TUGAS AKHIR
PERANAN KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAH DATA AKUNTANSI PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Oleh :
WENNY ANGGRAINI 102102102
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK
NAMA : WENNY ANGGRAINI
NIM : 102102102
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL TUGAS AKHIR : PERANAN KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAH DATA AKUNTANSI PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal Dosen Pembimbing Tugas Akhir
(Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak ) NIP. 19550914 198103 1 005
Tanggal Ketua Program Diploma III Akuntansi
Drs. Rustam, M.Si, Ak NIP. 131 127 370
Tanggal Plt Dekan Fakultas Ekonomi
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : WENNY ANGGRAINI
NIM : 102102102
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL TUGAS AKHIR : PERANAN KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAH DATA AKUNTANSI PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, 2013
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur kita panjatkan kehadirat Allah Yang Maha Esa
yang telah melimpahkan rahmat serta karunia yang begitu besar kepada penulis,
sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir guna melengkapi salah satu
syarat untuk menyelesaikan pendidikan Program Studi Diploma III Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dalam penyelesaian tugas akhir
ini, penulis banyak menerima bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak. Untuk
itu penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Drs. H. Arifin Lubis, MM. Ak selaku Plt. Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara, beserta seluruh dosen dan staf pengajar lain yang
telah memberikan bimbingan dan ilmu yang bermanfaat kepada penulis selama
duduk di bangku perkuliahan.
2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak selaku sekretaris Program Studi Diploma
III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak selaku dosen pembimbing yang telah
bersedia meluangkan waktu dan pikirannya untuk membimbing dan memberikan
petunjuk kepada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
5. Teristimewa kepada orang tua penulis, Ayahanda Ruslan dan Ibunda Elly Jaliany,
yang telah membesarkan dan memberikan kasih sayang, serta memberikan
dukungan berupa moril, material, dan doa yang tiada hentinya sehingga penulis
6. Kakak dan adik penulis tersayang Hesty Chintia Dewi dan Fitria Natasha,yang telah
memberi doa dan support yang selalu diberikan kepada penulis.
7. Bapak / Ibu Dosen pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah
memberikan perkuliahan sehingga penulis dapat menyelesaikan studi perkuliahan.
8. Sahabat-sahabatku seperjuangan Widya Pratiwi, Evva Yulinda, Indah Siregar dan
Ardiansyah serta teman-teman magangku khususnya kelompok 8 terimakasih atas
persahabatan kalian selama ini. Untuk Marwiyah, Alvi Mahdayani, Sinta Lestari,
Nurul Aulia Sani, Ririn Lestari, Devi Adnanti dan semua teman-teman stambuk 2010
Prodip Akuntansi Grup B, kalian teman yang tak tergantikan.
Semoga Tuhan memberikan balasan atas semua bantuan yang diberikan.
Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini jauh dari kesempurnaan oleh karena
keterbatasan kemampuan penulis. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati
penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca demi
peningkatan mutu penulisan tugas akhir ini. Akhirnya penulis berharap semoga
tugas akhir ini dapat menambah dan memperluas pengetahuan kita semua, terima
kasih.
Medan, Januari 2013
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ...v
DAFTAR GAMBAR ... vi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 3
C. Tujuan Penelitian ... 3
D. Manfaat Penelitian ... 4
E. Rencana Penulisan ... 4
1. Jadwal survei ... 4
2. Rencana isi ... 5
BAB II FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA 7 A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 7
B. Jenis Kegiatan ... 9
C. Struktur Organisasi ... 10
D. Job Description ... 14
E. Kinerja Kegiatan Terkini ... 19
F. Rencana Kegiatan ... 20
BAB III PERANAN KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAH DATA AKUNTANSI PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA ... 21
A. Pengenalan Komputer ... 21
1. Definisi dan peranan komputer ... 21
2. Ciri-ciri khusus kemampuan komputer ... 23
3. Dampak komputerisasi ... 28
4. Siklus pemrosesan informasi ... 30
5. Komponen-komponen komputer ... 34
B. Peranan Komputer ... 39
C. Peranan Komputer Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU ... 40
1. Sebagai alat pengolah data ... 40
2. Sebagai alat pemrosesan data ... 40
3. Sebagai alat penyimpan data ... 41
4. Sebagai alat untuk mengawasi dan pengaman data ... 42
5. Sebagai pembuat informasi ... 42
D. Analisa dan Evaluasi ... 43
BAB IV PENUTUP ... 48
B. Saran ... 49
DAFTAR TABEL
Nomor Judul Halaman
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian ...5
DAFTAR GAMBAR
Nomor Judul Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara... 11
Gambar 3.1 Model Sistem Informasi Akuntansi secara Manual... 33
Gambar 3.2 Model Sistem Informasi Akuntansi dengan Komputer... 34
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Informasi dari suatu organisasi, terutama informasi keuangan, dibutuhkan
oleh berbagai macam pihak yang berkepentingan. Untuk memenuhi kebutuhan
informasi bagi pihak luar maupun dalam organisasi, disusun suatu sistem
informasi akuntansi. Sedangkan informasi itu sendiri dapat kita artikan sebagai
suatu aktivitas pelayanan jasa (service activity). Fungsinya adalah menyediakan
informasi kuantitatif terutama yang bersifat financial (keuangan) tentang satuan
ekonomi dalam pengambilan pilihan-pilihan yang layak di antara berbagai
alternatif tindakan.
Perkembangan teknologi informasi membawa dampak terhadap hampir
seluruh aspek dan pengolahan bisnis. Pada saat ini pemanfaatan teknologi
informasi sudah tidak dapat diabaikan lagi.
Sistem informasi akuntansi menghasilkan dan menyediakan
informasi-informasi keuangan yang menjadi dasar pemikiran utama dan pengambilan
keputusan secara ekonomis dan yuridis serta dapat mempengaruhi kelangsungan
hidup.
Informasi keuangan yang tidak relevan akan menghasilkan keputusan yang
salah. Keputusan yang salah akan mengakibatkan kebijakan-kebijakan yang
diterapkan pada organisasi juga akan salah. Kesalahan juga akan mengganggu
kegiatan operasional organisasi termasuk kelangsungan hidup organisasi di masa
dituntut harus memiliki sistem informasi yang baik dan handal, sehingga
menghasilkan informasi yang relevan, akurat, dan tepat waktu.
Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin canggih dan
modern maka diharapkan dapat membantu pihak manajemen dalam mengatasi
hambatan dan masalah yang timbul untuk menghasilkan informasi yang
dibutuhkan dalam pengambilan keputusan. Electronic Data Processing (EDP)
atau komputer merupakan suatu contoh hasil dari kemajuan teknologi.
Kehadiran komputer sebagai sarana pengolah data merupakan salah satu
faktor yang digunakan dalam setiap perguruan tinggi. Teknologi perangkat keras
maupun perangkat lunak komputer berkembang dengan sangat pesatnya dan
dalam beberapa tahun saja perangkat keras komputer telah kadaluarsa.
Teknologi komputer dapat menghasilkan informasi yang begitu cepat
sesuai kebutuhan manajemen. Selain itu, teknologi komputer berperan dalam
meningkatkan kinerja suatu organisasi. Dengan kemampuan komputer untuk
menghitung angka-angka, menganalisa, dan menyimpan data secara massal,
menyajikan informasi dalam bentuk huruf, angka, gambar, maupun grafik yang
lebih cepat, rapi dan akurat maka pemanfaatan komputer dalam pengelolaan data
akuntasi merupakan alternatif terbaik sebagai usaha untuk menyelesaikan
informasi secara tepat dan akurat bagi pihak yang membutuhkan. Komputer juga
dapat menyimpan data lebih banyak dan lebih terorganisir yang berhubungan
dengan aktivitas organisasi setiap saat yang sewaktu-waktu dibutuhkan kembali.
