1
PT. Krakatau Industrial Estate Cilegon (KIEC) adalah anak perusahaan dari Krakatau Steel (KS), yang bergerak mengelola di bidang Perhotelan, Golf, Kolam renang serta gedung. Selain dari segi kecanggihan teknologi kualitas kemampuan (SDM) juga mempunyai peranan penting dalam peningkatan atau pengembangan sebuah perusahaan.
Perkembangan dunia teknologi pada dunia bisnis dan industri mengharuskan perusahaan besar maupun kecil, harus merekayasa kinerja manajemen dan teknologi menuju kearah yang semakin canggih dan modern, supaya memiliki daya saing yang bagus dan untuk mencapai kemajuan dan keuntungan yang sebesar-besarnya.
Komputerisasi yang digunakan di perusahaan adalah untuk keakuratan, ketepatan dan kecepatan dalam penyediaan data . komputerisasi dimana dilakukan mulai dari penyimpanan data sampai dengan penyediaan data.
yang cukup lama dan menyulitkan pegawai arsip dalam pencarian data tersebut. Jika suatu saat diperlukan data-data atau dokumen-dokumen, terlebih dahulu harus mencari data dari tumpukan arsip yang sudah ada. Selain itu juga penyediaan data yang dihasilkan kurang akurat dan kurang tepat, karena dalam pencarian data tersebut bisa saja terjadi kesalahan-kesalahan dalam pengambilan data yang dilakukan oleh pegawai, sehingga penyediaan data yang dihasilkan masih terdapat kesalahan.
Untuk mengatasi permasalah tersebut sangat perlu sekali menggunakan sistem pengendalian dokumentasi arsip yang berbasis komputerisasi. Tujuannya untuk memudahkan kita mencari dan menginput data atau dokumen arsip dan menciptakan pekerjaan yang efektif dan efisien serta menyediakan data yang sempurna dan dapat diterima. Untuk hal tersebut diatas maka perlu dicari solusi didalam mengatasi masalah yaitu dengan menggunakan alat bantu yang disebut komputer secara optimal sehingga dalam penyediaan data yang di inginkan bisa dilakukan dengan mudah dan cepat.
1.2Identifikasi dan Perumusan Masalah
Dalam proses pengendalian dokumentasi arsip di PT. Krakatau Industrial Estate Cilegon masih manual, adapun masalah yang sering terjadi adalah:
1. Dalam proses pencarian data atau dokumen membutuhkan waktu yang cukup lama sehingga sering mengalami keterlambatan.
2. Penyimpanan data masih menggunakan file-file berupa lembaran-lembaran kertas dalam map.
3. Aplikasi komputer masih menggunakan Microsoft Office (Ms. Word dan Ms. Exel) sehingga sering terjadi kerangkapan data.
4. Pencariaan data sering terjadi keterlambatan karena penyimpanannya belum tertata dengan baik.
1.2.1 Perumusan Masalah
Dalam penulisan Laporan Keja Praktek (KP) ini banyak permasalahan yang terjadi di PT. Krakatau Industrial Estate Cilegon (KIEC) khususnya dalam pengendalian dokumentasi arsip, maka penulis merumuskan masalah antara lain :
1. Bagaimana agar pencarian data dokumentasi arsip dapat lebih cepat ?
2. Bagaimana agar penyimpanan data dokumentasi arsip dapat lebih efektif dan efisien ?
4. Bagaimana agar pencarian data menjadi lebih cepat dan tidak terjadi kesalahan-kesalahan dalam penyediaan data ?
1.3 Maksud dan Tujuan 1. Kegunaan Teoritis
Hasil dari penelitian adalah berupa Informasi tentang sistem pengendalian dokumentasi arsip di PT. Krakatau Industrial Estate Cilegon ( KIEC). Dan di harapkan dapat berguna bagi semua pihak, antara lain :
2. Bagi Penulis
Untuk dapat memahami dan mengetahui sistem pengendalian dokumentasi arsip yang ada di sebuah perusahaan, bagaimana prosesnya berlangsung.
3. Bagi Instansi
Berguna bagi pihak intern Instansi yaitu dapat dijadikan masukan, pertimbangan, dan menambah kepustakaan yang diperlukan guna tercapainya perkembangan dan kemajuan Instansi tersebut.
4. Bagi Pihak-pihak lain
Berguna bagi pihak-pihak lain yang membutuhkan untuk dijadikan bahan referensi sehingga tugas-tugas atau permasalahan yang ada dapat terselesaikan.
Tujuan Penelitian
Adapun tujuan utama dari penelitian ini antara lain sebagai berikut: 1. Untuk mengetahui system yang sedang berjalan saat ini terutama
dalam pengelolahan domkumentasi arsip pada PT. Krakatau Indsustrial Estate Cilegon (KIEC)
2. Dapat dijadikan refesensi bagi pihak yang memerlukan, serta dapat dijadikan sumber informasi bagi pimpinan perusahaan dalam rangka mengembangkan dan menyempurnakan program budget diperusahaan
3. Menambah wawasan pengetahuan serta dapat menerapkannya dalam praktek secara nyata. Selain itu, penelitian ini digunakan pula untuk mengolah arsip yang diperlukan guna menganalisa sistem dalam rangka penyusunan Tugas Akhir.
1.4 Metodologi Perancangan Sistem informasi
Metode penelitian merupakan suatu cara atau jalan untuk memperoleh kembali pemecahan terhadap segala permasalahan. Tujuan umum penelitian adalah untuk memecahkan masalah, maka langkah-langkah yang akan ditempuh harus relevan dengan masalah yang dirumuskan.
1. Studi Kepustakaan
penulis akan mencari dokumen-dokumen, prosedur-prosedur dari literatur yang sangat berhubungan dengan proses yang berjalan 2. Observasi
Dimaksudkan dengan mengadakan penelitian dan pengamatan data apa saja yang diperlukan dan bagaimana data-data itu diproses
3. Wawancara
Penulis juga melakukan wawancara langsung kepada seluruh pegawai yang terlibat dalam proses kerja maupun bagian kearsipan.
1.5 Pembatasan Masalah
Terlalu banyaknya aktifitas yang dilakukan perusahaan setiap harinya sehingga penulis membatasi permasalahan yang akan diuraikan pada Laporan Laporan Kerja Praktek ini hanya mengenai sistem informasi pengendalian dokumentasi arsip di PT. Krakatau Industrial Estate Cilegon (KIEC). Jadi tidak membahas aktivitas atau kegiatan yang lainnya, hanya sebatas pengendalian dokumentasi arsip pada perusahaan setiap harin
1.6 Tempat dan Waktu Penelitian 1. Tempat Penelitian
Tempat yang di jadikan Kerja Praktek (KP) adalah PT. Krakatau Industrial Estate Cilegon (KIEC). Jl. KH. Yasin Beji No. 06 Cilegon
2. Waktu Penelitian
Kegiatan Kerja Praktek (KP) ini secara informal dimulai tanggal 21 Juli s/d 20 Agustus Tahun 2009
1.7 Sistematika Penulisan
Penyusunan tugas Akhir ini di bagi atas lima Bab yang masing-masing bab dibagi lagi atasbeberapa sub-sub. Secara garis besarnya dapat di uraikan sebagai berikut:
Bab I : PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis mencoba untuk menguraian tentang latar belakantg masalah, identifikasi masalah, pembatasan masalah, perumusan masalah, kegunaan atau manfaat penelitian dan sistematika penulisan.
Bab II : DESKRIPSI TEORITIK DAN KERANKA BERPIKIR Bab ini berisi tentang literature kerangka pemikiran yang merupakan hasil dari tinjauan pustaka.
Bab ini merupakan system yang sedang berjalan. Adapun yan menyagkut didalamnya yaitu: Tinjauan organisasi, metodologi perancangan sistenm informasi, analisa batasan system, analisa kebutuhan, analisa keluaran, analisa masukan, analisa proses dan pemodelan.
Bab IV :RANCANGAN IMPLEMENTASI SISTEM
Bab ini berisi uraian tentang rancangan usulan dan rancangan basis data, spesifikasi data, penelusuran akses, uji coba dan hasil dan implementasi system.
