BAB III : ANALISA DAN EVALUASI
C. Analisa dan Evaluasi Prosedur Pengawasan Kas
“Pengawasan intern kas adalah sistem pengendalian intern yang meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.”
Ada 4 ciri-ciri sistem pengawasan intern yang memadai menurut Mulyadi (2001;168) yaitu :
1.Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas
Pada dasarnya syarat pengawasan intern kas yang baik dalam suatu organisasi adalah terdapatnya pemisahan fungsi tugas dan wewenang. Secara umum dapat dikatakan antara pelaksanaan penyimpanan dan pencatatan harus ada pemisahan. Struktur organisasi yang dimiliki oleh Dinas Sosial Propinsi Sumatera Utara menggambarkan suatu tugas dan tanggung jawab yang tegas dan setiap bagian mengetahui dengan jelas kebijaksanaan, prosedur dan kegiatan yang langsung dan tidak langsung mempengaruhi tugas mereka dalam melaksanakan kegiatan perusahaan.
2.Sistem pemberian wewenang serta prosedur pencatatan yang layak Salah satu unsur pengawasan intern adalah adanya sistem otorisasi. Maksud dari sistem otorisasi ini bahwa setiap penerimaan harus disahkan oleh petugas yang berwenang. Dalam pelaksanaannya, merupakan pendelegasian wewenang yang harus diawasi. Dalam instansi atau lembaga ini terlihat adanya otorisasi atas hal-hal diatas, dimana setiap penerimaan dan pengeluaran kas harus meminta persetujuan oleh bagian yang berwenang.
3.Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dari fungsi setiap unit organisasi
Lembaga atau instansi atau perusahaan yang mempunyai praktek-praktek yang sehat dapat membantu tercapainya pengawasan intern yang baik. Ini dapat dilihat dengan memberi cuti secara periodik kepada para karyawan dan diadakannya rotasi pegawai agar tidak terbuat kerja sama untuk berbuat kecurangan.
4.Karyawan yang berkualitas sesuai dengan tanggung jawabnya Penetapan karyawan sesuai dengan keahlian dan kemampuannya sangatlah penting, karena akan menunjang pelaksanaan pengawasan intern dan keberhasilan di dalam operasi perusahaan. Masing-masing unsur diatas sama pentingnya dan merupakan dasar setiap Sistem Internal Control yang baik, sehingga kelemahan yang serius diantara salah satu unsur diatas akan menghambat suksesnya suatu Sistem Internal Control yang ada.
Rangkaian prosedur pengawasan kas menurut Mulyadi (2001;172) dapat diuraikan sebagai berikut :
1.Kebijakan-kebijakan dan prosedur mengenai pemindahan dana harus ditetapkan
2.Semua pengeluaran harus didukung dengan bukti yang cukup dan disetujui oleh pejabat yang berwenang
3.Bukti penerimaan kas harus diberi tanda untuk mencegah penggunaan kembali
4.Pembayaran yang jumlahnya besar sedapat mungkin harus dilakukan dengan cek
5.Pengawasan yang tepat atas Control (speciment) tanda tangan harus dilakukan
6.Tugas-tugas yang berhubungan dengan pengeluaran kas harus dilaksanakan secara terpisah sepanjang dapat dipraktekkan
7.Cek harus dilindungi dari usaha penyalahgunaan
8.Pembayaran kas dalam jumlah kecil harus dilakukan dengan kas kecil yang dioperasikan dengan mempergunakan sistem imprest 9.Pengeluaran melalui kas kecil harus dilakukan untuk tujuan yang
telah ditentukan dan didukung dengan bukti-bukti yang cukup. Dalam pengawasan intern kas, PT. Sinar Niaga Sejahtera Cabang Medan telah melakukan pemisahan fungsi pencatatan dan pengelolaan kas yang sudah baik, serta membuat laporan penerimaan kas setiap harinya yang dilakukan oleh kasir dan administrasi pembukuan. Pengawasan di dalam penggelolaan kas pada
PT. Sinar Niaga Sejahtera Cabang Medan diperiksa oleh Badan Pemeriksa Keuangan Perusahaan.
Adapun pengawasan intern yang telah dilakukan pada perusahaan ini dalam mengelola kasnya adalah seperti berikut ini :
1. Dana Kas Kecil (Petty Cash)
Untuk pembayaran dalam jumlah kecil bagi setiap unit kerja, PT. Sinar Niaga Sejahtera menyediakan dana kas kecil ( petty cash ) dan dana tersebut untuk setiap unit sudah ditetapkan. Pengeluaran dana kas kecil pada instansi ini diselenggarakan dengan menggunakan Metode Imprest.
