TUGAS AKHIR
PENERAPAN KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAH DATA DAN
KEAMANANNYA DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PADA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Oleh :
INEKE ANNETTE T GINTING
072102060
DIPLOMA III AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
TANDA PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : INEKE ANNETTE T GINTING NIM : 072102060
JURUSAN : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL : PENERAPAN KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAH DATA DAN KEAMANANNYA DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal : ...2010 Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi
(Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak) NIP. 19600302 198601 1 001
Tanggal :...2010 DEKAN,
NIP : 19550810 198303 1 004
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : INEKE ANNETTE T GINTING NIM : 072102060
JURUSAN : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL : PENERAPAN KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAH DATA DAN KEAMANANNYA DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan,...2010 Menyetujui Pembimbing
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan rasa syukur atas rahmat dan karunia yang diberikan oleh Tuhan Yang Maha Esa, akhirnya penulis dapat juga menyelesaikan tugas akhir ini yang berjudul “ Penerapan Komputer Sebagai Pengolah Data Dan Keamanannya Dalam Sistem Informasi Akuntansi Pada Fakultas Ekonomi USU” yang ditujukan untuk memenuhi salah satu syarat yang telah ditetapkan dalam rangka menyelesaikan Program Studi.
Dalam penyelesaian tugas akhir ini, penulis banyak menerima bimbingan, dukungan, motivasi, serta doa dari berbagai pihak. Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si,Ak, selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 3. Bapak Iskandar Muda, SE, M.Si selaku sekretaris Program Studi Diploma
III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5. Ibu Hj. Fepty Aniar, SE selaku Ka.Sub.Bag. Pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
6. Bapak/ Ibu Staff dan Pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan bimbingan kepada saya dala menjalankan program magang.
7. Keluarga tercinta, Papa saya Sendjata Gintings, Spd dan Mama saya Rosalina Pinem, BA beserta kedua kakak saya yang selalu memberikan kasih sayang, doa serta dukungan moril dan materiil.
Penulis menyadari bahwa penulisan laporan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna, baik dari segi penulisan maupun pembahasannya. Akhir kata, penulis berharap semoga laporan tugas akhir ini dapat bermanfat bagi semua pihak yang membacanya.
Medan, Juni 2010 Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR... i
DAFTAR ISI ... iii
BAB I PENDAHULUAN 1. 1.2.Perumusan Masalah ... 3
1.3.Tujuan dan Manfaat ... 3
1.4.Rencana Penulisan a. Jadwal survei/observasi ... 4
b. Rencana Isi ... 5
BAB II FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA 2.1 Sejarah Ringkas ... 6
2.2.Struktur Organisasi & Personali ... 8
2.3.Job Description ... 11
2.5.Kinerja Usaha Terkini ... 18
2.6.Rencana Kegiatan ... 19
BAB III TOPIK PENELITIAN 3.1.Sistem Akuntansi ... 21
3.2.Komputer Sebagai Alat Sistem Informasi Akuntansi ... 25
3.3.Pengelolaan Data Elektronik... 28
3.4.Pengawasan Keamanan Komputer ... 36 3.5.Keuntungan Menggunakan Komputer dalam Sistem Akuntansi 40
BAB IV PENUTUP
4.1
4.
LAMPIRAN
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini semakin maju dan pesat, sehingga setiap orang dituntun untuk peka dan senantiasa mengikuti arus perkembangan zaman, khususnya para pelaku bisnis. Hal ini mendorong setiap individu yang berkecimpung di dunia bisnis untuk berlomba meningkatkan mutu dan kualitas yang dimiliki perusahaannya.
Komputer atau electronic data processing merupakan salah satu contoh hasil dari kemajuan teknologi. Komputer mampu membantu dalam pengelolaan data yang bersifat rutin, karena mempunyai kemampuan yang tinggi dalam hal ketelitian, kecepatan proses yang tinggi, kapasitas penyimpan data yang besar sehingga lebih efisien terhadap biaya, waktu, dan tenaga.
Kehadiran komputer sebagai sarana pengolah data merupakan salah satu faktor yang cukup dominan digunakan dalam setiap perusahaan. Di Indonesia sendiri pengelolaan informasi dan data mulai menjadi perhatian, walaupun masih relatif kecil dibandingkan negara-negara tetangga. Pengelolaan sumber daya ini tidak hanya dilakukan dalam bidang konteks ekonomi secara umum, namun di seluruh bidang yang berkaitan, misalnya pendidikan.
terselesaikan dengan baik dan mampu memberikan informasi yang bermanfaat dalam bentuk laporan dan juga dalam pemasukan data-data, juga dalam menangani produktivitas kerja para mahasiswa.
Selain itu, teknologi komputer berperan dalam meningkatkan kinerja perusahaan karena dapat menghitung angka-angka, menganalisa, dan menyimpan data secara massal, menyajikan informasi dalam bentuk huruf, angka, gambar, maupun grafik yang lebih cepat, rapi, dan akurat maka pemanfaatan komputer dalam pengelolaan data akuntansi merupakan alternatif terbaik sebagai usaha untuk menyelesaikan informasi secara tepat dan akurat bagi pihak yang membutuhkan. Komputer juga dapat menyimpan data lebih banyak dan lebih terorganisir yang berhubungan dengan aktivitas perusahaan setiap saat yang sewaktu-waktu dibutuhkan kembali.
Teknologi ini sangatlah dirasakan manfaatnya, dengan penyusunan prosedur kerja yang sistematik membantu mengefisienkan tenaga kerja, cepat, akurat, efisien karena didukung dengan pemberdayaan atau kesempatan untuk pengembangan sistem yang menuju ke arah yang lebih baik
Di Fakultas Ekonomi ini ditemukan banyak sekali data-data yang perlu dikelola dan diamankan dengan cara diberinya pengamanan terhadap data-data yang sudah dibuat yaitu berupa passwords pada awal proses sehingga bagi User yang tidak berkepentingan tidak akan bisa untuk mengakses.
