UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI DIPLOMA III
PERANAN KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAH DATA AKUNTANSI PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI USU
TUGAS AKHIR
Diajukan Oleh :
MUHAMMAD SALEH NASUTION 082102084
DIPLOMA III AKUNTANSI
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Studi Diploma III
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : MUHAMMAD SALEH NASUTION NIM : 082102084
JURUSAN : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL : PERANAN KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAH DATA AKUNTANSI PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI USU
Tanggal : 13 Desember 2010 Ketua Program Studi D III Akuntansi
(Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak) NIP. 19600302 198601 1 001
Tanggal : 13 Desember 2010 DEKAN,
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : MUHAMMAD SALEH NASUTION NIM : 082102084
JURUSAN : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL : PERANAN KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAH DATA AKUNTANSI PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI USU
Medan, 11 Desember 2010 Menyetujui
Pembimbing,
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur kita panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa
yang telah melimpahkan rahmat serta karunia yang begitu besar kepada penulis,
sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir guna melengkapi salah satu
syarat untuk menyelesaikan pendidikan Program Studi Diploma III Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Dalam penyelesaian tugas akhir ini, penulis banyak menerima bimbingan
dan bantuan dari berbagai pihak. Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih
kepada:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara, beserta seluruh dosen dan staf pengajar lain yang
telah memberikan bimbingan dan ilmu yang bermanfaat kepada penulis
selama duduk di bangku perkuliahan.
2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi
Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Iskandar Muda, SE, M.Si selaku sekretaris Program Studi Diploma III
Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak Drs. Hotmal Ja’far, MM, Ak selaku dosen pembimbing yang telah
bersedia meluangkan waktu dan pikirannya untuk membimbing dan
memberikan petunjuk kepada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
5. Teristimewa kepada orang tua penulis, Ayahanda Aspan Nasution, S.Sos dan
sayang, serta memberikan dukungan berupa moril, material, dan doa yang
tiada hentinya kepada penulis.
Semoga Tuhan memberikan balasan atas semua bantuan yang diberikan.
Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini jauh dari kesempurnaan oleh karena
keterbatasan kemampuan penulis. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati
penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca demi
peningkatan mutu penulisan tugas akhir ini. Akhirnya penulis berharap semoga
tugas akhir ini dapat menambah dan memperluas pengetahuan kita semua, terima
kasih.
Medan, 10 Desember 2010
(Muhammad Saleh Nasution)
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR... i
DAFTAR ISI... iii
DAFTAR TABEL... v
DAFTAR GAMBAR... vi
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 3
C. Tujuan Penelitian ... 3
D. Manfaat Penelitian ... 3
E. Rencana Penulisan... 4
1. Jadwal Penelitian... 4
2. Rencana Isi... 5
BAB II PROFIL INSTANSI A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi... 6
B. Jenis Usaha / Kegiatan... 8
C. Struktur Organisasi... 9
D. Job Description... 13
1. Bagian Tata Usaha ... 13
2. Sub Bagian Akademik ... 14
3. Sub Bagian Umum Dan Keuangan ... 14
4. Sub Bagian Kepegawaian. ... 15
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni…………...……... . 16
6. Sub Bagian Perlengkapan. ... 17
E. Kinerja Usaha Terkini ... 17
BAB III TOPIK PENELITIAN
A. Pengenalan Komputer ... 19
1. Defenisi dan Peranan Komputer ... 19
2. Ciri-ciri khusus kemampuan komputer ... 21
3. Manfaat dan Kerugian Menggunakan Komputer ... 23
4. Siklus Pemrosesan Informasi... 25
5. Komponen-komponen Komputer ... 27
a. Hardware ... 27
b. Software ... 31
c. Brainware... 32
B. Peranan Komputer ... 33
C. Peranan Komputer Khususnya Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU ... 34
1. Sebagai Alat Pengolah Data ... 34
2. Sebagai Alat Pemroses Data ... 35
3. Sebagai Alat Penyimpan Data ... 35
4. Sebagai Alat Untuk Mengawasi dan Pengaman Data ... 36
5. Sebagai Pembuat Informasi ... 37
D. Analisa Dan Evaluasi ... 37
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 42
B. Saran ... 43
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU... 10
Gambar 3.1 Model Sistem Informasi Akuntansi secara Manual... 26
Gambar 3.2 Model Sistem Informasi Akuntansi dengan Komputer... 26
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dewasa ini pencatatan akuntansi perusahaan secara manual sudah semakin
jarang ditemui, bukan hanya perusahaan dengan skala sedang atau besar, tetapi
perusahaan kecil pun sudah banyak berpindah ke pencatatan menggunakan
program komputer. Perkembangan teknologi informasi membawa dampak
terhadap hampir seluruh aspek dan pengolahan bisnis.
Pada saat ini, pemanfaatan teknologi informasi sudah tidak dapat
diabaikan lagi. Informasi dari suatu perusahaan, terutama informasi keuangan,
dibutuhkan oleh berbagai macam pihak yang berkepentingan. Untuk memenuhi
kebutuhan informasi bagi pihak dalam maupun luar perusahaan, disusun suatu
informasi akuntansi.
Informasi akuntansi sangat berguna dalam perkembangan dunia usaha saat
ini. Perkembangan tersebut menciptakan suatu persaingan diantara perusahaan
dalam menjalankan kegiatan usahanya. Dalam hal ini, timbul suatu masalah bagi
manajemen dalam merencanakan, melaksanakan dan mengawasi aktifitas
usahanya, dimana manajemen memerlukan informasi yang relevan, andal, lengkap
dan tepat waktu dalam rangka pengambilan keputusan.
Informasi keuangan yang tidak relevan, akan menghasilkan keputusan
yang salah. Keputusan yang salah akan mengakibatkan kebijakan-kebijakan yang
diterapkan pada perusahaan/organisasi juga akan salah. Kesalahan juga akan
organisasi di masa yang akan datang. Oleh sebab itu, seiring dengan
perkembangan teknologi yang semakin canggih dan modern maka diharapkan
dapat membantu pihak manajemen dalam mengatasi hambatan dan masalah yang
timbul untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan
keputusan. Electronic Data Processing (EDP) atau komputer merupakan suatu
contoh hasil dari kemajuan teknologi.
