ANALISIS HASIL PENELITIAN
A. Data Penelitian
3. Aktivitas Penjualan Tunai
Aktivitas penjualan di setiap perusahaan berbeda-beda, tergantung pada kebutuhan perusahaan tersebut. Adapun produk yang dijual berupa hasil olahan pabrik seperti Crude Palm Oil (CPO), Palm Kernel, Cocoa, Cocunut, Rubber, dan produk lainnya. Banyaknya jumlah produk yang dijual tergantung persediaan stok yang ada di perusahaan. Pada PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk penjualan dilakukan secara tunai.
Adapun Aktivitas penjualan tunai yang diterapkan pada PT. PP.London Sumatra Indonesia Tbk adalah:
Ulil Fadli : Tinjauan Aktivitas Pengendalian Atas Penjualan Pada PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk. Medan, 2010.
a. Memeriksa Stok
Sebelum melakukan penjualan maka stok harus diperiksa terlebih dahulu oleh Sales Department pada mill. Apabila stok barang banyak maka tender dilakukan.
b. Membuat undangan tender
Undangan tender dilakukan pada customer perusahaan tersebut. Undangan k
tender juga diumumkan pada media cetak. c. Mengirim undangan tender
Undangan tender bagi para customer dilakukan melalui fax atau melalui pos, dikirim tiap 2 minggu (tergantung banyaknya penjualan ekspor). Jumlah untuk tender lokal ditentukan berdasarkan perkiraan jumlah yang dapat dijual secara ekspor.
d. Konfirmasi undangan
Konfirmasi undangan yaitu menanyakan pada pihak customer apakah surat undangan sudah diterima atau tidak.
e. Menerima penawaran tender
Tender pada perusahaan tersebut dilakukan sesuai dengan stok yang ada. Apabila stoknya banyak maka tender dilakukan hingga tiga kali dalam seminggu dan apabila stoknya sedikit maka tender dilakukan sekali dalam seminggu.
f. Melakukan tender
Tender dilakukan apabila undangan tender diterima oleh customer. Pemenang tender adalah yang melakukan penawaran barang dengan harga tertinggi.
Ulil Fadli : Tinjauan Aktivitas Pengendalian Atas Penjualan Pada PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk. Medan, 2010.
g. Konfirmasi pemenang tender
Apabila perusahaan pemenang sudah didapatkan maka diberitahukan kepada perusahaan tersebut agar segera dapat dilakukan kontrak.
h. Membuat kontrak
Isi dari surat kontrak penjualan lokal berbeda dengan isi dari surat kontrak penjualan ekspor.
Isi dari surat kontrak penjualan lokal adalah: (1) Nama Pembeli
(2) Jenis barang yang dibeli
(3) Kuantitas dan harga barang dan nama mill yang mengeluarkan barang (4) Pajak yang diberikan
(5) Pembayaran
Sedangkan isi dari surat kontrak penjualan ekspor adalah: (1) Bill of Lading (2) Invoice (3) Weight/Packing List (4) Certificate of Orgin (5) Certificate of Quality (6) Packing of Declaration i. Pembayaran oleh pembeli
Sistem penjualan dalam perusahaan ini adalah menerima uang terlebih dahulu kemudian mengirimkan barang. Bukti transfer dari bank dikirimkan oleh pembeli ke Financial Accounting Section. Bukti transfer tersebut diserahkan
Ulil Fadli : Tinjauan Aktivitas Pengendalian Atas Penjualan Pada PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk. Medan, 2010.
kepada Sales Department sehingga dengan bukti ini pengiriman barang dapat dilakukan.
j. Deliveri Order
Setelah menerima bukti transfer tersebut, maka Sales Department membuat suatu dokumen yang disebut dengan delivery order, yaitu surat yang menyatakan bahwa pembeli sudah melakukan pembayaran dan sudah dapat mengambil barang ke mill yang ditunjuk. Ketika melakukan pengambilan barang, surat tersebut dibawa oleh pembeli sebagai bukti telah terjadi transaksi.
k. Pengiriman barang
Pada perusahaan ini, apabila penjualan secara lokal, barang diambil langsung oleh pembeli pada mill yang bersangkutan. Sedangkan pada penjualan ekspor, maka barang dikirim oleh perusahaan ke pelabuhan yang dituju dengan sistem FOB (free on board) shipping point.
Ada beberapa hal yang mendukung didalam prosedur aktivitas penjualan dalam perusahaan ini yaitu:
a. Dokumen
Dokumen yang dibutuhkan dalam prosedur penjualan tunai adalah: (1) Surat Kontrak
(2) Bukti Transfer (3) Delivery Order (4) Faktur Pajak
Ulil Fadli : Tinjauan Aktivitas Pengendalian Atas Penjualan Pada PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk. Medan, 2010.
