DAFTAR RIWAYAT HIDUP
I. DATA PRIBADI :
Nama : Ayu Wandira Susanti
Nim : 10508125
Tempat,Tgl/Lahir : Bandung, 2 Februari 1990
Alamat : Jl. Cijeungjing Utara No.44 RT 01/ RW 16 Padalarang. Kab. Bandung Barat
Telepon : 081312110632 / 081802190571
Agama : Islam
Jenis Kelamin : Perempuan
II. DATA PENDIDIKAN :
TINGKATAN NAMA SEKOLAH TAHUN KOTA
SD SDN Babakan Bandung 1995-2001 Bandung SLTP SMP Negeri 1 Cipatat 2001-2004 Bandung
SMA SMA Pasundan 2
Bandung
2005-2008 Bandung
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
I. DATA PRIBADI :
Nama : Nisa Nurul Dwi Pratama
Nim : 10508092
Tempat,Tgl/Lahir : Bandung, 14 Maret 1990
Alamat : Jl. Angandara No.3 RT.02 / RW 01 Telepon : 083821951777
Agama : Islam
Jenis Kelamin : Perempuan
II. DATA PENDIDIKAN :
TINGKATAN NAMA SEKOLAH TAHUN KOTA
SD SDN Angkasa 1 1996-2002 Bandung
SLTP SMP Negeri 1 Bandung 2002-2005 Bandung
SMA SMA Pasundan 2
Bandung
2005-2008 Bandung
SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BARANG
PADA
PT. IMPERIA CIPTA KRESI BYZANTINES
Laporan Praktek Kerja Lapangan
Diajukan untuk memenuhi syarat mata kuliah Praktek Kerja Lapangan
Program Studi Sistem Informasi
Oleh :
Ayu Wandira Susanti 10508125 Nisa Nurul Dwi Pratama 10508122
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Illahi Robbi,karena Taufik dan Hidayah-Nyalah laporan ini dapat diselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya.
Kerja Praktek ini dilakukan untuk memenuhi salah satu syarat mata kuliah kerja praktek
,penulis melakukan kerja praktek pada PT.Imperia Cipta Kreasi Byzantines dengan judul “ Sistem Informasi Persediaan Barang Pada PT. Imperia Cipta Kreasi Byzantines”.
Sebagai manusia biasa, penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan ini masih terdapat kekurangan,baik dalam materi penyusun dan tata bahasa yang digunakan,namun berkat kesabaran dan kerja keras serta kerja sama dari pihak perusahaan maka penyusunan laporan ini dapat diselesaikan.
Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih kapada:
1. Bapak Dadang Munandar,selaku Ketua Jurusan Manajemen Informatika
2. Bapak Pandu ,selaku Owner yang telah mengijinkan perusahaannya untuk melakukan Kerja Praktek
3. Ibu Novrini Hasti, selaku Ketua PKL
4. Ibu Wahyuni, selaku Dosen Wali dan Dosen Pembimbing
5. Orang Tua saya yang telah memberikan semangat yang begitu besar 6. Rekan-rekan MI_3 yang telh bekerja sama dengan baik
7. Teman-teman dekat yang memberikan semangat dan motivasi 8. Para Staf dan Karyawan di perusahaan
9. Serta pihak-pihak yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu,terima kasih atas bantuan yang diberikan.
Bandung, Oktober 2011
DAFTAR ISI
LEMBAR JUDUL ... i
LEMBAR PENGESAHAN ... ii
KATA PENGANTAR ...iii
DAFTAR ISI ...v
DAFTAR TABEL ...ix
DAFTAR GAMBAR ...ix
DAFTAR SIMBOL ...xi
DAFTAR LAMPIRAN ... BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan ... 1
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah ... 2
1.3. Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan ... 3
1.4.Batasan masalah ... 3
1.5. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan ... 4
BAB II LANDASAN TEORI 2.1.Pengertian Sistem ... 5
2.1.1. Elemen Sistem ... 5
2.1.2. Karakterisitik Sistem ... 7
2.2.Pengertian Informasi ... 10
2.3.Pengertian Sistem Informasi ... 10
2.4. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem ... . 11
2.4.1. Metode Pendekatan Sistem ... 11
2.4.2. Alat Bantu Analisis ... 11
1) Flow Map ... 11
2) Diagram Kontek ... 12
3) Data Flow Diagram ... 12
4) Kamus Data ... 13
5) Perancangan Basis Data ... 13
a) Normalisas ... 13
b) Tabel Relasi ... 13
2.5. Pengertian Persediaan... 14
2.6. Kergunaan Persediaan... 14
2.8. Persediaan dapat pula dibedakan atau dikelompokan menurut
jenis dan posisi barang ... 16
2.9. Pengertian Sistem Informasi Persediaan ... 16
Bab III PROFIL PERUSAHAAN 3.1.Tinjauan Umum Perusahaan ... 17
3.2.Struktur Organisasi Perusahaan ... 20
3.3.Deskripsi Kerja ... 21
BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN 4.1.Analisis Sistem Yang Berjalan ... 23
4.1.1. Analisis Dokumen ... 23
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan …. 24 4.1.2.1. Flow Map ... 25
4.1.2.2. Diagram Kontek ... 27
4.1.2.3. Data Flow Diagram ... 28
4.2.Usulan Perancangan Sistem ... 30
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem ... 30
4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan .. 31
4.2.2.1. Flow Map ... 31
4.2.2.2. Diagram Kontek ... 33
4.2.2.3. Data Flow Diagram ... 34
4.2.2.4. Kamus Data ... 35
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1.Kesimpulan ... 38
