BAB II PROFIL FAKULTAS EKONOMI USU
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil,
b. Perkuliahan semester genap/ganjil,
c. Ujian semester genap/ ganjil dan ujian mid semester genap/ganjil,
27
BAB III PEMBAHASAN
A. Sistem Informasi Akuntansi dan Sistem Komputerisasi
Sistem Akuntansi adalah suatu bagian dari sistem yang lebih besar yaitu sistem informasi manajemen, selain itu sistem akuntansi juga merupakan bagian khusus dari akuntansi yang berkaitan dengan prosedur-prosedur pengumpulan dan pelaporan data akuntansi. Definisi sistem adalah , “ Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama.
Dari definisi ini dapat dijelaskan bahwa sistem akuntansi adalah suatu rangkaian kegiatan untuk melaksanakan proses pengolahan data akuntansi secara efisien sehingga menghasilkan informasi keuangan yang berguna dalam pengambilan keputusan. Suatu sistem akuntansi disusun secara baik maka secara tidak langsung merupakan suatu alat pengawasan yang bertujuan mendukung suatu keabsaan transaksi, sehingga informasi atau laporan yang dihasilkan dapat dipercaya.
Dalam bagian terdahulu pengertian sistem akuntansi secara umum telah dijelaskan bila berkaitan dengan komputer maka sistem pengolahan data secara elektronik merupakan peralatan dan program yang digabung menjadi suatu instalasi komputer. Sistem komputer adalah suatu jaringan prosedur yang menggunakan sebuah mesin untuk mematuhi semua perintah yang berurutan dan
bisa memodifikasi instruksi dalam kegiatan-kegiatan pada perusahaan. Dalam hal ini perusahaan menggunakan suatu alat yang sekarang disebut komputer.
Berdasarkan definisi diatas dapat dikatakan bahwa sistem pengolahan data secara Electronics (EDP) merupakan bagian untuk melaksanakan proses pengolahan data non-finansial seperti data-data pegawai, literature buku di perpustakaan dan lain-lain. Proses akuntansi merupakan proses data, dimana dalam proses tersebut terdapat siklus yang dimulai dari transaksi sampai pada tahap pelaporan. Siklus akuntansi secara manual dan komputer pada dasarnya adalah sama, hanya berbeda pada teknisnya saja. Jika pada sistem manual penggunaan tenaga manusia, buku dan lemari arsip, sedangkan pada sistem komputerisasi menggunakan Central Processing Unit (CPU), dimana file-file disimpan dalam disk, disk drive, tape dan sebagainya. Pemakaian sistem manual biasanya diterapkan pada transaksi-transaksi usaha yang belum begitu banyak, tetapi semakin besar organisasi dan volume transaksi maka perlu dipertimbangkan untuk mengganti metode proses data dengan Electronics Data Processing(EDP).
B. Sistem Komputerisasi dalam Perusahaan
Kebanyakan informasi dalam perusahaan tumpang tindih (overlap) ke dalam lebih dari suatu ketegori tersebut. Untuk itu, guna menghindari terjadinya tumpang tindih dalam pengolahan data, maka Fakultas Ekonomi USU perlu mengikuti prosedur baku yang telah ada, atau dapat membuat prosedur sendiri, yang dianggap sesuai dengan kondisi parusahaan saat itu. Suatu sistem informasi manajemen memanfaatkan baik manusia maupun sumber modal/capital dimana
29
yang terdiri dari peralatan/mesin pengolah data. Untuk itu Fakultas Ekonomi USU menggunakan dua sistem pengolahan data antara lain sebagai berikut :
1. Sistem pengolahan data secara manual dimana sebagian besar beban pengolahan data dilaksanakan oleh manusia,
2. Sistem pengolahan data secara otomatis (Electronics Data Processing/ EDP), dimana sebagian besar beban pengolahan data dilaksanakan oleh peralatan dan komputer.
