SISTEM INFORMASI AKUNTANSIPADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH :
M. NANDA FADLI SRG 102102160
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
i
KATA PENGANTAR
Bismillahirahmanirrahim
Puji dan syukur yang tiada hingga penulis panjatkan ke hadirat ALLAH
SWT yang telah memberikan rahmad dan hidayat-Nya kepada penulis sehingga
penulis akhirnya dapat menyelesaikan skripsi minor ini, Shalawat dan salam
penulis sampaikan kehariban junjungan nabi besar Muhammad SAW yang
dengan kebenarannya telah membawa manusia kedalam kebenaran yang penulis
harapkan syafaatNya di hari akhir kelak, Amin.
Penulisan skripsi minor ini ditujukan untuk memenuhi salah satu syarat
yang telah ditetapkan dalam rangka menyelesaikan program studi Diploma III
pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Adapun judul tugas akhir
yang dipilih adalah “Penggunaan Komputer Sebagai Pengolah Data Dalam Sistem
Informasi Akuntansi pada Perpustakaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara”.
Penulis menyadari bahwa skripsi minor ini tidak luput dari
kekurangan-kekurangan baik dari segi susunan, tata bahasa maupun dari segi ilmiah yang
disebabkan karena masih terbatasnya ilmu pengetahuan dan pengalaman yang
penulis miliki.
Skripsi minor ini penulis persembahkan kepada kedua orang tua penulis,
atas semua doa, kasih sayang yang tak terhingga, pengorbanan tulus, dukungan
baik moral maupun materil yang tidak akan mungkin terbalas, dan semangat yang
telah diberikan kepada penulis.
1) Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, MEc, Ac, Ak, selaku Dekan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2) Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak, selaku Ketua Program Studi Diploma III
Akuntansi Fakultas Ekonomi Ubiversitas Sumatera Utara.
3) Bapak Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak, selaku Sekretaris Program Studi
Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4) Bapak Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak, selaku Dosen Pembimbing yang telah
berkenan meluangkan waktu, tenaga dan fikiran untuk memberi bimbingan
dan mengarahkan penulis sehingga skripsi minor ini dapat terselesaikan.
5) Terutama terima kasih yang sebesar-besarnya untuk kedua Orang Tua saya
yang selalu mendukung saya dalam mengerjakan Tugas Akhir ini baik secara
moril maupun materil.
Penulis menyadari bahwa skripsi minor ini belum sempurna dan masih
banyak kekurangan. Untuk itu penulis memohon maaf atas kesalahan dan
kekurangan yang terdapat di dalamnya dan semoga skripsi minor ini dapat
memberikan manfaat kepada pembacanya.
Medan, Juni 2013
Penulis
iii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Permasalahan ... 3
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3
D. Sistematika Penulisan ... 4
1. Jadwal Penelitian ... 4
2. Laporan Penelitian ... 5
BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU A. Sejarah Singkat ... 7
1. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 7
2. Visi dan Misi Fakultas Ekonomi USU ... 9
3. Tujuan Umum Pendidikan Tinggi ... 10
B. Struktur Organisasi ... 11
C. Job Description ... 19
D. Jaringan Usaha/Kegiatan ... 24
E. Kinerja Usaha Terkini ... 25
F. Rencana Kegiatan ... 26
C. Penerapan Komputerisasi dalam Pengolahan Data Akuntansi pada
Perusahaan ... 31
D. Peranan Akuntansi Berbasis Komputer terhadap Aktivitas
Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 32
E. Kendala dan Dampak Komputerisasi terhadap Fungsi Akuntansi .. 38
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan ... 41
B. Saran ... 42
v
DAFTAR TABEL
No. Judul Halaman
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan ... 5
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Menyadari bahwa perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi dan
infomasi telah berkembang dengan sangat pesat. Hal ini menuntut setiap individu
untuk peka terhadap perkembangan tersebut, karena perkembangan tersebut
sangat berpengaruh terhadap dunia perekonomian, industri dan bisnis.
Dalam melaksanakan kegiatannya, perusahaan pada umumnya sangat
memerlukan sistem akuntansi yang efisien dan efektif. Khususnya dalam
menyajikan informasi yang sesuai dengan kebutuhan manajemen maupun
berbagai pihak diluar perusahaan yang memerlukannya. Informasi memang
menjadi unsur penentu dalam pengambilan keputusan, baik oleh manajemen
perusahaan maupun pihak-pihak yang berkepentingan dengan perusahaan.
Akuntansi juga memegang peranan penting dalam dunia usaha, karena
akuntansi dapat memberikan informasi mengenai data yang dinyatakan dalam
satuan uang. Untuk dapat mengumpulkan suatu data keuangan yang baik
diperlukan suatu sistem informasi yang baik, karena dengan sistem informasi
yang baik dapat diciptakan internal control yang memadai.
Teknologi merupakan salah satu karya ilmu pengetahuan yang
berkembang. Teknologi merambah ke segala lini kehidupan masyarakat modern.
Masyarakat modern menjadikan teknologi sebagai tolak ukur kualitas seseorang.
Sehingga seseorang dituntut untuk menguasai segala perkembangan tekonologi
yang ada Salah satu karya manusia dalam mengembangkan ilmu pengetahuan
ialah teknologi komputer. Komputer ialah mesin yang memproses data fakta
secara elektronis. Secara umum, pemrosesan data (data processing-DP) dapat
didefenisikan sebagai satu seri dari tiga tahap, yaitu : 1. Mengumpulkan data, 2.
Memanipulasi atau menangani data, 3. Mendistribusi atau mengirim keluar data
atau informasi untuk tujuan tertentu.