(5) Kwitansi
(6) Faktrur Penjualan
Dalam transaksi penjualan tunai, dokumen yang dipergunakan mempunyai beberapa tembusan dokumen, setiap tembusan dokumen itu ditujukan kepada:
(1) Lembar 1, merupakan aslinya di serahkan kepada pembeli
(2) Lembar 2, yang merupakan aslinya pertinggal bagi Sales Department (3) Lembar 3, Merupakan tembusan bagi Direktur Sales
(4) Lembar 4, merupakan tembusan bagi Sales Operation (5) Lembar 5, merupakan tembusan bagi Sales Control
(6) Lembar 6, merupakan tembusan bagi Head of Financial Accounting Section
(7) Lembar 7, merupakan tembusan bagi Head of Taxation Section
b. Bagian yang terkait
Agar prosedur penjualan berjalan dengan baik maka diperlukan bagian-bagian yang menanganinya dengan masing-masing bagian-bagian bagian-bagian mempunyai fungsinya tersendiri.
Adapun Bagian-bagian yang terkait tersebut adalah: (1) Sales Departmen
Tugas dari bagian ini adalah: (a) Membuat faktur (invoice). (b) Melakukan tender.
Ulil Fadli : Tinjauan Aktivitas Pengendalian Atas Penjualan Pada PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk. Medan, 2010.
(d) Mengeluarkan delivery order yaitu sebagai bukti bahwa pembeli sudah melakukan pembayaran dan sudah dapat mengambil barang ke mill.
(e) Melakukan pengiriman barang. (2) Financial Accounting Section
Tugas dari bagian ini adalah:
(a) Menerima adanya order penjualan dari pembeli.
(b) Melakukan pencatatan atas penjualan tunai dari mulai jurnal hingga melakukan rekonsiliasi terhadap penjualan tersebut.
(c) Melakukan order pembelian terhadap penjualan. (3) Treasury Section
Tugas dari bagian ini adalah mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan keuangan perusahaan, termasuk menerima pembayaran atas penjualan.
(4) Factory Section
Bagian ini berada ditangan pabrik, pihak pabrik akan mempersiapkan produk yang akan dijual sesuai dengan kontrak penjualan yang dikirimkan oleh Sales Department.
c. Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan dalam bagian ini adalah:
(1) Local Sales Register yang disebut dengan 517 SL, yaitu untuk mencatat jurnal penjualan lokal
Ulil Fadli : Tinjauan Aktivitas Pengendalian Atas Penjualan Pada PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk. Medan, 2010.
(2) Eksport Sales Register yang disebut dengan GLF 517 SE, yaitu untuk mencatat jurnal penjualan ekspor.
(3) Cash Receipt Voucher yaitu untuk mencatat adanya penerimaan uang yang berasal dari penjualan.
(4) General Journal Register yaitu untuk mencatat apabila ada perbaikan jurnal yang berasal dari adanya selisih dalam penjualan akibat salah pencatatan.
Catatan akuntansi yang digunakan oleh perusahaan yaitu dengan menggunakan jurnal khusus ini dapat dilihat dengan adanya catatan akuntansi Local Sales Register atau 517 SL untuk mencatat jurnal penjualan lokal, Eksport Sales Register atau GLF 517 SE untuk mencatat jurnal penjualan ekspor, Cash Receipt Voucher untuk mencatat adanya penerimaan uang yang berasal dari penjualan, serta General Journal Register untuk mencatat jika adanya perbaikan jurnal yang berasal dari selisih dalam penjualan akibat salah pencatatan.
Adapun tujuan aktivitas transaksi penjualan yang dilakukan perusahaan secara tunai adalah:
a. Mendapatkan Cash flow secara tepat.
b. Agar kegiatan administrasi berjalan dengan lancar dan keuangan perusahaan tetap terjaga.
c. Mengetahui jumlah yang sebenarnya ada di gudang dan jumlah yang sudah terjual.
Ulil Fadli : Tinjauan Aktivitas Pengendalian Atas Penjualan Pada PT. PP. London Sumatra Indonesia Tbk. Medan, 2010.
d. Agar transaksi penjualan berjalan dengan tertib dan lancar.
Dengan menerapkan prosedur penjualan secara tunai, perusahaan dapat memperoleh perputaran kas secara lebih cepat sehingga kas tersebut dapat digunakan untuk kegiatan operasional lainnya. Selain itu, dengan menerapkan aktivitas transaksi penjualan tunai ini maka perusahaan dapat terhindar dari kredit macet yang kemungkinan akan terjadi.