Dimana kedua sistem pengolahan data yamg digunakan oleh perusahaan, ada beberapa tingkat kemutakhiran yang dapat dipakai. Tingkat kemutakhiran yang paling rendah dalam sistem pengolahan data dalam perusahaan adalah sistem yang seluruhnya manual, dimana orang melaksanakan semua fungsi pengolahan data. Sistem seperti ini biasanya diterapkan oleh perusahaan setempat atau (lokal). Dalam perusahaan sejenis ini, mungkin tidak satu orang pun yang ditugaskan secara khusus untuk menangani pengolahan data akuntansi. Adapun sebagai gantinya fungsi ini merupakan tugas tambahan yang ditangani oleh beberapa orang yang bertanggung jawab.
Keuntungan manusia sebagai pengolah data adalah, bahwa fleksibelitasnya atau kemampuanya untuk melaksanakan semua fungsi sistem pengolah data dan pertimbangannya yang dapat diandalkan, serta kemampuannya untuk menyesuaikan diri pada situasi yang tidak biasa (tidak dikenal dan belum terjadi sebelumnya). Hal ini dikarenakan manusia juga memiliki kelemahan sebagai pengolah data, yaitu lamban dan kurang dapat diandalkan ketelitiannya. Sebagian
besar sistem pengolahan data secara manual memanfaatkan satu atau lebih bentuk mesin khusus untuk dipergunakan dalam perusahaan. Jenis mesin tersebut biasa berbentuk; mesin tik yang dapat menambah kecepatan dan lebih enak dibaca, mesin kalkulasi yang dapat meningkatkan kecepatan dan ketelitian kalkulasi/perhitungan, cash register yang dapat mencatat, mengklasifikasikan dan mengontrol penerimaan uang, mesin duplikator yang dapat menghemat waktu dalam pembuatan tembusan/duplikat dokumen dan laporan, atau mesin pembukuan yang dapat mengkombinasikan mesin kalkulator dengan mesin tik.
Hal ini bukanlah merupakan daftar yang lengkap untuk seluruh jenis mesin perusahaan yang bisa diperoleh. Pada umumnya mesin-mesin jenis ini terbukti dapat meningkatkan kecepatan dan keandalan pengolahan data dalam sistem manual. Namun mesin-mesin itu masih membutuhkan bantuan manusia agar bisa berfungsi sebagaimana mestinya, sehingga peran manusia sebagai pengolah data tidak dapat dipandang rendah, meskipun pada kenyataannya mesin-mesin tersebut dapat meminimalisir kekurangan yang ada pada manusia dalam fungsinya sebagai pengolah data. Cepat atau lambat diakui bahwa kehadiran komputer akan membentuk suatu sistem tersendiri dalam suatu sistem informasi perusahaan.
Untuk saat ini Fakultas Ekonomi USU menggunakan komputer Pentium empat yang memiliki berbagai aplikasi-aplikasi yang berguna untuk proses pengolahan data dan penyampaian berbagai informasi akuntansi yang diperlukan oleh perusahaan agar proses pengolahan data dan penyampaian informasi lebih efektif dan efisien.
31
C. Penggunaan Komputerisasi Dalam Pengolahan Data Akuntansi Pada Fakultas Ekonomi USU
Peranan Electronics Data Processing (EDP) pada Fakultas Ekonomi USU, memiliki kedudukan yang cukup penting. Hal ini dapat terlihat dari berbagai kegiatan yang berhubungan dengan operasional perusahaan, selalu mengandalkan komputer dalam realisasinya, terutama dalam hal pemrosesan data akuntansi. Sebagai suatu instansi pemerintah yang bergerak di bidang jasa, maka perusahaan ini dalam penyusunan laporan akuntansinya juga tidak terlepas dari standar akuntansi yang telah berlaku secara umum. Guna menghasilkan informasi yang berguna dan selalu tepat waktu bagi berbagai pihak yang kompetisi atas laporan tersebut, maka diperlukan sistem akuntansi yang memadai, yang juga merupakan sistem yang berfungsi sebagai kerangka kerja prosedur yang harus dilakukan dalam mencatat transaksi yang terjadi, sampai menghasilkan informasi akuntansi yang baik.
