BAB II LANDASAN TEORI
2.4. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
2.4.2. Alat Bantu Analisis
Bagian dokumen merupakan diagram yang menunjukkan aliran data berupa formulir ataupun keterangan berupa dokumentasi yang mengalir dalam suatu sistem. Adapun fungsi dari flow map adalah untuk mempermudah penggambaran aliran data yang berupa dokumen.
Flow Map
No Simbol Nama Fungsi
1 Proses Komputerisasi Memproses data yang
masuk secara
komputerisasi
2 Proses Manual Memproses data yang
masuk secara manual
3 Database Penyimpanan data atau file
secara komputerisasi
4 Arus Data Mengalirkan data atau arah
arus data
5 Dokumen Dokumen Input atau
Output atau manual
komputer
9
2. Diagram Kontek
Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Ia akan memberi gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan garis putus). Dalam diagram konteks hanya ada satu proses. Tidak boleh ada store dalam diagram konteks. Diagram konteks berisi gambaran umum (secara garis besar) sistem yang akan dibuat. Secara kalimat, dapat dikatakan bahwa diagram konteks ini berisi “siapa saja yang memberi data (dan data apa saja) ke sistem, serta kepada siapa saja informasi (dan informasi apa saja) yang harus dihasilkan sistem.”
N o
Simbol Nama Fungsi
1 Terminator Pihak-pihak yang berada di luar
sistem, tetai secara langsung berhubungandengan sistem dalam hal memberi data atau menerima informasi
2 Proses Berisi mengenai sistem yang akan
dibuat
3 Data Flow Berisi data atau informasi yang
mengalir dari satu pihak ke sistem dan sebaliknya
10
3. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram merupakan suatu bagian yang menggambarkan urutan kerja/proses secara garis besar. Dengan diagram aliran data dapat dipahami bagaimana sistem tersebut berjalan. Adapun simbol-simbol yang digunakan dalam DFD adalah sebagai berikut :
Data Flow Diagram
No Simbol Nama Fungsi
1 Proses Menunjukan kegiatan atau kerja yang
dilakukan oleh organisasi, mesin, atau komputer
2 Entitas Luar Menunjukkan bagian dari luar yang yang
terlibat
3 Arus Data Menunjukkan aliran data
4 Penyimpanan
Data
Menunjukkan simpanan dari data yang dapat berupa suatu file atau database di sistem informasi
4. Kamus Data
Kamus data menggambarkan data (dokumen) yang mengalir dari suatu proses ke proses lainnya, dari entitas luar ke proses atau dari proses ke entitas luar. Arus data ini dibutuhkan baik oleh sistem maupun entitas.
11
5. Perancangan Basis Data a)Normalisasi
Normalisasi adalah suatu proses untuk mengubah suatu tabel yang memiliki masalah tertentu ke dalam dua buah tabel atau lebih, yang tidak lagi memiliki masalah. Masalah tersebut biasanya merupakan suatu ketidakkonsistenan (tidak normal) apabila dilakukan penghapusan (delete), pengubahan (update) dan pembacaan (retrieve) pada suatu basis data.
Bentuk normalisasi adalah suatu aturan yang dikenakan pada tabel dalam basis data dan harus dipenuhi oleh tabel-tabel tersebut pada level-level normalisasi. Ada macam-macam bentuk normalisasi, diantaranya adalah bentuk tidak normal, bentuk normal pertama, bentuk normal kedua dan bentuk normal ketiga.
Aturan-aturan dalam masing-masing bentuk normalisasi tersebut adalah sebagai berikut :
1. Bentuk tidak normal
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan disimpan, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja
12
data tidak lengkap atau terduplikasi dan data dikumpulkan apa adanya.
2. Bentuk normal pertama
Suatu tabel dikatakan dalam bentuk normal pertama (1NF) bila setiap kolom bernilai tunggal untuk setiap baris. Ini berarti bahwa nama kolom yang berulang cukup diwakili oleh sebuah nama kolom (tidak perlu ada indeks dalam memberi nama kolom).