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian di atas, serta menyadari pentingnya sistem komputer bagi Fakultas, maka penulis ingin membahas masalah:
Apakah penerapan komputer sebagai pengolah data dan keamananya pada Fakultas Ekonomi USU sudah dilaksanakan dengan baik?
Sejauh manakah penerapan komputer digunakan sebagai pengolah data pada Fakultas Ekonomi USU?
1.3. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan Penelitian
Suatu penelitian pada umumnya dilaksanakan untuk menghasilkan atau memenuhi beberapa tujuan yang hendak dicapai. Agar penelitian itu menggambarkan yang sebenarnya maka perlu dibatasi pembahasannya agar lebih terarah, sehingga tujuan penelitian dapat sejalan dan konsisten dengan judul permasalahan penelitian.
Untuk mengetahui apakah penerapan komputer sebagai pengolah data dan keamananya pada Fakultas Ekonomi USU sudah dilaksankan dengan baik. Untuk mengetahui sejauh mana penerapan komputer digunakan sebagai
Manfaat Penelitian
Untuk menambah wawasan pemikiran dan pengetahuan penulis tentang penerapan komputer sebagai pengolah data dan keamananya dalam sistem informasi pada fakultas/perusahaan.
Untuk mengaplikasikan ilmu penulis yang diperoleh berupa teori dan praktek langsung pada fakultas/perusahaan.
Untuk memberikan masukan dan pertimbangan bagi manajemen fakultas atau pihak-pihak yang berwenang dalam fakultas/perusahaan mengenai penerapan komputer dan keamananya dalam sistem informasi.
Sebagai perbandingan bagi penulis lain untuk penelitian ditempat lain dengan pembahasan masalah yang sama di masa yang akan datang.
1.4. Rencana Penulisan
a. Jadwal survei/observasi
b. Rencana Isi
Penulis membuat suatu perincian sederhana tentang isi dari masing-masing bab dalam Tugas Akhir ini yang disusun secara sistematis sehingga uraian dapat lebih terarah. Untuk itu penulis membagi pokok pembahasan dalam empat bab yaitu sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini merupakan bab permulaan yang menguraikan mengenai latar belakang, permasalahan, tujuan dan manfaat penelitian serta rencana penulisan dimana dalam rencana penulisan akan dijelaskan mengenai jadwal penelitian dan laporan penelitian.
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN
Bab ini menjelaskan gambaran umum dari perusahaan meliputi sejarah ringkas, struktur organisasi dan personalia, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini serta rencana kegiatan.
BAB III : TOPIK PENELITIAN
Bab ini akan menjelaskan mengenai topik penelitian penulis mengenai komputer dan pengolahan data, dalam bab ini penulis akan menjelaskan peranan komputer sebagai alat sistem informasi akuntansi, pengelolaan data elektronik, dan pengawasan komputer pada Fakultas.
BAB IV : PENUTUP
BAB II
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
2.1 Sejarah Ringk
Sejarah kelahiran Fakultas Ekonomi Universitas Sumatra Utara dibanding dengan kelahiran fakultas-fakultas lainnya di bawah Yayasan USU pada waktu itu, Fakultas Ekonomi USU mempunyai ciri khas tersendiri di dalam kelahirannya. Ciri khas itu dapat ditandai dengan sejarah lahirnya di luar kola Medan atau dapat kita katakan yaitu di luar Propinsi Sumatra Utara, jelasnya Fakultas Ekonomi USU lahir dan didirikan tahun 1959 (tanggal lahirnya tidak diketahui secara pasti) di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) Kota Kutaraja (Banda Aceh), dengan Dekan yang pertama pada waktu itu Dr.Teuku Iskandar (kini hidup di negara Belanda). Sedang pada waktu itu yayasan USU berada di Kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama di bawah naungan Universitas Sumatera Utara.
1. Prof.Drs. Tjung ted koei (sebagui kctua merangkap anggota) 2. Drs. T.M.H.L. Tobing (sebagai sekretaris merangkap anggota) 3. Drs. T.Mustafa (sebagai anggota)
Berdasarkan hasil keputusan yang ditunjuk oleh ketiga keanggotaan panitia ini, panitia ini mengadakan pembicaraan lebih lanjut untuk melanjutkan rencana pembangunan Fakultas Ekonomi dengan mengambil tempat digedung Bank Persatuan Dagang Indonesia Kawasan 10, tepatnya pada tanggal 25 juli 1961, Jam 10.00 waktu setempat. Pembicaraan itu membuahkan hasil dengan disetujuinya program ini oleh Prof. A.Sofyan yang pada saat itu menjabat sebagai Rektor USU.
Setelah disetujui, maka pada bulan Nopember 1961 keluarlah satu keputusan dari Menteri Perguruan Tinggi dan llmu Pengetahuan (PTIP) Nomor 64/1961 tanggal 24 Nopember 1961 dimana didalam SK No. 64/1961 pada tanggal 01 Oktober 1961 menyatakan bahwa Prof.Dr. A.Sofyan diangkat sebagai pimpinan sementara disamping sebagai Presiden USU.
Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 USU menjadi PT BHMN (Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara) berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 56 tahun 2003, tanggal 11 Nopember 2003, dimana Fakultas Ekonomi USU merupakan satu dari 10 Fakultas da ada pada saat USU menjadi PT BHMN. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi da memiliki 12 fakultas.