Sebelum hadirnya komputer, pengelolaan data dilakukan secara manual.
pengelolaan data yang sangat lambat, tidak akurat, dan sering terjadi kesalahan
akibat pengelolaan data dilakukan oleh sumber daya manusia. Oleh karena itu,
manajemen suatu organisasi kesulitan dalam mengambil keputusan dikarenakan
keterlambatan dalam memperoleh informasi.
Berdasarkan alasan dan pertimbangan tersebut, penulis ingin mendalami
peranan komputer sebagai pengolah data pada Fakultas Ekonomi. Oleh karena itu,
penulis tertarik mengambil judul “Peranan Komputer Sebagai Pengolah Data Akuntansi Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
B. Perumusan Masalah
Mengingat pentingnya peranan komputer dalam suatu fakultas, maka
penulis ingin mendalami pembahasan ini dengan melakukan penelitian di Fakultas
Ekonomi. Adapun permasalahan yang akan dibahas oleh penulis adalah
“Bagaimana Fakultas Ekonomi USU memanfaatkan komputer sebagai pengolah
data akuntansi pada bagian Tata Usaha?”
C. Tujuan Penelitian
Suatu penelitian pada umumnya dilaksanakan untuk menghasilkan atau
memenuhi beberapa tujuan yang hendak dicapai. Agar penelitian itu
menggambarkan yang sebenarnya maka perlu dibatasi pembahasannya agar lebih
terarah, sehingga tujuan penelitian dapat sejalan dan konsisten dengan judul
1. Untuk melengkapi syarat guna menyelesaikan pendidikan di program
Diploma III Fakultas Ekonomi jurusan akuntansi Universitas Sumatera
Utara.
2. Untuk mengetahui sejauh mana peranan komputer sebagai pengolah data
yang berguna dalam perencanaan dan pengambilan keputusan yang
digunakan oleh bagian Tata Usaha FE USU untuk meningkatkan kinerja.
3. Untuk mendapatkan gambaran dalam memanfaatkan informasi yang
diperoleh dari pengelolaan data secara elektronik.
4. Memberikan informasi kepada penulis tentang perbedaan yang ada antara
praktek dan teori yang dipelajari selama proses perkuliahan.
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi penulis
Untuk menambah dan memperluas wawasan penulis mengenai pengolahan
sistem komputer pada fakultas.
2. Bagi Fakultas Ekonomi
Sebagai bahan masukan dan pertimbangan dalam mengambil langkah
selanjutnya mengenai peranan komputer untuk mengolah data.
3. Bagi peneliti sejenis
Sebagai bahan masukan untuk menyempurnakan penelitian-penelitian
sejenis berikutnya.
E. Rencana Penulisan
Dalam penulisan laporan tugas akhir ini penulis membuat jadwal
penelitian dan penulisan yang dibuat dalam bentuk tabel berikut ini:
Tabel 1.1 Jadwal Penelitian
N
O KEGIATAN
DESEMBER JANUARI
III IV I II
1 Pengajuan Judul
2 Pengajuan Dosen Pembimbing 3 Pengumpulan Data
4 Pengolahan dan Analisis Data 5 Penyusunan Tugas Akhir
6 Bimbingan dan Penyempurnaan Tugas Akhir
7 Pengesahan Tugas Akhir
2. Rencana isi
Secara garis besar pembahasan tugas akhir ini dibagi ke dalam empat bab.
Masing-masing bab dibagi dalam sub-sub bab sehingga penulisan bab ini lebih
sistematis. Uraiannya adalah sebagai berikut :
Bab I : Pendahuluan
Bab ini berisikan latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan
penelitian, manfaat penelitian dan rencana penulisan.
Bab II : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Dalam bab ini penulis akan membahas tentang sejarah ringkas
Fakultas Ekonomi USU, jenis kegiatan, struktur organisasi, job
description, kinerja kegiatan terkini dan rencana kegiatan.
Bab III : Peranan komputer sebagai pengolah data akuntansi pada bagian Tata
Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan hasil penelitian
yang berhubungan dengan peranan komputer dalam pengolahan data
akuntasi pada Fakultas Ekonomi USU.
Bab IV : Penutup
Dalam bab terakhir ini, penulis akan menarik suatu kesimpulan
terhadap hasil penelitian dan memberikan saran yang membangun
kepada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Diharapkan
BAB II
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan mendirikan
kemudia
USU pertama kali didirikan oleh Yayasan USU berlokasi di Kutaraja (sekarang
Kota Banda Aceh) pada tahun 1959.
Berhubung Fakultas Ekonomi USU yang berkedudukan di Banda Aceh
menjadi bagian dari
kembali Fakultas Ekonomi di
keputusan Menteri Pendidikan Tinggi RI No. 64/1961 tanggal 24 November 1961
yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan
tersebut, tanggal 24 Nopember diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis
Fakultas Ekonomi USU.
Pada tahun 1975 AAN (Akademi Administrasi Niaga) Medan dilebur ke
Fakultas Ekonomi USU menjadi PAAP (Pendidikan Ahli Administrasi dan
Perusahaan). PAAP kemudian menjadi program diploma tiga (DIII) dengan tiga
program studi, yakni :
1. DIII Keuangan
3. DIII Kesekretariatan.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu:
1. Departemen Ekonomi Pembangunan
2. Departemen Manajemen
3. Departemen Akuntansi
Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 USU menjadi PT
BHMN (Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara) berdasarkan Peraturan
Pemerintah Nomor 56 tahun 2003, tanggal 11 Nopember 2003, dimana Fakultas
Ekonomi USU merupakan satu dari 10 Fakultas da
ada pada saat USU menjadi PT BHMN. Setelah menjadi PT BHMN, dengan
dibentuknya Fakultas Farmasi da
memiliki 12 fakultas.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah
satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi
kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
berikut:
1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar.
2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang
bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara:
1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap
perkembangan/perubahan.
B. Jenis Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi: Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan
Pengabdian kepada Masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
C. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang
dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instasi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan
ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah ditetapkan sebelumnya.
Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat
diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui
kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan suatu instansi dapat
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian
kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran
tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat
dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini:
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Dekan dan Pembantu Dekan Rektor dan Pembantu Rektor Ketua dan Sekretaris Departemen Dewan Pertimbangan Fakultas Unit Penunjang Fakultas Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Program Studi Intern Departemen
1. Pimpinan Fakultas Ekonomi USU
Plt. Dekan : Drs. H. Arifin Lubis, MM.Ak
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak
Pembantu Dekan II : Drs. H. Arifin Lubis, MM.Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si
2. Dewan pertimbangan Fakultas Ekonomi
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec., Ac.
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec.
Anggota : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc
Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Drs. Ami Dilham, M. Si
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS.
Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec,Acc.
Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si.
Prof. Dr. Paham Ginting, MS
Prof. Dr. Rismayani, MS
Prof. Dr. Ramli, MS
Prof. Dr. Syaad Afifuddin S, M.Ec.
