BAB II : URAIAN TEORITIS
C. Syarat-syarat Sekretaris
Seorang sekretaris yang profesional harus mempunyai syarat-syarat tertentu yang harus dipenuhi dengan baik, karena jika tidak maka pelaksanaan tugas dan fungsi kesekretariatannya akan berjalan dengan kurang baik.
Untuk memperluas pengetahuan dan kemampuan dalam pekerjaan, maka sekretaris harus banyak memahami tentang perusahaan tempatnya bekerja, apa yang akan terjadi dan apa yang biasa dihadapi, serta bagaimana cara mengatasinya dengan cepat dan tepat. Berusaha mengetahui apa yang dilakukan oleh pimpinan pada waktu yang lalu dan mempelajari kebijaksanaan umum dan dalam pedoman tata kerja sebagai informasi tentang latar belakang yang harus diketahui.
Mengingat tugas sekretaris cukup kompleks, sehingga memerlukan kreativitas yang cukup tinggi, maka ada beberapa syarat yang harus dipenuhi untuk seorang sekretaris yang dapat dianggap cakap, mampu dan tepat dalam bidangnya.
Syarat kemampuan kerja, yang harus dimiliki oleh sekretaris belum dapat seketika dimiliki pada waktu sekretaris mulai bekerja. Sekretaris yang baru bekerja, pada umumnya sering membuat kesalahan, oleh sebab itu harus mempelajari dan memahami keadaan perusahaan tempatnya bekerja, di samping harus membina ketelitian dari sekretaris itu sendiri.
Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.
USU Repository © 2009
Syarat jabatan sekretaris adalah suatu keharusan tentang beberapa ketentuan yang diperlukan atau harus dipenuhi, agar sekretaris dapat melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya dengan baik. (Sedarmayanti, 1997: 138)
Pada dasarnya, syarat untuk menjadi sekretaris adalah:
1. Berpendidikan sekurang-kurangnya Sekolah Lanjutan Tingkat Atas (SLTA) ditambah pendidikan sekretaris.
2. Mempunyai kemampuan kerja sebagai sekretaris, maksudnya adalah terampil dalam hal mengetik, korespondensi, penguasaan berbagai mesin kantor, menyusun laporan dan lain-lain.
3. Memahami cukup pengetahuan umum. Yang dimaksud pengetahuan umum adalah pengetahuan mengenai lingkungan kehidupan, budaya (kultur) dan peradaban yang cukup tinggi untuk dapat mengikuti percakapan (konversasi) orang-orang intelektual modern. Misalnya:
- Organisasi dan manajemen perusahaan. - Masalah niaga, dan lain-lain
4. Menguasai bahasa Indonesia yang baik dan benar, bahasa Inggris, dan bahasa asing lainnya yang diperlukan dalam menunjang kelancaran pelaksanaan tugas. 5. Memiliki kepribadian sebagai sekretaris yaitu sifat-sifat yang harus dimiliki
oleh seorang sekretaris, seperti sifat yang penyabar, simpatik, bijaksana, berpenampilan baik dan menarik, ramah, pandai bergaul, dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia, dan lain-lain.
Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.
USU Repository © 2009
6. Syarat praktek yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari seperti menerima tamu, menerima telapon, dan membuat agenda pertemuan kantor atau perusahaan.
Sebelum seseorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus mempunyai cukup pengalaman dan pengetahuan dalam berbagai pekerjaan dan tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan dan tanggung jawabnya yang belum begitu luas, misalnya satu bulan sebagai resepsionis, beberapa minggu lagi sebagai teleponis, beberapa bulan di bagian korespondensi dan lain-lain. Semuanya sangat diperlukan untuk membiasakan diri dalam berbagai macam pekerjaan bisnis rutin yang nantinya diperlukan untuk menjalankan pekerjaan sekretaris secara sukses. ( Prajudi Atmosudirjo, 1998: 78 )
Sedangkan syarat untuk menjadi seorang sekretaris dapat dibedakan menjadi 2 macam (Ignatius Wursanto, 2006: 22) yaitu:
1. Syarat-syarat Umum
Syarat-syarat umum yaitu syarat-syarat yang berhubungan dengan sikap kepribadian, sikap tingkah laku, dan kecakapan pribadi.
a. Sikap Kepribadian
Sikap kepribadian yang dimiliki oleh seorang sekretaris, yaitu sikap yang berhubungan dengan:
1. Sifat-sifat mental, ialah kemampuan seseorang dalam menghadapi berbagai persoalan dan berbagai macam tantangan dalam melaksanakan tugasnya. Untuk itu diperlukan suatu sikap yang konkret dan positif. Sikap yang
Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.
