UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM DIPLOMA III KESEKRETARIATAN MEDAN
PERANAN KOMUNIKASI DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA KARYAWAN PADA DINAS TATA RUANG DAN TATA
BANGUNAN (TRTB) TINGKAT II KOTAMADYA MEDAN
TUGAS AKHIR
Diajukan Oleh
RAHAYU SARASWANTI 082103075
JURUSAN KESEKRETARIATAN
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Diploma
Universitas Sumatera Utara Medan
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Dengan segala kerendahan hati syukur alhamdulillah penulis ucapkan atas
kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga
penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu
persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma
III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Salawat
beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah
membawa umat-Nya dari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh
dengan ilmu pengetahuan.
Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “ PERANAN KOMUNIKASI DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA KARYAWAN PADA DINAS TATA RUANG DAN TATA BANGUNAN (TRTB) TINGKAT II KOTAMADYA MEDAN ”.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kata sempurna
baik dari segi isi maupun dari segi penyajiannya. Oleh karena itu penulis
mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun, agar untuk ke depannya
penulis dapat menulis dengan lebih baik lagi.
Pada kesempatan ini dengan segala kerendahan hati penulis mengucapkan
terima kasih kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, SE, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi
2. Ibu Dr. Beby K.F. Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program Studi Diploma
III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sekaligus
Dosen Pembimbing saya yang selalu memberikan arahan dan motivasi terbaik
sehingga Tugas Akhir ini dapat terselesaikan
3. Ibu Dra. Fepty Aniar, SE, M.Si selaku Kepala Sub Bagian Akademik Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Yang teristimewa kepada Kedua Orang Tua saya Ramli Abdul Rahman
(Ayahanda) dan Siswanti (Ibunda) tercinta yang telah membesarkan,
mendidik, dan memberikan kasih sayang, doa, dukungan, semangat, serta
kesabaran sehingga penulis dapat menyelesaikan studinya dengan baik.
Semoga Allah SWT selalu melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada
mereka dan semoga jerih payah penulis dapat menjadi pelega dan penyejuk
keletihan ayah dan bunda selama ini.
5. Yang teristimewa adikku Divo Harry Siswanto yang sering kali membuat
penulis merasa kesal
6. Bang Reza Kesuma “ My Inspiration “ yang paling tau tentang kesusahaanku
saat menjalankan perkuliahan ini
7. Yang terkasih Fakhrurrozy Parlindungan Lubis yang selalu menjadi
penyemangat dalam segala hal suka maupun duka, menemani penulis dengan
setia sampai saat ini ( kapan nyusulnya nih , target tahun depan la yah )
8. Alm.Fiza Ristama Ranggara yang ada di tempat terindah disisi Allah yang
selalu ingin melihatku wisuda meskipun kamu harus lebih dulu pulang melihat
9. Kepada sahabatku Yoni Suryati , Windy Ayu Safitri , Malahayati , Nina Kinoi
kalian semua sahabat terbaik yang kupunya selama ini, terima kasih ya?
Mungkin terlalu banya kesalahan yang kubuat. Sampai jumpa kawanku,
semoga kita selalu menjadi sebuah kisah klasik untuk masa depan.
10.Untuk teman temanku di Program Studi Diploma III Kesekretariatan Stambuk
2008 Nadia, Putri, dan seluruh teman-teman DIII Kesekretariatan yang tak
bisa disebutkan satu persatu.
11.Buat teman teman seperjuangan ku selama magang Nella, Ayura, Zainudin,
Defi, dan Rani. 10 minggu kita lewati sama-sama. Banyak kenangan yang bisa
kita jadikan pelajaran. Bergosip aja kerja kita kan woi.
Penulis mengucapkan terima kasih dan hanya bias berdoa semoga
kiranya bantuan, semangat dan kebahagiaan yang telah diberikan kepada
penulis agar dapat dibalas oleh Allah SWT. Penulis berharap agar tugas akhir
ini memberikan manfaat bagi semua pihak.
Medan, Juni 2011
Penulis,
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR GAMBAR ... vi
DAFTAR TABEL ... vii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 2
C. Tujuan Penelitian ... 3
D. Manfaat Penelitian ... 3
E. Metode Penelitian ... 4
BAB II GAMBARAN UMUM DINAS TATA RUANG DAN BANGUNAN (TRTB) TINGKAT II KOTAMADYA MEDAN 5
A. Profil Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II kotamadya Medan ... 5
1. Sejarah Berdirinya Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan ... 6
2. Struktur Organisasi dan Uraian ... 10
B. Pengertian Komunikasi ... 29
C. Pengertian Efisiensi ... 33
D. Bentuk Komunikasi ... 34
F. Komunikasi Organisasi ... 39
G. Pelaksanaan Komunikasi Antara Pimpinan Dengan Karyawan Pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan ... 45
H. Peranan Komunikasi Antara Pimpinan Dengan Karyawan Dalam Usaha Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan .. 51
BAB III ANALISA DAN EVALUASI ... 55
A. Analisa ... 55
B. Evaluasi ... 61
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 63
A. Kesimpulan ... 63
B. Saran ... 64
DAFTAR PUSTAKA ... 67
DAFTAR GAMBAR
Gambar Judul Halaman
DAFTAR TABEL
Tabel Judul Halaman
BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG MASALAH
Perusahaaan adalah sebuah organisasi dimana pemilik, pemimpin, staf dan
karyawan bekerjasama untuk mencapai tujuan. Pemilik dan pemimpin perusahaan
tentulah mengkomunikasikan keinginan dan kebijaksanaannya kepada staf dan
karyawan. Oleh karena itu komunikasi itu sangat penting dalam manajemen
organisasi. Pada hakekatnya manajemen adalah mencapai suatu tujuan melalui
orang lain, maka seseorang manajer harus dapat berkomunikasi secara efektif
dengan karyawannya untuk mencapai tujuan organisasi.
Tujuan komunikasi adalah menciptakan dan memberikan saling pengertian
antar komunikator (pengirim) dan komunikannya (penerima) secara benar,
lengkap, mencakup keseluruhan, menarik dan nyata. Dalam mencapai tujuan
suatu perusahaan perlu ada suatu proses komunikasi yang dapat mentransfer
pesan-pesan dari pemberi pesan ke penerima pesan. Dimana proses komunikasi
yang terjadi mulai dari yang sangat sederhana berupa komunuikasi verbal hanya
dengan dua atau tiga patah sampai kepada proses komunikasi yang rumit.
Berbagai perangkat alat komunikasi yang canggih bahkan sampai menggunakan
alat media massa, merupakan salah satu faktor yang sangat menentukan dalam
keberhasilan perusahaan.
Keberhasilan pimpinan mengemas pesan-pesan komunikasi sehingga
karyawan menyadari dan memahami perannya akan mendorongnya menjalankan
turut memiliki dikalangan karyawan pastilah mereka akan melakukan yang terbaik
dalam tugas dan tanggung jawab mereka. Dengan memperhatikan hal-hal yang
telah dikemukan tersebut dapatlah dilihat betapa besarnya peran komunikasi
dalam memberhasilkan tujuan perusahaan.
Komunikasi yang efektif sekaligus juga akan meningkatkan efisisensi
kerja karyawan. Oleh karena itu senantiasa perlu dievaluasi apakah proses
komunikasi dalam suatu perusahaan sudah terlaksana secara efektif,
memperhatikan pentingnya peranan komunikasi dalam sebuah perusahaan penulis
tertarik untuk menulis tugas akhir ini dengan judul “ Peranan Komunikasi Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan ”.
B. PERUMUSAN MASALAH
Seperti yang telah dikemukakan di atas, komunikasi merupakan salah satu
faktor yang menentukan keberhasilan perusahaan. Dalam kegiatan operasionalnya
perusahaan tidak terlepas dari suatu masalah. Dimana masalah-masalah tersebut
merupakan suatu faktor penghambat dalam mencapai tujuan perusahaan. Untuk
dapat lebih memperjelas permasalahan sebagai dasar dari penulisan tugas akhir
ini, penulis mencoba merumuskan masalah yang dihadapi pihak Dinas Tata Ruang
Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan dalam bentuk pertanyaan
sebagai berikut :” Bagaimana Peranan Komunikasi Antara Pimpinan Dengan
Karyawan Dalam Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada Dinas Tata Ruang Dan
C. TUJUAN DAN MANFAAT PENELITIAN
Adapun yang menjadi tujuan penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini
adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui bagaimana peranan komunikasi dalam Meningkatkan
Efisiensi Kerja Karyawan Pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB)
Tingkat ll Kotamadya Medan.
2. Untuk mengetahui secara langsung dan jelas permasalahan yang dihadapi
oleh Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya
dalam kegiatan komunikasi dan cara mengatasi masalah tersebut.
