BAB II LANDASAN TEORI
2.4. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
2.4.2. Alat Bantu Analisis
Keluaran suatu sistem informasi dapat dikelompokan kedalam lima jenis utama yaitu:
a. Dokumen transaksi
b. Laporan yang direncanakan sebelumnya
c. Jawaban atas pertanyaan yang direncanakan sebelumnya d. Laporan jawaban atas pertanyaan yang sifatnya sementara e. Dialog manusia dan mesin.
2.4.Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
Analisis dan pengembangan dalam membangun sistem informasi yang kompleks membutuhkan metoda-metoda atau paradigma pengembangan yang mampu membantu menganalisis dan mendesain secara lebih detail sehingga informasi yang dihasilkan lebih akurat.
2.4.1. Metode Pendekatan Sistem
Metode pendekatan sistem yang digunakan penulis adalh metode deskriptif, dimana penulis melakukan pendekatan secara langsung kepada sumber yang bersangkutan.
2.4.2. Alat Bantu Analisis 1) Flow Map
Flow Map adalah aliran data berbentuk dokumen atau formulir didalam suatu sistem informasi yang merupakan suatu aktivitas yang saling terkait dalam hubungannyadengan kebutuhan data dan informasi.
Diagram alir dokumen merupakan bagan-bagan alir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Kegunaan dari Flow Map ini adalah :
a. Menggambarkan aktifitas apa saja yang sedang berjalan. b. Menjabarkan aliran dokumen yang terlihat.
12
c. Menjelaskan hubugan-hubungan data dan informasi dengan bagian-bagian dalam aktivitas tersebut.
2) Diagram Konteks
Diagram arus data yang berfungsi untuk menggambarkan yang dirancang suatu objek,diagram konteks ini menggambarkan secara global atau menyeluruh dari suatu sistem informasi keterkaitan aliran-aliran data antara sistem dengan bagian-bagian luar”.
Digunakan untuk mempresentasikan keseluruhan sistem melalui sebuah lingkaran (proses), sedangkan aliran memodelkan hubungan antara sistem dengan terminator diluar sistem. Diagram konteks terdiri dari :
a. Entitas : Manusia, organisasi atau sistem yang berkomunikasi dengan sistem yang ada.
b. Aliran Data : Informasi yang masuk kedalam sistem dan keluar dari sistem.
3) Data Flow Diagram
“Suatu gambaran secara logika,Data Flow Diagram biasa digunakan untuk membuat sebuah model sistem informasi dalam bentuk proses-proses yang saling berhubungan yang
disebut dengan aliran data”.
Suatu alat yang menggambarkan sistem sebagai sebuah jaringan dari proses-proses yang dihubungkan oleh aliran data, baik antara sistem dengan lingkungannya maupun antara proses-proses yang ada didalam sistem tersebut. Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD adalah :
13
a. Aliran informasi yang dilambangkan dengan anak panah,menunjukan informasi yang masuk kedalam sistem maupun yang keluar sistem.
b. External Entity yang dilambangkan dengan empat persegi panjang, menunjukan bagian atau fungsi yang berada diluar sistem.
c. File atau penyimpanan data dilambangkan dengan sepasang garis horizontal paralel tertutup pada salah satu ujungnya.
d. Prosese dilambangkan dengan lingkaran, menunjukan kegiatan yang dilakukan oleh manusia,mesin,komputer dari hasil suatu proses data.
4) Kamus Data
Kamus Data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.
5) Perancangan Basis Data a) Normalisasi
Adalah proses untuk mengorganisasikan file untuk menghilangkan group elemen yang berulang-ulang dan merubah bentuk database dari struktur pohon atau struktur jaringan menjadi struktur hubungan.
b)Tabel Relasi
Suatu file yang terdiri dari beberapa group yang berulang-ulang perlu diorganisasikankembali. Proses pengorganisasian file untuk menghilangkan group elemen yang berulang-ulang disebut Relasi antar Tabel, sehingga tabel-tabel dapat terelasi dengan baik dan terorganisasi.
14
2.5.Pengertian Persediaan
Menurut MT [6] “Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi
barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang normal atau barang-barang yang masih dalam proses produksi atau pun persediaan bahan baku yang masih menunggu untuk
digunakan dalam suatu proses produksi”.
Han [2] menyatakan bahwa “ Persediaan adalah suatu istilah umum
yang menunjukan segala sesuatu atau sumber daya organisasi yang
disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan”.
Sedangkan Ass [1] mengemukakan bahwa “ Persediaan merupakan
sejumlah bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi,serta barang-barang jadi atau produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan di konsumen atau pelanggan
disetiap waktu” .
