Agar bisa melakukan pengembangan suatu sistem yang sesuai dengan metodologi pengembangan sistem terstruktur, maka dibutuhkan alat bantu dan teknik untuk melaksanakannya. Adapun alat bantu yang digunakan dalam perancangan sistem terstruktur adalah:
1. Bagan Alir Dokumen (BAD)/ Aliran Sistem Informasi
Jogiyanto (2005) mendefinisikan Bagan Aliran Documen (Document Flow chart) atau disebut juga bagan alir formulir (form flow chart) atau paper flowchart atau Aliran system informasi ( ASI) merupakan bagan alir yang menunjuk kan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.
Simbol-simbol yang umum digunakan pada BAD adalah:
No Simbol Arti/Tujuan
1 Proses komputerisasi
2 Proses manual
3 Dokumen
4 Penyimpanan
5 Penghubung
6 Arus data
Tabel 2.2 Bagan Alir Dokumen Atau Aliran Sistem Informasi (Jogiyanto, 2005)
2. Contex Diagram
Diagram Contex Kontek Diagram)menurut Wahyono (2004) adalah diagram yang menggambarkan sistem dalam suatu proses atau simbol proses dan hubungannya dengan entity eksternal. Penyimpanan data (Data Storage), digunakan secara bersama antara sistem dan terminator.
Diagram konteks digunakan untuk memberikan gambaran umum tentang entitas luar yang terlibat dan input yang diproses.
3. Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) awalnya dikembangkan oleh Chris Gane dan Trish Sarson pada tahun 1979 yang termaksud dalam Structured System Analysis and Design Methodologi (SSADM) . Sistem yang dikembangkan ini berbasis pada dekomposisi fungsional dari sebuah system. DFD adalah Representasi grafik yang menggambarkan aliran informasi dan transformasi informasi yang
28
diaplikasikan sebagai data yang mengalir dari masukan (input) dan keluaran ( Output).
Gambar 2.2 Bentuk dari Aliran Sistem Informasi
Sumber : Buku Rekayasa Perangkat Lunak (M.Shalahuddin 2016) Notasi- notasi pada DFD ( Edward Yourdon dan Tom De Marco ) adalah sebagai berikut :
NOTASI KETERANGAN
Proses atau fungsi atau prosedur
; pada pemodelan perangkat
lunak yang akan
diimplementasikan dengan pemrograman yang terstruktur, maka pemodelan notasi inilah yang harusnya menjadi fungsi atau prosedur didalam kode program
File atau basis data atau penyimpanan ( Storage); pada
Produsen atau konsumen
1, 2, 3..
Proses
Akun
Aliran Data
pemodelan perangkat lunak yang akan di implementasikan
dengan pemrograman
terstruktur, maka pemodelan notasi inilah yang harusnya dibuat menjadi table-tabel basis data yang dibutuhkan, table- table ini juga harus sesusai dengan perancangan table-tabel basis data yang dibutuhkan ( Entity Relationship Diagram (ERD), Conceptual Data Model (CMD), Physical Data Model(PDM)
Catatan:
Nama yang diberikan pada sebuah penyimpanan biasanya kata benda
Entitas Luar ( External Entity) atau masukan input atau keluaran ( Output) atau orang yang memakai/berinteraksi dengan perangkat lunak yang dimodelkan atau system yang terkait dengan aliran data dari system yang dimodelkan
30
Catatan : nama yang digunakan pada masukan ( input) atau keluaran (Output) biasanya berupa kata benda
Aliran data merupakan data yang dikirim antar proses, dari penyimpanan ke proses, atau dari proses ke masukan (input) atau keluaran ( Output)
Catatan : nama yang digunakan pada aliran data biasanya berupa kata benda ,dapat diawali dengan kata data misalnya “ data siswa” atau tanpa ada kata data misalnya “ siswa”
Tabel 2.3 Notasi pada Data Flow Diagram
Sumber : Buku Rekayasa Perangkat Lunak (M.Shalahuddin 2016) 4. Entity Relationship Diagram (ERD)
Pemodelan awal basis data yang paling banyak digunakan adalah menggunakan Entity Relationship Diagram ( ERD). ERD dikembangkan berdasarkan teori himpunan dalam bidang matematika.