Pengertian dari Metode Imprest adalah metode yang menentukan jumlah dana kas kecil yang selalu konstan/tidak berubah-ubah. Saldo dana kas kecil dalam buku besar tidak berubah dengan transaksi pengeluaran dana kas kecil. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat didalam jurnal kas, namun bukti pengeluaran dana kas kecil disimpan dalam arsip sementara oleh masing-masing unit. Pada saat pengisian kembali dana kas kecil, bukti pengeluaran dana kas kecil tersebut direkap dan dipakai sebagai dasar pengisian kembali dana kas kecil.
Dalam pengawasan terhadap arus kas masuk dan arus kas keluar yang dilakukan oleh perusahaan ini dapat dikategorikan sebagai berikut :
Pengawasan terhadap fisik kas yang dilakukan adalah :
a. Saldo uang kas dilaporkan setiap hari kepada pimpinan perusahaan. Dengan adanya laporan ini dapat diketahui saldo kas setiap hari.
b. Semua cek yang akan dibayar mempunyai nomor urut. Dengan demikian jika ada pembayaran yang tidak semestinya dan tidak melalui cek dapat dilihat dari nomor urut cek.
c. Transaksi-transaksi kecil dibayar melalui kas kecil sedangkan pembayaran-pembayaran lain dibayar melalui bank.
d. Pada waktu penutupan kas, saldo uang kas serta bukti-bukti pendukung kebenaran buku kas harus diperiksa.
e. Kasir setiap hari membuat laporan penerimaan dan pengeluaran harian dan setiap bulannya membuat laporan bulanan khusus.
f. Perusahaan hanya menyimpan sejumlah kas yang cukup untuk kebutuhan sehari-hari perusahaan dan selebihnya disetor ke bank.
2. Rekening Koran
Rekening koran hanya diperlukan perusahaam untuk memperlihatkan dan membandingkan antara buku saldo pada bank dengan buku saldo perusahaan. Apabila terjadi perbedaan, maka akan dibuat rekonsiliasi.
3. Membuat Rekonsiliasi Bank
Setiap transaksi penerimaaan kas seluruhnya melalui setoran rekening PT. Sinar Niaga Sejahtera Cabang Medan, tidak dibenarkan melakukan transaksi penerimaan kas secara langsung. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari kecurangan baik dalam jumlah maupun dokumen-dokumen transaksi. Perusahaan mengaplikasikan penerimaan dari bank kemudian dibukukan dan disesuaikan saldonya menurut bank melalui laporan rekening koran setiap bulannya.
Sistem voucher harus diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Setiap pengeluaran kas sebelum pembayaran harus diotorisasi oleh yang berwenang baru kemudian dibayarkan oleh kasir.
5. Cash Flow (Arus Kas)
Cash Flow dipergunakan perusahaan untuk membandingkan apakah lebih besar kas yang keluar daripada kas yang masuk. Karena hal ini dapat memprediksi kebutuhan kas dimasa yang akan datang.
Pentingnya peranan pengendalian internal kas dalam perusahaan sehingga diharapkan perusahaan dapat menerapkan pengawasan yang efektif dan tepat untuk menghindari terjadinya penyalahgunaan kas perusahaan.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Sebagai Bab yang mengakhiri tulisan ini, penulis menarik beberapa kesimpulan dan pemberian saran yang berhubungan dengan uraian yang telah dikemukakan pada bab-bab sebelumnya.
Adapun kesimpulan yang dapat diambil oleh penulis adalah :
1. Mekanisme teknik dan analisis akuntansi yang diterapkan pada Perencanaan dan pengawasan kas PT. Sinar Niaga Sejahtera Cabang Medan, sudah sesuai menurut Standar Akuntansi Keuangan Publik. PT. Sinar Niaga Sejahtera Cabang Medan telah melakukan pemisahan fungsi di dalam pencatatan kasnya.
2. Perencanaan yang dibuat oleh PT. Sinar Niaga Sejahtera Cabang Medan merupakan penentuan pencapaian sasaran dari pemerintah yang ditujukan kepada orang-orang yang membutuhkannya.
3. Pengendalian Intern Kas dijadikan alat bagi pimpinan PT. Sinar Niaga Sejahtera Cabang Medan untuk menjaga serta melindungi harta perusahaan dari kegiatan akibat pemborosan dan kecurangan.
4. Pengendalian Intern Kas yang baik dalam penerapan yang dilakukan PT. Sinar Niaga Sejahtera Cabang Medan akan mengamankan harta perusahaan, efisiensi kerja, menjamin beberapa data akuntansi dan mendorong dipatuhinya kebijaksanaan perusahaan yang diterapkan pimpinan perusahaan sebelumnya.
5. Untuk pengawasan intern kas agar pelaksanaannya dapat berjalan dengan baik, maka sebaiknya harus dibuat pemisahan fungsi secara jelas, dan setiap fungsi harus dijabat oleh orang yang berbeda.