Prof. Dr. Lic. Rer. Reg. Sirojuzilam, SE
Prof. Erlina, SE, M.Si, Ph.D
Dr. Syafruddin Ginting S, MAFIS
Dr. Isfenti Sadalia, ME
Irsyad, SE, M.Soc. Sc, Ph.D
Drs. Firman Syarif, M.Si
Dr. Murni Daulay, M.Si
3. Departemen
a. Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc.
Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si.
b. Manajemen
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
Sekretaris : Dra. Marhayanie, M.Si
c. Akuntansi
Ketua : Dr. Syafruddin Ginting S., SE, MAFIS, Ak.
Sekretaris : Drs. Hotmal Jafar, MM, Ak.
4. Program S1
a. Manajemen
Ketua : Dr. Endang Sulistiya Rini, SE, M.Si.
Sekretaris : -
b. Akuntansi
Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak
Sekretaris : Mutia Ismail, SE, MM, Ak
c. Ekonomi Pembangunan
Ketua : Dr. Irsyad, M.Soc, Sc.
5. Program diploma
a. Keuangan
Plt. Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak
Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, M.Si
b. Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak
c. Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM
6. Bagian Tata Usaha
Kep. Bag. Tata Usaha : Ridwan Saleh, SH, CN
Kasub. Personalia : Maslan, SE
Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
Kasub. Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si
Kasub. Akademik : Fepti Aniyar, SE
Kasub. Kemahasiswaan : Zailina, S.Sos
D. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha
dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang terdiri dari:
1. Bagian Tata Usaha
Tugasnya adalah:
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,
kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan
fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
Tugasnya adalah:
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah:
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan
ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran dan
pertanggung jawaban keuangan.
g. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur, vakansi, perjalanan
dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang
telah diteliti kebenarannya.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian
Tugasnya adalah:
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
c. Melakukan urusan mutasi pegawai.
d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
e. Memroses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan
jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar
Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
g. Memroses SK jabatan structural dan fungsional.
h. Memroses pelanggaran disiplin pegawai.
i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan
kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan
kemahasiswaan.
i. Mengoperasikan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja/Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan
Tugasnya adalah:
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan
d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan
lingkungan.
e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan
dan perlengkapan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
E. Kinerja Kegiatan Terkini
Setiap organisasi mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan organisasi, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Fakultas terus berupaya agar
tujuan yang telah digariskan oleh Fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam
mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin
dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja kegiatan terkini yang dijalankan
Fakultas adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap
mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya
bidang ekonomi yang bermanfaat bagi Universitas, mahasiswa dan masyarakat,
serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada
masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri,
melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan
Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara
lain:
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
2. Perkuliahan semester genap/ganjil.
3. Ujian mid semester/ujian semester genap/ganjil.
BAB III
PERANAN KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAH DATA AKUNTANSI PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Pengenalan Komputer
1. Definisi dan peranan komputer
Komputer adalah mesin elektronik yang secara otomatis dan luar biasa
cepatnya mempergunakan kode-kode tertentu menurut cara kerja yang telah
ditetapkan dapat mengolah bahan, keterangan menjadi informasi yang berguna
untuk suatu keperluan, mesin ini dapat melakukan segala macam tata cara
berhitung, melaksanakan pernuatan memilih, menggolongkan atau memilah-milah
dan menyelesaikan pekerjaan.
Komputer adalah satu alat ciptaan sains dan teknologi yang merupakan
satu mesin elektronik yang boleh menerima arahan atau data digital,
memprosesnya, menyimpan dan mengeluarkan hasil dari data yang diproses.
Komputer adalah serangkaian ataupun sekelompok mesin elektronik yang
terdiri dari ribuan bahkan jutaan komponen yang dapat saling bekerja sama, serta
membentuk sebuah sistem kerja yang rapi dan teliti. Sistem ini kemudian dapat
digunakan untuk melaksanakan serangkaian pekerjaan secara otomatis, berdasar
urutan instruksi ataupun program yang diberikan kepadanya.
Pesatnya perkembangan dunia teknologi informasi membuat suatu
perubahan dalam organisasi. Dalam hal ini, perkembangan teknologi informasi
informasi akuntansi sehingga mendorong kinerja dalam organisasi untuk lebih
baik lagi.
Komputer dengan perkembangannya sekarang ini sangat membantu
bidang administrasi di kantor dan para businessmen dalam melakukan transaksi.
Di kantor biasanya pegawai menggunakan komputer untuk berkorespondensi,
seperti untuk e-mail, memo, dan surat; menghitung gaji, dan tentunya membuat
laporan keuangan. Kebanyakan orang menyadari bahwa computer literacy
merupakan kebutuhan yang vital agar bisa mencapai kesuksesan. Computer
literacy juga termasuk mempunyai pengetahuan dan pemahaman akan komputer
dan penggunanya.
Akuntansi dalam dunia usaha memegang peranan penting, karena
akuntansi dapat memberikan informasi mengenai data keuangan dari hasil operasi
suatu organisasi yang melaksanakan aktivitasnya.
Akuntansi menyediakan cara untuk mengumpulkan data ekonomis dan
melaporkannya kepada bermacam-macam individu dan pihak-pihak yang
berkepentingan. Biasanya setiap orang atau badan usaha membutuhkan informasi
yang relevan dengan aktivitas yang dilaksanakan. Hal ini sesuai dengan American
Accounting Assosiation. Menurut Suradi (2009:2) dalam bukunya yang berjudul
Akuntansi: Pengantar 1 menjelaskan:
Menurut V. Wiratna Sujarweni (2007:1) dalam bukunya yang berjudul
cara praktis menggunakan peachtree accounting menjelaskan:
“Akuntansi adalah bahasa bisnis karena merupakan alat untuk menginformasikan peristiwa ekonomi kepada pihak-pihak yang membutuhkan, informasi tersebut berupa laporan keuangan yang disajikan.”
Sedangkan menurut James A. Hall (2007:9) dalam bukunya yang berjudul
Sistem Informasi Akuntansi menjelaskan:
“Sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada para pengguna.”
Dari uraian definisi-definisi di atas menjelaskan hubungan antara sistem
dan akuntansi dengan Sistem Informasi Akuntansi yang berperan menghasilkan
laporan yang ditujukan bagi kepentingan ekstern dan intern organisasi.
Informasi akuntansi berhubungan erat dengan data keuangan dari suatu
organisasi. Agar data keuangan yang ada dapat dimanfaatkan oleh pihak yang
berhubungan dengan organisasi, maka diperlukan suatu sistem yang mengatur
arus pengelolaan data akuntansi dalam organisasi.