ERD memiliki beberapa aliran notasi seperti notasi Chen ( dikembangkan) oleh Peter Chen), Barker
Simbol yang digunakan ERD :
No Simbol Arti/Tujuan
1 Entity
2 Atribut dari entity
3 Atribut dari entity dengan key
4 Relasi antar entity
5 Hubungan satu dan pasti
6 Hubungan banyak dan pasti
7 Hubungan satu dan pasti
8 Hubungan satu tapi tidak pasti
Tabel 2.4 Simbol Entity Relationship Diagram (Nugroho, 2005) D. Perangkat Lunak Pembangun Sistem
Dalam membangun sistem, penulis menggunakan Bahasa pemograman PHP, Subkime Text untuk merancang form/ design tampilan dan MySQL sebagai databasenya.
1. PHP
a. Pengertian PHP
Menurut Sibero (2012:49), “PHP (Personal Home Page) adalah pemrograman (interpreter) adalah proses penerjemahan baris sumber menjadi kode mesin yang dimengerti komputer secara lansung pada saat baris kode dijalankan”.
Menurut Kustiyahnigsih (2011:114), “PHP (atau resminya PHP:
Hypertext Preprosesor) adalah skrip bersifat server-side yang ditambahkan ke dalam HTML. PHP sendiri merupakan singakatan dari Personal Home Page Tools. Skrip ini akan membuat suatu aplikasi dapat diintegrasikan ke dalam HTML sehingga suatu halaman web tidak lagi bersifat statis, namun
32
menjadi bersifat dinamis. Sifat server side berarti pengerjaan kode program dilakukan di server, baru kemudian hasilnya dikirimkan ke browser”.
Berdasarkan pengertian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa PHP (PHP: Hypertext Preprocesor) adalah suatu Bahasa pemrograman yang digunakan untuk menerjemahkan baris kode program menjadi kode mesin yang dapat dimngerti oleh computer yang bersifat server-side yang dapat ditambahkan ke dalam HTML.
b. Sejarah PHP
Pada awalnya PHP merupakan kependekan dari Personal Home Page (Situs Personal). PHP pertama kali dibuat oleh Rasmus Lerdorf pada tahun 1995. Pada waktu itu PHP masih bernama FI (Form Interpreted), yang wujudnya berupa sekumpulan script yang digunakan untuk mengolah data form dari web.
Pada tahun 1997, sebuah perusahaan bernama Zend menulis ulang interpreter PHP menjadi lebih bersih, lebih baik, dan lebih cepat.
Kemudian pada Juni 1998, perusahaan tersebut merilis interpreter baru untuk PHP dan meresmikan rilis tersebut sebagai PHP 3.0 dan singakatan PHP dirubah menjadi akronim berulang PHP:Hypertext Preprocessing.
PHP difokuskan pada scripting server-side, jadi Anda dapat melakukan apa yang bias dilakukan CGI dengan menggunakan PHP seperti mengambil data inputan form, meng-generate konten halaman dinamis, mengirim dan menerimacookies dan masih banyak lagi.
Kemampuan dan support-nya untuk database juga sangat dapat diandalkan.
c. Kelebihan PHP
Bahasa pemrograman PHP merupakan bahasa pemrograman yang paling banyak digunakan, tentu karena berbagai alasan, salah satunya adalah mempunyai beberapa kelebihan dibandingkan dengan Bahasa pemrograman lainnya yang sejenis. Berikut ini kelebihan bahasa pemrograman PHP:
1. PHP adalah bahasa multiplatform yang artinya dapat berjalan di berbagai mesin dan sistem operasi (Linux, Unix, Macintosh, Windows) dan dapat dijalankan secara runtime melalui console serta juga dapat menjalankan perintah-perintah system lainnya.
2. PHP bersifat Open Source yang berarti dapat digunakan oleh siapa saja secara gratis.
3. Web Server yang mendukung PHP dapat ditemukan di mana-mana dari mulai apache, IIS, Lighttpd, nginx, hingga Xitami dengan konfigurasi yang relatif mudah dan tidak berbelit-belit, bahkan banyak yang membuat dalam bentuk paket atau package (PHP, MySQL dan Web Server).