3. Bentuk normal kedua
Suatu tabel berada dalam bentuk normal kedua (2NF) jika tabel berada dalam bentuk normal pertama, semua kolom bukan kunci primer tergantung sepenuhnya terhadap kunci primer. Suatu kolom disebut tergantung sepenuhnya terhadap kunci primer jika nilai pada suatu kolom selalu bernilai sama untuk suatu nilai kunci primer yang sama.
4. Bentuk normal ketiga
Suatu tabel berada dalam bentuk normal ketiga (3NF) jika tabel berada dalam bentuk normal kedua, setiap kolom bukan kunci primer tidak memiliki ketergantungan secara transitif terhadap kunci primer.
13
b)Tabel Relasi
Relasi menunjukkan adanya hubungan diantara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Kumpulan semua relasi diantara entitas-entitas yang terdapat pada himpunan entitas-himpunan entitas tersebut membentuk himpunan relasi
14 BAB III
PROFIL PERUSAHAAN
3.1Tinjauan Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Terbentuknya Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi (Disnakertrans) Kabupaten Subang dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Subang Nomor 7 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Subang sebagai tindak lanjut Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah.
Berdasarkan Peraturan Bupati Subang nomor 14 C.17 Tahun 2008 tentang Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Subang, Dinas adalah unsure pelaksana Pemerintah Daerah di bidang ketenagakerjaan dan transmigrasi. Dinas dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.
3.1.2 Tugas Pokok dan Fungsi
Disnakertrans Kabupaten Subang berdasarkan Peraturan Bupati Subang 14 C. 17 Tahun 2008 mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian kewenangan pemerintah daerah di bidang ketenagakerjaan dan
15
transmigrasi serta tugas pembantuan yang diberikan oleh Pemerintah atau Pemerintah Provinsi Jawa Barat.
Untuk melaksanakan tugas tersebut diatas Disnakertrans Kabupaten Subang mempunyai fungsi :
1. Perumusan rencana dan pelaksanaan program pembangunan di bidang ketenagakerjaan dan transmigrasi.
2. Pelaksanaan pembinaan pembangunan di bidang ketenagakerjaan dan transmigrasi.
3. Pelaksanaan penempatan ketenagakerjaan.
4. Pelaksanaan pembinaan pengawasan ketenagakerjaan. 5. Pelaksanaan pembinaan transmigrasi
6. Pengelolaan Administrasi umum, kepegawaian, keuangan dan
16
3.2Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur Organisasi Disnakertrans Kabupaten Subang sebagaimana yang tercantum dalam Peraturan Bupati Subang nomor 14 C. 17 Tahun 2008 sebagai berikut :
17
3.3Deskripsi Kerja
Disnakertrans Kabupaten SUbang mempunyai visi sebagai berikut : VISI
“Terwujudnya tenaga kerja produktif, hubungan industrial yang harmonis, mobilitas penduduk yang mandiri dan gotong royong”.
Untuk mewujudkan hal tersebut diperlukan profesionalisme dimana sikap dan tindakan setiap pegawai baik secara individual maupun kolektif berbasis pada ilmu senantiasa ditumbuhkembangkan atas dasar pengabdian kepada profesi dalam mengantisipasi berbagai perubahan lingkungan internal maupun eksternal untuk memenuhi kepentingan masyarakat.
Sedangkan misi merupakan operasionalisme landasan filosofis visi. Dengan adanya misi tersebut, diharapkan seluruh pegawai dan pihak yang berkepentingan dapat mengenal landasan kerja serta tujuan organisasi instansi pemerintah melalui peran dan program-programnya serta hasil yang akan diperoleh dimasa yang akan datang.
Untuk tercapainya visi Disnakertrans Kabupaten Subang telah ditetukan perumusan secara konseptual, maka misi yang ditentukan adalah sebagai berikut :
MISI
1. Pelayanan kepada masyarakat sebelum bekerja
2. Pelayanan kepada masyarakat selama bekerja
18
4. Pelayanan kepada masyarakat dalam mobilitas penduduk melalui
transmigrasi.