5.2.Saran ... 38
DAFTAR TABEL
No. Judul Tabel Halaman
Tabel 1 Waktu / Jadwal Penelitian………… 4
DAFTAR GAMBAR
No. Judul Gambar Halaman
DAFTAR SIMBOL
Daftar Simbol Diagram Konteks
Symbol Keterangan
Menyatakan entitas luar
xxx : Menyatakan nama entitas luar Menggambarkan system
xxx : Menyatakan nama system
xxx
Menyatakan aliran data atau informasi
xxx : Menyatakan nama aliran data atau informasi
Daftar Simbol DFD ( Data Flow Diagram )
Symbol Keterangan
Menggambarkan entitas luar
xxx : Menyatakan nama entitas luar
xxx
Menyatakan tempat pnyimpanan data atau data store pada system
xxx : Menyatakan nama data store
xxx
Menyatakan aliran data atau informasi
xxx : Menyatakan nama aliran data atau informasi
xxx
xxx
N
Menyatakan proses yang ada pada system N : Menyatakan Nomor
xxx : Menyatakan nama proses
Daftar Simbol Flowmap
Symbol Keterangan
I/O yang menggunakan penyimpanan akses langsung
Operasi manual
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Kerja Praktek
Kerja Praktek merupakan salah satu persyaratan akademik yang harus dipenuhi oleh setiap mahasiswa Fakultas Teknik Jurusan Manajemen Informatika Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) Bandung. Selama menjalani masa studinya mahasiswa di tuntut untuk melaksanakan kerja praktek lapangan langsung, yang merupakan tugas wajib akademik setiap mahasiswa, Kerja praktek dilakukan dengan cara melakukan magang kerja di suatu perusahaan dalam kurun waktu yang telah ditentukan.
Seiring dengan meningkatnya penggunaan produk-produk yang diperlukan oleh masyarakat,dengan meningkatnya masyarakat sebagai konsumen akan suatu kebutuhan yang mendasar yaitu kebutuhan akan suatu produk yang mungkin mereka perlukan.
Sistem informasi sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangan suatu perusahaan,sehingga terdapat suatu alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi suatu perusahaan.PT Imperia cipta kreasi byzantines merupakan salah satu perusahaan yang memang sudah memiliki program persediaan barang.Dan dalam kerja praktek kegiatan yang dilakukan dibagian Persediaan barang berkaitan dengan program persediaan barang.
2
usulan suatu perusahaan dan juga dapat mengefisiensikan waktu yang dibutuhkan untuk proses penerimaan dan pengeluaran barang dari gudang,maka penulis tertarik untuk memilih judul “SISTEM
INFORMASI PERSEDIAAN BARANG PADA PERUSAHAAN
IMPERIA CIPTA KREASI BYZANTINES”.
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah
a. Identifikasi
Masalah yang dapat diidentifikasi dari sistem informasi persediaan barang diantaranya:
1.Sering terjadi kesalahan saat proses memasukan data barang dari
manual ke database
2.Pengolahan data persediaan barang masih dilakukan secara
konvensional sehingga sering terjadi kehilangan data dan keterlambatan perhitungan barang.
3.Sistem pengolahan data persediaan yang selama ini digunakan
tidak biisa memproses pencarian barang secara cepat dikarenakan sistem informasi yang tersedia belum terintegrasi dengan benar dan kemungkinan hilangnya data barang masih besar,dimana proses penyimpanan data yang selama ini menyebabkan sulitnya mendapatkan informasi yang diperlukan oleh user secara tepat dan cepat.
b. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang dan identifikasi masalah yang ada,maka dapat ditarik suatu rumusan masalah sebagai berikut:
a. Bagaimana untuk mengurangi bahkan menghilangkan kesalahan suatu proses memasukan data barang dari manual ke database b. Bagaimana untuk mengurangi kesalahan pengolahan barang dan
3
c. Bagaimana agar proses pembuatan laporan persediaan barang dapat selesai dengan cepat dan kemungkinan terjadinya kesalahan sedikit.
1.3. Maksud dan Tujuan
a. Maksud
Maksud dilakasanakan Praktek Kerja Lapangan adalah untuk mengimplementasikan pengetahuan yang didapat di bangku perkuliahan dengan kenyataan yang sesungguhnya dilapangan,dan untuk mengetahui persediaan barang di PT Imperia cipta kreasi byzantines serta untuk bahan latihan untuk mengenal dunia kerja yang sebenarnya.
b. Tujuan
- Mempermudah sistem informasi persediaan barang secara
komputerisasi dalam pengolahan data yang sering tidak akurat.
- Agar penyimpanan data yang masih berupa laporan atau
arsip-arsip tidak hilang atau mengalami kerusakan,maka dibuatkan database dalam komputer.
- Untuk mempermudah pencarian data persediaan barang.
Tujuan akhir dari Praktek lapangan adalah agar mahasiswa dapat merasakan,mempelajari dan menerapkan serta menambah pengalaman dunia kerja yang kelak akan di hadapinya.
