Analisa Sistem

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

A. Analisa Sistem

Kegiatan yang dilakukan pada tahap analisa ini bertujuan untuk

menentukan persyaratan-persyaratan teknis dan mengidentifikasi informasi

yang akan ditampilkan pada aplikasi workgroup berbasis web. Analisa pada

rekayasa web dilakukan dari empat sisi, yaitu analisa isi informasi, analisa

interaksi, analisa fungsional, dan analisa konfigurasi. Sebelum melakukan

analisa sistem, terlebih dahulu akan dipaparkan gambaran umum dari sistem

yang akan dikembangkan.

1. Gambaran Umum Sistem

Aplikasi workgroup berbasis web yang akan dikembangkan

bertujuan untuk memfasilitasi koordinasi, komunikasi, kerja sama,

pertukaran informasi, diskusi pemecahan masalah, maupun negosiasi antar

anggota suatu kelompok kerja melalui internet. Untuk dapat menggunakan

aplikasi ini, maka orang harus melakukan pemasangan atau instalasi

aplikasi ke dalam sebuah komputer server terlebih dahulu. Orang yang

melakukan pemasangan ini akan disebut sebagai administrator sistem.

Administrator sistem adalah administrator yang memiliki hak

penuh dalam mengakses dan mengatur web server beserta semua

workgroup yang ada di dalamnya. Hak utama administrator sistem adalah

dapat menentukan workgroup mana saja yang diperbolehkan atau tidak.

Artinya administrator sistem bisa menghapus workgroup yang ada tetapi

tidak berfungsi sebagaimana mestinya atau bahkan tidak difungsikan.

Untuk menjalankan tugas dan wewenangnya, administrator sistem dapat

menggunakan program aplikasi phpMyAdmin. Jadi, tidak ada fasilitas

khusus dalam aplikasi workgroup ini yang dikembangkan untuk

administrator sistem.

Selain administrator sistem, tentunya sistem yang multi user ini

memiliki user yang lain. User dari sistem ini adalah para anggota

kelompok kerja yang dipimpin oleh seorang ketua, yang akan disebut

sebagai administrator workgroup, calon anggota dan calon administrator

workgroup. Jadi, secara khusus user aplikasi workgroup ini adalah

anggota workgroup, administrator workgroup, calon anggota dan calon

administrator workgroup.

Untuk menjadi seorang administrator workgroup, calon

administrator harus membuat sebuah kelompok baru. Saat membuat

kelompok baru, calon administrator harus memasukkan data mengenai

workgroup dan data pribadinya. Setelah itu sistem akan mengecek setiap

masukan. Apabila semuanya valid, maka calon administrator telah

berhasil menjadi administrator dari kelompok yang baru. Administrator

workgroup akan memiliki status yang bernilai 1 pada tabel user.

Sedangkan untuk menjadi seorang anggota, calon anggota harus

melakukan pendaftaran terlebih dahulu. Pendaftaran memerlukan data

pribadi calon anggota dan memilih salah satu workgroup yang ada.

Apabila masukkan dari calon anggota sudah valid menurut sistem, maka

data calon akan tercatat di dalam tabel user dengan status bernilai 3 yang

berarti belum resmi menjadi anggota. Sedangkan nilai status untuk

anggota yang sudah resmi diterima adalah 2. Orang yang berhak untuk

mengubah nilai status ini adalah administrator workgroup bersangkutan.

Adapun hak-hak dari setiap user adalah seperti yang telah

diterangkan pada bab satu bagian batasan masalah (halaman 3 sampai 5).

Perlu ditekankan bahwa sistem ini juga memungkinkan adanya

beberapa kelompok kerja. Jadi, administrator workgroup bisa lebih dari

satu orang, lain dengan administrator sistem yang hanya satu orang saja.

Seorang administrator sistem bisa saja sekaligus menjadi administrator

sebuah workgroup, atau bahkan menjadi anggota dari sebuah workgroup

yang lain. Begitu juga dengan administrator workgroup bisa menjadi

anggota dari sebuah workgroup yang lain. Atau dengan kata lain seorang

anggota bisa menjadi seorang administrator workgroup bila anggota

tersebut membuat workgroup baru.

2. Analisa Isi Informasi

Sesuai dengan tujuan dari pengembangan workgroup berbasis web

ini, maka informasi yang harus tersedia adalah informasi yang

berhubungan dengan kegiatan kerja sama kelompok kerja beserta

informasi jadwal maupun koordinasi yang akan dilakukan.

