PANDUAN PENGGUNAAN SIMAPEL

(1)

PANDUAN PENGGUNAAN SIMAPEL

POLTEKKES KEMENKES YOGYAKARTA BADAN PPDSM KESEHATAN

KEMENTERIAN KESEHATAN

2021

(2)

(3)

ii | P a n d u a n P e n g g u n a a n S I M A P E L

DAFTAR ISI

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Alur Proses Simapel ... 5

Gambar 2 SOP Simapel ... 6

Gambar 4 Simapel Android ... 6

Gambar 3 Login Simapel ... 6

Gambar 5 Login Simapel Android ... 7

Gambar 6 Menu Isi Kehadiran... 7

Gambar 7 Alasan Ketidakhadiran ... 8

Gambar 8 Unggah Foto dan Catatan ... 8

Gambar 9 Login Simapel Web ... 9

Gambar 10 Tampilan Awal Simapel Web Petugas... 9

Gambar 11 Menu Data Apel ... 10

Gambar 12 Tampilan Simapel Web Administrator ... 10

Gambar 13 Master Apel ... 11

Gambar 14 Pengisian Master Apel ... 11

Gambar 15 Simpan Master Apel ... 12

Gambar 16 Input Apel yang tersimpan ... 12

Gambar 17 Master Petugas ... 13

Gambar 18 Input Username Petugas ... 13

Gambar 19 Input Status Petugas ... 13

Gambar 20 Master Apel Tersimpan ... 14

Gambar 21 Menu Aksi Master Apel ... 14

(5)

4 | P a n d u a n P e n g g u n a a n S I M A P E L A. PENDAHULUAN

Poltekkes Kemenkes Yogyakarta sebagai unit pelaksana teknis di lingkungan Kementerian Kesehatan dalam bentuk perguruan tinggi yang melaksanakan tugas di bidang pendidikan vokasi bidang kesehatan dan pendidikan profesi setelah memenuhi persyaratan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Dalam rangka tindak lanjut dari upaya penegakan disiplin kerja Aparatur Sipil Negara, Poltekkes Kemenkes Yogyakarta melaksanakan apel pagi setiap hari Senin dan Kamis. Disamping itu, apel pagi merupakan sarana untuk penyampaian informasi – informasi penting dan arahan dari pimpinan serta menciptakan rasa kekeluargaan dan kebersamaan dalam pelaksanaan tugas pekerjaan bagi seluruh pegawai. Pelaksanaan apel pagi di lingkungan Poltekkes Kemenkes Yogyakarta dilaksanakan di masing – masing Jurusan dan Direktorat Poltekkes Kemenkes Yogyakarta. Apel pagi merupakan kewajiban seluruh pegawai di lingkungan Poltekkes Kemenkes Yogyakarta.

Keputusan Direktur Poltekkes Kemenkes Yogyakarta Nomor HK.01.07/1.2/0098/2017 tanggal 3 Januari 2017 tentang Pedoman Penetapan Kinerja, Evaluasi Kinerja dan Penilaian Prestasi Kerja bagi Jabatan Dosen, Tugas Tambahan, dan Tenaga Kependidikan Dalam Rangka Pelaksanaan Remunerasi di lingkungan Poltekkes Kemenkes Yogyakarta Pasal 16 menyebutkan bahwa Pegawai Poltekkes Kemenkes Yogyakarta wajib mengikuti apel setiap hari Senin dan Kamis yang dimulai pada pukul 07:30 WIB dan dibuktikan dengan daftar hadir manual. Ketidakhadiran dalam apel pagi tanpa adanya bukti berupa surat tugas/SK Direktur dan/atau bukti melaksanakan tugas di luar instasi, maka akan diberlakukan pengurangan insentif remunerasi yang diterima.