2. Ciri-ciri khusus kemampuan komputer
Beberapa hal yang menjadi suatu karakteristik fungsi dari komputer adalah:
a. Komputer sebagai sarana mempermudah kerja
Dengan komputer banyak pekerjaan yang dapat di selesaikan dengan
kesalahan maka kertas tersebut akan di sobek dan di ketik ulang kembali, selain
itu dengan mesin tik dokumen yang telah di ketik tidak dapat di edit kembali,
sementara dengan menggunakan komputer kita dapat mengetik dokumen,
mengedit dan menyimpan dokumen tersebut untuk dapat di edit berulang-ulang.
b. Komputer sebagai sarana komunikasi
Zaman dahulu bila berkomunikasi dengan seseorang yang berada jauh dari
kita, kita dapat menggunakan fasilitas telepon, tapi itu kita hanya mendengar suara
teman atau saudara kita. Dengan komputer kita dapat :
1)Berbicara dengan teman atau saudara kita
2)Sambil bicara kita bisa melihat mereka dengan menggunakan webcam
3)Dapat menuliskan kata-kata kita kepada mereka (chating)
4)Juga kita dapat menulis surat kepada mereka (email)
5)Kita dapat mengirim gambar atau file kepada mereka, dll.
c. Komputer sebagai alat hiburan
Dahulu alat hiburan kita hanyalah radio, tape, televisi dan jalan-jalan untuk
mengetahui kondisi dan situasi dari satu wilayah. Dengan komputer kita dapat
menghibur diri kita dengan berbagai fasilitas yang terdapat pada komputer antara
lain :
1)Mendengar lagu-lagu atau musik melalui CD/DVD atau melalui
internet
2)Menonton vidoe lewat kaset CD/DVD atau melalui internet
3)Bermain game, dengan aplikasi game yang kita install sendiri atau
4)Berhubungan dengan teman melalui fasilitas chating atau webcam
5)Nonton TV, dari saluran TV reciver yang kita pasang pada komputer
atau melalui TV chanel online dengan internet.
d. Komputer sebagai alat pendidikan
Dahulu fasilitas pendidikan hanya kita peroleh melalui sekolah, dan selain
di sekolah informasi pendidikan dapat kita peroleh melalui media radio, televisi,
koran, dan tempat-tempat kursus. Dengan menggunakan komputer yang
terhubung dengan internet ataupun tidak, kita dapat memperoleh pendidikan dan
ilmu pengetahuan, antara lain :
1)Dari aplikasi yang kita install. Setiap aplikasi yang kita install pasti
ada menu bantuannya (help) yaitu tutorial cara menggunakan program
dan pelatihan.
2)Aplikasi yang kita install dapat membuat kita menjadi ahli dalam
beberapa bidang seperti : adobe photoshop; dengan aplikasi ini kita
bisa menjadi seorang yang mahir bidang grafis, power point ; dengan
aplikasi ini kita menjadi seorang yang mahir di bidang persentasi,
autocad ; dengan aplikasi ini kita bisa menjadi seorang yang mahir di
bidang disain arsitektur, dll.
3)Selain dari aplikasi yang kita install, bila kita terhubung dengan
internet kita dapat memperoleh pendidikan atau ilmu pengetahuan
seperti : sejarah, kebudayaan, matematika, sosial, biologi, kedokteran
atau kesehatan, ekonomi, politik, website designe, bahasa (segala
e. Komputer sebagai sarana informasi
Dengan komputer kita dapat melihat atau memperoleh informasi yang kita
butuhkan seperti :
1)Informasi pendidikan: tempat-tempat pendidikan
2)Informasi produk: mencari produk yang kita inginkan
3)Informasi pekerjaan: menjari lowongan kerja
4)Informasi berita: mencari kejadian atau berita dalam dan luar negeri
5)Informasi perdagangan
6)Informasi usaha: mencari peluang untuk membuka usaha, dan masih
banyak lagi informasi yang dapat kita peroleh dari komputer yang
terhubung dengan internet, dll.
f. Komputer sebagai sarana usaha
Selain untuk komunikasi, mempermudah pekerjaan, serta alat hiburan,
komputer juga dapat dipergunakan sebagai alat untuk melakukan banyak usaha
yang mendatangkan penghasilan bagi kita antara lain :
1)Membuat usaha percetakan
2)Membuat usaha video editing
3)Membuat usaha sablon
4)Membuat usaha service dan install komputer software
5)Membuka usaha disain arsitektur.
6)Membuka usaha disain grafis untuk periklanan
7)Membuka usaha programer accounting dan keuangan
g. Komputer sebagai sarana kontrol
Dibeberapa pabrik, perhotelan, dan perusahaan banyak komputer
dipergunakan sebagai sarana untuk mengontrol atau mengoperasikan sistem
seperti:
1)Mengontrol kamera security
2)Mengontrol pengoperasian mesin robot pabrik
3)Mengontrol escalator
4)Pengontrolan pencahayaan untuk lampu studio rekaman
5)Pengontrolan peralatan editing video
6)Pengontrolan tata lampu traffic jalan
7)Pengontrolan sistem jaringan network, dll.
h. Sisi negatif yang di timbulkan oleh penggunaan komputer, antara lain :
1)Dengan adanya fasilitas komputer sebagai alat hiburan seperti chating
dan game, orang banyak yang terlena sehingga mereka lupa terhadap
tugas dan tanggung jawab mereka, seperti belajar, bekerja, dll.
2)Dengan mengakses situs-situs yang menampilkan gambar serta video
porno dapat merusak akhlak seseorang.
3)Banyak terjadi aksi penipuan dengan membuat website untuk
mendapatkan uang secara mudah.
4)Programer yang terkenal dengan sebutan hacker, yang dapat
mengambil data seseorang untuk diperjual belikan, serta dapat
3. Dampak komputerisasi
a. Dampak terhadap sistem informasi
Mesin seperti komputer mulai bekerja sama dengan manusia di dalam
banyak organisasi untuk melaksanakan tugas pemrosesan data. Komputer semakin
mengambil alih tugas-tugas pemrosesan data yang memang lebih baik dilakukan
dengan komputer daripada manusia. Di pihak lain, manusia terus melaksanakan
tugas yang memang lebih tepat dilakukan manusia daripada komputer.
Komputer dapat memroses ratusan transaksi dalam suatu waktu tertentu
sementara manusia hanya bisa memroses satu transaksi. Komputer dapat
memroses transaksi sepanjang hari tanpa membuat kesalahan sedangkan manusia
bisa saja membuat kesalahan dalam pemrosesan transaksi pertama pada hari itu.
Komputer dapat memroses, tanpa berhenti, transaksi-transaksi yang rumit atau
masalah-masalah yang rumit yang terdiri dari puluhan atau ratusan angka dan
simbol lain, sedangkan manusia tidak dapat menangani simbol lebih dari sembilan
dengan mudah (misalnya angka) atau kelompok-kelompok simbol sekaligus.
Komputer dapat menyimpan data lebih rapi daripada manusia. Oleh karena
itu, sistem informasi yang menggunakan komputer dapat mengkonsolidasikan
banyak sekali data yang disimpan. Jika komputer tidak terdapat di dalam
organisasi maka datanya akan tersebar di dalam banyak berkas file dan laci di
berbagai departemen, dan dengan demikian, banyak dari data tersebut cenderung
kurang dapat diakses atau diduplikasi.
Manusia jelas lebih pintar daripada komputer dalam tiga segi fleksibilitas,
relatif kita dapat menyesuaikan diri dengan mudah dari satu pekerjaan ke
pekerjaan lainnya. Kita dapat menangani masalah yang strukturnya tidak baik
karena kita dapat melihat hubungan yang tida mungkin, menangani fakta-fakta
yang tidak logis (misalnya, cek pembayaran sebesar satu milyar rupiah), melihat
pola-pola yang berbelit-belit, dan mengembangkan pemecahan yang imaginative.