Aplikasi workgroup berbasis web ini menyediakan fasilitas

kolaborasi asynchronous maupun synchronous. Fasilitas kolaborasi

asynchronous yang disediakan meliputi agenda, buku alamat,

pengumuman, forum, dan file manager. Sedangkan untuk kolaborasi

synchronous, disediakan fasilitas chat room.

Agenda, pengumuman, dan forum akan disajikan dalam format

teks karena akan lebih sesuai dan efektif. Buku alamat akan ditampilkan

dengan perpaduan antara gambar, dalam hal ini foto diri, dan teks.

Sedangkan untuk file manager tentunya harus mendukung untuk mengatur

beberapa macam format file. Dan untuk chat room sendiri chatting dengan

menggunakan teks juga akan lebih efisien dan mudah untuk dilakukan.

Sedangkan fasilitas buat workgroup baru, daftar, profil dan anggota

baru (fasilitas khusus administrator workgroup untuk menerima calon

anggota atau tidak) akan disajikan dengan perpaduan teks dan gambar.

Penentuan format ataupun bentuk dari isi informasi dari setiap

fasilitas seperti diatas bertujuan untuk meningkatkan kinerja sistem.

3. Analisa Interaksi

Aplikasi workgroup berbasis web ini akan berfungsi sebagai kantor

maya, ruang pertemuan maya ataupun agenda bagi para anggota

workgroup yang tergabung di dalamnya untuk saling bertukar informasi.

Sebagai sebuah sistem yang multi user, maka untuk bisa

menggunakan aplikasi workgroup ini user, baik administrator workgoup

maupun anggota, harus melalui proses login terlebih dahulu. Hal ini

dimaksudkan untuk menjaga hak akses dan keamanan informasi

kelompok. Setelah itu user bisa memanfaatkan aplikasi ini jika user

memang memiliki hak tersebut.

4. Analisa Fungsional

Adapun fungsi dari aplikasi workgroup ini tergambar dari

fungsi-fungsi fasilitas yang disediakan oleh aplikasi ini. Berikut disajikan fungsi-fungsi

dari masing-masing fasilitas yang ada.

a. Buat kelompok baru, berfungsi bagi para pengunjung atau calon

administrator workgroup untuk membuat sebuah workgroup baru.

b. Daftar, berfungsi bagi para pengunjung yang ingin bergabung menjadi

anggota dari salah satu workgroup yang ada.

c. Agenda, berfungsi membantu anggota-anggota kelompok

merencanakan, mencatat dan menyusun jadwal kegiatan bersama yang

akan dilaksanakan.

d. Buku alamat, berfungsi untuk membantu anggota-anggota kelompok

mencatat dan berbagi alamat-alamat anggota serta alamat-alamat

penting lain.

e. Pengumuman, berfungsi untuk memudahkan anggota-anggota

kelompok dalam berbagi berita terbaru dan berkomunikasi secara

tidak langsung.

f. Forum, berfungsi untuk memudahkan anggota-anggota kelompok

membahas suatu masalah, di mana setiap masalah diatur terpisah

dengan masalah lainnya.

g. Chat Room, berfungsi untuk memungkinkan anggota-anggota

kelompok untuk berkomunikasi secara langsung dengan media tulisan.

h. File Manager, berfungsi untuk memudahkan anggota-anggota

kelompok dalam mengarsip dan mengatur, melakukan download

ataupun upload file-file milik bersama. Dalam hal ini file yang

dimaksud lebih mengarah pada file-file dokumen ataupun teks dan

gambar yang mendukung kerja kelompok.

i. Anggota baru, hanya berfungsi bagi administrator workgroup untuk

menerima ataupun menolak calon anggota yang mendaftarkan diri.

j. Profil, berfungsi bagi anggota maupun administrator workgroup untuk

mengubah data pribadi maupun deskripsi workgroup bagi

administrator workgroup.

5. Analisa Konfigurasi

Aplikasi workgroup ini dikembangkan dengan kebutuhan sistem

antara lain sistem operasi Microsoft Windows XP Professional versi 2002

ke atas dan browser Internet Exploler 6.0 dengan resolusi layar 1024 x

768 pixel atau browser Mozilla Firefox 1.0 dan Opera 7.21 dengan

resolusi layar 1024 x 768 pixel.