Pelaksanaan apel pagi yang rutin dilaksanakan oleh Poltekkes Kemenkes Yogyakarta yang disertai dengan daftar hadir sebagai bukti kehadiran serta adanya pemberlakuan pengurangan insentif remunerasi akibat ketidakhadiran dalam apel pagi menjadi salah satu dasar penerapan aplikasi Sistem Manajemen Apel (SIMAPEL). Simapel merupakan salah satu terobosan yang dilakukan oleh Poltekkes Kemenkes Yogyakarta dalam mengelola pelaksanaan apel pagi mulai dari status kehadiran pegawai, notulensi dan dokumentasi secara rutin terhadap apel pagi yang dilaksanakan. Selain digunakan untuk apel pagi, Simapel juga dapat digunakan dalam kegiatan apel bersama, upacara atau kegiatan – kegiatan lain sesuai dengan kebutuhan.

B. SISTEM MANAJEMEN APEL (SIMAPEL)

Sistem Manajemen Apel atau Simapel telah diluncurkan dalam bentuk aplikasi berbasis web dan android yang dapat diunduh melalui playstore sehingga pegawai yang diberikan kewenangan sebagai petugas Simapel dapat mengisi kehadiran, notulensi dan dokumentasi dalam setiap kegiatan apel pagi. Simapel merupakan aplikasi yang terintegrasi dengan sistem e-Kinerja Poltekkes Kemenkes Yogyakarta, sehingga username dan password yang dimiliki sama dengan username dan password yang dimiliki oleh pegawai di aplikasi e-Kinerja. Pengguna Simapel terbatas diberikan kepada pegawai yang telah diberikan kewenangan untuk mengisi kehadiran, notulensi dan dokumentasi dalam setiap kegiatan apel di Jurusan dan Direktorat serta masing – masing Sekretaris Jurusan di lingkungan Poltekkes Kemenkes Yogyakarta.

Simapel terdiri dari 2 (dua) macam, yaitu:

1. Simapel Android

Simapel yang dapat diunduh melalui playstore merupakan simapel yang digunakan untuk melakukan pengisian kehadiran, notulensi dan dokumentasi dalam kegiatan apel pagi. Penggunaan simapel dapat langsung dilakukan menggunakan telepon

(6)

5 | P a n d u a n P e n g g u n a a n S I M A P E L

genggam milik petugas simapel pada saat apel sedang berlangsung sehingga lebih efektif dan efisien dalam pelaksanaan tugasnya. Pegawai yang telah ditetapkan sebagai petugas aplikasi Simapel Android menggunakan username dan password yang telah diberikan.

2. Simapel Berbasis Web (http://simapel.poltekkesjogja.ac.id/)

Akses terhadap (http://simapel.poltekkesjogja.ac.id/) terbagi dalam 2 (dua) kewenangan pengguna, yaitu:

a. Petugas dan Sekretaris Jurusan

Petugas yang dimaksud disini adalah pegawai di lingkungan Poltekkes Kemenkes Yogyakarta yang diberikan kewenangan sebagai petugas Simapel.

Masing – masing Jurusan memiliki petugas Simapel sebanyak 1 (satu) orang pegawai dan 1 (satu) orang Sekretaris Jurusan. Pegawai yang diberikan akses sebagai petugas dan Sekretaris Jurusan memiliki akses diberikan untuk melihat dan mencetak hasil kehadiran, notulensi dan dokumentasi yang dilakukan oleh petugas atau Sekretaris Jurusan tersebut. Presensi kehadiran tersedia dalam bentuk microsoft office excel, sedangkan notulensi dan dokumentasi dapat langsung dicetak melalui laman http://simapel.poltekkesjogja.ac.id/.

b. Administrator

Untuk pengguna administrator, akses lengkap diberikan berupa:

1) Master Apel

Master apel berisi jadwal dan waktu yang diberikan dalam mengisi kehadiran, notulensi dan dokumentasi selama apel berlangsung. Waktu yang diberikan yaitu sampai dengan pukul 09.00 WIB pada hari yang sama dengan hari pelaksanaan apel. Selain itu, juga untuk melihat dan mencetak semua hasil kehadiran, notulensi dan dokumentasi yang dilakukan oleh semua petugas yang diberikan kewenangan di masing – masing Jurusan dan Direktorat.