Setiap perusahaan umumnya memiliki rencana anggaran dan pertanggungjawaban karena kedudukan laporan rencana anggaran dan pertanggungjawaban dalam perusahaan memiliki posisi yang penting. Sebab laporan rencana anggaran dan pertanggungjawaban tersebut tidak hanya dicermati oleh pihak intern perusahaan, tetapi juga pihak luar yang juga memiliki kepentingan di dalamnya. Pihak luar perusahaan yang dimaksud antara lain seperti kantor pajak untuk pemotongan gaji pegawai sesuai PPh Pasal 21. Pihak intern perusahaan dalam hal ini adalah manajemen yang terdiri dari Dekan,
Pembantu Dekan I , Pembantu Dekan II, dan Pembantu Dekan III juga memerlukan informasi keuangan untuk mengetahui, mengawasi, dan mengambil keputusan-keputusan.
Untuk mengetahui kebutuhan informasi bagi pihak luar maupun dalam peusahaan maka disusunlah suatu sistem akuntansi. Sistem ini dirancang guna menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak luar perusahaan maupun dalam perusahaan. Disamping itu, dengan diterapkannya sistem Electronics Data Processing (EDP), maka perusahaan dapat lebih efisien dan efekitif dalam penggunaan sumber daya yang dimiliki, serta dapat meminimalisasi biaya operasional perusahaan.
D. Peran Akuntansi Berbasis Komputer terhadap Aktivitas Perusahaan
Dalam hal ini pemrosesan dan pengolahan data pada Fakultas Ekonomi USU menerapkan sistem informasi akuntansi yang menggunakan sistem komputer yang disebut dengan Electronics Data Processing (EDP). Dimana perusahaan menggunakan komputer dan bentuk pengolahan data adalah secara semi komputer. Sebagai suatu instansi pemerintah yang bergerak di bidang jasa, maka instansi ini dalam menyusun laporan akuntansi tidak terlepas dari standar akuntansi yang terkumpul dan dapat menjadi informasi yang berguna baik pihak-pihak yang berkepentingan, maka dipelukan sistem akuntansi yang merupakan kerangka kerja dan prosedur yang harus dilakukan dalam mencatat semua transaksi yang terjadi sampai menghasilkan informasi yang lengkap. Dalam suatu perusahan, informasi keuangan sangat dibutuhkan oleh berbagai macam pihak
33
yang berkepentingan. Pihak luar perusahaan seperti kantor pajak dan lain-lainya memerlukan informasi ini dalam kaitannya dengan kepentingan mereka. Disamping itu pihak intern perusahaan dalam hal ini adalah manajemen yang memerlukan informasi keuangan untuk mengetahui, mengawasi dan mengambil keputusan-keputusan. Untuk mengetahui kebutuhan informasi agar pihak luar maupun dalam perusahaan maka disusunlah suatu sistem akuntansi. Sistem ini dirancang untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak luar perusahaan maupun dalam perusahaan.
Tujuan penyusunan sistem akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan adalah sebagai berikut:
1. Untuk menyediakan informasi bagi pihak-pihak yang berkepentingan,
2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya, 3. Untuk memperbaiki pengawasan akuntansi dan pengecekan intern, atau untuk
memperbaiki tingkat keandalan (realibility) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan,
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
Dalam perusahaan, sistem akuntansi disusun dan diproses secara manual. Dalam sistem semi komputer, sebagian data diolah melalui komputer dan sebagian lagi secara manual. Kemudian proses terakhir sesuai dengan siklus akuntansi yaitu, meneliti dokumen-dokumen secara berurutan dalam jurnal dan
setiap bulan dipindahkan atau diposting ke buku besar. Selanjutnya dibuat neraca saldo untuk menampung perkiraan. Untuk menghasilkan informasi yang lengkap diperlukan data dari bagian atau departemen. Adapun bagian-bagian yang bersangkutan dalam hal ini adalah:
1. Bagian administrasi dan keuangan,
2. Bagian biro rektor
Data dari masing-masing bagian tersebut langsung dikirim ke bagian akuntansi pusat secara cepat dan bagian akuntansi mengolah data tersebut sehingga menghasilkan laporan keuangan, melalui Electronics Data Processing (EDP).
