memberikan
dukungan yang diperlukan. Hal ini digunakan untuk memperbaiki
Gambar 2.6 Pola dar i Sistem Siklus Hidup
(Sumber : Gordon B. Davis, 1997)
2.7. Analisis dan Pengembangan Sistem
Analisis sistem dapat diidentifikasikan sebagai pengarahan dari suatu
sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud
untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan,
hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
perbaikannya.
Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan
sebelum tahap desain sistem. Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan
sangat penting, karena kesalahan didalam tahap ini juga akan memnyebabkan
kesalahan ditahap selanjutnya. (Sumber : Jogiyanto, 1999: 52)
5. Tahap Penggunaan
1. Tahap Perencanaan
2.Tahap Analisis
3. Tahap Rancangan 4. Tahap
2.7.1. Langkah-langkah di Analisis Sistem
Langkah-langkah didalam analisis sistem hampir sama dengan
langkah-langkah yang dilakukan dalam mengidentifikasikan proyek-proyek sistem yang
akan dikembangkan dalam tahap perencanaan sistem. Perbedaan terletak pada
ruang lingkup tugasnya. Dianalisis sistem, ruang lingkup tugasnya lebih terinci,
sedangkan perancanaan system sifatnya hanya penelitian pendahuluan.
Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus
dilakukan oleh analis sistem anatara lain sebagai berikut ini : (Sumber : Jogiyanto, 1999)
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah
Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan
dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat diidentifikasikan sebagai suatu
pertanyaan yang dipecahkan.
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana
sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini
diperlukan data yang diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Analisis
sistem dapat mengumpulkan data ini dengan menggunakan teknik
pengumpulan data yang ada, yaitu dengan wawancara, observasi, daftar
pertanyaan, dan pengambilan sampel.
Langkah ini dilakuakan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil
penelitian yang telah dilakukan. Menganalisis hasil penelitian sering sulit
dilakukan analis sistem yang masih baru, mencoba untuk memecahkan
masalah tanpa menganalisisnya.
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
Setelah proses analisis sistem ini selesai dilakukan, tugas berikutnya dari
analis sistem dan timnya adalah membuat lapoaran hasil analisis. Laporan
ini diserahkan kepada steering commite yang nantinya akan diserahkan
kepihak manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia
pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan
analisa yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam
laporan ini.
2.7.2. Alat-Alat Pengembangan Sistem
Alat-alat pengembangan sistem terdiri dari bagan alir, diagram arus data,
ERD (Entity Relationship Diagram) dan DFD (Data Flow Diagram).
(Sumber : Jogiyanto, 2005: 701)
2.7.2.1. Bagan Alir
Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) didalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan untuk
suatu bagan alir, analisis sistem atau pemrograman dapat mengikuti
pedoman-pedoman sebagai berikut :
1. Bagan alir sebaiknya digambarkan dari atas kebawah dan mulai dari
bagian kiri halaman.
2. Kegiatan didalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas.
3. Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan
berakhirnya.
4. Masing-masing bagian didalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata
yang mewakili suatu pekerjaan.
5. Masing-masing kegiatan didalam bagan alir harus didalam urutan yang
semestinya.
6. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung ditempat lain harus
ditunjukkan dengan jelas menggunakan symbol penghubung.
7. Gunakan bagan alir yang standar.
Bagan alir ini terbagi menjadi :
a. Bagan alir sistem
Bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan
secara keseluruhan sistem. Bagan ini dijelaskan urutan-urutan dari
prosedur-prosedur yang ada didalam sistem. Bagan alir sistem
menunjukkan apa yang dikerjakan sistem. Bagan alir sistem digambarkan
Simbol Dokumen Menunjukkan dokumen input dan
output baik untuk proses manual,
mekanik atau computer.
Simbol Kegiatan Manual Menunjukkan pekerjaan manual.
Simbol Kegiatan Offline File non computer yang diarsipkan
dapat berupa urut angka, urut huruf,
urut tanggal.