3. Untuk mengetahui apakah teori komunikasi yang penulis peroleh dari
bangku kuliah sesuai dengan praktek yang diterapkan pada Dinas Tata
Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan.
Adapun manfaat dari penelitian tersebut adalah :
1. Untuk menambah dan memperluas wawasan berfikir dan pengetahuan
penulis dalam bidang komunikasi khususnya peranan komunikasi.
2. Sebagai sumbangan pikiran penulis kepada Dinas Tata Ruang Dan
Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan yang dapat dipergunakan
sebagai bahan pertimbangan yang mungkin berguna bagi kelancaran
proses komunikasi sehingga terwujud efisiensi kerja.
3. Hasil penelitian ini juga dapat dipergunakan oleh masyarakat sebagai
bahan masukkan atau informasi yang mungkin dapat berguna dibidang
D. METODE PENELITIAN
Penelitian diartikan sebagai kegiatan pengumpulan keterangan-keterangan,
data-data untuk menentukan kebenaran secara ilmiah. Untuk mendapatkan data
dalam penulisan tugas akhir ini, penulis menggunakan beberapa metode penelitian
yaitu :
1. Lokasi Penelitian
Penulis mengadakan penelitian pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan
(TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan.
2. Jenis Data
Jenis dan sumber data yang diperlukan secara langsung dari objek
penelitian meliputi :
a. Data Primer, yaitu data yang diambil langsung dari objek
penelitian dalam hal ini pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan
(TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan.
b. Data Sekunder, yaitu data yang dikumpulkan melalui buku
literature dan tulisan-tulisan serta hasil-hasil kuliah yang
berhubungan dengan topik yang dibahas.
3. Teknik Pengumpulan data
Ada dua teknik pengumpulan data, meliputi :
a. Teknik Pengamatan (observasi), adalah penulis secara langsung
melihat dan melakukan pengamatan terhadap objek penelitian,
seperti data manual instansi pemerintahan , dokumen, dan lain
b. Wawancara (interview), yaitu dengan melakukan tanya jawab atau
wawancara langsung dengan pimpinan dan karyawan.
4. Analisis Data
Analisis data yang diperoleh dalam penulisan tugas akhir ini adalah :
a. Metode Deskritif
Meliputi bagaimana cara penelitian yang ditujukan untuk
memecahkan masalah yang terjadi dengan jalan
mengklasifikasikan data tersebut sehingga dapat memberikan
gambaran, yang lengkap mengenai instansi pemerintahan yang
diteliti.
b. Metode Deduktif
Penulis mengambil kesimpulan khusus yang berlaku umum
diinstansi pemerintahan berdasarkan teori yang diterima secara
umum sebagai suatu kebenaran dan mengadakan perbandingan
antar teori dengan kenyataan agar dapat diketahui penyimpangan
yang selanjutnya membuat kesimpulan dan memberikan
BAB II
GAMBARAN UMUM DINAS TATA RUANG DAN BANGUNAN (TRTB) TINGKAT II KOTAMADYA MEDAN
A. Profil Dinas (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan
1. Sejarah Berdirinya Dinas (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan
Rumah Sakit Umum Pusat H. Adam Malik Medan merupakan rumah sakit
kelas A sesuai dengan SK Menkes No. 335/ Menkes/ SK/ VII/ 1990 tanggal 10
juni 1990 dan juga sebagai Rumah Sakit Pendidikan sesuai dengan SK Menkes
No. 502/ Menkes/ SK/ IX/ 1991. Rumah Sakit Umum Pusat H. Adam Malik ini
mulai berfungsi sejak tanggal 17 Juni 1991 dengan Pelayanan Rawat Inap.
Didirikannya TRTB H. Adam Malik ini disebabkan karena Medan sebagai pusat
wilayah pembangunan utama A, meliputi empat Provinsi yaitu Sumatera Utara,
Sumatera Barat, Aceh dan Riau didesak untuk segera menyediakan faslitas
kesehatan yang bermutu yang dapat menambah kebutuhan pelayanan kesehatan
yang baik diprovinsi Sumatera Utara dan provinsi lainnya.
Rencana pembangunan Rumah Sakit kelas A di Sumatera Utara dibuat
pada tahun 1994 dengan lahan 10 Ha terletak dijalan Bunga Lau No. 17 Medan.
Pada tahap pertama pembangunan dimulai pada tahun 1989 dengan mendirikan
Rumah sakit ini merupakan salah satu unit organik Departemen Kesehatan
RI yang berada dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada Direktorat
Jendral Pelayanan Medik. Adapun tugas yang diemban Dinas Tata Ruang Dan
Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan sesuai dengan keputusan
Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 547/ MENKES/ SK/ VI/ 1990
pada pasal 11 yaitu:
1) Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan
yang dalam keputusan ini mempunyai tujuan dalam memberikan
pelayanan paripurna, bermutu dan terjangkau oleh seluruh lapisan
masyarakat, tempat pendidikan dan pelatihan tenaga kesehatan serta
tempat penelitian dan pengembangan dalam rangka meningkatkan derajat
kesehatan masyarakat.
2) Tujuan khusus Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II
Kotamadya Medan adalah sebagai rumah sakit rujukan regional untuk
Wilayah Sumatera Utara dan Bagian Tengah serta meningkatkan dan
mengembangkan pelayanan penaggulanganan penyakit pendarahan
saluran pencernaan bagian atas.
Untuk menyelenggarakan tugas tersebut TRTB H Adam Malik Medan
melaksanakan fungsinya, yaitu :
• Menyelenggarakan Pelayanan Medis
• Menyelenggarakan Pelayanan Penunjang Medis dan Non Medis
• Menyelenggarakan Pelayanan Rujukan
• Menyelenggarakan Penelitian dan Pengembangan
• Menyelenggarakan Administrasi Umum dan Keuangan
2. Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi memiliki peranan sangat penting karena struktur
organisasi ini akan menunjukkan kerangka dan susunan dari hubungan-hubungan
antar tiap pusat pertanggungjawaban, fungsi-fungsi dan bagian-bagian.
Adapun uraian tugas-tugas pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB)
Tingkat II Kotamadya Medan adalah sebagai berikut :
I. Direktur
Direktur dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh :
a. Wakil Direktur Pelayanan Medis dan Pendidikan
b. Wakil Direktur Medis dan Penelitian
c. Wakil Direktur Umum dan Keuangan
d. Komite Medis dan Staf Medis Fungsional
e. Dewan Penyantun
f. Satuan Pengawasan Intern
Direktur mempunyai tugas memimpin, menyusun kebijaksanaan
pelaksanaan, membina pelaksanaan, mengkoordinasikan, dan mengawasi
pelaksanaan tugas rumah sakit sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
II. Wakil Direktur Pelayanan Medis dan Pendidikan (WADIR I)
Wadir I mempunyai tugas mengelola :
1) Seksi Ketenangan dan Pengendalian Mutu Pelayanan Medis
2) Seksi Pengembangan Fasilitas Pelayanan Medis
3) Seksi Pelayanan Fasilitas Pelayanan Medis
b. Bidang Keperawatan
1) Seksi Asuhan Keperawatan
2) Seksi Profesi Keperawatan
3) Seksi Logistik Keperawatan
c. Bidang Pendidikan dan Pelatihan
1) Seksi Pendidikan dan Pelatihan Medis
2) Seksi Pendidikan dan Pelatihan Paramedis
3) Seksi Pendidikan dan Pelatihan Nonmedis
d. Instalansi Rawat Jalan
Instalansi rawat Jalan Merupakan fasilitas untuk melakukan kegiatan
pelayanan rawat jalan dan terdiri dari beberapa poliklinik dalam berbagai
bidang disiplin ilmu kedokteran klinis.
e. Instalansi Rawat Inap Terpadu A
Instalansi Rawat Inap Terpadu A merupakan fasilitas untuk melakukan
kegiatan pelayanan rawat inap khususnya untuk pasien wanita.
f. Instalansi Rawat Inap Terpadu B
Instalansi Rawat Inap Terpadu B merupakan fasilitas untuk melakukan
kegiatan pelayanan rawat inap khususnya untuk pasien laki- laki.
Instalansi Rawat Darurat merupakan fasilitas untuk melakukan kegiatan
pelayanan penyelamatan jiwa pasien yang tepat waktu dan tepat tindak.
h. Instalansi Rawat Intensif
Instalansi Rawat Intensif merupakan fasilitas untuk melakukan kegiatan
pelayanan perawatan intensif.
i. Instalansi Bedah Pusat
Instalansi Bedah Pusat merupakan fasilitas untuk melakukan kegiatan
pelayanan bedah.