2.2 Struktur Organisasi & Personalia
Struktur organisasi merupakan rangka dasar hubungan format yang telah ditetapkan dan menunjukkan bagian-bagian di dalam suatu organisasi yang dikoordinasikan bersama-sama melalui jalur wewenang dan tanggung jawab. Struktur organisasi dirancang untuk mengarahkan aktivitas organisasi atau perusahaan sedemikian rupa sehingga mempermudah pimpinan maupun karyawan yang mengetahui secara jelas tugas yang diembannya masing-masing.
Struktur organisasi Ekonomi USU terdiri dari:
Pimpinan Universitas
Rektor Pembantu Rektor I :
Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ir. Sukaria Sinulingga, M.Eng. Pembantu Rektor V : Ir. Isman Nuriadi
Pimpinan Fakultas
Dekan :
Pembantu Dekan I : Pembantu Dekan II : Fahmi Natigor SE, AK, MAcc Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, MSi
Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua : Sekretaris : Dra. Komariah Pandia, MSi
Anggota :
•
• Prof. Moenaf Hamid Regar, MSAc
•
•
• Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS
• Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, Msi
•
• Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP
•
• Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
• Ami Dilham, SE, Msi
• Drs. Arifin Akhmad, Msi, Ak
• Wahyu Ario Pratomo,SE, MEc
Departemen
Ketua : Sekretaris :
Ketua : Sekretaris : Nisrul Irawaty, SE, MBA
Ketua : Sekretaris : Mutia Ismail, Msi, Ak.
Program Diploma Keuangan
Ketua : Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, MSi Akuntansi
Kesekretariatan
Ketua :
Sekretaris :
Bagian Tata Usaha
Kep. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE Kasub. Personalia : Dra. Komariah Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
Kasub. Perlengkapan : Simba Sembiring, SE Kasub. Akademik : Pepti Aniyar, SE
Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, SE
2.3 Job Description
Fakultas dipimpin oleh Dekan, berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Rektor. Fungsi fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan aktivitas akademika serta melaksanakan urusan tata usaha fakultas. Urusan administrasi di fakultas dikelola oleh Bagian Tata Usaha yang terdiri atas:
a. Sub Bagian Akademik
b. Sub Bagian Umum Dan Keuangan c. Sub Bagian Kepegawaian
Rincian Tugas Bagian Tata Usaha:
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatatusahaan akademik, administrasi dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.
3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.
4. Melaksankan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas 6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan Pengabdian./Pelayanan
kepada masyarakat.
7. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas 8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. 9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi
10.Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
Rincian Tugas Sub Bagian Akademik:
1. Menyususn Rencana Kerja dan Anggaran Tahun (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian;
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, Pengabdian/ Pelayanan kepada masyarakat;
3. Melakukan administrasi akademik;
4. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik;
5. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum; 6. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah dilingkungan fakultas;
7. Melakukan administrasi penelitian dan Pengabdian/Pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas;
8. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
Rincian Tugas Sub Bagian Umum dan Keuangan:
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian
2. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan
3. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan dilingkungan sekolah pascasarjana
4. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan sekolah pascasarjana
6. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran, dan pertanggungjawaban keuangan
7. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah di teliti kebenarannya.
8. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan
9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang keuangan
10.Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
Rincian Tugas Sub Bagian Kepegawaian:
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian da mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
2. Menyusun konsep juklak/ juknis di bidang kepegawaian. 3. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. 4. Melaksanakan urusan mutasi pegawai
5. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
6. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usulan kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, ijin dan cuti.
10.Memperoses asuransi pegawai
11.Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
Rincian Tugas Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni:
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian da mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. 3. Melakukan administrasi kemahasiswaan
4. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan 5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi
6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas. 7. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karier dan layanan kesejahteraan
mahasiswa.
8. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. 9. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni
10.Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan
11.Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kemahasiswaan dan alumni.
Rincian Tugas Sub Bagian Perlengkapan:
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian da mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
2. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan
3. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. 4. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
5. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan. 6. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
7. Melakukan laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.
SEKOLAH PASCASARJANA
Sekolah Pascasarjana dipimpin oleh Direktur, berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Rektor. Fungsi Sekolah Pascasarjana adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademika serta melaksanakan urusan tata usaha Sekolah Pascasarjana. Urusan administrasi di Sekolah Pascasarjana dikelola oleh seorang Kepala Kantor yang membawahi: a. Sub Bagian Akademik
b. Sub Bagian Umum Dan Keuangan c. Sub Bagian Kepegawaian
Rincian Tugas Kepala Kantor:
1. Menyusun rencana dan program kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan rencana dan program kerja Sekolah Pascasarjan.
2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan, akademik, kemahasiswaan, keuangan, umum dan perlengkapan.
3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan, akademik, kemahasiswaan, keuangan, umum dan perlengkapan.
2.4 Jaringan Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Perguruan Tinggi yaitu; penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan – lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
Setiap aktivitas yang dilakukan di dalam organisasi akan merujuk kepada sistem dan prosedur baku yang telah ditetapkan. Pada dasarnya Perpustakaan Ekonomi USU adalah ruang baca yang digunakan oleh setiap mahasiswa atau tamu.Mahasiswa dibantu untuk memperoleh setiap kebutuhan yang diperlukan baik dalam pencarian buku,skripsi ataupun hal lain yang berhubungan dengan perpustakaan.