Kepribadian kita memungkinkan kita untuk beinteraksi secara efektif dengan
manusia lainnya, seperti pelanggan. Sebaliknya komputer tidak fleksibel dan tidak
inteligen. Komputer hanya bisa bekerja baik jika berkonsentrasi pada satu
pekerjaan. Kepadanya harus diberikan instruksi yang sepenuhnya jelas dan data
yang diformat dengan hati-hati. Dia tidak bisa berbuat apa-apa apabila dihadapkan
dengan kondisi yang tidak diantisipasi.
b. Dampak terhadap struktur organisasi dan pengambilan keputusan
Kehadiran komputer cenderung mempermudah pengambilan keputusan
manajerial. Namun, dampaknya bervariasi di kalangan tingkatan manajerial. Para
manajer di tingkat operasional atau terendah umumnya menerima bantuan yang
paling banyak, karena komputer paling mamapu menangani masalah-masalah
yang terstruktur dengan baik yang menjadi tanggung jawab para manajer ini.
Para manajer di tingkat tertinggi umumnya menerima lebih sedikit bantuan,
karena mereka harus menetapkan tujuan dan strategi, menemukan kesempatan dan
masalah, dan membuat keputusan strategic ad hoc (sementara). Komputer kurang
mampu menangani masalah-masalah yang tidak terstruktur seperti itu. Namun
contoh, komputer digunakan dalam banyak perusahaan untuk membantu dalam
perencanaan dan pengendalian anggaran.
Para manajer tengah juga dipengaruhi komputer, meskipun tidak diketahui
dengan pasti seberapa jauh pengaruh ini. Kebanyakan manajer tingkat tengah
membuat lebih sedikit keputusan rutin dan semakin terlibat dalam kegiatan
perencanaan dan pengkoordinasian.
c. Dampak terhadap fungsi akuntansi
Dalam sisi pengaruhnya yang negatif, fungsi akuntansi kehilangan atau
terpaksa membagi tanggung jawab utamanya dengan komputer. Pada sisi
pengaruhnya yang positif, komputer telah memberi dukungan yang sangat besar
kepada fungsi akuntansi dan para manajer akuntansi. Komputer juga membantu
para akuntan untuk menyajikan informasi yang lebih baik untuk pengambilan
keputusan manajerial.
Pada akhirnya, pengaruh-pengaruh yang negatif dan positif ini cenderung
saling mengimbangi. Akan tetapi, pengaruh bersih di masa yang akan datang
dapat positif, jika para akuntan bangkit menghadapi tantangan tersebut dan
kesempatan untuk mengembangkan teknologi informasi serta tetap memimpin
dalam pengelolaan informasi.
4. Siklus pemrosesan informasi
Komputer memroses data (input) menjadi sebuah informasi (output).
Sebuah komputer terkadang menyimpan data, informasi, dan perintah dalam
tempat penyimpanan untuk digunakan di masa yang akan datang. Perintah
mengerjakan tugas tertentu. Beberapa orang menghubungkan rangkaian input,
proses, output, dan media penyimpanan sebagai siklus pemrosesan informasi
(information processing cycle).
Proses akuntansi terdiri dari:
a. Pencatatan
Terdiri dari menjurnal
Pengertian jurnal adalah buku harian untuk mencatat semua transaksi
secara kronologis yang memuat nama bersama besarannya ke rekening debet
maupun kredit. Dibawah ini adalah kelompok akun beserta penempatannya dalam
debet maupun kredit.
Tabel 3.1 Kelompok Akun dan Penempatannya dalam Debet maupun Kredit
Kelompok Akun Jika + Jika -
Aktiva Hutang Modal Pendapatan Biaya/Prive Debet Kredit Kredit Kredit Debet Kredit Debet Debet Debet Kredit b. Pengikhtisaran
Terdiri dari pembuatan buku besar, neraca saldo, penyesuaian.
1)Buku besar pengertiannya adalah kumpulan golongan tiap-tiap jenis
aktiva, hutang, modal.
2)Neraca saldo pengertiannya adalah daftar saldo sementara akun buku
besar.
c. Laporan keuangan adalah hasil akhir dari suatu proses akuntansi, yang
merupakan suatu ringkasan transaksi-transaksi keuangan yang terjadi
Laporan keuangan terdiri dari :
1)Laporan laba rugi
Laporan yang menggambarkan hasil operasi organisasi dalam suatu
periode tertentu. Berisi pendapatan dikurangi biaya-biaya yang
terjadi.
2)Laporan perubahan modal
Laporan yang menunjukkan sebab-sebab perubahan modal pada awal
periode menjadi jumlah tertentu pada akhir periode. Laba akan
bertambah karena: a) laba usaha, b) adanya tambahan investasi dari
pemilik, dan modal akan berkurang karena: a) rugi yang diterima, b)
pengambilan aktiva oleh pemilik untuk keperluan pribadi (prive).
3)Neraca
Laporan yang menggambarkan kekayaan atau keadaan organisasi.
Berisi sisi aktiva, kewajiban, dan modal yang dimiliki organisasi.
Persamaan dasar akuntansi:
Akiva = Kewajiban + Modal
Informasi akuntansi dipergunakan untuk mengetahui apakah kegiatan yang
dilaksanakan telah sesuai dengan rencana dan tujuan organisasi. Sistem informasi
sering kali dinyatakan berdasarkan sumber dayanya. Sistem informasi terbagi dua
yaitu:
a. Sistem informasi yang didominasi oleh sumber daya manusia dikenal
fisik, sumber daya dan personel yang mencirikan kebanyakan proses bisnis.
Kelebihan dari proses menual ini adalah:
1) Membantu membangun hubungan penting antara sistem informasi
akuntansi dan bidang akuntansi lainnya,
2) Logika proses bisnis dapat lebih mudah dimengerti ketika diselubungi
oleh teknologi, dan
3) Memfasilitasi pemahaman kegiatan kontrol internal, termasuk
pemisahan fungsi-fungsi pengawasan, verifikasi independen, jejak
audit dan kontrol akses.
Sedangkan kelemahannya adalah prosesnya lambat dan membutuhkan
dokumen-dokumen yang cukup banyak untuk menyimpan data sehingga tidak
efisien.
b. Sistem informasi yang mengutamakan peralatan dikenal dengan sistem
informasi yang menggunakan komputer serta peralatan pendukungnya disebut
[image:42.595.87.546.546.648.2]sistem informasi yang berdasarkan komputer.
Gambar 3.1 Model Sistem Informasi Akuntansi secara Manual Tansaksi
Prosedur pelaksanaan transaksi
− Prosedur penjualan
− Prosedur pen. Kas
− Prosedur Pembelian
− Prosedur Peng. Kas
− Dan sebagainya
Buku Besar dan Buku Pembelian
Dokumen Jurnal dan Laporan
Gambar 3.2 Model Sistem Informasi Akuntansi dengan Komputer
Perbedaan sistem informasi manual dengan sistem informasi akuntansi
yang menggunakan komputer hanya disebabkan oleh perkembangan ilmu
akuntansi dengan penerapan peralatan teknologi canggih (komputer) yang dapat
menggantikan sebagian tenaga kerja manusia yang lebih efisien dan dapat
mengolah informasi akuntansi yang lebih banyak, sehingga tuntutan penambahan
informasi dapat diupayakan terpenuhi.
Output informasi akuntansi itu dalam bentuk laporan tercetak atau dalam
bentuk tampilan komputer. Laporan-laporan tersebut yang merupakan informasi
bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan di dalam
manajemen organisasi memerlukan pemikiran dan pertimbangan yang mendalam,
untuk memecahkan masalah yang timbul setiap hari, bahkan setiap saat dalam
suatu organisasi.
5. Komponen-komponen komputer
Sebagai suatu sistem, komputer terbentuk dari tiga komponen pokok.