Kehadiran komputer sebagai sarana pengolah data merupakan salah satu
faktor yang digunakan dalam setiap perusahaan, terutama pada bagian Tata Usaha
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Teknologi komputer dapat
menghasilkan informasi yang begitu cepat sesuai kebutuhan. Selain itu, teknologi
komputer berperan dalam meningkatkan kinerja.
Saat ini, perkembangan dan kemampuan komputer yang semakin canggih
dan maju mengakibatkan pengolahan data dan pencatatan serta penyimpanan data
semakin cepat dan akurat. Komputer juga dapat menyimpan data lebih banyak dan
lebih terorganisir yang berhubungan dengan aktifitas perusahaan setiap saat yang
sewaktu-waktu dibutuhkan kembali.
Sebelum hadirnya komputer, bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara mengelola datanya secara manual. Hal ini
mengakibatkan aktifitas organisasi menjadi terhambat karena proses pengelolaan
data yang sangat lambat, tidak akurat, dan sering terjadi kesalahan akibat
pengelolaan data dilakukan oleh sumber daya manusia. Oleh karena itu,
manajemen perusahaan kesulitan dalam mengambil keputusan dikarenakan
Berdasarkan alasan dan pertimbangan tersebut, penulis ingin mendalami
penerapan dan peranan komputer sebagai pengolah data pada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara. Oleh karena itu, penulis tertarik untuk mengambil
judul “Peranan Komputer Sebagai Pengolah Data Akuntansi Pada Bagian
Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
B. Perumusan Masalah
Mengingat pentingnya penerapan komputer tersebut dalam suatu
perusahaan, maka penulis ingin mendalami pembahasan ini dengan melakuka n
penelitian di Fakultas Ekonomi. Adapun permasalahan yang akan dibahas oleh
penulis adalah
“Bagaimana penerapan komputer yang efektif dan efisien pada bagian
Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?”
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penulis dalam melakukan penelitian adalah untuk
mengetahui bagaimana penerapan komputer yang efektif dan efisien pada bagian
Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi penulis
Untuk menambah dan memperluas wawasan penulis mengenai pengolahan
2. Bagi Fakultas Ekonomi
Sebagai bahan masukan dan pertimbangan dalam mengambil langkah
selanjutnya mengenai penerapan komputer untuk mengolah data.
3. Bagi peneliti sejenis,
Sebagai bahan masukan untuk menyempurnakan penelitian-penelitian
sejenis berikutnya.
E. Rencana Penulisan
1. Jadwal Penelitian
Dalam penulisan laporan tugas akhir ini penulis membuat jadwal
penelitian dan penulisan yang dibuat dalam bentuk tabel 1.1 berikut ini.
NO KEGIATAN
OKTOBER NOPEMBER DES
III IV V I II III IV I II
1 Pengajuan Judul
2 Pengajuan Dosen Pembimbing
3 Pengumpulan Data
4 Pengolahan dan Analisa Data
5 Penyusunan Tugas Akhir
6 Bimbingan dan Penyempurnaan
Tugas Akhir
2. Rencana Isi
Secara garis besar pembahasan tugas akhir ini dibagi ke dalam empat bab.
Masing-masing bab dibagi dalam sub-sub bab sehingga penulisan bab ini lebih
sistematis. Uraiannya adalah sebagai berikut :
Bab I : Pendahuluan
Bab ini berisikan latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan
penelitian, manfaat penelitian, dan rencana penulisan.
Bab II : Profil Perusahaan
Dalam bab ini penulis akan membahas tentang sejarah singkat instansi,
struktur organisasi, job description, kinerja usaha terkini dan rencana
kegiatan.
Bab III : Topik Penelitian
Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan hasil penelitian yang
berhubungan dengan penerapan aplikasi komputer dalam pengolahan
data akuntansi pada perusahaan.
Bab IV : Penutup
Dalam bab terakhir ini, penulis akan menarik suatu kesimpulan terhadap
hasil penelitian dan memberikan saran yang membangun kepada Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Diharapkan nantinya dapat
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar Propinsi
Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di
Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai
Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota
Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh ) tetap
memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan
bahwa pada waktu itu teknik operasional berada di Kutaraja, sedangkan
penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas
Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).
Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari
Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syahkuala, maka
memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan
Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang
diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam
lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku
surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No
No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987
No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu
Program Pendidikan Strata-1 dan Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan
c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumtera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas
Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar
dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang
bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap
perkembangan/ perubahan.
B. Jenis Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan
social berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi: Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan
Pengabdian kepada Masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
C. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang
dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/
keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan
ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah ditetapkan sebelumnya.
Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat
kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat
dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian
kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran
tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat
dilihat pada Gambar 2.1 Berikut ini :
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI USU
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak
Pembantu Dekan II : Drs.H. Arifin Lubis, MM.Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI
Ketua : Drs. Erwin Abubakar, MBA, Ak
Sekretaris : Dra. Komariah Pandia, M.Si
Anggota : Prof. Bachtiar Hassan Miraza
Prof. Moenaf H. Regar, M.Acc
Prof. Dr. Amrin Fauzi
Prof. Dr. Arnita Zainuddin, M.Si
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA, Ak
Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak
Ami Dilham, SE, M.Si
Manajemen
Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si
Sekretaris : Nisrul Irawati, SE, MBA
Akuntansi
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak
Sekretaris : Mutia Ismail, SE, MM, Ak
PROGRAM DIPLOMA III Keuangan
Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, MS
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si
Akuntansi
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak
Sekretaris : Iskandar Muda, SE, M.Si
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si
Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaiti Lubis, SE, MBA
BAGIAN TATA USAHA
Ka. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE
Kasub. Pendidikan : Fepty Aniar, SE
Kasub. Perlengkapan : M. Simba Sembiring, SE, M.Si
Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
Kasub. Kepegawaian : Kamariah, SE
Kasub. Kemahasiswaan : Zailiana, S.Sos
Bendaharawan : Maslan, SE
LEMBAGA-LEMBAGA PENTING Puslitbank
Pengarah : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
Unit Pelayanan
Kepala : Hotmal Jafar, SE, MM, Ak
D. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha
dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :
1. Bagian Tata Usaha
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,
kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan
fakultas.
f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/
pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian
dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target
kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan
kerumahtanggaan.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan
pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan
pertanggung jawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan
dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya
yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
c. Melakukan urusan mutasi pegawai.
e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan
jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar
Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan
alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.
d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat
universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan
kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan
kemahasiswaan.
