BAB III : ANALISA DAN EVALUASI
B. Analisa dan Evaluasi Pengawasan Intern Pengeluaran Kas
Untuk mencapai pengawasan intern yang memadai atas pengeluaran kas, hendaknya semua bentuk pembayaran dilakukan dengan menggunakan cek (voucher) kecuali untuk pengeluaran kas yang jumlahnya relatif kecil dilakukan dengan menggunakan kas kecil. Pengawasan intern atas pengeluaran kas hendaknya memberikan jaminan yang memadai bahwa pengeluaran kas dilakukan untuk transaksi-transaksi yang sah.
Inti dari pengawasan intern atas pengeluaran kas adalah bahwa setiap pengeluaran kas harus dilakukan dengan mempergunakan cek dan seluruh lembaran cek haruslah sudah diberi nomor urut tercetak. Hal ini dapat dilakukan bila kebijaksanaan penyetoran semua uang kas yang ada dalam perusahaan ke Bank dianut dengan baik oleh perusahaan.
Adapun prosedur yang dilakukan oleh perusahaan dalam pengawasan intern pengeluaran kas antara lain :
1. Sebelum faktur pembelian misalnya untuk kebutuhan proyek dan rumah tangga disetujui untuk dibayar, harus dilakukan pemeriksaan perhitungan dalam faktur dan dokumen pendukungnya.
2. Pengeluaran-pengeluaran untuk pembelian barang inventaris harus disesuaikan dengan anggaran perusahaan.
3. Semua utang dibayar pada periode potongan agar didapatkan potongan pembelian.
4. Jumlah saldo dalam buku pembantu utang harus cocok dengan saldo rekening controlnya dan dengan surat pernyataan piutang dari penjual (kreditur).
5. Semua pengeluaran kas dalam jumlah besar harus dengan cek kecuali untuk pengeluaran dari kas kecil.
6. Dibentuk dana kas kecil dengan impress fund sistem.
7. Penandatanganan cek harus dipisahkan dari orang yang memegang buku cek.
8. Petugas yang menandatangani cek harus dibedakan dengan petugas yang menyetujui pengeluaran kas.
9. Harus ada pertanggungjawaban dari pemegang buku cek tentang nomor-nomor cek yang digunakan untuk membayar dan yang dibatalkan.
10. Tanggung jawab penerimaan uang harus dipisahkan dari tanggung jawab pengeluaran uang.
11. Petugas pengeluaran uang harus dipisahkan dari petugas yang mengerjakan pembukuan kas.
12. Persetujuan pengeluaran uang harus didukung oleh petugas dengan faktur dari pengeluaran kas yang telah disetujui dan dokumen pendukung lainnya.
13. Cek untuk pengisian kembali kas kecil dan gaji harus dibuat atas nama penerima.
14. Setelah dibayar, semua dokumen pendukung harus dicap LUNAS atau dilubangi agar tidak dapat digunakan lagi.
15. Tugas-tugas yang berhubungan dengan pengeluaran kas harus dilaksanakan secara terpisah, bagian pembelian mengotorisasi pembelian barang atau jasa, bagian penerimaan barang mengotorisasi menerima barang yang dipesan, bagian keuangan mengotorisasi untuk mengeluarkan uang berdasarkan anggaran, sedangkan bagian akuntansi sebagai pencatat transaksi.
Selain itu, hal-hal yang amat berkaitan erat dengan pengawasan intern atas pengeluaran kas yaitu sistem voucher dan dana kas kecil.
Sistem Voucher
Kas yang diterima kemudian disetorkan ke Bank, maka dalam perusahaan tidak akan ditemui kas dalam bentuk uang tunai. Pada perusahaan ini selain kas diterima dan disetorkan ke Bank, kas juga ada disimpan dalam perusahaan karena tidak semua transaksi pembayaran dilakukan dengan menggunakan cek, misalnya untuk pembelian materai dengan menggunakan kas kecil di perusahaan.
Dalam sistem voucher, semua transaksi pembelian dilakukan dengan cara kredit, sehingga setiap pengeluaran uang atau pembayaran dianggap merupakan transaksi pembayaran utang. Voucher dipakai untuk setiap transaksi yang pada
akhirnya nanti akan berkaitan dengan pengeluaran cek, seperti transaksi pembelian tunai dan kredit, transaksi pembayaran gaji dan sebagainya. Perusahaan telah mempergunakan jurnal-jurnal khusus untuk mencatat transaksinya, maka nama jurnal pembelian tidak dipakai lagi dan diganti menjadi jurnal voucher, sedangkan nama jurnal pengeluaran kas diganti menjadi jurnal cek keluar.
