MANAJEMEN ARSIP STATIS DALAM UPAYA PELESTARIAN INFORMASI LEMBAGA PEMERINTAHAN PROVINSI JAMBI
(STUDI KASUS PADA BPAD PROVINSI JAMBI)
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan Studi untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial (S.Sos) Dalam Bidang Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi
OLEH
MUHAMMAD FADLI
070709004
DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS SASTRA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Skripsi : Manajemen Arsip Statis Dalam Upaya Pelestarian Informasi Lembaga Pemerintahan (Studi Kasus Pada BPAD Provinsi Jambi)
Oleh : Muhammad Fadli NIM : 070709004
DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
Ketua Jurusan : Dr. Irawaty A. Kahar, M.pd Tanda Tangan :
: ___________________
Tanggal :
FAKULTAS SASTRA
Dekan : Dr. Syahron Lubis, M.A Tanda Tangan :
: ___________________
Tanggal :
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Skripsi : Manajemen Arsip Statis Dalam Upaya Pelestarian Informasi Lembaga Pemerintahan (Studi Kasus Pada BPAD Provinsi Jambi)
Oleh : Muhammad Fadli NIM : 070709004
Pembimbing I : Himma Dewiyana, ST, M.Hum Tanda Tangan :
: ___________________
Tanggal :
Pembimbing II : Ishak, SS, M.Hum Tanda Tangan :
: ___________________
LEMBAR ORISINALITAS
Karya ini adalah karya orisinal dan belum pernah disajikan sebagai suatu tulisan untuk memperoleh suatu kualifikasi tertentu atau dimuat pada media publikasi lain.
Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulis dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan mencantumkan tanda kutip.
Medan, 19 Maret 2011
Penulis,
Muhammad Fadli
ABSTRAK
Fadli, Muhammad. 2011. Manajemen Arsip Statis Dalam Upaya Pelestarian Informasi Lembaga Pemerintahan Provinsi Jambi (Studi kasus pada BPAD provinsi jambi)
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui manajemen arsip statis Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Jambi, dalam upaya pelestarian informasi lembaga pemerintahan
Penelitian ini menggunakan jenis penelitian kualitatif deskriptif. Penelitian secara substantif dilaksanakan pada Badan Perpustakaan Arsip Daerah Provinsi Jambi, pada bulan Februari 2011. Informan penelitian ini adalah arsiparis yang berjumlah empat orang. Pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan wawancara mendalam, observasi dan studi dokumentasi.
Hasil Penelitian menunjukkan bahwa kegiatan manajemen arsip statis pada
Badan Perpustakaan Arsip Daerah Provinsi Jambi yang meliputi life cycle arsip statis
telah dilakukan dengan benar oleh para arsiparis. Namun, tidak semua kegiatan dari life cycle arsip yang dijalankan oleh arsiparis berjalan dengan baik, seperti pada bagian akuisisi, setiap lembaga pemerintahan yang ada di provinsi jambi belum semuanya sadar untuk menyerahkan sendiri arsip yang mereka miliki kepada Badan Perpustakaan Arsip daerah. Selanjutnya pada bagian pemeliharaan dan perawatan, ruangan yang dimiliki dan juga peralatan yang ada juga belum sepenuhnya terpenuhi, hal ini dikarenakan sumber dana yang masih minim serta sumber daya manusia yang masih terbatas. Namun secara keseluruhan kegiatan yang dilakukan oleh para arsiparis dalam mengelola arsip statis yang ada telah cukup baik.
DAFTAR ISI
ABSTRAK ... i
DAFTAR ISI ... ii
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
DAFTAR LAMPIRAN ... vii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 3
1.3 Tujuan Penelitian ... 3
1.4 Manfaat Penelitian ... 3
1.5 Ruang Lingkup Penelitian ... 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 4
2.1 Kearsipan ... 4
2.1.1 Pengertian Kearsipan ... 4
2.1.2 Fungsi Arsip dan Tujuan Arsip ... 5
2.1.3 Peranan Arsip ... 7
2.1.4 Jenis Arsip ... 7
2.2 Arsip statis ... 8
2.2.1 Pengertian Arsip Statis ... 9
2.2.2 Tujuan Arsip Statis ... 9
2.2.3 Fungsi Arsip Statis ... 9
2.2.4 Lingkup Pengaturan Arsip Statis... 10
2.3 Manajemen ... 12
2.4 Manajemen Arsip ... 14
2.5 Evaluasi Manajemen Arsip ... 15
2.5.1 Manajemen Arsip Statis ... 16
2.5.1.2 Kontrol Ilmu Kearsipan ... 18
2.5.1.3 Standar Deskripsi ... 18
2.5.1.4 Koordinasi ... 20
2.5.1.5 Ruang Pengolahan ... 21
2.5.1.6 Peralatan ... 21
2.5.1.7 SDM... 22
2.6 Daur Hidup Arsip Statis ... 22
2.6.1 Akuisisi ... 24
2.6.2 Deskripsi ... 25
2.6.3 Pemeliharaan ... 25
2.6.4 Perawatan ... 26
2.6.5 Penggunaan ... 26
2.6.6 Temu Kembali ... 27
BAB III METODE PENELITIAN ... 28
3.1 Metode Penelitian ... 28
3.2 Lokasi Penelitian ... 28
3.3 Proses Penelitian ... 28
3.4 Analisis data ... 30
3.5 Instrumen penelitian ... 31
3.6 Jenis dan Sumber Data ... 32
3.7 Keabsahan Data ... 32
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 34
4.1 Profil Badan Peprustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi ... 34
4.1.1 Sejarah Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi ... 34
4.1.2 Sejarah Lembaga Perpustakaan ... 34
4.1.3 Visi dan Misi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi ... 35
4.1.3.1 Visi ... 35
4.1.4 Tugas dan Fungsi ... 36
4.1.5 Fasilitas Perpustakaan ... 37
4.2 Karateristik Informan ... 37
4.3 Kategori ... 39
4.3.1 Akuisisi ... 40
4.3.2 Deskripsi ... 42
4.3.3 Pemeliharaan ... 49
4.3.4 Perawatan ... 51
4.3.5 Layanan Pengguna ... 53
4.3.6 Temu Kembali ... 56
4.4 Evaluasi Manajemen Arsip Statis Pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi ... 58
4.5 Rangkuman Hasil Penelitian ... 59
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 62
5.1 Kesimpulan ... 62
5.2 Saran ... 62
Daftar Pustaka ... 64
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Kartu Deskripsi ... 19
Gambar 2. Daur Hidup Arsip ... 23
Gambar 3. Mobil Unit Layanan Masyarakat Sadar Arsip ... 41
Gambar 4. Arsip Yang Baru Dideskripsikan Sesuai Pencipta Arsip Dan Bentuk Arsip ... 43
Gambar 5. Peta Pengelolaan Arsip statis pada BPAD Provinsi Jambi ... 44
Gambar 6. Contoh Formulir Survey Arsip pada BPAD Provinsi Jambi... 45
Gambar 7. Daftar Ikhtisar Arsip pada BPAD Provinsi Jambi ... 45
Gambar 8. Kartu Pembantu Daftar Arsip Pada BPAD Provinsi Jambi ... 47
Gambar 9. Daftar Pertelaan Arsip pada BPAD Provinsi Jambi ... 48
Gambar 10. Bahan Kimia Untuk Proses Pemeliharaan (Fumigasi) ... 50
Gambar 11. Tisu Khusus Untuk Melindungi Arsip ... 52
Gambar 12. Arsip Dengan Sistem Layanan Semi Tertutup ... 55
Gambar 13. Buku klasifikasi Arsip Provinsi Jambi ... 57
ABSTRAK
Fadli, Muhammad. 2011. Manajemen Arsip Statis Dalam Upaya Pelestarian Informasi Lembaga Pemerintahan Provinsi Jambi (Studi kasus pada BPAD provinsi jambi)
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui manajemen arsip statis Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Jambi, dalam upaya pelestarian informasi lembaga pemerintahan
Penelitian ini menggunakan jenis penelitian kualitatif deskriptif. Penelitian secara substantif dilaksanakan pada Badan Perpustakaan Arsip Daerah Provinsi Jambi, pada bulan Februari 2011. Informan penelitian ini adalah arsiparis yang berjumlah empat orang. Pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan wawancara mendalam, observasi dan studi dokumentasi.
