Analisa dan Evaluasi Pengawasan Intern Pengeluaran Kas

BAB III : ANALISA DAN EVALUASI

C. Analisa dan Evaluasi Pengawasan Intern Pengeluaran Kas

Untuk mencapai pengawasan intern yang memadai atas pengeluaran kas, hendaknya semua bentuk pembayaran dilakukan dengan menggunakan cek (voucher) kecuali untuk pengeluaran kas yang jumlahnya relatif kecil dilakukan dengan menggunakan kas kecil. Pengawasan intern atas pengeluaran kas hendaknya memberikan jaminan yang memadai bahwa pengeluaran kas dilakukan untuk transaksi yang sah.

Pada dasarnya untuk dapat menghasilkan sistem pengawasan yang efektif, prosedur pengeluaran kas perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a. Semua pengeluaran dilakukan dengan cek. Pengeluaran-pengeluaran dalam jumlah kecil dilakukan melalui dana kas kecil. b. Semua pengeluaran kas harus memperoleh persetujuan dari pihak

yang berwenang terlebih dahulu.

c. Terdapat pemisahan tugas antara yang berhak menyetujui pengeluaran kas, yang menyimpan uang kas dan melakukan pengeluaran serta yang mencatat pengeluaran kas. (Soemarso,2004:297).

1. Sistem Voucher

Salah satu prosedur yang dapat digunakan untuk mengawasi pengeluaran kas adalah sistem voucher (voucher system). Dalam sistem ini diperlukan dokumen intern yang disebut voucher (voucher). Dan jurnal khusus yang disebut Buku Voucher (Voucher Register) dan Buku Cek Keluar (Cek Register).

Dalam sistem voucher,setiap pembelian barang dan jasa yang ada pada akhirnya harus diselesaikan dengan pengeluaran uang dibuatkan bukti intern yang disebut voucher. Bukti ini dibuat, baik untuk pembelian tunai maupun pembelian kredit. Bukti yang diterima dari pihak luar, dilampirkan dalam voucher sebagai bukti pendukung. Semua voucher diberi nomor urut tercetak terlebih dahulu

(prenumbered).

Kolom administrasi digunakan untuk menunjukkan pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam proses penyelesaian voucher. Oleh karena voucher pada hakikatnya merupakan bukti tentang persetujuan mengeluarkan uang, maka didalamnya harus terdapat kolom yang menunjukkan adanya persetujuan tersebut. Ada dua macam persetujuan, yakni persetujuan terhadap pembelian barang atau jasa yang tercantum dalam voucher dan persetujuan atas pembayarannya. Untuk memastikan bahwa pengeluaran uang telah dicatat dengan benar, diperlukan persetujuan terhadap akun-akun yang didebet (pembebanannya). Petugas-petugas yang membuat voucher serta mencatat di buku voucher dan buku cek keluar juga harus mencantumkan paraf (tanda tangan).

Kolom pembayaran diisi pada saat cek dikeluarkan. Kolom utang voucher diisi sebesar utang yang tercantum sebelumnya. Jumlah yang dibayar mungkin sama atau lebih kecil daripada jumlah utang voucher. Jika terdapat potongan pembelian atau pengurangan harga jumlah yang dibayarkan akan lebih kecil dibandingkan dengan utang voucher.

2. Dana Kas Kecil (petty cash fund)

Agar dapat diawasi secara efektif, semua penerimaan uang langsung disetorkan ke bank dan semua pengeluaran uang dilakukan dengan cek. Dalam praktiknya tidak semua pengeluaran uang dapat dilakukan dengan cek. Pengeluaran dalam jumlah kecil, biasanya tidak dapat dilakukan dengan cek oleh karena itu tidak praktis.

Untuk mengatasi pengeluaran-pengeluaran semacam itu, perusahaan menyisihkan sejumlah uang tertentu yang disebut dana kas kecil (petty cash fund). Uang yang disisihkan untuk dana kas kecil ini dipegang oleh kasir yang ditunjuk. Jenis dan jumlah pengeluaran uang tertentu yang telah ditetapkan dapat dilakukan melalui dana kas kecil.