Berdasarkan pengertian diatas dapat diambil kesimpulan yaitu persediaan merupakan suatu aktiva yang meliputi bahan baku,bahan-bahan dalam proses dan barang jadi serta sumber daya organisasi yang disimpan untuk memenuhi permintaan pelanggan setiap waktu.
2.6.Kegunaan persediaan
Menurut Rh dalam Ariyoto [10] menyatakan kegunaan persediaan yaitu:
1. Untuk memenuhi suatu stock barang agar memenuhi permintan yang diantisipasi akan timbul dari konsumen.
2. Untuk menghindari dari kekurangan stock yang dapat terjadi karena faktor cuaca,kekurangan pasokan,masalah mutu,atau pengiriman yang tidak tepat.
15
2.7.Jenis-jenis Persediaan
Menurut ass [1] persediaan yang terdapat dalam perusahaan dapat dibedakan menjadi beberpa cara.dilihat dari fungsinya ,persediaan dapat dibedakan atas :
a. Batch Stock atau lot size inventory yaitu persediaan yang adakan karena kita membeli atau membuat barang-barang dalam jumlah yang lebih besar dari pada jumlah yang dibutuhkan pada saat itu.Persediaan ini timbul dimana bahan atau barang yang dibeli,dikerjakan,dibuat atau diangkat dalam jumlah yang besar (baik) sehingga barang-barang diperoleh lebih banyak dan cepat dari pada penggunaan atau pengeluarannya,sementara tercipta suatu persediaan keuntungan yang akan diperoleh dengan adanya Batch Stock atau size inventory,adalah ;
1. Memperoleh potongan harga pada bagian pembelian. 2. Memperoleh efisiensi produksi (manufacturing economic0
karena adanya operasi atau “Production Run” yang lebih
lama.
3. Adanya penghematan didalam biaya angkutan
b. Fluctuation Stock adalah persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan.
c. Anticipation stock adalah persediaan yang diadakn untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapt diramalkan.Disamping itu Anticipation stock dimaksudkan pula untuk menjaga kemungkina sukarnya diperoleh bahan-bahan sehingga tidak mengganggu jalannya produk atau menghindari kemacetan produksi.
16
2.8.Persediaan dapat pula dibedakan atau dikelompokan menurut jenis dan posisi barang tersebut dalam urutan pengerjaan produk,yaitu:
a. Persediaan bagian produk/parts yang dibeli ( Purchased part atau Components Stock) adalah persediaan barang-barang yang terdiri dari parts yang diterima dari perisahaan lain,yang dapat secara langsung dirakit dengan parts lain dan tanpa melalui proses produksi sebelumnya.
b. Persediaan barang jadi ( Finished goods stock) adalah persediaan barang-barang yang telah selesai diproses atau dolah dalam pabrik dan siap untuk dijual kepada pelanggan atau perusahaan lain,
2.9.Pengertian Sistem Informasi Persediaan
Sistem Informasi persediaan adalah sistem informasi yang mentediakan informasi yang dipakai oleh divisi logistic atau gudang.Misalnya informasi atau jumlah stock barang yang ada digudang, penentuan kembali pemesanan barang, pengiriman barang ke pelanggan atau konsumen dan informasi pengembalian barang rusak (retur) dari pelanggan atau konsumen maupun dari perusahaan ke supplier.
17
BAB III
PROFIL PERUSAHAAN
3.1.Tinjauan Umum Perusahaan
P&G yang didirikan william procter james gamble memulai bisnisnya di Cincinati,ohio 166 tahun yang lalu. Awalnya perusahaan ini memproduksi sabun dan lilin. Tonggak sejarah P&G adalah produk sabun yang diberi nama Ivory. Dan Tidak dapat di ingkari,P&G merupakan salah satu pemimpin pasar produk fast m oving consomuer goods(FMCG). Tahun ke tahun perusahaan P&G mengganti produk- produk mereka dengan Pampers,Shampo Pantene,Gillate,Baygon,dan Olay menjadi satu brands.Sebagai salah satu raksasa dunia yang berhasil, P&G telah melewati sejumlah proses pembentukan merek sehingga mereka dapat bertahan hingga saat ini, fide,crest,pampers dan pringles merupakan merek – merek yang sangat kokoh dan disegani di bisnis produk FMCG. Produk-produk tersebut antara lain:
a. pampers
Procter & Gamble (P&G) didirikan pada tahun 1837 oleh seorang Inggris, William Procter dan Yakobus Gamble, seorang Irlandia. Keduanya warga negara AS. Dimulai sebagai perusahaan kecil milik keluarga, P&G bergerak sebagai perusahaan sabun dan lilin di Cincinnati, Ohio, AS. Bersamaan dengan itu di Inggris pada tahun 1837 itu juga didirikan perusahaan Thomas Hedley & Co di Newcastle-Tyne yang juga memproduksi sabun dan lilin.
