BAB III. OBJEK DAN METODE PENELITIAN
3.2. Metode Penelitian
3.2.3. Metode Pendekatan atau Pengembangan Sistem
3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan
Flow Map memberikan gambaran tentang sebuah sistem, yang akan mempermudah penganalisisan tetang masalah yang akan di
identifikasi, serta menjadi tolak ukur sejauh mana sistem akan dikembangkan. Dari sistem yang sudah dibuat maka di temukan beberapa data dan fakta yang akan dijadikan bahan untuk pengembangan dan penerapan sebuah aplikasi sistem yang akan diusulkan. Maka flow map merupakan salah satu langkah awal untuk membangun atau mengembangkan sebuah sistem.
2. Diagram Konteks
Diagram konteks adalah diagram tingkat atas, yaitu diagram yang paling tidak detail, dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran data ke dalam dan keluar sistem dan kedalam dan ke luar entitas-entitas eksternal.
3. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem automat/komputerisasi, manualisasi atau gabungan dari keduanya, yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya. Keuntungan dari DFD adalah memungkinkan untuk menggambarkan sistem dari level yang paling tinggi kemudian menguraikan menjadi level yang lebih rendah (dekomposisi), sedangkan kekurangan dari DFD adalah tidak menunjukan proses pengulangan (looping), proses keputusan dan proses perhitungan. Tata Sutabri (2004:163)
4. Kamus Data
Kamus Data adalah kumpulan elemen-elemen atau simbol-simbol yang digunakan untuk membantu dalam penggambaran atau pengidentifikasian setiap field atau file didalam sistem.
Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada data flow diagram. Arus data yang ada di DFD bersifat global dan hanya menunjukkan nama arus datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari suatu arus data di DFD dapat dilihat pada kamus data. Kamus data atau data dictionary harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya. Untuk keperluan ini maka kamus data harus memuat hal-hal sebagai berikut :
a. Arus Data
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data untuk memudahkan mencari arus data di dalam data flow diagram (DFD). b. Nama Arus Data
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data flow diagram, maka nama dari arus data juga harus dicatat dikamus data, sehingga mereka yang membaca DFD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di data flow diagram dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.
c. Tipe Data
Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari hasil suatu proses yang lainnya. Data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen hasil cetakan komputer. Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau
formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan layar di monitor, variable, parameter, dan field-field. Bentuk data seperti ini perlu dicatat di kamus data.
d. Struktur Data
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.
e. Alias
Alias atau nama lain dari data juga harus dituliskan. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen lainnya.
f. Volume
Volume yang perlu dicatat di dalam kamus data adalah volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu sementara volume puncak menunjukan volume yang terbanyak.
g. Periode
Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data. Periode perlu dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasi kapan input data harus dimasukan ke dalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
h. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.
5. Perancangan Basis Data
Ada beberapa cara perancangan basis data yang digunakan, yaitu:
a. Normalisasi
Normalisasi sebagai proses untuk mengubah suatu relasi yang memiliki masalah tertentu ke dalam dua buah relasi atau lebih yang tidak memiliki masalah tersebut. Masalah yang dimaksud kroenke ini sering disebut dengan anominal.
Anominal adalah proses pada basis data yang memberikan efek samping yang tidak diharapkan (misalnya menyebabkan ketidak konsistenan data atau membuat sesuatu data menjadi hilang ketika data lain dihapus)
1. Anominal Peremajaan (Update Anominal)
Anominal ini terjadi bila terjadi perubahan pada sejumlah data yang mubazir, tetapi tidak selurunya dirubah.
2. Anominal Penyisipan (Insert Anominal)
Anominal penyisipan terjadi jika pada saat penambahan pada sejumlah data yang mubazir, tetapi tidak seluruhnya dirubah. 3. Anominal Penghapusan (Delete Anomonal)
Anominal penghapusan terjadi sekiranya sesuatu baris (tupel) yang tidak terpakai dihapus dan sebagai akibatnya data lain akan hilang.
b. Tabel Relasi
Relasi Tabel secara sederhana dapat dikatakan sebagai suatu database yang didalamnya terdapat tabel-tabel yang saling berelasi satu sama lain. Relasi antar satu tabel dengan tabel yang lainnya ditentukan berdasarkan aturan-aturan tertentu.