Pengoperasian komputer berbeda pada setiap perusahaan karena perbedaan
aktivitas perusahaan, kebijakan dan tujuan perusahaan. Dengan adanya
perkembangan dan kemampuan komputer yang semakin maju dan canggih, maka
pemrosesan, pencatatan dan penyimpanan data akan semakin cepat dan akurat.
Perkembangan ini memberikan kemudahan bagi perusahaan khususnya
manajemen dan pimpinan perusahaan dalam menyusun rencana-rencana serta
dalam pengambilan keputusan yang cepat, relevan dan akurat.
Dengan landasan pemikiran diatas, dan pentingnya penerapan akuntansi
berbasis komputer bagi sebuah perusahaan, maka peneliti memilih judul :
“Penggunaan Komputer Sebagai Pengelolah Data Dalam Sistem Informasi
Akuntansi Pada Fakultas Ekonomi USU”, sebagai bahan penelitian..
3
B. Perumusan Permasalahan
Adapun rumusan masalah yang menjadi fokus peneliti penulis adalah
sebagai berikut:
1. Apakah Fakultas Ekonomi USU telah menerapkan komputerisasi
akuntansi untuk mengolah data keuangan?
2. Seberapa besar kebutuhan Fakultas Ekonomi USU pada system
komputerisasi sebagai pengolah data keuangan?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
Suatu penelitian pada umumnya dilaksanakan untuk menghasilkan atau
memenuhi beberapa tujuan yang hendak dicapai. Agar penelitian itu
menggambarkan yang sebenarnya maka perlu dibatasi pembahasannya agar lebih
terarah, sehingga tujuan penelitian dapat sejalan dan konsisten dengan judul
permasalahan penelitian.
1. Untuk mengetahui penerapan komputer akuntansi pada Fakultas Ekonomi USU
sebagai pegolah data keuangan
2. Mengaplikasikan secara langsung program software yang telah dirancang guna
membantu mengoptimalkan tugas bagian-bagian tertentu
3. Sebagai syarat kelengkapan untuk kelulusan dari Fakultas Ekonomi USU.
2. Manfaat Penelitian
1. Untuk meningkatkan dan mengembangkan wawasan, kemampuan berpikir
peneliti tentang penerapan komputer dalam pengelolaan data akuntansi.
2. Bagi peneliti, sebagai bahan perbandingan bagi peneliti dalam memahami
praktek yang dilakukan perusahaan.
3. Untuk mengetahui sejauh mana penerapan aplikasi komputer akuntansi
yang digunakan oleh perusahaan untuk meningkatkan kinerja pada
Fakultas Ekonomi USU.
D. Sistematika Penulisan
Dalam penyusunan tugas akhir ini, peneliti mempunyai sistematika
penelitian yang terdiri dari jadwal penelitian dan laporan penelitian.
1. Jadwal Penelitian
Jadwal penelitian dilakukan saat peneliti melakukan magang di Fakultas
Eonomi USU. Jadwal penelitian terdiri dari berbagai kegiatan. Kegiatan dimulai
dari persiapan melaksanakan penelitian, pelaksanaan bimbingan untuk pengolahan
data, pelaporan bimbingan untuk penulisan tugas akhir, serta penyempurnaan
tugas akhir. Jadwal penelitian untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel jadwal
5
Tabel
Jadwal Penelitian Tugas Akhir
Minggu Ke
Kegiatan 1 2 3
Persiapan
Pengumpulan Data
Penulisan Laporan
2. Laporan Penelitian
Peneliti membuat suatu perincian sederhana tentang isi dari
masing-masing bab dalam Tugas Akhir ini yang disusun secara sistematis sehingga uraian
dapat lebih terarah. Untuk itu peneliti membagi pokok pembahasan dalam empat
bab yaitu sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini merupakan bab permulaan yang menguraikan mengenai latar
belakang, permasalahan, maksud dan tujuan penelilitian serta rencana
penulisan akan dijelaskan mengenai jadwal survei/observasi dan rencana
isi.
[image:12.595.111.523.168.313.2]BAB II : PROFIL FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Bab ini menjelaskan gambaran umum dari perusahaan meliputi sejarah
ringkas, stuktur organisasi dan personalia, job description, jaringan
usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini serta rencana kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Bab ini akan menjelaskan mengenai topik penelitian mengenai
penerapan aplikasi komputer, dalam bab ini peneliti akan menjelaskan
sistem komputerisasi dalam perusahaan, penerapan komputerisasi
dalam pengolahan data akuntansi pada perusahaan, peranan akuntansi
berbasis komputer terhadap aktivitas perusahaan, kendala dan dampak
komputerisasi terhadap fungsi akuntansi.
BAB IV : PENUTUP
Bab ini merupakan bab terakhir dalam tugas akhir ini yang berisikan
kesimpulan dari pembahasan bab-bab sebelumnya dan juga beberapa
7
BAB II
PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU
A. Sejarah Singkat
1. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan
atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan
didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) kota Kuraja (Banda
Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu adalah Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota
Medan. Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap
memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan
bahwa pada waktu itu tehnik operasional pendidikan berada di Kutaraja,
sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden
Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari
Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan
memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan
Ilmu Pengetahuan RI No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang
diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam
lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku
surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No.
0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi
No. 131/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, dan No. 26/DIKTI/Kep/1987
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program
Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata -1 dan Program Pendidikan Diploma
III. Program Pendidikan Strata -1 meliputi 3 (tiga) departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan
9
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
mahasiswa/i pada bulan Agustus 1961
.
a. Visi dan Misi Fakultas Ekonomi USU
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah
satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi
kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
a) Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang
ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar,
b) Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen,
c) Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT BHMN,
d) Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya,
e) Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah
serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan
internasional.
