Sistem Pengawasan Intern Kas Pada PT. Sapta Sari Tama Cabang Medan

(1)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM DIPLOMA III MEDAN

SISTEM PENGAWASAN INTERN KAS

PADA PT. SAPTA SARI TAMA CABANG MEDAN

SKRIPSI MINOR

DIAJUKAN OLEH :

DEWI SAFITRI

052102153

AKUNTANSI D-III

GUNA MEMENUHI SALAH SATU SYARAT UNTUK MENYELESAIKAN PENDIDIKAN PADA PROGRAM DIPLOMA III FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

(2)

Bismillahirrahmanirrahim

Pelajarilah olehmu akan ilmu, sebab mempelajari ilmu akan memberi rasa takut

kepada Allah, menuntutnya merupakan ibadah, mengulang-ulangnya merupakan tasbih,

pembahasannya merupakan jihad, mengajarkannya kepada orang-orang yang belum

mengetahuinya merupakan sedekah, dan menyerahkan kepada ahlinya merupakan pendekatan

diri kepada Allah SWT. (H.R.Ibnu Abdul)

Dengan rasa syukur kepada Allah SWT, Ananda persembahkan

skripsi minor ini teristimewa untuk kedua orang tua tercinta:

Ayahanda tercinta : Zainal Amidin

Ibunda tersayang : Murniati

Sebagai tanda bukti tulusku atas segala curahan hati, kasih sayang dan pengorbanan,

sehingga Ananda dapat menyelesaikan pendidikan ini.

Dan juga buat abang-abang Ananda :

Dodi Irawan

Budi Setiawan

Surya Darma

Terima kasih atas dukungan yang telah diberikan selama ini

Semoga apa yang Ananda perbuat mendapat berkah dan Rahmat dari Allah SWT, dan

semoga Allah SWT membalas budi baik yang telah mereka berikan.

Ananda

(3)

i

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb.

Tiada senandung kata yang terindah di qalbu, selain ungkapan kehadirat

Allah Swt , yang dengan taufik dan hidayah-Nya serta Shalawat beriring salam

atas junjungan kita Nabi Muhammad SAW sehingga penulis dapat menyelesaikan

skripsi minor ini, sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan

Program Diploma III Jurusan Akuntansi pada Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara yang berjudul “SISTEM PENGAWASAN INTERN KAS pada

PT. SAPTA SARI TAMA Cabang Medan”.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan skripsi minor ini

masih banyak terdapat kekurangan-kekurangan, baik ditinjau dari segi materi

maupun dari segi tata bahasa. Meskipun demikian, besar harapan penulis semoga

penyusunan skripsi minor ini dapat bermanfaat bagi akademis/penulis lin,

perusahaan maupun pihak-pihak yang membutuhkan.

Proses penulisan skripsi minor ini dapat terselesaikan atas bantuan dari

berbagai pihak. Sehubungan dengan hal tersebut maka pada kesempatan ini

penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma

(4)

3. Bapak Iskandar Muda, SE, M.Si, Ak selaku Sekretaris Program Studi Diploma

III Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Drs. Rustam, Ak selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan

waktu dan pikiran untuk memberikan bimbingan dan ilmu kepada penulis

dalam penyusunan skripsi minor ini.

5. Bapak Syarurrahman, SE selaku dosen wali yang telah memberikan

pengarahan dan bimbingan selama masa perkuliahan.

6. Bapak Mhd. Simba Sembiring, SE selaku Ka. Sub. Bag Akademik Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

7. Kepada Pimpinan PT. SAPTA SARI TAMA Cabang Medan.

8. Ibu Elfina selaku Kepala Staf Adiminstrasi pada PT. SAPTA SARI TAMA

Cabang Medan atas kesempatan dan informasi yang telah diberikan kepada

penulis dalam melakukan penelitian mengenai Sistem Pengawasan Intern Kas.

9. Seluruh staf dan pegawai pada PT. SAPTA SARI TAMA Cabang Medan atas

sumbangsih dan kerjasama yang baik.

10.Kedua orang tua penulis tercinta: Ibu (Murniati) dan Bapak (Zainal Amidin)

yang selalu memberikan doa, nasehat, dukungan dan motivasi terbaik untuk

penulis. Karena mereka berdua penulis bisa menjadi seperti ini, sehingga

rasanya ucapan terima kasih saja tidak akan pernah cukup untuk

menggambarkan wujud penghargaan penulis. Hanya Allah yang mampu

(5)

iii

11.Abang-abang penulis tersayang : Dodi Irawan, Budi Setiawan, Surya Dharma.

Terima kasih atas dukungan dan fasilitasnya.Buat kakak ipar penulis :

Mb’Wik, Mb’Esti, n Mb’Imah, Terima kasih atas perhatiannya.

12.Sahabat-sahabat penulis : Chica, Westy, Rina, Ichad, Ridho, Ojeck, Dico,

Iman terima kasih atas segalanya, kalian adalah teman terbaik yang pernah

penulis punya.

13.Teman-teman seperjuangan : Rima, Qory, Faulia, Me2y, Tika, Novi, Andrina,

dan teman-teman yang di grup C dan Fakultas Ekonomi terima kasih atas

seluruh masukannya.

14.Sahabat-sahabat sejati penulis: Rani, Echa, Miranda, Arta, Tya, Icha dan

K’Nanda terima kasih atas dukungan dan bantuannya.

15.Orang-orang yang telah begitu banyak memberikan inspirasi baik secara

langsung maupun tidak langsung namun belum penulis cantumkan namanya.

Penulis mohon maaf dan kiranya Allah SWT akan membalas semua

kebaikannya. Penulis mengakhiri dengan ucapan Alhamdulillah.

Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih banyak, semoga skripsi

minor ini dapat memberikan manfaat bagi kita semua. Semoga Allah SWT selalu

melimpahkan ramat-Nya kepada kita semua dan semoga kita selalu berada dalam

lindungan-Nya.

Wassalamualaikum Wr.Wb. Medan, 30 April 2008

Penulis

(6)

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

BAB I : PENDAHULUAN A. Alasan Pemilihan Judul ... 1

B. Perumusan Masalah ... 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3

D. Metode Penelitian ... 4

E. Sistematika Pembahasan ... 6

BAB II : PT. SAPTA SARI TAMA Cabang Medan A. Sejarah Singkat Perusahaan ... 8

B. Struktur Organisasi Perusahaan ... 9

C. Pengertian Kas ... 12

D. Sistem Pengawasan Intern Kas Perusahaan ... 15

E. Sumber Penerimaan dan Pengeluaran Kas Perusahaan ... 17

F. Unsur-Unsur Pengawasan Intern Kas Perusahaan ... 19

G. Pengawasan Intern Penerimaan Kas Perusahaan ... 22

H. Pengawasan Intern Pengeluaran Kas Perusahaan ... 23

BAB III : ANALISA DAN EVALUASI A. Analisa dan Evaluasi Unsur-Unsur Pengawasan Intern Kas ... 26

B. Analisa dan Evaluasi Pengawasan Intern Penerimaan Kas ... 28

(7)

v

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan ... 39

B. Saran ... 40

(8)

BAB I PENDAHULUAN

A. Alasan Pemilihan Judul

Perusahaan memegang peranan yang sangat penting dalam melakukan

produksi dan distribusi guna memenuhi kebutuhan ekonomis manusia. Pada

perusahaan yang relatif kecil umumnya akan dipimpin dan diawasi oleh

pemiliknya. Dalam kegiatan tersebut yang dilakukan masih berskala kecil,

karyawan sedikit dan struktur organisasi yang sederhana sehingga tidaklah begitu

sukar untuk mengawasi jalannya operasi perusahaan. Hal ini disebabkan masih

sedikitnya kegiatan yang dilakukan sehingga perhatian pemilik sebagai

manajemen dalam menjalankan perusahaan dapat terpusatkan.