2.5 Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat tewujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa & masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar – seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manurua (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan – kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari – hari besar keagaaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dll) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai – nilai dan norma – norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
2.6 Rencana Kegiatan
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut: 1. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan
dapat ditingkatkan
2. Jumlah lulusan meningkat, dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks prestasi lebih baik
3. Melakukan inovasi database mahasiswa, kartu rencana mahasiswa, kartu hasil studi, jadwal kuliah, jadwal ujian mid semester dan jadwal ujian semester telah terprogram
5. Meningkatkan kompetensi mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswwa baru diadakan kepemimpinan mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru
6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti program pekerti, applied approach, workshop, seminar, lokakarya
7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiwa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya
8. Membantu proses kenaikan pangkat dan jabatan dosen
9. Melaksanakkan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus sirapatkan oleh departemen
10.Memberi dorongan kepada dosen muda dan melanjutkan program studi S2 dan S3 baik di dalam maupun di luar negeri
11.Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima
12.Meningkatkan kegiatan seminar, lokakarya, kuliah umum yang diadakan pimpinan fakultas
13.Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakkan kegiatan magang / praktek kerja lapangan agar mendapatkan kelulusan yang berkwalitas
14.Departemen menyiapkan borang, laporan evaluasi diri per semester untuk meningkatkan nilai akreditas masing-masing departemen yang lebih baik 15.Dengan adanya kerja sama pihak fakultas dengan instasi luar maka beasiswa
BAB III
TOPIK PENELITIAN
3.1. Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi adalah metode dan prosedur untuk mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengikhtisarkan, mencatat dan melaporkan informasi keuangan yang disediakan bagi perusahaan atau suatu organisasi bisnis. Menurut Romney/Steinbart (2006:2) dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi, “sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”.
Dari definisi ini dapat dijelaskan bahwa sistem akuntansi adalah suatu rangkaian kegiatan untuk melaksankan proses pengolahan data akuntansi secara efisien sehingga menghasilkan informasi keuangan yang berguna dalam pengambilan keputusan. Suatu sistem akuntansi disusun secara baik maka secara tidak langsung merupakan suatu alat pengawasan yang bertujuan mendukung suatu keabsahan transaksi, sehingga infomasi atau laporan yang dihasilkan dapat dipercaya, hal ini sesuai dengan tujuan sistem akuntansi seperti yang dikemukakan oleh (Samsul, 1987: 58) yaitu:
1. Menyampaikan informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkat manajemen, pemilik atau pemegang saham secara tepat dan cepat. 2. Menyediakan informasi yang diperlukan oleh pihak luar
3. Menyempumakan kontrol melalui organisasi, prosedur-prosedur dan cara-cara lain untuk mengamankan harta kekayaan perusahaan.
4. Mengurangi biaya penyelenggaraan administratif ketingkat yang lebih rendah dan pada nilai manfaatnya.
Sistem akuntansi bisa dilaksanakan secara manual atau secara komputerisasi. Pencatatan secara manual dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dengan cukup baik bila jumlah data yang dikumpulkan, disimpan, dan digunakan relatif kecil. Namun, untuk perusahaan besar dengan database yang besar, pemerosesan secara manual tersebut terlalu mahal dan memakan banyak waktu. Oleh karena itu, sistem akuntansi yang terkomputerisasi telah semakin banyak digunakan karena biaya hardware dan software sudah cukup murah. Selain itu, sistem akuntansi secara komputerisasi memiliki tiga keuntungan utama dibandingkan dengan sistem manual.
Pertama, sistem yang secara komputerisasi menyederhanakan proses pencatatan dan penyimpanan data. Kedua, biasanya sistem ini lebih akurat dibandingkan dengan sistem manual. Ketiga, sistem ini juga menyediakan manajemen dengan informasi saldo akun yang terakhir (up-date) untuk mendukung pengambilan keputusan.
Suatu sistem informasi manajemen memanfaatkan baik manusia maupun sumber modal/capital dimana yang terdiri dari peralatan/mesin pengolah data. Untuk itu Fakultas menggunakan dua sistem pengolahan data antara lain sebagai berikut :
- Sistem pengolahan data secara manual dimana sebagian besar beban pengolahan data dilaksanakan oleh manusia.
- Sistem pengolahan data secara otomatis (Electronic Data Processing/ EDP), dimana sebagian besar beban pengolahan data dilakasakan oleh peralatan dan komputer.
Dimana kedua sistem pengolahan data yang digunakan oleh Ekonomi USU, ada beberapa tingkat kemutakhiran yang dapat dipakai. Tingkat kemutakhiran yang paling rendah dalam sistem pengolahan data dalam perusahaan adalah sistem yang seluruhnya manual, dimana oranglah yang melaksanakan semua fungsi pengolahan data tersebut sehingga prosesnya lebih banyak memakan waktu. Sistem seperti ini biasanya diterapkan oleh perusahaan setempat atau (lokal). Dalam perusahaan sejenis ini, mungkin tidak satu orang pun yang ditugaskan secara khusus untuk menangani pengolahan data akuntansi. Adapun sebagai gantinya fungsi ini merupakan tugas tambahan yang ditangani oleh beberapa orang yang bertanggung jawab.
lebih enak dibaca, mesin kalkulasi yang dapat meningkatkan kecepatan dan ketelitian kalkulasi/perhitungann
Hal ini bukanlah merupakan daftar yang lengkap untuk seluruh jenis mesin perusahaan yang bisa diperoleh. Pada umumnya mesin-mesin jenis ini terbukti dapat meningkatkan kecepatan dan keandalan pengolahan data dalam sistem manual.
Namun mesin-mesin itu masih membutuhkan bantuan manusia agar bisa berfungsi sebagaimana mestinya, sehingga peran manusia sebagai pengolah data tidak dapat dipandang rendah, meskipun pada kenyataannya mesin-mesin tersebut dapat meminimalisir kekurangan yang ada pada manusia dalam fungsinya sebagai pengolah data. Cepat atau lambat diakui bahwa kehadiran komputer akan membentuk suatu sistem tersendiri dalam suatu sistem informasi perusahaan.