3. Tujuan Umum Pendidikan Tinggi
Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk
menghasilkan tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan
masyarakat akan tenaga yang mahir, terampil, mampu berdiri sendiri dan peka
terhadap perubahan sosial, ilmu, dan teknologi. Secara spesifik tujuan pendidikan
ialah menghasilkan lulusan yang mempunyai kualifikasi sebagai berikut :
a. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai
sarjana.
b. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan teknologi
maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang berkaitan dengan
bidang keahliannya.
c. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan sesuai
dengan bidangnya.
d. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya sesuai
dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan kepada
11
e. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga
mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara
penyelesaian masalah yang ada di dalam keahliannya.
f. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehingga mampu berfikir, bersikap, dan
bertindak sebagai ilmuwan.
B. Struktur Organisasi
Organisasi merupakan sekelompok orang yang berkerja sama untuk
mencapai suatu tujuan tertentu, sedangkan struktur organisasi adalah kerangka
antara hubungan dari orang-orang atau unit-unit organisasi yang masing-masing
memiliki tugas, tanggung jawab, dan wewenang tertentu.
Dalam menjalankan kegiatan perusahaan diperlukan suatu struktur
organisasi serta uraian tugas yang jelas dari setiap orang atau unit organisasi yang
terlibat dalam organisasi. Dengan demikian diharapkan adanya suatu kejelasan
arah dan koordinasi untuk mencapai tujuan perusahaan dan masing-masing
personil atau unit organisasi mengetahui dengan jelas dari mana mereka mendapat
perintah dan kepada siapa mereka harus mempertanggung jawabkan hasil
pekerjaannya.
Ada empat hal dasar yang dapat dilihat pada struktur organisasi yaitu:
1) Struktur organisasi memberikan gambaran mengenai pembagian tugas serta
tanggung jawab kepada individu maupun bagian-bagian pada suatu organisasi,
2) Struktur organisasi memberikan gambaran mengenai hubungan pelaporan
yang ditetapkan secara resmi dalam suatu organisasi, tingkatan hirarki serta
besarnya tentang kendali dari semua pimpinan di seluruh tingkatan
organisasi,
3) Struktur organisasi menetapkan pengelompokan individu menjadi bagian
organisasi dan pengelompokan bagian-bagian organisasi menjadi suatu
organisasi yang utuh,
4) Struktur organisasi menetapkan sistem hubungan dalam organisasi yang
memungkinkan tercapainya komunikasi, koordinasi, dan pengintegrasian
segenap kegiatan organisasi baik secara vertikal maupun horizontal.
Tiga komponen pertama merupakan elemen-elemen yang bersifat statis,
yang sesungguhnya tampak pada struktur diimplementasikan karena merupakan
elemen yang sifatnya dinamis. Untuk melihat tugas dan tanggung jawab jabatan
umumnya deskripsinya ditulis dalam daftar deskripsi jabatan. Dalam pencapaian
tujuannya Fakultas Ekonomi USU menggunakan bentuk organisasi staf dan garis.
Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan hubungan
diantara fungsi bagian-bagian atau posisi orang yang menunjukan kedudukan,
13
[image:20.595.52.570.40.476.2]
Sumber :Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara( 2013 ) Gambar 2.1. Bagan Struktur Organisasi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Dekan dan Pembantu Dekan
Dewan Pertimbangan Fakultas
Ketua dan Sekretaris Departemen
Kepala Bagian Tata Usaha
Unit Penunjang
Ketua Program Studi Inter Departemen
Ketua Program Studi Intra Departemen
Ketua Lab/Studio/Bengkel
Kepala Sub Bagian Usaha Departemen
Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Fakultas Rektor dan
Pembantu Rektor
PIMPINAN UNIVERSITAS
Rektor : Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DTM&H,
MSc (CTM), Sp.A(K)
Purek I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, MSc, Ph.D
Purek II : Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng
Purek III : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, M.Si
Purek IV : Prof. Dr. Ningrum Natasha Sirait, SH, M.L.I
Purek V : Ir. Yusuf Husni
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Dekan : Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Acc, Ak
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak
Pembantu Dekan II:Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak
Pembantu Dekan II:Ami Dilham, SE, M.Si
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Ketua : Dr. MurniDaulay, SE, M.Si
Sekretaris : Dr.Drs. MuslichLuthfi, MBA
Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS
15
: Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc,Ak
: Prof. Dr. Ramli, MS
: Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak
: Ami Dilham, SE, M.Si
: Prof. Dr. Ritha F.Dalimunthe ,SE, M.Si
: Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MS
: Prof. Dr. Rismayani, MS
: Prof. Dr. lic. rer.reg.Sirojuzilam, SE
: Prof. Erlina, SE, M.Si, Ph.D
: Dr. Syafruddin Ginting S, SE,MAFIS, Ak
: Dr. Isfenti Sadalia, ME
: Dr. Endang Sulistya Rini, M.Si
: Irsad Lubis, SE, M.Soc.Sc, Ph.D
: Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak
: Dr.Murni Daulay, M.Si
: Prof. Dr. Syaad Afifuddin S, M. Ec
DEPARTEMEN AKUNTANSI
Ketua : Dr. SyafruddinGinting S, SE, MAFIS, Ak
Sekretaris : Drs. HotmalJa’far, MM, Ak
DEPARTEMEN MANAJEMEN
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
Sekretaris :Dra. Marhayanie, M.Si
DEPARTEMEN EKONOMI PEMBANGUNAN
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE,M.Ec
Sekretaris :Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si
PROGRAM STUDI S-1 AKUNTANSI
Ketua : Drs. FirmanSyarif, M.Si, Ak
Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, M.Si, Ak
PROGRAM STUDI S-1 MANAJEMEN
Ketua : Dr. EndangSulistya Rini, SE,M.Si
Sekretaris : Dra. FriskaSipayung, M.Si
PROGRAM STUDI S-1 EKONOMI PEMBANGUNAN
17
PROGRAM STUDI D-III KEUANGAN
Ketua : Dr. Yeni Absah, SE, M.Si
Sekretaris : Drs. Syafrizal Helmi, SE, M.Si
PROGRAM STUDI D-III AKUNTANSI
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris : Drs. ChairulNazwar, M.Si, Ak
PROGRAM STUDI D-III KESEKRETARIATAN
Ketua: Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE,MM
Sekretaris : Magdalena Linda Leonita Sibarani, SE, M.Si
BAGIAN TATA USAHA
KepalaBagian Tata Usaha : Ridwan Saleh, SH, CN
Kasub.Keuangan : Ahmad Faizul,SE, M.Si
Kasub.UmumdanPerlengkapan : Sodali, SE
Kasub.Akademik : Dra. Cut Nilawati
Kasub.Kemahasiswaan : Zailiana,S.Sos
Kasub.Kepegawaian : Maslan, SE
LEMBAGA- LEMBAGA PENUNJANG Puslitbank
Pengarah : Drs.H.Arifin Lubis, MM, AK
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE,M.Ec
Kepala Unit Layanan: Hotmal Ja’far,SE,MM,Ak
BagianPerpustakaan
19
C. Job Description
Pembagian tugas berdasarkan struktur organisasi Fakultas Ekonomi USU