Hasil Penelitian menunjukkan bahwa kegiatan manajemen arsip statis pada
Badan Perpustakaan Arsip Daerah Provinsi Jambi yang meliputi life cycle arsip statis
telah dilakukan dengan benar oleh para arsiparis. Namun, tidak semua kegiatan dari life cycle arsip yang dijalankan oleh arsiparis berjalan dengan baik, seperti pada bagian akuisisi, setiap lembaga pemerintahan yang ada di provinsi jambi belum semuanya sadar untuk menyerahkan sendiri arsip yang mereka miliki kepada Badan Perpustakaan Arsip daerah. Selanjutnya pada bagian pemeliharaan dan perawatan, ruangan yang dimiliki dan juga peralatan yang ada juga belum sepenuhnya terpenuhi, hal ini dikarenakan sumber dana yang masih minim serta sumber daya manusia yang masih terbatas. Namun secara keseluruhan kegiatan yang dilakukan oleh para arsiparis dalam mengelola arsip statis yang ada telah cukup baik.
BAB I PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang
Arsip merupakan bagian penting dalam keseluruhan kegiatan organisasi. Arsip merupakan suatu bukti dari keseluruhan kegiatan yang ada pada sebuah organisasi. Di dalam arsip terkandung banyak sekali informasi, seperti sejarah berdirinya suatu organisasi, kegitan-kegiatan yang telah dijalankan, maupun kegiatan-kegiatan yang akan dijalankan. Oleh karena itu arsip dijadikan sebagai pusat ingatan atau rekaman, informasi dan juga sebagai pusat sejarah. Mengingat betapa pentingnya fungsi dari arsip ini, maka arsip juga dijadikan salah satu bahan pertimbangan dalam menetapkan kebijakan kedepannya bagi suatu organisasi.
Kearsipan merupakan suatu proses atau kegiatan yang dimulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan, perawatan, dan penyimpanan serta evaluasi menurut suatu sistem tertentu yang telah ditentukan.
Seiring dengan berjalannya waktu dan juga banyaknya kegiatan yang telah dilakukan pada suatu organisasi, maka makin banyak pula arsip yang tercipta. Hal ini tidak bisa didiamkan begitu saja karena disamping menyita tempat, tenaga dan waktu, informasi yang bersifat penting pun dapat hilang. Menyadari akan permasalahan ini tidak mengubah pandangan sebagian organisasi untuk membenahi sistem kearsipan mereka sehingga kegiatan pengelolaan arsip diabaikan saja dan menganggap bahwa arsip tidak perlu penanganan khusus dan cukup disimpan pada media tertentu saja tanpa memperdulikan akibatnya nanti.
Badan perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 15 tahun 2008 mempunyai fungsi dan tugas pokok membantu gubernur melakukan penyusunan dan pelaksanaan kebijaksanaan di bidang perpustakaan dan kearsipan. Dengan fungsi tersebut badan arsip bertanggung jawab mengelola dan melestarikan arsip statis yang berada dilingkup Provinsi Jambi. Agar tanggung jawab pengelolaan arsip statis dapat dilakukan seefisien dan seefektif mungkin, maka perlu diterapkan suatu manajemen dalam pengelolaannya, yaitu manajemen arsip statis.
Manajemen arsip statis merupakan suatu kegiatan penanganan arsip statis sejak sebelum arsip dipindahkan ke lembaga arsip dalam hal ini badan arsip, hingga disajikan kepada pengguna arsip. Sedang tujuannya adalah agar arsip yang dirawat dan dipelihara dapat ditemukan kembali dan memberikan manfaat kepada masyarakat, pemerintah, instansi, peneliti, dan pengguna arsip dalam rangka pelaksanaan kegiatan penelitian.
Dari tahun 2001 sampai 2010 Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi jambi memiliki jumlah arsip yang tersimpan dalam keadaan belum tertata sebanyak 1.971 dokumen yang disimpan dalam 5 karung dan arsip tertata sebanyak 154.736 berkas. Sedangkan jumlah arsip statis yang dimiliki Badan Perpustakan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi tidak diketahui secara persis jumlahnya karena kurangnya manajemen pengelolaan arsip. Arsip statis yang dimiliki Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi yang tidak diketahui jumlah nya terdiri atas: arsip pemerintahan, arsip kunjungan, arsip kependudukan, arsip keagamaan, arsip infrastruktur, arsip pariwisata, arsip pendidikan, arsip industri dan perdagangan, arsip pertanian, arsip kesehatan, arsip kesenian dan kebudayaan, dan arsip bencana alam. Artinya kegiatan manajemen arsip statis yang dilakukan selama ini belum efektif sehingga banyak arsip yang masih dalam keadaan belum tertata.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan di atas, maka yang menjadi rumusan masalah sekaligus pertanyaan penelitian yang akan dijawab dalam penelitian ini adalah: bagaimanakah manajemen arsip statis Provinsi Jambi dalam upaya pelestarian informasi lembaga pemerintahan?
1.3Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui manajemen arsip statis Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Jambi, dalam upaya pelestarian informasi lembaga pemerintahan.
1.4Manfaat Penelitian
Penelitian ini bermanfaat bagi:
1. Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah, untuk meningkatkan kualitas pelayanan Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi Jambi dalam upaya pelestarian informasi lembaga pemerintahan.
2. Peneliti selanjutnya, untuk berbagi referensi dalam melakukan penelitian selanjutnya
3. Penulis, untuk menambah pengetahuan dan wawasan penulis tentang manajemen arsip statis.
1.5Ruang Lingkup Penelitian
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Kearsipan
Salah satu jenis pekerjaan yang banyak dilaksanakan di berbagai kantor, baik kantor-kantor pemerintah maupun swasta, ialah pekerjaan menyimpan arsip. Kegiatan ini lebih dikenal dengan istilah kearsipan. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan surat-surat atau dokumen kantor lainnya.
Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan berkas menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
Arsip berperan sangat penting dalam administrasi. Peranan penting arsip dalam administrasi adalah sebagai ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban dengan setepat-tepatnya. Selain itu melalui arsip akan diperoleh data atau keterangan-keterangan yang diperlukan dalam memecahkan masalah, juga dapat diketahui maju mundurnya suatu organisasi serta dapat dijadikan sebagai bahan perbandingan atau pengambil keputusan untuk masa yang akan datang.
Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisasi yang lain.
2.1.1 Pengertian Arsip
berharga untuk diawetkan secara tepat guna mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada badan kearsipan”. Sedangkan menurut Widjaja (1993: 2) “arsip adalah lembaran-lembaran warkat yang disimpan karena mempunyai nilai guna sejarah, hukum dan pertanggungjawaban organisasi”.
Dalam Bahasa Inggris istilah arsip disebut archieve yang berasal dari Bahasa Yunani, yaitu “arche” yang berarti permulaan. Kemudian dari kata arche berkembang menjadi kata “archia” yang berarti catatan. Selanjutnya berubah menjadi “ar-cheion” yang berarti gedung pemerintahan. Sedangkan dalam Bahasa Latin disebut “archivum”, dan akhirnya dari kata-kata tersebut dipakailah istilah arsip.
Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan surat-surat penting. Sedangkan menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar tiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali.
Di Indonesia, pengertian arsip diatur dalam Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang “KETENTUAN UMUM KEARSIPAN” pasal 1 ayat 2 yang berbunyi sebagai berikut
“Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.”
Dari pengertian di atas dapat diketahui bahwa arsip adalah sekumpulan tulisan, dokumen yang disimpan sebagai sumber informasi untuk dijadikan sebagai alat bantu pengambilan keputusan pada suatu organisasi atau instansi.
2.1.2 Fungsi Arsip dan Tujuan Arsip
Menurut UU No.43 tahun 2009, fungsi arsip dibedakan atas dua: 1. Arsip Dinamis
arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun
2. Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value).
Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan. Sebagaimana yang disebutkan Sedarmayanti (2003: 19) “tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelengaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi pemerintah”.
Sesuai dengan tujuan arsip, dapat diketahui bahwa arsip sangatlah penting pada proses administrasi pemerintahan. Secara umum kegunaan arsip terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi instansi pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan.
Bagi instansi pencipta, kegunaan arsip antara lain meliputi: 1. Endapan informasi pelaksanaan kegiatan
2. Sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan 3. Sarana peningkatan efisiensi operasional instansi
4. Memenuhi ketentuan hukum yang berlaku 5. Sebagai bukti eksistensi instansi.
Sedangkan bagi kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara lain sebagai: 1. Bukti pertanggungjawaban
2. Rekaman budaya nasional sebagai “memori kolektif” dan prestasi intelektual bangsa
3. Sebagai bukti sejarah.
pencipta serta dalam proses kegiatan administrasi negara, karena arsip statis memiliki nilai informasi yang abadi bagi kegiatan sebuah organisasi. Selain itu karena fungsi dan tujuannya yang sangat penting itu arsip statis juga dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil suatu keputusan untuk masa yang akan datang.
2.1.3 Peranan Arsip
Di dalam setiap organisasi atau instansi peran arsip berbeda-beda karena arsip dapat berperan sesuai dengan fungsinya dalam masing-masing organisasi. Menurut Sedarmayanti (2003: 19) peranan arsip adalah sebagai berikut:
1. Alat utama ingatan organisasi
2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
Dari pendapat di atas dapat kita nyatakan bahwa arsip memiliki peranan yang sangat penting bagi kelangsungan proses kegiatan setiap organisasi. Walaupun arsip sering dipandang rendah oleh beberapa kalangan yang tidak mengerti tentang kearsipan.