III. Wakil Direktur Penunjang Medis dan Penelitian (WADIR II)
Wadir II mempunyai tugas mengelola :
a. Bidang Penunjang Medis
1) Seksi Ketenagaan dan Pengendalian Mutu Penunjang Medis
2) Seksi Pengembangan Fasilitas Penunjang Medis
3) Seksi Pemeliharaan Fasilitas Penunjang Medis
b. Bidang Penelitian dan Pengembangan
1) Seksi Penelitian dan Pengembangan Pelayanan Medis
2) Seksi Penelitian dan Pengembangan Penunjang Medis
3) Seksi Penelitian dan Pengembangan Keperawatan
c. Instalansi Radiologi
Instalansi radiologi merupakan fasilitas untuk melakukan kegiatan
diagnosa penyakit melalui pemeriksaan secara radiologis baik dengan
radiasi pengion maupun non pengion serta pengobatan dan penyembuhan
d. Instalansi Rehabilitas Medis
Instalansi Rehabilitas Medis merupakan fasilitas untuk melakukan upaya
pemulihan kesehatan yang meliputi pelayanan fisioterapi, ortotik
prostetik, terapi wicara, terapi psikologi, terapi kerja dan terapi sosial.
e. Instalansi Farmasi
Instalansi Farmasi merupakan fasilitas untuk melakukan kegiatan
peracikan, penyimpanan, penyaluran obat- obatan dan bahan kimia serta
penyimpanan dan penyalurannya kedokteran, alat perawatan dan alat
kesehatan.
f. Instalansi Gizi
Instalansi Gizi merupakan fasilitas untuk melakukan kegiatan pengolaan
makanan, penyuluhan, konsultasi dan terapi gizi.
g. Instalansi Patologi Klinik
Instalansi Patologi Klinik merupakan fasilitas untuk melakukan kegiatan
pelayanan pemeriksaan darah, urine, feses dan cairan tubuh.
h. Instalansi Patologi Anotomi
Instalansi Patologi Anotomi merupakan fasilitas untuk melakukan
kegiatan pelayanan pemeriksaan jaringan tubuh.
i. Instalansi Sterilisasi Pusat
Instalansi Sterilisasi Pusat merupakan fasilitas untuk melakukan kegiatan
pelayanan sucihama.
Instalansi Diagnostik Terpadu merupakan fasilitas untuk melakukan
kegiatan pelayanan diagnostik lain diluar radiodiagnostik, potologi klinik,
dan potologi anotomi.
k Instalansi Penyuluhan Kesehatan Masyarakat Rumah Sakit
Instalansi Penyuluhan Kesehatan Masyarakat Rumah Sakit merupakan
fasilitas untuk melakukan kegiatan penyuluhan kesehatan di bidang gizi,
keluarga berencana, air susu ibu, kesehatan masyarakat, dan penyuluhan
lain yang diperlukan.
l Instalansi Bioelektromedis
Instalansi Bioelektromedis merupakan fasilitas untuk melakukan kegiatan
pemeliharaan alat elektromedik, elektronik, dan imaging.
IV. Wakil Direktur Umum dan Keuangan (WADIR III)
Wadir III ini mempunyai tugas mengelola :
a) Bagian Kesekretariatan
1. Subbagian Tata Usaha
2. Subbagian Kepegawaian
3. Subbagian Rumah Tangga
4. Subbagian Perlengkapan
b) Bagian Perencanaan dan Informasi
1. Subbagian Penyusunan Program dan Laporan
2. Subbagian Rekam Medis
3. Subbagian Hukum dan Publikasi
c) Bagian Keuangan
1. Subbagian Penyusunan Anggaran
2. Subbagian Perbendaharaan
3. Subbagian Mobilisasi Dana
d) Bagian Akuntansi
1. Subbagian Akuntansi Keuangan
2. Subbagian Akuntansi Manajemen
3. Subbagian Verifikasi
e) Instalansi Pemulasaraan Jenazah
Instalansi Pemulasaraan Jenazah merupakan fasilitas untuk melakukan
kegiatan pengurusan jenazah, pemeriksaan dan pembuatan visum jenazah.
f) Instalansi Teknik Sipil
Instalasi teknik sipil merupakan fasilitas untuk melakukan kegiatan
pemeliharaan bangunan, peralatan listrik, air minum, air panas, listrik, gas
medis, gas teknis, pembuangan sampah dan cairan buangan, alat angkut
serta sarana sandang.
g) Instalansi Tata Usaha Rawat Pasien
Instalasi tata Usaha Rawat Pasien merupakan fasilitas untuk melakukan
kegiatan tata usaha pasien masuk, pasien pindah dan pasien pulang.
V. Komite Medis dan Staf Medis Fungsional
Komite medis adalah wadah non struktural yang keanggotaannya dipilih
dari Staf Medis Fungsional (SMF) yang ada di Dinas Tata Ruang Dan Bangunan
umum dan dokter gigi, para dokter spesialis dan subspesialis yang diakui
pemerintah. Komite Medis mempunyai tugas memberikan pertimbangan kepada
Direktur dalam standar pelayanan medis, pengawasan dan penilaian mutu
pelayanan medis, hak klinis khusus kepada SMF mempunyai tugas melaksanakan
diagnosa, pengobatan, pencegahan akibat penyakit, peningkatan dan pemulihan
kesehatan, penyuluhan, penelitian, pengembangan, pendidikan dan pelatihan
VI. Dewan Penyantun
Dewan penyantun adalah kelompok pengarah dimana keanggotaannya
terdiri dari unsur kesehatan dan tokoh masyarakat. Dewan penyantun bertugas
mengarahkan direktur dalam melaksanakan misi rumah sakit dengan
memperhatikan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh Direktur Jendral Pelayanan
Medik.
VII. Satuan Pengawasan Intern
Satuan pengawasan intern adalah kelompok fungsional yang bertugas
melaksanakan pengawasan terhadap pengelolaan sumber daya rumah sakit. Satuan
pengawasan intern berada dibawah dan bertanggungjawab Langsung kepada
B. Pengertian Komunikasi
Kata komunikasi atau communication dalam bahasa Inggris berasal dari
kata latin communis yang berarti sama, communico, communicatio, atau
communicare yang berarti membuat sama (to make common). Istilah pertama
communis adalah istilah yang paling sering disebut sebagai asal usul kata
komunikasi yang merupakan akar dari kata-kata latin lainnya yang mirip.
Secara umum komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam
bentuk gagasan atau informasi dari seseorang kepada orang lain. Perpindahan
pengertian tersebut melibatkan lebih dari sekedar kata-kata yang dipergunakan
dalam percakapan, tetapi juga ekspresi wajah, intonasi, titik putus vokal, dan
sebagainya. Dan perpindahan yang efektif memerlukan tidak hanya transmisi data,
tetapi bahwa seseorang mengirimkan berita dan menerimanya sangat tergantung
pada ketrampilan-ketrampilan tertentu (membaca, menulis, mendengar, berbicara,
dan lain-lain) untuk membuat sukses pengertian informasi
Untuk menjelaskan lebih lanjut mengenai arti komunikasi, ada beberapa
pendapat para ahli antara lain :
1. Menurut Himstreet dan Baly dalam Business Communications Principles
and methods, komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antara
induvidu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan
simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.
(Drs. Djoko Purwanto, 2006).
2. Menurut Bovee, komunikasi adalah suatu proses pengiriman dan
(Drs. Djoko Purwanto, MBA, 2006).
3. Menurut Richard L. Daft komunikasi adalah proses dimana informasi
dipertukarkan dan dimengerti oleh dua orang atau lebih, biasannya dengan
maksud untuk memotivasi atau mempengaruhi perilaku orang lain
(Richard L. Daft, 2003).
4. Menurut Carld I. Houland komunikasi adalah proses yang
memungkinkan seseorang (komunikator) menyampaikan rangsangan
(biasanya lambang-lambang verbal). Untuk mengubah perilaku orang lain
(komunikate)
(Deddy Mulyana, M. A, Ph. D, 2005)
5. Menurut Harold Lasswell cara yang baik untuk menggambarkan
komunikasi adalah dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut Who
says, What in, Which channel To Whom, With what effect atau siapa
mengatakan, dengan saluran apa, kepada siapa, dengan pengaruh
bagaimana ?
(Deddy Mulyana, M. A, Ph. D, 2005)
Beberapa defenisi yang dikemukakan diatas, belumlah mewakili semua
defenisi yang telah dibuat oleh para ahli. Namun paling tidak kita telah
memperoleh gambaran tentang apa yang dimaksud dengan komunikasi dan
penjelasan tersebut dapatlah disimpulkan bahwa komunikasi adalah proses
penyampaian informasi dari seseorang (komunikator) kepada orang lain
bertujuan memberi tahu atau mengubah sikap, pendapat atau perilaku orang
tersebut.