6. Sistem pengawasan intern PT. Sinar Niaga Sejahtera Cabang Medan masih mungkin mengalami kesalahan di dalam melaksanakan prosedur pembukuan akibat kekeliruan dan kurang telitinya pegawai, dan walaupun sudah ada pemisahan fungsi yang telah disusun secara tepat, penyelewengan mungkin dan bisa terjadi apabila terdapat persekongkolan di antara karyawan.
B. Saran
Adapun saran-saran yang diberikan penulis adalah sebagai berikut :
1. Perlunya secara berkala diberlakukan pemeriksaan dan pengawasan terhadap jalannya prosedur penerimaan dan pengeluaran kas, baik pengawas dari pihak Intern PT. Sinar Niaga Sejahtera Cabang Medan maupun pengawas dari luar PT. Sinar Niaga Sejahtera Cabang Medan. 2. Mekanisme pengawasan yang diterapkan pada PT. Sinar Niaga
Control dan Feedback Control agar tetap diberlakukan untuk menghindari penyelewengan kas perusahaan
3. Sebaiknya praktek pencatatan kas tidak berada dalam satu tangan sehingga kemungkinan untuk menyalahgunakan kas sebagian besar dapat dikurangi apabila dua atau lebih pegawai bekerja sama untuk melawan maksud-maksud penggelapan uang kas. Kesalahan-kesalahan dapat muncul dari kesalahan pemahaman, kesalahan dalam penelitian, kecerobohan atau ketidaktelitian.
3. PT. Sinar Niaga Sejahtera Cabang Medan harus mengawasi agar sistem yang diterapkan oleh masing-masing bidang dalam PT. Sinar Niaga Sejahtera Cabang Medan sudah benar-benar dilaksanakan sebagaimana mestinya
4. Agar pengawasan intern terhadap kas lebih dapat dipercaya, maka perusahaan disarankan untuk memiliki auditor internal yang personilnya bukan dari bagian keuangan.
5. Bagaimana baiknya pengawasan intern yang dilakukan perusahaan tergantung pada personil karyawan. Oleh karena itu perlu dilakukan pembinaan mental yang baik kepada karyawan. Hal ini perlu dilakukan karena bila terjadi suatu penyelewengan oleh karyawan akan sulit untuk ditemukan dan mengubah mental yang buruk itu.
DAFTAR PUSTAKA
Adisaputro, Gunawan, 2003, Anggaran Perusahaan, Edisi Satu, Cetakan Kesembilan, BPFE Universitas Gajah Mada, Yogyakarta.
Blocher, Edward J, Kung H. Chen, Thomas W. Lin, 2000, Manajemen Biaya, penerjemah Dra. A. Susty Ambarini, Buku I, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Dessler, Gary, 2004, Manajemen SDM, Edisi Kesembilan, diterjemahkan oleh Eli Tanya, Indeks, Jakarta.
Dyckman, Dukes dan Davis, 2000, Akuntansi Intermediate, Edisi Ketiga, Jilid 9, Erlangga, Jakarta.
Hadi, Sutrisno, 2000, Bimbingan Menulis Skripsi dan Thesis, BPFE Universitas Gajahmada, Yogyakarta.
Ikatan Akuntan Indonesia, 2002, Standard Profesional Akuntan Publik, STIE YKPN, Jakarta.
Muktar dan Widodo Erna, 2000, Konstruksi Ke Arah Penelitian Deskriptif, Avyrouz, Yogyakarta.
Mulyadi, 2001, Auditing, Buku Dua, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Nafarin, M, 2003, Penganggaran Perusahaan, Edisi Empat, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
SR. Soemarso, 2002, Akuntansi Suatu Pengantar, Edisi Kelima, Salemba Empat, Jakarta.
Sukanto, Edy, 2000, Sistem Pengendalian Manajemen-Suatu Pendekatan Praktis, Penerbit RT.Gramedia Pustaka Umum, Jakarta.
Warren, Reeve, dan Fees, 2005, Pengantar Akuntansi, diterjemahkan oleh Aria Farah dan Taufik Hendrawan, Edisi 21, Jilid 2, Salemba Empat, Jakarta. Wiliams, Chuck, 2001, Manajemen, Edisi Satu, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
STRUKTUR ORGANISASI PADA PT. SINAR NIAGA SEJAHTERA CABANG MEDAN
Sumber : PT. SINAR NIAGA SEJAHTERA CABANG MEDAN
PGA Manager Branch Manager Finance and Accounting
Manager
PGA Staff Logistic Dept/
Ka. Gudang Staff Supervisor Finance Accounting Supervisor
Driver Salesman Sales Administration A/R
Staff Kasir