Adapun format dari pemrosesan data akuntansi menggunakan komputer terdapat pada gambar berikut ini (dapat dilihat pada halaman berikutnya)
PEN Struktur Un mengguna software, dipakai u akuntansi tediri dari NYIMPANA Dalam Flo Disk/Hard INT P PEN Data disus Data diola Pemrosesa ntuk mengo akan sistem cobol, dan untuk kepe dalam peru : AN DATA oopy disk TERN PERU impinan pe DAT NGELOMP sun, dikelom ah dalam CP an Data Ak olah data y m multi te n visual ba erluan adm usahaan ini INFO Lapor Lapora USAHAAN rusahaan TA AKUNT POKAN DA mpokan dan PU dengan kuntansi de yang ada sa erminal. Da asic, sedang ministrasi ad dibagi berd ORMASI KE ran Rencana an Pertangg dll N P TANSI ATA AKUN n dimasukan menggunak ngan Komp
aat ini Fak alam pemb gkan paket dalah Micc dasarkan pe EUANGAN a Anggaran, ungjawaban PENA Pihak Ketig NTANSI n melalui ke kan program puter kultas Ekon buatan prog t-paket soft crosoft Ex eriode prose N PE , n, AMPILAN a dan di Lu eyboard m aplikasi nomi USU gram digun ftware lain xel. Proses es bulanan, ENAMPILA Melalui M dan Prin DATA uar Perusaha 35 telah nakan yang data yang AN DATA Monitor nter aan
a. Tutup Buku
Tahap ini dilakukan setiap akhir bulan atau sebelumnya harus dipastikan semua saldo buku adalah benar dengan mengacu pada catatan penerimaan dan pengeluaran kas yang berasal dari pengajuan biaya ke pusat. Proses ini disebut juga sebagai proses pemutakhiran master file selama sebulan, dimana seluruh transaksi diposting ke dalam setiap akun yang sesuai pada master file. Pada akhir proses ini akan dicatat akumulasi debit kredit serta jumlah saldo akhir bulan.
b. Laporan Bulanan
Setelah tutup buku program aplikasi ini menerbitkan fasilitas untuk menerbitkan laporan bulanan yaitu:
Rekapitulasi, yang merupakan rekapitulasi dari semua transaksi atas kode akun buku tertentu dan saldo akhir yang tercantum pada laporan ini harus sama dengan yang tercantum pada buku harian dengan kode buku yang sama.
Fakultas Ekonomi USU dalam penyusunan sistem informasi akuntansi dengan menggunakan sistem komputerisasi mempertimbangkan tiga hal pokok yang menjadi tujuan penyusunan :
1. Prinsip Cepat
Sistem akuntansi yang disusun harus mampu menyediakan data yang diperlukan dengan tepat waktu dan sesuai dengan kebutuhan.
37
2. Prinsip Aman
Sistem akuntansi yang disusun harus dapat membantu menjaga harta milik perusahaan. Untuk tujuan tersebut sistem harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip internal kontrol yang memadai.
3. Prinsip Murah
Sistem akuntansi disusun dengan biaya yang relatif murah dalam arti manfaat yang akan diperolehnya harus lebih besar dengan biaya yang dikeluarkan. Dengan menggunakan sistem pengolahan data yang menggunakan komputer diatas membutuhkan manajemen yang akan terpenuhi sesuai dengan waktunya. Data tersebut diolah untuk menjadi suatu informasi, dilakukan atau dikerjakan secara bersama-sama oleh tiap-tiap bagian dan tidak hanya dilakukan oleh bagian akuntansi/keuangan. Informasi yang dilaporkan harus sesuai dengan tujuan yang ditetapkan. Informasi tersebut sangat berguna untuk menentukan jalannya usaha, seperti informasi tentang pendapatan maupun biaya yang dikeluarka. Hal ini menunjukan bahwa pihak manajemen dapat melihat kebijakan-kebijakan apa yang akan diambil untuk menentukan alternatif dan tindakan apa yang tepat untuk suatu proses pengambilan keputusan.