Simbol Kartu Plong Menunjukkan input / output yang
menggunakan kartu plong
Simbol Proses Menunjukkan kegiatan proses dari
operasi program komputer
Symbol Operasi Luar Menunjukkan operasi yang
dilakukan diluar proses operasi
computer
Simbol Pengurutan Offline Menunjukkan proses pengurutan
data diluar proses komputer
Simbol Pita Magnetic Menunjukkan input / output
menggunakan pita magnetik
Simbol Hard Disk Menunjukkan input / output
menggunakan hard disk
Simbol Disket Menunjukkan input / output
Simbol Drum Magnetik Menunjukkan input / output
menggunakan drum magnetik
Simbol Pita Kertas Berlubang Menunjukkan input / output
menggunakan pita kertas berlubang
Simbol Keyboard Menunjukkan input menggunakan
on-line keyboard
Simbol Display Menunjukkan output yang
ditampilkan dimonitor
Simbol Penghubung Menunjukkan penghubung
kehalaman yang masih sama atau ke
halaman yang lain
Gambar 2.7 Simbol-simbol yang digunakan dibagan alir system
(Sumber : Jogiyanto, 2005, hal 796)
2.8 Pemodelan Data
Model Data adalah kumpulan perangkat konseptual untuk
menggambarkan data, hubungan data, semantik (makna) data dan batasan data
2.8.1 Entity Relationship Diagr am (ERD)
ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan
antar data, karena hal ini relatif kompleks. Sesuai dengan namanya, ERD
dibentuk dari 2 komponen utama, yakni:
- Entitas
- Atribut
- Relasi
2.8.2 Entitas
Entitas (entity), merupakan obyek yang mewakili sesuatu dalam
dunia nyata, baik secara fisik (mobil, rumah, manusia, pegawai dsb)
dibedakan antara satu dengan lainnya (unique). Entitas digambarkan dalam
bentuk persegi empat.
Gambar 2.8 Entitas
2.8.3 Atr ibut
Setiap entitas pasti memiliki attribut yang mendeskripsikan
karakteristik (property) dari entitas tersebut. Penetapan attribut dari sebuah
entitas berdasarkan fakta yang ada atau berdasarkan kebutuhan. Attribut
identik dengan kolom data atau field dalam sebuah tabel. Misalnya atribut
nama pegawai dari entitas pegawai.
Atribut digambarkan dalam bentuk ellips.
Pegawai
Nama_Peg
Al amat_Peg
Gambar 2.9 Atribut
2.8.4 Relasi
Relasi menayatakan hubungan antar entitas termasuk terhadap
entitas itu sendiri (rekursif). Misalnya dalam kasus hubungan antara entitas
Gambar 2.10 Relasi
J enis-jenis r elasi:
1. Satu ke satu (one to one)
Setiap data pada entitas A berhubungan dengan maksimal satu data
pada entitas B, begitu pula sebaliknya.
2. Satu ke banyak (one to many)
Setiap data pada entitas A bisa berhubungan dengan banyak data pada
entitas B, tetapi data pada entitas B berhubungan maksimal hanya
dengan sebuah data di A.
3. Banyak ke satu (many to one)
Merupakan kebalikan dari relasi satu ke banyak.
4. Banyak ke banyak (many to many)
Setiap data pada entitas A bisa berhubungan dengan banyak data pada
entitas B, demikian pula sebaliknya. Kardinalitas satu ke banyak
maupun banyak ke satu bisa dianggap sama.
Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang
memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai
suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan
alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.
Komponen Data Flow Diagram (DFD) antara lain:
a. Komponen Terminator (Eksternal Entity)
Ada 2 jenis terminator:
a. Terminator sumber (source): merupkan terminator yang menjadi
sumber.
b. Terminator tujuan (sink): merupakan terminator yang menjadi
tujuan.