3.2. Komputer sebagai Alat Sistem Informasi Akuntansi
Sistem hampir selalu terdiri dari beberapa subsistem kecil, yang masing-masing melakukan fungsi khusus yang penting untuk dan mendukung bagi sisten yang lebih besar, tempat mereka berada. Menurut Romney/Steinbart (2006;3) sistem informasi akuntansi terdiri dari lima komponen, yaitu:
1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan
berbagai fungsi.
2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang
dilibatkan dalam mengumpulkan, memperosas, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi.
3. Data tentang proses-proses bisnis organisasi.
4. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi.
5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan
pendukung, dan peralatan untuk komunikasi jaringan.
Fungsi sistem informasi akuntansi akan menjadi sangat penting jika kita memperhatikan peranan komputer dalam sistem informasi secara umum.
Dalam sistem informasi akuntansi yang berbasis komputer, laporan keuangan, dan laporan lainnya dapat diperoleh sesuai dengan keinginan pengguna karena komputer memberikan fasilitas posting dengan segera. Lebih dari itu sistem komputer memberikan fleksibelitas yang tinggi karena informasi di tangani dengan cara yang sangat akurat.
Sistem informasi akuntansi yang efektif penting bagi keberhasilan jangka panjang suatu perusahaan. Tanpa perangkat untuk mengawasi aktiva-aktiva yang terjadi tidak akan ada cara untuk memutuskan seberapa baik kinerja perusahaan yang telah di jalankan. Setiap perusahaan juga perlu menelusuri pengaruh-pengaruh berbagai aktivitas atas keputusan-keputusan yang berada di bawah pengawasannya. Informasi tentang para pelaku yang terlibat dalam suatu perusahaan tertenu penting untuk menetapkan tanggung jawab dari tindakan-tindakan yang diambil.
Sistem informasi merupakan sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, di proses menjadi informasi dan di distribusikan kepada para pemakai.
processing sangat membantu dalam meminimalisasikan kesalahan-kesalahan yang
sering terjadi pada saat menyusun sebuah laporan keuangan, data-data yang mengalami kesalahan penjurnalan atau kesalahan pada saat memasukkan nilai perhitungan dapat dengan segera diperbaiki tanpa harus mengulang proses perhitungan dari awal.
Pada Fakultas Ekonomi USU, komputer juga berperan penting dalam sistem informasi. Setelah tahap demi tahap yang dimulai dari pengumpulan data, input data, dan pengolahan data dilakukan, maka komputer pada Fakultas Ekonomi USU berperan dalam halnya membuat informasi.
Penyediaan sistem informasi sebagai pendukung proses administrasi pendidikan pada sebuah perguruan tinggi merupakan suatu kepentingan yang mutlak pada era saat ini. Di Fakultas Ekonomi USU bagian Tata Usaha mempunyai tugas mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan; melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat, dan melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi. Semua informasi yang disediakan dapat digunakan dalam berbagai hal seperti menganalisa sampai sejauh mana peningkatan kinerja Fakultas, menganalisa keberhasilan perencanaan hingga sebagai alat untuk mengambil keputusan.
Selain itu Fakultas juga menyediakan banyak informasi yang perlu diketahui oleh mahasiswa, seperti informasi registrasi ulang untuk memasuki semester baru dan informasi penting lainnya yang akan sangat menunjang kemajuan serta kelancaran mahasiswa di dalam menuntaskan studinya. Kadangkala Fakultas juga memberikan informasi seputar dunia kerja dimana ada beberapa instasi atau perusahaan yang membutuhkan karyawan meski masih berstatus mahasiswa.
3.3. Pengelolaan Data Elektronik
Pengolahan data Elektronik (PDE) atau Electronik Data Processing (EDP) yaitu pengolahan data dengan menggunakan komputer. Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kejadian. Data dapat berupa angka-angka, huruf-huruf atau simbol-simbol khusus atau gabungan darinya. Pengolahan data (data processing) adalah manipulasi dari data ke bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti, berupa suatu informasi (information) adalah hasil dari kegiatan pengolahan data yang memberikan bentuk yang lebih berarti dari suatu kejadian.
Pengertian Pengolahan Data secara Elektronik menurut Sondang P Siagian (2002;81) adalah sebagai berikut:
”Pengolahan data secara elektronik merupakan serangkaian kegiatan yang dimaksudkan untuk penyediaan informasi dengan menggunakan komputer yang mencakup pengumpulan, pemerosesan, penyimpanan, dan pengawasan hasil olahan tersebut”
dan akurasi yang tinggi, sehingga dapat digunakan sebagai alat pendukung pengambilan keputusan secara efektif.
Sedangkan pengertian Pengolahan Data Elektronik (PDE) atau Electronik Data Processing (EDP) menurut Bodnar (2001;4) sebagai berikut:
”Electronic Data Processing (EDP) is the us of computer technology to
perform ab organization’s transaction-oriented data processing. EDP is a
fundamental accounting information system applications in every organization.
As computer technologi has become common place, the term data processing
(DP) has become to have the same meaning as EDP. ”
Dari pengertian di atas, dapat dijelaskan bahwa Pengolahan Data Elektronik adalah penggunaan teknologi komputer untuk menunjukkan transaksi suatu organisasi yang berorientasi pada pemerosesan data. Suatu pengolahan data elektronik umumnya digunakan sebagai dasar dari penerapan sistem informasi akuntansi di setiap organisasi.
Pengolahan Data Elektronik yang dikenal dengan istilah komputer (computer) berasal dari bahasa latin computare yang berarti menghitung (to compute atau seckon). Oleh karena itu berikut akan diuraikan beberapa definisi
komputer.