adalah sebagai berikut :
1. Sub Bagian Tata Usaha
Tugas dan tanggung jawabnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas,
b. Menghimpun menelaah peraturan perundang – undangan di bidang
ketatausahaan, akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan
dan alumni, kepegawaian dann perlengkapan,
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian
dan perlengkapan,
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan, dan kearsipan,
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan
kepada masyarakat,
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas,
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas,
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi,
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan fakultas,
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
Tugas dan tanggung jawabnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian,
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat,
c. Melakukan administrasi akademik,
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik,
e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum,
f.Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas,
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
21
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugas dan tanggung jawabnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian,
b.Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan,
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas,
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan
pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas,
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan,
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan
pertanggung jawaban keuangan,
g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. vakansi, perjalanan dinas,
pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti
kebenarannya,
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan,
i.Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan,
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
Bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian
Tugas dan tanggung jawabnya adalah :
a.Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian,
b.Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai,
c.Melakukan urusan mutasi pegawai,
d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional,
e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan
jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru
BesarTetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti,
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai,
g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional,
h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai,
i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
23
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugas dan tanggung jawabnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian,
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni,
c. Melakukan administrasi kemahasiwaan,
d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan,
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi,
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas,
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan
mahasiswa,
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan,
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni,
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni,
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
Bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan
Tugas dan tanggung jawabnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian,
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan,
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan,
d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan,
e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan
perlengkapan,
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan,
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
bagian.
D. Jaringan Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
25
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan
Pengabdian kepada Masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga
pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar
tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam
mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin
dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan
perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap
mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya
bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat,
serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada
masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri,
kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus
melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan
Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti
perayaan hari-hari besar keagamaan( misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’
Mi’raj,Dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan
norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan
Yang maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara
lain :
a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil,
b. Perkuliahan semester genap/ganjil,
c. Ujian semester genap/ ganjil dan ujian mid semester genap/ganjil,
27
BAB III PEMBAHASAN
A. Sistem Informasi Akuntansi dan Sistem Komputerisasi
Sistem Akuntansi adalah suatu bagian dari sistem yang lebih besar yaitu
sistem informasi manajemen, selain itu sistem akuntansi juga merupakan bagian
khusus dari akuntansi yang berkaitan dengan prosedur-prosedur pengumpulan dan
pelaporan data akuntansi. Definisi sistem adalah , “ Sistem adalah kelompok dari
dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi
dengan tujuan yang sama.
Dari definisi ini dapat dijelaskan bahwa sistem akuntansi adalah suatu
rangkaian kegiatan untuk melaksanakan proses pengolahan data akuntansi secara
efisien sehingga menghasilkan informasi keuangan yang berguna dalam
pengambilan keputusan. Suatu sistem akuntansi disusun secara baik maka secara
tidak langsung merupakan suatu alat pengawasan yang bertujuan mendukung
suatu keabsaan transaksi, sehingga informasi atau laporan yang dihasilkan dapat
dipercaya.
Dalam bagian terdahulu pengertian sistem akuntansi secara umum telah
dijelaskan bila berkaitan dengan komputer maka sistem pengolahan data secara
elektronik merupakan peralatan dan program yang digabung menjadi suatu
instalasi komputer. Sistem komputer adalah suatu jaringan prosedur yang
menggunakan sebuah mesin untuk mematuhi semua perintah yang berurutan dan
bisa memodifikasi instruksi dalam kegiatan-kegiatan pada perusahaan. Dalam hal
ini perusahaan menggunakan suatu alat yang sekarang disebut komputer.