Bab V : PENUTUP
9 2.1Deskripsi Teoritik
2.1.1 Konsep Dasar Dokumentasi Dan Arsip 2.1.1.1 Pengertian Dokumentasi
Dokumentasi merupakan suatu bagian dari kegiatan atau peristiwa yang harus dibuat oleh suatu organisasi atau lembaga pemerintah Dokumentasi juga merupakan suatu kumpulan dari catatan hasil kerja baik berupa gambar, tulisan, angka, maupun data.
Penul0is lain pada suatu situs di Internet dalam
Ditinjau dari jenis-jenisnya dokumentasi pembelajaran ada beberapa macam
1. Dokumentasi Visual, dapat berupa hasil pemotretan event-event penting baik dengan kamera konvensional maupun digital. Hasilnya berupa gambar-gambar urutan kejadian selama kegiatan berlangsung
2. Dokumentasi Audio, jenis ini menekankan pada rekaman suara di dalam ruangan selama kegiatan berlangsung. Rekaman ini sangat penting untuk mengkaji kualitas verbal dan isi instruksi-instruksi yang disampaikan pada saat kegiatan berlangsung. 3. Video, jenis dokumentasi ini sangat menguntungkan apabila
digunakan di dalam ruangan. Kedua aspek, yakni visual dan audio akan terekam dalam sekuens yang lebih lengkap dan jelas
http://mohiqbal.staff.gunadarma.ac.id/2008/05/23/Standard_Doku mentasi.
http://mohiqbal.staff.gunadarma.ac.id/2008/05/23/Standard_Doku mentasi.
Dokumentasi adalah suatu hal yang pertama-tama harus ditentukan dan diselesaikan oleh suatu instansi.seperti laporan status, dan jadwal juga penting. baik teknis maupun bisnis, yang disimpan dalam perpustakaan yang dapat diakses untuk referensi mendatang.
2.1.1.2. Pengertian Arsip
Informasi merupakan hal yang penting didalam suatu organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Informasi dapat didefinisikan sebagai arsip yang menjadi salah satu bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dari birokrasi didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat.
Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua yaitu : a. kegunaan bagi instansi pencipta arsip
b. kegunaan bagi kehidupan kebangsaan.
Macam-macam arsip dapat dilihat dari beberapa segi yaitu : 1. Segi Bentuk Fisik
b. Tidak Berbentuk Lembaran misalnya: Disket, Video, kaset, film, hardisk dll.
2. Segi Masalah
a. Financial Record adalah Arsip-arsip Yang berisi catatan masalah keuangan, Misal : kwitansi, Cek, Giro, Kartu Kreadit, Laporan Keuangan dll.
b. Infentary Record Adalah arsip–arsip yang berisi catatan barang milik kantor (infentary), misal : jumlah barang, merek ukuran dan harga barang, lokasi barang.
c. Personal Record Adalah Arsip-arsip yang berisi catatan masalah kepegawaian misalnya : Absensi pegawai, kartu pegawai, jumlah pegawai dll.
d. Sales Record Adalah Arsip-arsip yang berisi catatan penjualan misalnya : Harga pokok, harga jual, daerah pemasaran, hasil penjualan dll.
3. Segi Pemilik
a. Lembaga Pemerintah
1. Arsip nasionsl RI sebagai inti organisasi dalam lembaga kearsipan nasional selanjutnya disebut arsip nasional pusat.
2. Arsip nasional tiap-tiap ibu kota Dati I selanjutnya disebut arsip nasional daerah
b. Instasi Pemerintah/swasta
1. Arsip Primer, Arsip asli bukan tidasan, karbon kopi atau salinan
2. Arsip Sekunder, Arsip yang berupa tidasan karbon kopi atau salinan
4. Segi Sifat
a. Arsip biasa ialah arsip yang semula mempunyai ke gunaan penting menjadi tidak berguna saat arsip yang diinformasikan berlalu misalnya Surat tagihan lewat waktu
c. Arsip tidak penting adalah arsip yang nilai kegunaannya bersifat sementara hanya kadang-kadang saja diperluka. Apabila hilang arsip jenis ini mudah diganti. Misalnya surat dinas, surat undagan
d. Arsip sangat penting (vital) adalah arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya bernilai sejrah atau ilmiah. Arsip jenis ini tidak terbatas keguanaannya (abadi). Misalnya naskah proklamasi, sumpah pemuda, supersemar dll.
e. Arsip rahasia adalah arsip yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam suatu organisasi misalnya: arsip strategi pemasaran, arsip penilaian pegawai.
Dari keterangan diatas dapat kita simpulkan bahwa fungsi arsip dapa dirumuskan sebagai berikut:
1. sebagai alat untuk membantu ingatan bagi seseorang atau organisasi
2. sebagai sumber informasi
3. sebagai alat pembuktian untuk masa sekarang dan masa yang akan datang
4. dapat menggambarkan kejadian-kejadian masa lalu
5. arsip dapat dipelajari untuk menunjang penelitian dan mengembangkan ilmu pengetahuan
Menurut undang-undang pasal 1 (1971 : 07) mendefinisikan Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
Sedangkan menurut Adolf Brennek, 1953, Arshivkunde. Jerman. Arsip didefinisikan sebagai kertas-kertas dan dokumen-dokumen yang tumbuh dari kegiatan legal atau niaga dari suatu badan atau badan hukum yang dimaksudkan untuk pemeliharaan kekal ditempat tertentu sebagai sumber-sumber dan bukti masa lampau.
Eugenio Casanova, 1867, Archivistica: Italia. mendefinisikan Arsip sebagai penambahan secara tertib dokumen-dokumen yang diciptakan selama kegiataannya oleh suatu lembaga atau perorangan, dan dipelihara untuk pelaksanaan tujuan politik, hukum atau budaya oleh lembaga perorangan tersebut.
Mgs. Afriyan Firdaus, S.Si, M.IT Mendefinisikan Arsip adalah segala sesuatu yang tertulis, bergambar dan terekam yang berisikan penjelasan mengenai suatu hal atau informasi dari suatu peristiwa yang digunakan untuk membantu ingatan dan/atau dapat dijadikan pedoman.
Berpatokan pada fungsi arsip, maka untuk dapat digunakan atau dibaca kembali sebuah arsip harus dikelola sedemikian rupa sehingga nantinya dapat memberikan kemudahan saat akan digunakan kembali.
2.1.2. Konsep Dasar Analisa Sistem Informasi 2.2.1.1. Pengertian Sistem
Sistem adalah sekumpulan unsur atau elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.
Contoh:
- Sistem Komputer terdiri dari : Software, hardware, Brainware. - Sistem Akuntansi
Beberapa ahli mendefinisikan sistem, diantaranya :
Anatol Raporot (2000 : 45) Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.
Ludwig Von Bartalanfy (2001 : 76)) Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terkait dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan sistem:
a. Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Elemen-elemen sistem dapat berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
b. Batasan Sistem (Boundary)
Batasan Sistem (Boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batasan suatu sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
c. Lingkungan Luar Sistem (Environments)
merugikan harus ditahan dan dikendalikan, jika tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem.
d. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung Sistem (Interface) Merupakan media penghubung antara satu sub sistem. Dengan sub sistem lainnya. melalui penghubung ini memungkinkan sumber daya yang mengalir dari subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran dari subsistem akan menjadi masukan bagi subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung, satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
e. Masukan Sistem (Input)
Masukan Sistem (Input) merupakan energi yang dimasukan kedalam sistem . masukan perawatan (maintance) dan masukan signal (signal input). Maintance input adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
f. Keluaran (Output)
Keluaran (Output) adalah dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem, yang lainnya atau kepada supra sistem. Akhir dari keluaran sistem berupa: informasi dan laporan.
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran, produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lainnya menjadi keluaran berupa barang jadi.
h. Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Jika suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka opersi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil jika mengenai sasaran atau tujuannya. Sasaran sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan dan keluaran yang dihasilkan sistem.