Menurut Donal H. Sanders yang diahlibahasakan oleh Sugiarto (1999;1), definisi dari komputer adalah sebagai berikut:
menghasilkan output di bawah pengawasan suatu langkah-langkah, instruksi-instruksi program yang tersimpan di memori (stored program).”
Menurut William M. Foury yang diahlibahasakan oleh Jogiyanto (1993;3): “Komputer adalah suatu pemeroses data (data processor) yang dapat melakukan perhitungan yang besar dan cepat, termasuk perhitungan arithmatika yang besar atau operasi logika, tanpa campur tangan dari manusia mengoperasikan selama pmerosesan.”
Dari definisi di atas dapat dijelaskan bahwa komputer adalah: 1. Alat elektronik.
2. Dapat menerima input data. 3. Dapat mengolah data.
4. Dapat memberikan informasi.
5. Menggunakan suatu program yang tersimpan di memori komputer (stored program).
6. Dapat menyimpan program dan hasil pengolahan. 7. Bekerja secara otomotis.
Unsur-unsur Sistem Pengolahan Data Elektronik
Suatu sistem komputer atau pengolahan data elektronik memiliki unsur-unsur yang sangat berperan, yaitu:
1.) Perangkat Keras (Hardware)
Hardware merupakan peralatan komputer secara fisik yang membantu
suatu sistem komputer dan peralatan lainnya yang memungkinkan komputer dapat menjalankan fungsinya. Konfigurasi dasar dari perangkat keras terdiri dari Central Processing Unit (CPU), peralatan input data, dan peralatan untuk output
data. Komponen hardware yang utama adalah CPU. Di dalam CPU ada tiga bagian yang penting, yaitu control unit, arithmetic logic unit, dan internal storage unit.
Control unit berfungsi mengarahkan dan mengkoordinasi sistem yang
ada, baik pada saat entry dan pengambilan informasi dari internal storage maupun kegiatan perpindahan data dari storage dan arithmetic logic unit. Arithmetic logic unit memiliki kemampuan untuk melakukan perhitungan matematika dan operasi
logika. Internal storage unit merupakan memori komputer, yaitu menyimpan program dan data yang diproses.
Data yang dimasukan melalui peralatan input diolah dalam CPU sesuai dengan program (software) yang digunakan. Hasil pemrosesan yang dilakukan CPU akan dikeluarkan atau ditampilkan dalam peralatan output (layar/printer).
Komputer yang ada pada Fakultas telah terhubung dengan jaringan internet yang memiliki kecepatan cukup tinggi.
2.) Perangkat Lunak (Software)
Software merupakan komponen di luar komputer yang berupa instruksi
yang diperlukan oleh komputer guna memproses dan menghasilkan data atau informasi sesuai dengan kehendak dari instruksi tersebut. Software terdiri dari:
a. Operating System Software
Terdiri dari program-program yang mengatur peralatan input / out put agar berfungsi sebagai mana mestinya. Operating system yang digunakan oleh Fakultas adalah jenis microsoft disk operating system ( MS DOS ).
b. Application Software
Merupakan paket program yang telah siap pakai dimana program tersebut melaksanakan tugas-tugas tertentu, application software yang digunakan adalah microsoft word yang berfungsi sebagai sistem pengolah kata dan data, microsoft excel yang berfungsi sebagai pengolah data angka dan table, serta microsoft access untuk membuat kumpulan file yang berelasi.
3). Perangkat Manusia (Brainware)
Brainware adalah manusia yang terlibat di dalam mengoperasikan serta
a. System Analyst dan Designer, yang bertanggung jawab atas analisa dan
rancangan suatu sistem aplikasi yang akan dimuat programnya.
b. Programmer, bertugas membuat flowchart untuk aplikasi komputer,
menyiapkan instruksi-instruksi komputer, menguji program dan mendokumentasikan hasilnya. Programmer tidah diperbolehkan memasukan data input operasi komputer.
c. Computer Operator, yang bertanggung jawab untuk mengolah data
melalui sistem yang behubungan dengan komputer.
d. Librarian, bertanggung jawab untuk menyimpan dan memelihara
program-program, file transaksi, dan catatan-catatan penting lainnya.
e. Data Control Group, bertanggung jawab untuk menguji ketelitian dan
efisiensi dari seluruh aspek-aspek sistem.
f. Database Administrator, adalah orang yang bertanggung jawab terhadap
database suatu organisasi.
Metode Pengolahan Data Elektronik
Metode yang biasa digunakan dalam pengolahan data elektronik adalah sbagai berikut:
1.) Batch Processing
dalam hal-hal yang sama untuk suatu periode tertentu. Data dikumpulkan dan disimpan sampai waktu yang telah ditentukan tiba dan sering dalam relatif besar.
Ada 6 dasar operasi di dalam batch processing , yaitu:
a. Operasi konversi (convertion run), merupakan tahapan proses pengubahan data yang direkam ke file transaksi.
b. Operasi koreksi (edit run), merupakan tahap pengoreksian data yang telah dipindahkan diedit dan divalidasi.
c. Operasi pengurutan (sort run), merupakan tahapan pengurutan data yang disesuaikan dengan kata kunci file induk.
d. Operasi pemriharaan file (file maintenance run), merupakan operasi untuk memelihara file transaksi yang telah diurutkan.
e. Operasi pengutipan file (file extraction run), merupakan suatu proses pengambilan atau pengutipan data file tertentu yang direkam di file lain.
f. Operasi penghasil laporan (report generation run), merupakan operasi untuk keluaran data laporan.
Batch processing mempunyai beberapa kebaikan, yaitu lebih efisien, data
transksi lebih mudah dikoreksi bila terjadi kesalahan sebelum dilakukan proses pemutakhiran file induk, dan program lebih mudah dibuat.