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan
lingkungan.
e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang
kerumahtanggaan dan perlengkapan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga
pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar
mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin
dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan
perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap
mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya
bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat,
serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada
masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri,
kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus
melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan
Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara
lain :
a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
b. Perkuliahan semester genap/ganjil.
c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil.
BAB III
TOPIK PENELITIAN
A. Pengenalan Komputer
1. Defenisi dan Peranan Komputer
Pesatnya perkembangan dunia teknologi informasi membuat suatu
perubahan dalam organisasi. Dalam hal ini, perkembangan teknologi informasi
tersebut dapat membantu organisasi untuk meningkatkan kualitas dari suatu
informasi akuntansi sehingga mendorong kinerja dalam organisasi untuk lebih
baik lagi.
Akuntansi dalam dunia usaha memegang peranan penting, karena
akuntansi dapat memberikan informasi mengenai data keuangan dari hasil operasi
perusahaan yang melaksanakan aktivitasnya.
Akuntansi menyediakan cara untuk mengumpulkan data ekonomis dan
melaporkannya kepada bermacam-macam individu dan pihak-pihak yang
berkepentingan. Biasanya setiap orang atau badan usaha membutuhkan informasi
yang relevan dengan aktivitas yang dilaksanakan. Hal ini sesuai dengan American
Accounting Assosiation. Menurut Soemarso (2003:3) dalam bukunya yang
berjudul Suatu Pengantar Akuntansi menjelaskan :
”Akuntansi adalah proses mengidentifikasikan, mengukur, dan melaporkan informasi ekonomis, untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut.”
Sedangkan menurut James A. Hall (2001:7) dalam bukunya yang berjudul
”Suatu sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada para pemakai.”
Dari uraian defenisi-defenisi diatas menjelaskan hubungan antara sistem
dan akuntansi dengan Sistem Informasi Akuntansi menghasilkan laporan yang
ditujukan bagi kepentingan ekstern dan intern perusahaan informasi akuntansi
yang berperan.
Informasi akuntansi berhubungan erat dengan data keuangan dari suatu
perusahaan. Agar data keuangan yang ada dapat dimanfaatkan oleh pihak yang
berhubungan dengan perusahaan, maka diperlukan suatu sistem yang mengatur
arus pengelolaan data akuntansi dalam perusahaan.
Komputer dengan perkembangannya sekarang ini sangat membantu
bidang administrasi di kantor dan para businessmen dalam melakukan transaksi.
Di kantor biasanya pegawai menggunakan komputer untuk berkorespondensi,
seperti untuk e-mail, memo, dan surat; menghitung gaji, dan tentunya membuat
laporan keuangan. Kebanyakan orang menyadari bahwa computer literacy
merupakan kebutuhan yang vital agar bisa mencapai kesuksesan. Computer
literacy juga termasuk mempunyai pengetahuan dan pemahaman akan komputer
dan penggunanya.
Komputer mempunyai arti yang sangat luas dan berbeda untuk orang yang
berbeda. Istilah komputer diambil dari bahasa Latin computare yang mempunyai
arti menghitung. Komputer merupakan perangkat elektronik, beroperasi di bawah
memproses data berdasarkan aturan tertentu, mencetak hasilnya, dan menyimpan
data untuk penggunaan di masa yang akan datang.
2. Ciri-ciri khusus kemampuan komputer
Beberapa hal yang menjadi suatu karakteristik fungsi dari komput er
adalah:
1. Komputer bekerja secara elektronik
Komputer merupakan rangkaian komponen yang bekerja secara
elektronik. Kemampuan teknologi dibidang elektronika telah menemukan
integrated circuit (IC) yang mengoperasikan komputer dengan sistem
signal digital elektronika. Komputer bukan komponen mekanik. Signal
elektronika mengalir melalui sirkuit komputer dengan kecepatan cahaya
yang tidak mungkin dilakukan oleh komponen mekanik.
2. Komputer bekerja dibawah suatu Operating System
Komputer sebagai hardware tidak dapat berfungsi tanpa dukungan
software. Operating system merupakan software yang berfungsi untuk
mengendalikan dan mengkoordinasikan jalannya kegiatan
komponen-komponen komputer.
3. Komputer dapat melakukan operasi aritmatika dan proses logika
Komputer dapat menambahkan, mengurangi, melipatgandakan, atau
membagi data angka-angka (numerik). Kemampuan komputer untuk
membandingkan satu data dengan data yang lainnya dalam menghasilkan
informasi. Komputer melakukan proses logika, apakah data yang satu
4. Komputer mempunyai memory dan internal storage
Kemampuan komputer diukur dengan operating system dan kapasitas
memori. Selama listrik masih menyala atau komputer masih hidup, data
dalam komputer tersimpan dalam memori yang dikenal dengan istilah
RAM dan ROM. Komputer memiliki tempat penyimpanan (internal
storage) yang besar di CPU. Internal storage dapat menyimpan data dan
program dalam jumlah besar.
5. Komputer dapat mengeksekusi program dan mengambil alih data dari
internal storage.
Komputer menerima dan menganalisis instruksi-instruksi untuk
beroperasi melakukan pengolahan data. Satu rangkaian instruksi disebut
dengan program. Dengan bantuan program, komputer dapat mengambil
data dan memuatnya ke dalam memori untuk diproses lebih lanjut.
6. Komputer dapat memilih dan menjalankan program menu.
Komputer dapat memilih atau menyusuri cabang-cabang instruksi
(menu) program berdasarkan perintah dari user melalui media input (input
device). Contohnya pengambilan gaji terdiri dari beberapa sub-program.
7. Komputer dapat dihubungkan dengan peralatan lain.
Dengan kemajuan teknologi dibidang telekomunikasi, komputer
single-user dapat dipakai secara optimal menjadi komputer multy-user.