2) Master Petugas

Master petugas berisi kewenangan yang dimiliki oleh administrator untuk menambah, mengedit atau menghapus pegawai yang diberikan kewenangan sebagai petugas simapel.

C. ALUR PROSES SIMAPEL

Gambar 1 Alur Proses Simapel LOGIN

ISI KEHADIRAN NOTULESI DOKUMENTASI

SIMPAN CETAK

KEHADIRAN

CETAK NOTULENSI

& DOKUMENTASI

(7)

6 | P a n d u a n P e n g g u n a a n S I M A P E L D. STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SIMAPEL

No Aktivitas

Mutu Baku

Keterangan Kabag/Kasubbag/

Koordinator/Sekj ur

Petugas Simapel Kelengkapan Waktu Output

1 Menugaskan petugas Simapel untuk mengisi Simapel

SOP Pemberian Arahan 2 menit Arahan

2 Login melalui Simapel Android Telepon Genggam yang

memiliki jaringan internet dan aplikasi Simapel Android

1 menit Aplikasi Simapel Android

3 Mengisi Kehadiran, Notulensi dan Dokumentasi dalam Simapel Android

Aplikasi Simapel Android 90 menit Aplikasi Simapel Android yang telah terisi kehadiran, notulensi dan dokumentasi 4 Simpan dan Kirim dalam

Simapel Android

Aplikasi Simapel Android yang telah terisi kehadiran, notulensi dan dokumentasi

5 menit

Simapel telah terisi

5 Mencetak hasil input kehadiran.

notulensi dan dokumentasi dalam Simapel Android melalui http://simapel.poltekkesjogja.ac.

id/

Simapel telah terisi 10 menit Laporan kehadiran, notulensi dan dokumentasi

6 Menyampaikan hasil cetak Simapel

Laporan kehadiran,

notulensi dan

dokumentasi

5 menit Arsip

Gambar 2 SOP Simapel

E. PENGGUNAAN SIMAPEL ANDROID 1. Proses Login

Untuk menggunakan aplikasi Simapel, petugas melakukan instalasi aplikasi Simapel Andorid melalui playstore terlebih dahulu.

Gambar 4 Simapel Android Gambar 3 Login Simapel

(8)

Setelah aplikasi terpasang dalam telepon genggam yang telah terhubung dengan jaringan internet, petugas melakukan login menggunakan username dan password yang diberikan dan klik menu Masuk.

2. Proses Pengisian Simapel Android

Setelah masuk dalam Simapel Android, tampilan yang ditunjukkan merupakan hari, tanggal dan waktu pelaksanaan apel, dengan 2 (dua) menu utama yaitu Isi Kehadiran dan Notulen, seperti gambar dibawah ini:

Gambar 5 Login Simapel Android

a. Isi Kehadiran

Tampilan dalam menu Isi Kehadiran berupa nama – nama pegawai di lingkungan Direktorat dan Jurusan Poltekkes Kemenkes Yogyakarta. Nama – nama pegawai yang ada sama dengan unit organisasi Petugas Simapel yang bertugas, yaitu dari Direktorat atau Jurusan, sehingga Petugas Simapel mengisi kehadiran dan notulensi sesuai dengan asal unit organisasinya.

Gambar 6 Menu Isi Kehadiran

Dalam Menu Isi Kehadiran di atas, terdapat beberapa keterangan sebagai berikut:

1) Nama, Hari, Tanggal dan Waktu Pengisian Simapel

2) Kolom Pencarian, dapat dilakukan dengan mengetik nama pegawai yang dicari

3) Nama Pegawai

4) Status Kehadiran dengan keterangan a) Belum diabsen

(9)

8 | P a n d u a n P e n g g u n a a n S I M A P E L b) Sudah diabsen – Hadir

c) Sudah diabsen – Tidak Hadir (alasan kehadiran) 5) Hadir, dipilih apabila pegawai hadir dalam kegiatan apel 6) Tidak, dipilih apabila pegawai tidak hadir dalam kegiatan apel

Petugas Simapel mengisi kehadiran dengan memilih menu Hadir dan Tidak.