2.) On-line Processing
On-line Processing disebut juga dengan transaction processing. Metode
secara segera dan langsung digunakan untuk memutakhirkan file induk. Adapun datanya yang terdiri dari:
a. entry dan edit data yaitu selama proses pemasukan data berlangsung data diedit dulu untuk mengecek kesalahan.
b. Pemutakhiran dan pemeliharaan arsip, yaitu kegiatan ketika memasukan data transaksi operator memberitahu sistem komputer jenis transaksi dan jenis tindakan. Rangkaian program aplikasi yang sesuai kemudian dipanggil dari penyimpanan sekunder dan digunakan untuk melakukan pemerosesan.
c. Pertanyaan arsip, yaitu bila ada informasi yang diperlukan operator akan ditarik oleh perangkat lunak dan informasi yang diperlukan akan muncul dengan cepat.
d. Pembuatan laporan, sistem on-line dapat menghasilkan barbagai macam dokumen dan laporan bekala yang sama dengan pemerosesan bacth.
Kebaikan-kebaikan on-line processing adalah: file induk setiap saat dalam keadaan mutakhir sehingga informasi tersedia setiap saat, urutan-urutan pemerosesan yang rumit tidak diperlukan karena dapat terdiri dari sebuah proses saja, umumnya menggunakan media penyimpanan cakram magnetik maka data dapat dengan cepat mudah untuk diretrieve dari masing-masing record.
Secara garis besar aktivitas pemrosesan yang dilakukan terhadap komputer pada Fakultas Ekonomi USU antara lain adalah:
- Calculating, yaitu dengan melakukan proses secara sistematis.
- Shorting, yaitu mengklasifikasikan data dengan cepat berdasarkan kriteria-kriteria tertentu.
- Transaction, yaitu dapat memberikan informasi yang cepat dari satu
tempat ke tempat lain dengan cepat.
- Verification, yaitu memeriksa data apakah data tersebut benar dan
layak untuk menjadi input dalam satu proses.
Peranan Electronik Data Processing (EDP) pada Fakultas, memiliki kedudukan yang cukup penting. Hal ini dapat terlihat dari berbagai kegiatan yang berhubungan dengan administrasi ataupun akademik, selalu mengandalkan komputer dalam realisasinya, terutama dalam hal pemrosesan data.
Untuk mengetahui kebutuhan informasi bagi pihak luar maupun dalam Fakultas maka disusunlah suatu sistem. Sistem ini dirancang guna menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak luar Fakultas maupun dalam Fakultas. Disamping itu, dengan diterapkannya sistem Electronik Data Processing (EDP), maka Fakultas dapat lebih efisien dan efekitif dalam penggunaan sumber daya yang dimiliki, serta dapat meminimalisasi biaya operasioanal.
3.4. Pengawasan Keamanan Komputer
Keamanan merupakan faktor penting yang perlu diperhatikan dalam pengoperasian sistem informasi, yang dimaksudkan untuk mencegah ancaman terhadap sistem serta untuk mendeteksi dan membetulkan akibat segala kerusakan sistem. Ancaman terhadap keamanan antara lain dapat berupa:
- Mengubah data.
Sebagai contoh, perubahan nilai pada transkrip sekolah, tambahkan "uang" untuk rekening giro, dll tidak sah perubahan data umumnya merupakan perbuatan curang.
Kesalahan ini dapat mengakibatkan hilangnya data atau kerusakan perangkat. - Virus
Gangguan virus yang berasal dari dalam maupun luar jaringan lokal karena jaringan terhubung dengan internet.
- Hacker
Gangguan ini berasal dari orang yang sengaja menjebol server untuk suatu tujuan tertentu, yang mungkin merugikan sistem.
- Bencana
Hal ini merupakan sebab non teknis yang dapat merusak perangkat sistem seperti kebakaran, banjir, gempa bumi, dan sebagainya.
1. Pengawasan Umum
Adapun usaha-usaha yang dilakukan oleh perusahaan untuk pengawasan umum yaitu :
- Peralatan komputer secara khusus diletakkan dalam suatu ruangan yang paling aman, agar peralatan komputer tidak panas, maka ruangan komputer dilengkapi dengan alat pendingin. Dan ruangan yang tertutup sehingga lebih terjaga dari debu dan kotoran.
- Memiliki hanya satu atau dua jalan masuk ke ruang komputer, jalan masuk tersebut harus di kunci dengan aman serta diawasi dengan baik oleh penjaga keamanan.
- Petugas yang memasuki ruangan komputer harus memiliki ID pegawai yang sesuai.
- Menggunakan sistem alarm untuk mendeteksi akses yang tidak memiliki otorisasi saat di luar jam kerja.
- Service komputer dilakukan secara teratur oleh perusahaan yakni berupa
pembersihan disk drive, monitor dan juga peralatan lainnya.
- Pemasangan beberapa stabilizer guna menghindari adanya tekanan listrik. - Memasang kunci ke PC dan peralatan komputer lainnya.
Usaha-usaha pengawasan yang perlu dilakukan Fakultas demi terjaganya keamanan, antara lain:
dilengkapi dengan alat pendingin. Dan ruangan yang tertutup sehingga lebih terjaga dari debu dan kotoran.
- Memiliki hanya satu atau dua jalan masuk ke ruang komputer, jalan masuk tersebut harus di kunci dengan aman serta diawasi dengan baik oleh penjaga keamanan.
- Membatasi akses ke lokasi sistem hanya boleh dimasuki orang-orang yang berwewenang saja.
- Service komputer dilakukan secara teratur oleh perusahaan yakni berupa
pembersihan disk drive, monitor dan juga peralatan lainnya.