2.1.4 Jenis Arsip
Arsip dalam setiap organisasi berbeda-beda dikarenakan fungsi arsip yang juga berbeda-beda. Menurut Widjaja (1986: 101) “penggolongan arsip berdasarkan fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi ini ada dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis”.
a. Arsip aktif yaitu: arsip yang masih digunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahannya dari suatu organisasi.
b. Arsip semi aktif yaitu: arsip yang frekuensi penggunaanya sudah mulai menurun dari arsip aktif.
c. Arsip in-aktif yaitu: arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus, atau frekuensi penggunaanya sudah jarang atau hanya digunakan sebagai referensi saja.
2. Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam rangka penyelenggaraan kehidupan kebangsaan ataupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara untuk menjalankan fungsi-fungsi tersebut dengan baik.
2.2 Arsip Statis
Berikut terdapat beberapa pengertian arsip statis yang dikemukakan oleh beberapa ahli.“Arsip sebagai informasi terekam (recorded information) merupakan endapan informasi kegiatan administrasi/bukti transaksi pelaksanaan fungsi unit-unit kerja yang terekam dalam berbagai media” (Walne, 1988: 128). Bila arsip dilihat sebagai informasi terekam tentang pelaksanaan kegiatan sesuai fungsi-fungsi dan tugas unit kerja suatu instansi, seperti yang dimaksudkan Walne sebenarnya membuktikan bahwa arsip merupakan bagian dari memori kolektif bangsa yang berawal dari memori organisasi (corporate memory) tentang bagaimana organisasi itu didirikan, dijalankan, dan dikembangkan.
2.2.1 Pengertian Arsip Statis
Sebagaimana dimaksud dalam undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, arsip statis adalah “arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan keterangan dipermanenkan yang telah diferifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan atau lembaga kearsipan”.
Menurut Wursanto (1991: 237) “arsip statis sering juga disebut archive atau
permanent record, yaitu arsip-arsip yang tidak secara langsung dipergunkan
dalam penyelenggaraan administrasi negara”.
Dari beberapa pengertian arsip statis yang telah dikemukakan di atas dapat diambil kesimpulan bahawa arsip statis merupakan jenis arsip yang yang secara tidak langsung dipergunakan dalam berbagai kegiatan seperti perencanaan, dan penyelenggaraaan administrasi suatu organisasi.
2.2.2 Tujuan Arsip Statis
Menurut Novyanti (2010: 2) Bagi pemerintah arsip statis memiliki tujuan “menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah”. Tujuan dari arsip statis adalah agar arsip yang dirawat dan dipelihara dapat ditemukan kembali dan memberikan manfaat kepada organisasi dan masyarakat, serta peneliti dan pengguna arsip dalam rangka pelaksanaan kegiatan penelitian.
2.2.3 Fungsi Arsip Ststis
kesejarahan, layanan penelitian dan layanan publik, sehingga dalam pengaturannya didasarkan pada prinsip asal-usul, yakni pengaturan arsip sesuai dengan asal-usul organisasi penciptanya, dan prinsip aturan asli, yakni pengaturan arsip harus memperhatikan sistem aturan asli yang digunakan saat arsip tersebut diciptakan.
Jadi dari keterangan di atas dapat kita ketahui bahwa salah satu fungsi arsip dirancang untuk memenuhi kebutuhan ke-sejarah-an, layanan penelitian, dan layanan publik.
2.2.4 Lingkup Pengaturan Arsip Statis
Arsip statis juga sering disebut permanent record atau arsip abadi. Arsip abadi memuat warkat-warkat vital yang akan disimpan untuk selama-lamanya. Oleh karena itu arsip ini justru mempunyai nilai informasi yang abadi. Arsip statis tidak lagi berada di organisasi penghasil arsip, tetapi telah berada di Arsip Nasional Republik Indonesia. Dengan kata lain, arsip statis terdapat di Arsip Nasional Republik Indonesia Pusat (Arsip Nasional Pusat) dan Arsip Nasional Republik Indonesia Daerah (Arsip Nasional Daerah). Menurut kepentingannya, arsip dibedakan menjadi empat golongan, yaitu: arsip vital, arsip penting, arsip biasa dan arsip tidak penting.
Dari keempat macam arsip tersebut yang termasuk arsip permanen adalah arsip vital. Arsip vital mempunyai nilai historis, ilmiah, atau mempunyai kegunaan yang sangat penting dan bersifat abadi. Oleh karena itu arsip-arsip tersebut harus tetap ada dalam bentuk aslinya dan tidak dapat diganti dengan yang lain seandainya arsip aslinya hilang. Wursanto (1991: 238-239) memberikan contoh waktu penyimpanan untuk masing-masing golongan arsip sebagai berikut:
No. Golongan arsip Waktu penyimpanan
1 Arsip vital Permanen
2 Arsip penting 3-7 tahun 3 Arsip biasa 2-3 tahun 4 Arsip tidak penting 1 tahun
Wursanto (1991: 238-239) memberikan gambar arsip-arsip yang dapat digolongkan dalam arsip vital
1. Dalam Bidang Politik dan Pemerintahan a. Teks sumpah pemuda
b. Teks proklamasi
c. Surat perintah Sebelas Maret
d. Teks pidato kenegaraan presiden setiap tanggal 16 Agustus menjelang peringatan Hari Kemerdekaan R.I
e. Teks pidato presiden dalam mengantar nota keuangan di depan rapat Dewan Perwakilan Rakyat R.I
f. Teks pidato Presiden dalam rangka pertanggungjawaban pemerintah di depan Sidang Mejelis Permusyawaratan Rakyat (MPR) R.I.
g. Dan lain-lain
2. Dalam Kegiatan Organisasi
a. Surat-surat piagam, surat hak, hipotik
b. Stock kapital
c. Buku besar umum d. Kutipan surat pajak
e. Pola perencanaan (tata kota) f. Laporan perhitungan
g. Wesel yang dibayar, chek, kuitansi untuk pembayaran h. Neraca
i. Hak cipta, merek dagang, paten j. Kontrak
k. Laporan kerja tahunan l. Akta, hak pakai
m.Peraturan-peraturan, undang-undang, notulen n. Sejarah berdirinya organisasi/perusahaan o. Akta pendirian organisasi/perusahaan p. Peta: tanah, daerah penelititan
q. Bukti-bukti pemilikan tanah, gedung/bangunan
r. Kontrak-kontrak/perjanjian tentang bangunan dan barang-barang tidak bergerak lainnya
Masing-masing organisasi tentu memiliki kebijakan sendiri untuk menentukan golongan suatu arsip, apakah suatu arsip termasuk penting atau tidak, hal ini didasarkan pada perbedaan tujuan dan yang akan dicapai oleh tiap-tiap organisasi, namun sampai saat ini belum ada ketentuan atau pedoman yang pasti.
Dilain pihak, Terry yang dikutip oleh Wursanto (1991: 239) mengemukakan bahwa “arsip biasa cukup disimpan selama 4-5 tahun”. Masalah penetapan jangka waktu penyimpanan arsip sebenarnya merupakan salah satu kegitan dalam bidang penyusutan arsip.
Dalam suatu penelitian di Australia dan di Amerika Serikat yang diadakan oleh Masyarakat Arsiparis, diperkirakan bahwa arsip statis yang layak dipeliahara dan di lestarikan tidak kurang dari 10 %. Betty Ricks menggambarkan komposisi volume suatu arsip organisasi sebagai berikut
1. 10% arsip yang akan dilestarikan (statis) 2. 25% arsip dalam kategori aktif
3. 30% arsip memasuki masa inaktif
4. 35% arsip yang musnah (Ricks, 1992: 101-102)
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa ruang lingkup manajemen arsip statis terbatas pada arsip-arsip yang mempunyai taraf nilai abadi atau permanen. Terdapat beberapa perbedaan dalam menentukan jangka waktu peyimpanan setiap dokumen, akan tetapi untuk masalah pedoman atau ketetapan belum ada yang pasti, hal ini didasarkan pada perbedaan tujuan dari masing-masing organisasi.
2.3 Manajemen
Manajemen secara pengertian, sebagaimana yang dikemukakan oleh Mary Follet yang dikutip oleh Sule dan Saefullah (2005: 5) adalah “seni dalam menyelesaikan sesuatu melalui orang lain. Management is the art of getting things
done through pepole”.
Pengertian manajemen dapat dilihat dari 3 pengertian yaitu : manajemen sebagai suatu proses, manajemen sebagai suatu kolektivitas manusia dan manajemen sebagai ilmu. (Manullang, 1983: 15)
organisasi dengan pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan, kepemimpinan dan pengawasan”.