4. Dalam sisi pengembangan lebih mudah, karena banyaknya milis-milis, komunitas dan developer yang siap membantu dalam pengembangan.
5. Dalam sisi pemahaman, PHP adalah bahasa scripting yang paling mudah karena memiliki referensi yang banyak.
6. Banyak bertebaran Aplikasi dan Program PHP yang Gratis dan Siap pakai seperti WordPress, PrestaShop, dan lain-lain.
34
7. Dapat mendukung banyak database, sepertu MySQL, Oracle, MS-SQL dst.
d. Sintax / Script PHP
Script PHP termasuk dalam HTML-embedded, artinya kode PHP dapat disisipkan pada sebuah halaman HTML.
Ada empat macam pasangan tag PHP yang dapat digunakan untuk menandai blok script PHP dalam buku karangan Peranginangin Kasiman (2006:2)
1) <?php…?>
2) <script language= “PHP”>…</script>
3) <? … ?>
4) <% … %>
2. MySQL
Mysql adalah sebuah program database server yang mampy menerima dan mungkin datanya dengan sangatr cepat, multi user serta mengguanakan perintah standar SQL (Structure Quered Language) (Nugroho Adi, 2011).
msSQL dikembangkan oleh sebuah perusahaan Swedia bernama MySQL AB yang pada saat itu bernama TcX Data Konsult AB sekitar tahun 1994-1995, namun cikal bakal kodenya sudah ada sejak 1979. Awalnya TcX membuat MySQL dengan tujuan mengembangkan aplikasi web untuk klien.
TcX merupakan perusahaan pengembangan software dan konsultan database. Saat ini MySQL sudah diakusisi oleh Oracle Crop. MySQL adalah salah satu jenis database server yang sangat terkenal dan banyak digunakan untuk membangun aplikasi web yang database sebagai sumber dan
pengelolaan datanya. Kepopuleran MySQL antara lain karena MySQL menggunakan SQL sebagai bahasa dasaruntuk mengakses databasenya sehingga mudah untuk digunakan. MySQL juga bersifat open source dan free pada berbagai platform kecuali pada windows yang bersifat shareware.
MySQL didistribusikan dengan lisensi open source GPL (General Public License) mulai versi 3.23, pada bulan juni 2000.
3. Sublime Text
Sublime Text merupakan perangkat lunak text editor yang digunakan untuk membuat atau meng-edit suatu aplikasi. Sublime Text mempunyai fitur plugin tambahan yang memudahkan programmer. Selain itu, Sublime Text juga memiliki desain yang simple dan keren menjadikan Sublime Text terkesan elegan untuk sebuah syntax editor. Selain ringan, IDE ini memiliki kecepatan proses simpan dan buka file. Tidak heran kalua IDE ini paling banyak digunakan terutama di kalangan programmer berbasis web.
36 BAB III
ANALISA DAN PERANCANGAN
A. Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan
Analisa sistem yang sedang berjalan pada sistem informasi pelayanan IT TIPD, bertujuan untuk mengetahui lebih jelas dan terperinci bagaimana system kerja tersebut dan masalah yang terdapat pada system tersebut untuk dapat dijadikan system yang baru agar terkomputerisasi .
1. Aliran Sistem yang Sedang Berjalan
Analisa sistem yang sedang berjalan merupakan pedoman untuk merancang sistem yang baru, sebab dengan menganalisa sistem yang sedang berjalan dapat diketahui kelemahan-kelemahan dari sistem yang lama dan keunggulan dari sistem yang baru. sistem yang lama akan dijadikan perbandingan terhadap sistem yang baru yang akan diterapkan. Analisis sistem bertujuan mencari pemecahan masalah yang dihadapi di sistem tersebut agar masalah yang
sama tidak terjadi lagi di saat yang akan datang.