Jika dana kas kecil telah menyusut sampai jumlah minimum tertentu, kasir pemegang kas kecil mengajukan permintaan penggantian. Walaupun belum sampai batas minimum, tiap akhir bulan kasir pemegang dana kas kecil harus membuat pertanggungjawaban tentang pengeluaran uang melalui dana kas kecil yang dipegangnya. Perlu diingat bahwa penerimaan uang dari manapun sumbernya tidak boleh diterimakan melalui kas kecil. Sumber penerimaan satu-satunya dana kas kecil adalah dari bank.

Pengeluaran uang yang dilakukan melalui dana kas kecil dibuatkan bukti kas kecil (petty cash voucher). Tidak semua uang melalui dana kas kecil dapat dimintakan bukti dari pihak luar. Oleh karena itu, peran dokumen menjadi penting.

Dalam bukti kas kecil dicantumkan nama dan tanda tangan penerima uang yang dapat saja berasal dari dalam perusahaan sendiri. Dokumen yang berasal dari pihak luar, apabila ada dilampirkan sebagai pendukung buku kas kecil seperti halnya pengeluaran uang yang lain. Pengeluaran uang melalui dana kas kecil harus disetujui oleh yang berwenang. Bukti kas kecil cukup dibuat dalam satu lembar (asli). Bukti ini disimpan oleh pemegang kas kecil sampai dipertanggungjawabkan.

Dalam penyelenggaraan dana kas kecil (petty cash fund) dapat dilaksanakan dengan dua cara yaitu :

a. Sistem Imperest (dana tetap)

Pada sistem ini, perkiraan dana kas kecil akan menunjukkan saldo yang jumlahnya tetap selama periode akuntansi yang berjalan. Saldo yang tetap dikarenakan setiap pengisian kembali kas kecil sebesar jumlah pengeluaran kas kecil, sehingga uang kas kecil yang berada di tangan kasir akan berjumlah sama dengan saat dibentuk.

Pencatatan biaya-biaya atas pengeluaran kas baru dicatat pada saat pengisian kembali pada akhir periode jika jumlah kas kecilnya sebesar jumlah yang sudah dibayar dari kas kecil.

Dalam menyelenggarakan dana kas kecil (petty cash fund) PT. SAPTA SARI TAMA Cabang Medan menggunakan metode sistem imperest.

b. Sistem Fluktuasi

Pencatatan pengeluaran kas kecil dalam perkiraan biaya setiap terjadi transaksi. Pengertian secara individual pada dasarnya perkiraan dana kas kecil

yang diselenggarakan harus menunjukkan saldo pada setiap saat sebesar jumlah uang dana kas kecil yang ada ditangan kasir kas kecil. Pada sistem dana berfluktuasi kasir kas kecil harus mampu menunjukkan uang dana kas kecil pada setiap saat, sebesar saldo menurut perkiraan pembukuannya. Biasanya pengisian uang ke dalam kas kecil tidak dikaitkan dengan jangka waktu tertentu. Pengisian tersebut akan dilakukan sewaktu-waktu apabila persediaan uang dalam kas kecil sudah dirasakan menipis.

Dari uraian pada bab sebelumnya penulis menganalisis bahwa dalam menjalankan kegiatan operasionalnya terutama yang berhubungan dengan kas perusahaan sudah menciptakan suatu prosedur yang dirancang khusus untuk mengawasi kas perusahaan.

Berdasarkan atas kebijakan perusahaan dimana dalam praktiknya perusahaan dalam melakukan pengeluaran kas melakukan cek sebagai alat pembayaran, sedangkan untuk pengeluaran kas yang jumlahnya relatif kecil perusahaan telah menerapkan kas kecil dengan menggunakan imperest fund dalam mengawasi pengeluaran kas perusahaan seperti yang telah penulis jelaskan sebelumnya.

