Aktivitas Sales Person pada Sales and Marketing Department

BAB IV PERANAN KOMUNIKASI BAGI SALES PERSON DALAM MELAKSANAKAN

4.2. Aktivitas Sales Person pada Sales and Marketing Department

SOECHI INTERNATIONAL HOTEL MEDAN

Selain mengenal produk dengan baik (Product knowladge), seorang sales person juga memiliki beberapa sistem komunikasi interen. Yang dimaksud dengan komunikasi interen ini

adalah komunikasi yang dilakukan antara pegawai hotel Soechi Internasional Medan yang sangat dibutuhkan untuk mengetahui keadaan hotel. Aktivitas-aktivitas itu adalah :

1. Mengadakan Rapat Penjualan (Sales Meetings)

Jadwal rapat penjualan yang tetap sangat penting demi mencapai usaha penjualan yang sukses. Untuk menjamin hasil dan komunikasi yang maksimum, seorang pimpinan penjualan biasanya mengadakan pertemuan harian yang singkat dengan staffnya dan salah satunya bagian sales person untuk mendiskusikan penjualan harian dan penjualan hari lainnya.

2. Rapat Pegawai Mingguan (Weekly Staff Meetings)

Pertemuan yang diadakan staff penjualan tiap minggu akan dipimpin oleh seorang pimpinan bagian penjualan, seperti director of sales and marketing department, director of sales, atau sales manager tergantung pada ukuran hotel atau berdasarkan struktur organisasi yang ada. Rapat ini akan diikuti oleh general manager dan pimpinan dari departemen lainnya. Topik yang dibahas pada pertemuan mingguan ini adalah prospek bisnis, tentative and new bookings, prosedur pelayanan, promosi, publikasi dan kerugian bisnis.

3. Rapat Fungsi Mingguan (Weekly Function Meetings)

Rapat ini dipimpin oleh kepala department untuk membahas mengenai group events

yang akan diadakan. Pada pertemuan ini, melibatkan department-departement pada kelompok yang melayani untuk meninjau ulang masing-masing agenda kelompok rapat, satu per satu untuk menjamin setiap orang mengerti apa yang harus dilakukan dan dipastikan pada menit terakhir sebelum acara dimulai.

4. Rapat Penjualan Bulanan (Mounthly Sales Meetings)

Rapat ini akan membahas mengenai tentative dan definite bookings untuk pertengahan bulan atau bulan berikutnya. Tinjauan keberhasilan yang dibuat pada pencapaian penjualan dan mendiskusikan mengenai promosi produk baru. Rapat Penjualan bulanan biasanya dihadiri oleh semua staff sales person.

5. Membuat Sales Records

Sales Records adalah bagian terpenting dari sistem komunikasi antara sales person dan bagian kantor penjualan. Sales Records sangat penting pada pelayanan dan menghasilkan repeat bussines. Sangat penting bagi seorang sales person bila membiasakan dirinya dengan

sales form atau formulir penjualan. Pada kantor penjualan dengan komputerisasi data yang berasal dari formulir akan dimasukkan ke dalam komputer oleh seorang petugas. Pada beberapa kasus keterlibatan selas person dengan sales record akan mengawali dengan laporan panggilan atau sales report.

6. Membuat Sistem Kearsipan

Dengan adanya sistem kearsipan yang baik akan mengefektivkan pekerjaan seorang sales person. Data sebagai informasi yang teratur dan up-to-date sangat penting bagi kesuksesan bagian penjualan, karena informasi harus disediakan dengan cepat dan tepat. Hal ini sangat mendukung seorang sales person dalam memperoleh informasi-informasi penting, yang mendukung pekerjaan seorang sales person.

Selain aktivitas-aktivitas yang tertera di atas seorang sales person yang berada di naungan

Sales and Marketing Department juga berhubungan dengan department lain. Dalam aktivitas sehari-hari, hubungan dengan department lain merupakan sesuatu hal yang bersifat rutin dan

khusus. Dikatakan rutin karena menjalankan aktivitas-aktivitas yang sudah baku, yang harus dilakukan dan tidak dapat dielakan lagi.

Sedangkan hubungan komunikasi khusus menjalankan aktivitas yang sifatnya sesaat, urgent, ad-hoc atau karena ada program khusus. Kegiatan khusus tersebut biasanya dilakukan bilamana ada urgensi dan kepentingan tertentu. Karena jika ada sesuatu yang urgent dan penting, tidak dapat dielakan tindakan komunikasi itu menjadi penting dilakukan. Misalkan ada tamu yang tiba-tiba meminta 10 unit kendaraan, sedangkan hotel tidak menyediakan, maka komunikasi wajib yang pertama adalah pada department yang terkait seperti security,

Front Office dan Housekeeping Department, sehingga hotel mampu memenuhi kebutuhan akan 10 unit kendaraan tersebut. Berikut bentuk komunikasi seorang Sales Person (Staff Sales and Marketing Department) dengan departemen lain di Soechi International Hotel Medan :

1) Hubungan Komunikasi Sales Person (Staff Sales and Marketing Department) dengan Front Office Department pada Soechi International Hotel Medan.

