BAB III : TOPIK PENELITIAN
F. Analisa dan Evaluasi Pengawasan Intern Pengeluaran
Pengawasan intern pengeluaran kas juga hampir sama halnya dengan pengawasan intern penerimaan kas. Supaya pengeluaran kas tersebut efektif dan efisien maka sebelumnya dilakukannya pengeluaran kas, terlebih dahulu diadakan pemeriksaan terhadap bukti-bukti pengeluaran kas.
Pengeluaran kas pada Bagian Kepegawaian meliputi belanja pegawai untuk :
1. pendidikan digunakan untuk biaya kuliah dikelas,dosen pembimbing skripsi, pengujian skripsi, seminar/lokakarya, pelaksanaanaan Adminitrasi, Dosen wali, pengawas ujian, pengawasan PKL, tim penilai karya mengajar dosen, penulisan karya ilmiah tim pengembagan program pendidikan, petugas pergelaran dan pameran, guru besar luar biasa.
2. penelititian digunakan untuk biaya pembina lembaga pengabdian, pembimbing tim pengabdian, tim evaluasi penilai proposal, penyusunan proposal dan buku panduan, penulisan hasil pengabdian, perumusan hasil pengabdian, U.P.P.M di fakultas
3. pengabdian pada masyarakat digunakan untuk biaya pembimbing penalaran riset, pembimbing minat dan olahraga, pembimbing praktek kegiatan mahasiswa, bimbingan dan konseling, bakti sosial mahasiswa, penyusunan buku petunjuk kegiatan mahasiswa,dan media komunikasi mahasiswa.
4. pembinaan kemahasiswaan digunakan untuk biaya pembina/pengelolaan, tidak aktif pada program extention, senat akademik/DPF, kegiatan analisis jabatan, pengelolahan Data S.M Sinas, dan evaluasi program, inisiatif unsur akademik/Adminitrasi (S1) dan D3, panitia Adhoc, pembinaan Managemen pendidikan tinggi, honorariom tim internal audit USU, dan lembur/kelebihan jam kerja tenaga Adminitrasi.
Setiap pengeluaran yang dilakukan harus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang dalam hal ini pengeluaran kas pada Bagian Kepegawaian sudah cukup baik yang ditandai dengan :
1. Setiap pengeluaran yang terjadi harus disertai dengan bukti. 2. Keabsahan bukti transaksi harus diuji oleh pejabat penguji
3. Semua daftar pengeluaran kas baik debet maupun kredit yang terdapat dalam Buku Kas Umum ditutup setiap bulannya untuk mengetahui saldo kas dan ditandatangani oleh Bendahara dan Kepala Keuangan selaku kuasa pengguna anggaran.
4. Setiap cek yang keluar harus ditandatangani pejabat yang berwenang.
5. Setiap tahun buku kas yang berisikan berbagai tpengeluaran kas diperiksa oleh audit internal.
Dengan adanya pengawasan intern pengeluaran kas dipastikan semua pengeluaran kas yang terjadi telah mendapat persetujuan dari yang berwenang dan telah dibukukan dengan benar, sehingga kemungkinan terjadinya penyelewengan terhadap kas sangat kecil.
Secara lebih umum, agar harta kekayaan organisasi terjaga keamanannya, maka harus dilakukan :
1. Menjaga harta kekayaan (pemerintah) agar selalu aman.
2. Meneliti dengan cermat keabsahan data akuntansi yang berhubungan dengan kas.
3. Mengusahakan agar pelaksanaan kegiatan yang berhubungan dengan kas seefisien mungkin.
Peneliti juga membuat Kuisioner untuk menguji keefektifan Pengawasan internal Pengeluaran Kas Pada Kepegawaian FE USU. Kuesioner tersebut adalah :
PERTANYAAN MENGENAI SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL
PENGELUARAN KAS KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Bagian : Bagian Keuangan
Organisasi : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Bacalah tiap pertanyaan, kemudian berilah tanda (√ ) p ad a salah satu alternatif jawaban yang paling sesuai berikut ini :
No. Pertanyaan Pilihan Jawaban
STS KS R S SS
Skor 1 2 3 4 5
Organisasi
1. Fungsi penyimpanan kas terpisah dari
fungsi akuntansi, √
2. Transaksi pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh bagian kas sejak awal sampai akhir tanpa campur tangan dari fungsi yang lain.
√ Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
3. Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi
dari pejabat berwenang. √
4. Pembukaan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwenang,
√ 5. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas
(atau dalam metode pencatatan tertentu dalam register cek) harus didasarkan pada bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dan yang dilampiri dengan dokumen pendukung lengkap.
√
Praktik yang Sehat
6. Saldo kas yang ada ditangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya
√ 7. Dokumen dasar dan dokumen pendukung
atas pengeluaran kas dibubuhi cap ”stempel” oleh bagian kas setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan.
√ 8. Penggunaan rekening koran bank, yang
merupakan informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksaan intern yang merupakan fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas,
No. Pertanyaan Pilihan Jawaban
STS KS R S SS
Skor 1 2 3 4 5
Organisasi
9. Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atau tanda bukti atas nama Fakultas Ekonomi penerima pembayaran atau dengan pemindah bukuan.
√
10. jika pengeluaran kas menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini dilakukan sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil, yamg akuntansinya dilaksanakan dengan imprest system,
√
11. secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik yang ada ditangan dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi.
√ 12. Kas yang ada ditangan (cash insafe) dan
kas yang ada diperjalanan (cash in transit) diasuransikan dari kerugian.
√ 13. Bagian keuangan dan Bendahara harus
dilengkapi dengan alat –alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada di tangan (misalnya mesin register kas,almari besi dan strong room)
√
14. Semua kwitansi pengeluaran kas harus
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
1. Pengawasan internal pengeluaran kas pada bagian Kepegawaian sudah dijalankan dengan Sangat Baik .
2. Sistem pengendalian intern baik dari segi penerimaan dan pengeluaran kasnya telah sangat Baik.
3. Penerapan unsur-unsur pengendalian intern pada Bagian Keuangan dan Bendahara telah diterapkan dengan baik hal ini karna adanya Badan Internal Audit yang memeriksa pendapatan dan pengeluaran Fakultas Ekonomi USU, Proses prosedur penerimaan dan pengeluaran kas pada Bagian Kepegawaian sudah berlangsung dengan baik karena setiap transaksi disertai dengan bukti pendukung.
B. Saran
Beberapa saran peneliti yang mungkin berguna untuk diterapkan :
1. Hendaknya pengendalian intern perlu ditingkatkan lagi, mengingat semakin berkembangnya kemajuan di segala bidang khususnya dalam hal-hal yang menunjang segala kemajuan Instansi Pemerintahan.
2. Dalam memberikan tugas dan tanggung jawab kepada karyawan harus sesuai dengan tingkat kecakapannya, dimana kepribadian karyawan itu sendiri adalah faktor yang menentukan bagi kemajuan perusahaan.
3. Sebelum cek ditulis atau sebelum pengeluaran dilakukan, maka perlu dibuktikan kebenaran jumlah kas yang sebenarnya untuk pengeluaran tersebut.
4. Pentingnya dilakukan pemeriksaan dan pengawasan terhadap prosedur penerimaan dan pengeluaran kas. Harus diperiksa ketelitian terhadap angka dalam penjumlahan dan pencatatan penerimaan kas bila perlu adanya bagian khusus yang berperan dalam memeriksa laporan keuangan yakni Internal audit.
DAFTAR PUSTAKA
Hall, James A, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Pertama, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Jakarta : Salemba Empat
Rollin, C. Niswonger, Philip E. Fess, 1992, Dasar-Dasar Akuntansi 1, Edisi Revisi, Cetakan Pertama, PT Rineka Cipta, Jakarta.
Simamora, Henry, 2000, Akuntansi, Basis Pengambilan Keputusan Bisnis, Edisi Pertama, Jakarta: Salemba Empat
LAMPIRAN 1
STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN KEPEGAWAIAN
DEKAN
Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M. Ec NIP. 1955080810 198303 1 004 PUDEK II Drs.H.Arifin lubis,MM,Ak NIP.19560101 198203 1 PUDEK I Fahmi N Nasution,SE,M.Acc,Ak NIP.19750408 200212 1 002 PUDEK III Ami Dilham, SE, MSi NIP. 19670607 199303 1 002 KEPALA BAGIAN TATA USAHA Sofia Anita, SE Kasubag Pendidikan Hj. Fepty Aniar, SE Kasubag Kepegawaian Hj. Kamariah, SE Kasubag Perlengkapan dan Umum
M. Simba Sembiring, SE, MSi
Kasubag Kemahasiswaan Zailiana, S.Sos
Anggota Kasnawati,SE Delly Mahyuni Lubis