Komunikasi terdiri dari 5 komponen yaitu :
1. Komunikator
Untuk melaksanakan komunikasi efektif terdapat dua faktor pendukung
dari komunikator, yaitu kredibilitas komunikator dan daya tarik
komunikator, kredibilitas seseorang akan menentukan tersampaikannya
pesan dalam komunikasi, misalnya seseorang atasan yang baik akan
dengan mudah menyampaikan pesan yang berisi tentang perintah, untuk
mengerjakan pekerjaan yang berkenaan dengan lembaga atau perusahaan
dimana mereka bekerja. Demikian juga orang yang memiliki kharisma
akan dengan mudah menyampaikan pesan dan akan mudah mempengaruhi
orang-orang yang diajak berkomunikasi dan yang ada disekelilingnya.
2. Pesan
Pesan merupakan materi atau bentuk fisik dari ide atau informasi yang
disampaikan kepada komunikan. Dari pesan yang dikirimkan ini seseorang
komunikator menghendaki bagaimana reaksi dari komunikan dan apa
umpan baliknya. Seperti sudah dikatakan diatas bahwa kemasan pesan
harus disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang ada.
3. Saluran
Yang dimaksud dengan saluran adalah sarana tempat berlalunya pesan dari
pengirim dengan sipenerima. Saluran tersebut adalah pendengaran, untuk
sinar, penciuman untuk berlalunya pesan yang berupa bau-bauan, rabaan
untuk pesan yang berupa rangsangan rabaan, dan sebagainya.
4. Komunikan
Komunikan adalah yang menganalisis dan menginterprestasikan isi pesan
yang diterimanya. Komunikan sebagai makhluk sosial, maka komunikan
akan bersosialisasi dengan lingkungannya, dengan demikian ia akan
menerima pengaruh dari lingkungan dan sekaligus memberi pengaruh
pada lingkungannya. Dengan demikian komunikator harus memperhatikan
faktor ini, jangan sampai komunikan dianggap sebagai makhluk yang tidak
bersosialisasi, sehingga ia tidak terpengaruh dan mempengaruhi manusia
lainnya.
5. Efek (Umpan Balik)
Dampak atau akibat dari pesan yang diperkirakan akan terjadi dan
menimbulkan efek atau pengaruh tertentu (opini, persepsi, dan citra) dari
komunikan.
Unsur-unsur komunikasi tersebut saling berkaitan karena sebagai
komunikator dapat menyampaikan berita (dapat berupa perintah, saran, usul, dan
lain sebagainya) melalui media atau sarana kepada komunikan harus jelas
sehingga terjadi umpan balik atau respon dari komunikan.
Komunikasi dikatakan berhasil bila tafsiran komunikan (penerima)
tersebut dapat menerima maksud dari sikomunikator (pengirim). Bila tidak sesuai
C. Pengertian Efisiensi
Suatu pekerjaan dapat dikatakan efisien apabila pekerjaan itu dilakukan
dengan pengorbanan tertentu dapat memberikan hasil semaksimal mungkin di
bidang mutu maupun jumlah atupun satuan hasil.
Menurut The Liang Gie, efisiensi adalah atas dasar perbandingan terbaik
antara suatu usaha (kerja) dengan hasilnya. Perbandingan ini dapat dilihat dari dua
segi yaitu :
1) Segi Hasil
Suatu pekerjaan dapat dikatakan efisien kalau dengan usaha tertentu
memberikan hasil yang maksimal, baik mengenai mutunya ataupun jumlah suatu
satuan.
2) Segi Usaha
Suatu pekerjaan dapat dikatakan efisien, kalau suatu hasil tertentu
memberikan hasil tertentu tercapai dengan usaha yang minimal. Ada 5 unsur
dalam usaha tersebut : pikiran, tenaga, waktu, ruang, dan benda (termasuk uang).
Konsepsi tentang efisiensi sebagai perbandingan terbaik antara suatu usaha
dengan hasilnya itu dapat diterapkan dalam berbagai bidang, dari kehidupan
pribadi yang bersifat perseorangan sampai kepada lapangan pekerjaan yang luas.
Apabila diterapkan dalam bidang kerja apapun, maka terdapatlah efisiensi kerja.
Efisiensi kerja adalah perbandingan antara suatu usaha kerja dengan hasil
kerja yang dicapai. Dengan tidak mengabaikan faktor-faktor perbandingan terbaik
Dari uraian diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa cara kerja yang efisien
yang dicapai seperti :
a) Cara Termudah
b) Cara Teringan
c) Cara Tercepat
d) Cara Terpendek Jaraknya
e) Cara Termurah.
a.d. a. Cara Termudah adalah cara yang mudah atau tidak sulit akibat banyak
pikiran.
a.d. b. Cara Teringan adalah cara yang paling ringan artinya tidak berat
karena memerlukan banyak tenaga jasmani manusia.
a.d. c. Cara Tercepat adalah cara yang cepat atau tidak lama dikarenakan
memakan waktu banyak.
a.d. d. Cara Terpendek jaraknya adalah cara yang paling dekat atau tidak jauh
jaraknya.
a.d. e. Cara Termurah adalah cara yang paling murah atau tidak mahal akibat
terlalu boros dalam penggunaan benda.
Penggunaan cara kerja yang efisien yang diterapkan pada suatu organisasi
dapat memberikan hasil yang dikehendaki tanpa membuang-buang waktu. Jadi
hasilnya yang maksimal dalam setiap pekerjaan dilihat dari cara kerja yang
efektif.
D. Bentuk komunikasi
Komunikasi terjadi dalam berbagai bentuk. Pada dasarnya, ada dua bentuk
dasar komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis yaitu komunikasi
verbal dan komunikasi nonverbal.
1. Komunikasi verbal
Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim
digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan kepada pihak lain baik secara
tertulis (Written) maupun lisan (oral). Karena bentuk komunikasi verbal memiliki
struktur yang teratur dan terorganisasi dengan baik, sehingga tujuan penyampaian
pesan-pesan bisnis dapat tercapai dengan baik.
Melalui komunikasi lisan atau tulisan, diharapkan orang dapat memahami
apa yang disampaikan oleh pengirim pesan dengan baik. Penyampaian suatu
pesan melalui lisan dan tulisan memiliki suatu harapan bahwa seseorang akan
dapat membaca atau mendengar apa yang dikatakan pihak lain dengan baik dan
benar.
Komunikasi verbal sangat penting dalam suatu organisasi yang merupakan
kunci sukses suatu organisasi ataupun karier seseorang. Begitu pentingnya
komunikasi verbal, sehingga tanpa komunikasi ini organisasi tidak dapat
berfungsi.
Komunikasi verbal dapat digolongkan menjadi 2 bentuk, yaitu komunikasi
satu arah (one way communication) dan komunikasi dua arah (two ways
communication). Komunikasi satu arah adalah komunikasi yang berlangsung dari
maksudnya adalah komunikasi yang bersifat timbal balik, baik dari pihak
komunikator maupun dari pihak komunikan.
Sebenarnya dari komunikasi verbal ini ada kelebihan dan kekurangannya
dari masing-masing komunikasi melalui lisan dan tulisan. Melalui tulisan
sebenarnya dibutuhkan pikiran yang ekstra keras untuk bisa menterjemahkan dari
tulisan yang disampaikan maupun yang diterima. Kedua pihak yaitu penerima dan
pengirim pesan sebaiknya dapat bertemu dan bertatap muka untuk menjelaskan
tulisan yang dimaksud maupun menanyakan maksud dari pesan tersebut. Bila
tidak dapat bertemu atau bertatap muka maka dikhawatirkan perbedaan latar
belakang pendidikan, budaya dan status akan mempengaruhi dalam
menginterprestasikan isi tulisan tersebut yang pada akhirnya akan mempengaruhi
proses komunikasi. Disatu sisi sangat menguntungkan karena dengan tulisan
tersebut kekuatan pesan itu akan lebih dapat dipertanggung jawabkan karena ada
bukti hitam diatas putih. Sedangkan bila komunikasi melalui lisan dari sisi
keuntungannya bahwa pesan lebih jelas karena sipemberi pesan dan sipenerima
pesan bertemu secara langsung dan ekspresi dari komunikasi lisan lebih mudah
ditangkap.
2. Komunikasi Nonverbal
Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi adalah
komunikasi nonverbal. Karena menurut teori antropologi sebelum manusia
menggunakan kata-kata manusia telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh,
bahasa tubuh (body language) sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang
Pendek kata, dalam komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu
kesimpulan tentang berbagai macam perasaan orang lain, baik rasa senang, benci,
cinta, rindu, dan berbagai macam perasaan lainnya. Lagipula komunikasi
nonverbal berbeda dengan komunikasi verbal didalam cara yang mendasar. Pada
umumnya komunikasi nonverbal memiliki sifat yang kurang terstuktur yang
membuat komunikasi nonverbal sulit untuk dipelajari.
