BAB III TOPIK PENELITIAN
3.3. Pengelolaan Data Elektronik
Pengolahan data Elektronik (PDE) atau Electronik Data Processing (EDP) yaitu pengolahan data dengan menggunakan komputer. Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kejadian. Data dapat berupa angka-angka, huruf-huruf atau simbol-simbol khusus atau gabungan darinya. Pengolahan data (data processing) adalah manipulasi dari data ke bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti, berupa suatu informasi (information) adalah hasil dari kegiatan pengolahan data yang memberikan bentuk yang lebih berarti dari suatu kejadian.
Pengertian Pengolahan Data secara Elektronik menurut Sondang P Siagian (2002;81) adalah sebagai berikut:
”Pengolahan data secara elektronik merupakan serangkaian kegiatan yang dimaksudkan untuk penyediaan informasi dengan menggunakan komputer yang mencakup pengumpulan, pemerosesan, penyimpanan, dan pengawasan hasil olahan tersebut”
Seperti telah dikatakan di atas hasil pengolahan data adalah sejumlah informasi yang memenuhi persyaratan kelengkapan, kemutakhiran, keandalan,
dan akurasi yang tinggi, sehingga dapat digunakan sebagai alat pendukung pengambilan keputusan secara efektif.
Sedangkan pengertian Pengolahan Data Elektronik (PDE) atau Electronik Data Processing (EDP) menurut Bodnar (2001;4) sebagai berikut:
”Electronic Data Processing (EDP) is the us of computer technology to
perform ab organization’s transaction-oriented data processing. EDP is a fundamental accounting information system applications in every organization. As computer technologi has become common place, the term data processing (DP) has become to have the same meaning as EDP. ”
Dari pengertian di atas, dapat dijelaskan bahwa Pengolahan Data Elektronik adalah penggunaan teknologi komputer untuk menunjukkan transaksi suatu organisasi yang berorientasi pada pemerosesan data. Suatu pengolahan data elektronik umumnya digunakan sebagai dasar dari penerapan sistem informasi akuntansi di setiap organisasi.
Pengolahan Data Elektronik yang dikenal dengan istilah komputer (computer) berasal dari bahasa latin computare yang berarti menghitung (to compute atau seckon). Oleh karena itu berikut akan diuraikan beberapa definisi komputer.
Menurut Donal H. Sanders yang diahlibahasakan oleh Sugiarto (1999;1), definisi dari komputer adalah sebagai berikut:
“Komputer adalah sistem elektronik untuk memanipulasi data yang cepat dan tepat dan dapat dirancang dan diorganisasikan supaya secara otomatis menerima dan menyimpan data input, memprosesnya dan
menghasilkan output di bawah pengawasan suatu langkah-langkah, instruksi-instruksi program yang tersimpan di memori (stored program).”
Menurut William M. Foury yang diahlibahasakan oleh Jogiyanto (1993;3): “Komputer adalah suatu pemeroses data (data processor) yang dapat melakukan perhitungan yang besar dan cepat, termasuk perhitungan arithmatika yang besar atau operasi logika, tanpa campur tangan dari manusia mengoperasikan selama pmerosesan.”
Dari definisi di atas dapat dijelaskan bahwa komputer adalah: 1. Alat elektronik.
2. Dapat menerima input data. 3. Dapat mengolah data.
4. Dapat memberikan informasi.
5. Menggunakan suatu program yang tersimpan di memori komputer (stored program).
6. Dapat menyimpan program dan hasil pengolahan. 7. Bekerja secara otomotis.
Khusus pada Akademik Fakultas Ekonomi sendiri informasi yang dihasilkan adalah daftar mata kuliah yang ditawarkan, informasi nilai ujian, jadwal kuliah, transkrip nilai, daftar wisuda, dan informasi lainnya yang berhubungan di bidang pendidikan.