1.4. Batasan Masalah
4
1.5. Lokasi dan Waktu Kerja Praktek Lapangan
No Aktivitas Waktu
1 Perkenalan
2 Mengecek barang dan mencatat data barang ke database
3 Mencatat data barang ke database
4 Mengecek barang
5
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1.Pengertian Sistem
Menurut Jogiyanto (2002 : 15) yang dimaksud dengan sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
Menurut jog[4] bahwa “ Sistem merupakan sebagai suatu jaringan
kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelaesaikan suatu
sasaran”.
Suatu sistem dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasisari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberisinyal kepad manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan ekternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan.
2.1.1.Elemen Sistem
Sistem informasi terdiri dari elemen-elemen yang terdiri dari
orang, prosedur, perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan
komputer dan komunikasi data. Semua elemen ini merupakan
komponen fisik.
a. Orang
Orang atau personil yang di maksudkan yaitu operator komputer,
analis sistem, programmer, personil data entry, dan manajer sistem
6
b. Prosedur
Prosedur merupakan elemen fisik. Hal ini di sebabkan karena
prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan
instruksi. Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi
untuk pemakai, instruksi untuk penyiapan masukan, instruksi
pengoperasian untuk karyawan pusat komputer.
c. Perangkat Keras
Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer
(pusat pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan penyiapan
data, dan terminal masukan/keluaran.
d. Perangkat Lunak
Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :
a. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian
dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian
sistem komputer.
b. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan
keputusan.
c. Aplikasi pernagkat lunak yang terdiri atas program yang secara
spesifik dibuat untuk setiap aplikasi.
e. Basis Data
File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya
media penyimpanan secara fisik seperti diskette, hard disk,
magnetic tape, dan sebagainya. File juga meliputi keluaran
tercetak dan catatan lain diatas kertas, mikro film, an lain
sebagainya.
f. Jaringan Komputer
Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan
peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi
dan data bergerak melalui kabel-kabel atau tanpa kabel sehingga
memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar
dokumen dan data.
7
Komunikasi data adalah merupakan bagian dari telekomunikasi
yang secara khusus berkenaan dengan transmisi atau pemindahan
data dan informasi diantara komputerkomputer dan piranti-piranti
yang lain dalam bentuk digital yang dikirimkan melalui media
komunikasi data. Data berarti informasi yang disajikan oleh
isyarat digital. Komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu
sistem informasi karena sistem ini menyediakan infrastruktur yang
memungkinkan komputer-komputer dapat berkomunikasi satu
sama lain.
2.1.2.Karakterisitik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu,
yaitu
mempunyai :
a. Komponen (components)
Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,dan
bekerjasama membentuk satu kesatuan.
Komponen-komponen dapat terdiri daribeberapa
subsistem atau subbagian, dimana setiap subsistem tersebut
memiliki fungsi khusus dan akan mempengaruhi proses sistem
secara keseluruhan.
b. Batas sistem (boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan
sistem lainnya, atau dengan lingkungan luarnya.
Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem
dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan
ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
c. Lingkungan luar sistem (environments)
Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi
operasi sistem, Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan
dan merugikan. Lingkungan yang menguntungkan harus tetap
8
harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak ingin terganggu
kelangsungan hidup sistem.
d. Penghubung (interface)
Merupakan media penghubung antar subsistem, yang
memungkinkan sumbar-sumber daya mengalir dari satu subsistem
ke subsistem lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan
menjadi masukan (input) untuk
subsistem lainnya melalui penghubung disamping sebagai
penghubung untuk mengintegrasikan subsistem-subsistem menjadi
satu kesatuan.
e. Masukan (input)
Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, yang dapat
berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan
sinyal (signal input). Masukan perawatan adalah energi yang
dimasukkan supaya sistem dapat beroperasi, sedangkan masukan
sinyal adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran.
Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program
adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan
komputer dan data adalah signal input untuk diolah menjadi
informasi.
f. Keluaran (output)
Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat
merupakan masukan untuk subsistem yang lain. Misalnya untuk
sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang
tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan,
sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
g. Pengolah (process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan
merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan
9
menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan
mengolah data-data transaksi menjadi laporan - laporan keuangan
dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
h. Sasaran (objectives) atau tujuan (goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran
(objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka
operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat
menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran
yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila
mengenai sasaran atau tujuannya.
2.1.3.Klasifikasi Sistem
Sistem mempunyai beberapa klasifikasi yang perlu kita ketahui
agar dapat mendifinisikan sebuah sistem tersebut. Diantaranya :
Menurut Jog [1], sistem dapat di klasifikasikan dari beberapa sudut
pandang, diantaranya adalah sebagai berikut :
a. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Abstrak (Abstract System )
dan Sistem Fisik (Physical System). Sistem Abstrak adalah bentuk
sistem yang tidak wujud,hanya ada dalam kontek pemikiran secara
logic. Sedangkan Sistem fisik adalah bentuk implementasi dari
sistem abstak secara nyata.
b. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Alamiah (Natural System)
dan Sistem Buatan ( Human Made System ). Sistem Alamiah
adalah suatu sistem yang terbentuk dengan sendirinya secara alami
tumbuh dan berkembang tanpa adanya kontrol dari manusia
(masyarakat). Sedangkan Sistem Buatan merupakan sistem yang
secara sengaja diciptakan dan dibangun oleh manusia untuk
mempermudah pekerjaan yang diinginkan.
c. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Tertentu ( Deterministic
System) dan Sistem Tak Tentu ( Probabilistic System). Sistem
10
menangani permasalah manusia yang terstruktur atau tertentu.