Komputer dapat melakukan tukar-menukar data jarak jauh melalui satelit
tanpa kabel (wireless). Untuk menghasilkan output ke media kertas,
komputer dapat dihubungkan ke media printer (output device).
3. Manfaat dan Kerugian Menggunakan Komputer
Masyarakat telah mengetahui banyak keuntungan dari penggunaan
komputer. Masyarakat pengguna (user) adalah seseorang yang berkomunikasi
dengan komputer atau menggunakan informasi yang dihasilkan komputer.
Pengguna tidak hanya berasal dari kalangan bisnis saja, tetapi dari semua
kalangan baik itu pelajar, mahasiswa, guru, dosen, dan profesi lainnya yang
membutuhkan informasi yang cepat dan akurat.
a. Manfaat Menggunakan Komputer
1) Dapat diperoleh (availability)
Dapat diperolehnya suatu informasi yang semula tidak dapat
diperoleh. Misalnya data pegawai yang semula hanya diperoleh
menurut nomor pegawai, dapat pula diperoleh menurut pangkat, abjad
dan sebagainya.
2) Ketepatan waktu (time lines)
Informasi yang dihasilkan oleh komputer dapat diperoleh dalam
waktu yang relatif cepat dan tepat.
3) Ketelitian (accuracy)
Informasi yang dihasilkan oleh komputer lebih terjamin
ketelitiannya.
4) Kelengkapan (completeness)
Informasi yang dihasilkan komputer terjamin kelengkapannya.
5) Penyajian (presentation)
Informasi yang dihasilkan oleh komputer dapat disajikan menurut
b. Kerugian Menggunakan Komputer
1) Pelanggaran privasi
Pelanggaran privasi merupakan sesuatu yang penting bahwa
catatan pribadi dan rahasia di simpan dalam komputer untuk dilindungi
sepatutnya. Pada beberapa perusahaan, dimana catatan ini tidak
dilindungi sepantasnya, orang-orang menemukan bahwa kerahasiaan
pribadi mereka telah dilanggar dan identitas mereka dicuri.
2) Dampak terhadap tenaga kerja
Walaupun komputer meningkatkan produktivitas dan menciptakan
ratusan ribu pekerjaan baru di seluruh industri, keahlian dari jutaan
tenaga kerja telah digantikan oleh komputer. Jadi, penting bagi pekerja
untuk meningkatkan jenjang pendidikan mereka. Dampak yang
terpisah terhadap tenaga kerja adalah bahwa beberapa perusahaan
mencari tenaga kerja dari luar negeri untuk mengalihkan membayar
tenaga kerja dari dalam negeri.
3) Risiko Kesehatan
Penggunaan komputer dalam jangka waktu panjang atau pendek
dengan cara yang benar dapat menimbulkan cedera atau penyakit.
Pengguna komputer dapat melindungi dirinya dari risiko kesehatan
melalui rancangan tempat kerja yang baik, sikap badan yang baik
ketika menggunakan komputer, dan terutama waktu istirahat yang
4) Dampak terhadap lingkungan
Proses pembuatan dan limbah dari komputer menghabiskan
sumber daya alam dan mencemarkan lingkungan. Strategi yang dapat
membantu melindungi lingkungan meliputi daur ulang, aturan tentang
proses pembuatan komputer, perpanjangan umur komputer, dan
penyumbangan komputer yang sudah tidak terpakai.
4. Siklus Pemrosesan Informasi
Komputer memproses data (input) menjadi sebuah informasi (output).
Sebuah komputer terkadang menyimpan data, informasi, dan perintah dalam
tempat penyimpanan untuk digunakan di masa yang akan datang. Perintah
merupakan langkah-langkah yang menyatakan kepada komputer bagaimana cara
mengerjakan tugas tertentu. Beberapa orang menghubungkan rangkaian input,
proses, output, dan media penyimpanan sebagai siklus pemrosesan informasi
(information processing cycle).
Informasi akuntansi dipergunakan untuk mengetahui apakah kegiatan yang
dilaksanakan telah sesuai dengan rencana dan tujuan perusahaan. Sistem
informasi sering kali dinyatakan berdasarkan sumber dayanya. Sistem informasi
terbagi dua yaitu:
1. Sistem informasi yang didominasi oleh sumber daya manusia dikenal
sebagai sistem informasi manual. Sistem manual membentuk
peristiwa- peristiwa fisik, sumber daya dan personel yang mencirikan
kebanyakan proses bisnis. Kelebihan dari proses manual ini adalah :
akuntansi dan bidang akuntansi lainnya, (2) Logika proses bisnis dapat
lebih mudah dimengerti ketika tidak diselubungi oleh teknologi, dan
(3) Memfasilitasi pemahaman kegiatan kontrol internal, termasuk
pemisahan fungsi-fungsi pengawasan, verifikasi independen, jejak
audit dan kontrol akses. Sedangkan kelemahannya adalah prosesnya
lambat dan membutuhkan dokumen-dokumen yang cukup banyak
untuk menyimpan data sehingga tidak efisiensi.
2. Sistem informasi yang mengutamakan peralatan dikenal dengan sistem
informasi yang menggunakan komputer serta peralatan pendukungnya
disebut sistem informasi yang berdasarkan komputer.
Gambar 3.1 Model Sistem Informasi Akuntansi secara Manual
Gambar 3.2 Model Sistem Informasi Akuntansi dengan Komputer
Sumber: Halim (1994 : 32)
− Prosedur Pembelian
− Prosedur Peng. Kas
− Prosedur Pembelian
Perbedaan sistem informasi manual dengan sistem informasi akuntansi
yang menggunakan komputer hanya disebabkan oleh perkembangan ilmu
akuntansi dengan penerapan peralatan teknologi canggih (komputer) yang dapat
menggantikan sebagian tenaga kerja manusia yang lebih efisien dan dapat
mengolah informasi akuntansi yang lebih banyak, sehingga tuntutan penambahan
informasi dapat diupayakan terpenuhi.