Unsur-unsur Sistem Pengolahan Data Elektronik
Suatu sistem komputer atau pengolahan data elektronik memiliki unsur- unsur yang sangat berperan, yaitu:
1.) Perangkat Keras (Hardware)
Hardware merupakan peralatan komputer secara fisik yang membantu suatu sistem komputer dan peralatan lainnya yang memungkinkan komputer dapat menjalankan fungsinya. Konfigurasi dasar dari perangkat keras terdiri dari Central Processing Unit (CPU), peralatan input data, dan peralatan untuk output data. Komponen hardware yang utama adalah CPU. Di dalam CPU ada tiga bagian yang penting, yaitu control unit, arithmetic logic unit, dan internal storage unit.
Control unit berfungsi mengarahkan dan mengkoordinasi sistem yang ada, baik pada saat entry dan pengambilan informasi dari internal storage maupun kegiatan perpindahan data dari storage dan arithmetic logic unit. Arithmetic logic unit memiliki kemampuan untuk melakukan perhitungan matematika dan operasi logika. Internal storage unit merupakan memori komputer, yaitu menyimpan program dan data yang diproses.
Data yang dimasukan melalui peralatan input diolah dalam CPU sesuai dengan program (software) yang digunakan. Hasil pemrosesan yang dilakukan CPU akan dikeluarkan atau ditampilkan dalam peralatan output (layar/printer).
Fakultas Ekonomi USU menggunakan personal computer dalam pengolahan datanya. Personal computer yang digunakan pada Fakultas memiliki muatan yang cukup besar mengingat makin banyaknya data yang perlu dikelola.
Komputer yang ada pada Fakultas telah terhubung dengan jaringan internet yang memiliki kecepatan cukup tinggi.
2.) Perangkat Lunak (Software)
Software merupakan komponen di luar komputer yang berupa instruksi yang diperlukan oleh komputer guna memproses dan menghasilkan data atau informasi sesuai dengan kehendak dari instruksi tersebut. Software terdiri dari:
a. Operating System Software
Terdiri dari program-program yang mengatur peralatan input / out put agar berfungsi sebagai mana mestinya. Operating system yang digunakan oleh Fakultas adalah jenis microsoft disk operating system ( MS DOS ).
b. Application Software
Merupakan paket program yang telah siap pakai dimana program tersebut melaksanakan tugas-tugas tertentu, application software yang digunakan adalah microsoft word yang berfungsi sebagai sistem pengolah kata dan data, microsoft excel yang berfungsi sebagai pengolah data angka dan table, serta microsoft access untuk membuat kumpulan file yang berelasi.
3). Perangkat Manusia (Brainware)
Brainware adalah manusia yang terlibat di dalam mengoperasikan serta mengatur sestem komputer. Komponen brainware umumnya dibagi dalam bagian yang dapat menunjang adanya internal check yanag memadai, yaitu:
a. System Analyst dan Designer, yang bertanggung jawab atas analisa dan rancangan suatu sistem aplikasi yang akan dimuat programnya.
b. Programmer, bertugas membuat flowchart untuk aplikasi komputer,
menyiapkan instruksi-instruksi komputer, menguji program dan mendokumentasikan hasilnya. Programmer tidah diperbolehkan memasukan data input operasi komputer.
c. Computer Operator, yang bertanggung jawab untuk mengolah data
melalui sistem yang behubungan dengan komputer.
d. Librarian, bertanggung jawab untuk menyimpan dan memelihara
program-program, file transaksi, dan catatan-catatan penting lainnya.
e. Data Control Group, bertanggung jawab untuk menguji ketelitian dan
efisiensi dari seluruh aspek-aspek sistem.
f. Database Administrator, adalah orang yang bertanggung jawab terhadap
database suatu organisasi.
Metode Pengolahan Data Elektronik
Metode yang biasa digunakan dalam pengolahan data elektronik adalah sbagai berikut:
1.) Batch Processing
Pengolahan data dengan sistem ini mengikuti suatu prosedur. Data yang akan diolah dikumpulkan untuk suatu periode tertentu, kemudian dilakukan pengolahan data oleh komputer. Batch processing menyangkut pengolahan data
dalam hal-hal yang sama untuk suatu periode tertentu. Data dikumpulkan dan disimpan sampai waktu yang telah ditentukan tiba dan sering dalam relatif besar.