Bila perusahaan semakin besar dan berkembang, pimpinan tidak dapat lagi

mengadakan pengawasan secara langsung. Perusahaan yang besar selalu

berhadapan dengan kendala-kendala yang berhubungan dengan pengawasan harta

bendanya. Salah satu harta benda perusahaan yang memegang peranan penting

dalam perkembangan perusahaan adalah “kas”. Kas merupakan aktiva lancar

yang paling likuid yang dapat tersedia dengan segera dan tidak dapat dibatasi

penggunaannya untuk pembayaran kewajiban pada saat ini. Kas juga merupakan

aktiva yang paling harus dijaga. Sehingga terhindar dari pihak-pihak yang ingin

menjadikan kas sebagai objek untuk melakukan penyalahgunaan dan

penyelewengan akibat kas begitu mudah dialihkan atau dipindahtangankan dan

(9)

2

Dalam tingkat perekonomian yang semakin maju menimbulkan

perkembangan pada setiap perusahaan, baik perusahaan pemerintah maupun

perusahaan swasta. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem pengawasan yang

efektif terhadap kas yang nantinya diharapkan akan dapat membantu manajemen

dalam rangka mewujudkan tujuan perusahaan secara keseluruhan.

Pengawasan atas penerimaan dan pengeluaran kas merupakan salah satu

unsur pokok internal perusahaan yang perlu mendapat perhatian serius.

Pengawasan dapat diartikan sebagai alat untuk mengkoordinasikan

aktivitas-aktivitas perusahaan agar sesuai dengan rencana semula. Salah satu cara untuk

melaksanakan pengawasan adalah melalui penyusunan sistem pengawasan intern

kas pada perusahaan tersebut. Apabila perusahaan dapat menerapkan sistem

pengawasan intern yang efektif, maka perusahaan dapat mengurangi peluang

terjadinya penyelewengan, kerugian, atau kesalahan yang tidak sengaja dalam

akuntansi dan mengendalikan kas.

Dalam paper ini, penulis akan membahas masalah tentang sistem

pengawasan intern kas. Adapun alasannya adalah :

a. Untuk menghindari penyalahgunaan kas pada manajemen.

b. Untuk mencerminkan transparansi dari transaksi keuangan.

c. Untuk melindungi harta benda perusahaan.

d. Untuk mendukung produktivitas perusahaan dalam mencari laba dan

agar tetap solvable (solvent).

e. Untuk mengetahui seberapa besar penerapan pengawasan intern

(10)

Dengan dasar-dasar pemikiran diatas, penulis berusaha untuk mendalami

lebih dalam aktivitas perusahaan dalam menerapkan pengawasan intern kas. Oleh

karena itu, penulis memilih judul ”Sistem Pengawasan Intern Kas” pada PT.

SAPTA SARI TAMA Cabang Medan.

B. Perumusan Masalah

Perumusan masalah yang akan dibahas dalam paper ini adalah “Apakah

sistem pengawasan intern kas telah diterapkan secara efektif oleh perusahaan?”

Adapun kriteria pengawasan intern kas yang diterapkan secara efektif adalah :

a. Pelaksanaan yang kompeten dan dapat dipercaya. b. Pembagian tugas yang jelas.

• Pemisahan penanganan aktiva serta akuntansinya.

• Pemisahan otorisasi transaksi dari penanganan setiap kativa. • Pemisahan tugas dalam fungsi akuntansi.

c. Prosedur otorisasi yang tepat atas terlaksananya setiap transaksi. d. Dokumen dan catatan yang memadai.

e. Verifikasi Internal.

(Mulyadi, 2002 : 180-190).

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

1. Tujuan Penelitian

a. Untuk melengkapi persyaratan guna menyelesaikan pendidikan pada

Jurusan Akuntansi Program Diploma III di Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara.

b. Untuk mengetahui apakah sistem pengawasan intern kas telah

(11)

4

2. Manfaat Penelitian

a. Sebagai bahan masukan dan perbaikan bagi perusahaan terutama

dalam penerapan sistem pengawasan intern kas.

b. Sebagai bahan perbandingan bagi penulis mengenai sistem

pengawasan intern kas yang diterapkan di dalam perusahaan dengan

teori yang diterima penulis di masa perkuliahan.

c. Sebagai bahan pertimbangan di dalam melakukan penulisan untuk

peneliti selanjutnya mengenai analisa sistem pengawasan intern kas.

D. Metode Penelitian

Metode penelitian merupakan suatu cara pengumpulan data-data dan

informasi-informasi yang sifatnya sistematis dan objektif yang dapat digunakan

sebagai pedoman dan acuan dalam melakukan penelitian.

Untuk memperoleh data-data dan informasi-informasi di dalam penulisan

skripsi minor, penulis melakukan penelitian dan metode yang digunakan adalah :

1. Lokasi Penelitian

Perusahaan yang menjadi lokasi penelitian adalah PT. SAPTA SARI

TAMA Cabang Medan Jl. Sei Muara No.1/36 Medan.

2. Sumber Data

a. Data primer, yaitu data yang diperoleh penulis langsung dari

sumbernya atau lapangan pada PT. SAPTA SARI TAMA Cabang

(12)

b. Data sekunder, yaitu data yang diperoleh penulis dari instansi atau

penelitian lainnya yang berupa teori-teori, laporan-laporan yang

berhubungan dengan penelitian yang diperoleh dari buku bacaan.

3. Teknik Pengumpulan Data

a. Penelitian kepustakaan (library research)

Yaitu suatu teknik pengumpulan data dan informasi yang sifatnya

teoritis dengan cara memanfaatkan buku-buku yang berhubungan

dengan penelitian, seperti teori-teori yang bersumber dari literatur,

artikel, majalah dan bahan-bahan yang diterima selama masa

perkuliahan.

c. Penelitian lapangan (field research)

Yaitu suatu teknik pengumpulan data dan informasi yang

dilakukan secara langsung pada objek yang menjadi sasaran

pembahasan.

Untuk memperoleh data dalam penulisan ini, teknik pengumpulan

data yang dilakukan adalah :

• Wawancara, yaitu teknik pengumpulan data dan informasi yang

dilakukan dengan cara tanya jawab dengan koresponden.

• Kuesioner, yaitu suatu teknik pengumpulan data dan informasi

dengan membuat daftar pertanyaan yang dipersiapkan untuk

mendapatkan jawaban dari koresponden.

• Observasi, yaitu suatu teknik pengumpulan data dan informasi

(13)

6

4. Metode Analisa

a. Metode deskriftif, yaitu data yang diperoleh, dikumpulkan lalu

diklasifikasikan serta diinterprestasikan sehingga memberikan

suatu gambaran yang objektif.

b. Metode komparatif, yaitu data yang diperoleh dilakukan dengan

membandingkan teori-teori dengan praktek di dalam perusahaan,

kemudian mengambil kesimpulan dan memberikan saran dari hasil

perbandingan.

E. Sistematika Pembahasan

Sistematika pembahasan merupakan suatu gambaran mengenai

pembahasan, penyusunan dan perincian dari isi paper. Penulis menyusun skripsi

minor ini secara sistematis yang terdiri dari 4 bab dan masing-masing terdiri dari

beberapa sub bab sesuai dengan kebutuhan.

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini penulis memuat tentang alasan pemilihan judul,

perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian

dan sistematika pembahasan.

BAB II : PT. SAPTA SARI TAMA CABANG MEDAN

Dalam bab ini penulis memuat tentang sejarah singkat perusahaan,

struktur organisasi perusahaan, pengertian kas, sistem pengawasan

intern kas perusahaan, sumber penerimaan dan pengeluaran kas

(14)

pengawasan intern penerimaan kas perusahaan, pengawasan intern

pengeluaran kas perusahaan.

BAB III : ANALISA DAN EVALUASI

Dalam bab ini penulis memuat tentang analisa dan evaluasi

unsur-unsur pengawasan intern, analisa dan evaluasi pengawasan intern

penerimaan kas, analisa dan evaluasi pengawasan intern pengeluaran

kas.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini penulis memuat tentang kesimpulan yang telah

dirangkum dari hasil penelitian tehadap PT. SAPTA SARI TAMA

Cabang Medan dan saran yang ditujukan kepada perusahaan yang

dianggap perlu bagi perusahaan.

