IV.1.3 Evaluasi Pengendalian Internal pada PT XYZ atas Piutang .1 Lingkungan Pengendalian
IV.1.3.4 Aktivitas Pengendalian
Setiap aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan membutuhkan pengendalian agar bisa terkendalikan. Berikut ini agar cara aktivitas pengendalian menjadi lebih baik:
1. Pemisahan Tugas
Dalam setiap perusahaan, pasti sangat memerlukan pemisahan tugas yang jelas sesuai dengan peran yang dikendalikan oleh masing-masing individu di dalam perusahaan. Pemisahan tugas menjadi sangat penting, agar setiap individu di dalam perusahaan mengerjakan apa yang seharusnya dikerjakan dan mengetahui apa yang sebenarnya tidak harus dikerjakan.
Peneliti menilai, bahwa dalam pemisahan tugas yang berkaitan dengan proses penagihan piutang, PY XYZ untuk divisi body repair and paint sudah berjalan dengan baik. Bagian klaim bertugas untuk menyiapkan dokumen yang diperlukan untuk penagihan piutang. Bagian penagihan bertugas membuatkan invoice dan faktur pajak, lalu menyerahkan ke bagian supervisor finance dan body repair manager untuk diperiksan, lalu mengirimkan tagihan kepada perusahaan asuransi yang terkait. Walaupun semua sudah menjalankan tugasnya masing-masing, kelemahan terdapat seringnya kurang teliti bagian penagihan
85 saat mengirimkan dokumen yang diperlukan kepada pihak asuransi. Dari kelemahan tersebut peneliti menyarankan agar bagian penagihan perlu memeriksa kembali dokumen-dokumen yang perlu dibawa untuk proses penagihan piutang, agar tidak ketinggalan lagi.
2. Pengendalian Pemrosesan Informasi a. Pengendalian Umum
Pengendalian umum berkaitan dengan pengendalian pada pengembangan dan perubahan program, operasi komputer untuk mengamankan akses terhadap data dan program milik perusahaan. Sudah seharusnya penggunaan komputer menjadi suatu keharusan bagi perusahaan, agar data dan dokumen tersimpan dengan rapi dan aman di dalam komputer.
Bagian piutang pada PT XYZ untuk divisi body repair and paint mencatat laporan piutang dan aging schedule dengan cara manual, yaitu dengan cara mencatat kedapam buku piutang. Proses pencatatan ini memiliki tingkat resiko yang tinggi, karena buku piutang bisa hilang dan rusak. Selain itu semua orang di dalam perusahaan bisa mengambil buku piutang tersebut dan mengubah isi yang ada pada buku piutang. Pencatatan ke dalam buku piutang dilakukan oleh bagian piutang karena karyawan pada bagian piutang belum terlalu bisa menggunakan komputer.
Dari kelemahan ini, peneliti menyarankan agar perlu diberi pelatihan kepada karyawan bagian piutang untuk bisa menggunakan komputer. Hal ini diperlukan untuk kepentingan pengendalian umum PT XYZ pada divisi body repair and paint. Selain itu perlu adanya pengembangan sistem, agar data
86 dan dokumtasi PT XYZ yang berkaitan dengan piutang tersimpang dengan rapi dan aman.
b. Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi berkaitan dengan pengendalian input, pengendalian pemrosesan, dan pengendalian output. Sudah seharusnya perusahaan mengendalikan ketiga aplikasi tersebut menggunakan komputer. Hal ini diperlukan agar semua hal mengenai piutang perusahaan dapat diamati melalui proses yang memadai.
PT XYZ untuk bagian piutang pada divisi body repair and paint masih melakukan pencatatan masukan secara manual, yaitu ke dalam buku piutang.
PT XYZ tidak memiliki pengendalian masukan yang memadai, karena pencatatan masukan dengan cara manual tidak dapat mendeteksi dan melaporkan kekeliruan dalam data yang dimasukkan untuk diproses. Begitu juga pada pengendalian keluaran, PT XYZ tidak memiliki pengendalian keluaran yang memadai, pengendalian keluaran harusnya dirancang dengan benar dan hanya personel yang memiliki otorisasi untuk menerima output.
Pada pengendalian pemrosesan tidak menggunakan komputer dalam pengerjaannya.
Dari kelemahan tersebut, peneliti menyarankan ada PT XYZ perlu menambah unit komputer dan memberilkan pelatihan kepada bagian piutang untuk divisi body repair and paint. Hal ini diperlukan oleh bagian piutang memiliki pengendalian aplikasi dalam pengendalian pemrosesan informasi yang memadai.
87 3. Pengendalian Fisik
Pengendalian fisik pada setiap perusahaan sangat penting. Pengendalian fisik berkenaan dengan alat keamanan dan mengukur penyimpanan dari aktiva, dokumen, catatan, dan program atau file komputer. Berati penggunaan komputer menjadi sangat diperlukan karena program atau file hanya ada di dalam penggunaan komputer.
PT XYZ memiliki sikap positif dalam hal komunikasi dengan rekanan asuransi terkait pelunasan piutang. PT XYZ memang sudah memiliki genset untuk membangkitkan listrik dengan bahan bakar solar. Akan tetapi, jika listrik padam di PT XYZ, maka PT XYZ akan mengadakan komunikasi secara baik-baik untuk mencari solusi yang tidak merugikan kedua belah pihak. Dalam masalah keamanan, PT XYZ kurang memperhatikannya dalam penyimpanan laporan piutang dan pencatatan mengenai umur piutang perusahaan. Seperti yang sudah peneliti jelaskan sebelumnya, bahwa pencatatan piutang pada PT XYZ masih sangat sederhana, yaitu mengunakan buku piutang. Tentu saja tingkat keamanan tidak bisa terjamin. Karena semua orang bisa mengambil dan mengubah catatan dalam buku piutang.