Berdasarkan definisi diatas dapat dikatakan bahwa sistem pengolahan data
secara Electronics (EDP) merupakan bagian untuk melaksanakan proses
pengolahan data non-finansial seperti data-data pegawai, literature buku di
perpustakaan dan lain-lain. Proses akuntansi merupakan proses data, dimana
dalam proses tersebut terdapat siklus yang dimulai dari transaksi sampai pada
tahap pelaporan. Siklus akuntansi secara manual dan komputer pada dasarnya
adalah sama, hanya berbeda pada teknisnya saja. Jika pada sistem manual
penggunaan tenaga manusia, buku dan lemari arsip, sedangkan pada sistem
komputerisasi menggunakan Central Processing Unit (CPU), dimana file-file
disimpan dalam disk, disk drive, tape dan sebagainya. Pemakaian sistem manual
biasanya diterapkan pada transaksi-transaksi usaha yang belum begitu banyak,
tetapi semakin besar organisasi dan volume transaksi maka perlu dipertimbangkan
untuk mengganti metode proses data dengan Electronics Data Processing(EDP).
B. Sistem Komputerisasi dalam Perusahaan
Kebanyakan informasi dalam perusahaan tumpang tindih (overlap) ke
dalam lebih dari suatu ketegori tersebut. Untuk itu, guna menghindari terjadinya
tumpang tindih dalam pengolahan data, maka Fakultas Ekonomi USU perlu
mengikuti prosedur baku yang telah ada, atau dapat membuat prosedur sendiri,
yang dianggap sesuai dengan kondisi parusahaan saat itu. Suatu sistem informasi
29
yang terdiri dari peralatan/mesin pengolah data. Untuk itu Fakultas Ekonomi USU
menggunakan dua sistem pengolahan data antara lain sebagai berikut :
1. Sistem pengolahan data secara manual dimana sebagian besar beban
pengolahan data dilaksanakan oleh manusia,
2. Sistem pengolahan data secara otomatis (Electronics Data Processing/ EDP),
dimana sebagian besar beban pengolahan data dilaksanakan oleh peralatan
dan komputer.
Dimana kedua sistem pengolahan data yamg digunakan oleh perusahaan,
ada beberapa tingkat kemutakhiran yang dapat dipakai. Tingkat kemutakhiran
yang paling rendah dalam sistem pengolahan data dalam perusahaan adalah sistem
yang seluruhnya manual, dimana orang melaksanakan semua fungsi pengolahan
data. Sistem seperti ini biasanya diterapkan oleh perusahaan setempat atau (lokal).
Dalam perusahaan sejenis ini, mungkin tidak satu orang pun yang ditugaskan
secara khusus untuk menangani pengolahan data akuntansi. Adapun sebagai
gantinya fungsi ini merupakan tugas tambahan yang ditangani oleh beberapa
orang yang bertanggung jawab.
Keuntungan manusia sebagai pengolah data adalah, bahwa fleksibelitasnya
atau kemampuanya untuk melaksanakan semua fungsi sistem pengolah data dan
pertimbangannya yang dapat diandalkan, serta kemampuannya untuk
menyesuaikan diri pada situasi yang tidak biasa (tidak dikenal dan belum terjadi
sebelumnya). Hal ini dikarenakan manusia juga memiliki kelemahan sebagai
pengolah data, yaitu lamban dan kurang dapat diandalkan ketelitiannya. Sebagian
besar sistem pengolahan data secara manual memanfaatkan satu atau lebih bentuk
mesin khusus untuk dipergunakan dalam perusahaan. Jenis mesin tersebut biasa
berbentuk; mesin tik yang dapat menambah kecepatan dan lebih enak dibaca,
mesin kalkulasi yang dapat meningkatkan kecepatan dan ketelitian
kalkulasi/perhitungan, cash register yang dapat mencatat, mengklasifikasikan dan
mengontrol penerimaan uang, mesin duplikator yang dapat menghemat waktu
dalam pembuatan tembusan/duplikat dokumen dan laporan, atau mesin
pembukuan yang dapat mengkombinasikan mesin kalkulator dengan mesin tik.
Hal ini bukanlah merupakan daftar yang lengkap untuk seluruh jenis mesin
perusahaan yang bisa diperoleh. Pada umumnya mesin-mesin jenis ini terbukti
dapat meningkatkan kecepatan dan keandalan pengolahan data dalam sistem
manual. Namun mesin-mesin itu masih membutuhkan bantuan manusia agar bisa
berfungsi sebagaimana mestinya, sehingga peran manusia sebagai pengolah data
tidak dapat dipandang rendah, meskipun pada kenyataannya mesin-mesin tersebut
dapat meminimalisir kekurangan yang ada pada manusia dalam fungsinya sebagai
pengolah data. Cepat atau lambat diakui bahwa kehadiran komputer akan
membentuk suatu sistem tersendiri dalam suatu sistem informasi perusahaan.
Untuk saat ini Fakultas Ekonomi USU menggunakan komputer Pentium
empat yang memiliki berbagai aplikasi-aplikasi yang berguna untuk proses
pengolahan data dan penyampaian berbagai informasi akuntansi yang diperlukan
oleh perusahaan agar proses pengolahan data dan penyampaian informasi lebih
31
C. Penggunaan Komputerisasi Dalam Pengolahan Data Akuntansi Pada Fakultas Ekonomi USU
Peranan Electronics Data Processing (EDP) pada Fakultas Ekonomi USU,
memiliki kedudukan yang cukup penting. Hal ini dapat terlihat dari berbagai
kegiatan yang berhubungan dengan operasional perusahaan, selalu mengandalkan
komputer dalam realisasinya, terutama dalam hal pemrosesan data akuntansi.