(15)

8

BAB II

PT. SAPTA SARI TAMA CABANG MEDAN

A. Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Sapta Sari Tama Cabang Medan merupakan salah satu kantor cabang

dari PT. Sapta Sari Tama yang berlokasi di Jakarta. Perusahaan ini bergerak

dibidang penjualan dan pemasaran obat-obatan.

Perusahaan ini didirikan pertama sekali pada tahun 1984 di Jakarta.

Kemudian pada tahun 1997 kantor cabang Medan didirikan, tepatnya di jalan

Ibrahim Umar No.18 dan kemudian pada tahun 2000 PT. Sapta Sari Cabang

Medan pindah kantor ke jalan Sei Muara No.1/36.

Dalam menjalankan usahanya, pada PT. Sapta Sari Tama Cabang Medan

dibentuk divisi-visi, yang masing-masing bertanggung jawab pada penjualan

produk-produk perusahaan dan juga produk-produk yang dipercayakan untuk

didistribusikan oleh PT. Sapta Sari Tama Cabang Medan. Sebagian besar produk

tersebut adalah obat-obatan antara lain :

• Adidryl Inj

• Antalgin Tablet

• Aquabidest 500 ml

• Sulfadiazin Tab 500 mg

• Tetracyclin HCL 250 ml

• Amoxicillin Syrup 60 ml

(16)

• Cendo Fenicol 0,5 % 5 cc

• Neutropic Inj

• Gromalton Syrup

PT. Sapta Sari Tama cabang Medan ini telah melengkapi persyaratan

perundang-undangan yang berlaku, seperti dari Departemen Kesehatan yakni

Balai Penelitian Obat dan Makanan, Departemen Perdagangan, Departemen

Keuangan, dan juga instansi terkait lainnya.

B. Struktur Organisasi Perusahaan

Untuk merealisasi tujuan yang telah digariskan oleh perusahaan diperlukan

organisasi yang merupakan salah satu alat dalam setiap perusahaan. Agar sistem

administrasi yang bersifat statis dapat berjalan dengan lancar sesuai dengan yang

diharapkan dibutuhkan sarana-sarana organisasi yang lebih dinamis berupa

struktur organisasi. Strukutur organisasi yang ada pada perusahaan merupakan

dasar penyusunan prosedur kegiatan. Struktur organisasi menetapkan pembagian

tugas, pelaksanaan tugas, pelimpahan wewenang dan tanggung jawab yang

mencerminkan tata hubungan atasan dengan bawahan yang lebih rasional agar

dapat memberikan kesempatan untuk mengambil keputusan yang tepat dalam

menjalankan urusan perusahaan.

Tujuan pengadaan struktur organisasi adalah untuk mengkoordinasikan

segala kegiatan fisik yang diarahkan pencapaian tujuan. Di dalam mewujudkan

tugas-tugas perusahaan seperti tugas produksi, tugas pemasaran, tugas mengatur

(17)

10

sehingga pelaksanaan tugas-tugas itu dapat dilaksanakan secara tertib dan lancar

dengan berpedoman pada semua perangkat organisasi.

Struktur organisasi berbeda-beda pada setiap perusahaan. Hal ini

disebabkan oleh perbedaan bidang usaha dan luas perusahaan antara perusahaan

yang satu dengan yang lainnya.

Strukutur organisasi PT. Sapta Sari Tama cabang Medan disusun menurut

organisasi garis. Kekuasaan dan tanggung jawab tetap berada dalam satu

komando, sehingga prinsip kesatuan perintah dapat dilaksanakan sepenuhnya. PT.

Sapta Sari Tama Cabang Medan dipimpin oleh seorang business manager.

Uraian tugas dan tanggung jawab dari tiap-tiap bagian adalah sebagai

berikut :

1. Business Manager

Merupakan pimpinan tertinggi di kantor cabang dan bertanggung jawab

untuk menyusun program kerja, mengawasi penjualan, serta memimpin

seluruh kegiatan PT. Sapta Sari Tama Cabang Medan. Dalam menetapkan

program kerja business manager berpedoman pada ketentuan-ketentuan

dari kantor pusat. Business manager juga bertanggung jawab atas

pencapaian target penjualan yang dibebankan kepadanya.

2. Sales Supervisor

Bagian ini merupakan bawahan langsung dari Business Manager dan

bertugas untuk :

• Melaksanakan aktivitas pemasaran produk perusahaan

(18)

• Membuat sales order atas pesanan yang diterima

• Membantu salesman dalam hal penagihan piutang yang bermasalah

• Membuat laporan penjualan

• Membantu Business Manager dalam membuat proyeksi anggaran

penjualan Sales Supervisor membawahi para salesman.

3. KSA (Kepala Staff Administrasi)

KSA bertanggung jawab langsung kepada Business Manager dan

accounting manager yang berkedudukan di pusat. Tugas utamanya adalah :

• Membantu Business Manager dalam membuat proyeksi anggaran

biaya dan penjualan.

• Bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas administrasi dan

keuangan PT. Sapta Sari Tama Cabang Medan.

• Membuat laporan keuangan secara bulanan dan tahunan untuk PT.

Sapta Sari Tama Cabang Medan.

• Menganalisa antara realisasi dengan anggaran biaya yang terjadi.

• Membuat laporan kepegawaian.

• Memeriksa dan verifikasi semua tagihan dan pengeluaran uang.

KSA membawahi empat bagian, yaitu :

1) Kepala Gudang

Bagian ini bertugas untuk :

• Bertanggung jawab terhadap keamanan barang di gudang

• Membuat laporan hasil bongkar muat setiap bulan

(19)

12

Kepala gudang membawahi beberapa staf gudang, yang bertugas

untuk:

• Melakukan aktivitas bongkar muat di gudang

• Merapikan susunan barang agar kegiatan bongkar muat lebih

mudah dilaksanakan

• Melakukan pencatatan atas mutasi barang di gudang setiap hari

• Mengeluarkan barang sesuai dengan nota permintaan.

2) Kasir

• Menyetor hasil tagihan tunai setiap hari

• Membuat laporan pengeluaran maupun penerimaan kas per minggu

3) EDP

Bagian ini bertugas untuk mencetak faktur penjualan dan faktur

penagihan piutang.

4) Pramuwisma / keamanan

• Menjaga kebersihan dan kenyamanan suasana di kantor

• Menjaga keamanan kantor secara keseluruhan

C. Pengertian Kas

Kas adalah semua uang kertas dan logam, baik mata uang dalam negeri

maupun luar negeri serta surat-surat yang mempunyai sifat-sifat seperti mata uang

(20)

saat dikehendaki. Kas berarti uang dan segala sesuatu yang digunakan sebagai alat

tukar yang diterima oleh bank pada nilai nominalnya.

Kas adalah aktiva lancar paling likuid dan terdiri dari bagian yang

bertindak sebagai alat pertukaran serta memberikan dasar untuk perhitungan

akuntansi. Agar dapat dilaporkan sebagai “kas”, suatu bagian harus sudah tersedia

dan tidak dibatasi (terikat) penggunaannya untuk pembayaran kewajiban saat ini.

Petunjuk umumnya adalah apakah suatu unsur dapat diterima untuk disimpan

dengan nilai nominalnya oleh bank atau lembaga keuangan lainnya.

Hal-hal yang diklasifikasikan sebagai kas meliputi uang tunai dan mata

uang yang dipegang serta dana tidak terikat yang tersedia di simpanan dalam

bank, yang sering disebut sebagai rekening giro (demand deposit), karena dapat

ditarik berdasarkan permintaan. Rekening giro meliputi jumlah dalam rekening

cek, tabungan dan simpanan di pasar uang.

Kas merupakan elemen yang tidak produktif. Oleh karena itu kas adalah

pengukuran nilai, kas tidak dapat ditambah atau dikembangkan kecuali dikonversi

ke bentuk lain dahulu. Kas harus dijaga agar tidak ada saldo kas yang berlebihan

yang sering disebut sebagai kas tak terpakai atau kas mengganggur (idle cash).

Pengawasan intern kas yang efektif mensyaratkan kas yang tersedia untuk secara

terus-menerus digunakan dalam satu dari beberapa cara, sebagai bagian dari siklus

operasi atau sebagai investasi jangka pendek maupun jangka panjang.