Sistem dapat dikelasifikasikan dari beberapa sudut pandang diantarannya adalah sebagai berikut:
a. Sistem Abstrak (Abstract System)
Sistem Abstrak (Abstract System) adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik (Phisic System) adalah sistem yang ada secara fisik. b. Sistem Alamiah (Natural System)
Sistem Alamiah (Natural System) adalah sistem yang terjadi melalui proses alam tidak dibuat oleh manusia. Sedangkan sistem buatan manusia (Human Made System) adalah sistem yang dirancang oleh manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin.
Sistem Tertentu (Determinan System) adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah bisa diprediksi. Sedangkan sistem tak tentu (probabilistic system) adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksikan karena mengandung unsur probabilitas.
d. Sistem Tertutup (Closed System)
Sistem Tertutup (Closed System) adalah sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya, sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Sedangkan sistem terbuka (open system) adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya, sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem lainnya.
2.2.1.2 Konsep Dasar Informasi a. Definisi Informasi
Informasi merupakan hal yang penting didalam suatu organisasi. Informasi dapat didefinisikan sebagai arsip yang diolah dengan baik yang dapat menunjang kegiatan administrasi sehingga lebih lancar dan berarti bagi penerimanya.
eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisasi yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus ada menajeman pengendalian arsip yang baik sejak penciptaan sampai dengan penyusutan. Berguna untuk dapat mengurangi ketidak pastian, kesalahan dan akan mempunyai nilai bila manfaatnya lebih efektif serta dapat mengubah keputusan. b. Kualitas Informasi
Kualitas dalam sustu informasi (qualiy of informatioan)
tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (time lines) dean relevan (relevance).
1) Akurat (Accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahn dan tidak bias atau menyesatkan, harus jelas maksudnya karena dari sumber informasi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.
2) Tepat Waktu (Time Lines)
Informasi yang disampaikan harus mempunyai manfaat untuk orang yang menerima atau pemakai informasi tersebut, dan relevan artinya informasi yang disampaikan harus sesuai dengan kebutuhan pemakainya.
c. Nilai Informasi
Nilai dari informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut. Suatu informasi dapat dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya, akan tetapi perlu diketahui terlebih dahulu informasi yang digunakan didalam suatu sistem informasi yang umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan.
2.2.1.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen
Dasar-dasar konsepsional ini diturunkan langsung dari keadaan dan masalah kebijakan pokok maupun pengertian dasar dan azaz-azaz yang telah dikemukakan diatas.
a. Informasi Sebagai Sumber Daya
Sumber daya yang saat ini dikenal dalam organisasi dan unit kerja terdiri atas ketenaga kerjaan (man), keuangan (money) dan sarana atau prasarana (material). Tenaga sumber daya dalam organisasi modern telah telah ditambah dengan informasi
(informasi). Tambahan ini merupakan sesuatu yang logis karena
perkiraan atau instuisi telah ditingkatkan menjadi aktivitas manajerial yang didasarkan pada deduktif analitis. Ini berarti bahwa hasil dari aktivitas manajerial tersebut akan lebih rasional. b. Model Sistem Informasi Manajemen
Pengembangan sistem ini untuk menunjang kegiatan manajerial perencanaan, administrasi pengelolaan, administrasi pemantauan, dan pengambilan keputusan, serta statistic tahunan. Khususnya untuk menunjang aktivitas manajerial tingkat bawah, kemudian porsi informasi sedang diberikan untuk kegiatan manajerial tingkat menengah. Sedangkan porsi informasi untuk kegiatan manajerial tingkat atas akan mendapat porsi informasi yang terkecil.
Secara teoritis, tujuan ini merupakan kondisi awal untuk menuju suatu Decision Support System (DSB) yang secara khususnya hanya diperuntukan bagi kegiatan manajerial tingkat atas, dimana porsi informasi yang lebih cenderung bersifat eksternal dan lebih dari itu juga bersifat insidentil. Hal ini tentunya didukung oleh kemampuan interaksi yang cepat terhadap pelacakan masalah.
Tetapi arah ini sudah lebih tinggi dibandingkan dengan suatu sistem Electronic data Processing (EDP) yang kegiatan utamanya hanya berkisar dalam produksi informasi.
Sistem informasi manajemen untuk organisasi yang besar secara mutlak memerlukan pengelolaan khusus. Pengelolaan ini harus dibebankan kepada suatu unit kerja yang sudah ada, yaitu dalam bentuk fungsi. Hal ini dimaksudkan semua keperluan informasi dalam rangka perencanaan, administrasi pengelolaan, administrasi pemantauan dan pengambilan keputusan dapat terlayani secara efektif dan efisien atas dasar keterpaduan informasi.
pengelolaan sistem informasi manajemen harus dibebankan kepada unit penunjang.
Sehubungan dengan itu, maka organisasi pengelolaan sistem fungsional tugas-tugas yang berkenaan dengan pengembangan, pemeliharaan dan pengoperasiannya.
2.2.1.4 Pengertian Analisis Sistem
Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai berikut:
“Penguraian dari suatu sistem informasiyang utuh kedalam
bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk
mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang
terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat
diusulkan perbaikan-perbaikannya”.
(Jogiyanto 2004:64)
Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut:
1) Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
2) Understand, memahami kerja dari sistem yang ada. 3) Analiyze, yaitu menganalisa sistem.
4) Report, yaitu mempbuat laporan hasil analisa.
Di analisa sistem, ruang lingkup tugasnya lebih terperinci (detail), untuk masing-masing langkah ini, beberapa tugas dilakukan analisa sistem agar memudahkan untuk melakukan tugas-tugas yang harus dikerjakan untuk masing-masing langkah analisa sistem ini, maka tujuan dari analisa sistem adalah:
1) Memahami kerja dari sistem yang ada
2) Menentukan kelemahan-kelemahan sistem yang lama, selanjutnya diusulkan perbaikannya
3) Mengidentifikasi masalah-masalah kebutuhan pemakai atau user dengan mempelajari bentuk formulir, laporan-laporan yang telah dihasilkan oleh sistem yang sedang berjalan,
4) Mengetahui informasi apa saja yang dibutuhkan oleh pemakai (user), jika pada sistem yang lama belum dapat dihasilkan
2.2.1.5. Pengertian Analisa Terstruktur
Analisa tersetruktur merupakan sauatu analisa yang menggunakan pendekatan secara bertahap, dan menghasilkan sustu spesifikasi sistem yang lebih baik dibandingkan dengan cara yang lama. Analisa terstruktur menggunakan cara komunikasi cara yang ringkas dan jelas, berdasarkan konsep yang tersusun sebagai berikut: 1) Pengorganisasian sistem secara berjenjang dengan
menggunakan pendekatan dari Top Down.
2) Penyederhanaan proses dengan pembagian dan pemecahan masalah berbentuk paling sederhana
3) Penggunaan alat komunikasi dan dokumentasi secara grafis dalam bentuk gambar dan diagram
Alat yang digunakan pada proses analisa terstruktur sebagai berikut:
a. Diagram Alir Data (DAD)
bila fungsi-fungsi system merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang digunakan untuk menjelaskan aliran informasi dan transformasi data yang bergerak dari pemasukan data hingga keluaran.
Untuk memudahkan pembacaan DFD, maka penggambaran DFD disusun berdasarkan tingkatan atau level dari atas ke bawah, yaitu:
1) Diagram Konteks (Level 0)
Merupakan diagram paling atas yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup proses. Hal yang digambarkan dalam diagram konteks adalah hubungan terminator dengan sistem dan juga sistem dalam suatu proses. Hal yang digambarkan dalam diagram konteks adalah hubungan antar terminator dan data store.
2) Diagram Zero (Level 1)
Merupakan diagram yang berada diantara Diagram konteks dan Diagram Detail serta menggambarkan proses utama DFD. Hal yang digambarkan dalam Diagram Zero adalah proses utama dari sistem serta hubungan Entity, proses, alur data dan data store.
3) Diagram Detail (Primitif)
diuraikan lagi. Data Flow Diagram (DFD) memiliki empat komponen, yaitu:
a) Terminator atau External entity
Terminator mewakili entitas yang berkomunikasi dengan
sistem yang sedang dikembangkan. Terminator merupakan kesatuan dilingkungan sistem. Yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnyayang berada dilingkungan luar sistem yang akan memberikan input maupun output dari sistem. Biasanya terminator ini di kenal dengan nama entitas (external), sumber atau tujuan (source and sink). Terminator dapat juga berupa departemen, divisi atau sistem diluar sistem yang berkomunikasi dengan sistem yang dikembangkan.