Sedangkan sistem tak tentu dibuat untuk menangani
kejadian-kejadian yang menentu.
d. Sistem diklasifikasikan sebagai Sistem Tertutup ( Closed System)
dan Sistem Tebuka ( Open System). Sistem tertutup adalah suatu
bentuk sistem yang hanya dapat diakses melalui keikutsertaan
dalam keanggotaan (Membership) tertentu. Sistem terbuka hak
akses bersifat umum dalam arti setiap orang dapat menjadi
anggota dan dapat berhubungan secara langsung dengan sistem.
2.2.Pengertian Informasi
Menurut Jog [4] bahwa “ Informasi adalah hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
Informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi yang menerimanya.
Suatu informasi berawal dari data, dimana data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata.
2.3.Pengertian Sistem Informasi
Dalam sebuah perusahaan baik yang berskala besar atau kecil sistem informasi sangat di perlukan untuk memaksimalkan kinerja karyawan sehingga hasil yang diperoleh akan maksimal juga.
Informasi merupakan suatu hal yang sangat penting bagi manajemen didalam mengambil keputusan informasi tersebut diperoleh dari sistem informasi.
Menurut Jog [3] bahwa, “ Sistem informasi adalah suatu sistem
11
Keluaran suatu sistem informasi dapat dikelompokan kedalam lima jenis utama yaitu:
a. Dokumen transaksi
b. Laporan yang direncanakan sebelumnya
c. Jawaban atas pertanyaan yang direncanakan sebelumnya d. Laporan jawaban atas pertanyaan yang sifatnya sementara e. Dialog manusia dan mesin.
2.4.Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
Analisis dan pengembangan dalam membangun sistem informasi yang kompleks membutuhkan metoda-metoda atau paradigma pengembangan yang mampu membantu menganalisis dan mendesain secara lebih detail sehingga informasi yang dihasilkan lebih akurat.
2.4.1. Metode Pendekatan Sistem
Metode pendekatan sistem yang digunakan penulis adalh metode deskriptif, dimana penulis melakukan pendekatan secara langsung kepada sumber yang bersangkutan.
2.4.2. Alat Bantu Analisis
1) Flow Map
Flow Map adalah aliran data berbentuk dokumen atau formulir didalam suatu sistem informasi yang merupakan suatu aktivitas yang saling terkait dalam hubungannyadengan kebutuhan data dan informasi.
Diagram alir dokumen merupakan bagan-bagan alir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Kegunaan dari Flow Map ini adalah :
12
c. Menjelaskan hubugan-hubungan data dan informasi dengan bagian-bagian dalam aktivitas tersebut.
2) Diagram Konteks
Diagram arus data yang berfungsi untuk menggambarkan yang dirancang suatu objek,diagram konteks ini menggambarkan secara global atau menyeluruh dari suatu sistem informasi keterkaitan aliran-aliran data antara sistem dengan bagian-bagian luar”.
Digunakan untuk mempresentasikan keseluruhan sistem melalui sebuah lingkaran (proses), sedangkan aliran memodelkan hubungan antara sistem dengan terminator diluar sistem. Diagram konteks terdiri dari :
a. Entitas : Manusia, organisasi atau sistem yang berkomunikasi dengan sistem yang ada.
b. Aliran Data : Informasi yang masuk kedalam sistem dan keluar dari sistem.
3) Data Flow Diagram
“Suatu gambaran secara logika,Data Flow Diagram biasa digunakan untuk membuat sebuah model sistem informasi dalam bentuk proses-proses yang saling berhubungan yang
disebut dengan aliran data”.
13
a. Aliran informasi yang dilambangkan dengan anak panah,menunjukan informasi yang masuk kedalam sistem maupun yang keluar sistem.
b. External Entity yang dilambangkan dengan empat persegi panjang, menunjukan bagian atau fungsi yang berada diluar sistem.
c. File atau penyimpanan data dilambangkan dengan sepasang garis horizontal paralel tertutup pada salah satu ujungnya.
d. Prosese dilambangkan dengan lingkaran, menunjukan kegiatan yang dilakukan oleh manusia,mesin,komputer dari hasil suatu proses data.
4) Kamus Data
Kamus Data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.
5) Perancangan Basis Data
a) Normalisasi
Adalah proses untuk mengorganisasikan file untuk menghilangkan group elemen yang berulang-ulang dan merubah bentuk database dari struktur pohon atau struktur jaringan menjadi struktur hubungan.
b)Tabel Relasi
14
2.5.Pengertian Persediaan
Menurut MT [6] “Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi
barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang normal atau barang-barang yang masih dalam proses produksi atau pun persediaan bahan baku yang masih menunggu untuk
digunakan dalam suatu proses produksi”.
Han [2] menyatakan bahwa “ Persediaan adalah suatu istilah umum
yang menunjukan segala sesuatu atau sumber daya organisasi yang
disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan”.