Banyak transaksi di perusahaan baik langsung maupun tidak langsung

akan mempengaruhi penerimaan dan pengeluaran kas. Tidak dibatasi pada uang

(21)

14

yang dapat digunakan dengan segera untuk membiayai seluruh kegiatan

perusahaan.

Dari segi akuntansi, yang dimaksud dengan kas :

“Kas adalah segala sesuatu, baik yang berbentuk uang atau bukan yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya.” (Soemarso, 2004 : 320)

Pengertian kas yang lain adalah:

“Kas adalah terdiri dari uang tunai (uang kertas dan uang logam), pos wesel, sertified check, cek pribadi, dan bank draff serta dana yang disimpan di bank yang pengambilannya tidak dibatasi oleh bank dan perjanjian lainnya.” (Mulyadi, 2002 : 373)

Elemen-elemen yang termasuk di dalam kas terdiri dari :

a. Segala jenis uang kertas dan uang logam

b. Cek yang belum beredar

c. Bukti kiriman uang

d. Bilyet giro

e. Cek perjalanan

f. Deposito

g. Cek kasir

h. Wesel Bank

(22)

Berdasarkan pengertian kas dapat disimpulkan bahwa kas merupakan harta

perusahaan yang paling rawan dan mudah dipindahkan sehingga menimbulkan

niat seseorang untuk melakukan penyelewengan dan manipulasi dengan berbagai

cara. Ada beberapa bentuk penyelewengan yang sering terjadi untuk setiap

transaksi yang berhubungan dengan kas perusahaan yaitu :

1) Penerimaan yang tidak dicatat.

2) Merendahkan jumlah penerimaan.

3) Meningkatkan jumlah pembayaran.

4) Menunda pencatatan penerimaan piutang (lapping).

5) Check kitting.

Namun apabila manajemen perusahaan melakukan pengawasan intern

terhadap kas dengan baik, maka semua bentuk penyelewengan diatas dapat

dihindari.

D. Sistem Pengawasan Intern Kas Perusahaan

Pengawasan intern dipandang sebagai permasalahan pengecekan intern

atau internal check yang menyangkut segi teknik pembukuan yang dapat

menjamin ketelitian dan kecermatan data perusahaan maupun pelaksanaannya,

dan jika ditemui kelemahannya maka dilakukan pemeriksaaan atau prosedur-

prosedur tambahan.

Dalam arti sempit, pengawasan intern berarti pengecekan, baik

penjumlahan secara mendatar (cross footing) maupun penjumlahan secara

(23)

16

pengecekan yang meliputi semua alat-alat yang digunakan manajemen untuk

melaksanakan pengawasan.

Menurut Committee of Sponsoring Organization of The Tread Way

Commision (COSO) dalam laporannya yang berjudul Internal Control Integrated

Framework dinyatakan bahwa :

“Pengawasan intern adalah suatu sistem yang diharapkan dapat mengawasi

dan mengendalikan semua tingkat kegiatan dalam suatu perusahaan, berusaha untuk mengikuti perubahan yang ada dalam dunia usaha yang semakin lama semakin banyak dan kompleks.” (Yasin, 2000 : 29)

Pengertian pengawasan intern menurut Standar Akuntansi Keuangan :

“Pengawasan intern meliputi organisasi serta semua metode ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam sebuah perusahaan untuk melindungi hak milik perusahaan, mencek kecermatan dan keandalan data akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah digariskan.” (IAI, 2002 :29)

Pengertian pengawasan intern yang lain adalah :

“Pengawasan intern adalah suatu fungsi penilaian independent yang terdapat dalam organisasi untuk menguji dan menilai aktivitasnya sebagai jasa bagi organisasi itu.” (Rasdianto dan Mulyani, 2000 : 15)

Dari defenisi diatas, ruang lingkup audit internal tidak hanya pada bidang

akuntansi dan keuangan saja, akan tetapi dapat mencakup seluruh kegiatan

organisasi. Namun, setiap transaksi memerlukan suatu dasar pengukuran yaitu

kas. Jadi diperlukan pengawasan intern kas yang efektif agar dapat

mengindentifikasi kekurangan kas atau kesalahan yang mungkin dilakukan dalam

(24)

dapat secara total meniadakan kemungkinan terjadinya penyalahgunaan atau

kesalahan.

Adapun tujuan dari penerapan sistem pengawasan intern kas bagi

perusahaan adalah :

a. Untuk menyediakan data yang dapat dipercaya.

b. Untuk melindungi harta kekayaan perusahaan.

c. Meningkatkan efisiensi usaha.

d. Mendorong ditaatinya kebijaksanaan yang telah digariskan manajemen.

Karakteristik dasar dari sistem pengawasan intern kas adalah :

a. Tanggung jawab yang diserahkan secara khusus untuk menangani tanda

terima kas.

b. Pemisahan penanganan dan pencatatan tanda terima kas.

c. Penyimpanan harian semua kas yang diterima.

d. Sistem voucher untuk mengawasi pembayaran kas. Audit internal dalam

jangka waktu yang tidak tentu.

e. Catatan ganda untuk kas di Bank dan di pembukuan, dengan rekonsiliasi

dilaksanakan oleh bagian akuntansi atau keuangan.

E. Sumber Penerimaan dan Pengeluaran Kas Perusahaan 1. Sumber Penerimaan Kas Perusahaan

Pada PT SAPTA SARI TAMA Cabang Medan, penerimaan kas

digolongkan berdasarkan jenis-jenis pendapatan, dimana pengadaan

(25)

18

1. Pendapatan penjualan barang dagangan dan jasa, yang diperoleh

perusahaan dari :

• Penjualan produk obat-obatan dari perusahaan sendiri.

• Pemasaran produk yang sebagian besar adalah obat-obatan, hasil

kerjasama dari perusahaan lain dengan PT. SAPTA SARI TAMA

Cabang Medan sebagai distributornya.

2. Pendapatan lain-lain, yang terdiri dari :

• Pendapatan dari penggunaan aktiva, yaitu : pendapatan bunga, royalti,

dan deviden.

• Pendapatan sewa, yaitu : pendapatan dari hasil menyewakan kantor

kepada pihak lain yang ada di sebelah kantor PT. SAPTA SARI

TAMA Cabang Medan.

2. Sumber Pengeluaran Kas Perusahaan

Pada PT. SAPTA SARI TAMA Cabang Medan, pengeluaran kas

bersumber dari semua biaya yang ada pada perusahaan, yang digolongkan

berdasarkan jenis – jenis biaya antara lain :

1. Biaya Pokok Penjualan, terdiri dari :

• Biaya pembelian, seperti : biaya pemesanan, biaya pengangkutan,

biaya pelabuhan, dan biaya bongkar.

• Biaya penyimpanan, seperti :biaya gudang dan biaya angkut.

2. Biaya Operasional, terdiri dari :

(26)

• Biaya administrasi dan umum

Seperti : legalitas, perlengkapan kantor, telepon, e-mail, faximile,

fotocopy, dokumentasi dan transportasi, konsumsi, perjalanan

dinas, pembangunan dan pemeliharaan, kendaraan, jamuan dan

entertainment, servis dan komisi, sumbangan, beban bank, beban

pajak dan SPT.

• Biaya gaji dan tunjangan lain-lain

Seperti : gaji/upah, honor, iuran jamsostek.

3. Biaya Lain-Lain, terdiri dari :

• biaya rebagging (biaya penggantian kemasan yang rusak).

• denda/sanksi, beban bagi hasil, extra ordinary loss.

F. Unsur-Unsur Pengawasan Intern Kas Perusahaan

Untuk mencapai tujuan pengawasan intern maka pihak manajemen

perusahaan perlu merancang dan menerapkan unsur-unsur pengawasan intern

yang disebutkan sebagai berikut :

1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara

tegas.

Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung

jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk

melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung

jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip

(27)

20

a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpangan dalam

akuntansi.

b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk

melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

Dengan demikian dalam pelaksanaan suatu transaksi terdapat

internal cek diantara unit organisasi pelaksanaan. Dengan adanya

pemisahan fungsi-fungsi tersebut, catatan akuntansi yang diselenggarakan

dapat mencerminkan transaksi sesungguhnya yang dilaksanakan oleh unit

organisasi yang memegang fungsi lain, sehingga data akuntansi yang

dihasilkan dapat dipercaya kebenarannya dan sebagai akibatnya kekayaan

organisasi terjamin keamanannya.

2) Sistem akuntansi dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan

yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.

Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi

dari pejabat yang berwenang menyetujui terjadinya transaksi tersebut.

Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem pembagian

wewenang untuk diotorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Salah satu

alat yang digunakan adalah formulir. Untuk itu penggunaan formulir harus

diawasi guna pelaksanaan otorisasi. Prosedur pencatatan yang baik akan

menjamin data yang direkam dalam formulir yang dicatat dalam catatan

akuntansi dengan tingkat keandalan yang tinggi dan sah yang

menghasilkan informasi yang teliti serta dapat dipercaya mengenai

(28)

3) Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit

organisasi.

Adapun cara-cara yang umumnya dilaksanakan perusahaan dalam

menciptakanpraktek yang sehat adalah :

a. Penggunaan formulir bernomor urut cetak dan harus

dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.

b. Pemeriksaan yang mendadak.

c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir

oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa campur tangan atau

unit organisasi lain.

d. Perputaran jabatan

e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang menjadi haknya.

f. Pencocokkan fisik kekayaan perusahaan dengan catatannya.

g. Pembentukkan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek

efektivitas unsur-unsur sistem pengawasan intern atau staf

pemeriksaan intern.

4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Unsur ini merupakan unsur pengawasan intern yang terpenting.

Untuk mendapatkan karyawan yang jujur dan dapat dipercaya dilakukan :

a. Seleksi bagi karyawan sesuai dengan persyaratan yang dituntut

oleh pekerjaannya, yang dilakukan dengan mengadakan analisa

(29)

22

yang dipenuhi oleh calon karyawan yang akan menduduki jabatan

tersebut.

b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan

perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.

G. Pengawasan Intern Penerimaan Kas Perusahaan

Pada setiap perusahaan, prosedur penerimaan kas merupakan peranan yang

sangat penting, karena kas merupakan salah satu faktor utama jalannya kegiatan

perusahaan. Prosedur penerimaan kas melibatkan beberapa bagian dalam

perusahaan agar transaksi kas tidak terpusat pada satu bagian saja, hal ini perlu

agar dapat memenuhi prinsip pengawasan intern kas.

Pengawasan intern penerimaan kas perusahaan mempunyai tujuan untuk

mengamankan penerimaan kas perusahaan dan berfungsi untuk menjamin

penerimaan kas sesuai dengan jumlah yang menjadi hak perusahaan.

Untuk mengawasi pemeriksaan kasnya PT. SAPTA SARI TAMA Cabang

Medan menerapkan :

- Perusahaan melakukan pemisahan fungsi penerimaan kas, pencatatan dan

pengeluaran kas. Tugas kasir menerima uang kemudian membuat bukti

penerimaan, bukti setoran bank dan memeriksa rekening koran.

- Setiap pencatatan transaksi harus dilampir dengan dokumen pendukung

yang lengkap dan pencatatan ini dilakukan oleh karyawan yang telah

diberi wewenang untuk itu.

(30)

- Fungsi yang menerima kas adalah bagian kasir dan yang mencatat

penerimaan kas adalah bagian KSA.

- Setiap hari saldo uang kas yang ada diperiksa oleh bagian keuangan.

- Untuk membuktikan kebenaran kas, bukti-bukti pendukung kas serta saldo

uang kas yang ada harus diperiksa.

- Yang melaksanakan rekonsiliasi bank adalah bagian keuangan yang

ditunjuk oleh pihak perusahaan.

- Setiap penerimaan dicatat pada tanggal yang bersangkutan dan diketahui

oleh pihak yang berwenang.

- Yang melakukan rekonsiliasi bank dan yang menerima kas tidak dijabat

oleh orang yang sama.

Sistem penerimaan kas dilakukan dalam bentuk,misalnya kwitansi dan cek

yang masuk perlu mendapat persetujuan pimpinan atau pejabat yang ditunjuk

untuk memaraf slip tersebut.

H. Pengawasan Intern Pengeluaran Kas

Sama halnya dengan pengawasan intern penerimaan kas, pengawasan

intern pengeluaran kas harus dikelola sedemikian rupa sehingga tidak terjadi

kesalahan dan kecurangan yang mengakibatkan kerugian bagi perusahaan.

Dengan adanya penerapan sistem pengawasan yang memuaskan akan

memberikan kepastian bahwa pengeluaran yang dilaksanakan ada hubungan

dengan aktivitas dan benar telah dibukukan serta adanya persetujuan dari yang

(31)

24

Adapun pengawasan atas pengeluaran kas yang dilakukan oleh PT.

SAPTA SARI TAMA Cabang Medan :

- Dilakukannya pemisahan fungsi antara bagian keuangan sebagai pihak

yang berwenang mengeluarkan cek dengan persetujuan dari pejabat yang

berwenang dan bagian akuntansi yang membukuk an berdasarkan bukti dan

pelaksanaan pengeluaran kas dilakukan oleh pejabat yang telah ditunjuk

oleh pejabat yang berwenang.

- Penandatanganan cek dan alat pembayaran lainnya dilakukan oleh

sekurang-kurangnya oleh dua bagian.

- Setiap pengeluaran kas harus didukung dengan bukti yang otentik yang

telah diperiksa sebelumnya dan disetujui oleh pihak yang berwenang.

- Transaksi-transaksi yang jumlahnya kecil dibayar melalui kas kecil

perusahaan sedangkan dalam jumlah yang besar dibayar melalui bank.

- Setiap pengeluaran kas harus diotorisasi oleh kepala bagian keuangan dan

jika pengeluaran tersebut menggunakan cek harus ditandatangani oleh dua

pejabat yang berbeda.

- Setiap bukti pengeluaran kas harus segera distempel.

PT. SAPTA SARI TAMA Cabang Medan jika menggunakan kwitansi dan

cek keluar perlu mendapat persetujuan pimpinan atau pejabat yang ditunjuk

dengan memaraf slip tersebut. Dalam pengeluaran kas, cek-cek yang telah

dikeluarkan harus diawasi. Untuk itu perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini :

1. Semua cek yang telah dibayar harus dicatat dalam suatu daftar menurut

(32)

2. Tanggal cek harus sama dengan tanggal pengeluaran yang dicatat dalam

buku kas.

3. Nama dari penerima harus sama dengan nama yang dicatat dalam buku

kas.

4. Jumlahkan nilai nominal dari cek yang telah dikeluarkan dalam setahun.

5. Jumlah uang yang ditulis dicek harus sama dengan jumlah uang yang

dicatat dalam buku kas.

6. Semua cek harus ditandatangani oleh pihak yang bersangkutan .

7. Harus diperhatikan dengan teliti, apakah ada pemalsuan tandatangan yang

(33)

26

BAB III

ANALISA DAN EVALUASI

Penulis telah menguraikan pengawasan intern yang diterapkan oleh

perusahaan, dalam hal ini adalah PT. SAPTA SARI TAMA Cabang Medan.

Dalam bab ini, penulis akan menganalisis sekaligus mengevaluasi bagaimana

relevansi antara teori yang dikemukakan dengan yang diterapkan perusahaan.

Salah satu fungsi manajemen yang penting adalah fungsi pengawasan.

Pengawasan dapat dilakukan secara efektif melalui pemeriksaan dan laporan.

Namun pemeriksaan maupun laporan umunya bersifat represif, yaitu bahwa suatu

kecurangan telah terjadi maka kejadiaannya telah berlalu.

Untuk memperoleh sistem pengawasan yang sifatnya preventif, maka

perlu dilakukan suatu cara tertentu. Cara pengawasan yang bersifat preventif

adalah seperti yang terdapat dalam ilmu akuntansi yang disebut sistem

pengawasan intern. Suatu sistem pengawasan intern yang efektif diharapkan dapat

memperkecil kesalahan maupun penyelewengan perusahaan.

