PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASIPENGAJUAN UANG MUKA
DAN PERTANGGUNGJAWABAN SURAT PERINTAH PERJALANAN
DINAS BERBASIS WEB DENGAN MENGGUNAKAN TEKNOLOGI
ASP.NET DI PKT BONTANG
Naskah Publikasi
diajukan oleh
Muhammad Noordiansyah Cahyonegoro
07.12.2356
kepada
JURUSAN SISTEM INFORMASI
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
!
! " # $ #
%
& ' $ % $ # ( $
( # $ (
( $
1. Pendahuluan
Perkembangan teknologi yang sedemikian cepatnya telah membawa dunia
memasuki era modern yang lebih cepat dari yang yang pernah dibayangkan sebelmunya,
salah satunya teknologi dibidang informasi. Sejak dahulu informasi menjadi suatu
kebutuhan pokok dalam kehidupan masyarakat, tanpa informasi masyarakat merasa ada
yang janggal. Semakin berkembangnya teknlogi informasi saat ini memacu suatu
penyampaian informasi yang lebih cepat, tepat, mudah dan akurat.
Penggunaan komputer terutama dalam sistem informasi merupakan alat bantu
yang sangat penting dalam berbagai aspek kehidupan baik dalam bidang pendidikan,
ekonomi , instansi maupun Industri. Terutama pada sistem informasi Pengajuan UM dan
SPPD yang berperan cukup penting sebagai alat pemecahan masalah baik dalam
ketelitian, penyampaian informasi, maupun volume pekerjaan yang ditangani. Sehingga
dalam penyajian laporan dalam bentuk informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh secara
cepat, akurat dan lengkap tanpa harus melakukan pencatatan secara manual yang
dilakukan berulang-ulang dan membutuhkan banyak tempat untuk penyimpanan
data-data perjalanan dinas.
PT. Pupuk Kalimantan Timur, sebagai salah satu perusahaan terkemuka di
Indonesia sering menugaskan karyawannya untuk melakukan perjalanan dinas.
Perjalanan dinas tiap karyawan dimulai dengan proses penerbitan nomor SPPD dengan
sistem HRIS yang dilanjutkan dengan pengajuan uang muka sebelum digunakan untuk
perjalanan dinas karyawan. Setelah karyawan melakukan perjalanan dinasnya, karyawan
akan melakukan pertanggungjawaban terhadap uang muka yang nantinya akan
diverifikasi oleh pihak akuntansi. Selanjutnya hasil verifikasi akan dimasukkan ke
database sistem PROTEAN untuk dibuat laporannya
Dalam praktiknya, sistem perjalanan dinas belum sepenuhnya menggunakan
bantuan perangkat lunak. Ada beberapa proses yang masih dilakukan secara manual,
yaitu proses pengajuan uang muka dan proses pertanggungjawaban oleh karyawan
pemegang SPPD. Tentunya proses tersebut akan mengurangi efektifitas dan efisiensi
penggunaan waktu kerja.
2. Landasan Teori
2.1. Definisi Sistem Informasi
Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut 1:
1. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari
komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan
informasi.
1
2. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan
memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan untuk mengendalikan
informasi
3. Suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertahankan kebutuhan
pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan
strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan yang diperlukan.
2.2. Komponen Sistem Informasi
Terdapat lima komponen sistem informasi yang diklasifikasikan sebagai berikut
:
a. Perangkat Keras (Hardware) berfungsi sebagai mesin.
b. Perangkat Lunak (Software) berfungsi sebagai mesin.
c. Manusia (People) sebagai pengguna
d. Prosedur (Procedure) sebagai tata cara menggunakan mesin
e. Data merupakan jembatan penghubung antara manusia dan mesin agar
terjadi suatu proses pengolahan data
Gambar 2.1 Lima Komponen Sistem Informasi
2.3. Konsep Arsitektur Sistem
Istilah arsitektur mengacu pada desain sebuah aplikasi, atau dimana komponen
yang membentuk suatu sistem ditempatkan dan bagaimana mereka berkomunikasi.