Voucher menjadi dasar untuk membuat cek, yaitu voucher yang sudah disetujui dan sudah lengkap dokumen pendukungnya. Petugas yang mengeluarkan cek tidak boleh berhubungan dengan pembuatan atau pemberian persetujuan mengenai voucher pendukungnya. Cek harus dikirim langsung oleh petugas yang terakhir menandatanganinya, yang melepaskan semua voucher dan bukti kemudian mengirimkan kembali pada bagian akuntansi. Semua cek harus disesuaikan dengan bukti asli seperti : voucher dan faktur pembelian.
Dana Kas Kecil
Dana kas kecil disediakan oleh perusahaan untuk pembayaran-pembayaran yang tidak memakai cek. Pembayaran dengan dana kas kecil terbatas hanya untuk suatu jumlah tertentu. Pembayaran dapat dilakukan apabila didukung oleh bukti yang cukup dan telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.
Dana kas kecil ini dibentuk dan disediakan sebesar jumlah tertentu dan biasanya diatur lebih lanjut pengeluaran-pengeluaran apa saja yang dapat didanai dengan mempergunakan dana ini. Kemudian pada waktu-waktu yang telah
dilakukan dengan mempergunakan Sistem Dana Tetap (Imprest Fund System). Dimana sistem ini digunakan pada saat dana dipergunakan tidak ada dilakukan pencatatan apapun di dalam jurnal. Dalam hal ini pemegang dana hanya mengumpulkan bukti-bukti asli saja. Kemudian pada saat dana di isi kembali dilakukan dengan menukarkan bukti-bukti penggunaan dana kas kecil (biasanya dalam bentuk bon kontan) yang dikumpulkan oleh pemegang kas kecil kepada kasir. Bila pada saat tertentu diperkirakan dana kas kecil yang telah disediakan tidak cukup lagi untuk menutupi pengeluaran-pengeluaran, maka dana itu dapat ditambah lagi dan dicatat seperti jurnal pada awal dana kas kecil tersebut dibentuk dan disediakan.
Dari uraian pada bab sebelumnya dan uraian diatas, penulis menganalisa bahwa dalam menjalankan kegiatan operasionalnya terutama yang berhubungan dengan kas perusahaan sudah menciptakan suatu prosedur yang dirancang khusus untuk mengawasi kas perusahaan.
Menurut penulis hal tersebut adalah memenuhi syarat pengawasan intern terhadap perusahaan karena dengan adanya prosedur maka setidaknya mudah untuk mendeteksi apabila terjadi kecurangan yang dilakukan oleh karyawan perusahaan. Dimana perusahaan dalam melakukan pengeluaran-pengeluaran kasnya menggunakan cek sebagai alat pembayaran sedangkan untuk pengeluaran kas yang jumlahnya relatif kecil dengan menggunakan dana kas kecil dalam mengawasi pengeluaran kas perusahaan seperti yang dijelaskan pada bab sebelumnya dan dari uraian diatas.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dari hasil analisa dan evaluasi penulis terhadap sistem pengawasan intern kas yang diharapkan pada PT. Ira Widya Utama Medan, maka penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa manajemen kas yang efektif sangat diperlukan dalam pengawasan intern perusahaan untuk melindungi kas terhadap pencurian dan pengelapan. Karena kas merupakan aktiva yang paling lancar, maka hal itu sangat mudah untuk diselewengkan jika tidak dijaga dengan baik. Bila sistem komputerisasi digunakan maka pengawasan akuntansi untuk semua arus masuk dan arus keluar tetap diperlukan.
Pengawasan kas yang baik akan terlaksana jika mensyaratkan adanya pemisahan fungsi penerimaan dan pengeluaran kas berdasarkan karateristik dasar dari suatu pengawasan kas, yaitu :
1. Menetapkan tanggung jawab dan tugas secara khusus dalam menangani penerimaan dan pengeluaran kas.
2. Mengadakan pemisahan terhadap penanganan dan pencatatan penerimaan dan pengeluaran kas.
3. Penyetoran seluruh penerimaan kas ke Bank setiap hari. 4. Sistem voucher untuk mengawasi pengeluaran kas.
5. Mengadakan audit internal pada selang waktu, terutama dalam melakukan pemeriksaan terhadap keberadaan kas perusahaan.
6. Pencatatan ganda atas kas menurut Bank dan pembukuan, dengan rekonsiliasi yang dilaksanakan oleh seorang diluar bagian akuntansi.
