BAB III ANALISA DAN EVALUASI
A. Analisa
Pada bab ini penulis membuat suatu analisa mengenai peranan komunikasi dalam meningkatkan efisiensi kerja dengan membandingkan teori yang bersifat praktis yang ada di Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan.
Seperti yang telah diketahui bahwa komunikasi berfungsi sebagai penyampaian pesan, gagasan, informasi dan pengertian oleh seseorang (komunikator) melalui media yang menimbulkan efek atau dampak tertentu.
Demikian juga halnya dengan komunikasi yang dilaksanakan pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan komunikasi merupakan proses penyampaian informasi dari pimpinan kepada karyawan atau sebaliknya maupun antara karyawan yang satu dengan karyawan yang lainnya guna mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan Dinas (TRTB) ini.
1. Struktur Oganisasi
Struktur organisasi pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan berbentuk organisasi lini dan staf, secara vertikal jenjang wewenang dan tanggung jawab mengalir dari atas ke bawah sedangkan secara horizontal terdapat koordinasi di antara karyawan setingkat.
Struktur organisasi pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan cukup baik karena setiap karyawan terdapat
pembagian kerja yang nyata (Job Description) dimana setiap karyawan mengerjakan tugasnya sesuai dengan job descriptionnya masing-masing.
2. Pelaksanaan Komunikasi Pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan
Pelaksanaan komunikasi pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan, sesuai dengan teori yang ada yaitu berlangsungnya komunikasi vertikal dan horizontal. Selain komunikasi tersebut di Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan juga berlangsung komunikasi eksternal.
Komunikasi vertikal yang terjadi misalnya melalui rapat, dimana rapat berlangsung secara rutin. Komunikasi melalui rapat ini dinilai sangat mendukung efisiensi kerja pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan. Dalam rapat terjadi komunikasi dua arah yaitu dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas. Dengan adanya rapat yang rutin memberikan kesempatan kepada pimpinan untuk mengontrol bawahan, dengan cara memberikan teguran dan arahan terhadap pelaksanaan tugas sehingga apabila ada penyimpangan tidak berjalan terlalu lama dan jauh. Kesempatan itu dapat pula dipergunakan oleh pimpinan untuk mendengarkan alasan atau latar belakang penyimpangan tugas yang terjadi sehingga diperoleh fakta yang objektif sebaliknya masalah yang dihadapi para karyawan dalam waktu singkat dapat disampaikan dan langsung dibahas dan diselesaikan, dan salah satu keuntungan dari rapat yaitu feed backnya langsung dapat diterima dan kalau terjadi misscomunication dapat segera diatasi. Sesuai dengan teori The Liang Gie melalui
rapat upaya efisiensi dapat tercapai dengan cara termudah, tercepat, terpendek jaraknya dan termurah.
Pelaksanaan komunikasi vertikal pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan selain dilakukan secara lisan juga dilakukan secara tertulis yaitu melalui surat edaran dan laporan. Penyampaian pesan secara tertulis ini dinilai merupakan upaya yang efisien dan berhasil baik. Tetapi pelaksanaan komunikasi tertulis di Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan dalam bentuk surat terkadang mengalami hambatan, ini terjadi karena faktor pribadi karyawan sendiri seperti proses pengkonsepan dan pengetikan surat yang cenderung lambat, dan adakalanya persetujuan surat dari pimpinan cenderung lambat dimana pimpinan sulit ditemui hal ini dikarenakan kesibukkan pekerjaan dari pimpinan itu sendiri.
Komunikasi horizontal pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan dilaksanakan dalam bentuk rapat atau pertemuan antar staf atau antar karyawan, hal ini dinilai berguna bagi Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan dalam menyelesaikan permasalahan yang ada khususnya komunikasi antar karyawan. Selain itu komunikasi eksternal sangat menentukan keberhasilan Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan. Komunikasi eksternal ini dapat dilakukan melalui kerjasama dengan pihak luar Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan seperti dengan Kantor Pemerintahan untuk Departemen Pekerjaan Umum wilayah Sumatera Utara dengan mitra perusahaan lainnya seperti PT. Widya Karya (WIKA), dan yang lainnya.