Sebagai suatu instansi pemerintah yang bergerak di bidang jasa, maka perusahaan
ini dalam penyusunan laporan akuntansinya juga tidak terlepas dari standar
akuntansi yang telah berlaku secara umum. Guna menghasilkan informasi yang
berguna dan selalu tepat waktu bagi berbagai pihak yang kompetisi atas laporan
tersebut, maka diperlukan sistem akuntansi yang memadai, yang juga merupakan
sistem yang berfungsi sebagai kerangka kerja prosedur yang harus dilakukan
dalam mencatat transaksi yang terjadi, sampai menghasilkan informasi akuntansi
yang baik.
Setiap perusahaan umumnya memiliki rencana anggaran dan
pertanggungjawaban karena kedudukan laporan rencana anggaran dan
pertanggungjawaban dalam perusahaan memiliki posisi yang penting. Sebab
laporan rencana anggaran dan pertanggungjawaban tersebut tidak hanya dicermati
oleh pihak intern perusahaan, tetapi juga pihak luar yang juga memiliki
kepentingan di dalamnya. Pihak luar perusahaan yang dimaksud antara lain
seperti kantor pajak untuk pemotongan gaji pegawai sesuai PPh Pasal 21. Pihak
intern perusahaan dalam hal ini adalah manajemen yang terdiri dari Dekan,
Pembantu Dekan I , Pembantu Dekan II, dan Pembantu Dekan III juga
memerlukan informasi keuangan untuk mengetahui, mengawasi, dan mengambil
keputusan-keputusan.
Untuk mengetahui kebutuhan informasi bagi pihak luar maupun dalam
peusahaan maka disusunlah suatu sistem akuntansi. Sistem ini dirancang guna
menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak luar perusahaan maupun dalam
perusahaan. Disamping itu, dengan diterapkannya sistem Electronics Data
Processing (EDP), maka perusahaan dapat lebih efisien dan efekitif dalam
penggunaan sumber daya yang dimiliki, serta dapat meminimalisasi biaya
operasional perusahaan.
D. Peran Akuntansi Berbasis Komputer terhadap Aktivitas Perusahaan
Dalam hal ini pemrosesan dan pengolahan data pada Fakultas Ekonomi
USU menerapkan sistem informasi akuntansi yang menggunakan sistem komputer
yang disebut dengan Electronics Data Processing (EDP). Dimana perusahaan
menggunakan komputer dan bentuk pengolahan data adalah secara semi
komputer. Sebagai suatu instansi pemerintah yang bergerak di bidang jasa, maka
instansi ini dalam menyusun laporan akuntansi tidak terlepas dari standar
akuntansi yang terkumpul dan dapat menjadi informasi yang berguna baik
pihak-pihak yang berkepentingan, maka dipelukan sistem akuntansi yang merupakan
kerangka kerja dan prosedur yang harus dilakukan dalam mencatat semua
transaksi yang terjadi sampai menghasilkan informasi yang lengkap. Dalam suatu
33
yang berkepentingan. Pihak luar perusahaan seperti kantor pajak dan lain-lainya
memerlukan informasi ini dalam kaitannya dengan kepentingan mereka.
Disamping itu pihak intern perusahaan dalam hal ini adalah manajemen yang
memerlukan informasi keuangan untuk mengetahui, mengawasi dan mengambil
keputusan-keputusan. Untuk mengetahui kebutuhan informasi agar pihak luar
maupun dalam perusahaan maka disusunlah suatu sistem akuntansi. Sistem ini
dirancang untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak luar perusahaan
maupun dalam perusahaan.
Tujuan penyusunan sistem akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan
adalah sebagai berikut:
1. Untuk menyediakan informasi bagi pihak-pihak yang berkepentingan,
2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada,
baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya,
3. Untuk memperbaiki pengawasan akuntansi dan pengecekan intern, atau untuk
memperbaiki tingkat keandalan (realibility) informasi akuntansi dan untuk
menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan
kekayaan,
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
Dalam perusahaan, sistem akuntansi disusun dan diproses secara manual.
Dalam sistem semi komputer, sebagian data diolah melalui komputer dan
sebagian lagi secara manual. Kemudian proses terakhir sesuai dengan siklus
akuntansi yaitu, meneliti dokumen-dokumen secara berurutan dalam jurnal dan
setiap bulan dipindahkan atau diposting ke buku besar. Selanjutnya dibuat neraca
saldo untuk menampung perkiraan. Untuk menghasilkan informasi yang lengkap
diperlukan data dari bagian atau departemen. Adapun bagian-bagian yang
bersangkutan dalam hal ini adalah:
1. Bagian administrasi dan keuangan,
2. Bagian biro rektor
Data dari masing-masing bagian tersebut langsung dikirim ke bagian
akuntansi pusat secara cepat dan bagian akuntansi mengolah data tersebut
sehingga menghasilkan laporan keuangan, melalui Electronics Data Processing
(EDP).