Terminator merupakan kesatuan di luar lingkungan sistem yang dapat
berupa orang, organisasi dan sebagainya yang akan memberikan input
atau menerima output dari sistem.
b. Komponen Proses
Komponen proses menggambarkan bagian dari system yang
mentrasformasikan input menjadi output. Proses diberi nama untuk
menjelaskan proses/kegiatan apa yang sedang/akan dilaksanakan.
Pemberian nama proses dilakukan dengan menggunakan kata kerja
transitif (kata kerja yang membutuhkan objek.)
Gambar 2.11 Notasi pr oses di DAD
Ident ifikasi
nama
c. Komponen Data Flow (Alur Data)
Alur data ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau
paket data/informasi dari satu bagian sistem ke bagian lainnya.
d. Komponen Penyimpanan Data (Data Store)
Komponen ini digunakan untuk membuat model sekumpulan paket
data dan diberi nama dengan kata benda jamak. Data store ini biasanya
berkaitan dengan penyimpanan-penyimpanan, seperti file atau database
yang berkaitan dengan penyimpanan secara komputerisasi, misalnya
file disket, file harddisk, file pita magnetik. Data store juga berkaitan
dengan penyimpanan secara manual seperti buku alamat, file folder,
dan agenda. Data store dihubungkan dengan alur data hanya pada
komponen proses, tidak dengan komponen DFD lainnya.
2.8.6 Bentuk Diagram Ar us Data (DAD)
Diagram arus data (DAD) atau data flow diagram terdapat dua bentuk
diagram arus data, yaitu : (HM. Jogiyanto, 2005: 712)
1. Diagram Arus Data Fisik (DADF)
Yaitu lebih menekankan pada bagaimana proses dari sistem diterapkan, dan
lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang telah ada (sistem
lama). Dengan menggunakan DADF, bagaimana prose-proses dari sistem
yang ada alan lebih dapat digambarkan dan dikomunikasikan kepada pemakai
sistem, sehingga analisis akan dapat memperoleh gambaran yang jelas
2. Diagram Arus Data Logika (DADL)
Yaitu menekankan pada proses-proses yang terdapat didalam sistem dan lebih
tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang baru. DADL lebih tepat
digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan diusulkan (sistem yang
baru). Karena sistem yang diusulkan belum tentu diterima oleh pemakai
sistem dan biasanya sistem yang diusulkan terdiri dari beberapa alternatif,
maka penggambaran sistem secara logika terlebih dahulu tanpa
berkepentingan dengan penerapannya secara fisik akan lebih mengena dan
menghemat waktu penggambarannya dibandingkan dengan DADF. Untuk
sistem komputerisasi, penggambaran DADL yang hanya menunjukkan
kebutuhan proses dari sistem yang diusulkan secara logika, biasanya
proses-proses yang digambarkan hanya merupakan proses-proses-proses-proses secara komputer
saja.
Contoh aliran proses pada diagram context adalah sebagai berikut :
2.8.7 Power Desaigner 9
Bentuk notasi Elmasri adalah bentuk Entity Relationship Diagram
(ERD) yang sederhana, yang menerjemahkan konsep persepsi manusia
tentang suatu system kedalam bentuk tertulis yang mudah dipahami.
Power Designer memiliki notasi tersendiri yang berbeda dengan notasi
Elmasri, sehingga untuk dapat membuat ERD dalam atau menggunakan
Power Designer diperlukan suatu konversi notasi.
Berikut ini merupakan beberapa contoh perbedaan notasi antara
Elmasri dengan power designer:
Gambar 2.13 Perbedaan Notasi ERD dengan Power Designer
2.8.8 SQL Ser ver 2005
SQL Singkatan dari (Structured Query Language). Fungsi
utamanya adalah sebagai database server yang mengatur semua proses
penyimpanan data dan transaksi suatu aplikasi. SQL merupakan bahasa
query standar yang digunakan untuk mengakses basis data relasional.