Output informasi akuntansi itu dalam bentuk laporan tercetak atau dalam
bentuk tampilan komputer. Laporan-laporan tersebut yang merupakan informasi
bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan didalam
suatu perusahaan manajemen memerlukan pemikiran dan pertimbangan yang
mendalam, untuk memecahkan masalah yang timbul setiap hari, bahkan setiap
saat dalam suatu organisasi.
5. Komponen-komponen Komputer
Komputer memiliki komponen-komponen yang meliputi hardware,
software, dan brainware. Adapun penjabaran dari ketiga komponen ini adalah
sebagai berikut :
a. Hardware
Hardware merupakan sarana fisik pengolahan data elektronik pada
sistem komputer. Oleh karena itu, pemilihan hardware yang dipakai harus
sesuai dengan kebutuhan perusahaan ditinjau dari segi jumlah atau
banyaknya data yang akan diolah serta banyaknya jenis informasi yang
dibutuhkan. Hardware terdiri atas input device, computer unit, dan output
1) Input Device
Input device merupakan komponen perangkat keras yang
digunakan untuk memasukkan data ke dalam sistem komputer. Input
device yang digunakan secara luas adalah keyboard, mouse, scanner,
dan disk driver. Keyboard merupakan suatu alat kontrol bagi pemakai
komputer untuk mengetik, mengubah program, dan memasukkan data.
Mouse merupakan alat untuk memudahkan penggunaan software yang
bersifat desktop publishing. Scanner merupakan alat yang dapat
mengubah materi cetak (seperti teks dan gambar) menjadi bentuk yang
dapat digunakan oleh komputer.
2) Computer Unit
Merupakan suatu rangka yang di dalamnya terdapat komponen
elektronik yang digunakan untuk memproses data. Sirkuit dari
computer unit ini tersambung dengan papan sirkuit yang disebut
motherboard. Motherboard merupakan sirkuit utama dari suatu
komputer. Motherboard terdiri atas prosesor atau yang disebut central
processing unit (CPU) dan memori. CPU Merupakan central unit dari
komputer, berfungsi melakukan kegiatan-kegiatan aritmatika dan
logika serta mengawasi seluruh kegiatan komputer. CPU terbagi
menjadi empat bagian utama, yaitu :
• Control Unit, berfungsi untuk mengkoordinasikan dan
mengukur semua kegiatan dalam sistem komputer. Fungsi
bagian ini dilakukan dengan cara menentukan program
mengatur input atau output. Memasukkan dan mengeluarkan
data serta tempat penyimpanan.
• Arithmetic Logic Unit (ALU), yaitu komponen yang berfungsi
untuk melakukan operasi perhitungan aritmatika,
perbandingan, dan operasi-operasi lainnya. Operasi aritmatika
adalah perhitungan dasar seperti penambahan, pengurangan,
perkalian, dan pembagian. Operasi perbandingan melibatkan
perbandingan sebuah data dengan data lainnya untuk
menentukan apakah bagian pertama lebih besar, sama, atau
kurang dari bagian lainnya. Berdasarkan hasil perbandingan,
data-data yang berbeda dapat diproses.
• Machine Cycle, untuk setiap perintah, CPU mengulangi suatu
rangkaian yang terdiri atas empat operasi dasar, yaitu
pengambilan, penerjemahan kode, eksekusi, dan penyimpanan.
Pengambilan adalah proses menemukan sebuah perintah
program atau item data pada memori. Penerjemahan kode
merujuk pada proses penerjemahan perintah menjadi
sinyal-sinyal yang dapat dieksekusi oleh komputer. Eksekusi adalah
proses pelaksanaan perintah-perintah. Penyimpanan berarti
menulis hasil eksekusi pada memori.
• Clock System, CPU bergantung pada sebuah sirkuit kristal
quartz yang disebut clock system untuk mengatur waktu seluruh
detak-detak elektronik secara teratur, yang mengukur kecepatan
operasi dari komponen-komponen pada komputer.
Memori pada umumnya dapat dibagi menjadi dua macam yaitu
ROM (Read Only Memory) dan RAM (Random Access Memory).
ROM merupakan memori yang hanya dapat dibaca dan tidak dapat
dihapus atau diubah oleh pengguna komputer, serta isinya bersifat
permanen. Fungsinya adalah untuk mengatur semua tugas pada saat
komputer mulai dihidupkan. RAM merupakan bagian memori yang
dapat dibaca dan diubah isinya, sifatnya hanya sementara.
3) Output Unit
Output unit merupakan komponen hardware yang menyampaikan
informasi kepada satu atau banyak penggunanya. Media output yang
digunakan secara umum adalah printer, monitor, dan loudspeaker.
Printer merupakan peralatan ouput yang memiliki fungsi untuk
mencetak hasil dari suatu proses maupun program pada sebuah kertas
baik dalam bentuk teks maupun gambar. Printer yang digunakan pada
bagian tata usaha adalah printer dengan merk HP. Monitor berfungsi
untuk menampilkan teks, gambar, dan video pada layar. Banyak
monitor yang telah menggunakan filter yang berguna sebagai low
radiator characteristic. Loudspeaker digunakan untuk mendengarkan
Gambar 3.3 Bagan Tubuh Komputer
Sumber: Yindrizal (2004 : 12)
b. Software
Merupakan suatu rangkaian instruksi agar komputer dapat bekerja
mengolah data atau mewujudkan keinginan pemakainya dalam
mendapatkan informasi dalam proses pengambilan keputusan. Menurut
jenisnya Software dibagi menjadi tiga jenis yaitu:
1) Operating System Software
Merupakan kumpulan program/instruksi yang dibuat oleh pabrik
komputer untuk berbagai fasilitas bagi para pemakai komputer
semaksimal mungkin. Operating system yang digunakan oleh bagian
tata usaha adalah Windows XP. Input
Unit
Input Change
I S / Memory Internal Storage
Control Unit
A L U
2) Application Software
Merupakan kumpulan program/instruksi yang dibuat oleh para
pemakai atau programmer, untuk menyelesaikan satu jenis pekerjaan
tertentu yang disebut sebagai aplikasi. Application software yang
digunakan pada bagian tata usaha adalah Microsoft Word yang
berfungsi sebagai pengolah kata dan data, Microsoft Excel yang
berfungsi sebagai pengolah data angka dan tabel. Selain itu, juga ada
sambungan internet yang memungkinkan untuk mengakses dan
melihat halaman web.