7. Menetapkan dana kas kecil dengan sistem imprest fund dan mengawasi pengeluaran yang lainnya.
8. Memilih dan menetapkan karyawan yang jujur dalam memegang kas perusahaan .
Berdasarkan hasil penelitian, analisa dan evaluasi yang telah dilakukan penulis pada PT. Ira Widya Utama Medan, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Struktur organisasi pada PT. Ira Widya Utama Medan sudah dapat dikatakan baik karena telah adanya pemisahan tugas dan fungsi dari masing-masing bagian.
2. Pengawasan yang diterapkan PT. Ira Widya Utama Medan melibatkan seluruh bagian yang bertanggung jawab terhadap jalannya operasi perusahaan.
3. Prosedur penerimaan kas perusahaan telah dilaksanakan dengan baik dimana bukti-bukti penerimaan kas dilaporkan dan disimpan oleh pihak yang berwenang yaitu bagian keuangan.
4. Prosedur pengeluaran kas telah dilaksanakan dengan baik dimana dengan adanya persetujuan mengenai anggaran terlebih dahulu baru dapat dikeluarkan biayanya dan harus disetujui bagian keuangan mulai dari pengajuan permintaan pengeluaran kas yang disertai dengan bukti pendukung hingga pembukuan lampiran bukti pengeluaran kas.
5. Dalam pengawasan intern penerimaan kas, perusahaan telah menetapkan tanggung jawab dan pengawasan fisik dengan jelas serta pemisahan antara penerimaan dan penyelenggaraan pembukuan.
6. Untuk pembayaran kas yang relatif kecil perusahaan membentuk dana kas kecil dan penyelenggaraan penerimaan kas tersebut tidak hanya dilakukan oleh satu orang tetapi ada campur tangan dari pihak lain.
7. Pertanggungjawaban transaksi kas yang terjadi diterapkan dalam bentuk tulisan dan didukung dengan bukti-bukti, sehingga PT. Ira Widya Utama Medan dapat mengurangi peluang terjadinya pencurian, kerugian, atau kesalahan yang tidak disengaja dalam akuntansi dan mengendalikan kas.
Namun sistem yang canggih pun tidak dapat menghilangkan sama sekali kemungkinan penyalahgunaan atau kekeliruan terlebih-lebih ada kolusi. Penggunaan sistem voucher dan dana kas kecil dapat membantu mengidentifikasikan setiap kekurangan kas atau kekeliruan yang terjadi.
B. Saran
Meskipun pengawasan intern kas pada PT. Ira Widya Utama Medan sudah dapat dikatakan baik, tetapi ada beberapa saran penulis yang mungkin berguna bagi perusahaan untuk diterapkan, yaitu :
1. Kebijakan - kebijakan dan kebiasaan yang baik dalam perusahaan agar tetap diberlakukan dan dijadikan pedoman oleh perusahaan dalam melaksanakan kegiatan perusahaan.
2. Ada beberapa kebijakan yang jarang dilakukan perusahaan. Sebaiknya perusahaan melakukan kebijakan - kebijakan berikut ini secara kontinue dan berkala sesuai kebutuhan, seperti : sistem voucher dan dana kas kecil. 3. Untuk menjamin keselamatan kas yang ada diperjalanan baik yang
jumlahnya besar maupun kecil, sebaiknya diasuransikan.
4. Pengawasan sebaiknya dilakukan secara berkala dalam menjalankan prosedur penerimaan dan pengeluaran kas.
5. Faktur yang telah disetujui untuk pembayaran dan semua dokumen pendukung yang diperlukan harus menjadi persyaratan dalam melakukan pengeluaran kas.
6. Peningkatan sistem komputerisasi yang akan mendukung keefektifan pengawasan kas.
7. Yang terakhir perusahaan perlu menyiapkan orang - orang yang memiliki pengetahuan yang lebih luas, keterampilan, dan kemampuan yang lebih baik lagi dalam menangani bidangnya secara profesional,
menyempurnakan dan mengadakan pembaharuan terhadap teknologi yang berguna dan peningkatan efisiensi dan efektifitas untuk menghadapi persaingan karena ilmu pengetahuan dan teknologi terus berkembang dengan pesat.