Alur Sistem informasi yang lama :
1. Mahasiswa atau dosen atau unit pergi ke TIPD untuk melaporkan adanya permasalahan IT dan setelah itu mengisi form keluhan
2. Mahasiswa atau dosen atau unit memberikan form keluhan ke Staff TIPD 3. Petugas TIPD mengecheck masalah IT yang di laporkan oleh mahasiswa atau
dosen atau Unit
4. Mahasiswa atau dosen atau unit menunggu perbaikan dari masalah IT yang di laporkan
5. Setelah perbaikan selesai petugas TIPD memberikan keterangan atau menginformasikan kepada mahasiswa atau dosen atau unit bahwa perbaikan telah selesai
6. Data dari form keluhan di rekap lalu di buat laporan per-bulan dan di berikan kepada pimpinan TIPD
Aplikasi Sistem Informasi Helpdesk Teknologi Informasi dan Pangkalan Data (TIPD) IAIN Batusangkar Menggunakan Metode Waiting Line
Unit Teknisi Pimpinan
Phase
Form Layanan
Lap Kel, Lap Ecampus,Lap Jaringan, Lap Form Layanan
Hasil Perbaikan Hasil Perbaikan
Mengisi Form Layanan
Form Layanan Form Layanan
Pemeriksaaan / Perbaikan
Rekap Seluruh Layanan
Lap Kel, Lap Ecampus,Lap Jaringan,
Lap
Gambar 3.1 ASI yang sedang berjalan pelayanan IT di TIPD IAIN Batusangkar
Sumber : Aliran sistem informasi pelayanan ganguan IT di TIPD IAIN Batusangkar
38
2. Evaluasi sistem yang sedang berjalan
Evalusi sistem dilakukan untuk mengetahui masalah yang terjadi pada system yang lama sebagai dasar untuk merancang system yang baru. system yang ada sudah dapat dikatakan berjalan dengan baik, tetapi masih terdapat kekurangan dalam pelayanan ganggua IT di TIPD, antara lain:
1) Proses pelayanan masih dengan cara manual dengan datan ke TIPD dan memberikan informasi telah terjadi gangguan IT dan mangisi formulir keluhan.
2) Penyimpanan masih didalam format excel dan arsip pelayanan, sehingga data yang didapatkan belum terjamin keamanannya
B. Perancangan Sistem
Perancangan system merupakan rencana pengembangan system ke bentuk desain untuk memudahkan pengguna melihat rancangan yang telah dibuat. langkah-langkah untuk merancang dengan membuat usecase diagram, activity diagram, dan class diagram.
1. Perancangan Global a. Analisa gambar
Gambar Aliran Sistem Informasi diatas merupakan alur dokumen pada investasi usaha. Aliran Sistem Informasi diatas merupakan peraturan yang sudah ditetapkan oleh Teknologi Informasi dan Pangkalan Data IAIN Batusangkar yang setiap mahasiswa atau dosen atau unit yang ada dibawah harus mengikuti sistem alur dokumen tersebut.
Pada Aliran Sistem Informasi diatas mahasiswa atau dosen yang ingin melaporkan masalah IT harus pergi ke TIPD dan pengolahan data dari semua keluhan masih dengan cara membuat di microsoft excel. Penulis akan mencoba merancang aliran sistem informasi yang pengolahan datanya dan pelayanan keluhannya menggunakan program tertentu. Seperti terlihat pada Gambar 3.2 berikut ini :
Aplikasi Sistem Informasi Helpdesk Teknologi Informasi dan Pangkalan Data (TIPD) IAIN Batusangkar Menggunakan Metode Waiting Line
Unit Call Center Teknisi Pimpinan
Phase
Form Keluhan Form Keluhan
Verifikasi Keluhan
Data Keluhan
Pemerikasaan
Ket Proses Perbaikan
Perbaikan
Hasil Perbaikan
Rekap Data Keluhan
Lap Kel, Lap Ecampus,Lap Jaringan, Lap
Lap Kel, Lap Ecampus,Lap Jaringan, Lap Data Keluhan
Ket Proses Perbaikan
Hasil Perbaikan Hasil Perbaikan
A
Gambar 3. 2 Aliran sistem informasi pelayanan IT TIPD yang baru b. Context Diagram
Context diagram merupakan alat bantu perancangan secara global yang memperlihatkan sistem secara umum dan bagian-bagian
40
dari sub sistem yang terlibat di dalam sistem secara keseluruhan, Dimana dalam keterkaitan dan interaksi antar sub sistem-sub sistem.
