BAB II PENGADILAN MILITER I-02 MEDAN
G. Analisa Dan Evaluasi
Seperti yang diuraikan sebelumnya bahwa sistem terdiri dari berbagi unsur yang berkaitan dan bekerja sama untuk mencapai tujuan suatu sistem. Sistem ini dibuat untuk menangani kejadian-kejadian yang sering terjadi atau berulang kali terjadi.
Sistem akuntansi memiliki unsur-unsur yakni formulir-formulir, catatan- catatan dan prosedur-prosedur. Dimana unsur-unsur tersebut digunakan untuk mengolah data mengenai suatu kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik berupa laporan-laporan yang dibutuhkan pihak lain seperti lembaga swasta dan lembaga pemerintah lainnya.
Pembayaran gaji merupakan aktivitas rutin dari instansi.Untuk itu dibutuhkan suatu sistem akuntansi penggajian dan pengupahan.Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dirancang untuk menangani seluruh transaksi yang berkaitan dengan penggajian dan pengupahan.
Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah kerja sama dari prosedur-prosedur dan catatan-catatan yang dapat menentukan secara tepat berapa jumlah pegawai, berapa potongan yang dikenakan, dan berapa pendapatan bersih yang diterima pegawai.
Agar sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan maka unsur-unsur sistem akuntansi penggajian dan pengupahan harus ada dalam instansi tersebut.
Unsur-unsur akuntansi gaji dan upah tersebut adalah sebagai berikut : 1. Dokumen/formulir
a. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir 1. Catatan waktu hadir
2. Catatan Waktu kerja 3. Kombinasi keduanya
b. Prosedur Penggajian dan Pengupahan 1.Daftar gaji dan cek register
2. Cek gaji atau amplop gaji
3. Paystub ( Formulir yang berisi gaji gaji kotor dan potongan serta gaji bersih/slip gaji)
4. Employee's record (Kumpulan gaji Pegawai selama periode tertentu) ( Zaki Baridwan ;1991:212)
Dokumen-dokumen ini sangat penting peranannya dalam menjalankan instansi/organisasi, karena hampir seluruh transaksi dicatat dalam dokumen- dokumen tersebut. Adapun guna dokumen-dokumen tersebut adalah sebagai berikut :
• Menetapkan tanggung jawab atas segala bentuk pelayanan yang diberikan instansi tersebut
• untuk mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan
• untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain dalam organisasi yang sama atau organisasi yang lain (Mulyadi ;1993:80-82)
Dokumen atau formulir yang digunakan untuk mencatat setiap transaksi dalam instansi tersebut.Dokumen-dokumen ini bermanfaat untuk menetapkan siapa yang bertanggung jawab atas suatu transaksi dan juga untuk menghindari kesalahan dalam pencatatan.Formulir ini memungkinkan adanya catatan akuntansi yang memadai.contohnya : bukti kas keluar, catatan waktu hadir pegawai dan lain-lain.
Dokumen-dokumen yang digunakan pada PENGADILAN MILITER I-02 MEDAN telah mendorong pegawasan yang baik terhadap gaji dan upah. Dokumen-dokumen tersebut antara lain : daftar gaji, daftar lembur, surat pengangkatan pegawai, serta amplop gaji untuk pegawai.
2. Catatan Akuntansi
Selain dokumen-dokumen, perusahaan juga menggunakan catatan akuntansi untuk mencatat setiap transaksi/perkiraan sehubungan dengan penggajian dan pengupahan. Catatan yang digunakan adalah sebagai berikut :
1. Jurnal umm untuk mencatat distribusi biaya kerja kedalam setiap departemen.
2. Kartu penghasilan pegawai untuk mencatat penghasilan dan berbagi potongan yang diterima setiap pegawai (Mulyadi ;1993:386)
Catatan akuntansi digunakan untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen untuk memudahkan pengelolaan instansi.Catatan akuntansi juga memudahkan untuk pengklarifikasian terhadap transaksi secara
tepat.Contoh catatan akuntansi adalah jurnal, buku besar, buku pembantu, dan lain-lain.
Catatan akuntansi yang digunakan oleh PENGADILAN MILITER I-02 MEDAN sudah cukup baik yaitu menggunakan sistem komputerisasi karena akan menghasilkan pencatatan dengan benar dan pengklasifikasian yang benar. Catatan akuntansi ini dapat mendukung pengawasan gaji dan upah yang baik
3. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem.
Seperti yang telah dikatakan sebelumnya, bahwa suatu sistem terdiri dari berbagai prosedur yang membentuk sistem itu sendiri.baik itu sistem akuntansi pembelian, maupun sistem akuntansi lainnya.Demikian juga halnya dengan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang terdiri dari berbagai prosedur.
a. Prosedur Pencatatan waktu hadir
1. Menyusun kartu, Pencatatan waktu menyusun kartu waktu hadir 2. pengawasan pengecekan waktu
3. melakukan pemeriksaaan
4. menghitung dan menjumlahkan kartu hadir
5. pencatatan waktu hadir ke bagian gaji yang digunakan sebagai bukti.
b. Prosedur Daftar Gaji
Setelah seluruh pendapatan pegawai dihitung oleh fungsi bagian gaji, daftar gaji ini kemudian diberikan kepada departemen keuangan atau kasir
untuk kemudian kasir yang melakukan pembayaran kepada pegawai tersebut.