Apabila dipilih menu Tidak, maka akan muncul pop-up Alasan Ketidakhadiran sebagaimana terlihar dalam gambar dibawah ini:

Gambar 7 Alasan Ketidakhadiran

Petugas mengisi alasan ketidakhadiran, selanjutnya pilih menu Kirim.

Status pegawai yang belum diabsen dan sudah diabsen akan muncul dibawah nama masing-masing pegawai. Alasan ketidakhadiran pegawai juga muncul dalam status tersebut.

b. Notulen

Menu notulen terdiri dari dokumentasi dan catatan kegiatan apel yang dilaksanakan, sebagaimana tampak dalam gambar di bawah ini:

Gambar 8 Unggah Foto dan Catatan

Apabila foto dan catatan telah selesai dibuat, maka klik menu KIRIM, sehingga tampilan akan kembali pada menu awal.

Apabila petugas ingin melakukan perubahan data baik kehadiran, dokumentasi maupun notulensi, maka dapat langsung merubah dan setelah selesai klik menu

(10)

KIRIM, maka hasil yang tersimpan adalah kehadiran, dokumentasi dan notulensi yang terakhir diperbaharui.

F. PENGGUNAAN SIMAPEL BERBASIS WEB PETUGAS

Simapel berbasis Web digunakan oleh Petugas untuk melihat dan mencetak riwayat hasil pengisian kehadiran, dokumentasi dan notulensi yang telah dibuat.

1. Proses Login

Petugas Simapel melakukan login melalui http://simapel.poltekkesjogja.ac.id/

dengan username dan password yang digunakan dalam Simapel Android. Tampilan Simapel berbasis Web adalah sebagai berikut:

Gambar 9 Login Simapel Web

Ketik username, password dan kode captcha yang diberikan, dan akan masuk dalam halaman awal seperti terlihat dalam gambar dibawah ini:

Gambar 10 Tampilan Awal Simapel Web Petugas

2. Menu Data Apel

Menu Data Apel berisi riwayat hasil pengisian kehadiran, dokumentasi dan notulensi yang dilakukan sebelumnya melalui aplikasi Simapel Android, sebagaimana terlihat dalam gambar di bawah ini:

(11)

Gambar 11 Menu Data Apel

Keterangan Gambar adalah sebagai berikut:

a. Nama Apel

Nama Apel merupakan nama kegiatan apel yang dilaksanakan b. Tanggal

Tanggal merupakan tanggal pelaksanaan apel c. Aksi

Dalam menu Aksi terdapat 2 (dua) pilihan yaitu Notulen dan Excel. Notulen digunakan untuk melihat dan mencetak hasil dokumentasi dan catatan kegiatan apel, sedangkan Excel digunakan untuk melihat dan mencetak hasil pengisian kehadiran pegawai dalam kegiatan apel.

d. Search

Search merupakan kolom pencarian riwayat kegiatan apel yang tersimpan.

G. PENGGUNAAN SIMAPEL BERBASIS WEB ADMINISTRATOR 1. Proses Login

Pegawai yang diberikan kewenanangan sebagai administrator Simapel melakukan login melalui http://simapel.poltekkesjogja.ac.id/ dengan username dan password sebagai administrator.

Selanjutnya, tampilan awal http://simapel.poltekkesjogja.ac.id/ untuk administrator adalah sebagai berikut:

Gambar 12 Tampilan Simapel Web Administrator

(12)

11 | P a n d u a n P e n g g u n a a n S I M A P E L 2. Menu Master Apel

Jadwal dan waktu pengisian Simapel Android dilakukan melalui menu Master Apel.

