Adalah suatu sistem yang digunakan untuk maksud-maksud tertentu dalam mencapai tujuan, biasanya sistem tersebut mempunyai kelebihan-kelebihan diantaranya lebih akurat, tepat waktu dan relevan. Tujuan dari perancangan sistem adalah untuk memenuhi kebutuhan pemakai (user) dan
untuk memberi gambaran yang jelas tentang rancang bangun yang diberikan kepada programmer. Alat perancangan sistem atau desain sistem terdiri atas : 1. DFD (Data Flow Diagram) dan DAD (Data Arus Diagram)
Model ini menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antara fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data (disebut DFD). Sebagai perangkat analis, model ini hanya mampu memodelkan sistem dari satu sudut pandang fungsi. Model ini tidak hanya dapat digunakan memodelkan sistem pemrosesan informasi tetapi bisa juga sebagai jalan untuk memodelkan keseluruhan organisasi, sebagai perencanaan kerja dan perencanaan strategi.
Tabel 2.1 Data Flow Diagram Leveled (DFD) Arus Simbol Simbol DFD Versi
Yurdan De Marco
Simbol DFD Versi Gane dan Sarson
Arus Data
Proses
Deskripsi proses
Identifikasi Proses
Lokasi fisik (opsional) Penyimpanan Data
Identifikasi
Entitas Luar
Arus Material
Penyimpanan Data yang ditunjukan berulang kali pada
satu diagram Identifikasi
N baris untuk pengulangan (tidak termasuk yang pertama)
Simpanan luar yang ditunjukan berulang kali pada satu diagram
Sumber : Data Sekunder
2. Data Flow Diagram Context Level (Context Diagram)
Berfungsi memetakan model lingkungan yang direpresentasikan dengan lingkungan tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. Context diagram menyoroti sejumlah karakteristik penting sistem yaitu :
a. Kelompok pemakai b. Data masuk
c. Data keluar
d. Penyimpanan data
3. Bagan Alir (Flowchart)
Yaitu bagan (chart) yang menunjukan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika.
4. Bagan Alir Dokumen
Merupakan bagan alir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.
Tabel 2.2 Bagan Alir Dokumen
Simbol Arti
Simbol Dokumen
Menunjukan dokumen input dan output baik untuk proses manual mekanik atau komputer
Simbol Kegiatan Manual
Menunjukan Pekerjaan manual
Menunjukkan input atau output yang menggunakan kartu plong (punched card)
Simbol Kartu Plong
Simbol Proses
Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer
Simbol Hardisk
Menunjukkan input atau output menggunakan hardisk
Simbol Penggunaan off line
Menunjukkan proses pengurutan data diluar proses komputer
Simbol Drum
Magnetik
Menunjukkan input atau output menggunakan drum magnetic
Simbol Display
Menunjukkan output yang ditampilkan di monitor
Menunjukkan penghubung ke halaman
Simbol Penghubung
yang masih sama atau halaman lain
Simbol Keyboard
Menunjukkan input atau output menggunakan on-line keyboard
Sumber : Data Sekunder
5. Entity Relasionship Diagram (ERD)
ERD merupakan model konseptual yang mendiskripsikan hubungan antara penyimpanan (dalam DFD) yang digunakan untuk memodelkan struktur hubungan antara data karena relative kompleks. Dengan ERD dapat engui model dengan mengabadikan proses yang harus dilakukan.
Pada saat ini ERD dibuat sebagai perangkat khusus (versi CASE) karena itu tidak ada bentuk tunggal standart dari ERD (suatu saat mungkin akan menemukan sebagian dari versi ERD).
ERD menggunakan sejumlah notasi dan simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antara data.