Sedangkan Ass [1] mengemukakan bahwa “ Persediaan merupakan
sejumlah bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi,serta barang-barang jadi atau produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan di konsumen atau pelanggan
disetiap waktu” .
Berdasarkan pengertian diatas dapat diambil kesimpulan yaitu persediaan merupakan suatu aktiva yang meliputi bahan baku,bahan-bahan dalam proses dan barang jadi serta sumber daya organisasi yang disimpan untuk memenuhi permintaan pelanggan setiap waktu.
2.6.Kegunaan persediaan
Menurut Rh dalam Ariyoto [10] menyatakan kegunaan persediaan yaitu:
1. Untuk memenuhi suatu stock barang agar memenuhi permintan yang diantisipasi akan timbul dari konsumen.
15
2.7.Jenis-jenis Persediaan
Menurut ass [1] persediaan yang terdapat dalam perusahaan dapat dibedakan menjadi beberpa cara.dilihat dari fungsinya ,persediaan dapat dibedakan atas :
a. Batch Stock atau lot size inventory yaitu persediaan yang adakan karena kita membeli atau membuat barang-barang dalam jumlah yang lebih besar dari pada jumlah yang dibutuhkan pada saat itu.Persediaan ini timbul dimana bahan atau barang yang dibeli,dikerjakan,dibuat atau diangkat dalam jumlah yang besar (baik) sehingga barang-barang diperoleh lebih banyak dan cepat dari pada penggunaan atau pengeluarannya,sementara tercipta suatu persediaan keuntungan yang akan diperoleh dengan adanya Batch Stock atau size inventory,adalah ;
1. Memperoleh potongan harga pada bagian pembelian. 2. Memperoleh efisiensi produksi (manufacturing economic0
karena adanya operasi atau “Production Run” yang lebih
lama.
3. Adanya penghematan didalam biaya angkutan
b. Fluctuation Stock adalah persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan.
16
2.8.Persediaan dapat pula dibedakan atau dikelompokan menurut jenis
dan posisi barang tersebut dalam urutan pengerjaan produk,yaitu:
a. Persediaan bagian produk/parts yang dibeli ( Purchased part atau Components Stock) adalah persediaan barang-barang yang terdiri dari parts yang diterima dari perisahaan lain,yang dapat secara langsung dirakit dengan parts lain dan tanpa melalui proses produksi sebelumnya.
b. Persediaan barang jadi ( Finished goods stock) adalah persediaan barang-barang yang telah selesai diproses atau dolah dalam pabrik dan siap untuk dijual kepada pelanggan atau perusahaan lain,
2.9.Pengertian Sistem Informasi Persediaan
17
BAB III
PROFIL PERUSAHAAN
3.1.Tinjauan Umum Perusahaan
P&G yang didirikan william procter james gamble memulai bisnisnya di Cincinati,ohio 166 tahun yang lalu. Awalnya perusahaan ini memproduksi sabun dan lilin. Tonggak sejarah P&G adalah produk sabun yang diberi nama Ivory. Dan Tidak dapat di ingkari,P&G merupakan salah satu pemimpin pasar produk fast m oving consomuer goods(FMCG). Tahun ke tahun perusahaan P&G mengganti produk- produk mereka dengan Pampers,Shampo Pantene,Gillate,Baygon,dan Olay menjadi satu brands.Sebagai salah satu raksasa dunia yang berhasil, P&G telah melewati sejumlah proses pembentukan merek sehingga mereka dapat bertahan hingga saat ini, fide,crest,pampers dan pringles merupakan merek – merek yang sangat kokoh dan disegani di bisnis produk FMCG. Produk-produk tersebut antara lain:
a. pampers
Procter & Gamble (P&G) didirikan pada tahun 1837 oleh seorang Inggris, William Procter dan Yakobus Gamble, seorang Irlandia. Keduanya warga negara AS. Dimulai sebagai perusahaan kecil milik keluarga, P&G bergerak sebagai perusahaan sabun dan lilin di Cincinnati, Ohio, AS. Bersamaan dengan itu di Inggris pada tahun 1837 itu juga didirikan perusahaan Thomas Hedley & Co di Newcastle-Tyne yang juga memproduksi sabun dan lilin.
18
dengan merk “Fairy”. Fairy menjadi salah satu produk rumah tangga yang
terkenal hingga masa sekarang.
Dalam 1930, P&G mendirikan anak perusahaan di luar negeri yang pertama dengan mengakuisisi Thomas Hedley &Co. Ltd. Selanjutnya P&G mengakuisisi beberapa perusahaan lain, seperti :
Tahun 1982 Norwich Eaton Pharmaceuticals
Tahun 1985 Richardson Vicks Inc. (Obat-obatan dan kesehatan)
Tahun 1989 Noxell dijadikan P&G sebagai produsen Cosmetics dan Fragrances
Tahun 1991 Max Factor dan Ellen Betrix Beauty Care
Tahun 1997 Tambrands Inc. (Tampons)
Tahun 1999 Iams (Makanan dan Kesehatan Hewan)
ahun 2000 Dr. Yohanes Products Ltd. (Sikat gigi listrik)
Tahun 2001 Clairol (Kesehatan dan Pewarna Rambut)
Tahun 2003 Wella AG
Tahun 2005 P&G dan Gillette bergabung dalam satu perusahaan.