3. Rekonsiliasi Bank

Sebagaimana telah diuraikan diawal, simpanan uang di bank yang sewaktu-waktu dapat diambil, digolongkan kedalam perkiraan cash. Pengambilan simpanan tersebut biasanya dengan suatu cek. Sebagai konsekuensi logis akibat hubungannya dengan suatu bank, maka perusahaan tentu mempunyai catatan

tentang simpanannya yang ada di bank secara terperinci, sehingga setiap waktu dengan mudah diketahui berapa sisa simpanan tersebut.

Demikian pula halnya dengan pihak bank, yang juga memiliki catatan-catatan terperinci tentang simpanan dan pengambilan kembali uang perusahaan tersebut, sehingga setiap waktu dapat pula diketahui berapa saldonya. Disamping itu bank secara berkala pada waktu-waktu tertentu (misalnya setiap akhir bulan), mengirimkan catatan-catatan simpanan dan pengambilan kembali beserta saldo tersebut kepada perusahaan agar dengan catatan yang dibuat oleh perusahaan itu sendiri, apakah ada perbedaaan atau tidak.

Kadang-kadang saldo simpanan menurut laporan catatan bank tidak sama dengan saldo menurut catatan perusahaan. Bilamana terjadi hal yang demikian perusahaan berkewajiban mencari sebab-sebab ketidaksamaan itu. Apabila sudah ditemukan sebabnya, maka perusahaan berkewajiban segera menyusun suatu laporan tentang perbedaan saldo antara catatan perusahaan dengan saldo menurut laporan bank.

Dari uraian tersebut penulis menganalisa bahwa dalam menjalankan kegiatan operasionalnya terutama yang berhubungan dengan kas perusahaan telah menciptakan suatu prosedur yang dirancang khusus untuk mengawasi kas perusahaan.

Pada PT. SAPTA SARI TAMA Cabang Medan kas yang tersedia digunakan untuk membayar biaya operasi perusahaan, baik pembayaran biaya non rutin yang dipakai untuk mengatur dan menentukan kebijakan keuangan dan operasi dari suatu kegiatan usaha yang bertujuan untuk mendapatkan manfaat dari

kegiatan tersebut, maupun untuk membayar biaya rutin perusahaan yaitu biaya gaji, biaya pemeliharaan, investasi, dan lain-lain.

Pengawasan terhadap pengeluaran kas sudah cukup memadai yang ditandai dengan :

1. Setiap pengeluaran yang terjadi harus disertai dengan bukti dan cek. 2. Semua cek bernomor urut.

3. Cek ditanda tangani oleh yang berwenang atau pejabat yang ditunjuk. 4. Cek dibuat atas nama perusahaan.

5. Cek ditandatangani jika faktur dan bukti-bukti lain terlampir. Prosedur pengeluaran kas yang dilakukan adalah sebagai berikut :

− Untuk membayar kas harus mendapat otorisasi terlebih dahulu oleh bagian yang berwenang

− Pengeluaran kas sebaiknya melalui cek, karena pengawasan intern pengeluaran kas yang baik menghendaki adanya keterlibatan dalam mengawasi kas perusahaan dan cek tersebut ditandatangani oleh dua orang yang kompeten.

− Diadakan pemisahan antara orang yang menyimpan lembaran cek dengan orang yang berhak menandatanganinya.

