BAB IV ANALISI HASIL PENELITIAN
4.6. Analisis
dan satu lembar lagi di arsipkan menurut tanggal.
3) Pengawas operasi membandingkan laporan stock opname Supervisor FBS yang dibandingkan juga dengan data di file komputer. Selain itu, pengawas operasi menghitung selisihnya lalu membuat laporan stock opname dan menyerahkannya Operasi Area Manager. OAM menandatangani laporan stock opname dan mengambil tindakan untuk mengenakan biaya kepada Supervisor Fleet apabila
ditemukan pengurangan persediaan.
4.6. Analisis Peranan Sistem VHS Terhadap Pengendalian Internal Persediaan
1. Lingkungan Pengendalian Persediaan Barang Dagangan
Manajemen PT. Pertamina Patra Niaga menganggap bahwa lingkungan pengendalian atas persediaan barang dagangan itu penting. Linkungan pengendalian persediaan barang dagangan pada PT. Pertamina
Patra Niaga akan di analisa dan di evaluasi berdasarkan faktor-faktor yang menyusun lingkungan pengendalian dari perusahaan.
1. Falsafah dan Gaya Manajemen Operasi
Falsafah manajemen yang diterapkan PT. Pertamina Patra Niaga dalam melaksanakan transaksi penjualan barang dagangan sangat mendukung dalam
menciptakan lingkungan pengendalian yang memadai. Hal ini dapat dilihat dengan adanya keseriusan manajemen perusahaan dalam mengutamakan kepuasan perusahaan melalui ”one day service”. Kondisi ini sangat penting karena PT. Pertamina Patra Niaga merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penjualan BBM, sehingga harus menciptakan hubungan bisnis yang baik dengan para langganannya.
Gaya operasi manajemen menekankan pentingnya laporan-laporan yang menunjukkan informasi yang benar/wajar tentang transaksi yang berhubungan dengan persediaan barang dagangan, baik laporan penjualan, laporan
penerimaan barang, laporan stock opname dan laporan lainnya. Dalam hal ini laporan-laporan tersebut dihasilkan melalui prosedur-prosedur yang telah ditetapkan serta sudah didukung oleh bukti-bukti kompeten yang cukup, sehingga tercipta lingkungan pengendalian yang baik.
2. Struktur Organisasi
Stuktur organisasi perusahaan ini telah dirancang dan disusun dengan baik, yaitu secara fungsional yang terdiri dari fungsi pemasaran, fungsi keuangan, dan administrasi, dan fungsi operasi. Namun dari hasil pengamatan, penulis menemukan kelemahan-kelemahan dalam pengendalian karena belum mencerminkan adanya pemisahan fungsi operasi, fungsi pencatatan, dan fungsi penyimpanan yang seharusnya, antara lain :
• Staff FBS, yang memegang fungsi penerimaan kas juga berfungsi sebagai
berfungsi sebagai pemegang petty cash untuk biaya-biaya kecil yang timbul dalam perusahaan.
• Perusahaan belum mempunyai fungsi khusus yang menangani tanggung jawab
terhadap seluruh pemrosesan data, yaitu fungsi pengolahan data elektronik (PDE). Fungsi PDE dimasukkan dalam fungsi keuangan dan administrasi, tetapi sebaiknya dilakukan pemisahan fungsi antara fungsi perancang/ penyusun sistem dan program, fungsi operasi pengolahan data, dan fungsi penyimpan dokumen / data sistem informasi.
3. Komite Audit
Penulis tidak banyak memperoleh informasi mengenai masalah audit, karena dewan komisaris dan komite audit perusahaan ini berkedudukan
di kantor pusat, Jakarta. Namun kantor pusat akan mengirim tim audit untuk mengadakan pemeriksaaan terhadap pelaksanaan pengendalian intern persediaan barang dagangan dengan cara meminta laporan rutin dari pihak manajemen serta mengevaluasinya. Menurut penulis hal ini cukup memadai karena PT. Pertamina Patra Niaga merupakan perpanjangan operasional dari suatu satuan usaha PT. Pertamina Patra Niaga.
4. Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab
Penetapan wewenang dan tanggung jawab dalam pengendalian persediaan sudah cukup baik dilakukan oleh manajemen PT. Pertamina Patra Niaga. Kondisi ini dapat dilihat dengan adanya pemisahan fungsi dan pendelegasian wewenang kepada setiap anggota perusahaan sesuai dengan kemampuan dan keterampilan yang dimilikinya.