Kegiatan komunikasi eksternal ini lebih banyak dilakukan oleh bagian Humas. Komunikasi eksternal terdiri dari dua jalur secara timbal balik yakni komunikasi dari Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan kepada pihak luar dan dari pihak luar ke Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan .
Komunikasi ke luar bertujuan untuk menjalin hubungan yang baik antara pihak dari Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan dengan pihak luar. Hal ini diwujudkan melalui telepon, pembicaraan langsung atau dengan pengiriman surat. Contoh kerjasama yang dilakukan pihak Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan adalah memberikan pengalaman dan aturan mengenai pengembangan dan pembangunan di Kota Medan sedangkan untuk mitra dari Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan bertugas untuk melakukan pembangunan sesuai dengan aturan dari Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan sebagai lembaga yang mengatur pembangunan di Kota Medan. Hal ini dilakukan dalam bentuk kegiatan penelitian dan pengamatan langsung ke lokasi proyek untuk melihat pembangunan sesuai dengan aturan di Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan.
Dalam melaksanakan komunikasi atau menyampaikan informasi-informasi pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan dilakukan dengan tiga cara yaitu :
Komunikasi secara lisan dilakukan dalam bentuk pembicaraan langsung atau tatap muka. Pada komunikasi secara lisan, penyampaian informasi disampaikan melalui rapat, seminar, wawancara.
b) Secara Tertulis
Pada komunikasi secara tertulis, penyampaian informasi dalam Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan melalui laporan, memo, telaah staf, surat edaran.
c) Dengan Menggunakan Alat-Alat Elektronik
Pelaksanaan komunikasi dengan menggunakan alat-alat elektronik dilaksanakan tanpa perlu tatp muka, tetapi dengan menggunakan alat-alat elektronik misalnya telepon dan faximile.
Pelaksanaan komunikasi pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan yang dilakukan secara lisan dan tulisan dibantu oleh alat-alat komunikasi seperti:
1. Telepon
Telepon merupakan media komunikasi lisan yang digunakan untuk komunikasi antar bagian tanpa bertatap muka. Telepon digunakan bila ada masalah penting yang harus segera diselesaikan tetapi komunikator dan komunikan berada ditempat yang berjauhan. Pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan penggunaan pesawat telepon sudah cukup baik, dimana disetiap ruangan terdapat pesawat telepon yang dapat menambah efisiensi proses komunikasi.
Faximile adalah pengiriman berita copy (salinan jarak jauh). Pesawat faximile merupakan kombinasi dari pesawat telepon dan komputer. Pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan fasilitas faximile ini tidak terdapat pada setiap ruangan tetapi hanya terdapat dibeberapa ruangan saja.
3. Surat
Surat merupakan pemuat berita yang ditulis dalam selembar kertas atau lebih untuk disampaikan kepada orang yang sama dalam kantor dan badan-badan atau instansi-insatansi pemerintah, swasta dan sebagainya yang mempunyai hubungan atau kepentingan dengan TRTB ini. Penggunaan surat lebih sering dilaksanakan untuk pelaksanaan tugas-tugas yang sulit dikomunikasikan secara lisan, dan dengan surat tersebut merupakan bukti atas pelaksanaan suatu pekerjaan seperti surat keterangan, surat masuk, surat keluar, laporan keputusan pekerjaan dan surat-surat lainnya yang berhubungan dengan kegiatan pekerjaan. Komunikasi melalui surat ini menjadi landasan atas pelaksanaan pekerjaan.
4. Pertemuan
Pertemuan yaitu mengundang pihak-pihak atau orang-orang untuk melaksanakan suatu pembicaraan. Dalam pertemuan ini diharapkan agar para pesertanya mampu untuk memberikan masukan-masukan terhadap masalah-masalah yang sedang dibicarakan misalnya melalui rapat.