Dalam hal ini pengiriman informasi akuntansi kepada pihak manajemen, perusahaan menggunakan sistem akuntansi secara manual, periodik, bulanan, maupun tahunan. Adapun cara kerja yang dilakukan manajemen dalam pengambilan keputusan adalah dengan menganalisa keuangan. Adapun tujuan perusahaan membuat sistem informasi akuntansi adalah untuk mempermudah
dalam membuat laporan atau pertanggung jawaban dan mempermudah dalam pengambilan keputusan.
Kegunaan informasi bagi pihak manajemen Fakultas Ekonomi USU adalah :
1. Sebagai bahan penyususnan perencanaan kegiatan perusahaan,
2. Sebagai bahan pengawasan perusahaan,
3. Sebagai dasar pengambilan keputusan,
4. Sebagai dasar untuk mengetahui posisi keuangan,
5. Memberikan pertanggungjawaban kepada beberapa pihak luar dan pusat.
Dalam perusahaan ini, keputusan manajemen untuk fakultas berasal dari pusat. Dalam hal ini fakultas mengirim informasi akuntansinya ke pusat sehingga pusat dapat memberikan keputusan manajemen . Dimana informasi akuntansi tersebut bagi manajemen dapat dipergunakan untuk menyusun rencana keuangan perusahaan dimasa yang akan datang.
E. Kendala dan Dampak Komputerisasi terhadap Fungsi Akuntansi
Dewasa ini penggunaan komputer telah diakui keunggulan serta keterlibatannya dalam dunia bisnis. Namun demikian, komputer sebagai ciptaan manusia tidak terlepas dari berbagai macam kendala-kendala. Fakultas Ekonomi USU yang telah menggunakan komputer dalam berbagai aktivitasnya juga
39
1. Saldo kesalahan dalam menginput kode akun tutup buku dan pemindahan
Hal ini dikarenakan terlalu banyaknya kombinasi angka dari akun yang diinput, dimana kesalahan ditemukan pada saat laporan telah dicetak dan diperiksa kembali. Karena itu seorang user harus kembali ke file bulan sebelumnya dan memperbaiki kesalahannya, dimana pada saat kembali ke file sebelumnya pengimputan dan proses data dimulai dari awal lagi.
2. Saat mencetak mutasi gabungan sering terjadi kemacetan pada komputer
Hal ini terjadi karena kemungkinan bytes dalam memori telah penuh. Sebagai jalan keluarnya maka laporan bulanan sebelumnya telah ada di backup dan dihapus, dengan catatan data yang dihapus adalah data yang terdapat pada laporan sebelumnya.
3. Komputer terkena virus
Dimana dalam hal ini dapat mengakibatkan program tidak jalan maka sebagai jalan keluarnya pemeliharaan lebih ditingkatkan lagi, sehingga aktivitas tidak terkendala lebih lama. Selain itu kendala-kendala yang tidak terduga bisa saja terjadi, misalnya gangguan petir yang dapat menghambat pengimputan atau pemrosesan data.
Kendala yang ada selama ini dapat mempengaruhi internal kontrol yang ada diperusahaan. Kesalahan pada pengimputan kode akun, kemacetan komputer
dan komputer terkena virus menyebabkan pemrosesan data menjadi terkendala sehingga informasi yang dihasilkan dan dibutuhkan oleh pihak manajemen menjadi lambat dan tidak akurat. Akibatnya, laporan rencana anggaran dan pertanggungjawaban, dokumen, dan laporan lainnya tidak dapat diandalkan. Dimana, bila sistem pengamanan data dan aktiva tidak baik maka kemungkinan data dan aktiva tersebut akan habis dicuri. Karena itu bagian akuntansi atau bagian keuangan sangat mempunyai dampak yang berarti terhadap cara pengorganisasian perusahaan, pengambilan keputusan dan pendayagunaan fungsi akuntansi.