Ada tiga hal penting yang harus diingat tentang terminator:
(1) Terminator merupakan bagian atau lingkungn luar sistem. Alur data yang menghubungkan terminator dengan berbagai proses sistem menunjukan hubungan sistem dengan dunia luar.
(3) Hubungan yang ada antara terminator yang satu dengan yang lain tidak dapat digambarkan pada DFD.
b) Proses
Proses sring dikenal dengan nama Bubble, fungsi atau informasi. Komponen proses menggambarkan bagian sistem. Yang mentransformasikan input ke output, atasu dapat dikatakan bahwa koponen proses menggambarkan transformasi satu input atau lebih menjadi output. Dilambangkan dengan lingkaran atau empat persegi panjag tegak dengan sudut tumput. Proses diberi nama untuk menerangkan proses atau kegiatan apa yang sedang atau akan dilaksanakan, dengan ketentuan:
(1) Identifikasi Proses
Umumnya breupa angka yang menunjukan nomor dari proses dan ditulis pada bagian atas symbol proses.
(2) Nama Proses
(3) Penyimpanan Data (Data Store)
Data store digunakan sebagai sarana untuk mengumpulkan data. Data Store disimbolkan dengan dua garis horizontal yang pararel dimana tertutup pada salah satu ujungnya atau dua garis horizontal. Suatu nama perlu diberikan pada data sore menunjukan nama filenya.
Data store ini biasanya berkaitan dengan penyimpanan-penyimpanan seperti: file atau database yang berkaitan dengan penyimpanan secara komputerisasi, contohnya: file pita magnetic, file disket dan file disk. Data sore juga berkaitan dengan penyimpanan data.
Apabila dalam DFD data store kita gambarkan lebih satu atau terdapat duplikasinya maka data sore tersebut dapat kita identifikasi dengan tanda garis vertical ( l ) atau tanda asterisk (*).
(1) Alur data dari store yang berarti sebagai pembacaan atau pengaksesan data untuk suatu proses.
(2) Alur data ke proses berarti pengupdetan data seperti menambah data, menghapus ataupun mengubah. c) Alur Data (Data Flow)
Suatu data flow atau alur data dapat dipresentasikan dengan anak panah yang menunjukan arah menuju ke dan keluar dari suatu proses. Alur data dini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau satu paket data atau informasi dari suatu bagian sistem ke bagian lainnya. Alur data pada simbolnya dengan panah. Selain menunjukan arah, alur data pada model yang dibuat oleh profesiaonal system dapat mempresentasikan bit, karakter, pesan, formulir, bilangan real dan macam-macam informasi-informasi yang berkaitan dengan komputer.
Ada beberapa konsep yang harus diperhatikan dalam menggambarkan alur data, yaitu:
(1) Konsep Paket data (Packet of Data)
(2) Konsep alur data menyebar (Diverging Data Flow)
Alur data menyebar menujukan sejumlah tembusan paket data yang berasal dari sumber yang sama menuju tujuan tang berbeda, atau paket data yang kompleks dibagi menjadi beberapa elemen data yang dikirim ketujuan yang berbeda atau alur data ini membawa paket data yang memiliki nilai yang berbeda yang akan dikirim ke tujuan yang berbeda.
(3) Konsep alur data mengumpul
Beberapa alur data yang berbeda sumbernya bergabung bersama-sama menuju ke tujuan yang sama
Syarat-syarat pembuatan DFD adalah:
- Pemberian nama untuk setiap komponen DFD - Pemberian nomor pada proses DFD
- Penggambaran DFD yang seindah mungkin - Penghindaran pembentukan DFD yang rumit - Memastikan DFD yang dibentuk itu konsisten
secara logika b. Kamus Data
untuk setiap aliran data yang unik, penyimpanan (elemen) yang didefinisikan didalam kamus data yaitu:
1) Aliran Data 2) Penyimpanan Data 3) Proses
4) Elemen daa (primitive dan aliran data)
2.2.1.6. Pengertian Perancangan Sistem
Perancangan sistem dilakukan setelah tahap analis, untuk mendapatkan gambar yang jelas apa yang harus dikerjakan, maka dilanjutkan dengan memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut.
Menurut John Burt dan Gary grudnitski (2004:461) mendefinisikan “Desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa sistem yang terpisah dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi”
Desain/perancangan sistem dapat diartikan: a. Tahapan setelah analisis dari siklus pengembangan sistem b. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional c. Persiapan untuk rancang bangun implementasi
dari beberapa elemen terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi
e. Konfigurasi komponen software dan hardware sistem Tujuan tahap perencanaan sistem:
a. Memenuhi kebutuhan pemakai sistem
b. Meberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada programmer dalam dan ahli-ahli tehnik yang terlibat.
Sasaran yang harus dicapai dalam perancangan sistem:
a. Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan digunakan, data harus mudah ditangkap, informasi mudah di hasilkan, mudah dipahami
b. Desain sistem harus mendukung tujuan utama perusahaan c. Desain sistem harus efisien dan efektif untuk mendukung
pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan keputusan. d. Desain sistem harus memberikan komponen sistem informasi
secara rinci, meliputi data informasi, media penyimpanan, prosedur yang digunakan, sumber daya manusia yang dibutuhkan, perangkat keras, perangkat lunak dan pengendaliannya.
Basis data (Database) adalah suatu sistem penyusunan dan pengolahan record-record dengan menggunakan komputer, dengan tujuan untuk menyimpan, merekam dan memelihara data hasil operasional lengkap pada sebuah organisasi, sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal diperlukan pemakai untuk kepentingan proses pengambilan suatu keputusan. a. Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu model
jaringan (network) yang menggunakan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak. Tujuan utama dari penggambaran ERD adalah untuk menunjukan struktur objek data (entity) dan hubungan (relationship) yang ada pada objek tersebut. ERD berguna bagi professional sistem, karena ERD memperlihatkan hubungan antara data store pada DFD.
1) Komponen Relationship Diagram Komponan utama ERD terdiri dari: a) Entitas atau objek data (entity)
sedangkan instance entitas adalah satu kejadian tunggal dari tipe entitas.simbol yang digunakan adalahempat persegi panjang serta pemberian nama biasanya dengan menggunakan kata benda.
b) Relasi ( relationship)
Adalah hubungan yang terjadi antara instance dari satu atau lebih tipe entitas. Relationship tidak mempunyai keberadaan fisik kecuali yang mewarisi dari hubungan entitas tersebut. Relationship set adalah kumpulan relationship yang sejenis. Symbol yang diggunakan adalh bentuk wajik dan pemberian nama biasanya dengan menggunakan kata kerja.
c) Atribut
Adalah sifat dan karakteristik suatu entitas yang menyediakan penjelasan detail tentang entitas tersebut nilai atribut (attribute value) adalah suatu data akatual atau informasi yang disimpan pada suatu atribut didalam suatu entitas atau relationship. Terdapat dua jenis atribut, yaitu indentifer (key) yang digunakan untuk menentukan suatu entitas secara unik, dan dewscriptor (non key attribute) yang digunakan untuk menspesifikasikan karakteristik dari suatu entitas yang tidak unik.
Cardinality adalah tingkat hubungan yang terlihat dari segi kejadian atau banyak tidaknya hubungan antara entitas pada E-R Diagram.
Terdapat tiga kemungkinan tingkat hubungan yang ada yaitu:
(1) One to One (1:1)
tingkat hubungan yang dinyatakan satu pada satu kejadian entitas yang pertama, hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang kedua dan sebaliknya.