USU Repository © 2009
diperlukan anatara lain ketelitian, penuh inisiatif dan kreativitas, serta kemampuan menyesuaikan diri.
2. Kemampuan berbicara, yaitu mengemukakan ide-ide kepada pihak lain dengan menggunakan bahasa yang dapat diterima dan dimengerti.
3. Perbendaharaan bahasa. Untuk berbicara dengan baik, diperlukan perbendaharaan bahasa yang cukup. Pergunakan kata-kata yang tepat dalam berbicara. Kata-kata dan istilah teknis sesuai dengan sifat dan tugas pekerjaan perlu diketahui.
4. Tidak gugup. Untuk menghindari rasa gugup, biasakan diri untuk bergaul dengan siapa pun, serta berani mengemukakan pendapat dalam keadaan dan situasi apa pun.
5. Kesehatan yang baik akan mempengaruhi prestasi kerja serta mampu membangkitkan gairah atau semangat kerja yang tinggi. Oleh karena itu syarat kesehatan menjadi salah satu yang harus dipenuhi oleh setiap calon pelamar/ pegawai.
6. Seorang sekretaris di dalam melaksanakan tugasnya harus selalu menunjukkan sikap simpati terhadap siapa pun serta harus berpenampilan baik.
b. Sikap dan Tingkah Laku
Tugas sekretaris selalu berhubungan dengan orang lain (para pegawai perusahaan, para pejabat perusahaan, dan pejabat-pejabat lain dari luar perusahaan) yang berhubungan dengan pimpinannya. Mengingat tugas sekretaris banyak berhubungan dengan pihak lain, maka ia harus memiliki
Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.
USU Repository © 2009
kepribadian yang baik. Kepribadian seseorang tercermin pada sikap dan tingkah laku. Sikap dan tingkah laku yang dapat mencerminkan kepribadian antara lain: 1) Sopan dan ramah
2) Dapat dipercaya 3) Dapat bekerjasama 4) Setia
5) Cepat dan rajin 6) Penuh perhatian 7) Baik hati 8) Bijaksana 9) Penuh inisiatif 10) Objektif c. Kecakapan Pribadi
Seorang sekretaris selain dituntut untuk memenuhi syarat-syarat seperti diuraikan di atas, juga dituntut untuk memiliki suatu kecakapan pribadi. Kecakapan pribadi yang diperlukan seorang sekretaris antara lain:
1. Panjang akal; hal tersebut berarti bahwa dalam keadaan apa pun, dan bagaimana pun di bawah tekanan pihak mana pun harus selalu dapat mengatasi persoalan-persoalan yang dihadapi.
2. Ambisi; keinginan untuk maju dan sukses. Ambisi merupakan dorongan untuk membangkitkan kreativitas dalam bekerja.
Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.
USU Repository © 2009
4. Kearsipan dan kebersihan dalam melaksanakan tugas.
5. Memiliki perasaan tenggang rasa dengan sesama pegawai dari tingkat mana pun.
6. Loyalitas kepada perusahaan/ instansi yang bersangkutan.
2. Syarat-syarat Khusus
Syarat-syarat khusus adalah syarat-syarat yang berkaitan dengan skill atau keahlian dan pengetahuan bidang sekretariat. Ada 10 kompetensi yang mencakup sikap, pengetahuan, dan keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris yaitu:
1) Kemampuan menangani telepon 2) Kemampuan menangani tamu 3) Kemampuan mengelola kas kecil
4) Kemampuan menangani alat tulis dan perlengkapan kantor 5) Kemampuan menangani dikte
6) Kemampuan mengatur pertemuan/ rapat 7) Kemampuan mengatur perjalanan dinas 8) Kemampuan mengelola dokumen 9) Kemampuan menangani telepon
10) Kemampuan menangani kegiatan humas dan keprotokolan
Adapun persyaratan / spesifikasi jabatan sekretaris (Officer III/ Specialist II Kesekretariatan) pada PT. PGN SBU Distribusi Wilayah III Sumbagut adalah:
Dian Hidayatin Putri : Peranan Sekretaris Terhadap Kinerja Perusahaan Pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Jl. Imam Bonjol no. 15 D Medan 20112, 2008.
USU Repository © 2009
1. Persyaratan pendidikan formal dan pengalaman: • S1 / S2 (fresh graduate).
• D3, dengan pengalaman minimal 5 tahun di fungsi yang relevan. • D2 / D1, dengan pengalaman minimal 7 tahun di fungsi yang relevan. • SLTA Sederajat, dengan pengalaman 5 tahun di fungsi yang relevan. 2. Pelatihan minimal yang dibutuhkan:
• Tata Laksana Surat dan Kearsipan. • Keprotokolan.
• Kesekretariatan. • Etika Komunikasi. • Statistik.