Jaringan prosedur merupakan tahapan yang harus dilalui untuk menjamin terdapatnya transaksi yang aman dari kesalahan pencatatan, prosedur dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur pembuatan daftar gaji, prosedur pembayaran gaji dan lain-lain (Zaki Baridwan ;1991:212)
Berdasarkan uraian sebelumnya dan penelitian yang penulis lakukan pada Pengadilan Militer I-02 Medan, penulis akan melakukan evaluasi sistem terhadap sistem akuntansi penggajian yang meliputi fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan, dan jaringan prosedur yang membentuk sistem, serta sistem pengendalian intern didalamnya. Berikut ini evaluasi sistem penggajian pada Pengadilan Militer I-02 Medan :
a. Evaluasi terhadap fungsi yang terkait
1) Dalam sistem penggajian pada Pengadilan Militer I-02 Medan sudah terdapat pemisahan fungsi yang cukup tegas sesuai dengan struktur organisasi yang ada. Hal ini dibuktikan dengan adanya pemisahan fungsi antara fungsi pembuat daftar gaji dengan fungsi kepegawaian, fungsi akuntansi dengan fungsi pembuat daftar gaji.
2) Pengendalian intern yang baik mengharuskan fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi pembuat daftar gaji. Pada Pengadilan Militer I-02 Medan pemisahan tersebut sudah dilaksanakan yaitu fungsi pencatatan waktu hadir terpisah dari fungsi pembuat daftar
gaji. Fungsi pencatatan waktu hadir ini dilaksanakan oleh sub bag. Kepegawaian sedangkan fungsi pembuat daftar gaji dilaksanakan oleh sub bagian keuangan.
3) Fungsi yang terkait dalam sistem penggajian pada Pengadilan Militer I-02 Medan adalah fungsi kepegawaian, fungsi pencatatan waktu hadir, fungsi pembuat daftar gaji, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi.
b. Evaluasi terhadap dokumen yang digunakan
1) Penyelenggaraan pencatatan terhadap transaksi yang berkaitandengan sistem penggajian pada Pengadilan Militer I-02 Medan sudah cukup baik. Hal tersebut dapat terlihat dengan hampir seluruh transaksi atau kegiatan yang terdapat dalam sistem penggajian di Pengadilan Militer I-02 Medan terekam dalam berbagai dokumen.
2) Setiap dokumen yang digunakan oleh Pengadilan Militer I-02 Medan dalam sistem penggajian juga telah mendapat otorisasi dari pejabat atau bagian yang berwenang. Seperti bukti Surat Perintah Pencairan Dana yang diotorisasi oleh Pejabat Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset.
3) Dokumen yang digunakan pada Pengadilan Militer I-02 Medan dalam sistem penggajian yaitu dokumen yang digunakan sebagai persyaratan penggajian, dokumen yang digunakan sebagai pendukung perubahan gaji, Surat Permintaan Pembayaran (SPP)
Gaji, Mutasi Gaji (M1), Surat Pertanggung Jawaban (SPJ), SP2D dan buku daftar hadir pegawai.
c. Evaluasi terhadap catatan akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penggajian adalah jurnal umum yang digunakan untuk mencatat distribusipembayaran gaji pegawai.Tugas ini dilaksanakan oleh bendahara pengeluaran Pengadilan Militer I-02 Medan.
d. Evaluasi terhadap jaringan prosedur
1) Pada Pengadilan Militer I-02 Medan prosedur penggajian yang digunakan dalam sistem penggajian sudah lengkap, yaitu dimulai dengan prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur pembuatan daftar gaji dan yang terakhir adalah prosedur pembayaran gaji Pegawai Negeri Sipil (PNS).
2) Prosedur pencatatan waktu hadir pada Pengadilan Militer I-02 Medan dilakukan oleh Sub Bagian Kepegawaian. Bagian Kepegawaian dalam prosedur ini juga mengecek kelengkapan daftar hadir pegawai.
3) Prosedur selanjutnya dalam sistem penggajian Pengadilan Militer I- 02 Medan adalah prosedur pembuatan daftar gaji yang dilaksanakan oleh bendahara pembuat daftar gaji pada sub bagian keuangan. Prosedur ini dimulai dengan dibuat Mutasi Gaji jika ada perubahan gaji yang diterima PegawaiNegeri Sipil (PNS) sampai dengan
diterbitkannya SPP Gaji yang memuat jumlah gaji, tunjangan- tunjangan, dan potongan-potongan yang menjadi beban PNS.
4) Prosedur yang terakhir adalah prosedur pembayaran gaji. Prosedurini dimulai dari diterbitkannya cek yang kemudian dicairkan guna membayar gaji Pegawai Negeri Sipil (PNS)