5. Metode Pengendalian Manajemen
Metode pengendalian manajemen oleh perusahaan dilakukan dengan mengkombinasikan penggunaan rasio perputaran persediaan, pertimbangan manajemen, dan analisa nilai terhadap masing-masing jenis persediaan barang dagangan. Manajemen menetapkan kebijakan ini
dengan memperhatikan pertimbangkan atau keputusan manajemen bukan pengalaman masa lalu, serta mengaitkannya dengan kemungkinan perubahan pasar pada masa yang akan datang. Menurut penulis, metode pengendalian manajemen yang dilakukan oleh perusahaan ini sudah cukup mendukung terciptanya lingkungan pengendalian yang baik.
6. Fungsi Audit Intern
Umumnya auditor internal di dalam suatu perusahaan mempunyai fungsi untuk memantau efektivitas kebijaksanaan serta prosedur akuntansi yang berkaitan dengan pengendalian persediaan barang dagangan. Secara teori, keberadaan auditor internal harus independen dalam segala hal dan tanggung jawab langsung kepada pimpinan perusahaan. Dalam hal ini PT. Pertamina Patra Niaga telah memiliki auditor internal.
Fungsi audit internal pada perusahaan ini telah berjalan dengan baik karena setiap tahunnya akan dilaksanakan audit internal oleh auditor internal yang dikirimkan dari kantor pusat ke kantor cabang perusahaan.
7. Praktek dan Kebijakan Karyawan
Kebijakan dan prosedur staff dan kepegawaian di perusahaan ini telah diterapkan cukup baik, hal ini memegang peranan yang penting bagi jalannya pengawasan karena karyawan merupakan komponen yang penting dalam pelaksanaan pengendalian intern perusahaan. Dalam hal ini perusahaan telah menerapkan kebijakan perekrutan, pelatihan dan memberi penghargaan sesuai dengan tanggung jawab setiap karyawan yang berprestasi. Kondisi seperti ini sudah baik untuk membina kualitas karyawan yang jujur, terampil dan memiliki loyalitas terhadap perusahaan.
8. Pengaruh Ekstern
Dalam membuat kebijaksanaan atas pengendalian persediaan barang dagangan, PT. Pertamina Patra Niaga juga memperhatikan pengaruh-pengaruh dari pihak eksternal. Pengaruh dari pihak eksternal
dapat berupa peraturan permerintah, serta adanya pernyataan dari pihak konsumen tentang produk tertentu. Menurut penulis tindakan yang dilakukan oleh manajemen perusahaan sudah cukup baik, untuk menjaga kredibilitas perusahaan.
2. Penilaian Resiko
Penilaian resiko yang dilakukan oleh manajemen agar penyajian informasi persediaan barang dagangan adalah wajar dan tepat waktu sudah cukup baik. Manajemen telah mengenali dan mempelajari resiko-resiko yang ada, serta membentuk aktivitas-aktivitas pengendalian yang diperlukan untuk menghadapi hal tersebut.
Penetuan resiko persediaan barang dagangan yang ada pada PT. Pertamina Patra Niaga dilakukan atas pertimbangan produk Bahan Bakar Minyak (BBM) yang bersifat cair mudah berkurang karena memuai atau mudah diselewangkan, sehingga mengakibatkan berkurangnya penjualan atau menimbulkan kerugian bagi perusahaan, serta pertimbangan atas resiko sanksi hukum dari pemerintah karena penjualan BBM subsidi. Hal ini akan mengakibatkan kerugian secara materi dan merusak prestise perusahaan. Untuk mengatasi hal tersebut, perusahaan mengadakan stok opname yang memeriksa kebenaran / kewajaran jumlah dari setiap produknya, sehingga resiko penyelewengan dapat diperkecil. Penugasan Pengawas Operasi juga dilakukan agar dapat mengurangi kerugian akibat berkurangnya stock karena menguap atau pencurian.
Menurut penulis manajemen cukup tanggap terhadap resiko-resiko yang telah ditentukan dan perubahan-perubahan yang harus dilakukan untuk bisa bersaing di era globalisasi ini, baik dari segi teknologi, sistem informasi, peraturan dan standar baru yang harus diikuti. Dari segi teknologi informasi perusahaan ini telah menerapkan sistem komputerisasi informasi akuntansi dan keuangan, sedangkan dari segi peraturan, PT. Pertamina Patra Niaga bisa menyesuaikan kebijakan penjualan produknya terhadap peraturan pemerintah yang berlaku.