Perusahaan P&G kemudian membeli hak paten penggunaan kata “Fairy”
18
dengan merk “Fairy”. Fairy menjadi salah satu produk rumah tangga yang
terkenal hingga masa sekarang.
Dalam 1930, P&G mendirikan anak perusahaan di luar negeri yang pertama dengan mengakuisisi Thomas Hedley &Co. Ltd. Selanjutnya P&G mengakuisisi beberapa perusahaan lain, seperti :
Tahun 1982 Norwich Eaton Pharmaceuticals
Tahun 1985 Richardson Vicks Inc. (Obat-obatan dan kesehatan)
Tahun 1989 Noxell dijadikan P&G sebagai produsen Cosmetics dan Fragrances
Tahun 1991 Max Factor dan Ellen Betrix Beauty Care Tahun 1997 Tambrands Inc. (Tampons)
Tahun 1999 Iams (Makanan dan Kesehatan Hewan) ahun 2000 Dr. Yohanes Products Ltd. (Sikat gigi listrik) Tahun 2001 Clairol (Kesehatan dan Pewarna Rambut) Tahun 2003 Wella AG
Tahun 2005 P&G dan Gillette bergabung dalam satu perusahaan.
Sekarang P&G sudah mempunyai 22 katagori produk dengan 93 macam produk yang sebagian sudah dijual di Indonesia. Salah satu yang menarik adalah produk diapers (lampin) untuk bayi yang bermerk Pampers. Di tahun 80-an sampai 90-an, walaupun tidak banyak ibu-ibu di Indonesia yang menggunakannya – terutama karena harganya tergolong
19
mahal – ternyata nama Pampers lebih dikenal daripada istilah sebenarnya untuk produk itu, yakni diapers. Sehingga sampai saat ini, sebagian
ibu-ibu masih menggunakan kata “pampers” untuk membeli diapers walaupun
dengan merk lain.
b. Baygon
Baygon adalah merek pestisida produksi S. C. Johnson & Son. Kegunaannya sebagai insektisida yang dipakai membasmi dan mengendalikan hama rumah tangga. Saking populernya merek ini di Indonesia, sehingga sudah menjadi nama generik. Baygon efektif membunuh nyamuk, kecoa, lipan, dan semut. Pada 1975, Baygon Australia memperkenalkan semprotan antikecoa dengan efek knock down yakni bekas semprotan efektif mematikan kecoa yang lewat di atasnya.
Dulu Baygon diproduksi Bayer pabrik kimia Jerman dari tahun 1975. Pada 2003, merk Baygon dibeli oleh S. C. Johnson & Son. Sebagai bagian dari persetujuan, Bayer masih membuat bahan aktif yang dikandung Baygon kemudian dipasok buat Johnson.
Ada yang unik dari produk dengan merk Baygon ini, disebabkan telah terjadinya beberapa kasus bunuh diri maupun percobaan bunuh diri dengan meminum racun pestisida ini. Sehingga ada idiom olok-olokan
untuk orang yang sedang dilanda kesedihan karena putus cinta : “Sebelum
tidur, jangan lupa minum Baygon dulu, Sayang”. Kalimat ini sebetulnya
adalah bagian dari kalimat iklannya yang sudah diubah, seharusnya berbunyi: “Sebelum tidur, jangan lupa semprotkan Baygon dulu, Sayang”.
20
3.2.Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 1. Struktur organisasi
3.3.Deskripsi Kerja
a. Tugas dan wewenang direktur
- Mengawasi jalannya operasional perisahaan
- Menetapkan dan memberikan persetujuan masalah umum dan keuangan,mengembangkan dan menetapkam rencana-rencana yang luas.