(2) One to Many (1:M)
tingkat hubungan satu dan banyak adalah sama dengan banyak pada satu tergantung dari arah mana hubungan tersebut dilihat. Untuk satu kejadian pada enmtitas yang pertama dapat mempunyai banyakhubungan kejadian pada entitas kedua, sebaliknya satu kejadian pada entitas yang kedua hanya dapat mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang pertama.
b. Normalisasi
proses normalisasi adalah himpunan-himpunan data dalam bentuk normal (normal form). Ada beberapa bentuk normal, yaitu:
4) Bentuk tidak normal (Unnormalized Form)
5) Bentuk normal I (Firt Normal Form / I-NF) 6) Bentuk normal II (Second Normal Form / 2-NF) 7) Bentuk normal III (Third Normal Form / 3-NF)
8) Bentuk Normal Boyce-Codd (Boyce-Codd Normal Form / BCNF)
Kegunaan normalisasi untuk meminimasi pengulangan informasi dan memudahkan identifikasi entity/objek.
1) Bentuk tidak normal (Unnormalized Form)
Pada bentuk ini merupakan kumpulan data yang direkam, tidak keharusan untuk mengikuti suatu format tertentu, pada tahapan ini dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya. Contohnya:
2) Bentuk Normal ke satu (First Normal Form)
Suatu relasi memenuhi 1-NF jika dan hanya jika setiap atribut dari relasi tersebut hanya memiliki nilai tunggal dalam satu baris atau record.
Suatu relasi memenuhi 2-NF jika dan hanya jika: a) Memenuhi 1-NF
b) Setiap atribut yang bukan kunci utama tergantung secara fungsional terhadap semua atribut kunci dan bukan hanya sebagai atribut.
Jika suatu relasi memenuhi 1-NF dan relasi tersebut memiliki tepat satu atribut yang membentuk kunci utama, maka relasi tersebut memenuhi 2-NF. Rasionalisasi 2-NF:
a) Memiliki semantic yang lebih eksplisit dari 1-NF b) Mencegah beberapa kondisi anomaly dalam update data 4) Bentuk Normal ke tiga (Third Normal Form)
Suatu relasi memenuhi bentuk III (3-NF) jika dan hanya jika: a) Relasi tersebut memenuhi 2-NF
b) Setiap atribut bukan kunci tidak tergantung secara fungsional kepada atribut bukan kunci yang lain dalam relasi tersebut.
Suatu relasi yang memenuhi 2-NF dan hanya memiliki saru atribut bukan kunci selalu memenuhi 3-NF.
5) Boyce-Codd Normal Form (BCNF)
Determinan adalah gugus atribut dimana satu atau lebih atribut yang lain tergantung secara fungsional.
2.2 Kerangka Berpikir
Melihat dari kelemahan system manual dalam proses kegiatan program pengendalian dokumentasi arsip pada PT. Krakatau Industrial Estate Cilegon (KIEC). Dibutuhkan suatu program terstruktur guna menunjang kegiatan operasional program pengendalian dokumentasi arsip melalui tahapan dalam proses perancangan program diantaranya system Request (permintaan), system planning (perencanaan), system software requiremen analysis (analisis), system software design (perancangan), programming language and coding (pengkodean), software testing (uji coba), pemeliharaan dan dokumentasi dapat digambarkian sebagai berikut:
Sistem Manual
Permasalahan:
a. Dalam proses pencarian dokumen arsip membutuhkan waktu yang cukup lama dan arsip penyimpanannya belum tertata dengan baik sehingga sering mengalami keterlambatan
b. Penyimpanan file arsip atau dokumen-dokumen masih menggunakan file-file berupa lembaran-lembaran kertas dalam map atau box
Penyelesaian:
1. Dengan adanya suatu sistem pengendalian dokumentasi arsip akan lebih cepat 2. Dengan adanya suatu sistem pengendalian dokumentasi arsip maka proses
penyimpanan maka proses penyimpanan tidak menggunakan file-file berupa lembaran-lembaran kertas dalam map
3. Dengan adanya system pengendalian dokumentasi arsip prosedur pencarian arsip tidak akan mengalami keterlambatan.
Pemecahan Masalah:
Dibangun suatu rancangan program terstruktur yang memberikan solusi dari sistem manual tahapan pemecahan masalah sebagai berikut:
1. Sistem request (permintaan) 2. system Planning ( perencanaan)
3. Sustem Requirement Analysis (Analisis) 4. Sistem Software design (Perancangan)
5. Programming language and coding (pengkodean) 6. Software testing (Uji Coba)
43 3.1 Tinjauan Organisasi
3.1.1. Sejarah Singkat PT. Krakatau Industrial Estate Cilegon
PT. Krakatau Industrial Estate Cilegon adalah anak perusahaan PT. Krakatau Steel sejak tanggal 12 juni 1982 melalui Akta Notaris Soedarno,SH di Jakarta pada awalnya berdiri PT. Krakatau Industrial Estate Cilegon hanya bergerak dibidang kawasan industri dengan luas 550 ada berupa perguruan jasa sewa dan jual lahan industri untuk industri hilir produk baja PT. Krakatau Steel saja tetapi pada tahun 1995 memperoleh tanggung jawab dari PT. Krakatau Steel untuk mengelola lapangan Golf dan SOR , hotel dan perkantoran, dan pada bulan agustus 2000 mengelola secara penuh unit Otonom Krakatau Steel Building Mnagemen (KSBM). Saat ini PT. Krakatau Industrial Estate Cilegon telah bergerak dibidang kawasan industri, kawasan komersial, serta kawasan hunian.
Visi PT. Krakatau Industrial Estate Cilegon: 2009 : Penyediaan Baja Dunia dengan Biaya Kompetitif 2013 : Pemain Properti Terkemuka
Misi PT. Krakatau Industrial Estate Cilegon:
Menyediakan produk industri, komersial, hunian dan infastruktur terkait yang memberikan solusi bagi investor, pelanggan dan pihak-pihak terkait lainnya.
PT. Krakatau Industrial Estate Cilegon adalah salah satu anak perusahaan lainnya seperti:
a. PT. KWT ( Krakatau Wajatama ) b. PT. KDL ( Krakatau Daya Listrik )
c. PT. KEC (Krakatau Engineering Corporation) d. PT. KTI ( Krakatau Tirta Industri )
e. PT. KBS ( Krakatau Bandar Samudra ) f. PT. LATINUSA ( Pelat Timah Nusantara ) g. DLL.
Kegiatan PT. Krakatau Industrial Estate Cilegon selaku perusahaan kawasan industri:
1) Membangun kawasan industri dengan mempersiapkan dan menyediakan lahan industri siap bangun yang telah dilengkapi dengan sarana dan prasarana penunjang.
3) Memberikan bantuan dan mengurus permintaan perizinan bagi perusahaan industri yang ada didalam kawasan industri.
3.2. Srtuktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Direktur Utama
Staf Ahli
Direktoral Operasi Dan Komersial
Kepala STI Direktorat SDM
& Keuangan
Subdit Komersial Kepala Unit Otonom WBBM Subdit Operasi
Divisi Pemasaran Divisi Perencanaan
& Pengembangan Bisnis
Divisi Pengolaan Properti Industri
Sub Direktorat Keuangan
Divisi Humas & Keamanan
Divisi Pembendaharaan
Divisi Umum Divisi Akuntansi
Divisi SDM Divisi Hukum &
3.3. Tugas dan Wewenang
1) Direktur Utama
Mempunyai tugas dan wewenang mengelola dan merumuskan kebijakan perusahaan secra menyeluruh dan terintegrasi sesuai dengan kebijakan umum yang digariskan oleh Rapat Umum Pemegang serta menetapkan kebijakan dan sasaran Rencana Jangka Pnjang Perusahaan, Sasaran Jangka Menegah, Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) untuk tercapainya misi dan sasaran perusahaan sehingga memperoleh laba dalam arti yang luas.
2) Staf Ahli
Mempunyai tugas dan wewenang mengkoordinasikan, menganalisa, dan merekomendasikan berbagai kebijakan mengenai administrasi kuangan, SDM, dan logistic agar diperoleh aktivitas operasional dan tujuan perusahaan yang terkendali dan berkembang.
3) Direktoral Operasi Dan Komersial
perkantoran dan pergudangan, pengelolaan unit otonom WBBM untuk mencapai Visi dan misi perusaahaan.