3.2.4. Pengujian Software
Pengujian black box adalah pengujian aspek fundamental sistem tanpa memperhatikan struktur logika internal perangkat lunak. Metode ini digunakan untuk mengetahui apakah perangkat lunak berfungsi dengan benar. Pengujian black box merupakan metode perancangan data uji yang didasarkan pada spesifikasi perangkat lunak. Data uji dibangkitkan, dieksekusi pada perangkat lunak dan kemudian keluaran dari perangkat lunak dicek apakah telah sesuai dengan yang diharapkan.
Pengujian black box berusaha menemukan kesalahan dalam kategori : 1. Fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang
2. Kesalahan Interface
3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal 4. Kesalahan kinerja
43 BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan
Analisis sistem adalah penjelasan dari suatu sistem informasi kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan, yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan oleh penyusun aliran sistem informasi penjadwalan yang sedang berjalan maka diperoleh keterangan sebagai berikut :
4.1.1 Analisis Dokumen
Dokumen yang terlibat di sistem informasi Penjadwalan yang sedang berjalan. Adapun data-data yang digunakan dalam sistem informasi penjadwalan yang sedang berjalan adalah sebagai berikut:
1. Data instruktur
a. Fungsi : nSebagai data instruktur b. Rangkap : n1 (satu)
c. Atribut : nik, nama, alamat, telphone, email, jabatan, m.golongan darah, pendidikan formal, pendidikan m.non fomal, karya ilmiah, photo
d. Aliran Data : Dari Kabag. Pendidikan diserahkan ke Adm. m.Penjadwalan
2. File data instruktur
a. Fungsi : nSebagai file data instruktur b. Rangkap : n1 (satu)
c. Atribut : nik, nama, alamat, telphone, email, jabatan, m.golongan darah, pendidikan formal, pendidikan m.non fomal, karya ilmiah, photo
d. Aliran Data : nInternal bagian Adm. Penjadwalan 3. Laporan data instruktur
a. Fungsi : nSebagai laporan data instruktur b. Rangkap : n2 (dua)
c. Atribut : nik, nama, alamat, telphone, email, jabatan, m.golongan darah, pendidikan formal, pendidikan m.non fomal, karya ilmiah, photo
d. Aliran Data : Dari Adm. Penjadwalan diserahkan kepada m.direktur utama
4. Data lokasi
a. Fungsi : nSebagai data lokasi b. Rangkap : n1 (satu)
c. Atribut : nkode lokasi, nama lokasi, alamat lokasi, telphone m.lokasi
d. Aliran Data : Dari Kabag. Pendidikan diserahkan ke Adm. m.Penjadwalan
5. File data lokasi
a. Fungsi : nSebagai file data lokasi b. Rangkap : n1 (satu)
c. Atribut : nkode lokasi, nama lokasi, alamat lokasi, telphone m.lokasi
d. Aliran Data : nInternal bagian Adm. Penjadwalan 6. Laporan data lokasi
a. Fungsi : nSebagai laporan data lokasi b. Rangkap : n2 (dua)
c. Atribut : nkode lokasi, nama lokasi, alamat lokasi, telphone m.lokasi
d. Aliran Data : Dari Adm. Penjadwalan diserahkan kepada m.direktur utama
7. Data mata pelajaran
a. Fungsi : nSebagai data mata pelajaran b. Rangkap : n1 (satu)
c. Atribut : nkode mata pelajaran, nama mata pelajaran, sks d. Aliran Data : Dari Kabag. Pendidikan diserahkan ke Adm.