Riwayat Pengisian Simapel Android juga tersimpan dalam menu Master Apel meliputi nama apel, tanggal, waktu pengisian Simapel Android (mulai absen dan selesai absen), hasil kehadiran, notulensi, dan dokumentasi yang diisi oleh semua petugas melalui Simapel Android, serta menu update, hapus dan update pegawai.

Klik menu Master Apel maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini:

Gambar 13 Master Apel

Untuk membuat jadwal dan waktu pengisian Simapel Andoid, maka klik menu Tambah, sehingga muncul tampilan seperti ini:

Gambar 14 Pengisian Master Apel

a. Isi Nama dengan format Apel-Hari Apel-Tanggal Apel, sebagai contoh pengisian nama yaitu Apel Senin, 19 Juli 2021.

b. Selanjutnya isi Mulai Absen yaitu waktu mulainya pengisian Simapel Andorid dan Selesai Absen yaitu waktu berakhirnya pengisian Simapel Android. Waktu pengisian Simapel Android yaitu pukul 07:20 WIB sampai dengan pukul 09:00 WIB.

(13)

c. Setelah terisi semua, maka klik menu Simpan. Apabila telah tersimpan, maka akan muncul pop-up Simpan data berhasil di bagian atas seperti gambar di bawah ini:

Gambar 15 Simpan Master Apel

Untuk memastikan Jadwal Pengisian Simapel untuk hari pelaksanan Apel maka dapat klik kembali menu Master Apel, sehingga jadwal Apel Senin, 19 Juli 2021 dapat dilihat pada tampilan Master Apel seperti gambar di bawah ini:

Gambar 16 Input Apel yang tersimpan

3. Menu Master Petugas

Menu Master Petugas digunakan untuk menetapkan pegawai yang diberikan kewenangan sebagai Petugas Simapel.

(14)

Gambar 17 Master Petugas

Terdapat menu Username dan Status Petugas. Pada Menu Username, ketik nama pegawai di lingkungan Poltekkes Kemenkes Yogyakarta yang akan menjadi Petugas Simapel sehingga muncul pilihan nama – nama semua pegawai di lingkungan Poltekkes Kemenkes Yogyakarta sebagaimana gambar dibawah ini:

Gambar 18 Input Username Petugas

Selanjutnya klik menu Status Petugas, dimana terdapat pilihan Pilih Status sebagai Petugas atau Bukan Petugas, seperti ditampilkan dalam gambar ini

Gambar 19 Input Status Petugas

(15)

Menu Petugas dipilih apabila pegawai tersebut diberikan kewenangan sebagai Petugas Simapel, sedangkan menu Bukan Petugas dipilih apabila Petugas Simapel yang sebelumnya telah dipilih akan dihapus kewenangannya sebagai Petugas Simapel. Klik pilihan Petugas untuk memberikan kewenangan terhadap pegawai yang dipilih sebagai Petugas Simapel.

Selanjutnya, klik menu Simpan di bagian bawah, dan akan muncul pop-up Simpan data berhasil seperti gambar di bawah ini.

Gambar 20 Master Apel Tersimpan

4. Menu Laporan

Untuk dapat melihat laporan pelaksanaan apel, berupa daftar kehadiran, notulensi dan dokumentasi dapat dilakukan melalui menu Master Apel.

Gambar 21 Menu Aksi Master Apel

Dalam Submenu Aksi terdapat pilihan:

a. Notulen, digunakan untuk melihat dan mencetak hasil notulensi dan dokumentasi apel yang telah diisi sebelumnya melalui Simapel Android oleh semua Petugas Simapel;

(16)

b. Excel, digunakan untuk melihat dan mencetak hasil daftar kehadiran pegawai dalam kegiatan apel yang telah diisi sebelumnya melalui Simapel Android;

c. Update, digunakan untuk melakukan perubahan nama dan waktu pengisian Simpale Android;

d. Hapus, digunakan untuk menghapus jadwal apel yang telah dibuat sebelumnya;

e. Update Pegawai, digunakan untuk melakukan pembaharuan data pegawai dalam aplikasi Simapel.