A. Analisa dan Evaluasi Unsur-unsur Pengawasan Intern Kas

Struktur organisasi PT. SAPTA SARI TAMA Cabang Medan melakukan

pemisahan fungsi-fungsi penyimpanan dan pencatatan kas. Hal ini dilakukan agar

kas tidak diselewengkan dan dalam tiap fungsi tidak diperbolehkan melakukan

(34)

kasnya perusahaan menggunakan kwitansi dan faktur penjualan sebagai bukti dan

mencatatnya dalam buku kas kas.

Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi tiap unit

perusahaan dilakukan misalnya dengan menggunakan kwitansi bernomor urut,

pencatatan transaksi dengan baik. Perusahaan telah mampu memilih karyawan

dengan baik melalui proses seleksi dan melakukan pengembangan dan pelatihan

untuk mengembangkan kemampuan dan keterampilan karyawan khususnya dalm

hal penjualan produk perusahaan,selain itu perusahaan juga memberikan bonus

karyawan yang berprestasi. Dengan merancang unsur-unsur pengawasan intern

tersebut, setiap transaksi baik itu penjualan produk, pembayaran biaya-biaya akan

dicatat dan disajikan dengan ketelitian dan keandalan yang tinggi, karena

dilaksanakan oleh berbagai fungsi yang saling mengadakan pengecekan intern

atas dokumen-dokumen yang dihasilkan melalui sistem otorisasi yang baik.

Penerapan unsur-unsur pengawasan intern PT. SAPTA SARI TAMA

Cabang Medan sepenuhnya dilakukan dengan baik. Pengawasan intern dikatakan

baik jika perusahaan telah melaksanakan unsur-unsur pengawasan intern, sebab

dengan terlaksananya unsur-unsur pengawasan intern tersebut, maka apa yang

diharapkan dari pengawasan intern akan tercapai seperti :

1. Kekayaan perusahaan akan terlindungi dari orang-orang yang ingin

melakukan penyelewengan atau penggelapan.

2. Data akuntansi yang diperoleh akan akurat dan dapat diandalkan.

(35)

28

4. Tidak terdapat penyimpangan atas kebijaksanaan yang telah ditetapkan

manajemen.

PT. SAPTA SARI TAMA Cabang Medan juga mengadakan inspeksi

secara mendadak terhadap aktivitas perusahaan terutama terhadap laporan

keuangan perusahaan. Hal ini bertujuan untuk mengetahui apakah terdapat

kecurangan yang dilakukan oleh karyawan dalam menyusun laporan keuangan

perusahaan. Dengan adanya inspeksi mendadak maka karyawan tersebut tidak

memiliki waktu untuk melakukan perbaikan.

B. Analisa dan Evaluasi Pengawasan Intern Penerimaan Kas

Prosedur penerimaan kas dalam perusahaan perlu dirancang sedemikian

rupa sehingga kemungkinan tidak tercatat atau tidak diterimanya kas yang

seharusnya diterima dapat diminimalkan. Prosedur penerimaan kas perlu

memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a. Terdapat pemisahan tugas antara yang menyimpan, yang menerima dan yang mencatat penerimaan uang.

b. Setiap penerimaan uang langsung disetor ke bank sebagaimana adanya. (Soemarso,2004:297)

Prosedur penerimaan kas yang dilakukan perusahaan menurut penulis

sudah baik, karena :

1. Formulir-formulir dan catatan yang digunakan oleh PT. SAPTA SARI

TAMA Cabang Medan telah memenuhi persyaratan yang diterapkan dan

(36)

2. Penggunaan bukti-bukti yang telah dirancang dengan baik yang digunakan

oleh PT. SAPTA SARI TAMA Cabang Medan untuk merekam

penerimaan kasnya dilakukan dalam bentuk sederhana sehingga mudah

dimengerti cara pemakaiannya. Dimana masing-masing formulir

mempunyai tugas dan fungsi yang berbeda.

3. Pencatatan bukti dengan segera sepanjang penerimaan kas tersebut telah

dibuktikan, maka pencatatannya kedalam pembukuan dilakukan dengan

segera oleh kasir sampai proses selanjutnya diserahkan kepada bagian

KSA untuk diproses lebih lanjut.

4. Sistem akuntansi penerimaan kas yang diterapkan oleh PT. SAPTA SARI

TAMA Cabang Medan dapat dikatakan baik, karena :

a. Diadakan pemisahan fungsi penyimpanan dan pencatatan kas.

b. Terciptanya kerjasama yang baik antara bagian yang berhubungan

dengan penerimaan dan pengeluaran kas.

c. Diadakan pengawasan yang ketat pada fungsi penerimaan dan

pencatatan kas.

d. Harus ditunjuk dengan jelas fungsi-fungsi dalam penerimaan kas dan

setiap penerimaan kas harus dicatat.

e. Adanya faktor-faktor yang mendukung seperti adanya struktur

organisasi, sistem otorisasi dan lain-lain.

Seluruh pengawasan intern terhadap penerimaan kas menyatakan adanya

(37)

30

satu pun kombinasi-kombinasi tugas yang mengerjakan satu pekerjaan dan awal

sampai akhir.

C. Analisa dan Evaluasi Pengawasan Intern Pengeluaran Kas

Untuk mencapai pengawasan intern yang memadai atas pengeluaran kas,

hendaknya semua bentuk pembayaran dilakukan dengan menggunakan cek

(voucher) kecuali untuk pengeluaran kas yang jumlahnya relatif kecil dilakukan

dengan menggunakan kas kecil. Pengawasan intern atas pengeluaran kas

hendaknya memberikan jaminan yang memadai bahwa pengeluaran kas dilakukan

untuk transaksi yang sah.

Pada dasarnya untuk dapat menghasilkan sistem pengawasan yang efektif,

prosedur pengeluaran kas perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a. Semua pengeluaran dilakukan dengan cek. Pengeluaran-pengeluaran dalam jumlah kecil dilakukan melalui dana kas kecil. b. Semua pengeluaran kas harus memperoleh persetujuan dari pihak

yang berwenang terlebih dahulu.

c. Terdapat pemisahan tugas antara yang berhak menyetujui pengeluaran kas, yang menyimpan uang kas dan melakukan pengeluaran serta yang mencatat pengeluaran kas. (Soemarso,2004:297).

1. Sistem Voucher

Salah satu prosedur yang dapat digunakan untuk mengawasi pengeluaran

kas adalah sistem voucher (voucher system). Dalam sistem ini diperlukan

dokumen intern yang disebut voucher (voucher). Dan jurnal khusus yang disebut

(38)

Dalam sistem voucher,setiap pembelian barang dan jasa yang ada pada

akhirnya harus diselesaikan dengan pengeluaran uang dibuatkan bukti intern yang

disebut voucher. Bukti ini dibuat, baik untuk pembelian tunai maupun pembelian

kredit. Bukti yang diterima dari pihak luar, dilampirkan dalam voucher sebagai

bukti pendukung. Semua voucher diberi nomor urut tercetak terlebih dahulu

(prenumbered).

Kolom administrasi digunakan untuk menunjukkan pihak-pihak yang

bertanggung jawab dalam proses penyelesaian voucher. Oleh karena voucher pada

hakikatnya merupakan bukti tentang persetujuan mengeluarkan uang, maka

didalamnya harus terdapat kolom yang menunjukkan adanya persetujuan tersebut.

Ada dua macam persetujuan, yakni persetujuan terhadap pembelian barang atau

jasa yang tercantum dalam voucher dan persetujuan atas pembayarannya. Untuk

memastikan bahwa pengeluaran uang telah dicatat dengan benar, diperlukan

persetujuan terhadap akun-akun yang didebet (pembebanannya). Petugas-petugas

yang membuat voucher serta mencatat di buku voucher dan buku cek keluar juga

harus mencantumkan paraf (tanda tangan).