Setiap komponen memiliki fungsi tersendiri, saling terkait, dan bergabung
membentuk sebuah sistem komputer. Ketiga komponen tersebut adalah sebagai
berikut: Tansaksi
Prosedur pelaksanaan transaksi
− Prosedur penjualan
− Prosedur pen. Kas
− Prosedur Pembelian
− Prosedur Peng. Kas
− Dan sebagainya
Dokumen
File
− Master File
− Transaction File
− Reference File
− History File
a. Perangkat keras komputer (hardware)
Hardware terdiri atas empat komponen dasar, yaitu perangkat masukan
(input unit), perangkat pemroses (central processing unit), perangkat penyimpan
(storage unit) dan perangkat keluaran (output unit).
1)Unit masukan (input unit)
Unit masukan adalah perangkat keras yang digunakan untuk memasukkan
perintah dan data. Contoh-contoh unit masukan antara lain keyboard, mouse,
touchscreen, joystick, dan barcode reader.
2)Unit pemroses utama (central processing unit)
Perangkat ini berupa chip processor untuk memroses perintah dan data
menjadi informasi.
3)Unit penyimpan (storage unit)
Perangkat ini berfungsi sebagai penyimpan perintah dan data. Unit
penyimpan dibedakan menjadi penyimpan internal (internal storage) berupa
RAM (random access memory) dan ROM (read only memory) serta penyimpan
eksternal (external storage) berupa harddisk, floppydisk, CD, DVD, dan USB
flash memory.
4)Unit keluaran (output unit)
Unit keluaran adalah alat untuk menghasilkan atau menampilkan
Gambar 3.3 Bagan Tubuh Komputer
b. Perangkat lunak komputer (software)
Perangkat lunak (software) merupakan nyawa dari sebuah komputer. Tanpa
perangkat lunak, komputer hanya sebuah perangkat keras mati yang tidak ada
gunanya. Oleh karena itu, harus dilakukan instalasi (pemasangan) perangkat lunak
tersebut sehingga komputer dapat digunakan. Secara umum, perangkat lunak
komputer dibedakan menjadi dua macam, yaitu perangkat lunak sistem operasi
(operating system software) dan perangkat lunak aplikasi (application software).
1)Perangkat lunak sistem operasi (operating system software)
Perangkat lunak sistem operasi yang sering disebut Operating System
(OS), merupakan program yang bertindak sebagai perantara antara pengguna dan
perangkat keras komputer. Secara rinci, tugas dari perangkat lunak sistem operasi
adalah sebagai berikut:
a) Menyediakan antarmuka (interface) agar mudah digunakan oleh
penggunanya. Input Unit
Input Change
Control Unit
ALU
IS / Memory Internal Storage
Output Change
b)Menyediakan informasi yang berkaitan dengan perangkat keras
komputer, baik perangkat pasif atau aktif serta mengendalikan
perangkat Input/Output (I/O device).
c) Melakukan tugas pengolahan dan pengendalian sumber daya
komputer.
d)Mengelola file (data/program).
Terdapat bermacam-macam perangkat lunak sistem operasi. Akan tetapi,
perangkat lunak sistem operasi yang umum digunakan untuk personel komputer di
Indonesia di antaranya adalah sebagai berikut:
a) MS DOS, MS Windows 3.1, MS Windows 95, MS Windows 98,
MS Windows 2000, MS Windows XP, dan MS Windows Vista.
b)LINUX dengan berbagai distronya, seperti SuSE, Redhat,
Mandrake, Debian, Slackware, Trustix Merdeka, Knoppix, dan
uBuntu.
c) UNIX dengan berbagai variannya, seperti OpenBSD, HP/UX, dan
Solaris.
d)OS/2 (sistem operasi untuk komputer IBM).
e) Macintosh (sistem operasi untuk komputer Apple).
2)Perangkat lunak aplikasi (application software)
Perangkat lunak aplikasi merupakan program yang dikembangkan untuk
memenuhi kebutuhan pengguna dalam menjalankan pekerjaan tertentu. Perangkat
lunak aplikasi dibedakan menjadi beberapa macam berdasarkan kegunaannya,
a) Program aplikasi pengolah kata, seperti Microsoft Word.
b)Program aplikasi pengolah angka, seperti Microsoft Excel.
c) Program aplikasi pengolah gambar teknis, seperti AutoCad.
d)Program aplikasi pengolah grafis, seperti CorelDraw.
e) Program aplikasi pengolah foto, seperti Adobe Photoshop.
f) Program aplikasi pengolah video, seperti Adobe Premiere.
g)Program aplikasi multimedia, seperti WinAmp.
h)Program aplikasi utility, seperti Norton Utility.
i) Software bahasa pemrograman untuk membuat atau merancang
program, seperti Visual Basic.
c. Manusia (brainware)
Manusia (brainware) merupakan komponen terpenting dalam sistem
komputer karena tanpa manusia, perangkat keras dan perangkat lunak sebuah
komputer tidak akan ada artinya. Peran manusia di sini sebagai pencipta,
pengguna, pemberi perintah, dan pengatur sebuah sistem komputer agar dapat
memberikan hasil yang akan dimanfaatkan untuk kepentingan manusia itu sendiri.
Berdasarkan fungsi dan perannya, komponen manusia dalam sistem komputer
dapat dibedakan menjadi empat macam, yaitu user/operator, administrator,
programmer, dan system analyst.
1)User/operator
User atau operator adalah orang yang mengoperasikan komputer.
Pengetahuan yang harus dimiliki oleh operator sebatas mengetahui cara
2)Administrator
Administrator adalah orang yang mengatur sistem, urutan, dan
pengelolaan kerja, mulai dari pemrosesan data sampai dengan hasil akhir berupa
informasi. Seorang administrator harus memiliki kemampuan yang lebih dari
sekedar seorang operator/user karena dialah yang merancang sistem tata kerja
komputer sehingga dapat dengan mudah digunakan oleh operator/user.
3)Programmer
Programmer adalah orang yang memiliki kemampuan mengembangkan
program komputer dengan bahasa pemrograman (programming language).
4)System analyst
System analyst adalah seseorang yang professional dalam merencanakan
sebuah sistem komputer, mengevaluasi atau menilai kerja sistem komputer, dan
melihat seberapa baik sistem tersebut dapat memenuhi kebutuhan user atau
operator.
B. Peranan Komputer
Sistem informasi merupakan salah satu sub sistem kehidupan manusia yang
perlu banyak memanfaatkan perkembangan teknologi komputer, sehingga
perkembangan sistem informasi sejalan dengan perkembangan teknologi
komputer. Sistem informasi merupakan sebuah rangkaian prosedur formal dimana
data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para
pengguna.
Setiap organisasi perlu untuk menelusuri pengaruh-pengaruh berbagai
Informasi mengenai para pelaku yang terlibat dalam suatu organisasi tertentu
penting untuk menetapkan tanggung jawab dari tindakan-tindakan yang diambil.
Pemakai electronic data processing system memberikan manfaat yang
sangat menguntungkan dalam proses mengolah data. Dengan menggunakan EDP,
data dapat diolah dengan cepat dan dengan nilai keakuratan yang tidak diragukan.
Penggunaan EDP sangat membantu dalam meminimalkan kesalahan-kesalahan
yang sering terjadi, terlebih dalam hal perhitungan sehingga tidak perlu
melakukan proses perhitungan dari awal.
