BAB II PROFIL INSTANS
D. Analisa Dan Evaluasi
Sebelum menerapkan suatu sistem Electronic Data Processing, terlebih dahulu dilakukan survei dan perencanaan yang matang terutama dari segi biaya, yaitu metode cost dan benefit. Sehingga sistem tersebut menghasilkan manfaat yang lebih besar dari biaya yang dikeluarkan.
Penerapan Electronic Data Processing pada bagian tata usaha dalam mengelola data membuat informasi yang dihasilkan lebih cepat dan akurat. Informasi dan laporan yang dilakukan dengan menggunakan proses komputer akan lebih cepat jika dibandingkan dengan informasi keuangan yang dikerjakan secara manual.
Penerapan komputer pada bagian tata usaha menggunakan software-
software yang mendukung, sangat membantu dalam mengoptimalkan kinerja
fakultas. Adapun beberapa software yang mendukung kinerja fakultas antara lain
kata, dan juga Microsoft Excel yang berfungsi sebagai pengolah data fakultas yang berbentuk angka-angka atau perhitungan.
Secara teori Microsoft Word merupakan program aplikasi pengolah kata yang dapat membantu pembuatan dokumen yang mempunyai lebih banyak fasilitas otomatis. Baik itu dokumen pribadi maupun perusahaan. Mulai dari dokumen sederhana sampai dengan laporan yang dilengkapi dengan berbagai format tampilan. Proses memulai program aplikasi Microsoft Word dapat dijalankan dengan beberapa cara, yaitu :
• Melalui menu program
- Klik tombol start yang terdapat di task bar
- Pilih menu program, kemudian klik program aplikasi Microsoft
Word, jendela dokumen baru akan ditampilkan dan siap untuk
digunakan. • Melalui short cut
- Double click pada ikon Microsoft Word pada wallpaper
- Jendela dokumen baru ditampilkan dan siap digunakan • Memulai dengan menu New Office Document
- Klik tombol start yang ada di task bar
- Klik menu New Office Document. Kotak dialog New Office
Document ditampilkan
- Klik ok, jendela dokumen baru ditampikan dan siap digunakan5
Bagian tata usaha menggunakan software ini biasanya untuk membuat Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan, persuratan, pengelolaan data-data
kemahasiswaan, kepegawaian, perlengkapan, membuat laporan pemantauan dan evaluasi kegiatan dan kinerja di lingkungan fakultas, serta menyusun laporan kerja bagian dan laporan fakultas.
Microsoft Excel merupakan program spreadsheet yang memberikan
kemudahan dalam bekerja dengan angka. Output hasil pengolahan data yang dilakukan oleh Excel tidak hanya berupa angka atau huruf saja, namun dapat juga disajikan dalam bentuk diagram dan grafik.
Software Microsoft Excel ini juga dapat memudahkan pengguna dalam
memasukkan data teks, angka, tanggal, waktu, dan formula ke dalam sembarang
worksheet. Ketika memasukkan data Microsoft Excel secara otomatis akan
mengenali data yang diinput sebagai data teks, angka, tanggal, dan waktu termasuk formula-formula yang dibentuk.
Untuk memproses program Excel dari windows dapat dilakukan dengan cara :
• Dari menu start, pilih sub-menu Program, dan klik mouse pada pilihan Microsoft Excel.
• Akan tampak pada layer tampilan dari Microsoft Excel, tampilan Excel pada dasarnya terdiri dari dua bagian, yaitu :
o Worksheet, yang terdiri dari sejumlah besar kumpulan sel, tempat diman input dan proses data dengan menggunakan program excel serta hasilnya ditampilkan.
o Menu bar, terdiri dari menu-menu yang mencakup semua aktivitas operasional excel, seperti menginput data, mengolah data, dan menyajikan hasil pengolahan.
Tata usaha menggunakan software Microsoft Excel umumnya untuk pengelolaan data Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan dan data administrasi umum serta data keuangan yang berhubungan dengan data-data angka dan perhitungan. Selain itu, tata usaha juga menggunakan excel untuk menyusun daftar nama-nama dosen dan staf pengajar, serta pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Fakultas mengolah data dengan menggunakan komputer sebagai alat bantu. Komputer-komputer dalam Fakultas Ekonomi berada dalam satu sistem jaringan yang menghubungkan sejumlah komputer yang berada di tempat yang berdekatan. Antara komputer yang satu dengan yang lainnya dapat saling bertukar informasi dan saling mengirim data, atau dengan kata lain terjadi proses lintas data. Sistem jaringan ini dikenal sebagai Local Area Network (LAN). LAN adalah jaringan komputer dan peralatan lainnya yang lokasinya dekat antara satu dengan lainnya (biasanya dalam satu gedung).
Keuntungan dengan menggunakan sistem LAN adalah sebagai berikut : • Mempermudah pertukaran informasi
• Mempermudah perawatan perangkat lunak • Mempermudah komunikasi antar pengguna • Sebagai sarana aplikasi multi user
• Menurunkan biaya dan penghematan waktu
Dalam penggunaan sistem komputer, ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pengguna komputer, yaitu :
• Virus
Virus adalah serangkaian kode pelaksana yang meletakkan dirinya pada software, memperbanyak, dan menyebar ke sistem atau file lainnya. Virus merusak sumber daya sistem atau menunjukkan pesan pada monitor, yang dipicu oleh kegiatan yang telah ditentukan sebelumnya.
Virus merupakan sebuah file yang dapat memperlambat cara kerja komputer dan bahkan dapat menghapus data yang telah disimpan di dalam komputer. Virus memiliki banyak jenis dan berbeda kapasitas, disarankan kepada pengguna komputer untuk memasang aplikasi anti virus di dalam personal komputernya. Hal ini diperlukan untuk mendeteksi keberadaan virus di dalam komputer untuk kemudian virus tersebut dibersihkan dari data-data komputer. Pengguna komputer dalam fakultas harus selalu meng-update anti virus yang telah diprogram dalam komputer untuk menjaga kinerja pemrosesan komputer agar tetap berjalan dengan baik. • Sistem Keamanan Data
Pengguna komputer harus senantiasa melakukan pengecekan terhadap data-data penting fakultas. Hal ini dimaksudkan agar sistem jaringan komputer yang telah dipasang dalam perusahaan yang memungkinkan data dapat dibuka dari komputer yang lain. Dalam hal ini sangat diperlukan penggunaan password sebagai sarana keamanan data fakultas.
• Pengawasan Pemakaian Software
Pengawasan pemakaian software diperlukan agar tidak terjadi penggunaan komputer untuk kegiatan lain yang dapat merugikan fakultas.