Pada context diagram sistem informasi pengolahan surat masuk terdiri dari empat entiti, yaitu : Pengguna, Staff, Pimpinan. Conteks diagram berikut ini merupakan aliran data dari entity ke entity yang lain.
Conteks diagram laporan surat masuk dapat dilihat pada gambar berikut :
Lap per jenis layanan, laporan per layanan
Ket proses perbaikan
Call Center
Hasil Perbaikan
Keluhan
Gambar 3.3 context diagram c. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) adalah sebuah alat dokumentasi grafik yang menggunakan nomor kecil dari simbol untuk menggambarkan bagaimana aliran data, mengakhiri hubungan dalam proses.
Adapun Data Flow Diagram Helpdesk diatas dapat dilihat pada Lap Kel, Lap Ecampus,Lap
Jaringan, Lap email, Lap maintenance
Gambar 3.4 Data Flow Diagram Perhitungan Waiting Line :
P = λ / s. μ
(`v_perbulan_lamda`.`lamda`/(`v_perbulan_s`.`s`*`v_perbulan_yu`.`yu
`)) AS p
d. Entity Relationship Diagram
Entity relationship diagram (ERD) merupakan hubungan penterjemahan yang berisi komponen-komponen himpunan entiti dan himpunan relasi yang dilengkapi dengan atribut-atribut menghubungkan entity tersebut digunakan.
42
Key Field (Primary Key Atribut) dari masing-masing entity.
Adapun bentuk Entity Relationship Diagram tersebut adalah sebagai berikut :
Gambar 3. 5 Entity Relationship Diagram 2. Perancangan Terinci
1. Desain Output
Desain output merupakan bentuk laporan yang dihasilkan sistem yang dirancang sedemikian rupa sehingga dapat digunakan untuk kemajuan suatu usaha dan dapat dipakai sehingga bahan perbandingan oleh direktur dalam mengambil keputusan.
Adapun desain output yang telah penulis rancang adalah sebagai berikut :
a) Laporan data keluhan
Laporan Data Pelayanan TIPD IAIN Batusangkar
Antrian Nama Unit Jenis Keluhan Keluhan
999 Gambar 3. 6 Laporan Data Keluhan
b) Laporan data per Keluhan
Fom Pelayanan TIPD IAIN BATUSANGKAR
Gambar 3.7 laporan per keluhan
44
Dalam setiap pemrosesan perlu ada data masukan, dimana data yang akan diproses harus dimasukkan terlebih dahulu, tentunya melalui interface (perangkat penghubung) antara pengguna dengan hardware dan software.
Untuk itu agar memudahkan dan tidak terjadinya kesalahan pemasukan data, maka dirancang bentuk menu tampilan yang mudah digunakan untuk memasukkan data tersebut
2. Desain Input
Dalam setiap pemrosesan perlu ada data masukan, dimana data yang akan diproses harus dimasukkan terlebih dahulu, tentunya melalui interface (perangkat penghubung) antara pengguna dengan hardware dan software.
Untuk itu agar memudahkan dan tidak terjadinya kesalahan pemasukan data, maka dirancang bentuk menu tampilan yang mudah digunakan untuk memasukkan data tersebut
Berikut ini adalah bentuk rancangan Desain Keluhan Gambar 4.10, Desain Akun Gambar 4.11:
a) Desain Form Keluhan Aplikasi Pelayanan Ganguan IT TIPD
Form Layanan TIPD
Jenis Keluhan :
Tanggal/Jam Keluhan :
NIP/NRK/NIM :
Jenis Keluhan :
Keluar Save
x20
x20 x20 date
Gambar 3.8 Form Keluhan Aplikasi Helpdesk TIPD
b) Desain Form proses pelayanan
Entri Pelayanan
No Antrian :
Tahapan :
Tanggal Tahapan :
Keterangan :
Save
x20 x20
x255 date
LOGO Teknologi Informasi dan Pangkalan data IAIN Batusangkar
Edit
Gambar 3.9 Form proses pelayanan 3. Desain File
File merupakan kumpulan data-data yang dibentuk oleh beberapa. Data-data yang tersimpan dalam program ini seterusnya diproses oleh sistem informasi yang menghasilkan output atau laporan yang nantinya dapat disajikan kepada pemakai laporan atau informasi yang dihasilkan tersebut (McLeod (pearson)).