19
mahal – ternyata nama Pampers lebih dikenal daripada istilah sebenarnya untuk produk itu, yakni diapers. Sehingga sampai saat ini, sebagian
ibu-ibu masih menggunakan kata “pampers” untuk membeli diapers walaupun
dengan merk lain.
b. Baygon
Baygon adalah merek pestisida produksi S. C. Johnson & Son. Kegunaannya sebagai insektisida yang dipakai membasmi dan mengendalikan hama rumah tangga. Saking populernya merek ini di Indonesia, sehingga sudah menjadi nama generik. Baygon efektif membunuh nyamuk, kecoa, lipan, dan semut. Pada 1975, Baygon Australia memperkenalkan semprotan antikecoa dengan efek knock down yakni bekas semprotan efektif mematikan kecoa yang lewat di atasnya.
Dulu Baygon diproduksi Bayer pabrik kimia Jerman dari tahun 1975. Pada 2003, merk Baygon dibeli oleh S. C. Johnson & Son. Sebagai bagian dari persetujuan, Bayer masih membuat bahan aktif yang dikandung Baygon kemudian dipasok buat Johnson.
Ada yang unik dari produk dengan merk Baygon ini, disebabkan telah terjadinya beberapa kasus bunuh diri maupun percobaan bunuh diri dengan meminum racun pestisida ini. Sehingga ada idiom olok-olokan
untuk orang yang sedang dilanda kesedihan karena putus cinta : “Sebelum
tidur, jangan lupa minum Baygon dulu, Sayang”. Kalimat ini sebetulnya
20
3.2.Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 1. Struktur organisasi
3.3.Deskripsi Kerja
a. Tugas dan wewenang direktur
- Mengawasi jalannya operasional perisahaan
- Menetapkan dan memberikan persetujuan masalah umum dan keuangan,mengembangkan dan menetapkam rencana-rencana yang luas.
b. Tugas dan wewenang Chief Accounting Direktur
accounting Chief accounting
Administrasi penjualan Stock kontrol Pajak
21
- Membuat neraca laba rugi perusahaan - Mengecek semua laporan dari staf
- Menyetujui surat pemesanan pembelian barang ke supplier c. Tugas dan wewenang Sales Manager
- Mengatur strategi penjualan
- Membuat laporan penjualan untuk diserahkan kepada direktur - Mengajukan program diskon
- Mengatur cara kerja supervisor d. Tugas dan wewenang Accounting
- Mengecek surat pengiriman
- Mengurus pembayaran surat pengiriman barang - Membuat klaim diskon
- Mengecek laporan kas dan giro e. Tugas dan wewenang Administrasi
- Menerima dan mengecek faktur serta retur dari penjualan barang
- Membuat laporan data piutang tagihan per bulan
- Menerima hasil pembayaran tunai maupun giro dari toko - Mengecek pengkliringan giro
- Menyiapkan biaya operasional sehari-hari
- Membuat laporan kas, penerimaan dan pencairan giro per bulan - Stock opname uang dan giro gantung setiap akhir bulan
f. Tugas dan wewenang Penjualan
- Membuat faktur dan retur penjualan
- Membuat laporan penjualan harian dan bulanan - Mengarsipkan PO toko
- Mengumpulkan data untuk di klaim g. Tugas dan wewenang stock control
22
- Stock opname barang setiap akhir bulan
- Mengecek laporan stok harian dari staf gudang. h. Tugas dan wewenang Pajak
- Membuat faktur pajak perusahaan
- Membuat laporan pajak per bulan dan per tahun - Mengarsip data-data untuk pajak.
i. Tugas dan wewenang Supervisor
- Mengontrol pkerjaan salesman - Membuat rute wilayah penjualan
- Mengatasi masalah-masalah yang berhubungan dengan stock - Mengecek laporan salesman.
j. Tugas dan wewenang Salesman
23
BAB IV
ANALISI PRAKTEK KERJA LAPANGAN
4.1.Analisis Sistem Yang Berjalan
Analisis sistem adalah penguraian dari suatu informasi yang utuh kedalam bagian-bagian dan komponen-komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan permasalahan,hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan,sehingga dapat diusulkan suatu perbaikan.
Tahap analisis ini sangat penting karena dalam tahap ini apabila terdapat kesalahan,maka akan menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya.Paada tahap ini diperlukan tingkat ketelitian dan kecermatan yang tinggi untuk mendapatkan kualitas kerja yang baik.
Analisis sistem yang sedang berjalan bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut dan masalah yang dihadapi sistem.
4.1.1.Analisis Dokumen
Kegiatan pengumpulan informasi mengenai dokumen-dokumen yang digunakan dalam suatu sistem. Tujuan dari analisis dokumen adalh mengetahui dan memahami dokumen-dokumen apa saja yang terlibat dan mengalir dalam suatu istem yang sedang berjalan. Diantaranya :
1. Dokumen serah terima barang
Yaitu dokumen yang dibuat oleh bagian gudang sebagai bukti penyerahan barang yang telah diterima oleh bagian produksi.
2. Dokumen surat permintaan pembelian
24
3. Dokumen daftar kebutuhan barang
Adalah dokumen yang dibuat oleh bagian produksi sebagai rincian kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan kepada bagian gudang.
