ANALISA DAN EVALUASI

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

Berdasarkan uraian teoritis yang telah dikemukakan pada bab terdahulu maka penulis akan melakukan analisa dan evaluasi mengenai peranan sekretaris yang diterapkan pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk adalah sebagai berikut:

A. Peranan Sekretaris dalam Perusahaan

Peranan sekretaris dalam membantu tugas-tugas pimpinan itu sangat penting, karena tanpa seorang sekretaris, pimpinan akan sulit melakukan pekerjaannya dengan baik. Peranan sekretaris pada perusahaan ini adalah peran sekretaris sebagai pemberi informasi, sebagai penerima telepon, dan sebagai perantara atau penghubung.

Peran sekretaris sebagai pemberi informasi yang baik dapat meningkatkan kinerja pimpinan. Aktivitas sekretaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik, sehingga dapat memberikan pengaruh yang positif pada status dan performance PT. Perusahaan Gas Negara untuk jangka panjang.

Peran sekretaris sebagai penerima telepon, bila seorang sekretaris menerima informasi yang disampaikan melalui telepon dengan baik serta menyampaikan informasi kembali melalui telepon tersebut sesuai dengan aslinya tanpa menambah atau mengurangi informasi tersebut, maka ini akan memberi keuntungan pada perusahaan. Oleh karena itu sekretaris harus dapat

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

menangkap dan menerima pesan atau informasi dengan baik sehingga tidak mengecewakan pihak yang bersangkutan.

Tetapi terkadang sekretaris menganggap pesan atau informasi yang diterima dari telepon itu bisa diingat. Padahal karena banyaknya pekerjaan terkadang sekretaris lupa akan pesan atau pun informasi yang diterima dari telepon, karena itu sekretaris harus selalu mencatat hal-hal yang dianggap penting agar tidak menyebabkan kerugian pada perusahaan.

Peran sekretaris sebagai perantara atau penghubung erat kaitannya dengan komunikasi. Komunikasi yang baik dan sopan yang dilakukan oleh seorang sekretaris akan membawa keuntungan bagi perusahaannya, hal tersebut akan menciptakan suatu keadaan dan situasi yang baik diantara pimpinan dan karyawannya sehingga dapat menciptakan komunikasi yang lancar. Oleh karena itu sekretaris harus menguasai teknik berkomunikasi yang baik dan sopan agar tidak terjadi kesalahpahaman komunikasi antara pimpinan dan karyawan.

Peran sekretaris akan sangat berpengaruh terhadap kinerja perusahaan karena berhasil atau tidaknya tujuan perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya tergantung dari kinerja seorang sekretaris itu sendiri. Sekretaris mempunyai peranan yang sangat penting terhadap kelancaran dan kemajuan perusahaan untuk masa sekarang dan masa yang akan datang. Oleh karena itu, sekretaris harus memiliki kinerja yang baik.

Kinerja dalam menjalankan fungsinya tidak berdiri sendiri, tapi berhubungan dengan kepuasan kerja dan tingkat imbalan, dipengaruhi oleh keterampilan, kemampuan dan sifat-sifat individu. Dengan demikian, kinerja

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

sekretaris pada dasarnya ditentukan oleh tiga hal yaitu kemampuan, keinginan, dan lingkungan.

Tanpa mengetahui ketiga faktor ini kinerja yang baik tidak akan tercapai. Dengan kata lain, kinerja seorang sekretaris dapat ditingkatkan apabila ada kesesuaian antara pekerjaan dan kemampuan.

Jika seorang sekretaris sudah mempunyai kinerja yang baik, maka hal tersebut dapat memperbaiki kualitas hasil kerja dan hubungan kerja di perusahaan sehingga kinerja perusahaan juga akan meningkat.

B. Syarat-syarat Sekretaris

Sebelum seseorang menjadi sekretaris yang profesional, terlebih dahulu ia harus mengetahui syarat untuk menjadi seorang sekretaris. Ini dilakukan agar dapat menciptakan seorang sekretaris yang handal dan terampil sehingga tugas- tugasnya pada PT. Perusahaan Gas Negara dapat terselesaikan dengan baik.

Sejauh ini syarat-syarat seorang sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara sudah sesuai dengan teori yang telah dibahas sebelumnya hanya saja perlu ditambahkan adanya kemampuan teknis dan keterampilan untuk melakukan pekerjaan.