Tabel 2.3 Entity Relasionship Diagram (ERD)
No. Simbol Arti
1. Himpunan entisitas
2. Himpunan relasi
3. Atribut (Atribut yang berfungsi
sebagai key digaris bawah)
4. Link, sebagai penghubung relasi dan
himpunan etitas dan himpunan entitas dengan atributnya
Sumber : Data Sekunder
6. Normalisasi
Normalisasi adalah proses pengelompokan data kedalam bentuk tabel atau bentuk relasi atau file untuk menyatakan esensitas dan hubungan mereka sehingga terwujud satu bentuk database yang mudah dimodifikasi.
a. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)
Merupakan kumpulan data yang direkam, tidak ada keharusan mengikuti format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan saat menginput.
b. Bentuk Normal Kesatu (First Normal Form / 1NF)
Pada tahap ini dilakukan penghilangan beberapa grup elemen yang berulang agar menjadi satu harga tunggal yang berinteraksi diantara setiap baris pada suatu tabel dan setiap atribut mempunyai nilai data yang atomic (bersifat atomic value).
c. Bentuk Normal Kedua (Second Normal Form / 2NF)
Bentuk normal kedua memungkinkan suatu relasi memiliki composite key, yaitu relasi dengan primary key yang terdiri dari dua atau lebih atribut. Suatu relasi yang memiliki single atribut untuk primary key nya secara otomatis pada akhirnya menjadi 2NF.
d. Bentuk Normal Ketiga (Third Normal Form / 3NF)
Bentuk normal ketiga digunakan untuk menghilangkan ketergantungan transitif.
7. Kamus Data
Kamus data atau dictionary harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya. Maka kamus data harus memuat hal-hal sebagai berikut :
a. Nama arus data b. Alias
c. Bentuk data d. Arus data e. Penjelasan (8)
Tabel 2.4 Kamus Data
Notasi Keterangan
= Terdiri dari
+ And (dan)
( ) Pilihan (boleh ya boleh tidak) { } Interasi/pengulangan proses
[ ] Pilih salah satu
* Keterangan atau catatan
@ Petunjuk
Sumber : Data Sekunder
8. Tabel Penyimpanan
Perancangan basis data yang baik harus memperhitungkan tempat simpanan atau dengan kata lain basis data tersebut menghemat penyimpanan. Penggunaan tabel serta kolom yang banyak mempengaruhi pengaksesan baris data itu sendiri. Apalagi dengan semakin banyak record maka kecepatan akses terhadap basis data itu menjadi lambat. Untuk mengantisipasi hal tersebut maka seorang analis harus mampu merancang basis data yang normal sehingga didapatkan tabel yang optimal tapi dari tabel-tabel yang ada biasa menghasilkan banyak informasi dan tidak mempengaruhi kecepatan akses terhadap basis data. Salah satu teknik perancangan basis data untuk mendapatkan tabel yang normal adalah dengan normalisasi. (9)
9. Desain Input
Dokumen dasar merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap data yang terjadi akibat transaksi, yang dapat membantu dalam penanganan arus data sebagai berikut :
a. Dapat menunjukkan macam data yang harus dikumpulkan atau ditangkap
b. Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten dan akurat c. Dapat mendorong kelengkapan data
d. Bertindak sebagai pendistribusian data
e. Dapat membantu dalam pembuktian transaksi untuk audit trail f. Dapat digunakan sebagai cadangan file yang ada dikomputer
10. Desain Output
Perancangan output fungsi akan menjelaskan secara lebih rinci tentang bagaimana dan seperti apa bentuk dari output yang dibutuhkan.
a. Laporan berbentuk tabel
Laporan berbentuk tabel dapat berupa : 1) Notice report atau rekapitulasi
Harus dibuat sesederhana mungkin jelas, dengan maksud supaya permasalahan yang terjadi tampak jelas sehingga dapat langsung ditangani.
2) Equipoised report
Berisi tentang hal-hal yang bertentangan, biasanya digunakan untuk maksud perencanaan atau pengambilan keputusan.
3) Varience report
Laporan ini menunjukkan selisih antara standar yang ditetapkan dengan hasil nyata yang diperoleh.
4) Comperative report
Membandingkan satu hal dengan hal yang lain b. Laporan berbentuk grafik
Laporan bentuk grafik dapat berupa bagan garis, bagan batang atau bagan pastel. Laporan bentuk grafik harus mempertimbangkan tentang kemudahan pembacaan ketepatan skala, dimensi, hubungan antar variabel. (10)