Client merupakan sembarang sistem atau proses yang melakukan suatu permintaan data
atau layanan ke server. Sedangkan server ialah, sistem atau proses yang menyediakan
data atau layanan yang diminta oleh client. Client-Server adalah pembagian kerja antara
server dan client yg mengakses server dalam suatu jaringan. Jadi arsitektur client-server
adalah desain sebuah aplikasi terdiri dari client dan server yang saling berkomunikasi
Macam-macam arsitektur aplikasi Client-Server beserta kelebihan dan
kekurangannya yaitu:
1. Stand-alone (one-tier)
Pada arsitektur ini semua pemrosesan dilakukan pada mainframe. Kode aplikasi,
data, dan semua komponen sistem ditempatkan dan dijalankan pada host. Walaupun
computer client dipakai untuk mengakses mainframe, tidak ada pemrosesan yang terjadi
pada mesin ini, dan karena mereka “dump- client” atau “dump-terminal”. Tipe model ini, dimana semua pemrosesan terjadi secara terpusat, dikenal sebagai berbasis-host.
2. Client/Server (two tier)
Dalam model client/server, pemrosesan pada sebuah aplikasi terjadi pada client
dan server. Client/server adalah tipikal sebuah aplikasi two-tier dengan banyak client dan
sebuah server yang dihubungkan melalui sebuah jaringan. Aplikasi ditempatkan pada
computer client dan mesin database dijalankan pada server jarak-jauh. Aplikasi client
mengeluarkan permintaan ke database yang mengirimkan kembali data ke client-nya.
2.4. Konsep Pemodelan Sistem 2.4.1. Unified Modeling Language (UML)
Unified Modelling Language (UML) adalah sebuah "bahasa" yg telah menjadi
standar dalam industri untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan sistem
piranti lunak. UML menawarkan sebuah standar untuk merancang model sebuah sistem.2
2.4.1.1. Bangunan Dasar Metodologi Unified Modeling Language (UML)
Menurut (Adi Nugroho : 2005)3. “Bangunan dasar metodologi Unified Modeling
Language (UML) menggunakan tiga bangunan dasar untuk mendeskripsikan sistem/perangkat lunak yang akan dikembangkan yaitu :
1. Sesuatu (things)
a. Structural things
b. Behavioral things
c. Groupingthings
d. Annotational things
2. Relasi (Relationship)
a. Kebergantungan
b. Asosiasi
2
B. Henderson-Sellers; C. Gonzalez-Perez : Model Driven Engineering Languages and
Systems., Springer Berlin / Heidelberg 2006
3
Nugroho , Adi. 2005. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Dengan
c. Generalisasi
d. Realisasi
3. Diagram
a. Use Case Diagram
b. Class Diagram
c. Sequence Diagram
d. State Chart Diagram
e. Activity Diagram 2.4.2. Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan
profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses
fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual
maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble
diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.4
Tabel 2.1 Simbol yang digunakan dalam pembuatan DFD Elemen Field Tipikal Simbol menurut
Gane / Sarson
nama, deskripsi
Data store Data store
Setiap entitas
Entitas eksternal Entitas eksternal
2.5. Konsep Basis data
Basis Data (database) merupakan sekumpulan data yang saling berintegrasi
satu sama lain dan terorganisasi berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu dan
tersimpan pada sebuah hadware computer.
2
2.5.1. Atribut Kunci (Field)
1. Candidate Key (kunci kandidat / kunci calon) adalah suatu attribute atau suatu set minimal attribute yang mengedintifikasikan secara unik suatu kejadian
spesifik dari entity.
2. Primary Key adalah suatu attribute atau suatu set minimal attribute yang tidak hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik tetapi juga dapat
mewakili setiap kejadian dari suatu entity.
3. Alternative Key adalah kandidat yang tidak dipakai sebagai primary key.
4. Foreign Key adalah attribute (atau suatu set attribute) yang melengkapi suatu
relationship (hubungan) yang menggabungkan ke induknya.
2.5.2. Normalisasi
Normalisasi merupakan salah satu tahap dalam proses perancangan yang
mengharuskan perancang untuk mempertimbangkan masalah space penyimpanan
2.5.3. Structured Query Language (SQL)
SQL adalah bahasa yang digunakan untuk memperoleh data / informasi tertentu
dari suatu database dengan perintah tertentu. Berdasar kegunaannya,
perintah-perintah dari SQLdapat dikolompokan menjadi 2 yaitu DDl dan DML.