Hubungan komunikasi sales person dengan front office department antara lain terjadi dalam hal-hal berikut ini :

a. Penjualan dan penempatan kamar untuk tamu. Jika seorang sales mendapatkan klien yang meminta delapan kamar yang semuanya non-smoking room dan

pool view (menghadap ke kolam renang), maka bagian front office akan mengalokasikan kamar sesuai dengan permintaan itu. Alokasi kamar beserta nomor dan jenis kamar akan segera dikirim pada bagian sales and marketing department.

b. Penentuan harga kamar (room rates) khusus untuk tamu grup atau ad hoc

adalah atas informasi dari sales and marketing department ke bagian reservasi dan jajaran saff Front Office. Jika tidak maka akan dapa menimbulkan kesalahan dalam memasukan harga ke folio tamu, yang dapat merenggangkan hubungan antara tamu dengan hotel.

c. Untuk penjualan paket khusus juga memrlukan komunikasi yang jelas antara bagian penjualan dan front office.

d. Jika tamu bermasalah dengan pembayaran karena adanya tambahan layanan dan transaksi yang tidak diatur sebelumnya, bagian front office akan mengomunikasikannya dengan bagian sales and marketing, terutama bagi tamu yang dibawa oleh staff penjualan. Komunikasi ini akan dapat menghasilkan penyelesaian bagi tamu.

2) Hubungan Komunikasi Sales Person dengan Accounting pada Soechi

International Hotel Medan

Biasanya hubungan komunikasi yang terjalin diantara kedua bagian ini adalah dalam masalah harga kamar yang mungkin mengalami kesalahan seperti kesalahan pencatatan. Jika tamu dikenakan harga yang salah dan harga lebih tinggi dari biasanya sudah barang tentu tamu akan komplin. Dalam hal ini kesalahan pencatatan mungkin berasal dari bagian penjualan. Seperti telah diterangkan di atas bahwa biasanya informasi tentang klien dari sales biasanya disampaikan ke reservasi ataupun langsung ke bagian receptionist. Jika informasi yang disampaikan salah, besar kemungkinan akan terjadi masalah kepada tamu.

Cara pemecahannya adalah dengan memberitahukan kepada tamu bahwa terdapat kesalahan pencatatan. Untuk itu kepada tamu diserahkan ralat yang ditandatangani oleh

Sales Manager dan Direcor of Sales. Staff Front Office akan mencatatnya dan kemudian melakukan rebate atau pengurangan kembali atas sejumlah pembayaran terentu, sesuai dengan revisi tersebut. Maka komunikasi pun akan melebar dengan melibatkan

Accounting, Room Division serta Execuive Office yang bertindak sebagai pengontrol laporan.

Selain itu penanganan fasilitas kredit dan contract rate melibatkan departemen Penjualan dan Accounting. Bagian penjualan harus mengetahui nama-nama perusahaan dan travel agent yang telah menandatangani kerja sama, bentuk fasilitas yang diberikan kepada meraka masing-masing, serta masa kontrak yang berlaku bagi mereka. Pengetahuan ini akan membantu unuk memasukkan tamu ke dalam kelompok (guest type) yang benar sehingga pelayanan dan administrasinya dapat berlangsung dengan lancar.

Kemudian tamu yang menggunakan sistem Account to Company cukup menyerahkan

Guarantte letter atau surat jaminan pada saat check-in, tanpa perlu menyerahkan deposit. Pelayanan untuknya dapat berlangsung lebih cepat karenanya. Tamu ini juga tidak perlu melakukan regristasi secara komplit karena identitasnya telah tercantum pada Guarantee Letter. Guarantee Letter akan dilamprkan dalam tagihan ke perusahaan pengirim sebagai bukti otentik pengiriman tamu, baik oleh travel agent atau korporat yang mempunyai ikatan kontrak dengan hotel. Dari sisi Accounting hotel, guarantee letter akan menjadi sebuah bukti tagihan.

3) Hubungan Komunikasi Sales Person dengan Housekeeping Department pada

Produk utama dari sebuah hotel adalah kamar (room) maka seorang sales person harus mampu mengenali produk tersebut dengan baik. Housekeeping sebagai departemen yang bertanggung jawab akan produk kamar, maka berkomunikasi dengan staff penjualan sangatlah penting. Seorang staff penjualan harus mampu menjelaskan kepada tamu mengenai type kamar, fasilitas yang ada dikamar, hingga harga kamar. Dan informasi mengenai kamar tersebut akan diperoleh dari Housekeeping department.

Apabila seorang tamu yang pertama kali mengenal hotel dari seorang staff penjualan, maka tamu tersebut akan tetap berhubungan dengan staff penjualan tersebut selama dia masih menginap di hotel. Sehingga pada saat beberapa kebutuhannya akan kamar tidak terpenuhi maka tamu akan segera menghubungi staff penjualan untuk menyampaikan ketidakpuasannya. Misalnya ada beberapa peralatan di kamar yang tidak diisi ulang atau

refill seperti bed yang masi berantakan, maka tamu akan segera menyampaikannya kepada staff penjualan. Kemudian Staff Penjualan akan menyampaikan keluhan tamu tersebut kepada departemen terkait yaitu bagian housekeeping.

4) Hubungan Komunikasi Sales Person dengan Food and Bevarage Department

pada Soechi International Hotel Medan.

Food and Beverage Department sebagai produk pendukung yang menyediakan makanan dan minuman di hotel, akan mengasilkan produk makanan dan minuman yang disediakan untuk tamu, baik tamu yang menginap ataupun tidak. Begitu banyak penawaran yang disediakan kepada tamu, agar tamu dapat mengetahui produk-produk tersebut maka tugas dari departemen sales and marketing adalah memasarkannya kepada tamu. Oleh sebab itu seorang sales person harus mampu mengenal produk makanan dan minuman yang disediakan oleh bagian Food and Beverage department.

Misalnya saja jika restoran meneyediakan special menu, maka seorang sales person

harus mampu memahami jenis special menu yang ditawarkan sehingga dapat membuat klien merasa perlu untuk menikmati hidangan tersebut. Dengan demikian harus ada hubungan komunikasi yang terjalin baik antara kedua departemen itu. Sehingga seorang

sales person mampu memberikan penjelasan yang informative kepada klien.

Dalam dokumen Peranan Komunikasi Bagi Sales Person Di Soechi International Hotel Medan (Halaman 42-49)