- Pemasangan beberapa stabilizer guna menghindari adanya tekanan listrik. - Pemakaian password dalam akses ke sistem.
- Pemakaian virus detector dan software anti virus. - Prosedur logging, last update, dan audit trial.
2. Pengawasan Aplikasi
Pengawasan juga dilakukan dalam proses pengolahan oleh CPU untuk memonitor proses proses pengolahan dan untuk mengetahui data yang mengalami ketidak sesuaian dalam pencatatan yang akan di evaluasi kembali dengan membandingkan apakah sudah sesuai dengan hasil yang diharapkan.
3.5 Keuntungan Menggunakan Komputer dalam Sistem Akuntansi
Keuntungan yang paling penting dari menggunakan komputer adalah kecepatan yang bisa kita dapatkan Akuntansi dilakukan. Disamping itu kita dapat dengan mudah melakukan fungsi-fungsi akuntansi seperti memposting buku besar. Dengan komputer seseorang dapat menerima neraca, laporan laba rugi atau laporan akuntansi lainnya di waktu singkat.
Keuntungan utama penggunaan program akuntansi komputer meliputi:
* Kecepatan :seluruh pencatatan dapat dilakukan dengan lebih cepat
* Produksi dokumen otomatis : mencetak faktur catatan kredit, pernyataan berjalan, proses penggajian dengan cepat.
* Akurasi : Meminimalkan kesalahan karena hanya ada satu entriakun yang dibutuhkan untuk setiap transaksi.
* Ketersediaan informasi :data dapat tersedia untuk pengguna yang berbeda
* keterbacaan data : data yang tampil di layar dan dicetak harus selalu dapat dibaca dan
sesuai agar tidak menimbulkan kesalahan.
* efisiensi : meminimalkan kesalahan yang mungkin terjadi dan selesai dengan tepat
waktu.
* Staf motivasi : sistem ini sangat memerlukan staf yang akan dilatih agar memiliki
keterampilan demi kelangsungan proses tersebut dikarenakan tanpa staf yang memiliki
skill yang baik pemrograman ini juga tidak akan bisa terlaksana dengan baik pula.
Manfaat mengadopsi sistem komputerisasi dalam pelaksanaan sistem akuntansi adalah:
- Mengurangi investasi Inventaris:
Perusahaan-perusahaan tidak perlu melakukan pembelian persediaan seperti buku buku,
buku akuntansi, alat tulis, dll Oleh karena penurunan investasi dan menguntungkan bagi
perusahaan yang perlu untuk menghemat biaya.
- Peningkatan manajemen aset:
Sistem terkomputerisasi membantu meningkatkan manajemen aset yang dapat melacak berbagai aset perusahaan dengan meminimalkan kesalahan yang mungkin terjadi dengan efisien sehingga menghemat biaya.
- Peningkatan pengambilan keputusan:
- Terselesaikan redundansi data dan masalah integritas:
Dengan menerapkan sistem komputerisasi, ada peningkatan koordinasi dan integrasi yang lebih besar antara berbagai departemen. Oleh karena itu ada efisiensi yang lebih besar dan bermanfaat untuk tujuan-tujuan perusahaan.
- Meningkatkan fleksibilitas dan tanggapan:
Ada fleksibilitas yang lebih besar dan respon setelah mengadopsi sistem komputerisasi sebagai masing-masing departemen dapat bekerja dan mengkoordinasikan mulus dengan kesalahan minimal dan dapat menanggapi masalah dengan cepat.
- Peningkatan pelayanan dan kepuasan pelanggan:
BAB IV
PENUTUP
4.1
a. Komputer sebagai salah satu hasil karya manusia, memiliki dampak yang sangat besar bagi kehidupan manusia.
b. Komputer mampu membantu dalam pengelolaan data yang bersifat rutin, karena mempunyai kemampuan yang tinggi dalam hal ketelitian, kecepatan proses yang tinggi, kapasitas penyimpan data yang besar sehingga lebih efisien terhadap biaya, waktu, dan tenaga.
c. Penerapan pengolahan data elektronik dapat mewujudkan kelancaran dalam fungsi operasional yang meliputi proses administrasi pendidikan, maka dengan melibatkan data elektronik masalah-masalah yang timbul bisa terselesaiakan dengan baik dan mampu memberikan informasi yang bermanfaat.
Oleh karena itu penting bagi kita untuk membuat pertimbangan yang cermat selama menerapkan sistem komputerisasi dalam perusahaan/fakultas ini begitu juga dengan rencana sedemikian rupa sehingga transisi dari sistem akuntansi manual ke sistem komputerisasi akuntansi berjalan dengan baik.
4.2
Romney, Marshall B., Steinbart, Paul John, 2006, Accounting Information System, Edisi Ke Sembilan, Salemba Empat, Jakarta.
Hall, James A., 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi I, Salemba Empat, Jakarta. Bodnar,2001, Pengenalan Komputer_Jogiyanto
Mustofa, Samsul, 1987, Sistem Informasi Akuntansi Pendekatan Manajerial .
Siagian, Sondang P, 2002, Microsoft Excel, Mengolah Data Secara Profesional, Andi Offset, Yogyakarta.
Sanders, Donal H, 1999, Dasar-dasar Pengolahan Data Elektronis_Sugiarto Foury, William M, 1993, Pengolahan Data Elektronis_Jogiyanto
Grudinsku G., J. Burch, (1989), Sistem Informasi Wiley Jhon and Sons, Theory and Practice, 5th Edition
Weerd, I., 2005, Wem: A Desain CMSbased Implementasi Method untuk Web, lembaga informasi dan ilmu komputer, Universitas Utrecht, laporan teknis Basset PH, 1993, Internal Control Account Computeritation, 3rd Edition,