Standarisasi Internasional terhadap SQL pertama kali dilakukan oleh
ANSI (American National Standards Institution melalui publikasi
Database Language SQL (ANSI X3.136-1986).
Saat ini, ANSI dan ISO (International Standards Organization)
merupakan dua organisasi yang membuat standarisasi terhadap SQL.
Namun kini SQL juga dijumpai pada berbagai platferm dari mikro
komputer hingga mainframe. SQL dapat digunakan baik secara berdiri
sendiri maupun dilekatkan pada bahasa-bahasa lain seperti COBOL dan C.
SQL juga telah menjadi bagian dari sejumlah DBMS, seperti Oracle,
Sybase, dan Informix.
MS SQL Server adalah salah satu produk Relational Database
Management System (RDBMS) populer saat ini. Fungsi utamanya adalah
sebagai database server yang mengatur semua proses penyimpanan data
dan transaksi suatu aplikasi. Versi 2005 memiliki feature-feature lengkap
untuk membangun aplikasi mulai skala kecil sampai dengan tingkat
enterprise.
Penggunaan SQL pada DBMS yaitu:
1. Sebagai bahasa administrasi basis data
mengendalikan pengaksesan basis data
2. Sebagai bahasa query interaktif
Pengguna dapat memberikan perintah-perintah untuk mengakses basis
data yang sesuai dengan kebutuhan.
3. Sebagai bahasa pemrograman basis data
Pemogram dapat menggunakan perintah-perintah SQL dalam program
aplikasi yang dibuat, guna mengakses basis data.
4. Sebagai bahasa client/server
SQL juga dipakai untuk mengimplementasikan system klien/server.
Sebuah klien dapat menjalankan sesuatu aplikasi yang mengakses
basis data yang ada pada suatu server.
Gambar 2.14 Proses SQL
2.8.9 Visual Studio. Net 2005
Mengenal Visual Studio.Net 2005, cara cepat dan mudah untuk
membuat aplikasi Microsoft Windows. Visual Basic akan membantu kita
mewujudkan impian kita untuk membuat aplikasi Microsoft Windows yang
Visual Basic menunjukkan cara yang digunakan untuk membuat
graphical user interface (GUI) dengan cara ini kita tidak lagi menuliskan instruksi pemrograman dalam kode-kode baris, tetapi secara mudah kita dapat
melakukan drag dan drop objek-objek yang akan kita gunakan. Jika kita ingin
menggunakan fasilitas program drawing, misalnya Paint, secara efektif kita
dapat menggunakan interfacenya.
Visual Basic adalah sebuah bahasa pemrograman yang dalam
sejarahnya sudah banyak digunakan oleh para programer untuk menyusun aplikasi. Visual Basic dikembangkan dari bahasa pemrograman BASIC dan
sekarang berisi banyak statemen, fungsi, dan keywords, yang beberapa
diantaranya terhubung ke Windows GUI.
2.9 Desain Sistem secar a Umum
Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan
gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Desain sistem
secara umum merupakan persiapan dari desain terinci. Desain secara umum
mengidentifikasikan komponen – komponen sistem informasi yang akan didesain
secar terinci. Desain terinci dimaksudkan untuk pemrograman komputer dan ahli
teknik lainnya yang akan mengimplementasi sistem. Tahap desain sistem secara
umum dilakukan setelah tahap analisis sistem dilakukan dan analisis disetujui oleh
manajemen.
Basis data (data base) merupakan umpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan diluar komputer dan digunakan
perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya. Data base merupakan salah satu
komponen yang penting disistem informasi., karena berfungi sebagai basis
penyedia informasi bagi pemakainya. Penerapan data base dalam sistem informasi
yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan
yang lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam –
macam didalam organisasi.