Komunikasi nonverbal juga lebih bersifat spontan dibandingkan dengan
komunikasi verbal dalam hal penyampaian suatu pesan. Pada umumnya sebelum
menyampaikan sesuatu, seseorang sudah memiliki suatu rencana tentang apa yang
ingin dikatakannya. Tetapi ketika seseorang berkomunikasi secara nonverbal ia
sering melakukannya secara tidak sadar. Contoh paling sederhana adalah
mengerutkan dahi ketika sedang memikirkan sesuatu, ekspresi wajah yang
memerah karena pikiran meluapkan kemarahan, mondar-mandir tanpa tujuan
yang pasti karena pikirannya sedang kacau dan sejenisnya. Hal-hal tersebut
merupakan sesuatu yang alami (natural) dan tidak pernah direncanakan
sebelumnya. Ekspresi seseorang baik senang maupun sedih juga termasuk
kedalam komunikasi nonverbal.
Komunikasi nonverbal sering tidak terencana atau kurang terstuktur
dengan baik. Namun, komunikasi nonverbal memiliki pengaruh yang lebih besar
daripada komunikasi verbal. Syarat-syarat komunikasi nonverbal sangat penting
terutama untuk menyampaikan perasaan dan emosi seseorang.
Salah satu kebaikkan komunikasi nonverbal adalah kesasihannya
kebenaran pesan-pesan yang disampaikan dengan menggunakan bahasa isyarat.
Secara umum orang akan mudah menipu orang lain dengan menggunakan
kata-kata daripada menggunakan menggunakan gerak tubuh (bahasa isyarat).
Komunikasi dengan menggunakan kata-kata akan lebih mudah dikendalikan
daripada dengan menggunakan bahasa isyarat (gerak badan/ tubuh) atau ekspresi
wajah. Hal ini disebabkan oleh sifat komunikasi nonverbal yang spontan.
Dengan memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi
kecurangan atau menegaskan kejujuran orang lain. Maka, tidaklah mengherankan
bila seseorang lebih percaya kepada pesan-pesan yang disampaikan melalui
isyarat nonverbal daripada pesan-pesan yang disampaikan melalui isyarat verbal.
Seseorang dapat saja menutup-nutupi kecurangan dengan isyarat verbal (seperti
tulisan). Namun ia tidak dapat sepenuhnya menutupi apa yang sedang terjadi pada
dirinya karena hal itu tercermin dalam ekspresi wajahnya.
Komunikasi nonverbal penting artinya bagi pengirim dan penerima pesan
karena sifatnya yang efisien. Suatu pesan nonverbal dapat disampaikan tanpa
harus berfikir panjang, dan pihak audiens juga dapat menangkap artinya dengan
cepat.
Menurut John V. Thil dan Courtland Bovee dalam Excellence In Business
Communications komunikasi nonverbal mempunyai enam tujuan yaitu :
1) Menyediakan/ memberikan informasi.
2) Mengatur alur suatu percakapan.
3) Memberi sifat melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-pesan
4) Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain.
5) Mempermudah tugas-tugas khusus.
E. Faktor Penghambat Dalam Komunikasi
Seringkali dalam proses komunikasi terjadi kegagalan ataupun tidak
mendapat sambutan dari pihak lawan. Hal ini bisa timbul karena kurangnya
pengetahuan dan ketrampilan dalam berkomunikasi. Di samping itu peralatan
yang digunakan dapat mengakibatkan kegagalan dalam berkomunikasi.
Hambatan-hambatan dalam berkomunikasi adalah :
1) Pesan yang disampaikan kurang baik
2) Perbedaan level
3) Perbedaan persepsi
4) Kurang perhatian
5) Emosi
Pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya
Medan ditemukan adanya hambatan dalam berkomunikasi. Hambatan di dalam
berkomunikasi itu terjadi pada bentuk komunikasi verbal yaitu melalui
komunikasi tulisan contohnya surat dimana prosesnya cenderung lambat, hal ini
terjadi karena faktor pribadi dari karyawan itu sendiri, seperti proses mengkonsep
surat dan mengetik surat yang lambat. Selain itu persetujuan surat dari atasan
adakalanya terlambat karena atasan sulit ditemui misalnya atasan tidak ada
ditempat karena rapat hal ini disebabkan karena kesibukan pekerjaan dari atasan
F. Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi dapat didefenisikan sebagai pertunjukkan dan
penafsiran pesan di antar unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu
organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam
hubungan-hubungan hirearki antar yang satu dengan yang lain dan berfungsi
dalam suatu lingkungan.
Jaringan Komunikasi
Arus informasi perlu diatur supaya penyampaian informasi dapat efektif,
untuk itu harus ditentukan adanya jaringan komunikasi yang berkaitan dengan
bagaimana perusahaan menyampaikan informasinya baik di dalam perusahaan
maupun keluar perusahaan . Adapun jaringan tersebut dapat melalui :
1) Saluran Formal
Saluran formal merupakan aliran informasi yang mengikuti rantai
komando dalam struktur organisasi. Dengan demikian saluran formal ini dapat
dilihat melalui bagimana struktur organisasi yang ada dalam perusahaan tersebut.
Suatu struktur organisasi itu mengambarkan hubungan hirarki di antara
bagian-bagian atau devisi-devisi yang ada dalam perusahaan, komunikasi dapat terjadi
secara vertikal, dari atas ke bawah, dari bawah ke atas, dan dapat terjadi secara
horizontal di antara mereka yang mempunyai tingkatan dan posisi yang sama.
Di dalam organisasi terdapat empat arah aliran informasi yaitu :
Komunikasi dari atas ke bawah (top downward communication) dalam
sebuah organisasi, dimana aliran komunikasi berasal dari manajer ke bawahannya
tersebut. Umumnya terkait dengan tanggung jawab dan kewenangannya dalam
suatu organisasi. Seorang manajer yang menggunakan jalur komunikasi ke bawah
memiliki tujuan untuk menyampaikan informasi, merngarahkan,
mengkoordinasikan, memotivasi, memimpin, mengevaluasi, dan mengendalikan
berbagai kegiatan yang ada di level bawah.
Oleh karena berbentuk perintah, instruksi, maupun prosedur untuk
dijalankan para bawahannya, maka perlu penggunaan satu bahasa yang sama,
sederhana, tidak bertele-tele, dan mudah untuk dipahami.
Komunikasi dari atas ke bawah tersebut dapat berbentuk lisan maupun
tulisan. Komunikasi secara lisan dapat berupa percakapan biasa, wawancara
formal antara supervisor dengan karyawan, atau dapat juga dalam bentuk
pertemuan kelompok. Disamping itu komunikasi dari atas ke bawah dapat
berbentuk tulisan seperti memo, manual, pelatihan, kotak informasi, surat kabar,
majalah, papan pengumuman, buku petunjuk karyawan, maupun buletin.
Menurut Katz dan Kahn dalam Haryani, 2001, komunikasi ke bawah
mempunyai tujuan pokok sebagai berikut :
1. Untuk memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu.
2. Untuk memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus
dilaksanakan.
3. Untuk memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional.
5. Untuk menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membentuk
organisasi, menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.
Salah satu kelemahan dalam saluran ini adalah kemungkinan terjadinya
penyaringan ataupun sensor informasi penting yang ditujukan kepada
karyawannya. Dengan kata lain, informasi yang diterima para bawahan bisa jadi
tidak selengkapnya.
b) Komunikasi Dari Bawah Ke Atas (Bottom Up/ Upward Communication)
Dalam struktur organisasi komunikasi dari bawah ke atas (bottom up/
upward communication)merupakan kebalikan komunikasi dari atas ke bawah
yaitu bawahan menyampaikan informasi kepada atasan. Bentuk informasi yang
disampaikan dapat berupa laporan, penyajian dan pengajuan usul.
Untuk memecahkan masalah-masalah yang terjadi dalam organisasi dan
mengambil keputusan secara tepat, sudah sepantasnya manajer memperhatikan
aspirasi dari bawahan. Dengan kata lain, partisipasi bawahan dalam proses
pengambilan keputusan akan sangat membantu dalam pencapaian tujuan
organisasi.
Untuk mencapai keberhasilan komunikasi dari bawah ke atas manajer
harus benar-benar memiliki rasa percaya kepada para bawahan, kalau tidak
informasi sebagus apapun dari bawahan tidak akan bermanfaat baginya, karena
yang muncul adalah rasa curiga atau ketidakpercayaan terhadap informasi
tersebut.
Salah satu kelemahan komunikasi dari bawah ke atas adalah adanya
kepada atasannya. Kemungkinan bawahan hanya menyampaikan informasi yang
baik-baik saja sedangkan informasi yang agak mempunyai kesan negatif atau
tidak disenangi oleh pimpinan cenderung disimpan dan tidak disampaikan.