Selain itu, pencatatan ke dalam buku memiliki risiko bisa hilang dan rusak.
Pencatatan ke dalam buku piutang diperlakukan dalam PT XYZ karena kurangnya unit komputer, bahkan untuk bagian piutang pada divisi body repair and paint tidak memiliki unit komputer.
Berdasarkan kelemahan tersebut, peneliti memberikan saran agar perlunya penambahan unit komputer. Berkaitan dengan piutang, penggunaan komputer dan pemrosesan pengerjaan menggunakan komputer dapat mempermudah
88 pengerjaan, termasuk dalam hal pencatatan dan penyimpanan data dan dokumen piutang milik PT XYZ. Karena penggunaan komputer bisa memberikan rasa aman, karena data dan dokumen tersimpan rapi dan aman di dalam komputer.
4. Review kinerja
Review kinerja pada setiap perusahaan memang sangat diperlukan. Melakukan tinjauan ulang terhadap kinerja perusahaan sangatlah penting. Peninjauan ulang kinerja perusahaan dibutuhkan karena perusahaan perlu memeriksa kembali apa yang sudah dilakukan oleh para karyawan, jika ada kekurangan, berati ke depannya perlu ada perbaikan.
Pada PT XYZ, review kinerja sebetulnya dilakukan, dengan mengadakan rapat setiap bulannya. Berkaitan hubungannya review kinerja dengan piutang, PT XYZ selalu mengamati aging schedule, mereka mengamati aging schedule untuk mengetahui bagaimana rekanan perusahaan-perusahaan asuransi dalam melunasi piutang dengan melihat jangka waktu pelunasannya. Dari total nominal aging schedule tersebut, dapat dilihat bahwa cukup banyak rekanan perusahaan asuransi yang membayar lunas dengan tempo sesuai dengan yang dijanjikan.
Walaupun ada sisi positif dari PT XYZ, yaitu melakukan pengamatan pada aging schedule, akan tetapi PT XYZ tidak menjelaskan bagaimana cara menangani dengan baik masalah lamanya pelunasan piutang yang dilakukan oleh beberapa rekanan perusahaan asuransi. Seharusnya dari rapat yang diadakan setiap bulannya menghasilkan solusi untuk penyelesaian masalah tersebut. Berikut ini adalah persentase total nominal aging schedule milik PT XYZ untuk divisi body repair and paint:
89 Tabel 4.5
Grafik persentase dari total nominal aging schedule milik PT XYZ untuk divisi body repair and paint
Dari kelemahan yang ada tersebut, peneliti memberikan saran agar perlu memikirkan solusi terbaik dalam permasalahan lamanya pelunasan piutang.
Review kinerja yang dilakukan memerlukan solusi terbaik. Solusi yang bisa digunakan adalah menetapkan kebijakan baru mengenai syarat pelunasan yang dapat menarik pelanggan untuk segera melunasinya. Misalnya dengan syarat 5/20, n/60. Jika memberlakukan syarat tersebut kepada rekanan perusahaan-perusahaan asuransi secara tertulis, maka akan membuat para rekanan perusahaan asuransi segera melunasi piutang kepada PT XYZ.
IV.1.3.5 Pemantauan
Setiap perusahaan membutuhkan pengawasan terhadap kinerja para karyawan.
Perusahaan perlu mengamati proses kualitas peforma sistem dari waktu ke waktu. Proses
90 pengawasan ini dilakukan dengan cara berkesinambungan. Selain itu, hasil dari pemantauan yang dilakukan membutuhkan solusi yang baik bagi perusahaan. Berati solusi bisa tercipta apabila pemantauan di dalam perusahaan berlangsung dengan baik.
Berkaitan dengan piutang yang ada pada divisi body repair and paint di dalam PT XYZ, pemantauan dilakukan dengan cara rapat setiap bulannya dan melihat langsung proses pengerjaan di tempat kerja. Tugas Pemantauan tidak hanya milik dewan komisaris selaku owner pada PT XYZ dan generan manager, tetapi setiap individu perlu melakukan pemantauan terhadap kinerjanya masing-masing.
Dalam hal yang berkaitan dengan piutang, PT XYZ mengamati berapa jumlah piutang yang sudah dilunasi oleh rekanan asuransi, siapa saja yang masih berutang, dan siapa saja yang sudah melunasi piutang. PT XYZ juga mengamati aging schedule, yaitu daftar umur piutang perusahaan. Hal ini diperhatikan oleh PT XYZ untuk melihat proses pelunasan piutang.
Terdapat kelemahan pada bagian penagihan, karena sering ada dokumen yang tertinggal pada saat menyerahkan tagihan kepada pihak asuransi. Hal ini terjadi karena bagian penagihan kurang teliti dalam memeriksa kembali dokumen-dokumen yang perlu diserahkan. Hal ini mengakibatkan proses pelunasan piutang menjadi lama, karena perusahaan asuransi meminta kelengkapan dari dokumen-dokumen yang diminta.
Dari kelemahan tersebut, peneliti memberikan saran agar bagian penagihan perlu mengamati kembali apa saja dokumen-dokumen yang harus diserahkan kepada pihak rekanan asuransi. Hal ini dapat meminimalisir kelamaan pelunasan piutang.
Pengawasan pun bukan hanya menjadi tugas dari atasan untuk mengawasi bawahan,
91 pengasawan perlu dilakukan oleh setiap individu yang ada di dalam perusahaan terhadap apa tugas yang harus dilakukan dan telah dilakukan.
IV.2 Rekomendasi untuk Proses Transaksi Body Repair and Paint pada PT XYZ