4) Direktorat Operasi dan Komersial
Mempunyai tugas dan wewenang merencanakan dan mengendalikan kegiatan penyusunan rencana jangka panjang dan jangka menegah perusahaan, pengembangan bisnis perusahaan, perencanaan tata ruang dan prasarana, pengelolaan property industri, perawatan kawasan dan pengawasan pembangunan seluruh unit bisnis perusahaan dalam mendukung sasaran jangka panjang dan jangka menegah perusahaan.
a) Subdit Operasi
Mempunyai tugas dan wewenag, merencanakan dan mengendalikankegiatan penyusunan rencana jangka panjang dan jangka menegah perusahaan, pengembangan bisnis perusahaan, perencanaan tata ruang dan prasarana, pengelolaan properti industri, perawatan kawasan dan pengawasan pembangunan seluruh unit bisnis perusahaan dalam mendukung sasaran jangka panjang dan jangka menegah perusahaan.
(1) Divisi Perencanaan Dan Pengembangan Bisnis
perusahaan dengan mempersiapkan Rencana Jangka Panjang (RJP)., Rencana Jangka Menengah (RJM) dan merumuskan protofolio bisnis, melakukan kaji ulang kelayakan investasi, kajian rencana pengembangan bisnis perusahaan dan rekomendasi-rekomendasi strategi.
(2) Divisi Pengolaan Properti Industri
Mempunyai tugas dan wewenang mengorganisasikan dan mengkoordinasukan kegiatan pengendalian ligkungan kawasan industri, pelayanan kepada investor, perawatan property industri dan pengawasan pembangunannya berguna meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan atau investor.
b) Subdit Komersial
merencanakan dan mengendalikan kegiatan pemasaran kawasan dan property, pengelolaan hotel, pengelolaan sport center, pengelolaan perkantoran dan pergudangan, serta keuangan hotel dan sport center sesuai dengan sasaran perusahaan.
(1) Divisi Pemasaran
pengembangan pasar dan strategi untuk pemasaran industri
(2) Divisi Hotel
Mempunyai tugas dan wewenang mengorganisasikan dan mengkoordinasikan kegiatan penjualan jasa hotel, operasional hotel meliputi room, food, dan beverage, dan perawatannya untuk mencapai target sales yang telah diterapkan.
(3) Divisi Perkantoran dan Pergudangan
Mempunyai tugas dan wewenang mengorganisasikan dan mengkoordinasikan kegiatan penjualan dan pengelolaan jasa perkantoran, gudang SFB dan Depo secara efisien dan efektif.
(4) Kepala Unit Otonom WBBM
5) Direktorat SDM dan Keuangan
Mempunyai tugas dan wewenang merencanakan, merumuskan dan menggambar kebijakan keuangan baik fungsi perbendaharaan maupun akuntansi, SDM, hukum dan administrasi, humas dan keamanan, logistik agar tercipta kelancaran serta kondisi yang sehat sehingga mampu mendukung kegiatan operasional dan tujuan perusahaan. a) Sub Direktorat Keuangan
Mempunyai tugas dan wewenang; Merencanakan, menyelenggarakan dan menyediakan fungsi perbendaharaan dan akuntansi serta perpajakan untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan.
b) Divisi SDM
Mempunyai tugas dan wewenang; mengatur, mengorganisasikan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan perencanaan, penyusunan, pengembangan, pengelolaan karir, evaluasi kinerja, kompensasi, dan hubungan sumber daya manusia sesuai dengan kebijakan perusahaan.
c) Divisi Keamanan
perusahaan maupun personil dengan mengkoordinir penjagaan, patroli, penyelidikan/perizinan agar terjamin keamanan dan ketertiban diseluruh kawasan, dan K3 (kesehatan dan keselamatan kerja) sehingga terjamin ketenangan berusaha dan menumbuhkan kepercayaan konsumen dalam menggunakan produk perusahaan.
3.4. Evaluasi Sistem Yang Berjalan
Analisa system pengendalian dokumentasi arsip di Bagian SDM dan Umum pada PT. Krakatau Industrial Estate Cilegon (KIEC) terdiri dari subsistem-subsistem yang masing-masing menangani kegiatan atau aktivitas itu sendiri. Analisa system yang dijalankan dapat dikatakan sebagai system yang manual, karena meskipun menggunakan komputer dalam pengolahan arsip, tetapi belum digunakan secara optimal. Komputer yang ada hanya digunakan sebagai tempat penyimpanan data dan pembuatan laporan.
53
4.1.1. Analisa Kebutuhan
Analisa system pengendalian dokumentasi arsip SDM dan Umum
atau perpustakaan pada PT. Krakatau Industrial Estate Cilegon (KIEC)
khususnya pada bagian SDM dan Umum masih mempunyai kelemahan
atau kekurangan. Oleh karena itu diperlukan suatu analisa system yang
dapat mempermudah pekerjaan sehingga pengolahan data atau arsip
dapat lebih baik dan cepat.
Sistem pengolahan arsip yang efisien akan memberikan informasi
yang mampu mendukung kegiatan operasional maupun administrasi
serta mampu menyediakan keperluan arsip data bagi manajemen untuk
mengambil keputusan. Oleh karena itu penulis mengusulkan untuk
membuat sistem secara komputerisasi dengan menggunakan sumber
daya komputer yang sudah ada, sehingga dapat diperoleh tujuan yang di
inginkan yaitu ketepatan waktu lebih terjamin, keakuratan arsip dan
kinerja pegawai semakin menungkat.
4.1.2.Analisa Keluaran
Keluaran yang dihasilkan dari proses keluaran sistem yang sedang
berjalan sebagai berikut:
1. Nama keluaran : Daftar Pertelaan Dokumen / Arsip yang akan
Fungsi : Sebagai Rincian masalah, jumlah, dokumen
/arsip yang akan dimusnahkan
Media : Kertas
Distribusi : Unit Kearsipan
Rangkap : 1 (satu)
Frekuensi : Setiap akan diadakan pemusnahan
Volume : -
Format : Lihat lampiran A-1
Keterangan :
Hasil Analisa : Memberikan Rincian masalah-masalah, jumlah,
periode dokumen /arsip yang akan dimusnahkan
2. Nama keluaran : Berita Acara Pemusnahan Dokumen/Arsip
Fungsi : Sebagai laporan pelaksanaan pemusnahan
dokumen/arsip
Media : Kertas
Distribusi : Unit Kearsipan
Rangkap : 1 (satu)
Frekuensi : Setiap pelaksanaan dokumen/arsip
Volume : -
Format : Lihat lampiran A-2
Keterangan :
Hasil Analisa : Memberikan laporan pelaksanaan pemusnahan
Fungsi : Sebagai hasil pelaksanaan pemusnahan
dokumen/arsip
Media : Kertas
Distribusi : Unit Kearsipan
Rangkap : 1 (satu)
Frekuensi : setiap dokumen/ arsip inaktif baik yang akan
disimpan maupun yang akan dimusnahkan
Volume : -
Format : Lihat lampiran A-3
Keterangan :
Hasil Analisa : Memberikan Daftar dan rincian
masalah-masalah seluruh dokumen/ arsip yang
dimusnahkan
4.1.3. Analisa Masukan
Masukan yang digunakan untuk proses pada system yang sedang
berjalan sebagai berikut:
1. Nama masukan : Daftar pertelaan Dokumentasi arsip
Sumber : Unit kearsipan
Fungsi : Sebagai laporan pelaksanaan pemusnahan
dokumen/arsip
Media : Kertas
Frekuenasi : Setiap dokumen/ arsip inaktif baik yang akan
disimpan maupun yang akan dimusnahkan
Volume : -
Format : B-1
Keterangan : -
Hasil analisa : Memberikan Daftar dan rincian masalah-masalah
seluruh dokumen/ arsip
2. Nama masukan : Berita Acara Pemusnahan Dokumen/Arsip
lembar 1 & 2
Sumber : Unit kearsipan
Fungsi : Sebagai dokumentasi/ arsip pimpinan
Media : Kertas
Rangkap : 1 (satu)
Frekuenasi : Setiap pelaksanaan pemusnahan dokumen/arsip
Volume : -
Format : B-2
Keterangan : -
4.1.4. Analisa Proses dan Pemodelan
4.1.4.1.Urutan Prosedur
1) Olah Pertelaan Dokumen arsip
Mengolah pertelaan dokumen arsip tetap berdasarkan rencana
pengadaan pemusnahaan arsip kemudian disimpan pada dokumen
arsip sebelum dimusnahkan.