Mengapa manajemen diperlukan? yaitu agar tujuan dari organisasi dapat dicapai secara efektif dan efisien. Manajemen diperlukan sebagai upaya agar segala kegiatan dapt berjalan secara efektif dan efisien. Agar manajemen yang dilakukan mengarah kepada kegiatan yang efektif dan efisien, maka manejemen perlu dijelaskan berdasrkan fungsi-fungsinya. Fungsi-fungsi tersebut sebagaimana dikemukakan oleh Sule dan Saefullah (2005: 5) mencakup fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengimplementasian, serta fungsi pengendalian dan pengawasan
Fungsi-fungsi manajemen adalah “serangkaian kegiatan yang dijalankan dalam manajemen berdasarkan fungsinya masing-masing dan mengikuti satu tahapan-tahapan tertentu dalam pelaksanaanya”. Fungsi-fungsi manajemen, sebagaimana diterangkan oleh Nickels, Mchugh yang dikutip oleh Sule dan Saefullah (2005: 8)
Perencanaan, yaitu proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi serta kegiatan yang akan dilaksanakan.
Pengorganisasian, yaitu proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi dan kondusif, dan bisa memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi bisa bekerja secara efektif dan efisien guna mencapai tujuan organisasi.
Pengimplementasian, yaitu proses implementasi program agar bisa dijalankan oleh seluruh pihak tersebut dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan penuh kesadaran dan produktivitas yang tinggi.
Dan menurut Sule dan Saefullah (2005: 13) berdasarkan operasionalisasinya, maka manajemen organisasi bisnis dapat dibedakan secara garis besar menjadi fungsi-fungsi sebagai berikut:
1. Manajemen Sumber Daya Manusia 2. Manajemen Produksi
3. Manajemen Pemasaran 4. Manajemen keuangan
Dari pengertian manajemen di atas dapat kita peroleh informasi bahwa untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan diperlukan sebuah manajemen dimana manajemen itu sendiri merupakan suatu kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan, serta evaluasi secara berkala.
2.4 Manajemen Arsip
Menurut Amsyah (1992: 4) manajemen arsip adalah
“Pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi pekerjaan tersebut meliputi suatu siklus “kehidupan” warkat sejak lahir sampai mati”
Martono mengatakan “record management secara singkat disebut juga manajemen warkat, tidak lain adalah seluruh mata rantai aktivitas penataan warkat sejak warkat dilahirkan hingga warkat tersebut dimusnahkan atau dilindungi secara permanent karena mempunyai nilai guna yang permanent” (Drs. E. Martono, 1987:4).
Arsip suatu organisasi perlu dikelola dengan baik karena mempunyai fungsi dan nilai guna yang sangat diperlukan oleh suatu organisasi. Adapun nilai guna dari suatu arsip meliputi berbagai aspek sesuai dengan nilai guna yang dimilikinya. Menurut Drs. E. Martono nilai guna suatu arsip disingkat dengan ALFRED, yang maksudnya:
E = Education Value/ warkat yang mempunyai nilai pendidikan D = Documentary Value/ warkat yang mempunyai nilai dokumentasi
Dari pendapat di atas, dapat disimpulkan manajemen arsip adalah proses dimana sebuah organisasi mengelola semua aspek arsip baik yang diciptakan maupun yang diterimanya dalam berbagai format dan jenis media, mulai dari penciptaan, pengunaan, penyimpanan, dan penyusutan.
2.5 Evaluasi Manajemen Arsip
Kata evaluasi berasal dari Bahasa Inggris evaluation yang berarti penilaian atau penaksiran, sedangkan menurut pengertian istilah evaluasi merupakan kegiatan yang terencana untuk mengetahui keadaan sesuatu objek dengan menggunakan instrumen dan hasilnya dibandingkan dengan tolak ukur untuk memperoleh kesimpulan.
Evaluasi adalah “sebagai proses memberikan atau menentukan nilai kepada objek tertentu berdasarkan suatu kriteria tertentu” (Sudjana, 1990: 30). Dari pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa evaluasi dapat diartikan sebagai proses untuk menentukan nilai sesuatu berdasarkan kriteria tertentu melalui penilaian.
Hamalik (2010: 25) juga menyebutkan kriteria evaluasi yang dapat dipertanggungjawabkan:
1. Efektifitas: yang mengidentifikasi apakah pencapaian tujuan yang diinginkan telah optimal.
2. Efisiensi: menyangkut apakah manfaat yang diinginkan benar-benar berguna atau bernilai dari program publik sebagai fasilitas yang dapat memadai secara efektif.
3. Responsivitas : yang menyangkut mengkaji apakah hasil kebijakan memuaskan kebutuhan/keinginan, preferensi, atau nilai kelompok tertentu terhadap pemanfaatan suatu sumber daya.
2.5.1 Manajemen Arsip Statis
Secara umum manajemen arsip statis mencakup kegiatan sebagai berikut: 1. Akuisisi dan Penilaian Arsip
Akuisisi merupakan sebuah kegiatan dalam rangka pengembangan jumlah koleksi khasanah arsip yang dilakukan sebuah lembaga arsip. Pelaksanaannya bisa berupa penerimaan dari penyerahan arsip instansi/lembaga/perorangan ataupun penarikan arsip dari lembaga/instansi/perorangan.
Pada prosesnya, secara umum, “akuisisi dapat dilakukan melalui donasi (sumbangan), tranfer (pemindahan), atau pembelian (purchases)" (Reed, 1993: 137). Ketiga cara ini masing- masing berada dalam konteks hubungan kerja yang berbeda.
Dalam proses akuisisi. Hal penting yang perlu diperhatikan adalah masalah penilaian arsip (records appraisal). Menurut The Society of Americant Archivist Committee on Terminology, penilaian arsip adalah “proses penentuan nilai sekaligus penyusutan arsip yang didasarkan pada fungsi administratif, hukum, dan keuangan; nilai evidensial dan informasional atau penelitian; penataannya; dan kaitan arsip dengan arsip lainnya” (Brichford, 1977: 1).
Di dalam penilaian sendiri ada kegiatan yang harus dilalui, yaitu : a. Seleksi Arsip
Adalah kegiatan pengidentifikasian tentang arsip apa yang akan disimpan dan dipelihara, siapa pengguna arsip itu kelak, apa jenis arsipnya, apakah seluruh bentuk dan corak arsip yang ada pada instansi perlu disimpan, unit kerja mana yang paling banyak menghasilkan arsip yang penting dipelihara organisasi, dan sebagainya, kemudian kegiatan penentuan tipe arsip (records
type). Umumnya tipe arsip yang disimpan adalah kertas. Tetapi
b. Penentuan Nilai Arsip
Adalah kegiatan untuk menentukan nilai yang terdapat dalam arsip, apakah arsip itu mempunyai nilai referensi atau nilai penelitian.
2. Pengolahan Arsip
Pengolahan arsip merupakan kegiatan terpenting dari seluruh rangkaian kegiatan dalam manajemen arsip statis. Kegiatan ini biasa disebut dengan tahap inventarisasi arsip statis. Hasil dari pengolahan adalah terciptanya jalan masuk/access terhadap arsip dengan wujud sarana temu balik arsip.
3. Deskripsi Arsip
ICA (International Council on Archives) 2000, mendefinisikan deskripsi arsip adalah “penyusunan suatu gambaran yang akurat dari suatu unit arsip yang dideskripsi secara lengkap beserta segenap komponennya”. Gambaran tersebut mencerminkan proses pelestarian, penataan, analisis dan pengaturan informasi guna mengidentifikasikan bahan arsip tersebut, termasuk penjelasan konteks dan sistem kearsipan yang melahirkan arsip tersebut. Deskripsi arsip dimaksudkan untuk dapat memberikan akses informasi mengenai asal–usul, isi dan sumber dari berbagai kumpulan arsip, struktur pemberkasannya, hubungannya dengan arsip lain, dan cara bagaimana arsip tersebut dapat ditemukan dan digunakan.
2.5.1.1Pengolahan Arsip
Pengolahan arsip statis pada prinsipnya adalah bagaimana mengolah arsip sebagai informasi kultural yang siap pakai untuk setiap penggunaan bagi kepentingan pemerintahan dan kehidupan kebangsaan atau kepentingan pelestarian budaya bangsa. Artinya pengaturan arsip statis harus mengacu pada upaya mendukung peningkatan efektivitas pelestarian dan pemanfaatan memori organisasi pencipta arsip dan memori kolektif bangsa pada skala yang lebih luas.
sejak awal, bahwa untuk memenuhi fungsi kultural arsip statis, pengaturan arsip statis sangat dipengaruhi oleh kesiapan lingkungan internal lembaga kearsipan atas berbagai aspek pendukung, seperti ilmu kearsipan, standar, ruang pengolahan, peralatan, SDM, dan koordinasi kerja.