Salah satu dampak terhadap fungi akuntansi ialah bahwa fungsi tersebut harus membagi tanggung jawab terhadap aktivitas yang bervolume besar, sehingga pegawai bagian pembukuan lebih dilibatkan pada aktivitas perencanaan, koordinasi, dan pengawasan. Dengan kata lain, tanggung jawab semakin ditransfer ke fungsi sistem informasi, fungsi akuntansi akan menjadi informasi dalam kaitannya dengan output informasi tersebut. Dampak lain yang dapat kita lihat adalah komputer memberikan dukungan yang sangat besar pada fungsi akuntansi, yaitu komputer dapat menyajikan laporan rencana anggaran dan pertangungjawaban dan laporan lainnya dengan lebih akurat dan tepat waktu. Namun demikan kehadiran komputer tidak mempengaruhi pertanggungjawaban utama fungsi akuntansi yaitu pelaporan kepada pihak luar atau ekstern dan mengevaluasi prestasi informasi keuangan tersebut.
41 BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan
1. Pengunaan komputer dalam sistem pengolahan data akuntansi dilingkungan fakultas belum sepenuhnya sempurna walaupun jumlah hardware dan program aplikasi yang dipakai dikatakan sudah memadai tetapi belum beralih kepada system on-line processing,
2. Walupun begitu banyak keuntungan yang perusahaan peroleh dengan menggunakan komputer, namun dibalik itu semua masih terdapat kendala-kendala yang dihadapi, seperti; teknisi perawatan komputer, kurangnya keahlian dalam pengunaan komputer dan hal-hal diluar dugaan manusia,
3. Dampak komputerisasi terhadap fungsi akuntansi biasanya berdampak positif, dalam hal ini fungsi dari tenaga kerja tidak berkurang hanya dialihkan dari pekerjaan yang rutin dan nonrutin dan monoton ke pekerjaan yang bersifat aktif dan memerlukan keahlian khusus. Dalam hal ini komputer telah memberikan dukungan yang besar pada fungsi akuntansi, namun demikan komputer tidak mempengaruhi tanggung jawab utama fungsi akuntansi yaitu melaporkan pada pihak luar dan mengevaluasi prestasi informsi keuangan.
B. Saran
1. Peningkatan kualitas bagi sebuah perusahaan sangat penting guna mengimbangi kompetisi antara sesama perusahaan sejenis. Oleh karena itu perusahaan sebaiknya selalu memperhatikan pengembangan kualitas, baik dari segi fasilitas perusahaan ataupun dari segi sumber daya manusia.
2. Penggunaan teknologi yang canggih terbukti mengingkatkan efisiensi waktu serta mengurangi biaya operasional. Namun, harus dibarengi dengan perawatan intensif. Oleh karena itu, perusahaan juga harus melakukan pengawasan dalam hal perawatan fasilitas perusahaan.
3. Pada bagian EDP sebaiknya harus terdapat pemisahan yang jelas dalam fungsi pengolahan data dan juga antar sistem manajer dengan operator.
4. Untuk mencegah terjadinya perangkapan tugas, ada baiknya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menambah personil untuk menangani administrasi perusahaan.
43
DAFTAR PUSTAKA
Arrens, A. Alvin and, James K. Loebbecke. 2009. Auditing an Integrated Approach . New Jersey: Prentice hall of International.
Warren, Carl, S, James M Reeve, dan Philip E. Fess, 2008. Pengantar Akuntansi. Jakarta:
Salemba Empat
Krismiaji. 2010. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: UPP-STIM YKPN .Kusnadi, dkk. 2009. Pengantar Akuntansi Keuangan (Prinsip, Prosedur,
dan Metode). Jakarta: Universitas Sahid Jakarta. .Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat
Susanto, Azhar. 2008. Sistem Informasi Akuntansi, Manual Praktika Penyusunan Metode dan Prosedur. Bandung: Lembaga Informatika.
Rosdu, Samsulriadi. 2012. “Makalah Sistem Informasi Akuntansi Penggajian”.
(online),(http://adhydilodheys- samsulriadirosdu.blogspot.com/2012/01/sistem-informasi-akuntansi-penggajian.html)