BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.6 Daur Hidup Arsip Statis
2.6.1 Akuisisi
Akuisisi merupakan sebuah kegiatan dalam rangka pengembangan jumlah koleksi arsip yang dilakukan sebuah lembaga arsip. Pelaksanaannya bisa berupa
penerimaan arsip dari instansi/lembaga/perorangan ataupun penarikan arsip dari lembaga/instansi/perorangan.
Pada prosesnya secara umum, “akuisisi dapat dilakukan melalui donasi (sumbangan), transfer (pemindahan), atau pembelian (purchases)" (Reed, 1993: 137). Ketiga cara ini masing- masing berada dalam konteks hubungan kerja yang berbeda.
Dalam proses akuisisi. Hal penting yang perlu diperhatikan adalah masalah penilaian arsip (records appraisal). Menurut The Society of Americant Archivist Committee on Terminology, penilaian arsip adalah “proses penentuan nilai sekaligus penyusutan arsip yang didasarkan pada fungsi administratif, hukum, dan keuangan, nilai evidensial dan informasional atau penelitian, penataannya, dan kaitan arsip dengan arsip lainnya” (Brichford, 1977: 1).
Di dalam penilaian arsip terdapat kegiatan yang harus dilalui, yaitu : 1. Seleksi Arsip
Yaitu kegiatan pengidentifikasian tentang arsip apa yang akan disimpan dan dipelihara, siapa pengguna arsip itu kelak, apa jenis arsipnya, apakah seluruh bentuk dan corak arsip yang ada pada instansi perlu disimpan, unit kerja mana yang paling banyak menghasilkan arsip yang penting dipelihara organisasi, kemudian kegiatan penentuan tipe arsip (records type). Umumnya tipe arsip yang disimpan adalah kertas, tetapi ada juga yang menyimpan arsip dengan media film, negatif foto, kaset, mikrofilm, mikrofis, atau cetak biru (blue print).
2. Penentuan Nilai Arsip
Merupakan kegiatan pemberian nilai terhadap arsip, apakah arsip itu dapat memberikan informasi atau memiliki nilai sejarah.
Dari beberapa keterangan di atas dapat diperoleh informasi bahwa kegiatan penciptaan/akuisisi arsip statis merupakan proses seleksi dimana arsip statis akan dinilai berdasarkan nilai informasinya yang nantinya akan diputuskan apakah arsip tersebut akan disimpan atau tidak.
2.6.2 Deskripsi (Description)
Pendeskripsian arsip merupakan proses pencatatan arsip berdasarkan ciri- cirinya dan informasi yang terdapat didalamnya. Pendeskripsian arsip dapat dilakukan pada tingkat berkas (perberkas) bagi arsip yang lengkap dan tertata baik atau bisa juga dilakukan pada tingkat lembaran (perlembar) bagi arsip lepas dan tidak utuh.
Wursanto (1991: 21) menyebutkan bahwa “arsip dapat digolongkan menjadi beberapa macam tergantung dari segi peninjauannya, yaitu menurut subjek atau isinya, bentuk atau wujudnya, nilai atau kegunaannya, sifat kepentingannya, keseringan penggunaannya, fungsinya, tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, serta menurut keasliannya”.
Dalam kamus kearsipan, deskripsi arsip diartikan sebagai “penyiapan sarana penemuan arsip untuk memfasilitasi pengendalian dan penggunaan khasanah arsip sesuatu instansi/organisasi agar dapat digunakan untuk layanan publik”
Jadi, dalam manajemen kearsipan tahap pendeskripsian arsip sangat diperlukan. Dengan adanya proses pencatatan arsip, maka untuk kegiatan penemuan kembali arsip akan lebih mudah dan dapat mengefisien waktu.