Schellenberg (1961: 17) menyebutkan dua tujuan utama pengaturan arsip statis, yakni “melestarikan arsip yang bernilai guna kebuktian (to preserve their
evidential value) dan mendayagunakannya agar dapat diakses dan dimanfaatkan
secara optimal oleh masyarakat/publik (making them accessible for use)”.
Untuk mencapai tujuan pengaturan arsip statis, maka lembaga kearsipan perlu memiliki konsep atau strategi pengaturan arsip statis. Alur pikir strategi pengaturan arsip statis menurut Azmi ( 2010: 4) adalah :
1. Kontrol ilmu kearsipan 2. Standar deskripsi
3. Koordinasi kerja yang ketat 4. Ruang pengolahan
5. Peralatan
6. SDM yang profesional.
2.5.1.2 Kontrol Ilmu Kearsipan
Mengolah arsip adalah mengolah informasi, sehingga dalam pengolahannya memerlukan pengetahuan khusus di bidang kearsipan. Pemahaman akan konsep, teori dan prinsip-prinsip kearsipan statis harus dijadikan pijakan bagaimana informasi arsip statis diolah. Ilmu kearsipan berperan sebagai unsur kontrol pelaksanaan pengaturan arsip statis. Pengaturan arsip statis tanpa didasari ilmu kearsipan akan menjadikan informasi arsip statis sebagai informasi pada umumnya (pustaka/museum), bukan lagi sebagai informasi yang unik.
2.5.1.3 Standar Deskripsi
1. Bentuk redaksi (surat laporan, notulen, dan sebagainya)
2. Isi berkas (memuat informasi apa, dari siapa, kapan, dan dimana)
3. Tingkat perkembangan (konsep, tembusan asli, turunan, dan sebagainya) 4. Tanggal surat dibuat
5. Bentuk luar (lembar, berkas, sampul, yang menunjukkan volume arsip) 6. Kondisi arsip dan nomor berkas dan nomor identitas pembuat
Gambar 1. Contoh Kartu Deskripsi Sumber:
Suara Badar vol I/3 / 2001
Keterangan:
1. DI/1, Nomor identitas pembuat (DI) dan nomor berkas 1 2. Isi Berkas
3. Kondisi fisik arsip 4. Keterangan bahasa arsip 5. Tingkat perkembangan 6. Bentuk luar
relationship area, control area, relating corporate bodies, persons and families to
archival materials and other resources”
Sejalan dengan standar ISAAR:CPF, Sunarto (1999: 13) membagi enam elemen kelompok arsip, yaitu:
1. Pernyataan identitas 2. Konteks
3. Isi dan struktur
4. Syarat akses dan penggunaan 5. Bahan-bahan yang ikut menyatu 6. Catatan
Dengan adanya standar deskripsi arsip statis, baik untuk arsip statis yang berasal lembaga pemerintah atau nonlembaga pemerintah, maka pengolahan arsip statis di lembaga kearsipan memiliki suatu pola baku/standar sesuai dengan
creating agency-nya, sehingga akses publik terhadap khasanah arsip statis lebih
meningkat.
2.5.1.4 Koordinasi
Handoko (2003: 195) mendefinisikan “koordinasi (coordination) sebagai proses pengintegrasian, tujuan-tujuan, dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien”
Dalam lingkup archives management pekerjaan pengolahan arsip merupakan salah satu sub-sistem dari sistem pengelolaan arsip statis (akuisisi, pengolahan, pelestarian, akses dan layanan, pemanfaatan dan pendayagunaan). Karena itu pelaksanakan kegiatan pengolahan arsip statis tidak akan berjalan optimal tanpa adanya koordinasi kerja yang baik dengan unit kerja lain, seperti unit kerja pelestarian (penyimpanan dan reproduksi), unit kerja layanan informasi.
dengan unit kerja penyimpanan arsip. Begitu halnya antara unit kerja pengolahan dengan unit kerja layanan informasi terutama ketika terjadi pembaruan data arsip.
2.5.1.5 Ruang Pengolahan
Pekerjaan mengolah arsip adalah proses kerja kearsipan yang panjang, mulai dari survei, identifikasi, deskripsi, labeling, hingga penyusunan finding aid. Karena itu pekerjaan mengolah arsip membutuhkan suatu ruang khusus sebagai unsur pendukung pelaksanaan pengaturan arsip statis. Ruang pengolahan yang ada harus dapat menciptakan efisiensi, efektivitas, perlindungan/keamanan arsip, serta kenyamanan dan kreativitas bekerja arsiparis. Selain itu ruang pengolahan juga harus mempertimbangkan karakter atau jenis media arsip.
Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan berkaitan dengan perwujudan ruang pengolahan menurut Azmi (2010: 8) “volume arsip, jenis arsip, fasilitas, kualitas akuisisi, keamanan dan pelestarian arsip”.
2.5.1.6 Peralatan
Secara umum ada empat jenis peralatan kearsipan, yakni “peralatan untuk arsip berbasis kertas, berbasis audio-visual (film, video, foto, rekaman suara), berbasis elektronik (magnetik, optik), dan arsip tanpa ukuran” (Azmi, 2010: 8).
Peralatan arsip yang digunakan dalam pengaturan arsip statis harus memenuhi kebutuhan untuk perlindungan karakter fisik jenis arsip, sehingga pengolahan atau pengaturan arsip menjamin pelestarian arsip yang memiliki nilai guna permanen.
2.5.1.7 SDM
Arsip statis dikelola sebagai informasi mengandung pengertian bahwa pengaturan arsip tidak dari aspek fisik atau otentisitasnya saja, melainkan juga pada aspek informasi atau reliabilitasnya. Artinya baik untuk arsip konvensional, audio visual atau arsip elektronik, pengaturannya harus dilakukan oleh tenaga profesional yang berhak untuk mengolah/mengatur arsip statis di lembaga kearsipan demi kepentingan akses dan mutu layanan kepada publik.
Dengan adanya pengaturan arsip secara profesional oleh arsiparis yang memiliki kemampuan dalam manajemen kearsipan, ilmu pengetahuan, dan menyukai kegiatan layanan jasa, serta memiliki kemampuan pendukung (bahasa asing, teknologi informasi dan komunikasi) pada setiap lembaga kearsipan, maka akan terselenggara suatu sistem kearsipan statis nasional secara terpadu dengan memanfaatkan perangkat teknologi informasi dan komunikasi, baik dalam kerangka jaringan informasi intern lembaga kearsipan maupun jaringan informasi antar lembaga kearsipan
2.6 Daur Hidup Arsip Statis
Daur hidup arsip mencakup proses penciptaan, pendistribusian, penggunaan, penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip inaktif, pemusnahan, dan penyimpanan arsip permanen. Seperti pendapat Ricks (1992: 14) daur hidup arsip meliputi
“creation and receipt (correspondence, forms, reports, drawings, copies,
microform, computer input/output), distribution (internal dan external), use (decision making, documentation, response, reference, legal requirements), maintenance (file, retrieve, transfer), disposition (inactive storage, archive, discard, destroy)”. (Ricks at al., 1992: 14)
suatu penilaian dan suatu metode tertentu dalam menetapkan status dari arsip tersebut, yaitu kandungan informasinya.
Arsip statis juga merupakan bagian dari sebuah informasi yang patut untuk diorganisasikan dan juga dijaga dengan baik. Untuk mengelola kandungan informasi dari keseluruhan proses daur hidup arsip tersebut, maka diperlukan manajemen arsip statis. Rangkaian kegiatan dalam manajemen arsip statis dapat dilihat dari gambar daur hidup arsip statis sebagai berikut:
Gambar 2. Daur Hidup Arsip Statis Sumber :
Tim Kearsipan Fakultas Ilmu Budaya Ugm Yogyakarta
Dari gambar di atas dapat diketahui bahwa kegiatan manajemen arsip dimulai dari kegiatan acquisistion, description. preventive conservation, currative
conservation, information services, dan kemudian source publication. Jika
diterjemahkan dalam Bahasa Indonesia akan menjadi, akusisi, deskripsi, pemeliharaan, perawatan, penggunaan, temu kembali. Berikut merupakan penjelasan dari tiap-tiap tahapan daur hidup arsip statis:
2.6.1 Akuisisi (Acquisition)
penerimaan arsip dari instansi/lembaga/perorangan ataupun penarikan arsip dari lembaga/instansi/perorangan.
Pada prosesnya secara umum, “akuisisi dapat dilakukan melalui donasi (sumbangan), transfer (pemindahan), atau pembelian (purchases)" (Reed, 1993: 137). Ketiga cara ini masing- masing berada dalam konteks hubungan kerja yang berbeda.
