BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN
4.1. Sekilas Tentang Program Studi TI UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
4.3.1. Alur Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) yang dibangun sistem akan menggambarkan alur data keseluruhan entitas dan deskripsi alur yang lebih spesifik yang terjadi didalam sistem meliputi alur data proses, penambahan user, alur data update status surat dan alur data surat yang diproses.
Data Flow Diagram DFD akan berperan sebagai alat bantu yang sering digunakan untuk menggambarkan sistem jaringan proses yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data baik secara manual maupun secara komputerisasi.
Alur diagram akan digambarkan pada proses context diagram serta dilanjutkan dengan alur diagram level 0 yang lebih mendetail dan lebih menjelaskan alur dari sistem penyuratan ini.
a. Context diagram
SISTEM
Mahasiswa ADMIN
Input Program Studi Registrasi
Input Data Admin
App Form Informasi Data Profil
Mahasiswa dan informasi data input surat
Informasi Data Profil Mahasiswa 0
Gambar 4.4 Context Diagram
Berikut penjelasan mengenai alur context diagram diatas :
1. Administrator, melakukan input data program studi pada sistem dan dapat melakukan update program studi dengan menambah atau mengurangi program studi yang sudah ada. 2. Administrator melakukan input data mahasiswa pada sistem
dan dapat melakukan update data mahasiswa dengan menambah atau mengurangi data mahasiswa, input mahasiswa ini penting karena proses login user pada sistem ini bergantung pada masukan data mahasiswa yang dilakukan oleh admin. 3. Administrator, melakukan input data admin pada sistem dan
dapat melakukan update data admin dengan menambah atau mengurangi program studi yang sudah ada.
4. User, melakukan input data pembuatan surat, edit profil dan edit password pada sistem.
5. User, menerima informasi data profil yang telah dibuat oleh admin dan mendapat informasi dari hasil pembuatan surat yang sebelumnya sudah di input oleh user dari sistem.
6. Administrator, menerima input dari sistem terkait informasi yang didapat sistem dari proses update profil dan input pembuatan surat oleh user.
b. Diagram Level 1
Pada context diagram diatas dapat dilihat alur proses data yang terjadi pada sistem antara administrator dan user yang selanjutnya dijelaskan lebih spesifik alur proses antara admin dan user pada diagram level 0 yang digambarkan seperti alur gambar dibawah ini.
ADMIN
INPUT
PROGRAM STUDI MAHASISWAINPUT DATA
INPUT DATA SURAT
BUAT
BUAT DATA SURAT
PROGRAM STUDI SURAT
DATA MAHASISWA 2. Masuk database
5. Masuk database
9. Masuk database 1. Input program studi
4. Input data mahasiswa
10. Proses 3. Proses
6. Proses
mahasiswa
8. Input data surat
7. Data mahasiswa diterima
11. Menerima masukan surat
12. Proses cetak surat
13. Informasi hasil surat
Gambar 4.5 Diagram Level 1
Berikut penjelasan mengenai alur diagram level 1 diatas : 1. Proses 1, admin melakukan input program studi 2. Proses 2, hasil inputan masuk database program studi
3. Proses 3, hasil dari database program studi selanjutnya masuk ke proses „buat‟
4. Proses 4, admin melakukan input data mahasiswa
5. Proses 5, hasil inputan data mahasiswa masuk kedalam storage database data mahasiswa
6. Proses 6, hasil dari database data mahasiswa selanjutnya masuk ke proses „buat‟
7. Proses 7, setelah diproses data dikirim ke user atau mahasiswa 8. Proses 8, user melakukan input data surat
9. Proses 9, hasil inputan masuk kedalam storage database data surat
10. Proses 10, data diproses untuk selanjutnya dikirim kepada admin
11. Proses 11, admin menerima data input data surat dari user 12. Proses 12, data surat diproses oleh admin
13. Proses 13, mahasiswa atau user menerima informasi dari admin terkait proses pembuatan surat
4.3.2. Flowchart
a.Flowchart Administrator
Flowchart administrator akan menggambarkan langkah-langakah sistem secara logika yang berisikan bagan-bagan aliran data yang hanya dapat diakses oleh admin dan langsung terintegrasi oleh sistem. Berikut adalah gambaran flowchart administrator pada sistem pembuatan surat mahasiswa yang penulis buat.
star Login Input NIP dan Pasword Cek Login Halaman Admin Logout End Gagal Pilih menu logout Berhasil ya Tidak Data
Mahasiswa Data Admin Input Program
Studi Cetak Surat Mahasiswa Pilih program studi Pilih data mahasiswa Pilih data admin Pilih data surat Db_PS Db_DS Db_DA Db_SRT
Gambar 4.6 Flowchartadministrator pada sistem
Administrator dapat menggunakan hak aksesnya bila sudah berhasil melakukan login pada halaman login. Admin memiliki peranan yang sangat sentral dalam proses sistem ini, tidak sembarangan pengguna yang dapat menjadi admin. Admin yang dapat
memiliki hak akses ini hanyalah admin yang teah terdaftar oleh bagian akademik fakultas.
Admin memiliki akses untuk menambah atau mengurangi jumlah prodi yang dapat menggunakan sistem ini, admin juga memiliki hak untuk melakukan penjumlahan data mahasiswa dan juga pengurangan jumlah mahasiswa.
Proses pembuatan surat yang dibutuhkan mahasiswa juga diproses melalui bagaian ini, admin menerima data masukan dari user dan selanjutnya admin pula yang melakukan proses pencetakan surat mahasiswa. Setelah surat tercetak, admin pula yang akan memberikan notifikasi atau pemberitahuan kepada user bahwa surat yang dibutuhkan oleh user telah tercetak dan user dapat diambil pada saat yang sudah ditentukan. Data surat yang telah tercetak akan disimpan oleh admin dalam bentuk arsip yang hanya dimiliki oleh admin saja.
b.Flowchart User
star
Halaman Login
Input NIM dan Password Cek Login Home Logout End Gagal Pilih menu logout Berhasil ya Tidak Edit Profil
Mahasiswa, Input Data Surat
DB Profil DB surat
Gambar 4.7 Flowchartuserr pada sistem
Sama halnya dengan admin, user yang dapat mengakses sistem ini hanyalah yang telah terdaftar pada sistem atau telah di registrasi
oleh admin. User yang terdata oleh admin dapat melakukan beberapa fungsi yang terdapat pada sistem ini.
Dalam sistem ini, user dapat melakukan pengecekan data diri dan juga dapat melakukan proses pembuatan surat yang mereka butuhkan dengan sebelumnya melakukan penginputan data surat yang terdapat pada sistem. Setelah input data dilakukan, user akan menerima notifikasi melalui media yang dipakai baik dari dekstop, laptop maupun mobile device, tergantung yang dipakai oleh user dalam mengakses sistem pembuatan surat ini.
User juga dapat melakukan pengubahan security password yang hanya dapat diakses oleh user karena saat awal user mendaftar pada admin, maka admin akan menggunakan NIM (Nomor Induk Mahasiswa) user sebagai password dan selanjutnya admin membebaskan user apabila ingin merubah password tersebut sehingga tetap dapat mengakses sistem dan user juga terdata pada sistem dan admin.