2.6.3 Pemeliharaan (Preventive Conservation)
Aktivitas-aktivitas pada tahap ini ini mencakup perawatan yang stabil bagi semua jenis media arsip, menggunakan metode-metode penanganan dan penyimpanan yang aman, menduplikasi bahan-bahan yang tidak stabil (misalnya nitrate film, thermofax) ke suatu media yang stabil, mengkopi bahan-bahan yang potensial mengalami kerentanan ke suatu format yang stabil (misalnya dimikrofilmkan atau didigitalisasi), menyimpan arsip-arsip dalam tempat-tempat penyimpanan yang terbuat dari bahan yang stabil (misalnya, boks dokumen yang terbuat dari kertas karton bebas asam), memperbaiki dokumen-dokumen untuk melestarikan format asli mereka, membuat program kontrol terhadap hama perusak dan menyiapkan rencana pemulihan bencana yang memasukka n rencana- rencana untuk kesiapan dan respon terhadap terjadinya bencana.
Secara umum pada tahap ini mencakup semua aktivitas untuk memperpanjang usia guna arsip-arsip statis. Hal ini dilakukan untuk mengurangi deteriorasi fisik dan kimia yang terjadi pada arsip-arsip dan untuk mencegah hilangnya isi informasional yang dikandungnya.
2.6.4 Perawatan (Currative Conservation)
Dalam kamus kearsipan conservation diartikan sebagai “fungsi dasar dalam pengelolaan arsip yang mencakup kegiatan menyimpan dan melindungi arsip dari unsur perusak”
Damayanti (2007: 3) juga mengungkapkan bahwa konservasi “merupakan kebijaksanaan dan cara tertentu yang dipakai untuk melindungi koleksi perpustakaan dan arsip dari kerusakan dan kehancuran, termasuk metode dan teknik yang diterapkan oleh petugas teknis.
Dari pengertian di atas, tahap preventive conservation merupakan salah satu tahap pengelolaan arsip yang bertujuan untuk melindungi arsip dari kerusakan dan kehancuran.
2.6.5 Layanan Pengguna (Information Services)
Pada tahap ini arsip secara aktif digunakan untuk berbagai kerperluan informasi yang ada. Pada tahap ini digunakan sebagai bahan untuk pengambil keputusan, penetapan kebijakan, perencanaan, pengendalian, pengawasan, dan lainnya.
Agar berfungsi dengan baik arsip perlu ditata secara logis dan sistematis. Untuk menjaga arsip agar tetap dalam kondisi aslinya saat penggunaan, perlu diadakan semacam kegiatan pengamanan. Adapun cara-cara yang dapat dilakukan adalah dengan menerapkan sistem tertutup yang mana hanya arsiparislah yang berhak mengakses arsip dan untuk penggunaannya diatur ketat, yang artinya tidak semua orang dapat mengaksesnya dan hanya orang-orang tertentu yang diizinkan untuk mengakses.
Penggunaan/akses arsip statis dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan, kemanan, dan keselamatan arsip. Akses arsip statis didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Untuk kepentingan penelititan dan pengembangan ilmu pengetahuan, kepentingan penyelidikan dan penyidikan, arsip statis dapat diakses dengan kewenangan kepala lembaga kearsipan.
2.6.6 Sumber Publikasi (Sources Publication)
Sources Publication atau publikasi kearsipan dalam Kamus Kearsipan
merupakan tindakan dan prosedur untuk menyusun naskah atau dokumen yang berkaitan dengan kearsipan apapun bentuk dan formatnya untuk dideskripsikan secara umum. Termasuk didalamnya adalah penerbitan sarana penemuan arsip, penerbitan naskah/arsip, penerbitan sejarah lisan dan tulisan lain yang berkaitan dengan pendayagunaan khasanah arsip.
Secara tradisional biasanya publikasi kearsipan diasosiasikan dengan penerbitan buku-buku dan majalah-majalah kearsipan, namun dokumen-dokumen kearsipan yang ada dalam situs web, CD-ROM, video tape, rekaman suara, dan format-format dokumen lainnya yang di buat untuk didistribusikan juga termasuk publikasi kearsipan.