2) Olah berita acara pertelaan arsip
Mengolah berita acara petelaan arsip berdasarkan daftar pertelaan
dokumen/arsip yang akan dimusnahkan kemudian memberikan
lembar berita acara1 kepada pimpinan untuk dokumentasi dan
lembar 2 kepada unit kearsipan.
3) Olah daftar pertelaan arsip
Mengolah daftar pertelaan arsip dari bagian kearsipan kepada unit
pengolah
4) Olah Laporan berita acara pertelaan arsip
Membuat laporan berita acara berdasarkan data atau pelakasanaan
pemusnahan arsip kemudian di serahkan kepada Bagian SPI dan
4.1.4.2.Sistem Berjalan
DAD (Diagram Arus Data)
- Dokumen pertelaan arsip - Berita acara pertelaan arsip lembar 1
- Daftar Pertelaan arsip yg akan - Berita acara pertelaan arsip dimusnahkan lembar 2
- Lap_Berita acara pemusnahan arsip
Gambar 4.1 Diagram Konteks Sistem Yang Sedang Berjalan
UNIT KEARSIPAN
PIMPINAN
SISTEM PENGENDALIAN
DOKUMENTASI ARSIP
1.0
UNIT Sistem yang sedangh berjalan
4.1.4.3. Spesifikasi Proses
1. Proses : 1.0P
Nama Proses : Olah Dokemen Pertelaan Arsip
Masukan : Dokumen Pertelaan Arsip
Keluaran : Data Pertelaan Arsip
Keterangan : Mengolah dokumen pertelaan Arsip
Ringkasan Proses : Unit Kearsipan Menyerahkan dokumen
Pertelaan Arsip sebagai awal dari
pegolahan arsip
2. Proses : 2.0P
Nama Proses : Olah Berita Acara Pertelaan Arsip
Masukan : Daftar Pertelaan Arsip yang Akan
Dimusnahkan.
Keluaran : Berita Acara Pemusnahan Arsip
Keterangan : Mengolah Berita Acara pemusnahan
Arsip
Ringkasan Proses : Berita Acara diserahkan kepada
pimpinan untuk mendapatkan
Pengesahan
3. Proses : 3.0P
Nama Proses : Olah Daftar Pemusnahan Arsip
Masukan : Berita Acara Pemusnahan arsip
Keterangan : Mengolah Daftar Pemusnahan Arsip
Ringkasan Proses : Daftar Pemusnahan Arsip Diserahkan
Kepada Unit kearsipan.
4. Proses : 4.0P
Nama Proses : Olah Laporan Berita acara Pertelaan
Arsip
Masukan : Data Pertelaan arsip
Keluaran : Laporan Berita acara Pertelaan Arsip
Keterangan : Mengolah Laporan Berita acara
Pertelaan arsip
Ringkasan Proses : laporan-laporan tersebut diserahkan
kepada Unit SPI & Hukum.
4.1.5. Analisa Data
Pada sistem yang berjalan data-data file-file dan dokumen
yang digunakan mempunyai banyak kelemahan apabila digunakan
secara langsung untuk sistem komputrisasi data yang berupa
dokumen maupun file-file dari istem yang banyak sekali
kekurangan tersebut yaitu : kurang efisien dan efektifitasnya dalam
penggunaan media penyimpanan. Berdasarkan analisis dari sistem
yang sedang berjalan field yang digunakan idak mendukung utuk
menjadi basis data yang sedang berjalan field yang digunakan
tidak mendukug untuk menjadi basis data yang seang berjalan
4.1.5.1. Entity Relationship Diagram (ER-D)
a. Logical Record Struktur (LRS)
4.1.5.2.Normalisasi
Suatu file yang terdiri dari beberapa grup elemen yang
berulang perlu diorganisasikan kembali. Proses untuk
mengorganisirkan file untuk menghilangkan grup elemen yang
berulang sehingga diperoleh bentuk normal (nilai atribut sudah
atomic/tunggal/tidak ganda) disebut normalisasi. Proses normalisasi
merupakan proses pengelompokan elemen data ke dalam bentuk
table yang menyatakan relasi, sehingga terwujud suatu bentuk yang
memudahkan adanya perubahan dengan dampak sekecil apapun.
1) Bentuk tidak normal (Unnormalized Form)
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada
keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak
lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai
dengan kedatangannya
No_Surat Nik Nama_Pimpi nan Jabatan
001 101 Deni Kutandi Kadis Pengadaan brg 002 102 Babam Ibrahim Kadis Perijinan & Adm
No_dok Periode Masalah Distribusi
01 1997 CV. WARGA MULYA
HK.02.01/KONTRAK/KIEC/020
Unit Kearsipan
Unit Pengelolah
02 1998 CV. MANDALA PUTRA
HK.02.01/KONTRAK/KIEC/023
Unit Kearsipan
Unit Pengelolah
No_Surat Hari Tanggal Tahun Distribusi
024 Rabu 20 2009 Sartya, SH
Tabel 4.1 Normalisasi Unnormallized Form
2) Bentuk Normal ke satu (1NF/First Normal Form)
Bentuk normal kesatu mempunyai cirri yaitu setiap data
dibentuk dalam flat file (file data) data dibentuk dalam suatu record
demi record dan nilai fieldnya berupa anatomic value atau tunggal.
Tidak ada set atribut yang berulang-ulang atau atribut bernilai ganda
(multivalue). Tiap field hanya mengandung satu pengertian, bukan
merupakan kumpuylan data yang mempunyaiarti mendua, hanya satu
arti saja dan juga bukanlah pecahan dari beberapa kata sehingga
artinya lain.