b. Tugas dan wewenang Chief Accounting Direktur
accounting Chief accounting
Administrasi penjualan Stock kontrol Pajak
sales supervisor Sales manager
21
- Membuat neraca laba rugi perusahaan - Mengecek semua laporan dari staf
- Menyetujui surat pemesanan pembelian barang ke supplier c. Tugas dan wewenang Sales Manager
- Mengatur strategi penjualan
- Membuat laporan penjualan untuk diserahkan kepada direktur - Mengajukan program diskon
- Mengatur cara kerja supervisor d. Tugas dan wewenang Accounting
- Mengecek surat pengiriman
- Mengurus pembayaran surat pengiriman barang - Membuat klaim diskon
- Mengecek laporan kas dan giro e. Tugas dan wewenang Administrasi
- Menerima dan mengecek faktur serta retur dari penjualan barang
- Membuat laporan data piutang tagihan per bulan
- Menerima hasil pembayaran tunai maupun giro dari toko - Mengecek pengkliringan giro
- Menyiapkan biaya operasional sehari-hari
- Membuat laporan kas, penerimaan dan pencairan giro per bulan - Stock opname uang dan giro gantung setiap akhir bulan
f. Tugas dan wewenang Penjualan
- Membuat faktur dan retur penjualan
- Membuat laporan penjualan harian dan bulanan - Mengarsipkan PO toko
- Mengumpulkan data untuk di klaim g. Tugas dan wewenang stock control
- Mengecek pemasukan atau oengeluaran barang dari gudang - Mengatur jalur pengiriman ke setiap toko
22
- Stock opname barang setiap akhir bulan
- Mengecek laporan stok harian dari staf gudang. h. Tugas dan wewenang Pajak
- Membuat faktur pajak perusahaan
- Membuat laporan pajak per bulan dan per tahun - Mengarsip data-data untuk pajak.
i. Tugas dan wewenang Supervisor
- Mengontrol pkerjaan salesman - Membuat rute wilayah penjualan
- Mengatasi masalah-masalah yang berhubungan dengan stock - Mengecek laporan salesman.
j. Tugas dan wewenang Salesman
23
BAB IV
ANALISI PRAKTEK KERJA LAPANGAN
4.1.Analisis Sistem Yang Berjalan
Analisis sistem adalah penguraian dari suatu informasi yang utuh kedalam bagian-bagian dan komponen-komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan permasalahan,hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan,sehingga dapat diusulkan suatu perbaikan.
Tahap analisis ini sangat penting karena dalam tahap ini apabila terdapat kesalahan,maka akan menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya.Paada tahap ini diperlukan tingkat ketelitian dan kecermatan yang tinggi untuk mendapatkan kualitas kerja yang baik.
Analisis sistem yang sedang berjalan bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut dan masalah yang dihadapi sistem.
4.1.1.Analisis Dokumen
Kegiatan pengumpulan informasi mengenai dokumen-dokumen yang digunakan dalam suatu sistem. Tujuan dari analisis dokumen adalh mengetahui dan memahami dokumen-dokumen apa saja yang terlibat dan mengalir dalam suatu istem yang sedang berjalan. Diantaranya :
1. Dokumen serah terima barang
Yaitu dokumen yang dibuat oleh bagian gudang sebagai bukti penyerahan barang yang telah diterima oleh bagian produksi.
2. Dokumen surat permintaan pembelian
Yaitu dokumen yang dibuat oleh bagian gudang sebagai permintaan pembelian bahan baku yang kosong di stock gudang dan dikirim ke administrasi gudang.
24
3. Dokumen daftar kebutuhan barang
Adalah dokumen yang dibuat oleh bagian produksi sebagai rincian kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan kepada bagian gudang.
4. Berita acar penerimaan barang
Adalah dokumen yang dibuat oleh administrasi untuk acara serah terima barang yang telah dikirim dari supplier. 5. Surat pesanan
Adalah dokumen yang dibuat oleh administrasi gudang sebagai pemesana barang kepada supplier.
4.1.2.Analisis Prosedur yang sedang Berjalan
a. Bagian produksi menyerahkan DKBB ke bagian gudang
b. Bagian gudang melakukan pengecekan daftar kebutuhan yang tertera d DKBB
c. Apabila dafta DKBB telah terpenuhi,sebelum terealisasikan maka dibuatkanlah surat serah teriam barang sebanyak dua lembar bersama DKBB dan diarsipkan satu-satu.
d. Surat serah terima barang plus DKBB diserahkan kebagian produksi. e. Apabila DKBB tidak ada maka bagian gudang merealisasikan kembali dan
membuat SPBB
f. Setelah SPBB dibuat menjadi sebanyak dua lembar maka pihak gudang menyerahkan ke bagian pemasaran.
g. Bagian pemasaran membuat perkiraan harga berdasarkan dokumen SPBB dan menurunkannya kembali menjadi SPBB dan NJO.
25
i. Dari supplier menyerahkan dokumen SP.OK berikut dokumen SJ ke bagian pemasara.
j. Bagian pemasarn membuat BAPB berdasarkan SP.OK dan SJ untuk diserahkan ke bagian gudang sebagai bukti bahwa pembelian telah dilakukan.
k. Setelah bagian gudang menerima dokumen BAPB beserta dokumen penyerahan SP.OK dan SJ berikut barangnya yang sesuai dengan SPPB bagian gudang membuat STB untuk diserahkan ke bagian produksi beserta barangnya sebagai bukti bahwa barang yang dibutuhkan telah ada dan siap untuk dikirim.