Adapun format dari pemrosesan data akuntansi menggunakan komputer
PEN Struktur Un mengguna software,
dipakai u
akuntansi tediri dari NYIMPANA Dalam Flo Disk/Hard INT P PEN Data disus Data diola Pemrosesa ntuk mengo akan sistem cobol, dan untuk kepe dalam peru : AN DATA oopy disk TERN PERU impinan pe DAT NGELOMP sun, dikelom
ah dalam CP
an Data Ak
olah data y
m multi te
n visual ba
erluan adm usahaan ini INFO Lapor Lapora USAHAAN rusahaan TA AKUNT POKAN DA mpokan dan PU dengan kuntansi de
yang ada sa
erminal. Da asic, sedang ministrasi ad dibagi berd ORMASI KE ran Rencana an Pertangg dll N P TANSI ATA AKUN n dimasukan menggunak ngan Komp
aat ini Fak
alam pemb gkan paket dalah Micc dasarkan pe EUANGAN a Anggaran, ungjawaban PENA Pihak Ketig NTANSI
n melalui ke
kan program puter kultas Ekon buatan prog t-paket soft crosoft Ex eriode prose
N PE
, n,
AMPILAN a dan di Lu
eyboard m aplikasi nomi USU gram digun ftware lain xel. Proses es bulanan, ENAMPILA Melalui M dan Prin DATA uar Perusaha 35 telah nakan yang data yang AN DATA Monitor nter aan
a. Tutup Buku
Tahap ini dilakukan setiap akhir bulan atau sebelumnya harus dipastikan
semua saldo buku adalah benar dengan mengacu pada catatan penerimaan dan
pengeluaran kas yang berasal dari pengajuan biaya ke pusat. Proses ini disebut
juga sebagai proses pemutakhiran master file selama sebulan, dimana seluruh
transaksi diposting ke dalam setiap akun yang sesuai pada master file. Pada akhir
proses ini akan dicatat akumulasi debit kredit serta jumlah saldo akhir bulan.
b. Laporan Bulanan
Setelah tutup buku program aplikasi ini menerbitkan fasilitas untuk
menerbitkan laporan bulanan yaitu:
Rekapitulasi, yang merupakan rekapitulasi dari semua transaksi atas kode
akun buku tertentu dan saldo akhir yang tercantum pada laporan ini harus
sama dengan yang tercantum pada buku harian dengan kode buku yang
sama.
Fakultas Ekonomi USU dalam penyusunan sistem informasi akuntansi dengan
menggunakan sistem komputerisasi mempertimbangkan tiga hal pokok yang
menjadi tujuan penyusunan :
1. Prinsip Cepat
Sistem akuntansi yang disusun harus mampu menyediakan data yang
37
2. Prinsip Aman
Sistem akuntansi yang disusun harus dapat membantu menjaga harta milik
perusahaan. Untuk tujuan tersebut sistem harus disusun dengan
mempertimbangkan prinsip-prinsip internal kontrol yang memadai.
3. Prinsip Murah
Sistem akuntansi disusun dengan biaya yang relatif murah dalam arti
manfaat yang akan diperolehnya harus lebih besar dengan biaya yang dikeluarkan.
Dengan menggunakan sistem pengolahan data yang menggunakan komputer
diatas membutuhkan manajemen yang akan terpenuhi sesuai dengan waktunya.
Data tersebut diolah untuk menjadi suatu informasi, dilakukan atau dikerjakan
secara bersama-sama oleh tiap-tiap bagian dan tidak hanya dilakukan oleh bagian
akuntansi/keuangan. Informasi yang dilaporkan harus sesuai dengan tujuan yang
ditetapkan. Informasi tersebut sangat berguna untuk menentukan jalannya usaha,
seperti informasi tentang pendapatan maupun biaya yang dikeluarka. Hal ini
menunjukan bahwa pihak manajemen dapat melihat kebijakan-kebijakan apa yang
akan diambil untuk menentukan alternatif dan tindakan apa yang tepat untuk suatu
proses pengambilan keputusan.
Dalam hal ini pengiriman informasi akuntansi kepada pihak manajemen,
perusahaan menggunakan sistem akuntansi secara manual, periodik, bulanan,
maupun tahunan. Adapun cara kerja yang dilakukan manajemen dalam
pengambilan keputusan adalah dengan menganalisa keuangan. Adapun tujuan
perusahaan membuat sistem informasi akuntansi adalah untuk mempermudah
dalam membuat laporan atau pertanggung jawaban dan mempermudah dalam
pengambilan keputusan.
Kegunaan informasi bagi pihak manajemen Fakultas Ekonomi USU
adalah :
1. Sebagai bahan penyususnan perencanaan kegiatan perusahaan,
2. Sebagai bahan pengawasan perusahaan,
3. Sebagai dasar pengambilan keputusan,
4. Sebagai dasar untuk mengetahui posisi keuangan,
5. Memberikan pertanggungjawaban kepada beberapa pihak luar dan pusat.
Dalam perusahaan ini, keputusan manajemen untuk fakultas berasal dari
pusat. Dalam hal ini fakultas mengirim informasi akuntansinya ke pusat sehingga
pusat dapat memberikan keputusan manajemen . Dimana informasi akuntansi
tersebut bagi manajemen dapat dipergunakan untuk menyusun rencana keuangan
perusahaan dimasa yang akan datang.
E. Kendala dan Dampak Komputerisasi terhadap Fungsi Akuntansi
Dewasa ini penggunaan komputer telah diakui keunggulan serta
keterlibatannya dalam dunia bisnis. Namun demikian, komputer sebagai ciptaan
manusia tidak terlepas dari berbagai macam kendala-kendala. Fakultas Ekonomi
39
1. Saldo kesalahan dalam menginput kode akun tutup buku dan pemindahan
Hal ini dikarenakan terlalu banyaknya kombinasi angka dari akun yang
diinput, dimana kesalahan ditemukan pada saat laporan telah dicetak dan
diperiksa kembali. Karena itu seorang user harus kembali ke file bulan
sebelumnya dan memperbaiki kesalahannya, dimana pada saat kembali ke file
sebelumnya pengimputan dan proses data dimulai dari awal lagi.
2. Saat mencetak mutasi gabungan sering terjadi kemacetan pada komputer
Hal ini terjadi karena kemungkinan bytes dalam memori telah penuh. Sebagai
jalan keluarnya maka laporan bulanan sebelumnya telah ada di backup dan
dihapus, dengan catatan data yang dihapus adalah data yang terdapat pada laporan
sebelumnya.