4. Berita acar penerimaan barang
Adalah dokumen yang dibuat oleh administrasi untuk acara serah terima barang yang telah dikirim dari supplier. 5. Surat pesanan
Adalah dokumen yang dibuat oleh administrasi gudang sebagai pemesana barang kepada supplier.
4.1.2.Analisis Prosedur yang sedang Berjalan
a. Bagian produksi menyerahkan DKBB ke bagian gudang
b. Bagian gudang melakukan pengecekan daftar kebutuhan yang tertera d DKBB
c. Apabila dafta DKBB telah terpenuhi,sebelum terealisasikan maka dibuatkanlah surat serah teriam barang sebanyak dua lembar bersama DKBB dan diarsipkan satu-satu.
d. Surat serah terima barang plus DKBB diserahkan kebagian produksi. e. Apabila DKBB tidak ada maka bagian gudang merealisasikan kembali dan
membuat SPBB
f. Setelah SPBB dibuat menjadi sebanyak dua lembar maka pihak gudang menyerahkan ke bagian pemasaran.
g. Bagian pemasaran membuat perkiraan harga berdasarkan dokumen SPBB dan menurunkannya kembali menjadi SPBB dan NJO.
25
i. Dari supplier menyerahkan dokumen SP.OK berikut dokumen SJ ke bagian pemasara.
j. Bagian pemasarn membuat BAPB berdasarkan SP.OK dan SJ untuk diserahkan ke bagian gudang sebagai bukti bahwa pembelian telah dilakukan.
k. Setelah bagian gudang menerima dokumen BAPB beserta dokumen penyerahan SP.OK dan SJ berikut barangnya yang sesuai dengan SPPB bagian gudang membuat STB untuk diserahkan ke bagian produksi beserta barangnya sebagai bukti bahwa barang yang dibutuhkan telah ada dan siap untuk dikirim.
4.1.2.1. Flow Map
26
Bagian Produksi Gudang Umun Pemesanan Supplier
27
\
Gambar 2. Flowmap yang sedang berjalan
4.1.2.2. Diagram Kontek
Merupakan Level yang paling penting dalam suatu diagram aliran data seluruh sistem,sedangkan aliran memodelkan hubungan antara sistem dengan terminator di luar sistem,untuk mengetahui diagram konteks yang sedang berjalan maka gambarnya sebagai berikut:
sj Sp ok
Pembuat an bapb
bapb
Sp ok
Sp ok 2
sj
sj
28
produksi
Sistem persediaan
barang
supplier dkbb
Sppb dan njo
Sppb,ttd dan njo
Dkbb tolak
Sj,njo, dan spok
Sp dan njo
Gambar 3. Diagram konteks yang sedang berjalan
4.1.2.3. Data Flow Diagram
29
Gambar 3. Data flow diagram yang sedang berjalan
4.1.3.Evaluasi Sistem yang berjalan
30
hasil analisis yang berjalan selama ini ternyata memiliki beberapa kelemahan,yaitu:
a. Sistem persediaan barang dalam pengolahan datanya tidak akurat b. Perhitungan persediaan barang tidak jelas
c. Cara penyimpanan arsip blm tersimpan dengan baik sehingga sering mengalami kerusakan dan kehilangan.
Setelah dilakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan, penulis menarik kesimpulan bahwa secara keseluruhan sistem yang sedang berjalan dianggap kurang membantu bagi pihak manajemen.
4.2.Usulan Perancangan Sistem
Kendala yang mungkin muncul pada sistem dapat diminimalisasi dengan membuat perancangan sistem yang baru,perancangan ini dibuat agar nantinya diharapkan dapat meminimalisasi terjadinya kesalahan perhitungan persediaan barang dan memudahkan pencarian data barang,maka dari itu akan diusulkan metode penyelesaian terhadap masalah perancangan sistem persediaan barang dengan menguraikan software yang sesuai,yang diharapkan dapat membantu proses persediaan barang lebih efisien dan akurat.
Perancangan sistem adalah tahap untuk memperbaiki.Tahap ini sangat penting dalam menentukan baik atau tidaknya hasil perancangan sistem yang diperoleh.Tahap perancangan sistem dapat digambarkna sebagai perancangan untuk membangun suatu sistem dan mengkonfigurasikan komponen-komponen.
4.2.1.Tujuan Perancangan Sistem
31
mengefisiensikan sistem yang lama dengan dimodifikasi dan disetujui oleh manajemen perusahaan.
Tahap perancangan harus mengisi semua perincian rencana pengembangan agar sistem baru dapat di implementasikan sesuai dengan kebutuhan.
4.2.2.Perancangan Prosedur yang Diusulkan
4.2.2.1. Flow Map
Berdasarkan hasil evaluasi sistem yang sedang berjalan,maka sistem yang ada perlu dikembangkan,pengembangan sistem dilakukan dengan mengubah atau memperbaiki sistem lama kedalam sistem yang dapat dilakukan lebih baik dengan menambahkan aplokasi-alikasi untuk perhitungan persediaan barang.
