Gambar 1 Alur Proses Simapel
6 | P a n d u a n P e n g g u n a a n S I M A P E L D. STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SIMAPEL
No Aktivitas
Petugas Simapel Kelengkapan Waktu Output
1 Menugaskan petugas Simapel untuk mengisi Simapel
SOP Pemberian Arahan 2 menit Arahan
2 Login melalui Simapel Android Telepon Genggam yang
memiliki jaringan internet dan aplikasi Simapel Android
1 menit Aplikasi Simapel Android
3 Mengisi Kehadiran, Notulensi dan Dokumentasi dalam Simapel Android
Aplikasi Simapel Android 90 menit Aplikasi Simapel Android yang kehadiran, notulensi dan dokumentasi
5 menit
Simapel telah terisi
5 Mencetak hasil input kehadiran.
notulensi dan dokumentasi dalam Simapel Android melalui http://simapel.poltekkesjogja.ac.
id/
Simapel telah terisi 10 menit Laporan kehadiran,
E. PENGGUNAAN SIMAPEL ANDROID 1. Proses Login
Untuk menggunakan aplikasi Simapel, petugas melakukan instalasi aplikasi Simapel Andorid melalui playstore terlebih dahulu.
Gambar 4 Simapel Android Gambar 3 Login Simapel
7 | P a n d u a n P e n g g u n a a n S I M A P E L
Setelah aplikasi terpasang dalam telepon genggam yang telah terhubung dengan jaringan internet, petugas melakukan login menggunakan username dan password yang diberikan dan klik menu Masuk.
2. Proses Pengisian Simapel Android
Setelah masuk dalam Simapel Android, tampilan yang ditunjukkan merupakan hari, tanggal dan waktu pelaksanaan apel, dengan 2 (dua) menu utama yaitu Isi Kehadiran dan Notulen, seperti gambar dibawah ini:
Gambar 5 Login Simapel Android
a. Isi Kehadiran
Tampilan dalam menu Isi Kehadiran berupa nama – nama pegawai di lingkungan Direktorat dan Jurusan Poltekkes Kemenkes Yogyakarta. Nama – nama pegawai yang ada sama dengan unit organisasi Petugas Simapel yang bertugas, yaitu dari Direktorat atau Jurusan, sehingga Petugas Simapel mengisi kehadiran dan notulensi sesuai dengan asal unit organisasinya.
Gambar 6 Menu Isi Kehadiran
Dalam Menu Isi Kehadiran di atas, terdapat beberapa keterangan sebagai berikut:
1) Nama, Hari, Tanggal dan Waktu Pengisian Simapel
2) Kolom Pencarian, dapat dilakukan dengan mengetik nama pegawai yang dicari
3) Nama Pegawai
4) Status Kehadiran dengan keterangan a) Belum diabsen
8 | P a n d u a n P e n g g u n a a n S I M A P E L b) Sudah diabsen – Hadir
c) Sudah diabsen – Tidak Hadir (alasan kehadiran) 5) Hadir, dipilih apabila pegawai hadir dalam kegiatan apel 6) Tidak, dipilih apabila pegawai tidak hadir dalam kegiatan apel
Petugas Simapel mengisi kehadiran dengan memilih menu Hadir dan Tidak.
Apabila dipilih menu Tidak, maka akan muncul pop-up Alasan Ketidakhadiran sebagaimana terlihar dalam gambar dibawah ini:
Gambar 7 Alasan Ketidakhadiran
Petugas mengisi alasan ketidakhadiran, selanjutnya pilih menu Kirim.
Status pegawai yang belum diabsen dan sudah diabsen akan muncul dibawah nama masing-masing pegawai. Alasan ketidakhadiran pegawai juga muncul dalam status tersebut.
b. Notulen
Menu notulen terdiri dari dokumentasi dan catatan kegiatan apel yang dilaksanakan, sebagaimana tampak dalam gambar di bawah ini:
Gambar 8 Unggah Foto dan Catatan
Apabila foto dan catatan telah selesai dibuat, maka klik menu KIRIM, sehingga tampilan akan kembali pada menu awal.
Apabila petugas ingin melakukan perubahan data baik kehadiran, dokumentasi maupun notulensi, maka dapat langsung merubah dan setelah selesai klik menu
9 | P a n d u a n P e n g g u n a a n S I M A P E L
KIRIM, maka hasil yang tersimpan adalah kehadiran, dokumentasi dan notulensi yang terakhir diperbaharui.
F. PENGGUNAAN SIMAPEL BERBASIS WEB PETUGAS
Simapel berbasis Web digunakan oleh Petugas untuk melihat dan mencetak riwayat hasil pengisian kehadiran, dokumentasi dan notulensi yang telah dibuat.
1. Proses Login
Petugas Simapel melakukan login melalui http://simapel.poltekkesjogja.ac.id/
dengan username dan password yang digunakan dalam Simapel Android. Tampilan Simapel berbasis Web adalah sebagai berikut:
Gambar 9 Login Simapel Web
Ketik username, password dan kode captcha yang diberikan, dan akan masuk dalam halaman awal seperti terlihat dalam gambar dibawah ini:
Gambar 10 Tampilan Awal Simapel Web Petugas
2. Menu Data Apel
Menu Data Apel berisi riwayat hasil pengisian kehadiran, dokumentasi dan notulensi yang dilakukan sebelumnya melalui aplikasi Simapel Android, sebagaimana terlihat dalam gambar di bawah ini:
10 | P a n d u a n P e n g g u n a a n S I M A P E L
Gambar 11 Menu Data Apel
Keterangan Gambar adalah sebagai berikut:
a. Nama Apel
Nama Apel merupakan nama kegiatan apel yang dilaksanakan b. Tanggal
Tanggal merupakan tanggal pelaksanaan apel c. Aksi
Dalam menu Aksi terdapat 2 (dua) pilihan yaitu Notulen dan Excel. Notulen digunakan untuk melihat dan mencetak hasil dokumentasi dan catatan kegiatan apel, sedangkan Excel digunakan untuk melihat dan mencetak hasil pengisian kehadiran pegawai dalam kegiatan apel.
d. Search
Search merupakan kolom pencarian riwayat kegiatan apel yang tersimpan.