Data base dibentuk dari kumpulan file. File didalam pemrosesan aplikasi
dapat dikategorikan kedalam beberapa tipe, diantaranya adalah :
1. File induk (master file)
Didalam aplikasi, file ini merupakan file yang penting. File ini tetap terus ada
selama hidupnya sistem informasi. File induk dapat dibedakan lagi menjadi :
a. File induk acuan (reference master file), yaitu file induk yang recordnya relative statis, jarang berubah nilainya.
b. File induk dinamik (dynamic master file), yaitu file induk yang nilai dari record – recordnya seiring berubah atau sering dimutakhirkan (update) sebagai akibat dari transaksi.
2. File transaksi (transaction file)
3. File laporan (report file)
File ini disebut juga dengan nama file output, yaitu file yang berisi dengan
informasi yang akan ditampilkan. File ini dibuat untuk mempersiapkan
pembuatan suatu laporan dan biasanya dilakukan bila printer belum siap atau
masih digunakan.
4. File sejarah
File sejarah disebut juga file arsip, yaitu file yang berisi data masa lalu yang
sudah tidak aktif lagi, tetapi perlu disimpan untuk keperluan mendatang.
5. File pelindung
File pelindung merupakan salinan dari file – file yang masih aktif di data base
pada suatu saat tertentu. File ini digunakan sebagai cadangan atau pelindung
bila file data base yang aktif rusak atau hilang.
6. File kerja (working file)
File kerja ini disebut juga dengan file sementara atau scrath file. File ini dibuat
oleh suatu proses program secara sementara karena memori komputer tidak
mencukupi atau untuk menghemat pemakaian memori selama proses dan akan
dihapus bila proses telah selesai.
2.9.1.1. Langkah – langkah Desain Data Base secar a Umum
sistem informasi. File – file data base yang diperlukan oleh sistem dapat dilihat pada desain model yang digambarkan dalam bentuk diagram arus data. Langkah –
langkah desain data base secara umum adalah sebagi berikut :
1. Menentukan kebutuhan file data base untuk sistem baru.
File yang dibutuhkan dapat ditentukan dari DAD sistem baru yang telah dibuat.
2. Menentukan parameter dari file data base
Setelah file – file yang dibutuhkan telah dapat ditentukan, maka parameter dari
file selanjutnya dapat ditentukan. Parameter ini meliputi :
- Tipe dari file : file induk, file transaksi, file sementara dan lain
sebagainya.
- Media file : hard disk, disket, atau pita magnetic.
- Organisasi dari file : apakah file tradisional (file urut, ISAM atau
file akses langsung) atau organisasi data base (struktur berjenjang, jaringan atau hubungan).
- Field kunci dari file
2.9.2 Desain Input secar a Umum
Bila anda berfikir tentang input, biasanya anda juga berfikir tentang alat input (input device) yang akan digunakan, semacam keyboard, card reader dan lain sebagainya. Alat input dapat digolongkan kedalam dua golongan, yaitu alat
dengan CPU, misalnya adalah keyboard, mouse, touch screen dan lain sebagainya. Alat input tidak langsung adalah alat input yang tidak langsung dihubungkan
dengan CPU, misalnya KTC (key – to - card), KTT (key – to - tape) dan KTD (key – to – disk).
a. Pr oses Input
Tergantung dari alat input yang digunakan, proses dari input dapat
melibatkan dua atau tiga tahapan utama, yaitu data capture, data preparation dan dara entry.
1. Penangkapan data (data capture), merupakan proses mencatat kejadian nyata yang terjadi akibat transaksi yang dilakukan oleh organisasi kedalam dokumen
dasar. Dokumen dasar merupakan bukti transaksi.
2. Penyimpanan data (data preparation), yaitu mengubah data yang telah ditangkap kedalam bentuk yang dibaca oleh mesin (machine readable form,
misalnya kartu plong, pita magnetic atau disket magnetik).