Walaupun demikian kemampuan tersebut belum merupakan jaminan terpenuhinya syarat seorang sekretaris yang baik sebab seorang sekretaris yang baik, handal, dan profesional itu tidak dapat dinilai dari sikap lahiriah dan keterampilan saja namun semuanya harus didukung disipilin kerja yang tinggi dan penulis melihat bahwa sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara sudah cukup memenuhi hal tersebut.

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

C. Sekretaris dan Lingkungan Kerja

Sebagai seorang kepercayaan pimpinan yang memiliki hubungan yang dekat dengan pimpinan, sekretaris sering mengundang iri hati dari rekan-rekan kerjanya. Terlebih adanya anggapan bahwa tugas seorang sekretaris mudah dan tidak memerlukan keahlian khusus. Pendapat ini tentu saja tidak benar, oleh karena itu sekretaris harus mampu bersikap arif dan bijaksana dalam mengkaji hal tersebut.

Dalam hubungan kerja, baik dengan lingkungan dalam perusahaan maupun dengan lingkungan luar perusahaan, loyalitas dan rasa humor adalah sikap yang harus dikembangkan namun jangan sampai berlebihan. Sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara memiliki hubungan yang baik dengan pimpinan maupun dengan rekan kerjanya. Hal ini terlihat ketika penulis mengadakan penelitian ini.

Dengan adanya hubungan kerja yang baik tersebut sekretaris selalu berusaha agar peranannya dapat terlaksana dengan baik, sehingga tugas-tugas yang dilaksanakan dapat mendukung kelancaran kerja pimpinan yang akhirnya juga mendukung tercapainya tujuan perusahaan.

D. Tugas-tugas Sekretaris

Tugas-tugas sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara adalah tugas seorang sekretaris pimpinan. Sekretaris pimpinan memiliki fungsi sebagai

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

pembantu pimpinan dalam pekerjaan detail pimpinan. Tugas seorang pimpinan, dalam bidang apa pun, sangat kompleks sehingga sekretaris harus dapat menyesuaikan diri dengan tugas yang dikerjakan oleh pimpinannya.

Pekerjaan seorang sekretaris pimpinan menyangkut tugas yang berhubungan dengan pekerjaan ketatausahaan atau kesekretariatan. Dengan demikian, hal-hal yang menyangkut kepentingan pribadi di luar kedinasan bukan merupakan tugas dan tanggung jawab sekretaris pimpinan. Mengingat tugas-tugas yang dijalankan oleh sekretaris pimpinan selalu berkaitan dengan tugas pekerjaan pimpinan, maka sekretaris pimpinan kadang juga disebut dengan istilah sekretaris pribadi.

Penulis melihat bahwa tugas-tugas sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara sudah dilaksanakan dengan baik, ini terlihat dari pelaksanaan prakteknya dengan teori-teori yang telah ditetapkan. Misalnya menghadiri rapat- rapat dinas sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan rapat dan lain-lain. Dalam tugas-tugas yang dilakukan oleh sekretaris secara keseluruhan dilaksanakan dengan baik sehingga tujuan perusahaan bisa tercapai.

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan pengamatan dan penjelasan pada bab-bab terdahulu, maka penulis mencoba menarik kesimpulan sebagai berikut:

1. PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk merupakan perusahaan yang bergerak di bidang distribusi gas bumi yang menyalurkan gas bumi dengan jaringan pipa untuk keperluan bahan bakar di sektor rumah tangga, komersial dan industri. Struktur organisasi pada PT. Perusahaan Gas Negara, khususnya pada SBU Distribusi Wilayah III Sumbagut merupakan struktur organisasi garis dan staf, yang mencerminkan tanggung jawab dan wewenang secara vertikal serta hubungan antara bagian secara horizontal.

2. Sekretaris pada perusahaan ini mempunyai peranan yang sangat penting dalam membantu pimpinan, yakni sebagai pemberi informasi, penerima telepon, dan penghubung atau perantara pimpinan dan pegawai atau pun sebaliknya serta antara pimpinan dengan pihak luar perusahaan. Pelaksanaan peran sekretaris sudah dilaksanakan dengan baik, ini terbukti dari kemampuan sekretaris membagi waktu dan tugas yang diberikan pimpinan juga keefektifan sekretaris dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya itu dengan baik sehingga dapat

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

memajukan pencapaian tujuan perusahaan dan dapat memperbaiki kinerja perusahaan.

3. Sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara sudah memenuhi syarat-syarat yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Dengan memenuhi syarat-syarat tersebut, sekretaris dapat menjadi seorang yang handal dan terampil dalam melaksanakan tugas-tugasnya.

4. Sekretaris pada perusahaan ini memiliki hubungan yang baik dengan pimpinan maupun dengan rekan kerjanya. Sekretaris selalu berusaha menjaga hubungan tersebut dengan baik, salah satunya dengan tetap memelihara komunikasi yang lancar terhadap orang di dalam atau pun di luar perusahaan. Hubungan kerja yang baik dapat mendukung kelancaran kerja pimpinan yang akhirnya juga mendukung tercapainya tujuan perusahaan.

5. Pelaksanaan tugas-tugas sekretaris pada perusahaan ini sudah berjalan dengan baik, hal ini terlihat dari pelaksanaan prakteknya dengan teori-teori yang telah ditetapkan. Pelaksanaan tugas-tugas tersebut meliputi tugas rutin, tugas khusus dan tugas kreatif.

B. Saran

Adapun saran yang dapat penulis berikan untuk lebih memperlancar pelaksanaan kerja sekretaris pada PT. Perusahaan Gas Negara adalah sebagai berikut:

1. Pelaksanaan peran dan tugas-tugasnya harus dapat lebih ditingkatkan lagi untuk masa yang akan datang.

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

2. Seorang sekretaris harus dapat menambah pengetahuan dan kemampuan berbahasa asing yang bermanfaat dalam berkomunikasi dengan berbagai pihak. 3. Sekretaris harus mengetahui kedudukannya, sehingga seorang sekretaris dapat

menjaga agar bersikap baik di dalam maupun di luar perusahaan agar citra sebagai seorang sekretaris yang baik tetap terpelihara serta tetap dapat menjaga rahasia perusahaan demi kebaikan bersama.

DAFTAR PUSTAKA

Atmosudirjo, Prajudi. 1998. Kesekretariatan dan Administrasi Perkantoran. Jakarta: Ghalia Indonesia.

Hardjana, M. Agus. 1998. Sekretaris: Kedudukan, Tata Kerja dan Kepribadiannya. Yogyakarta: Kanisius.

Hasan, M. Iqbal. 2002. Pokok-pokok Materi Metodologi Penelitian dan Aplikasinya. Jakarta: Ghalia Indonesia.

Lyse R., Ana. 1993. Bagaimana Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.

Mathis, Robert L.. John H. Jackson. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Penerbit Salemba 4.

Nazir, Moh.. 2003. Metode Penelitian. Jakarta: Ghalia Indonesia.

Ratnawati, Eti. Sunarto. 2006. Sekretaris Profesional. Yogyakarta: AMUS Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia.

Sedarmayanti. 1997. Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung: Mandar Madju. Sutarto. 1997. Sekretaris dan Tata Warkat. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.

Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.

Wursanto, Ignatius. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Penerbit ANDI.

Lampiran GAMBAR 1

STRUKTUR ORGANISASI

SBU DISTRIBUSI WILAYAH III SUMATERA UTARA

GENERAL MANAGER AUDITOR MANAGER TEKNIK ASSISTANT MANAGER PERENCANAAN ASSISTANT MANAGER KONTRUKSI ASSISTANT MANAGER OPERASI ASSISTANT MANAGER PEMASARAN MANAGER OPERASI & PEMASARAN KELOMPOK FUNGSIONAL HUKUM & HUMAS ASSISTANT MANAGER KEUANGAN ASSISTANT MANAGER ADMINISTRASI SENIOR SPV PENDANAAN SENIOR SPV ADMINISTRASI PENGEMBANGAN USAHA SENIOR SPV AKUNTANSI DAN ANGGARAN SENIOR SPV PENGADAAN DAN PERSEDIAAN SENIOR EXECUTIVE MANAGER DISTRIK MEDAN

Lampiran GAMBAR 2 STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN KESEKRETARIATAN ASSISTANT MANAGER SDM DAN ADM SENIOR SUPERVISOR KETENAGAKERJAAN SENIOR SUPERVISOR PENGEMBANGAN SDM SENIOR SUPERVISOR ADMINISTRASI UMUM OFF.III/SPEC.II KESEKRETARIATAN

Dalam dokumen Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada Pt.Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112 (Halaman 48-59)