3) Language
Merupakan bahasa yang dipergunakan untuk membuat sistem
software maupun application software. Contohnya: Cobol, Basic, dll.
c. Brainware
Ada empat perangkat palaksana yaitu terdiri atas :
1) Computer Operator
Computer Operator adalah orang yang akan menangani secara
langsung pengolahan datanya dalam ruangan komputer.
2) Data Entry Operator
Data Entry Operator adalah orang yang melakukan pengurusan
data yang akan diolah, mulai dari pengumpulan data, perekaman data
ke dalam media-media komputer hingga kepada pemeriksaan dan
3) Programmer
Programmer adalah orang yang merancang program-program
komputer apa saja yang tepat dipakai perusahaan dalam menjalankan
perusahaan. Dalam hal ini programmer dapat dikelompokkan menjadi
tiga kelompok, yaitu:
• Application Programmer
Yaitu orang-orang yang menulis program untuk menjalankan
aplikasi. Jenis brainware ini harus menguasai konsep membuat
program dan harus memahami informasi apa yang dibutuhkan.
• Maintanance Programmer
Yaitu orang-orang yang bertanggung jawab untuk merevisi dan
memperbaiki program jika diperlukan.
• System Programmer
Yaitu orang-orang yang mempunyai latar belakang teknik
pemrograman yang tinggi yang merancang program untuk
mempertinggi efisiensi dari software dan operating system.
4) System Analist dan Designer
Adalah orang yang bertanggung jawab atas analisa dan rangsangan
suatu sistem aplikasi yang akan dimuat programnya.
B. Peranan Komputer
Sistem informasi merupakan salah satu sub sistem kehidupan manusia
yang perlu banyak memanfaatkan perkembangan teknologi komputer, sehingga
komputer. Sistem informasi merupakan sebuah rangkaian prosedur formal dimana
data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para
pengguna.
Setiap perusahaan perlu untuk menelusuri pengaruh-pengaruh berbagai
aktivitas atas keputusan-keputusan yang berada di bawah pengawasannya.
Informasi mengenai para pelaku yang terlibat dalam suatu perusahaan tertentu
penting untuk menetapkan tanggung jawab dari tindakan-tindakan yang diambil.
Pemakaian electronic data processing system memberikan manfaat yang
sangat menguntungkan dalam proses mengolah data. Dengan menggunakan EDP,
data dapat diolah dengan cepat dan dengan nilai keakuratan yang tidak diragukan.
Penggunaan EDP sangat membantu dalam meminimalkan kesalahan-kesalahan
yang sering terjadi, terlebih dalam hal perhitungan sehingga tidak perlu
melakukan proses perhitungan dari awal.
C. Peranan Komputer Khususnya Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU
1. Sebagai Alat Pengolah Data
Suatu data dapat diolah dengan dua cara yaitu secara manual dan secara
komputer. Fakultas Ekonomi memiliki beberapa pegawai dengan tugas yang
berbeda, dengan pengolahan data yang dilakukan secara manual akan sulit
menghasilkan berbagai informasi yang berguna bagi pihak internal dan eksternal.
Untuk itu dibutuhkan suatu perangkat elektronika yang dapat membantu
mempercepat proses pengolahan data secara komputerisasi yaitu dengan
2. Sebagai Alat Pemroses Data
Kemampuan komputer dalam melakukan perhitungan-perhitungan dengan
sangat cepat dan memproses ratusan transaksi dalam suatu waktu tertentu
sepanjang hari, membuat komputer sangat diperlukan dalam pemrosesan data.
Aktivitas yang dilakukan dengan menggunakan komputer pada bagian tata
usaha antara lain adalah :
a. Calculating (perhitungan), yaitu dengan melakukan proses secara
sistematis.
b. Comparing (membandingkan), melakukan perbandingan dua data atau
lebih, misalnya dalam membandingkan data mahasiswa tahun lalu
dengan data mahasiswa tahun ini.
c. Summaring (meringkas), melakukan peringkasan terhadap hasil dari
semua pemrosesan data yang dilakukan sehingga memberikan
kemudahan untuk dianalisis.
d. Mengakses dan mengambil data serta file untuk diproses lebih lanjut
dan hasilnya dicetak.
3. Sebagai Alat Penyimpan Data
Komputer dapat melakukan penyimpanan data dalam kapasitas besar dan
tersusun rapi dalam file-file tertentu sehingga apabila dibutuhkan akan
memudahkan pengguna untuk menemukannya.
Penyimpanan data primer dalam sistem komputer biasanya memiliki
kapasitas yang terbatas, maka dipilih penyimpanan data sekunder sebagai
dengan kapadatan kapasitas 1600 bytes untuk satu gulungan sebagai tempat
penyimpanan yang dapat memuat data yang direkam sebagai pita magnetik.
Komputer menyimpan data, perintah, dan informasi dalam media
penyimpanan (storage media) yaitu tempat penyimpanan data sekunder sebagai
penyimpan alternatif. Contoh dari media penyimpanan ini adalah floppy disk,
USB flash drive, CD, DVD, dan memory card. Perangkat penyimpanan (storage
device) merekam (menulis) dan /atau mendapatkan (membaca) kembali berbagai
hal yang disimpan ke dalam media penyimpanan. Alat penyimpanan sering kali
berfungsi sebagai sumber input karena media penyimpanan memindahkan data
dari penyimpanan ke memori.
Floppy disk terdiri atas piringan tipis, bundar, fleksibel, yang ditutup
plastik berbentuk segi empat. Floppy disk umumnya mampu menyimpan 1,4 juta
karakter. USB flash drive adalah alat penyimpanan portable yang mempunyai
kapasitas lebih besar daripada floppy disk, tetapi cukup kecil dan ringan sehingga
dapat dibawa dalam saku.
CD dan DVD adalah piringan portable yang pipih dan bundar, terbuat dari
bahan logam yang dilapisi plastik. Salah satu jenisnya adalah CD-ROM dan
DVD-ROM.