Berdasarkan output yang telah dirancang serta bentuk input dari program yang nantinya akan diterapkan maka didesainlah file-file yang diperlukan untuk sistem informasi pengolahan data surat masuk.
a) File Entry Proses Layanan Database Name : helpdeskoke Table Name : tblwaitingline Field Key : id_layanan
46
Fungsi : Menyimpan data proses layanan Tabel 3. 1 Desain File Entry Data layanan
File name Type Width Description
id_layanan
Database Name : Helpdesk Table Name : Petugas
Field Key : id
Fungsi : Menyimpan Data Petugas Tabel 3.2 Desain File Entry Data Proses
File name Type Width Description
Id_layanan
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan
Helpdesk merupakan center point sebuah organisasi yang membantu menangani kebutuhan pelanggan atau user terkait dengan pertanyaan, pelayanan, dukungan teknis, atau keluhan terhadap produk dan jasa tertentu dengan memanfaatkan sistem informasi untuk memudahkan penelusuran terhadap tindakan penyelesaian yang dikoordinasi oleh suatu tim. Helpdesk yang baik juga berfungsi untuk mencatat dan mengklasifikasikan permasalahan yang terjadi serta memberikan solusi dari permasalahannya, sehingga dapat dipergunakan dan menjadi asset knowledge bagi perusahaan / instansi. Sistem informasi helpdesk degan menggunakan metode waiting line akan meghasilkan dari tingkat intesitas dari sebuah pelayanan.
Berdasarkan penjelasan dari seluruh rangkaian diatas maka penulis menyimpulkan bahwa dengan adanya membuat sistem informasi Helpdesk di TIPD menggunakak metode waiting line proses pelayanan menjadi lebih maksimal dengan menggunakan aplikasi ini dan juga memudahkan dalam pembuatan laporan dari semua data layanan, karna sudah menggunakan database yang tersimpan dengan aman.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, penulis memberikan saran agar sistem informasi helpdesk menggunakan metode waiting line bisa bermanfaat dan dikembangkan untuk penelitian selanjutnya karena di dalam penggunaan dari metode waiting line disini masih banyak rumus yang belum terimplementasukan ke dalam sistem informasi helpdesk ini.
48
DAFTAR PUSTAKA
Ali Mustopa. 2017. Sistem Informasi IT-Helpdesk Pada Universitas AMIKOM Yogyakarta Berbasis Web. Jurnal Informatika dan Komputer (JIKO). Vol. 2 : 93.
Dwi Septiani, Wisti. 2017. Penerapan Waiting Line Method Untuk Peningkatan Kualitas Pelayanan Pelanggan Dengan Meminimalkan Antrian. Simposium Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (SIMNASIPTEK). Hal :A-143.
Hutahaean, Jeperson. 2014. Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta : Deepublish.
Oktaviani, Anggi. 2014. Penerapan Metode Waiting Line Untuk Penigkatan Pelayanan Antrian Pelayanan Antrian Pelanggan Kajian Teknologi Informasi. Jurnal Techno Nusa Mandiri. Vol. XI : 89.
Radillah, Teuku. 2018. Visual Basic 6.0 Return. Yogyakarta : Deepublish.
Supono dan Putratama, Vidianry. 2018. Pemograman Web dengan Menggunakan PHP dan Framework Codeigniter. Yogyakarta : Deepublish.
Sipayung, Evasaria M dkk. 2017. Perancangan Sistem Informasi Helpdesk Menggunakan Framework ITIL V3. JNTETI. Vol.6 : 141.
Wati, Risa. 2017. Sistem Antrian Pelayanan Pasien Pada Puskesmas Kelurahan Setiabudi Jakarta Selatan dengan Menggunakan Metode Waiting Line. Jurnal Techno Nusa Mandiri. Vol. 14 : 92.