3. Informasi dan Komunikasi
Sistem informasi dan komunikasi yang dilakukan oleh PT. Pertamina Patra Niaga sudah cukup baik. Hal ini dapat dilihat dari penyusunan prosedur yang jelas di dalam perusahaan, termasuk dalam prosedur pengawasan persediaan barang dagangan yang melibatkan beberapa fungsi terkait, dokumen dan catatan yang diperlukan serta laporan yang dihasilkan dan pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus di dasarkan atas laporan sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap yang telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang.
4. Aktivitas Pengendalian
1. Otorisasi transaksi
Otorisasi atas transakasi dan aktivitas dilakukan dengan pembubuhan tanda tangan oleh orang yang berwenang pada dokumen untuk transaksi tersebut, misalnya : laporan penerimaan barang dan pengeluaran barang diotorisasi oleh Pengawas Operasi. Menurut penulis, pemberian otorisasi atas transaksi dan aktivitas ini sudah cukup memadai dalam melaksanakan pengendalian intern persediaan barang dagangan.
2. Pemisahan tugas
PT. Pertamina Patra Niaga telah mengadakan pemisahan tugas yang cukup pada setiap transaksi atau kegiatan yang berkaitan dengan persediaan barang dagangan. Satu diantaranya adalah pada kegiatan perhitungan fisik persediaan barang dagangan, dilihat bahwa ada pembagian tugas yang jelas, yakni : melaporkan jumlah persediaan barang dagangan gudang oleh Pengawas Operasi, menghitung fisik persediaan, yang terdiri dari Operasi Area Manager, Sales Area Manager, Finance Business Support, dan beberapa petugas dari bagian operasi serta membuat laporan fisik oleh pengawas operasi.
3. Catatan akuntansi
PT. Pertamina Patra Niaga telah membuat dokumen-dokumen dan catatan-catatan yang bertujuan untuk pengawasan persediaan, namun dokumen-dokumen tersebut tidak mempunyai nomor urut tercetak.
Menurut penulis, tidak adanya nomor urut tercetak ini akan melemahkan pengendalian intern pada perusahaan karena hal ini dapat menyebabkan karyawan kurang berhati-hati atau kurang bertanggung jawab dalam penggunaan formulir dan bukti transaksi lainnya lebih dari satu kali.
4. Pengendalian akses
Perlindungan fisik atas persediaan barang dagangan pada perusahaan ini sudah cukup memadai, yakni dengan tersedianya gudang sebagai tempat penyimpanan dan dilengkapi dengan tabung gas untuk menanggulangi bahaya kebakaran, serta diawasi oleh petugas operasi yang berwenang.
Perlindungan fisik terhadap dokumen dan catatan juga telah memadai, yaitu
dengan tersedianya blinder map sebagai tempat penyimpanan
masing-masing dokumen, serta membuat kembali dan tetap menyimpan catatan yang rusak baik dalam komputer maupun catatan manual. Selain itu, perusahaan juga telah melakukan pengawasan fisik terhadap komputer, yaitu dengan memilih jaringan komputer.
Menurut penulis, kebijakan perusahaan dalam mewujudkan pengawasan dan perlindungan fisik terhadap persediaan dan catatan, serta aktiva perusahaan sudah cukup memadai dalam mewujudkan pengendalian intern yang baik.
5. Pengecekan independen atas pelaksanaan
Perusahaan ini telah melaksanakan pemisahan fungsi yang berhubungan dengan pengawasan persediaan. Kebijakan perusahaan ini secara tidak langsung menciptakan suatu pengecekan yang
mengeluarkan barang, mengirimkan barang, yang mencatat, dan bagian yang membuat faktur.