G. PENGGUNAAN SIMAPEL BERBASIS WEB ADMINISTRATOR 1. Proses Login
Pegawai yang diberikan kewenanangan sebagai administrator Simapel melakukan login melalui http://simapel.poltekkesjogja.ac.id/ dengan username dan password sebagai administrator.
Selanjutnya, tampilan awal http://simapel.poltekkesjogja.ac.id/ untuk administrator adalah sebagai berikut:
Gambar 12 Tampilan Simapel Web Administrator
11 | P a n d u a n P e n g g u n a a n S I M A P E L 2. Menu Master Apel
Jadwal dan waktu pengisian Simapel Android dilakukan melalui menu Master Apel.
Riwayat Pengisian Simapel Android juga tersimpan dalam menu Master Apel meliputi nama apel, tanggal, waktu pengisian Simapel Android (mulai absen dan selesai absen), hasil kehadiran, notulensi, dan dokumentasi yang diisi oleh semua petugas melalui Simapel Android, serta menu update, hapus dan update pegawai.
Klik menu Master Apel maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini:
Gambar 13 Master Apel
Untuk membuat jadwal dan waktu pengisian Simapel Andoid, maka klik menu Tambah, sehingga muncul tampilan seperti ini:
Gambar 14 Pengisian Master Apel
a. Isi Nama dengan format Apel-Hari Apel-Tanggal Apel, sebagai contoh pengisian nama yaitu Apel Senin, 19 Juli 2021.
b. Selanjutnya isi Mulai Absen yaitu waktu mulainya pengisian Simapel Andorid dan Selesai Absen yaitu waktu berakhirnya pengisian Simapel Android. Waktu pengisian Simapel Android yaitu pukul 07:20 WIB sampai dengan pukul 09:00 WIB.
12 | P a n d u a n P e n g g u n a a n S I M A P E L
c. Setelah terisi semua, maka klik menu Simpan. Apabila telah tersimpan, maka akan muncul pop-up Simpan data berhasil di bagian atas seperti gambar di bawah ini:
Gambar 15 Simpan Master Apel
Untuk memastikan Jadwal Pengisian Simapel untuk hari pelaksanan Apel maka dapat klik kembali menu Master Apel, sehingga jadwal Apel Senin, 19 Juli 2021 dapat dilihat pada tampilan Master Apel seperti gambar di bawah ini:
Gambar 16 Input Apel yang tersimpan
3. Menu Master Petugas
Menu Master Petugas digunakan untuk menetapkan pegawai yang diberikan kewenangan sebagai Petugas Simapel.
13 | P a n d u a n P e n g g u n a a n S I M A P E L
Gambar 17 Master Petugas
Terdapat menu Username dan Status Petugas. Pada Menu Username, ketik nama pegawai di lingkungan Poltekkes Kemenkes Yogyakarta yang akan menjadi Petugas Simapel sehingga muncul pilihan nama – nama semua pegawai di lingkungan Poltekkes Kemenkes Yogyakarta sebagaimana gambar dibawah ini:
Gambar 18 Input Username Petugas
Selanjutnya klik menu Status Petugas, dimana terdapat pilihan Pilih Status sebagai Petugas atau Bukan Petugas, seperti ditampilkan dalam gambar ini
Gambar 19 Input Status Petugas
14 | P a n d u a n P e n g g u n a a n S I M A P E L
Menu Petugas dipilih apabila pegawai tersebut diberikan kewenangan sebagai Petugas Simapel, sedangkan menu Bukan Petugas dipilih apabila Petugas Simapel yang sebelumnya telah dipilih akan dihapus kewenangannya sebagai Petugas Simapel. Klik pilihan Petugas untuk memberikan kewenangan terhadap pegawai yang dipilih sebagai Petugas Simapel.
Selanjutnya, klik menu Simpan di bagian bawah, dan akan muncul pop-up Simpan data berhasil seperti gambar di bawah ini.
Gambar 20 Master Apel Tersimpan
4. Menu Laporan
Untuk dapat melihat laporan pelaksanaan apel, berupa daftar kehadiran, notulensi dan dokumentasi dapat dilakukan melalui menu Master Apel.
Gambar 21 Menu Aksi Master Apel
Dalam Submenu Aksi terdapat pilihan:
a. Notulen, digunakan untuk melihat dan mencetak hasil notulensi dan dokumentasi apel yang telah diisi sebelumnya melalui Simapel Android oleh semua Petugas Simapel;
15 | P a n d u a n P e n g g u n a a n S I M A P E L
b. Excel, digunakan untuk melihat dan mencetak hasil daftar kehadiran pegawai dalam kegiatan apel yang telah diisi sebelumnya melalui Simapel Android;
c. Update, digunakan untuk melakukan perubahan nama dan waktu pengisian Simpale Android;
d. Hapus, digunakan untuk menghapus jadwal apel yang telah dibuat sebelumnya;
e. Update Pegawai, digunakan untuk melakukan pembaharuan data pegawai dalam aplikasi Simapel.