4. Sebagai Alat Untuk Mengawasi Dan Pengaman Data
Penggunaan password ataupun kata sandi tertentu yang harus dimasukkan
sebelum dilakukannya proses terhadap data transaksi di dalam sistem komputer
menjadikan komputer sebagai media yang tepat dalam melakukan pengawasan
5. Sebagai Pembuat Informasi
Setelah tahap pengolahan data, pemrosesan data, dan penyimpanan, maka
komputer pada bagian tata usaha berperan dalam membuat informasi, baik itu
informasi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, kemahasiswaan, maupun
perlengkapan.
Komputer dapat menyajikan informasi tersebut secara terperinci dan
selektif dan sesuai keinginan pengguna hingga informasi tersebut dapat digunakan
dalam berbagai hal seperti menganalisa sampai sejauh mana peningkatan kinerja
pada lingkungan fakultas untuk pengambilan keputusan.
D. Analisa dan Evaluasi
Sebelum menerapkan suatu sistem Electronic Data Processing, terlebih
dahulu dilakukan survei dan perencanaan yang matang terutama dari segi biaya,
yaitu metode cost dan benefit. Sehingga sistem tersebut menghasilkan manfaat
yang lebih besar dari biaya yang dikeluarkan.
Penerapan Electronic Data Processing pada bagian tata usaha dalam
mengelola data membuat informasi yang dihasilkan lebih cepat dan akurat.
Informasi dan laporan yang dilakukan dengan menggunakan proses komputer
akan lebih cepat jika dibandingkan dengan informasi keuangan yang dikerjakan
secara manual.
Penerapan komputer pada bagian tata usaha menggunakan
software-software yang mendukung, sangat membantu dalam mengoptimalkan kinerja
fakultas. Adapun beberapa software yang mendukung kinerja fakultas antara lain
kata-kata, dan juga Microsoft Excel yang berfungsi sebagai pengolah data fakultas
yang berbentuk angka-angka atau perhitungan.
Secara teori Microsoft Word merupakan program aplikasi pengolah kata
yang dapat membantu pembuatan dokumen yang mempunyai lebih banyak
fasilitas otomatis. Baik itu dokumen pribadi maupun perusahaan. Mulai dari
dokumen sederhana sampai dengan laporan yang dilengkapi dengan berbagai
format tampilan. Proses memulai program aplikasi Microsoft Word dapat
dijalankan dengan beberapa cara, yaitu :
• Melalui menu program
- Klik tombol start yang terdapat di task bar
- Pilih menu program, kemudian klik program aplikasi Microsoft
Word, jendela dokumen baru akan ditampilkan dan siap untuk
digunakan.
• Melalui short cut
- Double click pada ikon Microsoft Word pada wallpaper
- Jendela dokumen baru ditampilkan dan siap digunakan
• Memulai dengan menu New Office Document
- Klik tombol start yang ada di task bar
- Klik menu New Office Document. Kotak dialog New Office
Document ditampilkan
- Klik ok, jendela dokumen baru ditampikan dan siap digunakan5
Bagian tata usaha menggunakan software ini biasanya untuk membuat
kemahasiswaan, kepegawaian, perlengkapan, membuat laporan pemantauan dan
evaluasi kegiatan dan kinerja di lingkungan fakultas, serta menyusun laporan kerja
bagian dan laporan fakultas.
Microsoft Excel merupakan program spreadsheet yang memberikan
kemudahan dalam bekerja dengan angka. Output hasil pengolahan data yang
dilakukan oleh Excel tidak hanya berupa angka atau huruf saja, namun dapat juga
disajikan dalam bentuk diagram dan grafik.
Software Microsoft Excel ini juga dapat memudahkan pengguna dalam
memasukkan data teks, angka, tanggal, waktu, dan formula ke dalam sembarang
worksheet. Ketika memasukkan data Microsoft Excel secara otomatis akan
mengenali data yang diinput sebagai data teks, angka, tanggal, dan waktu
termasuk formula-formula yang dibentuk.
Untuk memproses program Excel dari windows dapat dilakukan dengan
cara :
• Dari menu start, pilih sub-menu Program, dan klik mouse pada pilihan
Microsoft Excel.
• Akan tampak pada layer tampilan dari Microsoft Excel, tampilan Excel
pada dasarnya terdiri dari dua bagian, yaitu :
o Worksheet, yang terdiri dari sejumlah besar kumpulan sel, tempat
diman input dan proses data dengan menggunakan program excel
serta hasilnya ditampilkan.
o Menu bar, terdiri dari menu-menu yang mencakup semua aktivitas
operasional excel, seperti menginput data, mengolah data, dan
Tata usaha menggunakan software Microsoft Excel umumnya untuk
pengelolaan data Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan dan data administrasi
umum serta data keuangan yang berhubungan dengan data-data angka dan
perhitungan. Selain itu, tata usaha juga menggunakan excel untuk menyusun
daftar nama-nama dosen dan staf pengajar, serta pegawai Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
Fakultas mengolah data dengan menggunakan komputer sebagai alat
bantu. Komputer-komputer dalam Fakultas Ekonomi berada dalam satu sistem
jaringan yang menghubungkan sejumlah komputer yang berada di tempat yang
berdekatan. Antara komputer yang satu dengan yang lainnya dapat saling bertukar
informasi dan saling mengirim data, atau dengan kata lain terjadi proses lintas
data. Sistem jaringan ini dikenal sebagai Local Area Network (LAN). LAN adalah
jaringan komputer dan peralatan lainnya yang lokasinya dekat antara satu dengan
lainnya (biasanya dalam satu gedung).
Keuntungan dengan menggunakan sistem LAN adalah sebagai berikut :
• Mempermudah pertukaran informasi
• Mempermudah perawatan perangkat lunak
• Mempermudah komunikasi antar pengguna • Sebagai sarana aplikasi multi user
• Menurunkan biaya dan penghematan waktu
Dalam penggunaan sistem komputer, ada beberapa hal yang harus
• Virus
Virus adalah serangkaian kode pelaksana yang meletakkan dirinya
pada software, memperbanyak, dan menyebar ke sistem atau file lainnya.