5. Pemantauan
Pemantauan dilakukan agar dapat membantu manajemen untuk mengetahui ketidakefektifan pelaksanaan unsur-unsur pengendalian yang lain. PT. Pertamina Patra Niaga melakukan pemantauan persediaan barang dagangan dengan melakukan stok opname setiap bulannya untuk disesuaikan dengan perkembangan permintaan konsumen, serta memperhatikan keluhan-keluhan pelanggan. Evaluasi agar penyimpangan yang ditemukan juga merupakan tanggapan yang baik dan mencerminkan adanya kesadaran akan pentingnya pengendalian yang tertanam dalam diri manajemen. Jadi, secara tertulis aktivitas pemantauan yang dilakukan sudah cukup baik dalam mendukung terciptanya pengendalian intern yang memadai dalam perusahaan.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
Setelah menganalisis dan mengevaluasi sistem Vendor Held Stock dalam pengendalian intern atas persediaan barang pada PT. Pertamina Patra Niaga, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Struktur organisasi PT. Pertamina Patra Niaga berbentuk fungsional, yang
terdiri atas fungsi pemasaran, fungsi keuangan dan administrasi, dan fungsi operasi. Pembagian tugas-tugas ke dalam setiap bagian didasarkan fungsi-fungsi utama yang dilaksanakan perusahaan. Namun hal ini belum mencerminkan adanya prinsip pemisahan fungsi yang baik, yaitu pemisahan fungsi operasi, fungsi pencatatan, dan fungsi penyimpanan.
2. PT. Pertamina Patra Niaga sudah memiliki fungsi internal auditor, yaitu bagian khusus yang secara independen melakukan pemeriksaan dan penilaian terhadap pelaksanaan prosedur dan pencatatan yang ada dalam perusahaan.
3. Penilaian resiko yang dilakukan oleh perusahaan atas persediaan barang sudah cukup memadai. Hal ini terlihat dengan adanya penaksiran resiko atas faktor
losses dari setiap produk migas yang dimiliki perusahaan, serta menentukan resiko atas produk migas yang diregulasi pemerintah untuk dijual. Perusahaan juga telah membuat kebijakan stock opname secara rutin setiap bulan untuk mengatasi resiko persediaan tersebut.
4. Pelaksanaan sistem Vendor Held Stock untuk meghasilkan informasi dan
komunikasi atas persediaan barang secara umum masih memadai untuk mendukung pengendalian intern. Fungsi-fungsi yang terlibat, prosedur-prosedur, dokumen dan catatan yang diperlukan dibentuk dan dikoordinasikan sedemikian rupa agar informasi persediaan barang yang wajar dapat dihasilkan dan dikomunikasikan setiap hari.
5. Aktivitas pengendalian yang dilakukan terhadap pelaksanaan transaksi
penerimaan dan pengeluaran barang dagangan juga masih memadai. Perusahaan telah melaksanakan pemisahan tugas yang jelas pada fungsi-fungsi
terkait. Setiap transaksi dan aktivitas perusahaan juga telah di otorisasi oleh pegawai yang berwewenang. Pengawasan fisik atas persediaan dan catatan, serta pengecekan independen atas pelaksanaan kinerja perusahaan juga telah memadai karena adanya kejelasan pelaksanaan tugas dan tanggung jawab. 6. Aktivitas pemantauan terhadap pengendalian intern persediaan barang telah
dilaksanakan oleh bagian operasi melalui kegiatan stock opname secara periodik setiap bulannya. Hasil pemantauan yang dilakukan oleh bagian operasi ini dilaporkan kepada Operation Area Manager untuk dievaluasi kembali dan di follow up untuk lebih menciptakan pengendalian intern yang memadai dalam perusahaan.
5.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, penulis berusaha memberikan saran kepada PT. Pertamina Patra Niaga yang mungkin bermanfaat dalam mengatasi kelemahan yang terdapat dalam sistem pengendalian intern atas persediaan.
Adapun saran-saran yang dapat diberikan oleh penulis adalah sebagai berikut :
1. Pemisahan fungsi operasi, pencatatan, dan penyimpanan kas sebaiknya
dilakukan dengan memadai, dimana kasir hanya berfungsi sebagai penyimpan kas perusahaan dan tidak boleh memiliki akses ke sistem komputer untuk melakukan pencatatan terhadap penjualan barang.
2. Untuk menciptakan pengendalian intern yang memadai terhadap persediaan
perusahaan secara keseruluruhan sebaiknya perusahaan membentuk suatu bagian agar dapat menyelidiki dan menilai efektivitas pelaksanaan unsur-unsur pengendalian intern persediaan yang telah ditetapkan oleh manajemen.
3. Kebijakan perusahaan dalam menentukan resiko persediaan barang telah
memadai dan harus semakin ditingkatkan dengan lebih tanggap terhadap perubahan teknologi dan informasi, perubahan peraturan pemerintah, serta penilaian resiko terhadap faktor losses produk migas. Hal ini dilakukan untuk
menjaga kredibilitas PT. Pertamina Patra Niaga yang harus berpacu dengan tingkat persaingan yang semakin ketat di era globalisasi ini.