Mengapa demikian? Ini disebabkan karena para bawahan beranggapan bahwa
dengan melaporkan hal-hal yang baik-baik saja dia dapat menjaga atau
menyelamatkan posisinya, serta mendapatkan rasa aman dalam suatu organisasi
tersebut.
Kalau seseorang bawahan memberikan informasi yang negatif terhadap
bidang yang digelutinya maka kinerja atau prestasi kerja yang ada di bagian atau
bidang tersebut jelas tidak baik karena bawahan umumnya tidak ingin prestasi
kerjanya dinilai tidak berhasil atau gagal total, sehingga mereka memilih tidak
melaporkan kegagalan tersebut sama sekali.
c) Komunikasi Horizontal (Horizontal,Communication)
Komunikasi horizontal (horizontal communication) atau sering juga
disebut dengan istilah (lateral communication) adalah komunikasi yang terjadi
antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar/sederajat dalam organisasi.
Tujuan organisasi lateral/horizontal antar lain untuk melakukan persuasi,
mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau departermen yang
memiliki kedudukan yang sejajar.
Kebanyakan manajer suka melakukan tukar menukar informasi dengan
teman-temannya di departemen yang berbeda. Terutama apabila muncul
Komunikasi horizontal bersifat koordinatif di antara mereka yang
memiliki posisi sederajat, baik dalam suatu departemen maupun di antar beberapa
depatermen, dimana komunikasi ke samping mampu meningkatkan koordinasi
antar bagian, meningkatkan nilai-nilai yang dianut karyawan, meningkatkan
kekompakkan karyawan, dan selanjutnya akan meningkatkan kinerja perusahaan
atau lembaga secara umum.
Komunikasi secara horizontal memang menjadi penting artinya manakala
masing-masing bagian atau departemen dalam suatu organisasi memiliki tingkat
saling ketergantungan yang besar tetapi jika masing-masing bagian dapat bekerja
sendiri tanpa harus tergantung dengan bagian lainnya, maka komunikasi
horizontal akan minim atau jarang dipakai. Komunikasi horizontal dapat
menciptakan konflik jika para karyawan tidak memberitahu manajernya tentang
keputusan yang mereka buat atau tindakan yang mereka ambil.
d) Komunikasi Diagonal (Diagonal Communication)
Komunikasi diagonal (diagonal communications) melibatkan komunikasi
antar dua tingkat (level) organisasi yang berbeda. Bentuk komunikasi diagonal
memang menyimpang dari bentuk komunikasi tradisional yag ada seperti
komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas. Suatu studi pernah
menunjukkan bahwa baik komunikasi lateral maupun komunikasi diagonal lebih
banyak diterapkan dalam organisasi yang berskala besar manakala terdapat saling
ketergantungan antar bagian atau antar departemen yang ada dalam organisasi
Bentuk komunikasi diagonal memiliki beberapa keuntungan diantaranya
adalah :
1. Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat ketimbang bentuk
komunikasi tradisional.
2. Memungkinkan induvidu dari berbagai bagian atau departemen ikut
membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi.
Namun komunikasi diagonal juga memiliki kelemahan salah satu
kelemahannya yaitu bahwa komunikasi diagonal juga dapat menggangu
komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal, di samping itu komunikasi
diagonal dalam suatu organisasi besar juga sulit untuk dikendalikan secara efektif.
2. Saluran Informal
Saluran komunikasi informal hadir di luar otoritas formal dan tidak
melekat pada hirarki otoritas organisasi. Keberadaan saluran komunikasi informal
dalam suatu organisasi tidak dapat dielakkan meskipun di dalam komunikasi
informal hal-hal yang dibicarakan bersifat umum namun kadangkala mereka juga
membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada di dalam
organisasinya. Komunikasi informal hadir bersama komuniksai formal, tapi dapat
melewati tingkatan hirarki, memotong garis vertikal dari rantai komando untuk
menghubungi siapa pun secara virtual dalam organisasi.
G. Pelaksanaan Komunikasi Antara Pimpinan Dengan Karyawan Pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan
Sesuai dengan teori yang telah dikemukkan, di dalam Dinas (TRTB)
diagonal. Pada komunikasi ke bawah kita akan melihat direktur merupakan
sumber awal pesan, sebagai top manajer beliaulah yang menetapkan
kebijakan-kebijakan dan perintah, dimana kebijakan-kebijakan-kebijakan-kebijakan dan
perintah-perintah itu harus sampai ke karyawan yang paling bawah karena dialah pelaksana
akhir perintah itu. Sebaliknya karyawan tersebut akan mengirimkan pesan berupa
feed back, feed back itu berupa pelaksana atas perintah yang diberikan atasan
kepadanya, feed back itu perlu sampai kepada direktur. Dengan demikian
terjadilah proses komunikasi ke atas. Dalam peristilahan lain komunikasi ke
bawah dan komunikasi ke atas disebut juga komunikasi vertikal.
1. Komunikasi Dari Atas Ke Bawah ( Top Downward Communication)
Komunikasi dari atas ke bawah merupakan aliran komunikasi dari
pimpinan ke bawahan. Aliran komunikasi dari atas ke bawah tersebut umumnya
terkait dengan tanggung jawab dan kewenangannya dalam suatu organisasi.
Dimana komunikasi dari atas ke bawah biasanya berupa penyampaian informasi
yang memiliki tujuan untuk mengarahkan, mengkoordinasikan, memotivasi,
pelatihan kerja, evaluasi, perintah dan mengendalikan berbagai kegiatan yang ada
di level bawah.
Oleh karena itu, bentuk pengarahan perintah, instruksi maupun prosedur
untuk dijalankan para bawahannya maka penyampaiannya harus sederhana, tidak
bertele-tele, dan mudah dipahami. Komunikasi dari atas ke bawah dapat
Pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya
Medan proses penyampaian pesan dari atasan ke bawahan dilakukan secara lisan
dan tulisan yaitu melalui rapat, surat edaran dan perintah langsung.
contoh komunikasi dari atasan ke bawahan adalah direktur m remberikan
perintah kepada kepala bagian keuangan untuk membuat laporan keuangan Dinas
Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan yang akan
digunakan sebagai laporan akhir tahun. Maka dari itu bawahan dalam hal ini
kepala bagian keuangan harus mengerjakan perintah pimpinan itu untuk membuat
laporan keuangan tersebut.
2. Komunikasi Dari Bawah Ke Atas (Bottom Up/ Upward Communication)
Komunikasi dari bawah ke atas dimana bawahan menyampaikan informasi
kepada atasan. Bentuk informasi yang disampaikan dapat berupa laporan,
pengaduan, dan pengajuan usul. Untuk memecahkan masalah-masalah yang
terjadi di dalam suatu organisasi dan untuk pengambilan keputusan secara tepat
dan cepat sudah sepantasnya bila pimpinan memperhatikan usulan-usulan yang
berasal dari bawahan. Untuk mencapai keberhasilan komunikasi dari bawah ke
atas yaitu dengan meningkatkan kepercayaan kepada bawahannya.
Pelaksanaan komunikasi dari bawah ke atas pada Dinas Tata Ruang Dan
Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan dilakukan secara lisan dan
tulisan dalam bentuk laporan, dan telaah staf Contoh komunikasi dari bawah ke
atas pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan
kemudian Bagian Litbang harus melapor keperluan mereka tersebut langsung
kepada wadir yang terkait, lalu wadir tersebut melaporkannya kepada direktur.
3. Komunikasi Horizontal (Horizontal Communication )
Komunikasi horizontal (horizontal communication) atau sering juga disebut
dengan istilah (lateral communication) adalah komunikasi yang terjadi antara
bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar/sederajat dalam organisasi.
Tujuan organisasi lateral/horizontal antar lain untuk melakukan persuasi,
mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau departermen yang
memiliki kedudukan yang sejajar.
Komunikasi horizontal bersifat koordinatif di antara mereka yang
memiliki posisi sederajat, baik dalam suatu departemen maupun di antar beberapa
departemen, dimana komunikasi ke samping mampu meningkatkan koordinasi
antar bagian, meningkatkan nilai-nilai yang dianut karyawan, meningkatkan
kekompakkan karyawan, dan selanjutnya akan meningkatkan kinerja perusahaan
atau lembaga secara umum.
Komunikasi horizontal di Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB)
Medan terselenggara dalam berbagai bentuk kegiatan. Pada suatu ketika
komunikasi itu terlaksana dalam suatu rapat dimana dilibatkan setiap anggota dari
bidang yang terkait, pada kesempatan lain, staf yang memerlukan koordinasi itu
mendatangi sejawatnya dan terjadi diskusi dan pertukaran informasi antar mereka.
mendadak koordinasi dapat dilakukan dengan perangkat telekomunikasi seperti
telepon, faximile dan lain-lain.
Pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya
Medan komunikasi horizontal dicontohkan sebagai berikut, misalnya Bagian
Kesekretariatan berkoordinasi dengan Bagian Perencaan Informasi.
Komunikasi horizontal yang terjadi antar sesama karyawan dalam suatu
bagian komunikasi antar karyawan ini selain membicarakan masalah pekerjaan
tidak jarang juga mereka menjurus kepada kepentingan pribadi mereka terhadap
perusahaan, misalnya berupa jaminan kesejahteraan, fasilitas yang mereka terima
dan beban pekerjaan yang mereka pikul.
4. Komunikasi Diagonal (Diagonal Communication )
Komunikasi Daigonal (diagonal communications) melibatkan komuniksai
antar dua level yang berbeda. Bentuk komunikasi diagonal menyimpang dari
bentuk komunikasi tradisional yang ada, seperti komunikasi dari atas ke bawah
dan dari bawah ke atas. Komunikasi diagonal lebih banyak diterapkan pada
dalam suatu organisasi yang berskala besar, manakala terdapat saling
ketergantungan diantara bagian atau departemen-departemen yang ada dalam
organisasi tersebut.
Bentuk komunikasi diagonal memiliki beberapa keuntungan diantaranya
adalah :
Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat ketimbang bentuk
Memungkinkan induvidu dari berbagai bagian atau departemen ikut
membantu meneyelesaikan masalah dalam organisasi.
Selain memiliki kelebihan komunikasi ini juga memiliki kekurangan yaitu
komunikasi diagonal dapat menggangu komunikasi yang rutin dan telah berjalan
normal. Di samping itu, komunikasi diagonal dalam suatu organisasi besar sulit
untuk dikendalikan secara efektif.
Contoh pelaksanaan komunikasi diagonal pada Dinas Tata Ruang Dan
Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan adalah sebagai berikut misalnya,
antara Diklat Instalansi dengan Bagian Perencanaan Informasi. Dimana Diklat
Instalansi memberikan data kepada Kepala Bagian Perencanaan Informasi untuk
membuat laporan tahunan.
5. Komunikasi Eksternal
Selain komunikasi yang berlangsung di dalam Dinas (TRTB) sendiri,
Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan juga
menjalin komunikasi dengan pihak luar instansi pemerintah dimana komunikasi
ini disebut dengan komunikasi eksternal. Komunikasi eksternal ini terjadi dengan
berbagai pihak luar instansi pemerintah seperti dengan Kantor pemerintahan
wilayah Sumatera Utara.
6. Penggunaan Alat-Alat Komunikasi
Penggunaan alat-alat komunikasi sangat penting di dalam berkomunikasi
karena alat-alat komunikasi merupakan media komunikasi yang digunakan bila
Alat-alat komunikasi yang diggunakan di Dinas Tata Ruang Dan Bangunan
(TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan
• Telepon
Telepon merupakan media komunikasi lisan yang digunakan untuk
komunikasi antar bagian tanpa bertatap muka. Telepon digunakan bila ada
masalah penting yang harus segera diselesaikan, tetapi komunikator dan
komunikan berada ditempat yang berjauhan.
Pimpinan menggunakan telepon, apabila pimpinan ingin menyampaikan
suatu perintah atau kebijakan pada saat itu juga kepada bawahannya, sedangkan
bawahan berada jauh atau tidak sedang bersama pimpinan, atau pimpinan
meminta karyawan untuk segera menemuinya.
Penggunaan telepon oleh bawahan seperti apabila bawahan memerlukan
suatu keputusan saat itu juga dari pimpinan atas permasalahan yang terjadi di
kantor, atau karyawan ingin melaporkan sesuatu yang sangat penting dimana
pimpinan harus segera mengetahuinya.
• Faximile
Faximile adalah pengiriman berita copy (salinan jarak jauh). Pesawat
faximile merupakan kombinasi dari pesawat telepon dan komputer.
• Surat
Surat merupakan pemuat berita yang ditulis dalam selembar kertas atau
atau instansi-insatansi pemerintah, swasta dan sebagainya yang mempunyai
hubungan atau kepentingan dengan Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB)
Tingkat ll Kotamadya Medan . Penggunaan surat lebih sering dilaksanakan untuk
pelaksanaan tugas-tugas yang sulit dikomunikasikan secara lisan, dan dengan
surat tersebut merupakan bukti atas pelaksanaan suatu pekerjaan seperti surat
keterangan, surat masuk, surat keluar, laporan keputusan pekerjaan dan surat-surat
lainnya yang berhubungan dengan dengan kegiatan pekerjaan. Komunikasi
melalui surat ini menjadi landasan atas pelaksanaan pekerjaan.
• Pertemuan
Pertemuan yaitu mengundang pihak-pihak atau orang-orang untuk
melaksanakan suatu pembicaraan. Dalam pertemuan ini diharapkan agar para
pesertanya mampu untuk memberikan masukan-masukan terhadap
masalah-masalah yang sedang dibicarakan misalnya melalui rapat.
H. Peranan Komunikasi Dalam Usaha Meningkatkan Efisiensi Kerja Pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan
Perusahaaan adalah sebuah organisasi dimana pemilik, pemimpin, staf dan
karyawan bekerjasama untuk mencapai tujuan. Pemilik dan pemimpin perusahaan
tentulah mengkomunikasikan keinginan dan kebijaksanaannya kepada staf dan
karyawan. Oleh karena itu komunikasi sangat penting dalam manajemen
organisasi.
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, komunikasi mempunyai pesan
atau organisasi. Apabila tidak ada komunikasi maka akan terjadi keterlambatan
dan kesimpangsiuran dalam melaksanakan suatu pekerjaan.
Suatu pekerjaan dapat dikatakan efisien apabila suatu pekerjaan tersebut
dilakukan dengan pengorbanan tertentu dapat memberikan hasil yang semaksimal
mungkin di bidang mutu maupun jumlah satuan hasil. Jadi hasil yang maksimal
dalam setiap pekerjaan tergantung pada cara kerja yang efisien dimana
komunikasi yang efektif sekaligus dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas
kerja.
Dalam kehidupan bisnis, perusahaan tidak terlepas dari hubungannya
dengan pihak internal maupun pihak eksternal. Karena adanya hubungan ini,
maka kehidupan perusahaan akan tergantung dari bagimana komunikasi yang
terjadi baik komunikasi yang bersifat internal maupun eksternal. Komunikasi
tidak dapat diabaikan, dan tidak ada ketentuan bahwa yang satu lebih penting dari
yang lain.
1. Komunikasi Internal
Komunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi di dalam suatu
organisasi atau perusahaan. Dengan demikian komunikasi ini akan mencakup
aliran informasi di antara karyawan yang ada dalam perusahaan. Aliran
komunikasi internal dapat dibedakan menjadi empat, yaitu aliran ke bawah, aliran
ke atas, aliran mendatar dan diagonal.
Komunikasi yang diterapkan pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan
(TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan sudah efektif sehingga para karyawan
terpecahkan, maka karyawan dapat bertanya langsung kepada pimpinannya, dan
pimpinan akan memberikan penjelasan atau bimbingan sehingga karyawan akan
mendapat arahan secara langsung. Selain memberikan perintah-perintah pimpinan
juga harus mengusahakan agar setiap karyawan dapat bekerjasama dengan
sebaik-baiknya. Demikian juga untuk memecahkan persoalan-persoalan di dalam
organisasi. Oleh karena itu, komunikasi yang baik dan harmonis sangat perlu
dijaga baik oleh pemimpin maupun oleh karyawan karena komunikasi mempunyai
peranan yang sangat penting untuk mencapai tujuan perusahaan.
Pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya
Medan mempunyai struktur organisasi garis lini dan staf berdasarkan fungsi
dimana jenjang, wewenang dan tanggung jawab mengalir dari bawah ke atas dan
dari atas ke bawah maksudnya adalah komunikasi yang mengalir dari atas ke
bawah dapat berbentuk perintah, instruksi, dan prosedur yang harus dijalankan
oleh para bawahan baik secara lisan maupun tulisan diwujudkan melalui rapat,
surat edaran dan lain-lain sedangkan komunikasi yang mengalir dari bawah ke
atas sebagian besar diwujudkan dalam bentuk laporan baik secara lisan maupun
tulisan. Bentuk tertulis misalnya berupa permintaan usulan atau keluhan secara
tertulis dan telaah staf.
Dalam suatu organisasi yang baik hendaknya pada waktu tertentu, para
bawahan menyampaikan laporan mengenai pelaksanaan tugas-tugasnya. Dari
laporan itu pihak pemimpin dapat mengetahui apakah organisasi atau perusahaan
Komunikasi secara horizontal di antara para karyawan sendiri juga harus
dipelihara oleh pemimpin dengan cara mengadakan pertemuan-pertemuan
berkala, dimana di dalam pertemuan tersebut akan dibahas kesulitan-kesulitan
yang dihadapi oleh masing-masing bagian.