Ada 6 dasar operasi di dalam batch processing , yaitu:
a. Operasi konversi (convertion run), merupakan tahapan proses pengubahan data yang direkam ke file transaksi.
b. Operasi koreksi (edit run), merupakan tahap pengoreksian data yang telah dipindahkan diedit dan divalidasi.
c. Operasi pengurutan (sort run), merupakan tahapan pengurutan data yang disesuaikan dengan kata kunci file induk.
d. Operasi pemriharaan file (file maintenance run), merupakan operasi untuk memelihara file transaksi yang telah diurutkan.
e. Operasi pengutipan file (file extraction run), merupakan suatu proses pengambilan atau pengutipan data file tertentu yang direkam di file lain.
f. Operasi penghasil laporan (report generation run), merupakan operasi untuk keluaran data laporan.
Batch processing mempunyai beberapa kebaikan, yaitu lebih efisien, data transksi lebih mudah dikoreksi bila terjadi kesalahan sebelum dilakukan proses pemutakhiran file induk, dan program lebih mudah dibuat.
2.) On-line Processing
On-line Processing disebut juga dengan transaction processing. Metode pengolahan ini mempunyai karakteristik tertentu, yaitu transaksi yang terjadi
secara segera dan langsung digunakan untuk memutakhirkan file induk. Adapun datanya yang terdiri dari:
a. entry dan edit data yaitu selama proses pemasukan data berlangsung data diedit dulu untuk mengecek kesalahan.
b. Pemutakhiran dan pemeliharaan arsip, yaitu kegiatan ketika memasukan data transaksi operator memberitahu sistem komputer jenis transaksi dan jenis tindakan. Rangkaian program aplikasi yang sesuai kemudian dipanggil dari penyimpanan sekunder dan digunakan untuk melakukan pemerosesan.
c. Pertanyaan arsip, yaitu bila ada informasi yang diperlukan operator akan ditarik oleh perangkat lunak dan informasi yang diperlukan akan muncul dengan cepat.
d. Pembuatan laporan, sistem on-line dapat menghasilkan barbagai macam dokumen dan laporan bekala yang sama dengan pemerosesan bacth.
Kebaikan-kebaikan on-line processing adalah: file induk setiap saat dalam keadaan mutakhir sehingga informasi tersedia setiap saat, urutan-urutan pemerosesan yang rumit tidak diperlukan karena dapat terdiri dari sebuah proses saja, umumnya menggunakan media penyimpanan cakram magnetik maka data dapat dengan cepat mudah untuk diretrieve dari masing-masing record.
Secara garis besar aktivitas pemrosesan yang dilakukan terhadap komputer pada Fakultas Ekonomi USU antara lain adalah:
- Calculating, yaitu dengan melakukan proses secara sistematis.
- Efisiency, yaitu meningkatkan efisiensi baik dari segi waktu, tenaga maupun dalam segi biaya.
- Shorting, yaitu mengklasifikasikan data dengan cepat berdasarkan kriteria-kriteria tertentu.
- Transaction, yaitu dapat memberikan informasi yang cepat dari satu
tempat ke tempat lain dengan cepat.
- Verification, yaitu memeriksa data apakah data tersebut benar dan
layak untuk menjadi input dalam satu proses.
Peranan Electronik Data Processing (EDP) pada Fakultas, memiliki kedudukan yang cukup penting. Hal ini dapat terlihat dari berbagai kegiatan yang berhubungan dengan administrasi ataupun akademik, selalu mengandalkan komputer dalam realisasinya, terutama dalam hal pemrosesan data.
Untuk mengetahui kebutuhan informasi bagi pihak luar maupun dalam Fakultas maka disusunlah suatu sistem. Sistem ini dirancang guna menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak luar Fakultas maupun dalam Fakultas. Disamping itu, dengan diterapkannya sistem Electronik Data Processing (EDP), maka Fakultas dapat lebih efisien dan efekitif dalam penggunaan sumber daya yang dimiliki, serta dapat meminimalisasi biaya operasioanal.