Kolom pembayaran diisi pada saat cek dikeluarkan. Kolom utang voucher

diisi sebesar utang yang tercantum sebelumnya. Jumlah yang dibayar mungkin

sama atau lebih kecil daripada jumlah utang voucher. Jika terdapat potongan

pembelian atau pengurangan harga jumlah yang dibayarkan akan lebih kecil

(39)

32

2. Dana Kas Kecil (petty cash fund)

Agar dapat diawasi secara efektif, semua penerimaan uang langsung

disetorkan ke bank dan semua pengeluaran uang dilakukan dengan cek. Dalam

praktiknya tidak semua pengeluaran uang dapat dilakukan dengan cek.

Pengeluaran dalam jumlah kecil, biasanya tidak dapat dilakukan dengan cek oleh

karena itu tidak praktis.

Untuk mengatasi pengeluaran-pengeluaran semacam itu, perusahaan

menyisihkan sejumlah uang tertentu yang disebut dana kas kecil (petty cash fund).

Uang yang disisihkan untuk dana kas kecil ini dipegang oleh kasir yang ditunjuk.

Jenis dan jumlah pengeluaran uang tertentu yang telah ditetapkan dapat dilakukan

melalui dana kas kecil.

Jika dana kas kecil telah menyusut sampai jumlah minimum tertentu, kasir

pemegang kas kecil mengajukan permintaan penggantian. Walaupun belum

sampai batas minimum, tiap akhir bulan kasir pemegang dana kas kecil harus

membuat pertanggungjawaban tentang pengeluaran uang melalui dana kas kecil

yang dipegangnya. Perlu diingat bahwa penerimaan uang dari manapun

sumbernya tidak boleh diterimakan melalui kas kecil. Sumber penerimaan

satu-satunya dana kas kecil adalah dari bank.

Pengeluaran uang yang dilakukan melalui dana kas kecil dibuatkan bukti

kas kecil (petty cash voucher). Tidak semua uang melalui dana kas kecil dapat

dimintakan bukti dari pihak luar. Oleh karena itu, peran dokumen menjadi

(40)

Dalam bukti kas kecil dicantumkan nama dan tanda tangan penerima uang

yang dapat saja berasal dari dalam perusahaan sendiri. Dokumen yang berasal dari

pihak luar, apabila ada dilampirkan sebagai pendukung buku kas kecil seperti

halnya pengeluaran uang yang lain. Pengeluaran uang melalui dana kas kecil

harus disetujui oleh yang berwenang. Bukti kas kecil cukup dibuat dalam satu

lembar (asli). Bukti ini disimpan oleh pemegang kas kecil sampai

dipertanggungjawabkan.

Dalam penyelenggaraan dana kas kecil (petty cash fund) dapat

dilaksanakan dengan dua cara yaitu :

a. Sistem Imperest (dana tetap)

Pada sistem ini, perkiraan dana kas kecil akan menunjukkan saldo yang

jumlahnya tetap selama periode akuntansi yang berjalan. Saldo yang tetap

dikarenakan setiap pengisian kembali kas kecil sebesar jumlah pengeluaran kas

kecil, sehingga uang kas kecil yang berada di tangan kasir akan berjumlah sama

dengan saat dibentuk.

Pencatatan biaya-biaya atas pengeluaran kas baru dicatat pada saat

pengisian kembali pada akhir periode jika jumlah kas kecilnya sebesar jumlah

yang sudah dibayar dari kas kecil.

Dalam menyelenggarakan dana kas kecil (petty cash fund) PT. SAPTA

SARI TAMA Cabang Medan menggunakan metode sistem imperest.

b. Sistem Fluktuasi

Pencatatan pengeluaran kas kecil dalam perkiraan biaya setiap terjadi

(41)

34

yang diselenggarakan harus menunjukkan saldo pada setiap saat sebesar jumlah

uang dana kas kecil yang ada ditangan kasir kas kecil. Pada sistem dana

berfluktuasi kasir kas kecil harus mampu menunjukkan uang dana kas kecil pada

setiap saat, sebesar saldo menurut perkiraan pembukuannya. Biasanya pengisian

uang ke dalam kas kecil tidak dikaitkan dengan jangka waktu tertentu. Pengisian

tersebut akan dilakukan sewaktu-waktu apabila persediaan uang dalam kas kecil

sudah dirasakan menipis.

Dari uraian pada bab sebelumnya penulis menganalisis bahwa dalam

menjalankan kegiatan operasionalnya terutama yang berhubungan dengan kas

perusahaan sudah menciptakan suatu prosedur yang dirancang khusus untuk

mengawasi kas perusahaan.

Berdasarkan atas kebijakan perusahaan dimana dalam praktiknya

perusahaan dalam melakukan pengeluaran kas melakukan cek sebagai alat

pembayaran, sedangkan untuk pengeluaran kas yang jumlahnya relatif kecil

perusahaan telah menerapkan kas kecil dengan menggunakan imperest fund dalam

mengawasi pengeluaran kas perusahaan seperti yang telah penulis jelaskan

sebelumnya.

3. Rekonsiliasi Bank

Sebagaimana telah diuraikan diawal, simpanan uang di bank yang

sewaktu-waktu dapat diambil, digolongkan kedalam perkiraan cash. Pengambilan

simpanan tersebut biasanya dengan suatu cek. Sebagai konsekuensi logis akibat

(42)

tentang simpanannya yang ada di bank secara terperinci, sehingga setiap waktu

dengan mudah diketahui berapa sisa simpanan tersebut.

Demikian pula halnya dengan pihak bank, yang juga memiliki

catatan-catatan terperinci tentang simpanan dan pengambilan kembali uang perusahaan

tersebut, sehingga setiap waktu dapat pula diketahui berapa saldonya. Disamping

itu bank secara berkala pada waktu-waktu tertentu (misalnya setiap akhir bulan),

mengirimkan catatan-catatan simpanan dan pengambilan kembali beserta saldo

tersebut kepada perusahaan agar dengan catatan yang dibuat oleh perusahaan itu

sendiri, apakah ada perbedaaan atau tidak.

Kadang-kadang saldo simpanan menurut laporan catatan bank tidak sama

dengan saldo menurut catatan perusahaan. Bilamana terjadi hal yang demikian

perusahaan berkewajiban mencari sebab-sebab ketidaksamaan itu. Apabila sudah

ditemukan sebabnya, maka perusahaan berkewajiban segera menyusun suatu

laporan tentang perbedaan saldo antara catatan perusahaan dengan saldo menurut

laporan bank.

Dari uraian tersebut penulis menganalisa bahwa dalam menjalankan

kegiatan operasionalnya terutama yang berhubungan dengan kas perusahaan telah

menciptakan suatu prosedur yang dirancang khusus untuk mengawasi kas

perusahaan.

Pada PT. SAPTA SARI TAMA Cabang Medan kas yang tersedia

digunakan untuk membayar biaya operasi perusahaan, baik pembayaran biaya non

rutin yang dipakai untuk mengatur dan menentukan kebijakan keuangan dan

(43)

36

kegiatan tersebut, maupun untuk membayar biaya rutin perusahaan yaitu biaya

gaji, biaya pemeliharaan, investasi, dan lain-lain.

Pengawasan terhadap pengeluaran kas sudah cukup memadai yang

ditandai dengan :

1. Setiap pengeluaran yang terjadi harus disertai dengan bukti dan cek.

2. Semua cek bernomor urut.

3. Cek ditanda tangani oleh yang berwenang atau pejabat yang ditunjuk.

4. Cek dibuat atas nama perusahaan.

5. Cek ditandatangani jika faktur dan bukti-bukti lain terlampir.

Prosedur pengeluaran kas yang dilakukan adalah sebagai berikut :

− Untuk membayar kas harus mendapat otorisasi terlebih dahulu oleh

bagian yang berwenang

− Pengeluaran kas sebaiknya melalui cek, karena pengawasan intern

pengeluaran kas yang baik menghendaki adanya keterlibatan dalam

mengawasi kas perusahaan dan cek tersebut ditandatangani oleh dua

orang yang kompeten.

− Diadakan pemisahan antara orang yang menyimpan lembaran cek

dengan orang yang berhak menandatanganinya.