2.6. Perangkat Lunak Yang Digunakan
Dalam pembuatan Sistem Informasi ini, penulis menggunakan beberapa
perangkat lunak, antara lain : Visual Studio 2010, Sql Server 2008, Oracle 10g,
Sqldeveloper, Mozilla Firefox.
3. Analisis
3.1. Tinjauan Umum
PT. PKT sebagai salah satu perusahaan terbesar di Indonesia sering
menugaskan dan mengirimkan para pegawainya untuk melakukan perjalanan dinas ke
luar kota untuk memenuhi kebutuhan tugas yang ada di PT.PKT. Penugasan pegawai ini
ditangani oleh bagian Human Resorce Development (HRD) yang bekerja sama dengan
departemen yang menerbitkan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) dan bagian
Akuntansi yang bertugas menghitug jumlah uang muka yang diterima pegawai yang
bertugas dan menghitung pertanggung jawaban uang muka setelah perjalanan dinas
selesai.
Setiap pegawai di PT.PKT mempunyai tingkat Eselon yang berbeda, dari mulai
pegawai tingkat bawah sampai Direktur utama. Perbedaan Eselon membedakan jumlah
uang muka yang akan dibawa oleh pegawai saat melakukan perjalanan dinas. Selain
Eselon, uang muka perjalanan dinas juga ditentukan oleh tujuan dan lama hari
perjalanan dinas tersebut.
3.2. Analisis Sistem
Analisis yang dilakukan penulis pada sistem perjalanan dinas di PT PKT ini
bertujuan untuk mengidentifikasi masalah – masalah yang muncul
3.2.1. Analisis Kelemahan Sistem
Untuk mengidentifikasi maslah-maslah yang ada maka dilakukan analisis PIECES, yaitu
analisis terhadap Performance (kinerja), Information (informasi), Economy (ekonomi),
Control (pengendalian), Efficiency (efisiensi) dan Service (layanan).
Analisis kebutuhan sistem sangat dibutuhkan guna menunjang penerapan sistem
baru, apakah sistem baru ini sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau tidak.
3.2.3. Analisis Kelayakan Sistem
Analisis kelayakan suatu sistem yang akan digunakan untuk menentukan kemungkinan
apakah pengembangan sistem layak diteruskan atau dihentikan. Analisis ini terdiri atas :
Kelayakan Teknologi, Kelayakan Hukum, Kelayakan Operasional, Kelayakan Ekonomi.
3.3. Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan strategi untuk memecahkan masalah dan
mengembangkan solusi terbaik bagi permasalahan yang ada. Perancangan sistem
adalah bagaimana mengorganisasikan sistem kedalam subsistem
–
subsistem,
serta mengalokasikan sunsistem
–
subsistem ke komponen
–
komponen perangkat
keras, perangkat lunak serta prosedur
–
prosedurnya.
3.3.1. UML
3.3.1.1. Diagram: Use Case Model
3.3.1.2. Diagram: Actors
Gambar 3.2 Actors 3.3.1.3. Diagram: Akuntan Use Cases
Garmbar 3.3 Akuntan Use Cases uc Actors
Akuntan Karyaw an
uc Akuntan Use Cases
Cetak SPPD System Boundary
Karyaw an
(from Actors)
Buat Uang Muka
3.3.1.4. Diagram: Karyawan Use Cases
Gambar 3.4 Karyawan Use Cases
uc Karyaw an Use Cases
System Boundary
Karyaw an
(from Actors)
3.3.1.5. Diagram: Business Process Model
Gambar 3.5 Business Process Model 3.3.1.6. Diagram: Business Objects
Gambar 3.6 Diagram: Business Objects
analysis Business Obj ects
The Business Objects package contains representations of information, reports, data stores and other artifacts which are manipulated and used within the business workflows
Master «information»
SPPD Karyaw an
Transaksi
«information»
3.3.1.7. Diagram: Business Workflows
Gambar 3.7 Diagram: Business Workflows 3.3.2. Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) merupakan diagram yang menggunakan notasi-notasi (simbol-simbol) untuk menggambarkan arus dari data sistem. DFD sering digunakan
untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan
dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data
tersebut mengalir.