Demikianlah hasil analisa dan evaluasi mengenai apakah sistem pengawasan intern kas telah diterapkan secara efektif oleh perusahaan. Penulis menganalisis bahwa perusahaan dalam menyusun prosedur penerimaan kas dan

prosedur pengeluaran kas secara garis besar telah menerapkan sistem pengawasan intern kas secara efektif karena dilakukan dengan :

a. Pelaksanaan kompeten dan dapat dipercaya

Dalam sistem pengawasan intern kas, pelaksanaan merupakan unsur yang paling penting. Orang-orang yang berkompeten serta memiliki kejujuran dalam dirinya akan lebih mudah membuat sistem pengawasan tersebut menjadi efektif. Pengawasan intern kas yang efektif mensyaratkan pengawasan untuk melindungi kas dari kerugian karena pencurian atau penyelewengan. Oleh karena kas adalah aktiva yang paling likuid, kas sangat mudah menjadi objek penyalahgunaan kecuali jika dijaga secara memadai oleh orang-orang yang berkompeten dan dapat dipercaya.

b. Pembagian tugas yang jelas

Tujuan dari pembagian tugas yang jelas adalah untuk mencegah kekeliruan baik yang disengaja maupun tidak disengaja.

• Pemisahan penanganan aktiva serta akuntansinya.

• Pemisahan otorisasi transaksi dari penanganan setiap aktiva.

• Pemisahan tugas dalam fungsi akuntansi.

c. Prosedur otorisasi yang tepat atas terlaksananya setiap transaksi

Agar setiap pengawasan intern dapat berhasil secara efektif, setiap transaksinya harus diotorisasi dengan semestinya. Otorisasi ini dapat terbentuk secara umum maupun khusus. Otorisasi umum berarti bahwa manajemen menetapkan kebijaksanaan yang dirumuskan dan dilaksanakan dalam organisasi. Setiap orang melaksanakan kebijaksanaan ini dengan

diberikan otorisasi untuk setiap transaksi dalam batasan yang telah ditetapkan oleh kebijaksanaan tersebut. Sedangkan otorisasi khusus hanya berlaku pada transaksi saja.

d. Dokumen dan catatan yang memadai

Dokumen berfungsi sebagai penerus informasi di lingkungan organisasi atau diantara organisasi yang berbeda. Dokumen ini harus cukup memadai untuk memberikan jaminan bahwa aktiva telah berada dalam pengawasan yang efektif dan setiap transaksi telah dicatat dengan benar.

e. Verifikasi intenal

Verifikasi internal merupakan pemisahan tugas-tugas secara fungsional atau operasional, penerimaan dan pengeluaran kas, akuntansi dan setiap pengawasan intern serta setiap transaksi yang memerlukan pertanggungjawaban dari harta perusahaan.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dari hasil analisa dan evaluasi penulis terhadap sistem pengawasan intern kas yang diterapkan pada PT. SAPTA SARI TAMA Cabang Medan maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :

1. PT. SAPTA SARI TAMA Cabang Medan adalah perusahaan swasta yang bergerak dibidang penjualan dan pemasaran obat-obatan, dan merupakan kantor cabang perusahaan dari PT. SAPTA SARI TAMA yang terdapat di Jakarta.

2. Struktur organisasi adalah Line Organization, baik vertikal maupun horinzontal yang membagi tugas dan tanggung jawab yang jelas dan benar sehingga pelaksanaan pengawasan intern kas dapat dilaksanakan dengan baik. Kelebihan dari struktur ini adalah bahwa karyawan dan lain-lain diberi gambaran bagaimana organisasi disusun. Atasan, bawahan dan tanggung jawab digambarkan dengan. Jika seseorang dibutuhkan untuk menangani masalah khusus, struktur ini menunjukkan tempat dimana orang tersebut dapat ditemukan. Sedangkan kelemahan dari struktur ini adalah masih banyak hal-hal yang tidak jelas atau tidak ditunjukkan. Struktur ini tudak menunjukkan seberapa besar tingkat wewenang dan tanggung jawab setiap tingkatan manajerial dan tidak menunjukkan hubungan-hubungan informal dan saluran komunikasi.

3. Pengawasan yang diterapkan pada PT. SAPTA SARI TAMA Cabang

Medan melibatkan seluruh bagian yang bertanggung jawab terhadap jalannya operasi perusahaan.