3. Pemasukan data (data entry) merupakan proses membacakan atau memasukan
data kedalam komputer.
b. Tipe Input
Input dapat dikelompokkan kedalam 2 tipe, yaitu input ekstern (eksternal
misalya faktur penjualan, order penjualan dan lain – lainnya. Umumnya dokumen
dasar yang akan didesain adalah dokumen dasar untuk data capture input intern.
c. Langkah – langkah Desain Input secar a Umum
Yang perlu didesain secara rinci untuk input adalah bentuk dari dokumen
adalah dasar yang digunakan untuk menangkap data, kode – kode input yang
digunakan dan bentuk dari tampilan input dialat output. Untuk tahap desain input secara umum, yang perlu diperhatikan analisis adalah mengidentifikasi terlebih
dahulu input – input yang akan didesain secara terinci tersebut. Langkah – langkah ini adalah disebut sebagai berikut :
1. Menentukan kebutuhan input dari sistem baru
Input yang akan didesain dapat ditentukan dari DAD sistem baru yang telah dibuat. Input di DAD ditunjukkan oleh arus data dari suatu kesatuan luar ke
suatu proses dan bentuk tampilan input dialat input data yang ditunjukkan oleh suatu proses memasukkan data.
2. Menentukan parameter dari input
Setelah input yang akan didesain selesai, maka parameter dari input
selanjutnya juga dapat ditentukan. Parameter ini meliputi :
- Bentuk dari input, dokumen dasar atau bentuk isian dialat input
(dialog layar terminal)
- Sumber input
- Alat input yang digunakan - Volumeinput
- Periode input
2.9.3 Desain Output secar a Umum
Output (keluaran) adalah produk dari sistem yang dapat dilihat. Istilah
output ini kadang – kadang membingungkan, karena output dapat terdiri dari macam – macam jenis. Output dapat berupa hasil dimedia keras (seperti misalnya kertas atau microfilm) atau hasil dimedia lunak (berupa tampilan dilayar video). Disamping itu output dapat berupa hasil dari suatu proses yang akan digunakan oleh proses lain dan tersimpan disuatu media seperti tape, disk atau kartu. Yang akan dimaksud dengan output pada tahap desain ini adalah output yang berupa tampilan dimedia keras atau layar video.
a. Tipe Output
Output dapat diklasifikasikan kedalam beberapa tipe, yaitu output intern
(internal ouyput) dan output ekstern (eksternal output). Output intern adalah
output yang dimaksudkan untuk mendukung kegiatan manajemen. Output ini akan tetap tinggal didalam perusahaan dan akan tersimpan sebagai arsip atau akan
dimusnahkan bila sudah tidak digunakan lagi. Output ini dapat berupa laporan –
laporan ringkasan atau lainnya. Output ekstern adalah output yang akan didstribusikan kepada pihak luar yang mebutuhkan. Banyak output ekstern ini
b. For mat Output
Bentuk atau format dari output dapat berupa keterangan – keterangan
(narrative), table atau grafik. Yang banyak dihasilkan adalah output yang berbentuk table. Akan tetapi sekarang dengan kemampuan teknologi komputer
yang dapat menampilkan grafik, maka output berupa grafik mulai banyak
dihasilkan, terutama output untuk keperluan manajemen tingkat menengah.
c. Langkah – langkah Desain Output secar a Umum
Desain output secara umum dapat dilakukan dengan langkah – langkah
sebagai berikut :
1. Menentukan kebutuhan output dari sistem baru
Output yang akan didesain dapat ditentukan dari DAD sistem baru yang telah dibuat. Output di DAD ditunjukkan oleh arus data dari suatu proses kesatuan luar atau dari suatu proses ke proses lainnya.
2. Menentukan parameter dari output
Setelah output – output yang didesain dapat ditentukan, maka parameter dari
output selanjutnya juga dapat ditentukan. Parameter ini meliputi tipe dari
2.10 Penelitia n Ter dahulu
Berikut akan dijelaskan secara singkat hasil penelitian yang
berhubungan dengan Sistem Informasi Manajemen.