Berdasarkan Visi dan Misi Dinas Tenaga Kerjan dan Transmigrasi Kabupaten Subang, maka ditetapkan tujuan kerja sebagai berikut:
1. Mengurangi angka pengangguran.
2. Mewujudkan tenangga kerja yang berkualitas yang memiliki kompetensi. 3. Menciptakan dan memperluas kesempatan kerja.
4. Mewujudkan perlindungan tenaga kerja sesuai peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.
5. Mewujudkan penempatan transmigrasi ke luar Pulau Jawa.
19 BAB IV
ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN 4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan
Analisis sistem adalah melakukan desain sistem pemecahan masalah secara rinci. Analisis ini bertujuan untuk menjelaskan atau menjabarkan cara kerja sistem dan proses yang terjadi pada Sistem Informasi yang ada. Hasil analisis sistem ini merupakan gambaran awal yang nantinya akan digunakan untuk merancang program aplikasi.
4.1.1. Analisis Dokumen
Tujuan dari analisis dokumen adalah untuk mengetahui dokumen apa saja yang menjadi input, proses, dan output dari sistem ini. Dokumen input adalah dokumen yang akan diproses oleh sistem yang bisanya dilakukan oleh entitas luar sistem. Dokumen proses adalah dokumen yang diperlukan oleh sistem dalam melakukan kegiatan absensi, sedangkan dokumen output adalah dokumen yang dihasilkan oleh proses olahan sistem, yang biasanya dari dalam sistem ke entitas luar.
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan
Setelah dilakukan penelitian, diperoleh gambaran secara singkat tentang sistem dan beberapa kelemahan yang ada, terutama dari segi efektivitas dan efisiensi sistem yang digunakan. Dari sistem yang ada dapat digambarkan bahwa sistem informasi untuk penggajian masih sangat sederhana karena masih menggunakan program aplikasi
20
Microsoft Excel. Bendahara juga harus mengambil gaji ke Bank dengan cara yang manual sehingga keamanan di perjalan kurang terjamin.
Melihat dari segi sistem informasi yang sedang berjalan, pengolahan data yang dilakukan kurang efisien dan efektif karena pada sistem pengolahan data gaji karyawan pada kantor Disnakertrans Kabupaten Subang dalam menyajikan laporan atau slip gaji karyawan datanya harus dientrikan terlebih dahulu karena tidak otomatis. Maka dengan sistem informasi ini laporan yang disajikan diberikan kepada karyawan atau pihak-pihak terkait membutuhkan waktu yang lama karena data-data yang diolah harus dientrikan manual secara berulang-ulang, teliti dan akurat.
Adapun sistem informasi penggajian yang sedang berjalan pada Disnakertrans Kabupaten Subang dapat dilihat sebagai berikut:
1. Karyawan menyerahkan data-data yang dibutuhkan oleh
perusahaan ke bagian keuangan.
2. Dari data-data yang diterima dari karyawan, bagian keuangan kemudian membuat daftar gaji karyawan kemudian daftar gaji karyawan tersebut diserahkan ke Bendehara.
3. Bendahara kemudian mengambil gaji untuk semua karyawan ke Bank, membuat slip gaji kemudian menyerahkan slip gaji dan daftar gaji ke karyawan untuk ditandatangani sebagai bukti
21
penerimaan gaji. Kemudian daftar gaji yang telah ditandatangani tersebut diserahkan ke bagian keuangan.
4. Berdasarkan daftar gaji yang telah ditandatangani kemudian bagian keuangan mengolah data dan membuat laporan gaji karyawan menggunakan program aplikasi Microsoft Excel lalu laporan tersebut diserahkan ke pimpinan.
5. Pimpinan kemudian mencek laporan tersebut kemudian menanda tanganinya. Kemudian laporan tersebut diserahkan ke bagian keuangan untuk diarsip.
22