DAFTAR PUSTAKA
Harahap, Sofyan Syafri, Sistem Pengawasan Manajemen ( Management Control System ), Cetakan Pertama, Pustaka Quantum, Jakarta, 2001.
Maksum, Azhar, Dasar-Dasar Akuntansi, Edisi Pertama, Cetakan Pertama, Penerbit Bartong Jaya, Medan, 2004.
Mulyadi, Auditing, Edisi Keenam, Penerbit Salemba Empat, Jakarta, 2002.
_______, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Penerbit Salemba Empat, Jakarta, 2001.
Syahyunan, Manajemen Keuangan 1, Edisi Pertama, Penerbit USU Press, Medan, 2004.
S. R., Soemarso, Akuntansi Suatu Pengantar, Edisi Kelima, Penerbit Salemba Empat, Jakarta, 2002.
Ikatan Akuntan Indonesia, Standar Akuntansi Keuangan, Penerbit Salemba Empat, Jakarta, 2002.
KOMITE AUDIT SEKRETARIS DEWAN KOMISARIS DIREKTUR UTAMA
WAKIL DIREKTUR UTAMA BIDANG ADMINISTRASI &
KEUANGAN
WAKIL DIREKTUR UTAMA BIDANG OPERASI
DIREKTUR ADMISTRASI & KEUANGAN KOORDINATOR STAF AHLI STAF AHLI Bidang Legal STAF AHLI
Bidang Humas STAF AHLI Bidang pertahanan STAF AHLI Bidang Keamanan DIREKTUR OPERASI SATUAN PENGAWAS INTERN
KETUA DIREKTUR UTAMA SEKRETARIS
AUDITOR SENIOR
AUDITOR YUNIOR
GENERAL MANAGER Divisi Keuangan & Akuntansi
MANAGER Bag. Akuntansi KASI Akuntansi Keuangan KASI Akuntansi Biaya KASISTEM Informasi & Pelaporan MANAGER Bag. Keuangan KASI Perpajakan KASI Anggaran & Verifikasi KASI Tresury MANAGER Bag. Umum &
R. Tangga
KASIR Bag. Umum & R. Tangga KASI Perlengkapan & Transportasi MANAGER Bag. SDM GENERAL MANAGER DIVISI
PT. IRA WIDYA UTAMA
GENERAL MANAGER Divisi PT. ASRI CATUR KARYA
CIPTA
GENERAL MANAGER Divisi PT.
IRA INTI GHARA
MANAGER Bagian Pembangunan MANAGER Bagian Pemasaran MANAGER Bagian Pembangunan MANAGER Bagian Pemasaran PIMRO Pembangunan KOORDINATOR SALES PIMRO Pembangunan KOORDINATO R SALES
Penjualan Mulai Siapkan Pembayaran Cheque/uang tunai 1 3 Tanda Terima Sementara 2 Pada Hari Kerja 3 Bukti Penerimaan kas 1 Selesai Penjualan 1 Hari Kerja Buat Tanda Terima Sementara 2 Tanda Terima Sementara 3 2 y n Keuangan 2 Buat Bukti Penerimaan Kas Proses Tanda tangan Cheque/uang tunai 3 2 Bukti Penerimaan kas 1 3 4 Akuntansi Buat Laporan Keuangan 4 Jurnal Buku besar Selesai Lampiran 2 PROSEDUR PENERIMAAN KAS
Yang Butuh Mulai Buat Bon Sementara 1 7 Selesai Prosedur Pengeluaran Kas - 1 Kabag / Pimpinan yang butuh 6 Proses Tanda tangan Bukti 2 Bon sementara 1 2 Bon Sementara 1 3 Cheque / uang tunai Bon Sementara 1
Bukti transaksi Sementara 1Bon
4 5 Proses Tanda tangan 6 1 Cek dengan Anggaran Selesai 2 3 2 Bukti Kas Keluar 1 8 7 8 n y Lampiran 3 PROSEDUR PENGELUARAN KAS
Keuangan Prosedur
Pengeluaran Kas - 2 Akuntansi
Bukti 2 Bon sementara 1 Cheque / uang tunai 2 3 5 9 Selesai 3 2 Bukti Kas Keluar 1 2 Cek dengan Anggaran Selesai Siapkan Cheque/ uang tunai n y Bon Sementara 1 Jurnal Buku besar Buat laporan keuangan Buat bukti kas keluar 4 2 Laporan harian kas 1 8 Bukti 2
Bukti kas keluar 1
Buat laporan harian kas
Bukti 2
Bukti kas keluar 1
9