Dengan adanya komuniksi yang baik pada Dinas Tata Ruang Dan
Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan, maka efisiensi instatnsi
pemerintah dapat berjalan dengan lancar, karena efisiensi kerja tidak hanya
berupa kegiatan hasil tetapi juga meliputi mutu dan kulitas kerja karyawan dan
juga dapat meningkatkan prestasi kerja para karyawannya.
2) Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal adalah komunikasi yang terjadi antara pihak
perusahaan dengan pihak luar perusahaan. Selain komunikasi yang berlangsung
di dalam, Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan
juga menjalin komunikasi ke luar. Komuniasi antara lain dilakukan dengan
berbagai pihak luar seperti Kantor Wilayah pemerintahan Propinsi Sumatera
Utara, sebagai Rumah Sakit Rujukan Regional Wilayah Sumatera Utara dan
Sumatera Bagian Tengah dan sebagai Rumah Sakit Pendidikan, Dinas Tata Ruang
Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan harus berkomunikasi
dengan Rumah Sakit yang berada di wilayah Sumatera Utara dan Sumatera
Bagian Tengah serta dengan Fakultas Kedokteran Universitas Sumatera Utara dan
juga Lembaga-Lembaga Pendidikan lainnya. Selain itu Dinas Tata Ruang Dan
Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan juga berkomunikasi dengan PT.
Komunikasi ke luar bertujuan untuk menjalin hubungan yang baik antara
pihak instansi pemerintah dengan pihak luar. Hal ini diwujudkan melalui telepon,
BAB III
ANALISA DAN EVALUASI
A. Analisa
Pada bab ini penulis membuat suatu analisa mengenai peranan komunikasi
dalam meningkatkan efisiensi kerja dengan membandingkan teori yang bersifat
praktis yang ada di Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll
Kotamadya Medan.
Seperti yang telah diketahui bahwa komunikasi berfungsi sebagai
penyampaian pesan, gagasan, informasi dan pengertian oleh seseorang
(komunikator) melalui media yang menimbulkan efek atau dampak tertentu.
Demikian juga halnya dengan komunikasi yang dilaksanakan pada Dinas
Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan komunikasi
merupakan proses penyampaian informasi dari pimpinan kepada karyawan atau
sebaliknya maupun antara karyawan yang satu dengan karyawan yang lainnya
guna mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan Dinas (TRTB) ini.
1. Struktur Oganisasi
Struktur organisasi pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB)
Tingkat ll Kotamadya Medan berbentuk organisasi lini dan staf, secara vertikal
jenjang wewenang dan tanggung jawab mengalir dari atas ke bawah sedangkan
secara horizontal terdapat koordinasi di antara karyawan setingkat.
Struktur organisasi pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB)
pembagian kerja yang nyata (Job Description) dimana setiap karyawan
mengerjakan tugasnya sesuai dengan job descriptionnya masing-masing.
2. Pelaksanaan Komunikasi Pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan
Pelaksanaan komunikasi pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB)
Tingkat II Kotamadya Medan, sesuai dengan teori yang ada yaitu berlangsungnya
komunikasi vertikal dan horizontal. Selain komunikasi tersebut di Dinas Tata
Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan juga berlangsung
komunikasi eksternal.
Komunikasi vertikal yang terjadi misalnya melalui rapat, dimana rapat
berlangsung secara rutin. Komunikasi melalui rapat ini dinilai sangat mendukung
efisiensi kerja pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II
Kotamadya Medan. Dalam rapat terjadi komunikasi dua arah yaitu dari atas ke
bawah dan dari bawah ke atas. Dengan adanya rapat yang rutin memberikan
kesempatan kepada pimpinan untuk mengontrol bawahan, dengan cara
memberikan teguran dan arahan terhadap pelaksanaan tugas sehingga apabila ada
penyimpangan tidak berjalan terlalu lama dan jauh. Kesempatan itu dapat pula
dipergunakan oleh pimpinan untuk mendengarkan alasan atau latar belakang
penyimpangan tugas yang terjadi sehingga diperoleh fakta yang objektif
sebaliknya masalah yang dihadapi para karyawan dalam waktu singkat dapat
disampaikan dan langsung dibahas dan diselesaikan, dan salah satu keuntungan
dari rapat yaitu feed backnya langsung dapat diterima dan kalau terjadi
rapat upaya efisiensi dapat tercapai dengan cara termudah, tercepat, terpendek
jaraknya dan termurah.
Pelaksanaan komunikasi vertikal pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan
(TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan selain dilakukan secara lisan juga
dilakukan secara tertulis yaitu melalui surat edaran dan laporan. Penyampaian
pesan secara tertulis ini dinilai merupakan upaya yang efisien dan berhasil baik.
Tetapi pelaksanaan komunikasi tertulis di Dinas Tata Ruang Dan Bangunan
(TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan dalam bentuk surat terkadang mengalami
hambatan, ini terjadi karena faktor pribadi karyawan sendiri seperti proses
pengkonsepan dan pengetikan surat yang cenderung lambat, dan adakalanya
persetujuan surat dari pimpinan cenderung lambat dimana pimpinan sulit ditemui
hal ini dikarenakan kesibukkan pekerjaan dari pimpinan itu sendiri.
Komunikasi horizontal pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB)
Tingkat ll Kotamadya Medan dilaksanakan dalam bentuk rapat atau pertemuan
antar staf atau antar karyawan, hal ini dinilai berguna bagi Dinas Tata Ruang Dan
Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan dalam menyelesaikan
permasalahan yang ada khususnya komunikasi antar karyawan. Selain itu
komunikasi eksternal sangat menentukan keberhasilan Dinas Tata Ruang Dan
Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan. Komunikasi eksternal ini dapat
dilakukan melalui kerjasama dengan pihak luar Dinas Tata Ruang Dan Bangunan
(TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan seperti dengan Kantor Pemerintahan untuk
Departemen Pekerjaan Umum wilayah Sumatera Utara dengan mitra perusahaan
Kegiatan komunikasi eksternal ini lebih banyak dilakukan oleh bagian
Humas. Komunikasi eksternal terdiri dari dua jalur secara timbal balik yakni
komunikasi dari Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya
Medan kepada pihak luar dan dari pihak luar ke Dinas Tata Ruang Dan Bangunan
(TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan .
Komunikasi ke luar bertujuan untuk menjalin hubungan yang baik antara
pihak dari Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya
Medan dengan pihak luar. Hal ini diwujudkan melalui telepon, pembicaraan
langsung atau dengan pengiriman surat. Contoh kerjasama yang dilakukan pihak
Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan adalah
memberikan pengalaman dan aturan mengenai pengembangan dan pembangunan
di Kota Medan sedangkan untuk mitra dari Dinas Tata Ruang Dan Bangunan
(TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan bertugas untuk melakukan pembangunan
sesuai dengan aturan dari Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll
Kotamadya Medan sebagai lembaga yang mengatur pembangunan di Kota
Medan. Hal ini dilakukan dalam bentuk kegiatan penelitian dan pengamatan
langsung ke lokasi proyek untuk melihat pembangunan sesuai dengan aturan di
Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat ll Kotamadya Medan.
Dalam melaksanakan komunikasi atau menyampaikan informasi-informasi
pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan
dilakukan dengan tiga cara yaitu :
Komunikasi secara lisan dilakukan dalam bentuk pembicaraan langsung
atau tatap muka. Pada komunikasi secara lisan, penyampaian informasi
disampaikan melalui rapat, seminar, wawancara.
b) Secara Tertulis
Pada komunikasi secara tertulis, penyampaian informasi dalam Dinas Tata
Ruang Dan Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan melalui laporan,
memo, telaah staf, surat edaran.
c) Dengan Menggunakan Alat-Alat Elektronik
Pelaksanaan komunikasi dengan menggunakan alat-alat elektronik
dilaksanakan tanpa perlu tatp muka, tetapi dengan menggunakan alat-alat
elektronik misalnya telepon dan faximile.
Pelaksanaan komunikasi pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan (TRTB)
Tingkat II Kotamadya Medan yang dilakukan secara lisan dan tulisan dibantu oleh
alat-alat komunikasi seperti:
1. Telepon
Telepon merupakan media komunikasi lisan yang digunakan untuk
komunikasi antar bagian tanpa bertatap muka. Telepon digunakan bila ada
masalah penting yang harus segera diselesaikan tetapi komunikator dan
komunikan berada ditempat yang berjauhan. Pada Dinas Tata Ruang Dan
Bangunan (TRTB) Tingkat II Kotamadya Medan penggunaan pesawat telepon
sudah cukup baik, dimana disetiap ruangan terdapat pesawat telepon yang dapat
menambah efisiensi proses komunikasi.