4. Sistem pengawasan intern kas yang diterapkan oleh PT. SAPTA SARI TAMA Cabang Medan telah diterapkan secara efektif karen atelah memenuhi kriteria yang telah ditetapkan.

5. Sumber penerimaan pada PT. SAPTA SARI TAMA Cabang Medan

adalah berasal dari kegiatan usaha yang dilakukan meliputi penerimaaan dari penjualan dan pemasaran obat-obatan, penerimaan lain dari luar usaha perusahaan seperti pendapatan sewa dan jasa giro bank.

6. Untuk pembayaran kas yang relatif kecil perusahaan membentuk dana kas kecil.

7. Prosedur penerimaan dan pengeluaran kas pada PT. SAPTA SARI TAMA Cabang Medan sudah baik, hal ini ditandai dengan penggunaan formulir penerimaan dan pengeluaran kas yang terlaksana dengan baik.

8. Pertanggungjawaban transaksi kas yang terjadi diterapkan dalam bentuk tulisan dan didukung dengan bukti-bukti. Sehingga PT. SAPTA SARI

TAMA Cabang Medan dapat mengurangi peluang terjadinya

penyelewengan, kerugian atau kesalahan yang tidak disengaja dalam akuntansi dan mengendalikan kas.

B. Saran

Dari kesimpulan dan hasil pembahasan, penulis memberikan saran guna meningkatkan pengawasan terhadap transaksi kas di perusahaan yang mungkin dapat membantu mencapai tujuan orhanisasi secara umum. Sebaiknya perhatian terhadap sistem pengawasan intern ditingkatkan mengingat perkembangan teknologi yang

dapat berfungsi seefektif mungkin dan kelemahan yang ada dapat segera diketahui untuk segera diadakan perbaikan.

1. Sebaiknya struktur organisasi juga memungkinkan atasan untuk

mengetahui dengan tepat kelemahan-kelemahan organisasi, seperti sumber-sumber potensial terjadinya konflik atau bidang-bidang dimana duplikasi tidak perlu terjadi.

2. Untuk menjamin keselamatan kas yang ada di perjalanan naik yang jumlahnya besar maupun kecil, sebaiknya diasuransikan.

3. Pengawasan sebaiknya dilakukan secara berkala dalam menjalankan prosedur penerimaan kas dan pengeluaran kas.

4. Faktur yang telah disetujui untuk pembayaran dan semua dokumen pendukung yang diperlukan harus menjadi persyaratan dalam melakukan pengeluaran kas.

5. Didalam pengeluaran kas untuk keperluan-keperluan mengenai aktivitas-aktivitas perusahaan atau kantor lainnya perlu diadakan perincian terhadap pengeluaran tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Stice, Earl K, James D. Stice, K. Fred Skousen, 2004, Akuntansi Intermediate, Edisi Ke Lima Belas, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Penterjemah : Barlev Nicodemus

Ginting, Paham, 2006, Filsafat Ilmu dan Metode Penelitian, Edisi Pertama, Penerbit USU Press, Medan.

Mulyadi, 2002, Auditing, Edisi Ke Enam, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Mulyadi, 2002, Sistem Akuntansi, Edisi Ke Tiga, Cetakan Ke Tiga, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Rasdianto, Sri Mulyani, 2000, Jurnal Ekonom : Perkembangan Audit Internal

Dan Keadaannya Di Indonesia, Edisi Oktober, Penerbit FE USU,

Medan.

S.R., Soemarso, 2004, Akuntansi Suatu Pengantar, Edisi Ke Lima, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Yasin, Wahidin, 2000, Jurnal Ekonom : Perkembangan Pengawasan Intern

(Internal Control), Edisi Juni, Penerbit FE USU, Medan.

Ikatan Akuntan Indonesia, 2002, Standar Akuntansi Keuangan, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Dalam dokumen Sistem Pengawasan Intern Kas Pada PT. Sapta Sari Tama Cabang Medan (Halaman 37-49)