Dalam proses akuisisi. Hal penting yang perlu diperhatikan adalah masalah penilaian arsip (records appraisal). Menurut The Society of Americant Archivist Committee on Terminology, penilaian arsip adalah “proses penentuan nilai sekaligus penyusutan arsip yang didasarkan pada fungsi administratif, hukum, dan keuangan, nilai evidensial dan informasional atau penelitian, penataannya, dan kaitan arsip dengan arsip lainnya” (Brichford, 1977: 1).
Di dalam penilaian arsip terdapat kegiatan yang harus dilalui, yaitu : 1. Seleksi Arsip
Yaitu kegiatan pengidentifikasian tentang arsip apa yang akan disimpan dan dipelihara, siapa pengguna arsip itu kelak, apa jenis arsipnya, apakah seluruh bentuk dan corak arsip yang ada pada instansi perlu disimpan, unit kerja mana yang paling banyak menghasilkan arsip yang penting dipelihara organisasi, kemudian kegiatan penentuan tipe arsip (records type). Umumnya tipe arsip yang disimpan adalah kertas, tetapi ada juga yang menyimpan arsip dengan media film, negatif foto, kaset, mikrofilm, mikrofis, atau cetak biru (blue print).
2. Penentuan Nilai Arsip
Merupakan kegiatan pemberian nilai terhadap arsip, apakah arsip itu dapat memberikan informasi atau memiliki nilai sejarah.
2.6.2 Deskripsi (Description)
Pendeskripsian arsip merupakan proses pencatatan arsip berdasarkan ciri-cirinya dan informasi yang terdapat didalamnya. Pendeskripsian arsip dapat dilakukan pada tingkat berkas (perberkas) bagi arsip yang lengkap dan tertata baik atau bisa juga dilakukan pada tingkat lembaran (perlembar) bagi arsip lepas dan tidak utuh.
Wursanto (1991: 21) menyebutkan bahwa “arsip dapat digolongkan menjadi beberapa macam tergantung dari segi peninjauannya, yaitu menurut subjek atau isinya, bentuk atau wujudnya, nilai atau kegunaannya, sifat kepentingannya, keseringan penggunaannya, fungsinya, tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, serta menurut keasliannya”.
Dalam kamus kearsipan, deskripsi arsip diartikan sebagai “penyiapan sarana penemuan arsip untuk memfasilitasi pengendalian dan penggunaan khasanah arsip sesuatu instansi/organisasi agar dapat digunakan untuk layanan publik”
Jadi, dalam manajemen kearsipan tahap pendeskripsian arsip sangat diperlukan. Dengan adanya proses pencatatan arsip, maka untuk kegiatan penemuan kembali arsip akan lebih mudah dan dapat mengefisien waktu.
2.6.3 Pemeliharaan (Preventive Conservation)
Secara umum pada tahap ini mencakup semua aktivitas untuk memperpanjang usia guna arsip-arsip statis. Hal ini dilakukan untuk mengurangi deteriorasi fisik dan kimia yang terjadi pada arsip-arsip dan untuk mencegah hilangnya isi informasional yang dikandungnya.
2.6.4 Perawatan (Currative Conservation)
Dalam kamus kearsipan conservation diartikan sebagai “fungsi dasar dalam pengelolaan arsip yang mencakup kegiatan menyimpan dan melindungi arsip dari unsur perusak”
Damayanti (2007: 3) juga mengungkapkan bahwa konservasi “merupakan kebijaksanaan dan cara tertentu yang dipakai untuk melindungi koleksi perpustakaan dan arsip dari kerusakan dan kehancuran, termasuk metode dan teknik yang diterapkan oleh petugas teknis.
Dari pengertian di atas, tahap preventive conservation merupakan salah satu tahap pengelolaan arsip yang bertujuan untuk melindungi arsip dari kerusakan dan kehancuran.
2.6.5 Layanan Pengguna (Information Services)
Pada tahap ini arsip secara aktif digunakan untuk berbagai kerperluan informasi yang ada. Pada tahap ini digunakan sebagai bahan untuk pengambil keputusan, penetapan kebijakan, perencanaan, pengendalian, pengawasan, dan lainnya.
Penggunaan/akses arsip statis dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan, kemanan, dan keselamatan arsip. Akses arsip statis didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Untuk kepentingan penelititan dan pengembangan ilmu pengetahuan, kepentingan penyelidikan dan penyidikan, arsip statis dapat diakses dengan kewenangan kepala lembaga kearsipan.
2.6.6 Sumber Publikasi (Sources Publication)
Sources Publication atau publikasi kearsipan dalam Kamus Kearsipan
merupakan tindakan dan prosedur untuk menyusun naskah atau dokumen yang berkaitan dengan kearsipan apapun bentuk dan formatnya untuk dideskripsikan secara umum. Termasuk didalamnya adalah penerbitan sarana penemuan arsip, penerbitan naskah/arsip, penerbitan sejarah lisan dan tulisan lain yang berkaitan dengan pendayagunaan khasanah arsip.
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Metode Penelitian
Metode penelitian adalah suatu metode ilmiah yang memerlukan sistematika dan prosedur yang harus ditempuh dengan tidak mungkin meninggalkan setiap unsur, komponen yang diperlukan dalam suatu penelitian (Mardalis, 2008: 14).
Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian kualitatif deskriptif. Penelitian kualitatif merupakan “salah satu prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa ucapan atau tulisan dan perilaku orang yang diamati” (Bogdan dan Taylor, 1992: 21-22).
Menurut Glaser dan Strauss yang dikutip oleh Pendit (2003: 297), “data kualitatif dapat mengungkapkan elemen-elemen yang diperlukan untuk membentuk teori tentang hubungan antar manusia, yaitu kondisi, norma, penyimpangan, proses, pola dan sistem sosial dan dirasakan oleh orang-orang di masyarakat itu”.
3.2 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Penelitian
Penelitian ini secara substantif dilaksanakan pada Badan Perpustakaan Arsip Daerah Provinsi Jambi yang beralamat di jalan Raden Purboyo Kolopaking No.65, Telanaipura, Kota Jambi. Waktu pengambilan data direncanakan akan dilakukan pada bulan Februari-Maret 2011. Alasan pemilihan lokasi didasarkan kepada permasalahan manajemen arsip yang terdapat di BPAD Provinsi Jambi, sehingga setelah penelitian berlangsung kondisi arsip yang semula tidak tertata dengan baik dapat menjadi semakin tertata. Selain itu kesamaan budaya juga menjadi faktor yang membuat peneliti tertarik meneliti disana.
3.3 Proses Penelitian
Informan dalam penelitian ini adalah arsiparis yang bekerja pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi. Informan merupakan orang yang dapat memberikan keterangan mengenai pokok permasalahan dalam penelitian ini. Teknik pengambilan informan dilakukan secara purposif. Menurut Sugiyono (2006: 61) Purposive
sampling adalah “teknik penentuan sampel dengan pertimbangan tertentu”.
Penelitian yang dilakukan disini tidak adanya penentuan jumlah informan untuk diwawancarai, tetapi lebih ditekankan pada kualitas pemahaman pada permasalahan yang diteliti. Penentuan informan dilakukan sesuai dengan karakteristik tertentu yang dimiliki sesuai dengan tujuan penelitian.
2. Mengumpulkan Data
Untuk mengumpulkan data, peneliti memakai beberapa teknik yaitu: 1. Wawancara.
Wawancara adalah “percakapan yang dilakukan dengan maksud tertentu dan dilakukan oleh dua pihak yaitu pewawancara (interviewer) yang mengajukan pertanyaan dan yang diwawancarai (interview) yang memberikan jawaban pertanyaan itu”. (Moleong, 2002: 135).
2. Observasi
Observasi adalah “kegiatan yang meliputi pemusatan terhadap objek yang menggunakan seluruh aspek indera”. (Arikunto, 2002: 146).
Kegiatan observasi dilakukan pada lokasi penelitian yang sebenarnya dalam rangka untuk memperoleh data yang diinginkan.
3. Studi Dokumentasi
Selain melakukan teknik wawancara, peneliti juga melakukan studi dokumentasi demi menunjang kelengkapan data yaitu melalui buku, majalah, jurnal, artikel yang tersedia dalam media online.
3.4 Analisis Data
Analisis data merupakan upaya mencari dan menata secara sistematis catatan hasil observasi, wawancara dan lainnya untuk meningkatkan pemahaman peneliti tentang kasus yang diteliti dan menyajikannya sebagai temuan kepada orang lain. Menurut Patton yang dikutip oleh Moleong (2002: 103) analisis data adalah “proses mengatur urutan data, mengorganisasikanya ke dalam suatu pola, kategori, dan satuan uraian dasar”. Adapun untuk meningkatkan pemahaman itu ada beberapa tahapan-tahapan yang perlu dilakukan diantaranya :
1. Pengelompokan Berdasarkan Kategori, Tema dan Pola Jawaban
yang telah dibuat. Pada penelitian ini, analisis dilakukan terhadap sebuah kasus yang diteliti. Peneliti menganalisis hasil wawancara berdasarkan pemahaman terhadap hal-hal diungkapkan oleh informan. Data yang telah dikelompokan tersebut oleh peneliti dicoba untuk dipahami secara utuh dan ditemukan tema-tema penting serta kata kuncinya. Sehingga peneliti dapat menangkap pengalaman, permasalahan, dan dinamika yang terjadi pada subjek.