Virus merusak sumber daya sistem atau menunjukkan pesan pada monitor,
yang dipicu oleh kegiatan yang telah ditentukan sebelumnya.
Virus merupakan sebuah file yang dapat memperlambat cara kerja
komputer dan bahkan dapat menghapus data yang telah disimpan di dalam
komputer. Virus memiliki banyak jenis dan berbeda kapasitas, disarankan
kepada pengguna komputer untuk memasang aplikasi anti virus di dalam
personal komputernya. Hal ini diperlukan untuk mendeteksi keberadaan
virus di dalam komputer untuk kemudian virus tersebut dibersihkan dari
data-data komputer. Pengguna komputer dalam fakultas harus selalu
meng-update anti virus yang telah diprogram dalam komputer untuk
menjaga kinerja pemrosesan komputer agar tetap berjalan dengan baik.
• Sistem Keamanan Data
Pengguna komputer harus senantiasa melakukan pengecekan terhadap
data-data penting fakultas. Hal ini dimaksudkan agar sistem jaringan
komputer yang telah dipasang dalam perusahaan yang memungkinkan data
dapat dibuka dari komputer yang lain. Dalam hal ini sangat diperlukan
penggunaan password sebagai sarana keamanan data fakultas.
• Pengawasan Pemakaian Software
Pengawasan pemakaian software diperlukan agar tidak terjadi
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan fakta dan analisa yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya,
maka penulis akan memberikan beberapa kesimpulan dan saran kepada
perusahaan.
A. KESIMPULAN
1. Informasi yang dihasilkan dengan penggunaan sistem komputer lebih
akurat dan mendapatkan banyak keuntungan dari penggunaan sistem
komputer ini.
2. Penggunaan sumber daya manusia sebagai pengolahan data komputer
sudah baik.
3. Instansi telah menggunakan software-sofware akuntansi dalam
membantu kinerja perusahaan.
4. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
menggunakan sistem garis atau staff dalam penempatan wewenang.
5. Penggunaan sofware dalam pelaporan hasil laporan keuangan sudah
cukup optimal.
6. Pemrosesan data yang telah ditetapkan dalam perusahaan mampu
berjalan secara optimal.
7. Dalam mengolah data transaksi keuangannya Fakultas Ekonomi
Sumatera Utara menerapkan Sistem Informasi Akuntansi yang telah
dilakukan secara bertahap dari secara manual ke sistem informasi yang
8. Sistem Informasi Akuntansi bertujuan untuk mempermudah dalam
penyajian laporan keuangan dengan harapan meningkatkan akurasi
laporan keuangan serta kecepatan penyusunan laporan keuangan
melalui pemanfaatan teknologi informasi sehingga data laporan
keuangan tersaji tepat data tepat waktu, tepat guna, akurat, dan taat
aturan sehingga akhirnya menjadi informasi yang berguna bagi
pimpinan untuk mengambil keputusan.
9. Siklus pemrosesan transaksi akuntansi pada Fakultas Ekonomi
Sumatera Utara terdiri atas pengumpulan data, pemrosesan data, dan
penyimpanan data.
10. Meskipun telah dilakukan penyempurnaan dan pengembangan masih
terdapat kendala dalam menjalankan aplikasi dari sistem itu sendiri
terutama menyangkut sumber daya manusia/personalia/user yang harus
benar-benar siap pakai dan memahami arti pentingnya informasi,
pelaksanaan operasional perusahaan, pengoperasian komputer dan
usaha teknis lainnya.
B. SARAN
Berdasarkan kesimpulan yang dikemukakan diatas maka penulis mencoba
mengemukakan saran yantg kiranya dapat bermanfaat antara lain :
1. Untuk menjaga keamanan peralatan komputer serta data yang lebih
aman, maka sebaiknya di tetapkan suatu peraturan yang membatasi
dari petugas yang berwenang dalam masalah komputer pada
perusahaan tersebut.
2. Instansi sebaiknya memiliki dua cadangan untuk seluruh file secara
terpisah dari program. Untuk menghindari kontaminasi cadangan tetap
gunakan salinan write-protected untuk flashdisk dan gunakan untuk
pemulihan.
3. Fakultas sebaiknya melakukan pemberdayaan sumber daya manusia
dalam pengelolaan komputer, seperti mengadakan pelatihan atas
penggunaan komputer. Hal ini dilakukan dengan tujuan agar fakultas
dapat mengelola data dan menghasilkan informasi dengan efisien dan
efektif.
4. Seiring dengan semakin terus berkembangnya dunia pendidikan ada
baiknya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meningkatkan
kualitasnya dengan meningkatkan mutu sarana dan prasarana yang
menunjang.
5. Penggunaan dan pemeliharaan terhadap komputer serta sistem juga
diperhatikan karena jumlah investasi dana untuk teknologi relatif besar
dan sebaiknya perusahaan harus mempertimbangkan faktor-faktor
efektifitas, efisiensi biaya penggunaan komputer tersebut.
6. Sumber daya manusia yang ada senantiasa harus dituntut untuk
menguasai sebaik kegiatan operasional perusahaan sekaligus
mengikuti perkembangan teknologi sistem komputerisasi agar
DAFTAR PUSTAKA
Bodnar H. George, Hopwood S. William, 2003. Sistem Informasi Akuntansi,
Edisi Kedelapan, PT. INDEX, Jakarta.
Halim, Abdul, 1994, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Pertama, Penerbit
BPFE, Yogyakarta.
Hall,James A, 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Penerjemah Amir Badi Yusuf,
Edisi Pertama, Buku Satu, Salemba Empat, Jakarta.
Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Salemba Empat, Jakarta.
Romney, Marshall B., Steinbart, Paul John, 2006, Accounting Information
System, Edisi Ke Sembilan, Salemba Empat, Jakarta.
S.R., Soemarso, 2003. Pengantar Akuntansi, Edisi Kelima, Salemba Empat,
Jakarta.
Teguh Muhammad, 1999. Metodologi Penelitian Ekonomi : Teori dan
Aplikasi, Edisi Pertama, Cetakan Pertama.PT.Raya Grafindo Persada,
Jakarta.
Yindrizal, 2004. Pengantar Aplikasi Komputer untuk Ekonomi, Edisi Pertama,