3. Komputer terkena virus
Dimana dalam hal ini dapat mengakibatkan program tidak jalan maka
sebagai jalan keluarnya pemeliharaan lebih ditingkatkan lagi, sehingga aktivitas
tidak terkendala lebih lama. Selain itu kendala-kendala yang tidak terduga bisa
saja terjadi, misalnya gangguan petir yang dapat menghambat pengimputan atau
pemrosesan data.
Kendala yang ada selama ini dapat mempengaruhi internal kontrol yang
ada diperusahaan. Kesalahan pada pengimputan kode akun, kemacetan komputer
dan komputer terkena virus menyebabkan pemrosesan data menjadi terkendala
sehingga informasi yang dihasilkan dan dibutuhkan oleh pihak manajemen
menjadi lambat dan tidak akurat. Akibatnya, laporan rencana anggaran dan
pertanggungjawaban, dokumen, dan laporan lainnya tidak dapat diandalkan.
Dimana, bila sistem pengamanan data dan aktiva tidak baik maka kemungkinan
data dan aktiva tersebut akan habis dicuri. Karena itu bagian akuntansi atau bagian
keuangan sangat mempunyai dampak yang berarti terhadap cara pengorganisasian
perusahaan, pengambilan keputusan dan pendayagunaan fungsi akuntansi.
Salah satu dampak terhadap fungi akuntansi ialah bahwa fungsi tersebut
harus membagi tanggung jawab terhadap aktivitas yang bervolume besar,
sehingga pegawai bagian pembukuan lebih dilibatkan pada aktivitas perencanaan,
koordinasi, dan pengawasan. Dengan kata lain, tanggung jawab semakin
ditransfer ke fungsi sistem informasi, fungsi akuntansi akan menjadi informasi
dalam kaitannya dengan output informasi tersebut. Dampak lain yang dapat kita
lihat adalah komputer memberikan dukungan yang sangat besar pada fungsi
akuntansi, yaitu komputer dapat menyajikan laporan rencana anggaran dan
pertangungjawaban dan laporan lainnya dengan lebih akurat dan tepat waktu.
Namun demikan kehadiran komputer tidak mempengaruhi pertanggungjawaban
utama fungsi akuntansi yaitu pelaporan kepada pihak luar atau ekstern dan
41
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan
1. Pengunaan komputer dalam sistem pengolahan data akuntansi
dilingkungan fakultas belum sepenuhnya sempurna walaupun jumlah
hardware dan program aplikasi yang dipakai dikatakan sudah
memadai tetapi belum beralih kepada system on-line processing,
2. Walupun begitu banyak keuntungan yang perusahaan peroleh dengan
menggunakan komputer, namun dibalik itu semua masih terdapat
kendala-kendala yang dihadapi, seperti; teknisi perawatan komputer,
kurangnya keahlian dalam pengunaan komputer dan hal-hal diluar
dugaan manusia,
3. Dampak komputerisasi terhadap fungsi akuntansi biasanya berdampak
positif, dalam hal ini fungsi dari tenaga kerja tidak berkurang hanya
dialihkan dari pekerjaan yang rutin dan nonrutin dan monoton ke
pekerjaan yang bersifat aktif dan memerlukan keahlian khusus. Dalam
hal ini komputer telah memberikan dukungan yang besar pada fungsi
akuntansi, namun demikan komputer tidak mempengaruhi tanggung
jawab utama fungsi akuntansi yaitu melaporkan pada pihak luar dan
mengevaluasi prestasi informsi keuangan.
B. Saran
1. Peningkatan kualitas bagi sebuah perusahaan sangat penting guna
mengimbangi kompetisi antara sesama perusahaan sejenis. Oleh karena
itu perusahaan sebaiknya selalu memperhatikan pengembangan
kualitas, baik dari segi fasilitas perusahaan ataupun dari segi sumber
daya manusia.
2. Penggunaan teknologi yang canggih terbukti mengingkatkan efisiensi
waktu serta mengurangi biaya operasional. Namun, harus dibarengi
dengan perawatan intensif. Oleh karena itu, perusahaan juga harus
melakukan pengawasan dalam hal perawatan fasilitas perusahaan.
3. Pada bagian EDP sebaiknya harus terdapat pemisahan yang jelas dalam
fungsi pengolahan data dan juga antar sistem manajer dengan operator.
4. Untuk mencegah terjadinya perangkapan tugas, ada baiknya Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara menambah personil untuk
43
DAFTAR PUSTAKA
Arrens, A. Alvin and, James K. Loebbecke. 2009. Auditing an Integrated Approach . New Jersey: Prentice hall of International.
Warren, Carl, S, James M Reeve, dan Philip E. Fess, 2008. Pengantar Akuntansi. Jakarta:
Salemba Empat
Krismiaji. 2010. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: UPP-STIM YKPN .Kusnadi, dkk. 2009. Pengantar Akuntansi Keuangan (Prinsip, Prosedur,
dan Metode). Jakarta: Universitas Sahid Jakarta. .Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat
Susanto, Azhar. 2008. Sistem Informasi Akuntansi, Manual Praktika Penyusunan Metode dan Prosedur. Bandung: Lembaga Informatika.
Rosdu, Samsulriadi. 2012. “Makalah Sistem Informasi Akuntansi Penggajian”.
(online),(http://adhydilodheys- samsulriadirosdu.blogspot.com/2012/01/sistem-informasi-akuntansi-penggajian.html)