m.Penjadwalan 8. File data mata pelajaran
b. Rangkap : n1 (satu)
c. Atribut : nkode mata pelajaran, nama mata pelajaran, sks d. Aliran Data : nInternal bagian Adm. Penjadwalan
9. Laporan data mata pelajaran
a. Fungsi : nSebagai laporan data mata pelajaran b. Rangkap : n2 (dua)
c. Atribut : nkode mata pelajaran, nama mata pelajaran, sks d. Aliran Data : Dari Adm. Penjadwalan diserahkan kepada
m.direktur utama 10. Laporan jadwal instruktur
a. Fungsi : nSebagi laporan jadwal instruktur b. Rangkap : n4 (empat)
c. Atribut : nnik, nama, alamat, telphone, email, jabatan, kode m.lokasi, nama lokasi, alamat lokasi, telphone m.lokasi, kode mata pelajaran, nama mata pelajaran, m.sks
d. Aliran Data : Rangkap 1, dari Adm. Penjadwalan diserahkan ke ndirektur utama
Rangkap 2, dari Adm. Penjadwalan diserahkan ke nKabag. Pendidikan
Rangkap 3, dari Adm. Penjadwalan diserahkan ke nInstruktur
4.1.2. Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan
Adapun prosedur dari sistem penjadwalan instruktur di LPKII yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
1. Kabag. pendidikan menyerahkan data instruktur, data lokasi, data mata pelajaran ke bagian Adm. Penjadwalan
2. Bagian Adm. Penjadwalan akan mencatat dan mengecek dari file data instruktur, file data lokasi, file data mata pelajaran.
3. Setelah dilakukan pencatatan dan pengecekan bagian Adm. Penjadwalan mencetak laporan data penjadwalan, laporan data lokasi, laporan data mata pelajaran masing-masing dua rangkap yang akan diberikan kepada Direktur Utama satu rangkap, dan sebagai arsip satu rangkap.
4. Setelah pengarsipan laporan data instuktur, laporan data lokasi, laporan data mata pelajaran bagian Adm. Penjadwalan menyusun dan membagi penjadwalan, dan mencetak laporan penjadwalan menjadi empat arsip. Pertama diberikan kepada Direktur Utama, kedua diberikan kepada Kabag. Pendidikan, ketiga diberikan kepada Instruktur pengajar dan yang terakhir disimpan sebagai arsip.
4.1.2.1. Flowmap
Memberikan gambaran tentang sistem yang saat ini sedang berjalan. Dari sistem lama maka akan ditemukan beberapa data dan fakta yang akan dijadikan bahan untuk pengembangan dan penerapan sebuah aplikasi sistem yang diusulkan. Adapun gambarnya sebagai berikut :
Kabag. Pendidikan Adm. Penjadwalan Instruktur Direktur Utama
Data Instruktur
Update Data Instruktur & Buat
Lap Instruktur Data
Instruktur InstrukturFile Data
File Data Instruktur Lap Data Instruktur 2 Lap Data Instruktur 1 A1 Lap Data Instruktur 1 Data Lokasi Update Data Lokasi & Buat Lap Lokasi Data Lokasi File Data Lokasi File Data Lokasi Lap Data Lokasi 2 Lap Data Lokasi 1 A2 Lap Data Lokasi 1 Data Mata Pelajaran
Update Data Mata Pelajaran & Buat Lap Mata Pelajaran
A3 Update Data Mata Pelajaran & Buat Jadwal Lap Jadwal Instruktur 4 Lap Jadwal Instruktur 3 Lap Jadwal Instruktur 2 Lap Jadwal Instruktur 1 A4 Lap Jadwal Instruktur 2 Lap Jadwal Instruktur 1 Lap Jadwal Instruktur 3 B1 B2 B3 Data Mata Pelajaran File Data Mata Pelajaran File Data Mata Pelajaran
Lap Data Mata Pelajaran 2
Lap Data Mata Pelajaran 1
Lap Data Mata Pelajaran 1
Gambar 4.1 Flow Map Sistem Penjadwalan Yang Sedang Berjalan Ket :
A1: Arsip Laporan Data Instruktur A2 : Arsip Laporan Data Lokasi
A4 : Arsip Laporan Jadwal Instuktur B1 : Arsip File Instruktur
B2 : Arsip File Lokasi
B3 : Arsip File Mata Pelajaran 4.1.2.2. Diagram Konteks
Diagram konteks menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luar. Berikut ini merupakan diagram konteks analisis sistem yang sedang berjalan:
S.I Penjadwalan Instruktur Pengajar Kabag Pendidikan
Direktur Utama
Instruktur
Lap Penjadwalan
Data Instruktur, Data Lokasi, Data Pelajaran Lap Data Instruktur, Lap Data Lokasi, Lap Data Pelajaran, Lap Penjadwalan
Lap Penjadwalan
4.1.2.3. Data Flow Diagram
Berikut ini merupakan data flow diagram analisis sistem yang sedang berjalan: Kabag. Pendidikan 1.1 Update Data Instruktur & Buat Lap Instruktur 3.1 Update Data
Mata Pel & Buat Lap Mata Pel Data Instruktur Data Pelajaran 2.1 Update Data Lokasi & Buat Lap Lokasi
Data Lokasi File Data
Lokasi Data Lokasi
Data Instruktur InstrukturFile Data
4.1 Update Data Mata Pelajaran & Buat Jadwal Lap Data Instruktur Lap Data Lokasi File Data Mata Pelajaran Data Mata Pelajaran Lap Data Mata Pelajaran Direktur Utama Lap Penjadwalan Instruktur Lap Data Lokasi
Lap Data Instruktur
Lap Data Mata Pelajaran Lap Penjadwalan Instruktur
Instruktur Lap Penjadwalan Instruktur Lap Lokasi Lap Instruktur
Lap Mata Pelajaran
Gambar 4.3 Data Flow Diagram Sistem Penjadwalan Yang Sedang Berjalan
4.1.3. Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan
Berdasakan hasil evaluasi yang telah penulis lakukan pada LPKII, dapat disimpulkan bahwa terdapat kekurangan dalam prosedur yang sedang berjalan yaitu:
Pada proses penjadwalan, penginputan data penjadwalan masih manual (belum terkomputerisasi) yang menyebabkan kemungkinan kesalahan dalam pencatatan data penjadwalan.
Untuk mengatasi masalah-masalah diatas, lembaga perlu membangun sebuah sistem informasi yang terkomputerisasi untuk menunjang segala aktivitas lembaga terutama dibagian penjadwalan sehingga dapat memberikan informasi bagi pihak lembaga dan yang membutuhannya.
4.2. Perancangan Sistem
Pada tahap ini akan dirancang perangkat lunak untuk sistem penjadwalan secara online yang akan dibuat berdasarkan analisis sistem yang telah dilakukan sebelumnya, berdasarkan pada hasil evaluasi sistem yang sedang berjalan, maka sistem yang telah ada perlu dikembangkan. Pengembangan sistem dilakukan dengan mengubah atau memperbaiki sistem yang masih manual kedalam sistem yang terkomputerisasi, setelah memahami sistem yang sedang berjalan dan kriteria-kriteria sistem yang akan dibangun, maka tahap selanjutnya adalah membuat perancangan sistem informasi terlebih dahulu.
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem
Perancangan sistem informasi penjadwalan secara online dilakukan bertujuan untuk memudahkan dalam pengembangan dan pembuatan sistem, sehingga pembuatan sistem informasi penjadwalan secara online dapat dibuat sesuai dengan masalah yang ada dan penyelesaian masalahnya teratur, dan mampu memecahan masalah yang ada dalam lembaga.
4.2.2 Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan
Gambaran umum sistem yang diusulkan merupakan penjelasan dari sistem yang akan dibuat, yang bertujuan untuk memudahkan dalam memproses data-data khususnya yang berhubungan dengan penjadwalan serta membandingkan dengan sistem yang sedang berjalan.
4.2.3. Perancangan Prosedur Yang Diusulkan
Perancangan proses ini akan memberikan gambaran mengenai dokumen-dokumen, proses-proses, dan aliran data apa saja yang akan terlibat dalam sistem yang akan diusulkan. Proses yang akan dirancang bertujuan untuk memperbaiki kinerja sistem yang ada, sehingga kelemahan yang ada pada sistem dapat diperbaiki. Pada tahap perancangan proses akan dibuat bagan-bagan yang berhubungan dengan proses-proses yang akan berlangsung pada sistem yang diusulkan antara lain diagram konteks yang diusulkan dan DFD yang diusulkan.