C. Peranan Komputer Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU
1. Sebagai alat pengolah data
Suatu data dapat diolah dengan dua cara yaitu secara manual dan secara
komputer. Fakultas Ekonomi memiliki beberapa pegawai dengan tugas yang
berbeda, dengan pengolahan data yang dilakukan secara manual akan sulit
menghasilkan berbagai informasi yang berguna bagi pihak internal dan eksternal.
Untuk itu dibutuhkan suatu perangkat elektronika yang dapat membantu
mempercepat proses pengolahan data secara komputerisasi yaitu dengan
pengolahan langsung.
2. Sebagai alat pemrosesan data
Kemampuan komputer dalam melakukan perhitungan-perhitungan dengan
sangat cepat dan memroses ratusan transaksi dalam suatu waktu tertentu
sepanjang hari, membuat komputer sangat diperlukan dalam pemrosesan data.
Aktivitas yang dilakukan dengan menggunakan komputer pada bagian tata
a. Calculating (perhitungan), yaitu dengan melakukan proses secara
sistematis.
b. Comparing (membandingkan), melakukan perbandingan dua data atau
lebih, misalnya dalam membandingkan data mahasiswa tahun lalu
dengan data mahasiswa tahun ini.
c. Summaring (meringkas), melakukan peringkasan terhadap hasil dari
semua pemrosesan data yang dilakukan sehingga memberikan
kemudahan untuk dianalisis.
d. Mengakses dan mengambil data serta file untuk diproses lebih lanjut dan
hasilnya dicetak.
3. Sebagai alat penyimpan data
Komputer dapat melakukan penyimpanan data dalam kapasitas besar dan
tersusun rapi dalam file-file tertentu sehingga apabila dibutuhkan akan
memudahkan pengguna untuk menemukannya.
Penyimpanan data primer dalam sistem komputer biasanya memiliki
kapasitas yang terbatas, maka dipilih penyimpanan data sekunder sebagai
penyimpanan alternatif. Penyimpanan data ini memiliki media berupa magnetik
dengan kepadatan kapasitas 1600 bytes untuk satu gulungan sebagai tempat
penyimpanan yang dapat memuat data yang direkam sebagai pita magnetik.
Komputer menyimpan data, perintah, dan informasi dalam media
penyimpanan (storage media) yaitu tempat penyimpanan data sekunder sebagai
penyimpanan alternatif. Contoh dari media penyimpanan ini adalah floppy disk,
device) merekam (menulis) dan/atau mendapatkan (membaca) kembali berbagai
hal yang disimpan ke dalam media penyimpanan. Alat penyimpanan sering kali
berfungsi sebagai sumber input karena media penyimpanan memindahkan data
dari penyimpanan ke memori.
Floppy disk terdiri atas piringan tipis, bundar, fleksibel, yang ditutup plastik
berbentuk segi empat. Floppy disk umumnya mampu menyimpan 1,4 juta
karakter. USB flash drive adalah alat penyimpanan portable yang mempunyai
kapasitas lebih besar daripada floppy disk, tetapi cukup kecil dan ringan sehingga
dapat dibawa dalam saku.
CD dan DVD adalah piringan portable yang pipih dan budar, terbuat dari
bahan logam yang dilapisi plastik, salah satu jenisnya adalah CD-ROM dan
DVD-ROM.
4. Sebagai alat untuk mengawasi dan pengaman data
Penggunaan password ataupun kata sandi tertentu yang harus dimasukkan
sebelum dilakukannya proses terhadap data transaksi di dalam sistem komputer
menjadikan komputer sebagai media yang tepat dalam melakukan pengawasan
dan pengamanan terhadap data transaksi.
5. Sebagai pembuat informasi
Setelah tahap pengolahan data, pemrosesan data, dan penyimpanan, maka
komputer pada bagian tata usaha berperan dalam membuat informasi, baik itu
informasi ketatausahaan, kepegawaian, keuangan, kemahasiswaan, maupun
Komputer dapat menyajikan informasi tersebut secara terperinci dan
selektif dan sesuai keinginan pengguna hingga informasi tersebut dapat digunakan
dalam berbagai hal seperti menganalisa sampai sejauh mana peningkatan kinerja
pada lingkungan fakultas untuk pengambilan keputusan.
D. Analisa dan Evaluasi
Sebelum menerapkan suatu sistem Electronic Data Processing, terlebih
dahulu dilakukan survei dan perencanaan yang matang terutama dari segi biaya,
yaitu metode cost dan benefit. Sehingga sistem tersebut menghasilkan manfaat
yang lebih besar dari biaya yang dikeluarkan.
Penerapan Electronic Data Processing pada bagian tata usaha dalam
mengelola data membuat informasi yang dihasilkan lebih cepat dan akurat.
Informasi dan laporan yang dilakukan dengan menggunakan proses komputer
akan lebih cepat jika dibandingkan dengan informasi keuangan yang dikerjakan
secara manual.
Penerapan komputer pada bagian tata usaha menggunakan
software-software yang mendukung, sangat membantu dalam mengoptimalkan kinerja
fakultas. Adapun beberapa software yang mendukung kinerja fakultas antara lain
Microsoft Word yang berfungsi sebagai pengolah data fakultas dalam bentuk
kata-kata, dan juga Microsoft Excel yang berfungsi sebagai pengolah data fakultas
yang berbentuk angka-angka atau perhitungan.
1. Secara teori Microsoft Word merupakan program aplikasi pengolah kata
yang dapat membantu pembuatan dokumen yang mempunyai lebih banyak
dokumen sederhana sampai dengan laporan yang dilengkapi dengan berbagai
format tampilan. Proses memulai program aplikasi Microsoft Word dapat
dijalankan dengan beberapa cara, yaitu:
a. Melalui menu program
1)Klik tombol start yang terdapat di task bar.
2)Pilih menu program, kemudian klik program aplikasi Microsoft Word,
jendela dokumen baru akan ditampilkan dan siap untuk digunakan.
b. Melalui short cut
1)Double click pada ikon Microsoft Word pada wallpaper
2)Jendela dokumen baru ditampilkan dan siap digunakan
c. Memulai dengan menu New Office Document
1)Klik tombol start yang ada di task bar
2)Klik menu New Office Document. Kotak dialog New Office Document
ditampilkan
3)Klik ok, jendela dokumen baru ditampilkan dan siap digunakan
Bagian tata usaha menggunakan software ini biasanya untuk membuat
Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan, persuratan, pengelolaan data-data
kemahasiswaan, kepegawaian, perlengkapan, membuat laporan pemantauan dan
evaluasi kegiatan dan kinerja di lingkungan fakultas, serta menyusun laporan kerja
bagian dan laporan fakultas.
2. Microsoft Excel merupakan program spreadsheet yang memberikan
dilakukan oleh Excel tidak hanya berupa angka atau huruf saja, namun dapat juga
disajikan dalam bentuk diagram dan grafik.
Software Microsoft Excel ini juga dapat memudahkan pengguna dalam
memasukkan data teks, angka, tanggal, waktu, dan formula ke dalam sembarang
worksheet. Ketika memasukkan data Microsoft Excel secara otomatis akan
mengenali data yang diinput sebagai data teks, angka, tanggal, dan waktu
termasuk formula-formula yang dibentuk.