Nik Nama_Pimpinan Jabatan
101 Deni Kutandi Kadis Pengadaan brg
102 Babam Ibrahim Kadis Perijinan & Adm
No_dok Periode Masalah Distribusi
01 1997 CV. WARGA MULYA
No_Surat Hari Tanggal Tahun
022 Senin 17 2008
024 Rabu 20 2009
Tabel 4.2 Normalisasi
3) Bentuk normal kedua (2NF/second Normmal form)
Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data
telah memenuhi criteria bentuk normal pertama. Atribut bukan kunci
haruslah bergantung secara fungsional pada kunci utama atau
primary key, sehigga untuk membentuk normal kedua haruslah
sudah ditentukan kunci field. Kunci field harus unik dan dapat
mrwakili atribut yang lain yang menjadi anggotanya
F_Pimpinan
Nik Nama_Pimpinan Jabatan
101 Deni Kutandi Kadis Pengadaan brg
102 Babam Ibrahim Kadis Perijinan & Adm
F_Dok. Pertelaan arsip
No_dok Periode Masalah Distribusi
01 1997 CV. WARGA MULYA
F_Berita Acara Pemusnahan Arsip
No_Surat Hari Tanggal Tahun
022 Senin 17 2008
024 Rabu 20 2009
Table 4.3 Normalisasi
4) Bentuk Normal Ketiga (#NF/ Third Normal Form)
Untuk menjadi bentuk normal ketiga maka realisasi harus
sudah termasuk dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan
primer tidak mempunyai hubungan trasitif. Dengan kata lain, setiap
atribut yang bukan kunci haruslah bergantung pada primery key dan
pada primery key cesara keseluruhan. Berdasarkan pada normalisasi
tahap kedua telah terpenuhi maka table-tabel bentuk normal ketiga
tidak ditampilan (sama dengan bentuk kedua)
4.1.6.Evaluasi Sistem Berjalan
1. Analisa kebutuhan sistem mendatang
Dari hasil anlisa yang diperoleh penulis selam
pelaksanaan Praktek Kerja (KP) sistem informasi
pengendalian dokumentasi arsip di bagian divisi SDM &
Umum pada PT. krakatau Industrial estate Cilegon (KIEC)
menjadi kebutuhan yang sangat penting pada sistem yang
akan dating mengingat tugas seksi kearsipan adalah
kebutuhan akan sistem komputerisasinya sangatlah
diperlukan sekali untuk tugas kesehariannya yang
merangkap, sehingga terpenuhi dalam efektivitas dan
efesiensi kerja, verivikasi, integritas dan keamanan akan data
yang sekaligus menjadi salah satu tujuan akan sistem itu
2. Permasalahan kebutuhan yang menjadi focus pembatasan
Perkiraan kebutuhan pada sistem komputerisasi ini,
agar waktu yang dibutuhkan untuk memperoleh sistem
yang lebih cepat dan akurat serta keterlambatan dan
kerangkapan data waktu pengolahaan yang biasanya
terjadi pada sistem yang sedang berjalan tidak akan
4.2. Rancangan dan Implementasi Sistem
4.2.1.Rancangan Usulan
4.2.2. DFD
- Lap_Berkas_Acc - Berkas - Berkas Arsip
Berkas arsip - Dok_pertelaan arsip - Diarsipkan
- Lap_Berita arsip
- Berkas F_Berkas
- Lap_arsip
- Dok_Pertelaan arsip
F_Pertelaan arsip
F_Berita_acara
- Acc_berita_acara_pertelaan_arsip
- Berkas_arsip_acc - Diarsipkan
- Berkas_acc F_Pemusnahaan
- Daftar_Pertelaan_arsip
pemusnahaan arsip - Berita acara_Penyerahan dokumen
Gambar 4.8 Diagram Overview
- Berkas
F_Berkas
- Lap_arsip
Gambar 4.9 Diagram Rinci 1 Level 1
Olah Berkas Diagram Rinci 2 Level 1 Olah Dok_Pertelaan Arsip
F_Berita_acara
F_Pertelaan arsip
Gambar 4.11 Diagram Rinci 3 Level 1 Olah Berita Acara Pertelaan Arsip
DFD Baru
- Acc_Berita_acara_pertelaan_arsip
- Berkas arsip_acc F_Pemusnahan
Gambar 4.12 Diagram Rinci 4 Level 1 Olah Daftar Pertelaan Dok_Arsip
Daftar_pertelaan arsip
F_Pemusnahan
F_Pertelaan arsip
Gambar 4.13 Diagram Rinci 4 Level 1 Olah dokumen pemusnahaan arsip
DFD Baru
F_Pertelaan arsip F_Pemusnahan
Lap_penyerahaan dokumen
- Laporan_Berita pemusnahaan arsip - Berita acara_Penyerahaan dokumen
Gambar 4.14 Diagram Rinci 4 Level 1 Laporan_Penyerahan Dokumen
4.2.3.Penelusuran Akses (Akcces Path)
4.2.3.1. File Berkas
Gambar 4.15 Penelusuran Akses
F_ Berkas
4.2.3.2. File Pertelaan arsip
Gambar 4.16 Penelusuran Akses F_Pertelaan Arsip F_Berkas
No_Berkas Nama_Berkas Tgl
Distribusi
Volume: Tidak tentu
F_Pertelaan arsip
Volume: Tidak tentu
1.1P/1
Key : No_Berkas Store: F_Berkas Volume : Tidak tentu
No_Berkas Get: F_Berkas Volume : Tidak tentu 1.2P/5
2.2P/1
5.2P/2
Key : No_Arsip Store: F_Pertelaan arsip Volume : Tidak tentu
Key : No_Arsip Store: F_Pertelaan arsip Volume : Tidak tentu
3.1P/3
Key : No_Arsip Get: F_Pertelaan arsip Volume : Tidak tentu 6.1P/4
4.2.3.3. Berita acara
Gambar 4.17 Penelusuran Akses
F_Berita acara
4.2.3.4. Pemusnahaan
Volume: Tidak tentu
F_Pemusnahaan
No_Berita acara No_arsip
Tgl Bentuk
Volume: Tidak tentu
4.2P/1
4.2P/2
Key : No_Surat Store: F_Pemusnahaan Volume : Tidak tentu
Key : No_Surat Get: F_Pemusnahaan Volume : Tidak tentu
2.2P/3
Key : No_Surat Get: F_Pemusnahaan Volume : Tidak tentu 4.1P/1
Key : No_Berita acara Store: F_Berita acara Volume : Tidak tentu
No_Berita acara Get: F_Berita acara Volume : Tidak tentu 4.2P/1
No_Berita acara Get: F_Berita acara Volume : Tidak tentu
6.1P/4
4.2.4. Kamus Data
1. F_Berkas = *File Berkas*
= [No_Berkas + Nama_berkas + Tgl + Distribusi] No_Berkas = *Nomor Berkas*
3. F_Berita_Acara = * Berita_Acara *
= [No_ Berita_Acara + No_Arsip+ Nama_
Nama_Berita_acara = *Nama_Berita_acara *
= 0 {Text} 25
Tgl = *Tanggal*
= Tanggal+ Bulan + Tahun
Distribusi = *Distribusi*
4. F_Pemusnahaan = * Pemusnahaan *
= [No_ Berita_Acara + No_Arsip+ Tgl + Bentuk + Distribusi]
No_ Berita_Acara = * Nomor Berita Acara*
= 0 {Text} 10
No_Arsip = * Nomor_Arsip *
= 0 {Text} 10
Tgl = *Tanggal*
= Tanggal+ Bulan + Tahun
Bentuk =*Bentuk*
= 0 {Text} 10
Distribusi = *Distribusi*
= 0 {Text} 25
4.2.5. Evaluasi sistem Usulan
Untuk memperoleh hasil yang lebih baik pada sistem yang berbasis
database pengendalian arsip, maka diberi pengertian kepada user tentang
bagaimana cara menjalankannya sehingga dalam proses pembuatannya
menjadi lebih efisien.
Dilakukan uji coba kesalahan pada sistem yang berbasis database
ini guna mengetahui apakah benar telah memenuhi keinginan user /
pemakai, serta perlu di adakannya training atau pelatihan terhadap sistem
4.3 Tampilan Program Form Login
Form Berkas
Form Berita Acara
Laporan Berita Acara
Laporan Pertelaan Arsip
Laporan Pemusnahan Arsip
LISTING PROGRAM
1. FORM LOGIN
unit UntLogin;
interface
uses
Windows, Messages, SysUtils, Variants, Classes, Graphics, Controls, Forms, Dialogs, Grids, DBGrids, StdCtrls, Buttons, sBitBtn, jpeg, ExtCtrls,
ToolPanels, sSkinManager;
type
TFrmLogin = class(TForm)
AdvToolPanel1: TAdvToolPanel; Bevel2: TBevel;
sSkinManager1: TsSkinManager; Image2: TImage;
Label1: TLabel;
procedure sbokClick(Sender: TObject); procedure sbexitClick(Sender: TObject); procedure FormShow(Sender: TObject);
procedure EuserKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); procedure EpassKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); private
implementation
uses UntDm,UntScript, UntMenu;
{$R *.dfm}
procedure TFrmLogin.sbokClick(Sender: TObject); begin
nama := 'select nama,pass from TLogin where nama='''+EUser.Text+''' '; Tampil(DM.QLogin,nama);
if (EUser.Text = '') or (EPass.Text = '') then begin
MessageDlg('Maaf, Data Login Tidak Lengkap',mtInformation,[mbOK],0); EUser.SetFocus;
procedure TFrmLogin.sbexitClick(Sender: TObject); begin
procedure TFrmLogin.FormShow(Sender: TObject); begin
euser.SetFocus; end;
procedure TFrmLogin.EuserKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin
if not(key=chr (13)) then exit; epass.SetFocus;
end;
procedure TFrmLogin.EpassKeyPress(Sender: TObject; var Key: Char); begin
if not(key=chr (13)) then exit; sbokclick(sender);
Windows, Messages, SysUtils, Variants, Classes, Graphics, Controls, Forms, Dialogs, ExtCtrls, ComCtrls, sSkinManager, ImgList, ToolWin, Menus, XPMan, StdCtrls, jpeg;
type
TfrmMenu = class(TForm) MainMenu1: TMainMenu; PertelaanArsip1: TMenuItem; beritaAcara1: TMenuItem; Pemunahan1: TMenuItem; Laporan1: TMenuItem;