Gambaran mengenai prosedur persediaan barang pada usulan ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
32
Supplier Gudang umum Akuntansi Sales manager
Buat lap.dftr pemsnan brg
33
4.2.2.2. Diagram Kontek
Dari prosedur flowmap yang diusulkan dapat digambarkan diagram konteks sesuai dengan alur data yang diusulkan.
produksi supplier
Sistem Informasi Persediaan Barang
dkbb
Stb,sppb,sp,dkbb,bapb
Dkbb,sp,stb,njo.sppb
Sj,njo,stb,sp
Sp,njo
34
4.2.2.3. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram sangat berguna untuk memodelkan fungsi dalam sistem,data flow diagram ini sering juga disebut data alir diagram level 0 gambar dibawah ini adalah gambar diagram usulan persediaan barang dibawah ini :
supplier manajer Faktr pembelian & surat jalan
Srt dftr permntaan brg
35
Gambar 6. Data flow diagram yang diusulkan. Keterangan :
SPPB : Surat Permintaan Pembelian Barang BAPB : Berita Acara Penerimaan Barang DKBB : Daftar Kebutuhan Barang SP : Surat Pesanan
STB : Surat Terima Barang SJ : Surat Jalan
NJO : Surat Justifikasi Order
4.2.2.4. Kamus Data
Kamus Data merupakan catalog fakta tentang data dan kebutuhan informasi yang berfungsi membantu pelaksanaan sistem untuk dimengerti secara detail rancangan kamus data untuk sistem informasi persedaan barang di perusahaan :
- Nama : Daftar permintaan barang
Fungsi : Untuk menulis barang yang akan dibeli Sumber : Bagian gudang
Distribusi : Bagian gudang
Frekuensi : Untuk setiap barang yang diterima Rangkap : 1 (satu)
Data item :Kode barang, nama barang, satuan, golongan, jumlah, harga.
- Nama : Faktur pembelian
36
Distribusi : Bagian gudang
Frekuensi : Untuk setiap pembelian barang Rangkap : 1 (satu)
Data item : No Faktur, kode barang, nama barang, satuan, golongan, jumlah, harga.
- Nama : Surat jalan
Fungsi : Sebagai surat untuk mencocokan barang yang diterima
Sumber : Supplier Distribusi : Bagian gudang
Frekuensi : Untuk setiap pengiriman barang Rangkap : 2 (dua)
Data item : Nama barang, jumlah, no_sj, kode_supplier, tanggal, ttd penerima, ttd pengirim.
- Nama : Daftar barang masuk
Fungsi : Untuk menulis barang yang masuk Sumber : Bagian gudang
Distribusi : Bagian gudang
Frekuensi : Untuk setiap barang yang diterima Rangkap : 3 (tiga)
37
- Nama : Daftar barang keluar
Fungsi : Untuk mencatat barang yang keluar Sumber : Bagian penjualan
Distribusi : Bagian gudang
Frekuensi : Untuk setiap barang yang keluar Rangkap : 1 (satu)
Data item :Kode barang, nama barang, satuan, golongan, jumlah, harga.
- Nama : Laporan barang keluar
Fungsi : Sebagai laporan barang apa saja yang keluar Sumber : Bagian gudang
Distribusi : Bagian Akuntansi dan Manajer Frekuensi : Untuk setiap barang yang keluar Rangkap : 3 (tiga)
Data item :Kode barang, nama barang, satuan, golongan, jumlah, harga.
- Nama : Daftar persediaan barang
Fungsi : Untuk menulis barang yang masuk dan barang keluar
Sumber : Bagian persediaan Distribusi : Bagian persediaan
Frekuensi : Untuk setiap barang yang diterima dan barang yang keluar
38
39
DAFTAR PUSTAKA
[1] Jogiyanto, HM. Analisis dan Design Sistem Informasi Pendekatan Terstruktr dan Aplikasi Bisnis , Edisi pertama Cetakan pertama, Andi Ofset Yogyakarta, 1990.
[2] Jogiyanto, HM. Analisis dan Design Sistem Informasi Pendekatan Terstruktr dan Aplikasi Bisnis , Edisi pertama Cetakan keempat, Andi Ofset Yogyakarta, 1995.
[3] Jogiyanto, HM. Sistem Informasi Berbasis Komputer, Penerbit BPFE, Yogyakarta 1996
[4]. Tavri D . Mahyuzir, (1989), Elemen–Elemen Yang Menyusun Sebuah Sistem, Buku Satu, Yogyakarta,1995.
[5]. www.google.com/contohskripsi persediaan barang
[6]. Elib.unikom.ac.id
40
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 KESIMPULAN
Berdasarkan hasil pembahasan mengenai tinjauan prosedur
pengajuan kepada PT. Imperialcipta kreasibyzantines disimpulkan bahwa dapat:
PT. Imperia cipta kresibyzntines sebagai perusahaan resmi yang menjual produk barang – barang yang berkulaitas baik dan bnayak digunakan oleh para konsumen.
Prosedur dari pengajuan PT. Imperia cipta kreasibyzntines kepada PT. P&G bahwa perusahaan tersebut telah memiliki sistem penjualan yang telah memenuhi standar perusahaan.
5.2 SARAN
Berdasarkan hasil kesimpulan di atas saran yang dapat diberikan mengenai kebutuhan konsumenproduksi barang PT.P&G kepada PT imperialcipta kreasibyzntines dapat lebih ditingkatkan lagi dan sistem pengiriman barang lebih cepat dan diperbanyak dikarenakan