2.10.1 Brian Sandi Ngongoloy (2002)
( PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGGAJIAN DDII PPTT.. K
KEERREETTAAAAPPIIIINNDDOONNEESSIIAASSUURRAABBAAYYAA))
PT. KERETA API INDONESIA adalah perusahaan yang bergerak di bidang perawatan atau maintenance. Pada perusahaan ini absensi karyawan dan lembur masih dilakukan secara manual pada departemen masing-masing, sehingga menyebabkan terlambatnya informasi absen dan lembur yang diberikan.
Untuk memenuhi kebutuhan akan informasi ini, maka perlu dikembangkan suatu Sistem Informasi yang memadai sehingga dapat memberikan informasi yang lebih baik. Perancangan Sistem Informasi berbasis komputer ini diharapkan mampu menjawab permasalahan yang ada mengenai Sistem Informasi Manajemen Penggajian selama ini.
2.10.2 MUHAMMAD FAHMI, 2002,
(USULAN SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN CALON SISWA BARU SMA WILAYAH SURABAYA SECARA ONLINE INTERNET )
pusat server DIKNAS, Banyak waktu dan biaya yang dikeluarkan hanya untuk melakukan pendaftaran siswa baru ke sekolah yang difavoritkan, sehingga informasi yang disampaikan ke panitia pendaftaran pusat menjadi terhambat, hal ini menyebabkan calon siswa dan orang tua calon siswa direpotkan oleh pengumuman yang lambat.
2.10.3 AGUNG SANDY WIJ AYA, (2001) (
(KOMPUTERISASI DAN PENYEMPURNAAN PADA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSONALIA PT. PERKEBUNAN NUSANTARA XI (PERSERO) PG.GENDING PROBOLINGGO )
3.1. Lokasi Penelitian dan Waktu Penelitian
Penelitian dilakukan di PT. MULIA DIVA, Surabaya, Rungkut Lor gg VII
Adapun waktu pelaksanaan penelitian dilakukan pada tanggal 17 Desember 2011
sampai dengan data penelitian terpenuhi.
3.2. Identifikasi dan Definisi Oper asional Var iabel
Data yang digunakan adalah data yang berkaitan dengan judul penelitian
dimana data tersebut digunakan untuk mempermudah didalam analisa sistem
informasi manajemen penerimaan karyawan, data tersebut antara lain adalah :
a. Variabel Terikat
Sistem Informasi Manajemen Reqruitmen pegawai.
b. Variabel Bebas :
1. Variabel data seleksi calon karyawan
2. Variabel data Perusahaan
3.3. Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini dilakukan
dengan cara :
1. Metode Wawancara yaitu Teknik pengumpulan data yang dilaksanakan
2. Metode Observasi, yaitu Metode dengan melakukan pengamatan dan pencatatan secara sistematik terhadap obyek yang diamati.
3. Metode Kepustakaan, yaitu Metode pengumpulan data berdasarkan studi
kepustakaan dengan membaca buku yang berhubungan dengan obyek yang
diamati.
Sumber data yang dipergunakan dalam penelitian terdiri dari dua jenis data
yaitu :
a. Data Primer : Data yang langsung diperoleh dari hasil observasi langsung dan wawancara.
b. Data Sekunder : Data diperoleh dari literatur baik perpustakaan maupun
perusahaan. Dimana sumber data ini mendukung data primer.
3.3.1. Metode Pengolahan Data
Untuk melakukan perancangan sistem informasi manajemen pada
perusahaan, akan menggunakan php dan Database SQL 2005
3.4. Tahap Analisis Sistem
Setelah semua data yang diperlukan terkumpul dan data kita sudah
mengetahui sistem yang ada, maka tahap selanjutnya adalah melakukan analisa
data tersebut, sehingga diperoleh gambaran untuk perubahan sistem yang ada
menjadi terkomputerisasi. Analisa ini meliputi beberapa langkah, antara lain :
a. Identifikasi Sistem, Prosedur dan Permasalahan Sistem.