Demikianlah hasil analisa dan evaluasi mengenai apakah sistem

pengawasan intern kas telah diterapkan secara efektif oleh perusahaan. Penulis

(44)

prosedur pengeluaran kas secara garis besar telah menerapkan sistem pengawasan

intern kas secara efektif karena dilakukan dengan :

a. Pelaksanaan kompeten dan dapat dipercaya

Dalam sistem pengawasan intern kas, pelaksanaan merupakan unsur

yang paling penting. Orang-orang yang berkompeten serta memiliki

kejujuran dalam dirinya akan lebih mudah membuat sistem pengawasan

tersebut menjadi efektif. Pengawasan intern kas yang efektif mensyaratkan

pengawasan untuk melindungi kas dari kerugian karena pencurian atau

penyelewengan. Oleh karena kas adalah aktiva yang paling likuid, kas

sangat mudah menjadi objek penyalahgunaan kecuali jika dijaga secara

memadai oleh orang-orang yang berkompeten dan dapat dipercaya.

b. Pembagian tugas yang jelas

Tujuan dari pembagian tugas yang jelas adalah untuk mencegah

kekeliruan baik yang disengaja maupun tidak disengaja.

• Pemisahan penanganan aktiva serta akuntansinya.

• Pemisahan otorisasi transaksi dari penanganan setiap aktiva.

• Pemisahan tugas dalam fungsi akuntansi.

c. Prosedur otorisasi yang tepat atas terlaksananya setiap transaksi

Agar setiap pengawasan intern dapat berhasil secara efektif, setiap

transaksinya harus diotorisasi dengan semestinya. Otorisasi ini dapat

terbentuk secara umum maupun khusus. Otorisasi umum berarti bahwa

manajemen menetapkan kebijaksanaan yang dirumuskan dan dilaksanakan

(45)

38

diberikan otorisasi untuk setiap transaksi dalam batasan yang telah

ditetapkan oleh kebijaksanaan tersebut. Sedangkan otorisasi khusus hanya

berlaku pada transaksi saja.

d. Dokumen dan catatan yang memadai

Dokumen berfungsi sebagai penerus informasi di lingkungan

organisasi atau diantara organisasi yang berbeda. Dokumen ini harus

cukup memadai untuk memberikan jaminan bahwa aktiva telah berada

dalam pengawasan yang efektif dan setiap transaksi telah dicatat dengan

benar.

e. Verifikasi intenal

Verifikasi internal merupakan pemisahan tugas-tugas secara fungsional

atau operasional, penerimaan dan pengeluaran kas, akuntansi dan setiap

pengawasan intern serta setiap transaksi yang memerlukan

pertanggungjawaban dari harta perusahaan.

(46)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Dari hasil analisa dan evaluasi penulis terhadap sistem pengawasan intern kas

yang diterapkan pada PT. SAPTA SARI TAMA Cabang Medan maka penulis dapat

mengambil kesimpulan sebagai berikut :

1. PT. SAPTA SARI TAMA Cabang Medan adalah perusahaan swasta yang

bergerak dibidang penjualan dan pemasaran obat-obatan, dan merupakan

kantor cabang perusahaan dari PT. SAPTA SARI TAMA yang terdapat di

Jakarta.

2. Struktur organisasi adalah Line Organization, baik vertikal maupun

horinzontal yang membagi tugas dan tanggung jawab yang jelas dan benar

sehingga pelaksanaan pengawasan intern kas dapat dilaksanakan dengan

baik. Kelebihan dari struktur ini adalah bahwa karyawan dan lain-lain

diberi gambaran bagaimana organisasi disusun. Atasan, bawahan dan

tanggung jawab digambarkan dengan. Jika seseorang dibutuhkan untuk

menangani masalah khusus, struktur ini menunjukkan tempat dimana

orang tersebut dapat ditemukan. Sedangkan kelemahan dari struktur ini

adalah masih banyak hal-hal yang tidak jelas atau tidak ditunjukkan.

Struktur ini tudak menunjukkan seberapa besar tingkat wewenang dan

tanggung jawab setiap tingkatan manajerial dan tidak menunjukkan

(47)

40

3. Pengawasan yang diterapkan pada PT. SAPTA SARI TAMA Cabang

Medan melibatkan seluruh bagian yang bertanggung jawab terhadap

jalannya operasi perusahaan.

4. Sistem pengawasan intern kas yang diterapkan oleh PT. SAPTA SARI

TAMA Cabang Medan telah diterapkan secara efektif karen atelah

memenuhi kriteria yang telah ditetapkan.

5. Sumber penerimaan pada PT. SAPTA SARI TAMA Cabang Medan

adalah berasal dari kegiatan usaha yang dilakukan meliputi penerimaaan

dari penjualan dan pemasaran obat-obatan, penerimaan lain dari luar usaha

perusahaan seperti pendapatan sewa dan jasa giro bank.

6. Untuk pembayaran kas yang relatif kecil perusahaan membentuk dana kas

kecil.

7. Prosedur penerimaan dan pengeluaran kas pada PT. SAPTA SARI TAMA

Cabang Medan sudah baik, hal ini ditandai dengan penggunaan formulir

penerimaan dan pengeluaran kas yang terlaksana dengan baik.

8. Pertanggungjawaban transaksi kas yang terjadi diterapkan dalam bentuk

tulisan dan didukung dengan bukti-bukti. Sehingga PT. SAPTA SARI

TAMA Cabang Medan dapat mengurangi peluang terjadinya

penyelewengan, kerugian atau kesalahan yang tidak disengaja dalam

akuntansi dan mengendalikan kas.

B. Saran

Dari kesimpulan dan hasil pembahasan, penulis memberikan saran guna

meningkatkan pengawasan terhadap transaksi kas di perusahaan yang mungkin dapat

membantu mencapai tujuan orhanisasi secara umum. Sebaiknya perhatian terhadap

(48)

dapat berfungsi seefektif mungkin dan kelemahan yang ada dapat segera diketahui

untuk segera diadakan perbaikan.

1. Sebaiknya struktur organisasi juga memungkinkan atasan untuk

mengetahui dengan tepat kelemahan-kelemahan organisasi, seperti

sumber-sumber potensial terjadinya konflik atau bidang-bidang dimana

duplikasi tidak perlu terjadi.

2. Untuk menjamin keselamatan kas yang ada di perjalanan naik yang

jumlahnya besar maupun kecil, sebaiknya diasuransikan.

3. Pengawasan sebaiknya dilakukan secara berkala dalam menjalankan

prosedur penerimaan kas dan pengeluaran kas.

4. Faktur yang telah disetujui untuk pembayaran dan semua dokumen

pendukung yang diperlukan harus menjadi persyaratan dalam melakukan

pengeluaran kas.

5. Didalam pengeluaran kas untuk keperluan-keperluan mengenai

aktivitas-aktivitas perusahaan atau kantor lainnya perlu diadakan perincian terhadap

(49)

42

DAFTAR PUSTAKA

Stice, Earl K, James D. Stice, K. Fred Skousen, 2004, Akuntansi Intermediate,

Edisi Ke Lima Belas, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Penterjemah : Barlev Nicodemus

Ginting, Paham, 2006, Filsafat Ilmu dan Metode Penelitian, Edisi Pertama,

Penerbit USU Press, Medan.

Mulyadi, 2002, Auditing, Edisi Ke Enam, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Mulyadi, 2002, Sistem Akuntansi, Edisi Ke Tiga, Cetakan Ke Tiga, Penerbit

Salemba Empat, Jakarta.

Rasdianto, Sri Mulyani, 2000, Jurnal Ekonom : Perkembangan Audit Internal

Dan Keadaannya Di Indonesia, Edisi Oktober, Penerbit FE USU,

Medan.

S.R., Soemarso, 2004, Akuntansi Suatu Pengantar, Edisi Ke Lima, Penerbit

Salemba Empat, Jakarta.

Yasin, Wahidin, 2000, Jurnal Ekonom : Perkembangan Pengawasan Intern

(Internal Control), Edisi Juni, Penerbit FE USU, Medan.

Ikatan Akuntan Indonesia, 2002, Standar Akuntansi Keuangan, Penerbit Salemba