4. Pelaksanaan sistem Vendor Held Stock untuk menghasilkan informasi dan
komunikasi atas persediaan telah memadai dan semakin ditingkatkan dengan lebih mengefektifkan pengkoordinasian fungsi-fungsi yang terkait, prosedur-prosedur, dokumen-dokumen, dan catatan yang diperlukan dalam semua transaksi persediaan barang. Disamping itu, perusahaan juga perlu meningkatkan keefektifan penggunaan jaringan komputer sebagai sarana pengolahan data elektronik perusahaan agar lebih akurat dan tepat waktu dalam mengkomunikasikan informasi yang wajar mengenai persediaan barang dagangan.
5. Aktivitas pengendalian terhadap persediaan barang yang meliputi pemisahan tugas yang jelas pada setiap fungsi terkait dan otorisasi yang pantas atas setiap transaksi dan aktivitas agar dipertahankan karena sangat berpengaruh terhadap pengecekan secara independen atas pelaksanaan kinerja perusahaan. Namun perusahaan sebaiknya menyimpan dokumen-dokumen dengan baik untuk menghindari kemungkinan adanya kesilapan dalam pencatatan transaksi, sehingga mendukung terciptanya pengendalian intern yang lebih baik lagi dimasa yang akan datang.
6. Aktivitas pemantauan terhadap pengendalian persediaan barang yang
dilaksanakan oleh Operation Area Manager melalui stock opname secara periodik adalah sudah cukup memadai, namun sebaiknya ditingkatkan lagi dengan agar lebih efektif dalam memantau pelaksanaan pengendalian intern persediaan barang dagangan PT. Pertamina Patra Niaga.
DAFTAR PUSTAKA
Arens, Alvin A., dan James K. Loebbecke. 2000. Auditing An Integrated
Approach, Eighth, Prentice-Hall International, Inc, New York.
Bodnar, George H., dan William S. Hopwood. 2003. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kedelapan, PT. Indeks Kelompok, Gramedia, Jakarta.
Boyton, William C., dan Walker G. Kell. 2002. Modern Auditing, Edisi Ketujuh, Erlangga, Jakarta.
Daft, L. Richard. 2007. Manajemen. Edisi Keenam, Salemba 4, Jakarta.
Erlina, Sri Mulyani. 2007. Metodelogi Penelitian Bisnis untuk Akuntansi dan Manajemen, Terbitan Pertama, USU Press, Medan.
Hall, James A. 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Ketiga, Salemba Empat, Jakarta.
Hansen, Don R dan Marynne M. Mowen. 2001. Akuntansi Manajemen, Edisi
Tujuh, Salemba Empat, Jakarta.
Indrayani, 2005. Perencanaan dan Pengawasan Bahan Baku Pada PT. Serasi
Jaya Tebing Tinggi. Universitas Sumatera Utara Fakultas Ekonomi Medan.
Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Keempat, Salemba
Empat, Jakarta.
______. 2008. Auditing, Edisi Keenam, Buku Satu dan Dua, Salemba Empat,
Jakarta.
Prasetyo, Hari dan Nugroho, Munajat tri dan Pujiati, Asti. 2006. ”Pengembangan Model Persediaan Dengan Mempertimbangkan Waktu Kadaluarsa dan Faktor Unit Diskon”, Jurnal Ilmiah Teknik Industri, Volume 4 No.3, Universitas Muhammadyah, Surakarta.
Santy, 2005. Analisis Aktivitas Pengendalian Intern Pada PT. Cemara Cahaya Gemilang. Universitas Sumatera Utara Fakultas Ekonomi Medan.
Singleton, Hall. 2007. Information Technology Auditing and Assurance. Edisi Kedua, Salemba Empat, Jakarta.
Stice dan Skousen. 2009. Akuntansi Intermediate. Edisi Keenam Belas, Buku 1, Salemba Empat, Jakarta.
Sugiyono, 2006. Statiska Untuk Penelitian, Cetakan Sembila, CV Alfabeta, Bandung.
Warren S. Carl, James M. Reeve dan Philip E. Fees. 2005. Pengantar Akuntansi. Edisi 21. Salemba Empat, Jakarta.
Ikatan Akuntan Indonesia, 2002. Standar Akuntansi Keuangan, Salemba Empat, Jakarta.
Ikatan Akuntan Indonesia, 2001. Standar Profesi Akuntan Publik, Salemba