Untuk memroses program Excel dari windows dapat dilakukan dengan
cara:
a. Dari menu start, pilih sub-menu Program, dan klik mouse pada pilihan
Microsoft Excel.
b. Akan tampak pada layar tampilan dari Microsoft Excel, tampilan Excel
pada dasarnya terdiri dari dua bagian, yaitu:
1)Worksheet, yang terdiri dari sejumlah besar kumpulan sel, tempat
menginput dan memroses data dengan menggunakan program excel
serta hasilnya ditampilkan.
2)Menu bar, terdiri dari menu-menu yang mencakup semua aktivitas
operasional excel, seperti menginput data, mengolah data, dan
menyajikan hasil pengolahan.
Tata usaha menggunakan software Microsoft Excel umumnya untuk
pengelolaan data Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan dan data administrasi
umum serta data keuangan yang berhubungan dengan data-data angka dan
daftar nama-nama dosen dan staf pengajar, serta pegawai Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
3. Fakultas mengolah data dengan menggunakan komputer sebagai alat bantu.
Komputer-komputer dalam Fakultas Ekonomi berada dalam satu sistem jaringan
yang menghubungkan sejumlah komputer yang berada di tempat yang berdekatan.
Antara komputer yang satu dengan yang lainnya dapat saling bertukar informasi
dan saling mengirim data, atau dengan kata lain terjadi proses lintas data. Sistem
jaringan ini dikenal sebagai Local Area Network (LAN). LAN adalah jaringan
komputer dan peralatan lainnya yang lokasinya dekat antara satu dengan lainnya
(biasanya dalam satu gedung).
Keuntungan dengan menggunakan sistem LAN adalah sebagai berikut:
a. Mempermudah pertukaran informasi
b. Mempermudah perawatan perangkat lunak
c. Mempermudah komunikasi antar pengguna
d. Sebagai sarana aplikasi multi user
e. Menurunkan biaya dan penghematan waktu
Dalam penggunaan sistem komputer, ada beberapa hal yang harus
diperhatikan oleh pengguna komputer, yaitu:
1. Virus
Virus adalah serangkaian kode pelaksana yang meletakkan dirinya pada
software, memperbanyak, dan menyebar ke sistem atau file lainnya. Virus
merusak sumber daya sistem atau menunjukkan pesan pada monitor, yang dipicu
Virus merupakan sebuah file yang dapat memperlambat cara kerja
komputer dan bahkan dapat menghapus data yang telah disimpan di dalam
komputer. Virus memiliki banyak jenis dan berbeda kapasitas, disarankan kepada
pengguna komputer untuk memasang aplikasi anti virus di dalam personel
komputernya. Hal ini diperlukan untuk mendeteksi keberadaan virus di dalam
komputer untuk kemudian virus tersebut dibersihkan dari data-data komputer.
Pengguna komputer dalam fakultas harus selalu meng-update anti virus yang telah
diprogram dalam komputer untuk menjaga kinerja pemrosesan komputer agar
tetap berjalan dengan baik.
2. Sistem keamanan data
Pengguna komputer harus senantiasa melakukan pengecekan terhadap
data-data penting fakultas. Hal ini dimaksudkan agar sistem jaringan komputer yang
telah dipasang dalam fakultas yang memungkinkan data dapat dibuka dari
komputer yang lain. Dalam hal ini sangat diperlukan penggunaan password
sebagai sarana keamanan data fakultas.
3. Pengawasan pemakai software
Pengawasan pemakai software diperlukan agar tidak terjadi penggunaan
BAB IV PENUTUP
Berdasarkan fakta dan analisa yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya,
maka penulis akan memberikan beberapa kesimpulan dan saran kepada fakultas.
A. Kesimpulan
1. Komputer-komputer pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara digunakan sebagai alat bantu untuk mengolah
data, yang mana komputer-komputer tersebut berada dalam satu sistem
jaringan yang menghubungkan sejumlah komputer yang berada di tempat
yang berdekatan.
2. Dalam mengolah data transaksi keuangannya Bagian Tata Usaha Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara menerapkan Sistem Informasi
Akuntansi yang telah dilakukan secara bertahap dari secara manual ke
sistem informasi yang berbasis komputer.
3. Sistem Informasi Akuntansi bertujuan untuk mempermudah dalam
penyajian laporan keuangan dengan harapan meningkatkan akurasi laporan
keuangan serta kecepatan penyusunan laporan keuangan melalui
pemanfaatan teknologi informasi sehingga data laporan keuangan tersaji
tepat waktu, tepat guna, akurat dan taat aturan sehingga akhirnya menjadi
informasi yang berguna bagi pimpinan untuk mengambil keputusan.
4. Siklus pemrosesan transaksi akuntansi pada Bagian Tata Usaha Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri atas pengumpulan data,
5. Meskipun telah dilakukan penyempurnaan dan pengembangan masih
terdapat kendala dalam menjalankan aplikasi dari sistem itu sendiri
terutama menyangkut sumber daya manusia/personalia/user yang harus
benar-benar siap pakai dan memahami arti pentingnya informasi,
pelaksanaan operasional instansi, pengoperasian komputer dan usaha
teknis lainnya.
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan yang dikemukakan di atas maka penulis mencoba
mengemukakan saran yang kiranya dapat bermanfaat antara lain:
1. Instansi sebaiknya memiliki dua cadangan untuk seluruh file secara
terpisah dari program. Untuk menghindari kontaminasi cadangan tetap
gunakan salinan write-protected untuk flashdisk dan gunakan untuk
pemulihan.
2. Pengguna komputer harus senantiasa melakukan pengecekan terhadap
data-data penting fakultas, agar sistem jaringan komputer yang telah
dipasang dalam fakultas yang memungkinkan data dapat dibuka dari
komputer yang lain. Dalam hal ini sangat diperlukan penggunaan
password sebagai sarana keamanan data fakultas.
3. Bagian Tata Usaha FE USU sebaiknya melakukan pemberdayaan sumber
daya manusia dalam pengelolaan komputer, seperti mengadakan pelatihan
atas penggunaan komputer. Hal ini dilakukan dengan tujuan agar Bagian
Tata Usaha FE USU dapat mengelola data dan menghasilkan informasi
4. Penggunaan dan pemeliharaan terhadap komputer serta sistem juga
diperhatikan karena jumlah investasi dana untuk teknologi relatif besar dan
sebaiknya Bagian Tata Usaha FE USU harus mempertimbangkan
faktor-faktor efektifitas dan efisiensi biaya penggunaan komputer tersebut.
5. Sumber daya manusia yang ada senantiasa harus dituntut untuk menguasai
sebaik-baiknya kegiatan operasional perusahaan sekaligus mengikuti
perkembangan teknologi sistem komputerisasi agar pengembangan sistem
DAFTAR PUSTAKA
Rochaety E, dkk. 2007. Metodologi Penelitian Bisnis: Dengan Aplikasi SPSS, Edisi Pertama. Penerbit Mitra Wacana Media : Jakarta.
Hall, James A. 2007. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Empat, Buku Satu. Salemba Empat : Jakarta.
Maryono Y, P. 2008. Teknologi Informasi dan Komunikasi, Edisi Pertama, Cetakan Pertama. Penerbit Yudhistira Quadra : Jakarta.
Sujarweni, V. W. 2007, Cara Praktis Menggunakan Peachtree Accounting. Penerbit Gava Media : Yogyakarta.
Suradi, 2009. Akuntansi : Pengantar 1, Edisi Pertama, Cetakan Pertama. Penerbit Gava Media : Yogyakarta.