analysis Business Workflow s
Input No SPPD
SPPD Karyaw an Hitung Uang Muka
The Workflow package contains diagrams modeling the processing of information flows throughout the business domain. 1. Akuntan set SPPD for the employee
Verifikasi PJ SPPD Karyaw an
Report SPPD Verifikasi SPPD
The Workflow package contains diagrams modeling the processing of information flows throughout the business domain. 3. Akuntan verify SPPD employee duty The Workflow package contains diagrams modeling the processing of information flows throughout the business domain. 2. Employee set PJ doc
Akuntan
Karyaw an
Perintah Perjalan
Gambar 3.8 gambar Diagram Konteks 3.3.3. Perancangan Basis Data
Perancangan database pada sistem ini bergantung pada database HRIS dan
database Karyawan pada Sistem Karyawan. Sistem ini langsung tergintegrasi dengan
dua database tersebut untuk selanjutnya data diproses di dalam sistem ini lalu disimpan
kedalam database sistem ini. Jadi dalam pembuatan sistem ini terdapat tiga database
yaitu HRIS, Karyawan dan SPPD.
4.1. Hasil Penelitian 4.2. Hasil Uji Coba 4.2.1. Kelebihan Program
1.
Web ini dapat dijalankan pada semua web browser2.
Keamanan Terjamin4.2.2. Kekurangan Program
1.
Tidak ada fasilitas admin2.
Desain masih sangat sederhana3.
Tidak ada report berupa Laporan tertulis5.
KesimpulanDengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan
program hingga tahap implementasi, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai
berikut:
1. Sistem yang ada selama ini masih menggunakan cara manual sehingga
mengakibatkan keterlambatan arus informasi kepada pihak perusahaan dan
karyawan. Dengan sistem baru ini, keterlambatan arus informasi dapat dicegah
karena pembuatan laporan, pencarian dan pengolahan data sudah dilakukan
secara terkomputerisasi sehingga informasi yang dihasilkan menjadi lebih
berkualitas.
2. Aplikasi Sistem ini dapat membantu karyawan dan bagian akuntansi dalam
melakukan kegiatan perjalanan dinas dimana karyawan dan bagian akuntansi
hanya menginputkan data saja dan proses perhitungan dan pengolahan data
sudah dilakukan oleh computer sehingga akan meminimalkan tingkat kesalahan
yang biasanya terjadi dalam sistem manual.
3. Penerapan sistem informasi yang baru ini tidak akan merusak sitem yang selama
ini berjalan di PT PKT Bontang, tetapi dengan system ini diharapkan dapat
mendukung kinerja proses pengolahan data pada perusahaan tersebut menjadi
lebih efisien.
4. Keuntungan yang diperoleh dengan adanya komputerisasi pengolahan data
perjalanan dinas ini yaitu:
Menghemat waktu untuk untuk pencarian,pencatatan dan pengolahan
data.
DAFTAR PUSTAKA
B.Henderson, C.Gonzales .2006. Model Driven Engineering Languages and Systems., Springer Berlin
Jogiyanto, HM.1989. Analisis & Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi
Amrullah, Afif, 2002. Unified Modeling Language. http://afif.web.id/kuliah/uml.ppt.
Nugroho , Adi. 2005. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Dengan Metodologi Berorientasi Objek. Informatika. Bandung
Parno, SKom., MMSI, DFD untuk Sistem Informasi , http://tavipia.staff.gunadarma.ac.id/
Arief, M Rudyanto. ,2006, Program Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000, Andi, Yogyakarta
Yuhefizard. 2008, Database Management Menggunakan Microsoft Access 2003 , Elex Media, Jakarta
Mata-Toledo A Ramon, Cushman K Paulin. 1999, Schaum’s Outlines Of Fundamentals of
“RELATIONAL DATABASE”, U.S.A : The McGraw Hill Co,
Kusumo ,Ario Suryo, Buku Latihan : VISUAL BASIC.NET versi 2002 dan 2003, Elex