2. Menguji Asumsi atau Permasalahan yang Ada Terhadap Data
Setelah kategori dan pola data tergambar dengan jelas, peneliti menguji data tersebut terhadap asumsi yang dikembangkan dalam penelitian ini. Pada tahap ini kategori yang telah didapat melalui analisis ditinjau kembali berdasarkan landasan teori yang telah dijabarkan dalam bab II, sehingga dapat dicocokkan apakah ada kesamaan antara landasan teoritis dengan hasil yang dicapai.
3. Mencari Alternatif Penjelasan bagi Data
Setelah kaitan antara kategori dan pola data dengan asumsi terwujud, peneliti masuk ke dalam tahap penjelasan. Berdasarkan kesimpulan yang telah didapat dari kaitannya tersebut, penulis merasa perlu mencari suatu alternatif atau penjelasan lain tentang kesimpulan yang telah didapat. Sebab dalam penelitian kualitatif memang selalu ada alternatif penjelasan yang lain. Dari hasil analisis, ada kemungkinan terdapat hal-hal yang menyimpang dari asumsi atau tidak terfikir sebelumnya. Pada tahap ini akan dijelaskan dengan alternatif lain melalui referensi atau teori-teori lain. Alternatif ini akan sangat berguna pada bagian pembahasan, kesimpulan dan saran. Marshall dan Rosman yang dikutip oleh Pratiwi (2010: 32).
3.5 Instrumen Penelitian
penelitian ini adalah peneliti sendiri, sedangkan instrumen penunjang adalah berupa daftar pertanyaan, catatan-catatan lapangan dan rekaman tipe recorder.
Dalam penelitian ini peneliti menggunakan alat bantu, yaitu:
1. Pedoman wawancara, pedoman ini berisikan hal-hal pokok yang akan ditanyakan pada saat melakukan wawancara. Pedoman ini bersifat fleksibel, tidak mengikat, hanya sebagai pembuka dan mengarah pada pembicaraan.
2. Perekam suara, perekam suara ini digunakan untuk merekam hasil wawancara dengan peneliti, karena catatan atau ingatan yang dimiliki masih terbatas, sehingga perlu adanya perekaman suara.
3. Pedoman observasi, pedoman observasi digunakan agar peneliti dapat melakukan pengamaatan sesuai dengan tujuan penelitian. Pedoman observasi disusun berdasarkan hasil observasi terhadap perilaku subjek selama wawancara dan observasi terhadap lingkungan atau setting, wawancara, serta pengaruhnya terhadap perilaku subjek dan informasi yang muncul pada saat berlangsungnya wawancara.
3.6 Jenis dan Sumber Data
Untuk sumber dan jenis data yang diperlukan adalah data primer dan sekunder:
1. Data Primer
Data primer penelitian ini adalah hasil dari wawancara dan pengamatan penulis berupa kata-kata, sikap dan pemahaman dari subjek yang diteliti sebagai dasar utama melakukan interpretasi data.
2. Data Sekunder
3.7 Keabsahan Penelitian
Dalam menguji keabsahan data, peneliti menggunakan teknik trianggulasi data, yaitu teknik yang dilakukan dengan meminta keterangan lebih lanjut. Data yang di peroleh dengan mencari informasi lebih dari satu orang. Menurut Moleong (2007: 330), “trianggulasi adalah teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain”. Di luar data untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data itu. Teknik trianggulasi yang paling banyak digunakan ialah pemeriksaan melalui sumber yang lainnya.
Denzin yang dikutip oleh Moleong (2007: 330) membedakan empat macam, trianggulasi sebagai teknik pemeriksaan yang memanfaatkan penggunaan sumber, metode, penyidik, dan teori.
Adapun teknik trianggulasi yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1. Trianggulasi Data
Menggunakan berbagai sumber data seperti hasil wawancara dan hasil observasi
2. Trianggulasi Teori
Penggunaan berbagai teori yang berlainan untuk memastikan bahwa data yang dukumpulkan sudah memasuki syarat. Pada penelitian ini, berbagai teori telah dijelaskan pada bab II untuk mempergunakan dan menguji terkumpulnya data tersebut.
3. Trianggulasi Metode
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Profil Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi 4.1.1 Sejarah Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi
Dalam rangka melaksanakan amanat Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 jo Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah, bahwa perubahan penyelenggaraan pemerintahan yang lebih terdesentralisasi dengan adanya kebijakan otonomi daerah telah membawa implikasi beralihnya sebagian besar kewenangan pemerintahan dari pemerintah pusat kepada pemerintah daerah, sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi, dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota, serta Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah.
Pemerintah Provinsi Jambi dalam menyikapi hal tersebut dan dalam rangka mempercepat terwujudnya visi Jambi Maju, Mampu dan Mandiri, telah melakukan restrukturisasi kelembagaan, dan berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah, maka melalui Peraturan Daerah Nomor 15 Tahun 2008 dibentuk Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah sebagai lembaga teknis daerah, yakni penggabungan antara Badan Perpustakaan Provinsi Jambi dan Kantor Arsip Daerah Provinsi Jambi, dan secara de facto dapat berjalan sejak dilantiknya pejabat pada tanggal 23 Desember 2008. Keberadaan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi tidak dapat dilepaskan dari sejarah lembaga perpustakaan dan kearsipan yang ada di Jambi.
4.1.2 Sejarah Badan Peprustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi
ekspidisi, Bagian Tata Usaha Umum dan Arsip, Biro Umum pada Sekretariat Wilayah Daerah Provinsi Jambi, dengan tingkat kewenangan setingkat eselon V.
Melalui Peraturan Daerah Nomor 6 Tahun 1996 dibentuk kantor arsip daerah, dan berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 15 Tahun 2000 tentang Tugas Pokok dan Struktur Organisasi Lembaga Teknis Daerah, maka Kantor Arsip Daerah Provinsi Jambi bertugas melaksanakan pembinaaan dan penyelenggaraan pengelolaan kearsipan di lingkungan pemerintah daerah berdasarkan ketentuan peraturan perundangan-undangan yang berlaku
4.1.3 Visi dan Misi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi 4.1.3.1 Visi
Pencapaian visi Jambi yang maju mampu dan mandiri, serta misi Jambi dan terselenggaranya agenda pembangunan Provinsi Jambi tergantung dari dukungan semua komponen yang ada di Jambi, termasuk di dalamnya bidang perpustakaan dan kearsipan. Apabila bidang perpustakaan dan kearsipan sebagai salah satu komponen perwujudan hal tersebut tertinggal, maka pencapaian visi, misi dan agenda pembangunan Provinsi Jambi menjadi terhambat. Untuk itu Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi menetapkan visi ”terdepan dalam penyajian informasi, ilmu pengetahuan, teknologi dan kebudayaan”. Berdasarkan visi tersebut maka Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi berupayan seoptimal mungkin untuk memberdayakan seluruh sumber daya manajemen dalam rangka mewujudkan masyarakat Jambi yang memiliki kesadaran dan memanfaatkan informasi yang didasarkan pada ilmu pengetahuan dan teknologi serta memiliki cakrawala kebudayaan lokal dalam bingkai kebudayaan nasional.
4.1.3.2 Misi
1. Melestarikan bahan pustaka dan arsip sebagai sumber informasi ilmu pengetahuan, teknologi dan kebudayaan serta bahan bukti pertanggungjawaban penyelenggara pemerintah, pembangunan dan kemasyarakatan.
2. Melaksanakan pembinaan seluruh jenis perpustakaan dan kearsipan.
3. Mendayagunakan fungsi bahan pustaka dan arsip serta meningkatkan mutu pelayanan informasi perpustakaan dan kearsipan untuk kegiatan pemerintah dan kepentingan masyarakat.
4. Meningkatkan aksesibilitas dan partisipasi masyarakat terhadap informasi melalui penyediaan sarana dan prasarana yang memadai.
5. Meningkatkan diseminasi informasi publik melalui teknologi informasi dan penguatan jaringan kerja sama perpustakaan dan kearsipan
6. Meningkatkan budaya baca dan tertib arsip pemerintah dan swasta.
4.1.4 Tugas dan Fungsi
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 15 Tahun 2008 mempunyai tugas pokok membantu gubernur melakukan penyusunan dan pelaksanaan kebijaksanaan di bidang perpustakaan dan kearsipan.
Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi mempunyai fungsi :
1. Perumusan kebijakan teknis perencanaan pengelolaan perpustakaan dan arsip daerah
2. Pemberian duku ngan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang perpustakaan dan arsip daerah
3. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang perpustakaan dan arsip daerah, dan
4.1.5 Fasilitas Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi 1. Ruang Layanan Dewasa
Terletak di lantai II yang berisi buku-buku semua disiplin ilmu. 2. Ruang Layanan Anak-anak.
Terletak di lantai I selain berisi buku-buku berbagai disiplin ilmu untukanak juga dilengkapi sarana audio visual berikut cd film anak-anak juga berbagai permainan anak-anak-anak-anak
3. Ruang Layanan Deposit.
Terletak di Lantai I selain berisi buku-buku dan bahan non buku (CD, Kaset, Microfilm dan microfich) hasil terbitan di Provinsi Jambi atau diterbitkan ditempat lain yang yang berisi informasi mengenai Jambi yang disusun dalam rak-rak menurut kota dan kabupaten yang menerbitkan juga dilengkapi dengan sarana audio visual berikut micro reader.
4. Mobil Perpustakaan keliling
Merupakan unit mobil bantuan dari Perpustakaan Nasional RI yang dioperasikan sebagai sarana untuk melayani kegiatan perpustakaan keliling baik dalam kota Jambi maupun kabupaten di Propinsi Jambi.
5. fasilitas lainnya, yang terdiri dari : 1. Hotspot
2. Mushala 3. Kantin
4. Tempat Parkir dan 5. Toilet
4.2 Karateristik Informan
Tabel 2. Karakteristik Informan
No Kode
Informan Informan Lokasi Wawancara
1 I1 Bapak Suroso Bagian Pengolahan Arsip 2 I2 Bapak Archimedes Bagian Pengolahan Arsip
3 I3 Bapak Thamrin Bagian Pemeliharan dan Perawatan arsip
4 I4 Bapak Buhasrul Bagian Pelayanan arsip
melakukan pengolahan arsip statis yang ada di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi jambi. Wawancara berlangsung secara informal, wawancara dilakukan dengan pedoman wawancara dan dengan wawancara mendalam (depth
interview). Pelaksanaan wawancara dilakukan secara substantif, artinya tidak
diharuskan pada suatu tempat. Pelaksanaan wawancara dilakukan pada pagi hari tepatnya berada di Bagian pengolahan arsip statis yang berada di lantai 2 gedung Badan perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi. Suasana dan kondisi wawancara bersifat latar alamiah, artinya kondisi dan suasana yang apa adanya, yang tidak diatur sedemikian rupa untuk tujuan tertentu.
Begitu juga dengan bahasa yang digunakan. Bahasa yang digunakan selama percakapan adalah bahasa informal, meskipun terkadang penulis menggunakan istilah bidang Ilmu Perpustakaan. Bahasa informal juga digunakan untuk memancing percakapan awal kepada informan, kemudian menggunakan pedoman wawancara. Percakapan berkembang sesuai dengan jawaban yang diberikan informan. Wawancara dilakukan berulang jika penulis merasa masih ada yang perlu ditambahi atau kurang jelas dari wawancara sebelumnya.
Untuk informan selanjutnya, penulis berusaha terus untuk mencari keterangan yang lebih jelas dan lengkap dengan menemui arsiparis yang lainnya. Petugas arsparis yang akan di wawancarai merupakan hasil dari pengembangan wawancara sebelumnya yang oleh I1, I2, I3, merekomendasikan penulis untuk menemui arsiparis atau informan yang lainya dikarenakan informan tersebut merupakan petugas dibidang layanan yang di pegangnya.
4.3 Kategori
Berdasarkan hasil wawancara dan pedoman wawancara, penulis menyusun sebuah kerangka awal analisis sebagai acuan dan pedoman dalam melakukan
coding. Dengan pedoman ini, penulis kemudian kembali membaca transkrip
kategori yang berkaitan dengan pelayanan sirkulasi. Adapun kelima kategori itu adalah, sebagai berikut :
1. Akuisisi
Kategori pertama yang diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan ke-4 informan adalah akuisisi atau pengadaan. Kegiatan akuisisi dianggap penting karena tanpa adanya kegiatan ini arsip-arsip yang ada di lingkungan lembaga pemerintahan daerah provinsi jambi akan hilang begitu saja.
Dalam proses akuisis Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi
biasanya menerima arsip-arsip langsung dari pencipta, sesuai dengan pernyataan I1 dan I2 sebagai berikut:
“Dalam proses kegiatan pengadaan kami biasanya menerima arsip yang
diserahkan langsung oleh penciptanya seperti tokoh masyarakat, pejabat dan ada juga dari lembaga pemerintah”
“Arsip statis yang kami terima biasanya diperoleh langsung dari penciptanya, seperti instansi pemerintah lainnya yang ada di Provinsi Jambi ini”
Dalam melaksanakan kegiatan akuisisi, para arsiparis berpedoman pada UUD No. 7 Tahun 1971 dan juga Keputusan Gubernur, yang mana didalam kedua pedoman itu telah diatur tata cara penyerahan dan juga penyimpanan, hal ini sesuai dengan keterangan yang diberikan oleh I1, yatu sebagai berikut
Selain itu disamping telah ada sebuah peraturan yang mengikat setiap pencipta arsip untuk menyerahakan karyanya ke lembaga kearsipan daerah, para arsiparis pun aktif dalam mengumpulkan arsip-arsip tersebut. Hal ini sesuai dengan apa yang disebutkan oleh I1 dalam wawancara, yaitu sebagai berikut:
“... Kalau untuk proses meminta arsip dari lembaga pemerintahan yang ada
udah kami lakukan bahkan kami juga gak ragu-ragu untuk menagihnya, karena kesadaran untuk menyerahkan sendiri langsung ke lembaga kearsipan itu belum ada...”
Gambar 3. Mobil Unit Layanan Masyarakat Sadar Arsip
Kegiatan yang dilakukan oleh para arsiparis tersebut dilandasi karena masih kurangnya kepedulian dari para pencipta arsip untuk melindungi karyanya. Hal ini sesuai dengan apa yang disebutkan oleh I1 sebagai berikut:
“... zaman sekarang masih banyak orang yang belum mengerti apa itu arsip,
bahkan kan orang sering menyepelekan arsip itu seperti apalah arsip itu hanya barang-barang yang gak da guna, jelek dan juga sering dibilang sampah. Jangan kan arsip nya lembaga yang menangani arsip aja bahkan orang gak ada yang tau, yang lebih parah nya lagi antara pegawai dan pegawai yang kantornya berdekatan dan sering bertemu tidak tahu apa bidang pekerjaan dia. Itulah masalahnya sekarang, orang menyatakan arsip itu penting kalau nanti udah dibutuhkan untuk keadaan tertentu”
lembaga kearsipan, diantaranya berdasarkan nilai informasi arsip, bentuk atau jenis arsip, dan pokok permasalahannya. Keterangan ini sesuai dengan apa yang dinyatakan oleh I2 sebagai berikut:
“...kriteria yang sering kami gunakan itu antara lain dari nilai arsip itu sendiri, bentuk fisiknya maksud saya apakah arsip statis tersebut masih dalam bentuk dokumen atau sudah di salin dalam bentuk digital, hal ini diperlukan untuk proses penyusunannya nanti, jadi proses penyusunan arsipnya sudah langsung dimulai dari awal penerimaan arsip itu sendiri”
Dari pernyataan diatas menunjukkan bahwa sebenarnya telah terdapat panduan ataupun peraturan yang mengikat setiap para pencipta arsip untuk menyerahkan karyanya kepada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi, namun peraturan tersebut belum dipatuhi secara maksimal oleh para pencipta arsip karena masih kurangnya kesadaran masyarakat atau pencipta arsip itu sendiri tentang arti penting sebuah arsip. Oleh karena itu untuk Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi juga ikut serta mengumpulkan arsip dengan cara meminta langsung kepada penciptanya.
Dalam kegiatan akuisisi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Jambi telah menerapkan suatu kategori untuk menyeleksi arsip yang masuk ke lembaga kearsipan. Hal ini sesuai dengan apa yang telah di jelaskan pada bab sebelumnya (lihat BAB II) bahwa dalam kegiatan akuisisi terdapat 2 kegiatan didalamnya yaitu kegiatan penilaian dan seleksi arsip, yang mana dalam kegitan tesebut intinya adalah menetukan layak atau tidaknya asip tersebut disimpan dan dikelola oleh lembaga kearsipan daerah.
4.3.2 Deskripsi
Kategori pertama yang diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan ke-4 informan adalah deskripsi. Pendeskripsian arsip merupakan kegiatan setelah akuisis dalam sebuah life cycle arsip statis.
